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Accueil > Services de TPSGC > Achats et ventes > Guide des approvisionnements > Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande

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Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande

Table des Matières


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2.1 Définition des besoins

(2010-01-11)

  1. La définition des besoins dans le cadre d'un approvisionnement constitue le fondement d'un processus d'achat réussi. L'agent de négociation des contrats doit comprendre complètement ce qu'il (elle) est sur le point d'acheter. Beaucoup d'aspects doivent être pris en considération.
  2. Au moment de la définition du besoin, les ministères clients doivent garder à l'esprit non seulement les biens et services nécessaires, mais également le cadre juridique qui réglemente les biens et services qui sont achetés (voir l'1.15 Contexte juridique dans le cadre de l'attribution des contrats). S'il existe une description claire et bien préparée des besoins, les ministères clients peuvent économiser beaucoup de temps et d'argent. La participation précoce des agents de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au processus peut aider à y parvenir.
  3. Les premières étapes de la définition des besoins peuvent, en fait, le plus contribuer à obtenir les meilleurs biens ou services ou le meilleur prix. La détermination des besoins et l'élaboration minutieuse des exigences peuvent par la suite réduire la nécessité d'apporter des modifications.
  4. Les besoins doivent être définis de façon à favoriser la concurrence et à obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les agents de négociation des contrats pourraient suggérer la formulation, qui définit les besoins selon des exigences opérationnelles plutôt que des noms commerciaux ou des spécifications techniques exclusives.
  5. TPSGC peut aider les ministères clients à déterminer les exigences particulières liées aux achats écologiques, à la sécurité, aux rapports périodiques, à l'emballage spécial, au transport, à l'emmagasinage, etc. dont les fournisseurs peuvent devoir tenir compte dans leurs soumissions.
  6. L'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent collaborer pour s'assurer que toutes les préoccupations sont traitées à partir du début du processus jusqu'à la réception de la livraison finale.
  7. La rédaction de documents contractuels clairs et concis, avec les mots exacts et en langage clair, est la meilleure méthode à adopter pour obtenir satisfaction et éviter les différends.

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2.5 Approbations des projets

(2010-08-16)

Pour la gestion des projets, les ministères et organismes fédéraux sont guidés par la Politique sur l'approbation des projets et la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor (CT). Pour les projets devant être approuvés par le CT, on devrait envisager d'obtenir l'approbation préalable de conclure un contrat, ainsi que de réaliser les présentations en vue d'obtenir une approbation de projet. Il est possible d'obtenir des approbations préalables en collaborant étroitement avec le client à l'étape de l'élaboration des programmes, ce qui permet d'économiser temps et effort.

2.10 Achats spéciaux

(2010-01-11)

Un certain nombre d'achats spéciaux exigent une approche différente de traitement des besoins. À la réception d'une demande liée à l'un des programmes suivants, l'agent de négociation des contrats devrait revoir le Chapitre 9 - Achats spéciaux avant d'aller plus loin.

  1. Attribution des marchés immobiliers;
  2. Achats auprès de CORCAN;
  3. Ventes de matériel militaire des États-Unis à l'étranger;
  4. Cologistique (COLOG) et dossiers de commandes-cadres avec le Département de la défense des États-Unis;
  5. Utilisation du Fonds renouvelable et du compte de prêts de la production de défense;
  6. Corporation commerciale canadienne;
  7. Grands projets de l'État;
  8. Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones;
  9. Ententes sur les revendications territoriales globales.

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2.15 Accord avec d'autres ministères gouvernementaux ou organismes

(2010-01-11)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pour mandat de fournir des services aux ministères, commissions et organismes du gouvernement du Canada ou aux sociétés d'État. L'article 16 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux permet également à TPSGC de rendre ses services disponibles, avec l'approbation du gouverneur en conseil, à tout gouvernement, tout organisme ou toute personne au Canada, ou ailleurs, qui le demande. Cela signifie que la Loi permet à TPSGC d'obtenir un décret pour lui permettre de fournir des services, comme l'achat de biens et services, aux entités qui ne font pas partie du gouvernement du Canada. Les agents de négociation des contrats doivent consulter les Services juridiques lorsqu'ils reçoivent une telle demande. Un accord doit être conclu entre l'entité, TPSGC et les Services juridiques afin d'aider à la préparation du décret exigé.

2.20 Achat écologique et définition des besoins

(2010-01-11)

  1. Le gouvernement du Canada s'est engagé à mettre en œuvre la Politique d'achats écologiques, afin de garantir que le coût pour le gouvernement permet d'acheter, d'exploiter et d'aliéner ses biens d'une manière qui protège l'environnement et appuie les objectifs de développement durable. Cette politique régit tous les achats et concerne les quatre étapes du processus d'achat, de la planification à l'achat, en passant par l'utilisation et l'aliénation.
  2. Lorsqu'il aide un client dans le processus de définition des besoins, l'agent de négociation des contrats devrait analyser avec les clients quelles possibilités existent pour appuyer leurs obligations, ainsi que leurs objectifs ministériels relatifs aux achats écologiques. Un facteur clé est la nécessité réelle d'effectuer un nouvel achat. En définitive, éviter un achat sera l'option la plus préférable et économique sur le plan environnemental.
  3. Voici certains facteurs clés dont il faut tenir compte dans la définition des besoins :
    1. évaluer la nécessité, l'utilisation et l'importance de l'achat, et réduire le besoin si possible;
    2. déterminer si la quantité demandée est appropriée et sera réellement utilisée (la possibilité d'un crédit-bail, d'une location ou d'un partage à court terme du bien devrait être examinée);
    3. déterminer si le besoin pourrait ou non être satisfait à l'interne, auprès d'une division ou section différente de l'organisation ou à même les fournitures excédentaires du gouvernement;
    4. combiner le besoin, le cas échéant, avec ceux d'un ou de plusieurs autres ministères afin de tirer parti des économies d'échelle, de réduire l'emballage et d'économiser d'autres ressources.
  4. Voir l'annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour les facteurs et les indicateurs qui aideront le client à gérer la ressource, de l'étape de la planification à celle de l'aliénation.
  5. On peut trouver des renseignements supplémentaires dans la Trousse de sensibilisation à l'environnement dans le cadre de la prise en considération des facteurs écologiques à l'étape de la planification, et dans la section 2, Planification et détermination des exigences des Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.
  6. La planification et détermination des exigences fournit de l'aide en ce qui a trait à la planification et à la détermination des exigences environnementales afin de réduire ou d'éliminer les répercussions sur l'environnement.
  7. Le site Web Outils d'achat de produits écologiques contient des renseignements précieux, tels que les Plans des achats écologiques remplis et les modèles connexes, une liste des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats écologiques, ainsi qu'un répertoire des énoncés contractuels existants relatifs aux achats écologiques.
  8. Pour les biens et services dans le cadre de la Politique sur la gestion des produits, les agents de négociation des contrats doivent élaborer un plan d'achats écologiques, et les achats doivent être effectués conformément à ce plan.

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2.25 Ententes sur les revendications territoriales globales

(2010-08-16)

Un agent de négociation des contrats recevant une demande relative à la fourniture de biens ou de services dans une zone de règlement des revendications territoriales globales (ZRRTG) doit consulter 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales afin d'obtenir de l'information sur les obligations découlant de l'entente sur les revendications territoriales globales liées au processus d'achat.

2.30 Réception d'une demande

(2011-05-16)

  1. Les ministères clients doivent remplir le formulaire Demande de biens et de services, et construction (PWGSC-TPSGC 9200) (format PDF)Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. et le transmettre à un module des attributions (MA) de TPSGC. La liste de contrôle des demandes (PWGSC-TPSGC 195) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. est un outil facultatif qui peut aider les ministères clients à remplir la demande et à déterminer les documents à l'appui requis.
  2. Les ministères clients doivent transmettre leurs demandes remplies au MA par courriel, par télécopieur ou par la poste, bien que la transmission par courriel soit le mode de transmission préférable. Les agents de négociation des contrats qui reçoivent une demande directement du client doivent la transmettre au MA et informer le ministère client de la marche à suivre. Le MA accusera réception de la demande du ministère client dans un délai d'un jour ouvrable pour les demandes soumises par voie électronique (courriel), et dans un délai de deux jours ouvrables pour les demandes papier (télécopieur/courrier). Lors du traitement de la demande, un représentant du MA communique avec le ministère client pour obtenir tout renseignement et/ou document manquant. Lorsque le traitement de la demande est terminé, le MA entre la demande dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), et celle-ci est assignée au bureau d'approvisionnement pertinent de la région visée ou du secteur de la capitale nationale.
  3. Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une demande en provenance d'un module d'attribution par un bureau d'approvisionnement, l'agent de négociation des contrats responsable doit informer le ministère client que la demande lui a été assignée et fournir à ce dernier ses coordonnées.

2.30.1 Financement

(2010-08-16)

  1. Les clients sont responsables de présenter des demandes exactes et de l'estimation de la demande. Toutes les demandes doivent être approuvées conformément à la délégation des pouvoirs internes du ministère client. Les demandes doivent être financées en dollars canadiens, y compris la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), et fournir les renseignements exigés sur le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 (format PDF)Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada.. Ceci comprend les achats qui doivent être effectués par les organismes de TPSGC à l'extérieur du Canada.
  2. Le responsable autorisé de la demande doit apposer sa signature dans les blocs-signatures obligatoires sur la demande. Un des blocs-signature indique que le financement est fourni conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Un achat ne peut être réalisé avant que le financement approprié ait été fourni dans le cadre du processus d'approbation des demandes. L'autre bloc-signature obligatoire signifie que la demande est approuvée, que les approbations requises ont été obtenues et que le client demande que TPSGC obtienne et fournisse les biens, et/ou services ou constructions décrits dans la demande.

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2.30.5 Attribution des demandes au sein de TPSGC

(2010-01-11)

  1. Les ministères clients peuvent normalement acheminer des demandes et des demandes de prix et de disponibilité directement au module d'attribution de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de leur choix (au Canada seulement).
  2. Lorsque le client indique le bureau de TPSGC de son choix sur sa demande, cette dernière sera normalement attribuée à ce bureau. Les principales exceptions sont les suivantes :
    1. Produits soumis à des restrictions :

      Les produits soumis à des restrictions sont : la publicité, la recherche sur l'opinion publique, la production audiovisuelle, les achats en vrac de carburant et de véhicules, et les ventes de matériel militaire des États-Unis (É.-U.) à l'étranger. Les demandes seront attribuées comme suit :

      1. lorsque la demande est seulement pour un produit soumis à des restrictions, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable de ce numéro de nomenclature de l'OTAN (NNO) ou de ce numéro d'identification des biens et des services (NIBS);
      2. lorsqu'il y a plusieurs articles d'un produit soumis à des restrictions, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable de l'article ayant la plus haute valeur qui est soumis à des restrictions;
      3. lorsqu'il est impossible d'établir la valeur des articles, la demande sera attribuée à la division ou à la section de l'administration centrale responsable du code NIBS du premier article qui représente un produit soumis à des restrictions;
      4. lorsqu'il faut faire appel à un fournisseur unique dans le cadre du Programme de vente de matériel miliaire des É.U. à l'étranger, voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.
    2. Gestionnaires de biens et services

      Lorsqu'une demande vise un produit déterminé (p. ex., moniteurs ou imprimantes) ou un client dans un lieu géographique déterminé (p. ex., Territoires du Nord-Ouest), TPSGC doit habituellement informer le client que la demande sera acheminée au bureau de gestion des biens et services précis qui peut satisfaire à sa demande.

    3. Grands projets

      Si la demande concerne un grand projet, elle sera attribuée au bureau responsable de ce projet.

  3. Si le client n'indique pas sa préférence, les règles suivantes s'appliquent :
    1. lorsqu'il n'existe qu'un seul point de destination, la demande sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près du destinataire dans le même secteur régional. Si le bureau de TPSGC le plus près est l'administration centrale, la demande sera attribuée conformément aux procédures de l'administration centrale de TPSGC;
    2. lorsqu'une demande provient d'une région où il y a plusieurs destinataires dans le même secteur régional, elle sera attribuée à un bureau désigné par le directeur régional, Approvisionnements;
    3. lorsqu'il y a plusieurs points de destination dans le même secteur régional et que ces points ne sont pas près d'un bureau de TPSGC, la demande sera attribuée à un bureau désigné par le directeur régional des Approvisionnements. Lorsque plusieurs points de destination sont près du même bureau de TPSGC, la demande sera attribuée à ce bureau;
    4. lorsque les noms de destinataires dans deux secteurs régionaux ou plus figurent sur une même demande, celle-ci sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près de l'auteur de la demande;
    5. s'il y a plusieurs destinataires et que les bureaux de TPSGC les plus près se trouvent dans deux secteurs régionaux ou plus, la demande sera attribuée au bureau de TPSGC le plus près de l'auteur de la demande, en fonction du code du numéro de demande du bureau demandeur. Si le bureau de TPSGC le plus près est l'administration centrale, la demande sera attribuée conformément aux procédures de l'administration centrale de TPSGC;
    6. les demandes envoyées à l'administration centrale seront attribuées à la section responsable des articles de plus grande valeur en fonction du NNO ou du NIBS de l'article;
    7. si les valeurs des articles sont égales, ou ne peuvent être déterminées autrement, la demande sera attribuée au bureau ou à la division ou section responsable du code NIBS pour le premier article sur la demande (les clients devraient être encouragés à entrer les NNO ou les NIBS pour chaque article sur leur demande);

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2.35 Dossiers d'extraits

(2010-01-11)

  1. Il est parfois nécessaire de séparer une partie du besoin d'un client et de demander à un groupe des approvisionnements différent d'effectuer les achats. Dans ces cas, l'agent de négociation des contrats créera un dossier d'extraits.
  2. Le détenteur du dossier principal (l'agent de négociation des contrats initial) doit :
    1. acheter les articles non extraits;
    2. contrôler les fonds de la demande;
    3. agir à titre de coordonnateur pour les demandes de renseignements des clients;
    4. s'assurer que toutes les activités d'achat dans le cadre des dossiers d'extraits soient réalisées;
    5. enregistrer les engagements relatifs aux articles extraits;
    6. demander des fonds supplémentaires au client, s'il y a lieu;
    7. traiter toutes les factures pour paiement par le client; et
    8. fermer le dossier une fois l'achat réalisé.
  3. Le détenteur du dossier d'extraits (l'agent de négociation des contrats qui a reçu le dossier d'extraits) doit :
    1. acheter les articles désignés;
    2. demander des fonds au détenteur du dossier principal une fois que les besoins totaux de financement ont été déterminés;
    3. s'assurer que les fonds ont été répartis avant l'attribution du contrat;
    4. obtenir auprès du détenteur du dossier principal le numéro du contrat avant que ce dernier ne soit attribué, si l'achat n'est pas effectué au moyen de l'EAA; et
    5. envoyer au détenteur du dossier principal des copies de tous les contrats et de toutes les modifications émis à partir du dossier d'extraits, si l'achat n'est pas effectué au moyen de l'EAA.

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2.35.1 Dossiers partiels

(2010-08-16)

Lorsqu'il faut préparer et émettre plus d'une demande de soumissions dans le cadre d'un dossier principal de demande d'achat ou d'un dossier d'extraits, des dossiers partiels peuvent alors être créés pour chaque demande de soumissions requise. Lorsque des dossiers partiels sont créés à partir d'un dossier d'extraits, celui-ci sera considéré, à des fins de consultation, comme un dossier principal.

2.40 Demandes de renseignements sur les prix et la disponibilité

(2010-01-11)

  1. En règle générale, une demande de prix et de disponibilité (P et D) est reçue du client et traitée de la même manière que toute demande. La demande de P et D est une demande adressée aux fournisseurs pour obtenir des renseignements concernant les prix estimatifs et la disponibilité de biens ou de services précis. Elle est utilisée pour obtenir les renseignements dont a besoin TPSGC ou un client à des fins de planification de programmes ou à des fins budgétaires. La demande de P et D pourrait être adressée directement aux fournisseurs choisis ou elle peut être affichée publiquement sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement.
  2. Les demandes de P et D envoyées aux fournisseurs, ou affichées sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement, doivent indiquer clairement que la demande ne constitue pas une demande de soumissions et qu'elle ne présente aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.

2.45 Demandes de renseignements et lettres d'intérêt

(2010-01-11)

Les clients peuvent demander ou l'agent de négociation des contrats peut proposer qu'une demande de renseignements ou une lettre d'intérêt soit émise afin d'obtenir de la rétroaction de l'industrie avant de finaliser la définition des besoins ou la stratégie d'approvisionnement. Des renseignements supplémentaires sur le processus d'une demande de renseignements ou d'une lettre d'intérêt figurent à l'article 4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt.


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2.50 Exigences en matière de sécurité industrielle

(2010-01-11)

2.50.1 Sécurité et demandes

(2010-01-11)

  1. Toutes les demandes et les modifications aux demandes pour des contrats, des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement qui comportent des exigences en matière de sécurité doivent inclure la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (format PDF) (LVERS) (formulaire TBS/SCT 350-103).
  2. La section sur la sécurité de toutes les demandes reçues par TPSGC sur le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 (format PDF) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada.doit être remplie par le client afin d'indiquer si les dispositions en matière de sécurité sont comprises ou non dans le besoin. (A noter que seuls les employés du gouvernement ont accès à ce formulaire).
  3. Prendre note que les systèmes financiers de certains ministères ne disposent pas de l'équipement nécessaire pour imprimer cette section. Dans ce cas, les agents de négociation des contrats peuvent accepter la version précédente du formulaire de demande PWGSC-TPSGC 9200 (format PDF) Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. (accessible aux employés du gouvernement seulement) de la part des clients, à condition qu'une attestation en regard de l'énoncé de la nouvelle section sur la sécurité soit fournie, en reproduisant le nouvel énoncé sur la sécurité (voir ci-après) dans la section « Instructions spéciales » de la demande ou en le fournissant dans un document distinct.

    « Demande no __

    Sécurité : __

    Cette demande comprend-elle des dispositions en matière de sécurité?
    ( ) Non ( ) Oui

    Si oui, une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est-elle exigée?
    ( ) Non ( ) Oui

    Si elle est exigée, la LVERS remplie et signée de façon appropriée doit être jointe à cette demande. Si une LVERS n'est pas exigée, mais que la demande comprend des dispositions en matière de sécurité, veuillez en expliquer la raison dans la demande.

    Le soussigné atteste que la demande, y compris toute LVERS qui y est annexée, décrit exactement les exigences en matière de sécurité de ce besoin.

    Signature (obligatoire) __

    Date __ »

  4. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'attestation de sécurité est incluse dans chaque dossier d'achat lorsque la demande ne contient pas de section sur la sécurité dûment remplie.

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2.50.5 Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité

(2010-08-16)

  1. Le ministère client peut remplir la LVERS électroniquement par l'entremise du Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (désignée sous le nom de E-LVERS), ou remplir l'exemplaire papier du formulaire Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (format PDF).
  2. Le service en ligne de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) permet aux ministères clients de remplir la LVERS sur Internet dans un environnement sécurisé à l'aide d'un « formulaire intelligent », ce qui élimine les erreurs. Avec le service en ligne, la DSIC peut fournir les clauses relatives à la sécurité à inclure dans les documents de soumission avant d'avoir reçu l'exemplaire papier de la LVERS, ce qui permet d'accélérer le processus. Une fois la E-LVERS reçue par la DSIC, il faut à celle-ci deux jours ouvrables pour fournir les clauses relatives à la sécurité par rapport à 15 jours ouvrables dans le cas de l'exemplaire papier. Le processus électronique permet de réduire ou d'éliminer les erreurs. De cette façon, il permet de produire les clauses en temps plus opportun.
  3. Pour des renseignements supplémentaires, voir les articles 1.65 Politique sur la sécurité du gouvernement, 3.55 Exigences en matière de sécurité industrielle (personnel ou organismes) et 4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats ou communiquer avec la DSIC, puisque cette dernière est responsable des enquêtes et des attestations de sécurité pour les achats de TPSGC.
  4. La DSIC fournira à l'agent de négociation des contrats les clauses appropriées en matière de sécurité à utiliser dans la demande de soumissions. Dans tous les cas, lorsque des précisions sont exigées, la DSIC communiquera au besoin avec l'agent de négociation des contrats et l'agent de sécurité du ministère. Les clauses en matière de sécurité fournies pour une demande de soumissions comparable ne devraient jamais être utilisées sans l'autorisation préalable de la DSIC.

2.55 Relations employeur-employé

(2010-08-16)

  1. Pour passer un contrat portant sur les services d'individus, notamment des services de travail temporaire, l'agent de négociation des contrats devrait examiner attentivement la situation afin de ne pas créer de relations employeur-employé pouvant être incompatibles avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et les principes de common law en matière de relations employeur-employé.
  2. Conformément aux articles 4.1.9(e) et 16.3 Relations d'employeur à employé de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que la passation de contrats pour les services d'individus ne créera pas de relations employeur-employé.
  3. L'Agence du revenu du Canada (ARC) et le jugement des tribunaux en la matière ont établi des critères pour évaluer si des relations employeur-employé existent. Pour des directives sur le sujet, consulter un conseiller juridique ou la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'ARC. En cas d'incertitude, le contrat doit être signé à un niveau supérieur à celui du fonctionnaire qui approuverait normalement la passation initiale du contrat
  4. Un avis juridique devrait être demandé lorsque l'agent de négociation des contrats ne peut pas déterminer si un contrat est un contrat de services ou un contrat d'emploi (c.-à-d. que le statut d'emploi n'est pas facile à déterminer). Il revient en dernier lieu à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que les contrats ne créent pas de relations employeur-employé.

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2.60 Liste de contrôle des demandes

  1. Chaque demande doit être examinée afin de vérifier si elle est acceptable et complète pour que les activités d'achat puissent être poursuivies. Pour ce faire, on doit au moins vérifier les points déterminés à l'annexe 2.1 : Liste de contrôle des demandes.
  2. Les points litigieux doivent être réglés entre le client et l'agent de négociation des contrats. Voici des exemples de points litigieux :
    1. si un besoin n'est pas clairement défini, il faut inviter et aider le client à définir les objectifs et les critères de rendement à respecter; il faut inciter le client à utiliser des spécifications générales ou de rendement;
    2. discuter de toute exigence de livraison exagérée ou date de livraison irréaliste.
    3. si le recours à un fournisseur unique n'est pas suffisamment justifié par le client, il faut essayer d'obtenir des justifications supplémentaires. Si la demande n'est pas étayée à la satisfaction de l'agent de négociation des contrats, ce dernier doit informer le client que l'achat se fera sur une base concurrentielle;
    4. pour les achats de type fournisseur unique qui sont justifiés, l'agent de négociation des contrats devrait collaborer avec le client afin d'élaborer des réponses de l'annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques. Pour plus de renseignements sur ce processus, voir l'article 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels.

2.65 Processus d'achat entamé par le client

(2010-01-11)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est quelquefois appelé à traiter des demandes pour lesquelles le processus d'achat a été entamé par les ministères clients (p. ex., établissement des fournisseurs, demandes de soumissions, évaluation, sélection). Les ministères clients demeurent responsables de toutes leurs actions, lesquelles peuvent être conformes ou non avec les politiques ou les lois applicables du Conseil du Trésor ou de TPSGC. TPSGC essayera de limiter les risques liés à une telle demande; toutefois, le ministère client demeurera responsable même si TPSGC accepte de continuer ou de recommencer le processus d'achat. Afin de réduire les risques de plaintes incontestables et de contestations liées à ces achats, il faut suivre les directives suivantes :

  1. L'agent de négociation des contrats doit aviser le gestionnaire lorsqu'il reçoit une demande de contrat ou de modification de contrat, pour lequel le client a déjà pris certaines mesures dans le cadre du processus d'achat.
  2. L'agent de négociation des contrats vérifiera le processus d'achat déjà entamé par le client pour repérer toute dérogation aux pratiques et aux politiques en vigueur. Il doit bien comprendre toutes les mesures qui ont été prises relativement à l'achat et déterminer si un contrat a été attribué ou si le fournisseur a obtenu la permission de commencer les travaux. Lorsqu'un contrat a été attribué ou que le fournisseur a été autorisé à entreprendre les travaux, l'article 2.75 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels s'applique.
  3. Dans les cas où certaines mesures du processus d'achat entamé par les ministères clients ne respectent pas les lignes directrices de la politique en matière d'approvisionnement, TPSGC peut devoir lancer à nouveau le processus d'achat. Lorsqu'un agent de négociation des contrats doit prendre des mesures qui ne sont pas clairement énoncées dans le présent guide, le grand principe d'intégrité et les principes qui en découlent donnent l'orientation nécessaire (voir l'article 1.10.5 Principes directeurs).

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2.70 Ratification par le Conseil du Trésor

(2010-01-11)

Comme l'énonce la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), alinéa 4.1.11 :

« Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible. »

Lorsqu'on demande une approbation de contrat pour des travaux déjà entrepris, l'agent de négociation des contrats doit inclure dans sa demande au CT une attestation du client selon laquelle le ministère client intéressé a permis que les travaux soient entrepris avant qu'on ait obtenu l'approbation du CT.

2.75 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels

(2010-01-11)

  1. Normalement, TPSGC ne conclut pas de contrats pour confirmer les interventions de ministères ou organismes. Il faut décourager, dans toute la mesure du possible, la pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères clients. Toutefois, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de biens. TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée au traitement des confirmations de commandes lorsque les travaux sont achevés ou des contrats lorsque les travaux ont commencé.
  2. Il faut évaluer et traiter les demandes de confirmation de commande et les contrats comportant des travaux précontractuels selon les circonstances de chaque situation. Lorsque la demande est le résultat d'un effort visant à contourner les méthodes d'achat normales, il faut d'abord songer à retourner la demande au ministère client.
  3. Lorsque les travaux sont achevés, les Services juridiques prépareront une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information nécessaire pour décrire la transaction (les parties, les travaux réalisés, les dates, le montant, une autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété intellectuelle). Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur, déterminé selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les demandes de confirmation traitées par TPSGC. Ces limites sont réduites de 50 p. 100 au-dessous du niveau de sous-ministre adjoint (SMA) conformément à l'annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats.
  4. Lorsque les travaux ont commencé, l'agent de négociation des contrats préparera un contrat. Ce contrat devrait comprendre uniquement les travaux qui faisaient l'objet de l'autorisation de contrat comme telle. Même si les travaux ont débuté avant l'obtention de l'autorisation de contrat requise, le contrat ne doit pas être antidaté. La date dans la clause relative à la période du contrat ou à la durée de l'exécution doit être la date d'attribution du contrat écrit. Un contrat ne peut en aucun cas être antidaté ou avoir un effet rétroactif. Pour s'assurer que les travaux exécutés avant la date du contrat sont couverts par le contrat, il faut inclure dans celui-ci la clause sur les travaux précontractuels C0210C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat, indiquant la date à laquelle les travaux ont commencé afin de payer l'entrepreneur pour tous les travaux effectués avant l'attribution du contrat écrit. Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur, selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des marchés non concurrentiels, doit approuver les contrats traités par TPSGC. Ces limites sont réduites de 50 p. 100 au-dessous du niveau de SMA conformément à l'annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats.
  5. Les ministères clients demeurent responsables de toutes les plaintes résultant de leurs interventions.

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Annexe 2.1 : Liste de contrôle des demandes

(2011-05-16)

  1. La demande a-t-elle été correctement acheminée ou attribuée au bureau approprié?
  2. La version actuelle du formulaire de demande a-t-elle été utilisée?  (Si la version antérieure a été utilisée, l'attestation de sécurité appropriée doit être incluse.)
  3. La demande est-elle autorisée de façon appropriée?  Les signatures obligatoires ont-elles été apposées dans tous les blocs-signature de la commande?  Le ministère client doit certifier que :
    1. conformément au paragraphe 32(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les fonds sont disponibles;
    2. la demande est approuvée, les approbations nécessaires ont été obtenues et le client demande à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'acquérir et de fournir les biens ou les services identifiés, y compris les services de construction;
    3. la demande, y compris toute LVERS qui y est annexée, décrit exactement les exigences en matière de sécurité du besoin.

      Nota : On considère que les demandes reçues par l'entremise des interfaces électroniques Achats en ligne ou UABEI (interface universelle ABE) ont été dûment autorisées, avec toutes les signatures requises conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

  4. Le montant approximatif de financement semble-t-il suffisant?
  5. Les codes de destination ou du consignataire sont-ils indiqués?
  6. Les facteurs de performance environnementale ont-ils été traités?
  7. Cette demande est-elle assujettie aux dispositions d'une entente sur les revendications territoriales globales (voir l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales)?
  8. Les instructions relatives à la facturation sont-elles fournies?
  9. Les codes financiers sont-ils indiqués?
  10. Le client a-t-il indiqué si la demande comporte des dispositions en matière de sécurité?  Une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est-elle exigée? Si aucune LVERS n'est exigée, mais que des dispositions en matière de sécurité sont incluses, il faut en expliquer la raison.
  11. S'agit-il d'une demande de type « fournisseur unique » ou « aucun produit de remplacement », cette dernière est-elle justifiée?  Le client a-t-il fourni les réponses de l'annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques?
  12. Les délais et les calendriers de livraison sont-ils réalistes ou faut-il prendre des mesures spéciales pour pouvoir les respecter?
  13. Quelles pourraient être les répercussions de toute livraison en retard, et y a-t-il lieu de prévoir des dommages-intérêts fixés en argent ou un autre incitatif au rendement?
  14. Les biens ou les services sont-ils définis de façon adéquate dans la demande, dans les documents techniques qui y sont joints ou l'énoncé des travaux?
  15. Est-ce que des normes, spécifications ou descriptions d'achat adéquates ont été incorporées? Dans la négative, peut-on utiliser des normes, des spécifications ou des descriptions d'achat existantes?
    1. Est-il nécessaire d'élaborer une nouvelle norme, spécification ou description d'achat?
    2. Le NNO (www) ou le NIBS des produits sont-ils indiqués?

      Remarque : Même si les clients doivent indiquer le NIBS dans la demande, en raison des implications des accords commerciaux, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le NIBS est exact, selon les codes de produits publiés sur le site Achats et ventes.

  16. Une marche à suivre pour modifier la conception est-elle indiquée?
  17. La portée de la gestion et de l'assurance de la qualité du produit est-elle précisée?
  18. Le nom de la personne responsable de l'inspection ou de l'assurance de la qualité est-il indiqué?
  19. La demande ou les pièces jointes contiennent-elles des clauses ou des conditions qui entrent en conflit avec une politique ou une procédure d'achat de TPSGC ou du gouvernement fédéral (c.-à-d. le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat et le Guide des approvisionnements)?
  20. Les travaux doivent-ils être conformes aux spécifications du Canada?
  21. La demande contient-elle une forme de types prédéfinis de base de tarification?
  22. Des critères d'évaluation sont-ils précisés et les exigences obligatoires sont-elles claires?
  23. Faudra-t-il un outillage spécial de production ou du matériel spécial d'essai?
  24. Le matériel ou l'équipement fourni par le gouvernement sont-ils mentionnés?
  25. Les données techniques peuvent-elles être utilisées sans restriction de droits ou y a-t-il des redevances à payer?
  26. Des modalités de reprises sont-elles précisées?
  27. Si du matériel de transmission radiophonique doit être acheté, le client a-t-il obtenu d'Industrie Canada une autorisation relative au matériel à fréquence radio?  Y a-t-il d'autres considérations particulières ou de nature semblable?
  28. Si la demande comporte plusieurs articles, certains d'entre eux devraient-ils être groupés ou inclus dans un dossier d'extraits ou un dossier partiel?
  29. Les articles renouvelables peuvent-ils être achetés annuellement au moyen d'offres à commandes, d'arrangements en matière d'approvisionnement, d'un contrat comportant des livraisons échelonnées, d'une autorisation des tâches, de contrats avec possibilité de commande directe, ou peuvent-ils être intégrés en tant qu'options contractuelles prévoyant des quantités supplémentaires?
  30. Les articles exigés sont-ils disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (ou une offre à commandes obligatoire)?
  31. Est-ce que le ministère client a inclus des dispositions concernant le traitement de la propriété intellectuelle qui pourrait découler du contrat?
  32. Est-ce que le ministère client demande une exemption documentée à l'égard des taxes et des droits de douane, en faisant référence à un certificat d'exonération ou de remise ou encore à un décret de drawback?
  33. Les marchandises contrôlées sont-elles indiquées?
  34. Le ministère client a-t-il indiqué que le besoin était un « contrat de défense » au sens de la Loi sur la production de défense?
  35. Le NIBS est-il inscrit et est-il exact?
  36. La case « Financement actuel » est-elle complétée? La taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée est-elle incluse?
  37. Le besoin nécessite-t-il que l'entrepreneur ait accès aux dossiers personnels?
  38. Le marché a-t-il été désigné comme étant réservé en vertu de la Stratégie d'acquisition auprès des entreprises autochtones?
  39. Existe-t-il des options et des périodes de prolongation précisées ou nécessaires?
  40. Le marché à fournisseur unique est-il attribué à un ancien fonctionnaire?
  41. Ce marché est-il le renouvellement d'une entente contractuelle existante pour le même type de services, ou les services ont-ils été achetés antérieurement? Dans l'affirmative,
    1. Qui est l'entrepreneur titulaire?
    2. Quel est le numéro de contrat antérieur?
    3. Quand prend-il fin?
    4. Les services étaient-ils achetés par TPSGC ou le client?
    5. Le contrat précédent contient-il des prix ou des modalités particulières?

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Annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation

(2010-01-11)

Les ministères clients, en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), sont responsables des quatre étapes du processus d'achat, à partir de la planification et de l'achat jusqu'à l'utilisation et l'aliénation. Les listes suivantes sont des exemples des aspects dont on doit tenir compte :

  1. Facteurs environnementaux et éléments de coûts connexes

    Voici des exemples de facteurs environnementaux qui devraient être pris en considération dans l'évaluation du meilleur rapport qualité-prix. Ceux-ci sont exprimés en éléments de coût, qui peuvent être pris en considération par les ministères clients lors de l'évaluation des soumissions. Ceux-ci comprennent notamment :

    1. les coûts d'exploitation comme l'énergie ou l'eau consommée par le bien pendant sa durée de vie;
    2. les coûts indirects (p. ex. un équipement de technologie de l'information moins écoénergétique produira plus de chaleur, ce qui forcera le système de conditionnement de l'air du bâtiment à travailler davantage et fera augmenter les frais d'électricité);
    3. les coûts administratifs comme le respect des exigences du Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT);
    4. l'investissement au départ pour économiser par la suite, comme le fait d'exiger un niveau supérieur d'isolation dont les dépenses supplémentaires peuvent être recouvrées grâce à la diminution des coûts d'énergie;
    5. l'utilisation de pièces ou de produits remis à neuf, dans la mesure du possible;
    6. la recyclabilité - on estime qu'il s'agit du facteur clé, car les acheteurs peuvent créer un marché pour leurs propres déchets, notamment le papier, les cartouches de toner, etc., grâce à la transformation et à la vente de produits contenant des matières recyclées;
    7. le coût des dispositions d'aliénation;
    8. l'établissement de normes minimales de performance environnementale là où il y a suffisamment de fournisseurs pour stimuler la concurrence;
    9. lorsque le nombre de fournisseurs est limité, prévoir des mesures incitatives pour assurer le respect de critères supplémentaires en matière de performance environnementale;
    10. l'utilisation de modalités contractuelles pour définir les obligations environnementales, par exemple la reprise des emballages, l'utilisation de recycleurs certifiés pour les déchets électroniques.
  2. Indicateurs d'évaluation environnementale

    Exemples d'indicateurs qui pourraient être pris en compte pour établir des critères d'évaluation :

    1. Certification environnementale
      1. Le bien ou le service a-t-il été certifié dans le cadre d'un programme indépendant, comme le Programme de choix environnemental ou le programme Energy Star?
      2. Les caractéristiques environnementales du bien ont-elles fait l'objet d'études?
    2. Rendement énergétique et consommation des ressources
      1. Achetez-vous des biens ou des matières usagés, remanufacturés, reconstruits ou remis à neuf?
      2. Le bien assure-t-il une utilisation efficace des ressources et de l'énergie tout au long de son cycle de vie?
      3. Le bien permet-il de réduire la quantité de déchets?
      4. Les fournisseurs doivent indiquer si le bien offre des économies d'énergie, d'eau ou de combustibles, par exemple la mise hors tension?
      5. Y a-t-il des mesures permettant de prolonger la vie utile du bien, par exemple réutilisation, remplissage, rechargement, reconditionnement?
    3. Teneur en matières recyclées
      1. Le bien contient-il de matières recyclées après consommation?
      2. Quelles sont la nature et la proportion des matières recyclées du bien?
    4. Remplacement des produits dangereux
      1. Le fournisseur offre-t-il un remplacement inoffensif ou un substitut pour ce bien?
      2. Le bien exige-t-il une fiche signalétique?
    5. Contrôle du rendement
      1. Est-il possible de faire l'essai du bien ou du service avant de l'acheter?
      2. Le bien satisfait-il aux prescriptions en matière de rendement?
      3. Y a-t-il des documents qui précisent le rendement antérieur (p. ex., rapports annuels, rapports de performance environnementale)? 
    6. Emballage
      1. L'emballage est-il réduit au minimum pour s'assurer que le bien est livré en parfait état de marche?
      2. Peut-on acheter le bien en vrac ou sous forme concentrée?
      3. Le fournisseur enlèvera-t-il les emballages de l'emplacement une fois l'installation terminée?
      4. L'emballage est-il entièrement ou en partie réutilisable? Est-il recyclable?
      5. L'emballage contient-il des matières recyclées après consommation?
    7. Gestion des déchets sur place
      1. Durant l'exécution du projet, tous les déchets sont-ils triés sur place et recyclés?
      2. Demandez des renseignements et récompensez la saine gérance environnementale et l'utilisation de transporteurs ou de sites certifiés.
      3. Est-ce que le bien ou le service est conçu de manière à minimiser les déchets (par exemple, un service de traiteur qui utilise de la vaisselle en porcelaine, plutôt que des assiettes jetables)?
    8. Reprise pour démontage et recyclage
      1. Une politique de retour pour recyclage est-elle établie pour le bien?
      2. Le bien peut-il être recyclé dans votre localité?
      3. Les articles consommables (comme les cartouches de toner) seront-ils acceptés aux fins de recyclage?
      4. Est-ce que le bien peut facilement être démonté?
    9. Garanties
      1. Quelle est la durée de vie utile prévue du bien?
      2. Quelle est la durée de la garantie? Devrions-nous payer pour une garantie prolongée?
    10. Entretien
      1. Le bien est-il conçu pour être facile à entretenir et à réparer?
      2. Le matériel d'entretien et les pièces de rechange sont-ils faciles à obtenir et leur prix est-il raisonnable?
      3. Le bien peut-il être amélioré facilement à un coût raisonnable?
    11. Caractéristiques environnementales de l'entreprise du fournisseur
      1. Le fournisseur possède-t-il une certification ou un enregistrement (par exemple, ISO 14001)?
      2. Le fournisseur a-t-il enfreint des lois environnementales au cours des cinq dernières années?

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Annexe 2.3 : Liste des Modules des attributions de TPSGC

Adresse postale Numéro de télécopieur Adresse de courriel
Module des attributions centralisées
0A1, Portage III
11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 0S5
 819-956-7827 NCRCentralAllocations.RCNAttributionsCentralisees@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Région de l'Atlantique

Adresse postale Numéro de télécopieur Adresse de courriel
TPSGC, Approvisionnements
3, rue Queen
Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard) C1A 7M8		 902-566-7514 Darlene.reay@tpsgc-pwgsc.gc.ca
TPSGC, Approvisionnements
C.P. 2247
Halifax (Nouvelle-Écosse) B3J 3C9		 902-496-5016 ATL.NSRequisitions@tpsgc-pwgsc.gc.ca
TPSGC, Approvisionnements
1045, rue Main, 3e étage
Moncton (Nouveau-Brunswick) E1C 1H1		 506-851-6759 Carol.justason@tpsgc-pwgsc.gc.ca
TPSGC, Approvisionnements
Pièce 421, 189, rue Prince William
Saint John (Nouveau-Brunswick) E2L 2B9		 506-636-4376 Linda.Morrison@tpsgc-pwgsc.gc.ca
TPSGC, Approvisionnements
C.P. 4600
St. John's (Terre-Neuve) A1C 5T2		 709-772-2932 Rhonda.Manning@pwgsc-tpsgc.ca

Région de l'Ontario

Adresse postale Numéro de télécopieur Adresse de courriel
TPSGC, Approvisionnements 33, chemin City Centre, pièce 480C
Mississauga (Ontario)
L5B 2N5 		905-615-2060 ONT9200MIS@PWGSC-TPSGC.GC.CA
TPSGC, Approvisionnements
86, rue Clarence, 2e étage
Kingston (Ontario) K7L 1X3		 613-545-8067 ONT9200KIN@PWGSC-TPSGC.GC.CA
TPSGC, Approvisionnements
Attribution des marchés immobiliers
4900, rue Yonge, 12e étage
Toronto (Ontario) M2N 6A6		 416-512-5862 ONT9200RPC-SAMI@PWGSC-TPSGC.GC.CA
TPSGC, Approvisionnements Base des forces canadiennes (BFC) Borden
16, route Ramillies, pièce 239
Borden (Ontario) L0M 1C0		 705-423-3032 ONT9200BOR@PWGSC-TPSGC.GC.CA
TPSGC, Approvisionnements Immeuble de TPSGC S-111, C114
BFC Petawawa
Petawawa (Ontario) K8H 2X3		 613-687-6656 ONT9200PET@PWGSC-TPSGC.GC.CA
TPSGC, Approvisionnements 107, avenue Shirreff, bureau 204
North Bay (Ontario) P1B 7K8		 705-476-0778 ONT9200NB@PWGSC-TPSGC.GC.CA
TPSGC, Approvisionnements
Attribution des marchés immobiliers
457, rue Richmond, 6e étage
London (Ontario) N6A 3E3		 519-645-4306 ONT9200LON@PWGSC-TPSGC.GC.CA

Région du Québec

Adresse postale Numéro de télécopieur Adresse de courriel
Place Bonaventure, portail Sud-Est, bureau 7300
800, rue de La Gauchetière Ouest,
Montréal (Québec) H5A 1L6		 514-496-3822 QueRequisitionsMontreal.QueMontrealRequisition@tpsgc-pwgsc.gc.ca
1550, avenue D'Estimauville
Québec (Québec) G1J 5E9		 418-648-2209 QueRequisitionsQuebec.QueQuebecRequisitions@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Région de l'Ouest

Adresse postale Numéro de télécopieur Adresse de courriel

TPSGC, Approvisionnements
Réception et attributions des demandes
1650, 635 - 8e Avenue SO
Calgary (Alberta) T2P 3M3

 403 292 5786 WST-PA-CAL@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Région du Pacifique

Adresse postale Numéro de télécopieur Adresse de courriel
Approvisionnement militaire comprenant l'achat, la construction, le radoub ou la réparation des bâtiments pour les bateaux de toutes les tailles, et autre matériel maritime connexe.

TPSGC
401 - 1230, rue Government
Victoria (Colombie-Britannique) V8W 3X4

 250-363-3960 Pac.Marine@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Biens ou services offerts sur le marché, y compris les services professionnels et la recherche et développement (R-D) sur l'Île de Vancouver ou dans le territoire du Yukon

TPSGC
401 - 1230, rue Government
Victoria (Colombie-Britannique) V8W 3X4

 250-363-0395 Pac.Vicca@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Biens ou services offerts sur le marché, y compris les services professionnels et la R-D sur la partie continentale de la Colombie-Britannique

TPSGC
641 - 800, rue Burrard
Vancouver (Colombie-Britannique) V6Z 2V8

 604-775-7548 Pac.Vanca@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Pour les demandes relatives aux marchés immobiliers (construction, maintenance et services d'architecture et de génie)

TPSGC
641 - 800, rue Burrard
Vancouver (Colombie-Britannique) V6Z 2V8

 604-775-3366 Pac.Rpc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Date de modification : 2011-12-09

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