Cadre de référence du comité consultatif des fournisseurs

Le cadre de référence du comité consultatif des fournisseurs (CCF) vise à guider ses membres dans l’exécution de ses travaux.

Mandat

Les membres fourniront des conseils et de la rétroaction et formuleront des recommandations à l’intention du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) concernant les volets suivants :

Les questions à l’échelle du gouvernement peuvent être prises en compte étant entendu que la capacité de SPAC d’opérer des changements dans ces secteurs peut être limitée.

Le SMA, DGA, SPAC examine les recommandations à la lumière des objectifs stratégiques généraux, des impératifs opérationnels et des intérêts de l’ensemble de la population canadienne.

Composition du Comité

Les membres proviennent d’un éventail d’associations de l’industrie qui sont représentatives des fournisseurs canadiens.

Coprésidents

Le SMA, DGA, SPAC et 1 représentant du secteur privé agiront à titre de coprésidents du comité. Les coprésidents sont responsables du déroulement des réunions et de la rédaction de l’ordre du jour en tenant compte des commentaires des membres du CCF. De plus, les coprésidents examineront et approuveront les propositions pour l’établissement de nouveaux sous-comités du CCF en vue de traiter des questions particulières et de formuler des recommandations à cet égard.

Le SMA, DGA, SPAC aura le pouvoir d’établir si les questions correspondent au cadre de référence du CCF.

Coprésident du secteur privé

Le coprésident du secteur privé est un poste non rémunéré détenu pendant une période de 2 ans. Le SMA, DGA, SPAC sélectionne le coprésident du secteur privé. Pendant son mandat, le coprésident du secteur privé ne peut pas déléguer ses responsabilités à une autre personne.

Au cours de son mandat, le coprésident du secteur privé sera chargé des tâches suivantes :

  • créer une atmosphère de confiance et de collaboration propice à la participation active des membres et à la recherche d’un consensus
  • motiver les membres à se concentrer sur les priorités
  • travailler avec le SMA, DGA, SPAC pour diriger les activités du comité (par exemple, établir les ordres du jour, assurer la planification)
  • travailler avec les députés pour gérer les problèmes liés aux contributions, à la participation et à la collaboration

Afin d’éviter tout conflit d’intérêts perçu, le coprésident du secteur privé ne doit pas avoir de contrats d’approvisionnement avec le gouvernement du Canada.

Membres

Le CCF sera composé d’un maximum de 15 associations industrielles. Les membres peuvent inviter un membre de leur association professionnelle à assister à une réunion (en fonction de l’ordre du jour, il n’est pas nécessaire que ce soit le même membre à chaque fois).

Voici les membres actuels du CCF :

  • Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
  • Black Business and Professional Association (BBPA)
  • Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council (CAMSC)
  • Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)
  • Association canadienne des conseillers en management (ACCM)
  • Chambre de commerce du Canada (CCC)
  • Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI)
  • Chambre de commerce gaie et lesbienne du Canada (CGLCC)
  • Canadian Manufacturers & Exporters (CME)
  • Conseil pour l’avancement des agents de développement autochtones (Cando)
  • TECHNATION
  • Women Business Enterprises Canada Council (WBE Canada)

Les membres doivent faire en sorte que leurs représentants assistent régulièrement aux réunions (au moins 2 par an), qu’ils contribuent de manière importante à la discussion sur les questions d’approvisionnement définies et qu’ils assurent la liaison et la consultation avec les membres de leurs associations professionnelles. Les membres peuvent envisager de présenter au CCF la manière dont ils soutiennent les membres de leur association industrielle en termes d’approvisionnement, en posant des questions essentielles pour obtenir une rétroaction. Les membres peuvent également participer à des sous-comités du CCF.

Tous les membres doivent signaler les conflits d’intérêts réels ou perçus aux coprésidents et se récuser d’une réunion du CCF, en totalité ou en partie, si 1 ou plusieurs des questions abordées lors de la réunion du CCF ont trait à des contrats, des marchés ou des initiatives qui pourraient leur bénéficier directement.

Reconnaissant la nécessité d’apporter une contribution significative au CCF, les membres peuvent fournir des résumés des questions présentées au CCF dans leurs propres termes aux membres de leur association industrielle, à l’exception des questions sous un embargo précis. Les membres ne doivent pas reproduire, copier ou transmettre directement les documents qui leur sont fournis pour les réunions du CCF.

Définition de la qualité de membre, durée du mandat, et changement de représentant

Les membres du CCF sont des associations industrielles canadiennes intéressées par l’approvisionnement. Les représentants doivent être des cadres supérieurs de l’association membre.

Les membres sont nommés pour un mandat de 36 mois (3 ans).

Tout en réservant aux coprésidents le droit de réexaminer périodiquement la composition du comité, les coprésidents procéderont à un réexamen de la situation des membres au moins 6 mois avant la fin du mandat d’un membre. La participation et la contribution aux réunions ainsi que le respect du cadre de référence serviront de base pour envisager la rotation des membres du CCF, tout en offrant à d’autres associations industrielles la possibilité de participer.

L’intérêt des membres à rester au sein du CCF sera également pris en compte, et ils pourront demander à être retirés du CCF à tout moment. Au cours de leur troisième année en tant que membres, les coprésidents informeront les membres de leur participation continue ou de leur rotation au sein du CCF. Le premier mois de cette période commencera en janvier 2024.

Des membres supplémentaires ou nouveaux, jusqu’à un maximum de 15, peuvent être ajoutés, sur la base de nominations par les coprésidents au CCF ou de recommandations des coprésidents régionaux aux coprésidents nationaux. En parallèle, la participation de membres d’autres associations industrielles pourrait être requise pour des raisons de diversité, de représentativité, ou pour toute autre raison, à la demande du SMA, DGA, SPAC.

Si un représentant n’est pas en mesure d’assister à une réunion, il peut désigner un délégué temporaire de son association. Il incombe au membre d’informer le secrétariat, avec copie aux coprésidents, de la désignation temporaire d’un représentant suppléant avant la réunion, en expliquant la raison du changement et sa durée.

Si un membre doit changer définitivement de représentant, ses cadres supérieurs ou son conseil des directeurs doivent en informer les coprésidents du CCF et confirmer que leur nouveau représentant accepte le cadre de référence du CCF.

Opérations

Les coprésidents établiront un ordre du jour pour les réunions à venir aux fins de planification. Toutefois, il est possible en tout temps de proposer de nouveaux points à l’ordre du jour au secrétariat du CCF.

Les membres examineront les documents qui leur ont été fournis avant les réunions, recueilleront les commentaires des membres de leur association au besoin, sauf s’ils sont sous embargo, et fourniront des conseils, des suggestions et une orientation pendant ou après la réunion, habituellement directement aux présentateurs à moins d’indication contraire.

Secrétariat

Soutien en approvisionnement Canada fournira un secrétariat du CCF pour le soutien suivant :

  • coordination et organisation des réunions du CCF (rédaction des invitations et des ordres du jour, réservation des salles de réunion, et autres questions logistiques)
  • élaboration des ordres du jour avec les coprésidents et établissement des ordres du jour des réunions à venir
  • élaboration et distribution aux membres des comptes rendus des discussions et publication de ces documents sur les sites Web du CCF
  • collaboration avec les bureaux de première responsabilité (BPR) définis au sein de la Direction générale des approvisionnements, coordination des travaux liés à l’établissement des sous-comités, en assurant l’établissement de rapports réguliers au CCF, et maintien de la présence du Comité sur le Web pour le CCF
  • définition et suivi des mesures de suivi convenues lors de la réunion du CCF

Réunions

Le CCF se réunira environ 6 fois par année, c’est-à-dire environ 4 fois de façon virtuelle (durée de 2 heures) et quelques fois en personne (journée complète) dans la région de la capitale nationale. Dans le cas où une réunion en personne n’est pas possible, des réunions virtuelles supplémentaires peuvent alors être prévues au besoin.

Les coprésidents indiqueront au début de la réunion si l’ordre du jour comporte des points sensibles. Dans ce cas, ces renseignements feront l’objet d’un embargo et il sera interdit de les communiquer aux associations industrielles des membres.

Le secrétariat du CCF fournira une ébauche de compte rendu des discussions de la réunion précédente pour approbation lors de chaque réunion.

Une réunion spéciale peut être organisée si un mandat gouvernemental peut avoir un impact direct sur les membres.

Une réunion conjointe du CCF national et des CCF régionaux sera organisée chaque année afin de communiquer les priorités entre les deux comités et de permettre la planification des activités de l’année suivante.

Sous-comités

Des sous-comités peuvent être mis sur pied pour traiter de sujets de préoccupation en matière d’approvisionnement transversaux particuliers et formuler des recommandations de solutions pratiques à cet égard.

Les suggestions de nouveaux sous-comités seront soumises aux coprésidents sous forme de propositions, et feront l’objet de discussions avec les gestionnaires de la DGA, SPAC chargée du sujet. Si les coprésidents approuvent une proposition donnée, un responsable ministériel sera défini pour présider le sous-comité.

Les rôles et les responsabilités des membres des sous-comités seront convenus par ces membres et indiqués dans le cadre de référence du sous-comité.

Les présidents du sous-comité devront faire part de leur plan de travail, de leurs progrès et de leurs recommandations après chaque réunion. Leurs recommandations finales seront officiellement soumises à l’approbation du CCF, après quoi le sous-comité sera dissous. Ces recommandations seront ensuite présentées officiellement au SMA, DGA, SPAC.

Modifications apportées au cadre de référence

Le cadre de référence peut faire l’objet d’un examen périodique, et des modifications peuvent y être apportées lorsque les coprésidents le jugent approprié. Toutefois, ces modifications ne doivent pas faire en sorte que le cadre de référence déroge considérablement au mandat du CCF. Le SMA, DGA, SPAC donne l’approbation finale pour les révisions apportées au cadre de référence.

Approuvé par le CCF le 25 octobre 2023

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