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Guide sur la manière d'établir les plans relatifs aux achats écologiques

L'information contenue dans le présent guide vise à décrire, de façon détaillée, les exigences à respecter pour remplir chaque section des plans relatifs aux achats écologiques.

Table des matières

Partie I : Ressources - Formulaires et liens Web

Vous trouverez ci-dessous des versions actuelles (décembre 2011) du Plan relatif aux achats écologiques :

Le site des achats écologiques de la Direction générale des approvisionnements comprend un lien vers les versions les plus actuelles de ces fichiers, de même que vers tous les plans des achats écologiques remplis, qui peuvent servir d'exemples dans l'établissement de vos propres plans. Les Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral et la Trousse d’outils sur les achats écologiques fournissent des informations d'ordre général sur les principes et la mise en œuvre des achats écologiques, de même que des liens vers d'autres ressources pouvant s'avérer utiles quand on établit le plan.

Pour établir le plan, des ressources de l'équipe de biens et de services devraient être utilisées. Pour du soutien général de la Direction des approvisionnements, veuillez contacter :

Francine Berry, conseillère principale d’achats écologiques,  819-956-0114
Cindy O’Driscoll, spécialiste de l’approvisionnement écologique, 819-956-5482

Une fois que l'équipe de biens et de services aura établi les plans, des conseillers experts d'EC, de RNCan et du BÉOG, de même que des intervenants et de la Direction générale des approvisionnements, examineront les plans d'un point de vue technique et pratique, et ils fourniront leurs commentaires. L'équipe de biens et de services tiendra alors compte de ces commentaires pour mettre au point la stratégie relative à l'application des pratiques d'achats écologiques au bien ou au service, et à l'établissement du plan relatif aux achats écologiques. Le plan doit être initié avant de commencer les consultations auprès de l'industrie, pour s'assurer que les fournisseurs connaissent les exigences relatives aux achats écologiques avant la publication de la DX. Dès que les consultations sont complétées, le plan peut être finalisé.

Partie II : Établir le plan, Partie A : Questionnaire

Voyez le lien au « Questionnaire » qui est fourni dans la Partie 1 ci-dessus. On peut remplir toutes les sections du questionnaire en suivant les instructions ci-dessous.

Bien ou service

Déterminez et faites une description du bien ou service pour lequel on prépare le plan relatif aux achats écologiques. Cette description aidera les conseillers experts en approvisionnement écologique à comprendre votre bien ou service et donc à mieux vous appuyer.

Numéro de l'invitation à soumissionner/du contrat

Indiquez le numéro de l'invitation à soumissionner/du contrat relativement au bien ou au service pour lequel le plan relatif aux achats écologiques est préparé.

Recherche

Section A : Principales incidences du bien ou du service sur l'environnement

Déterminez les incidences majeures sur l'environnement qui sont liées au bien ou au service, d'après l'information fournie. On peut, en général, déterminer ces incidences :

  • En faisant une recherche sur Internet concernant les incidences du produit sur l'environnement;
  • En examinant les critères de certification environnementale du produit sur des sites comme celui du programme Choix environnemental(www)
  • En discutant des caractéristiques du produit avec les fournisseurs.

Consultez aussi la Trousse d’outils sur les achats écologiques du site Web du BÉOG et les Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral pour obtenir plus de ressources.

Section B : Initiatives d'atténuation

En collaboration avec votre équipe de biens et de services, cherchez et déterminez les mesures qui sont actuellement prises concernant les achats écologiques. Il devrait s'agir, entre autres, d'astuces, de leçons apprises, de pratiques exemplaires et de recommandations sur la gestion de la demande et la gestion des actifs, de pratiques d'exploitation/d'utilisation, ainsi que de méthodes d‘entretien et d'élimination, qui pourraient être mises en œuvre pour améliorer la performance environnementale. On devrait tenir compte des questions suivantes :

Dans cette section, tenez compte des incidences sur l'environnement du bien/service qui est acheté. Déterminez les caractéristiques des solutions de rechange privilégiées du point de vue environnemental. Dans l'idéal, cette section devrait contenir une liste des critères à utiliser pour déterminer le bien/service le plus écologique sur le marché actuel.

Insistez sur l'information que les fournisseurs devraient être en mesure de fournir concernant les caractéristiques environnementales de leurs produits, processus et initiatives.

La Trousse d’outils sur les achats écologiques et les Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral comprennent une liste des principales ressources utiles pour obtenir cette information, comme, entre autres :

  • les programmes de certification environnementale, comme le programme Choix environnemental(www)
  • les fournisseurs;
  • les associations industrielles;
  • les experts techniques de RNCan et d'EC.

Emballage

Dressez la liste des mesures prises concernant l'emballage (questions 1 à 4) :

  • exigences destinées aux fournisseurs afin qu'ils réduisent les emballages et qu'ils recyclent ou récupèrent les emballages;
  • restrictions imposées aux fournisseurs concernant les matières dangereuses contenues dans les emballages;
  • responsabilité de recycler/d'éliminer les emballages.

Capacité de l'industrie

Question 5 :
Parlez de l'aptitude des fournisseurs à respecter les critères environnementaux. Dans l'idéal, il faudrait présenter ces critères comme obligatoires, dans la mesure du possible. Dans certains cas, plusieurs fournisseurs n'auront pas les capacités techniques nécessaires pour respecter les critères, ou le surcoût lié aux critères sera peut-être trop élevé. Dans ces cas, les critères environnementaux sont souvent présentés comme des critères optionnels et cotés. On peut les présenter comme obligatoires dans les prochaines DX quand les prix baissent et/ou quand les fournisseurs acquièrent les capacités nécessaires. Pour que ces critères deviennent obligatoires, il est essentiel de communiquer avec le noyau de fournisseurs, afin de s'assurer qu'ils modifient leurs processus ou leurs produits de sorte à pouvoir respecter les critères.

Question 6 :
Certains ministères ont décidé de choisir, dans la mesure du possible, des fournisseurs à privilégier du point de vue écologique. Ces ministères ont besoin d'information sur les caractéristiques des fournisseurs afin de pouvoir faire des choix appropriés. Certaines équipes de biens et de services publient des descriptions de fournisseurs afin d'aider les ministères à identifier les fournisseurs adéquats. Certains outils d'approvisionnement électronique facilitent également les recherches d'articles conformes aux exigences environnementales.

Normes et certifications qui peuvent être consultées dans l'élaboration des critères environnementaux

Question 7 :
Dressez la liste des documents de référence sur les critères environnementaux qui sont pertinents pour le bien ou le service. Plusieurs organismes publient des critères environnementaux liés à des biens ou des services précis. Les fournisseurs qui prouvent leur conformité aux critères sont « accrédités », et ils peuvent afficher l'étiquette de certification de l'organisme sur leurs produits. L'exigence d'une certification environnementale peut faciliter la mise en œuvre des pratiques relatives aux achats écologiques. Si cela n'est pas possible, les critères de certification, qui sont d'ordinaire publiés sur le Web, peuvent donner un excellent aperçu des principales questions environnementales liées aux biens et aux services, de même que des mesures d'atténuation adéquates. Les critères choisis peuvent être inclus dans les invitations à soumissionner.

Parmi les principaux programmes de certification environnementale ou d'étiquetage écologique, on peut citer Choix environnemental (Canada) et Green Seal (É.-U.). Consultez la Trousse d’outils sur les achats écologiques sur le site Web du BÉOG pour obtenir plus de ressources.

Question 8 :
Dressez la liste des normes propres au bien ou au service. De nombreuses associations industrielles cherchent à créer des documents d'orientation pour leurs membres, afin de les aider à mieux gérer leur performance environnementale. Un bon exemple de document est L'EPEAT (Electronic Product Environmental Assessment Tool), un ensemble de 51 critères environnementaux ayant trait au matériel de TI. D'autres guides plus vastes, comme EnergyStar, concernent également la consommation d'énergie des produits électroniques et électriques.

Question 9 :
Certains biens ou services sont soumis à des politiques ou des lois précises qui influent sur leur performance environnementale. Par exemple, les achats de véhicules au sein du gouvernement fédéral sont touchés par la Loi sur les carburants de remplacement. De plus, une recherche rapide sur les initiatives de l'industrie donnera souvent une idée des principales questions environnementales liées aux achats.

Mise en œuvre

Section C : Initiatives existantes en approvisionnement écologique

Questions 1 à 4 :
Pour répondre aux quatre premières questions, déterminez les initiatives actuelles qui sont prises à l'intérieur du gouvernement concernant le bien ou le service :

  • Fait-on des efforts pour réduire la consommation?
  • Assure-t-on une meilleure gestion des biens excédentaires pour garantir leur utilisation, au lieu d'acheter de nouveaux biens? Par ex., vérifier la disponibilité du mobilier excédentaire avant d'en acheter du neuf.
  • Rationalisation des actifs : fait-on des études pour savoir comment on pourrait optimiser l'utilisation des actifs? Par exemple, pourrait-on remplacer deux voitures inefficientes plus anciennes par une voiture hybride neuve?
  • Quels autres biens ou services, pouvant avoir des incidences moindres sur l'environnement, sont disponibles? Par exemple, acheter des meubles dont le contenu est recyclé, ou acheter un appareil multifonctionnel pouvant être utilisé comme imprimante, télécopieuse, scanneur et photocopieuse plutôt que de choisir plusieurs appareils individuels
  • Prend-on des initiatives pour réduire les effets relatifs à l'achat des biens, comme l'approvisionnement électronique?

Questions 5 :
Examinez les critères environnementaux obligatoires et optionnels des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats actuels. Examinez les spécifications techniques pouvant contenir des éléments comme le symbole ENERGY STAR® ou des éco-étiquettes, ainsi que les annexes pouvant avoir trait spécifiquement aux caractéristiques environnementales. Les critères peuvent être des spécifications de produit, par ex. :

  • faibles émissions de COV;
  • contenu recyclé en métal, plastique, tissu;
  • utilisation de matières premières peu toxiques;
  • certification par éco-étiquette;
  • ENERGY STAR®;

et des spécifications du fournisseur, par ex. :

  • certification ISO 14000;
  • utilisation des méthodes de continuité de possession;
  • faibles émissions de gaz à effet de serre.

Prenez note des exigences incluses dans la DX selon lesquelles les fournisseurs doivent gérer les aspects environnementaux de l'achat ainsi que les étapes de l'approvisionnement relatives à l'utilisation/l'entretien et à l'élimination du produit. Ces critères peuvent être obligatoires ou optionnels. Par exemple :

  • livraison faite par des véhicules à rendement énergétique élevé, pour réduire les émissions de gaz à effet de serre;
  • rapports imprimés recto verso sur du papier recyclable produit par une source certifiée;
  • biens non durables recyclables (par ex., cartouches de toner remises à neuf);
  • programmes de reprise pour les biens en fin de cycle, afin de garantir un recyclage adéquat.

Questions 6 :
Il existe des obstacles à la mise en œuvre des pratiques relatives aux achats écologiques. Voici quelques problèmes clés ainsi que des solutions connexes :

  • Problèmes liés à la concurrence : trop peu de fournisseurs proposent la caractéristique environnementale, ou des entreprises canadiennes sont exclues du processus.
    • Solution : Établir des critères cotés souhaitables; communiquer avec les fournisseurs pour les informer que ces critères pourraient devenir obligatoires dans les prochaines DX.
  • Petites et moyennes entreprises (PME) : l’utilisation de critères environnementaux obligatoires entraînera-t-elle une exclusion des PME?
    • Solution : Consulter le Bureau des PME pour intégrer des dispositions visant à éviter l’exclusion des PME.
  • Coûts initiaux plus élevés pour les biens à privilégier sur le plan environnemental.
    • Solution : Montrer que les coûts seront inférieurs ou équivalents pendant le cycle de vie du bien/service. Annuler l’augmentation de coût initiale en allouant une partie du budget pour compenser ces coûts, tout en prévoyant un recouvrement des coûts dans les années qui suivent. Pour les dépenses élevées, envisager d’autres mécanismes de financement.
  • Questions relatives à la performance des biens et/ou services à privilégier du point de vue de l’environnement.
    • Solution : Demander aux fournisseurs de prouver la performance de leurs biens/services.

Question 7 :
Prenez note du moment où les critères obligatoires ou optionnels susmentionnés ont été inclus en premier lieu dans les spécifications de la soumission (cela permettra de mieux remplir la fiche des données).

Question 8 :
Prenez note des autres mesures prises concernant les achats écologiques. Il peut s’agir d’initiatives internes (comme la redistribution de biens excédentaires, la réduction de la consommation, le regroupement d’actifs multiples, etc.) ou de l’introduction de nouveaux critères.

Section D : Initiatives d'approvisionnement écologique dans la prochaine DX

Dans cette section, prenez note des clauses et conditions d'approvisionnement écologique qui seront incorporées dans les prochaines DX.
Énumérez également les spécifications figurant dans l'énoncé des travaux (EDT) qui se rapportent à l'approvisionnement écologique.
Énumérez les critères environnementaux qui sont utilisés dans la grille d'évaluation. Décrivez la façon dont l'évaluation financière se rapporte à l'approvisionnement écologique. Les coûts qui s'appliqueront tout au long du cycle de vie doivent être considérés.
Les prix des options à privilégier du point de vue de l'environnement, lorsque demandés,  pourraient être baissés par les fournisseurs, quand une pondération supérieure s'applique à ces options pendant l'évaluation.

En conclusion, démontrez comment les options écologiques sont identifiées et communiquées aux utilisateurs (ministères clients) dans l'instrument d’approvisionnement. Ceci est pour rendre la tâche plus facile aux clients d'utiliser les Instruments d'approvisionnement, de savoir de quelle manière ils sont écologiques et aussi la façon de sélectionner les bons articles écologiques.

Section E : Critères environnementaux et spécifications qui ont été repérés dans la recherche mais qui ne sont pas mis en œuvre dans la DX en cours

Indiquez les délais de mise en œuvre prévus concernant les divers critères et/ou initiatives.

Section F : Personnes-ressources

Indiquez le nom des personnes qui participent à la préparation du plan.

Partie III : Établir le plan, partie B : Fiche des données

Il faut remplir la fiche des données en utilisant les informations recueillies dans le questionnaire, en particulier les sections C, D et E, et celles recueillies au cours du processus d'analyse générale relative à l'approvisionnement.

Au début du présent document, la Partie I fournit un échantillon d'une fiche des données vierge.

La fiche des données a pour but de fournir un instantané :

  • Des critères du « meilleur de sa catégorie » pour le bien ou service en question; en d'autres mots, quels sont les traits caractéristiques du bien ou du service le plus à privilégier sur le plan écologique qui peut être fourni?
  • De l'état d'avancement de la mise en œuvre de l'achat écologique du bien ou service, au sein du gouvernement du Canada, relativement aux :
    • Instruments d'approvisionnement actuellement en place (le cas échéant);
    • DX en cours de préparation;
    • Nouvelles initiatives à envisager dans les futures DX.
  • Des progrès réalisés à ce jour dans la mise en œuvre des achats écologiques et des mesures prévues relativement aux futures DX.

Les initiatives (Section A) et les critères et spécifications techniques (Section B) figurant dans la fiche des données varient selon les produits et selon les biens et services. L'analyse d'approvisionnement courante, menée par l'équipe responsable de la gestion des biens et services lors du processus de sélection des fournisseurs, doit permettre de déterminer les éléments devant être inclus dans la liste.

Initiatives

Dans cette section, les initiatives du gouvernement liées aux achats écologiques du produit ou du service sont énumérées. Il s’agit notamment de toutes les initiatives qui ne nécessitent pas l'achat direct du produit, par exemple :

  • les mesures visant à réduire la consommation;
  • une meilleure utilisation des garanties pour encourager les réparations et réduire les nouveaux achats;
  • une meilleure utilisation des biens excédentaires;
  • la découverte de produits de remplacement à privilégier du point de vue de l'environnement.

En outre, les initiatives liées aux fournisseurs qui prennent des engagements écologiques doivent être indiquées. Elles peuvent comprendre :

  • des études effectuées pour identifier les fournisseurs capables de fournir des biens et des services à privilégier du point de vue environnemental;
  • la communication périodique d'objectifs environnementaux de plus en plus rigoureux aux fournisseurs potentiels;
  • la mise à la disposition des ministères clients, facilement, des données environnementales des soumissionnaires.

Critères et spécifications techniques

Cette section énumère les différents critères qui peuvent s'appliquer au bien ou au service acheté. Les critères doivent prévoir les effets environnementaux associés à chaque phase du cycle de vie (planification, acquisition, utilisation, entretien et élimination).

Exemples de critères :

  • Conception des produits
    • conception facilitant le démontage;
    • remplacement rapide des pièces ne résistant pas à l'usure.
  • Engagement des fournisseurs envers des pratiques écologiques saines
    • système de gestion de l'environnement en place;
    • accréditation ISO 14001;
    • historique d'initiatives environnementales communautaires.
  • Ressources utilisées dans la production de biens ou la prestation de services
    • composés peu volatils utilisés dans le processus de production ou la prestation de services;
    • produits chimiques dangereux évités;
    • contenu recyclé des matières premières (ex. : métal, plastique, papier, bois).
  • Efficacité du processus de fabrication ou de la prestation de services
    • réduction du gaspillage dans le processus de fabrication ou la prestation de services;
    • réduction de la consommation d'énergie dans le processus de fabrication ou la prestation de services;
    • recyclage des déchets.
  • Emballage et distribution
    • réduction des matériaux d'emballage;
    • contenu recyclé des matériaux d'emballage;
    • recyclabilité des matériaux d'emballage usagés;
    • programmes de reprise ou de réutilisation des matériaux d'emballage.
  • Utilisation et entretien relatifs aux biens et services
    • des instructions claires d'entretien et de réparation accompagnent les produits;
    • les matières utilisées pour l'entretien ne sont pas dangereuses et réduisent les déchets;
    • la qualité de l'air intérieur n'est pas affectée par l'utilisation du bien ni par la prestation du service;
    • la garantie augmente la durée du cycle de vie des biens;
    • l'information relative à la garantie apparaît clairement sur l'article.
  • Élimination des biens ainsi que des déchets générés par l'utilisation des biens ou la prestation des services;
    • les déchets sont réduits;
    • les biens usagés peuvent être remis au fournisseur afin d'être réutilisés ou recyclés;
    • les biens usagés sont recyclables.

Dans le cas des services, les initiatives, les critères et les spécifications techniques sont légèrement différents. Une ligne directrice sur l'écologisation de l'approvisionnement en services sera publiée bientôt. Restez au courant.

État d'avancement des initiatives, spécifications techniques et critères

Pour chaque initiative et spécification énumérée sur la fiche des données, il faut indiquer l'état d'avancement pour l'ancienne invitation à soumissionner et l'invitation en cours de préparation ainsi que les plans pour les futures invitations.

Un système de feux de circulation détermine le code couleur :

  • Vert : Spécification obligatoire ou initiative entièrement mise en œuvre.
  • Jaune : Spécifications optionnelles ou initiative partiellement mise en œuvre.
  • Rouge : Spécifications ou initiatives éventuelles. Pas encore intégrées aux approvisionnements du GC.

Partie IV : Le plan établi

Le plan écologique doit être établi au complet et adressé à l’équipe des achats écologiques de la Direction générale des approvisionnements avant les réunions internes et de consultation avec les fournisseurs. L’équipe des achats écologiques commencera le processus d'examen technique et rassemblera les plans finalisés pour les télécharger sur Internet.

Voir l'organigramme sur le « Partage des rôles et responsabilités pour établir le plan d'achats écologiques » pour obtenir de plus amples détails sur les responsabilités relatives à l'établissement du plan d'achats écologiques.