Catalogage et identification de matériel

Le Système de codification de l'Organisation du Traité de l'Atlantique-Nord (OTAN), utilisé au Canada à des fins de gestion des approvisionnements militaires, a été adopté par les ministères civils comme système uniformisé en vue de l'identification, de la classification et de la numérotation des articles stockés. Il offre une terminologie uniforme pour toutes les opérations d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

A. Responsabilités relatives à l'identification du matériel

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le ministère de la Défense nationale (MDN) partagent les responsabilités relatives à l'identification du matériel et aux services connexes offerts aux ministères civils.

1. Responsabilités du MDN à l'égard des ministères civils

1. Identification des articles. La Direction - Opérations de la chaîne d'approvisionnement (DOCA) (voir le Répertoire) utilise le Système de codification de l'OTAN afin d'identifier et de cataloguer le matériel pour les ministères civils, de la même façon qu'elle le fait pour le MDN. On attribue un numéro de nomenclature OTAN (NNO) aux articles qui remplissent les conditions nécessaires pour en avoir un. Pour ce qui est des articles auxquels on ne peut attribuer un NNO, un numéro permanent de contrôle du stock (NPCS) leur est attribué, si les ministères civils demandent un numéro de comptabilisation.
2. Niveau de service. Le MDN prend en moyenne dix jours pour chaque article à cataloguer pour le compte de TPSGC.
3. Politiques et méthodes. Le MDN est responsable des politiques et des méthodes à respecter et des formulaires normalisés à remplir. Il doit notamment établir des critères de sélection du matériel devant recevoir un numéro de nomenclature, préparer et tenir à jour un guide de catalogage ainsi qu'offrir les instructions détaillées et les séances de formation nécessaires. Le MDN conseille et seconde les ministères quant au catalogage et à l'identification du matériel et offre des services de surveillance des systèmes.
4. Communications avec les clients. Le MDN établit des rapports directs avec les ministères civils qui désirent se servir du Système de codification de l'OTAN et procède à une évaluation préliminaire pour déterminer leur capacité de mettre en oeuvre le système. Le cas échéant, le MDN peut établir des calendriers et des quotas pour l'attribution des numéros de nomenclature. Il contrôle aussi la charge de travail qui lui est imposée par les ministères civils et sert de point de coordination et de liaison afin de régler les problèmes pouvant surgir entre lui et les ministères civils. Ces derniers envoient les formulaires de demande de catalogage directement au MDN, qui y répondra ou demandera des données supplémentaires aux ministères.
5. Codes d'utilisation. La DOCA du MDN est chargée d'attribuer les nouveaux codes d'utilisation et de tenir à jour les anciens.
6. Finances. À moins d'un accord écrit stipulant le contraire, aucune obligation financière n'est imposée aux participants, sauf les dépenses que ceux-ci doivent engager dans leur propre intérêt.

2. Responsabilités de TPSGC

TPSGC est responsable de l'identification des articles et de l'attribution des numéros de nomenclature pour les catalogues émis par le Ministère et pour certains imprimés.

1. Le Secteur du Bureau du renouvellement des achats de TPSGC est chargé des services d'identification des articles au Ministère.
2. Le Secteur du Bureau du renouvellement des achats est le point de coordination et de liaison des activités de catalogage entre le MDN et TPSGC.

3. Responsabilités des ministères civils

Les ministères civils doivent se servir des numéros de nomenclature attribués pour toutes les fonctions pertinentes liées à la gestion du matériel. Dans la mesure du possible, ils doivent limiter les besoins aux articles classés sous ces numéros et continuer à s'occuper de la mise à jour de la codification.

B. Numéros de nomenclature

1. Les NNO comportent 13 chiffres (par exemple : 9999-88-123-4567) et sont divisés en trois parties :
   1. première partie (9999) : quatre chiffres indiquant la classe d'approvisionnement de l'OTAN;
   2. deuxième partie (88) : deux chiffres désignant le pays de l'OTAN qui a établi le numéro de nomenclature; par exemple, 21 = Canada;
   3. troisième partie (123-4567) : sept chiffres qui servent de numéro séquentiel d'identification d'articles.
2. Les NPCS comprennent 13 caractères. La première et la deuxième parties correspondent à celles qui sont susmentionnées. Par contre, la troisième partie est une combinaison alphanumérique dont les trois premiers caractères sont toujours alphabétiques.
3. La Norme de codage du matériel (NCM) du Conseil du Trésor précise que « le code d'identification du matériel de l'OTAN, le NNO, sera le code officiel des biens matériels des systèmes de gestion des biens ministériels du gouvernement fédéral. Il faut utiliser cette norme pour la création et l'application de nouveaux systèmes de codage du matériel ».
4. Dans ce contexte, seuls les articles pour lesquels il y a un besoin répétitif et continuel et/ou qui sont régis par la comptabilité des approvisionnements à l'intérieur du système des approvisionnements d'un ministère peuvent se voir attribuer un NNO. Pour les autres articles, il faut attribuer un NPCS si un numéro de comptabilisation est requis.
5. Il y a lieu de se mettre en rapport avec la DOCA (voir Demandes de renseignements / Contacts ci-dessous), dont un représentant organisera une rencontre pour discuter du système de codification de l'OTAN et de son utilisation actuelle ou prévue.

C. Catalogues et documents connexes pour l'identification du matériel

1. TPSGC publie un certain nombre de catalogues pour les articles couramment utilisés comme les outils manuels, et le catalogue en direct du matériel de sécurité. Le Ministère élabore et publie également des catalogues conçus en fonction des besoins précis des clients, selon le principe du recouvrement des frais.
2. Les ministères peuvent aussi s'abonner au Catalogue du matériel du gouvernement du Canada (CMGC) qui fournit des données descriptives et de référence/spécification sur chaque article d'approvisionnement catalogué pour le MDN et les ministères qui sont des usagers inscrits. Le MDN reproduit le fichier sur DVD-ROM tous les deux mois et le met à la disposition des usagers inscrits.

D. Demandes de renseignements / Contacts

1. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences des ministères civils et sur le CMGC, veuillez communiquer

   Bureau national de codification du Canada (DOCA 5)
   Direction - Opérations de la chaîne d'approvisionnement (DOCA)
   Le Groupe des matériels
   Défense nationale
   Ottawa, Canada K1A 0K2
   À l'attention de : John Lemore
   Téléphone : 613-996-2930
   Courriel : john.lemore@forces.gc.ca

2. Pour de l'assistance en catalogage à TPSGC, veuillez nous contacter à l'adresse courriel :

   DGAPrioritesdedefense.ACQBDefencePriorities@tpsgc-pwgsc.gc.ca