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Divulgation proactive
- Divulgation proactive

Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement

Table des Matières

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3.1 Introduction

(2010-01-11)

Une stratégie d'approvisionnement précise en terme général la façon dont des biens, des services ou des travaux en construction seront achetés, et comprendra, au plus haut niveau, la détermination de conclure des contrats sur une base concurrentielle ou non concurrentielle, des détails pertinents à l'appui des retombées industrielles et régionales, ou d'autres objectifs. La stratégie peut être très simple, comme de prendre la décision d'utiliser une offre à commandes, ou peut être très détaillée, laquelle serait utilisée pour des grands projets.
L'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement commence dès la première réunion entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client et souvent, même avant. Il s'agit de l'étape la plus importante dans le processus d'achat puisqu'elle influe sur la portée du besoin et détermine l'ampleur de la concurrence.
Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, il faut tenir compte des principes directeurs décrits à l'article 1.10.5 Principes directeurs. Plus particulièrement, la stratégie d'approvisionnement doit satisfaire aux exigences opérationnelles du client et être conforme aux exigences juridiques, tout en optimisant les ressources et en réalisant les objectifs nationaux.

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3.1.1 Plan d'achat

(2010-01-11)

Dès que les principaux éléments de la stratégie d'approvisionnement ont été déterminés, l'agent de négociation des contrats devrait préparer un plan d'achat ou une planification et approbation préalable des contrats (PAPC), selon le cas pour approbation. L'agent de négociation des contrats devrait traiter soigneusement tous les facteurs pertinents dont un titulaire du pouvoir d'approbation tient compte lorsqu'il accorde son approbation.
Voici une liste non exhaustive de certains des facteurs que le client et l'agent de négociation des contrats peuvent prendre en considération lorsqu'ils élaborent le plan d'achat :
1. la méthode d'approvisionnement;
2. le coût total estimatif comprenant toutes les options, ainsi que les frais de maintenance et d'entreposage, selon le cas;
3. la période du contrat;
4. les exigences relatives à la livraison;
5. le calendrier d'approvisionnement;
6. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection;
7. les facteurs environnementaux;
8. les produits commerciaux par opposition aux solutions personnalisées;
9. les facteurs de risque;
10. possibilité de recourir à un surveillant de l'équité;
11. la participation des petites et moyennes entreprises;
12. les considérations relatives aux autochtones;
13. les autres objectifs nationaux;
14. la compatibilité avec les solutions existantes;
15. la possibilité de regrouper les besoins;
16. l'aliénation du produit, le cas échéant;
17. le renouvellement (achat d'un bien ou d'un service de remplacement et tous les frais de transfert).
Le titulaire du pouvoir d'approbation doit avoir l'occasion d'approuver ou de rejeter le plan d'achat proposé dès que possible dans le processus, afin d'éviter qu'un agent de négociation des contrats effectue un travail important en ce qui concerne une stratégie qui peut ne pas être approuvée.
Le plan d'achat doit indiquer toutes les dérogations aux politiques contractuelles.
Si, pour diverses raisons, la stratégie d'approvisionnement doit subir des changements importants durant le processus d'achat, un plan d'achat révisé doit être approuvé avant la mise en place ou l'achèvement du processus d'achat.
Pour plus de renseignements sur les éléments et le processus d'un plan d'achat, voir l'article 6.5.1 Plan d'achat.

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3.5 Instruments d'achat existants

(2011-05-16)

Avant de déterminer une nouvelle méthode d'approvisionnement pour le besoin, l'agent de négociation des contrats doit d'abord s'assurer que le bien ou le service n'est pas déjà disponible au moyen d'un instrument d'achat existant. Les clients devraient être encouragés à utiliser les offres à commandes (OC) ou les arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires ou non obligatoires pour satisfaire à leurs besoins, si possible. Une liste des OC et des autres instruments est accessible à partir de l'Index des offres à commandes (accessible aux employés du gouvernement seulement).
Le Bureau de coordination des offres à commandes fournit les renseignements concernant les aspects administratifs des offres à commandes et d'autres instruments d'achat, notamment :
1. faciliter l'échange de renseignements sur les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et les clients;
2. préparer, mettre à jour et coordonner la diffusion de renseignements de toutes les offres à commandes principales nationales (OCPN), les offres à commandes individuelles ministérielles (OCIM), les offres à commandes principales régionales (OCPR) et des arrangements en matière d'approvisionnement;
Les fonctionnaires fédéraux qui ont besoin de renseignements supplémentaires ou d'aide pour trouver les renseignements relatifs aux offres à commandes peuvent communiquer avec le Bureau d'aide des services d'acquisitions, Activités opérationnelles et gestion du service de TPSGC, par téléphone, au 819-956-3325 ou au 1-866-664-6609.
Les fournisseurs qui ont besoin de renseignements supplémentaires sur les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement peuvent communiquer avec la Ligne Info du Bureau des petites et moyennes entreprises, au 1-800-811-1148, ou par courriel, à : RCNContratsCanada.NCRContractsCanada@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

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3.5.1 Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires

(2010-08-16)

TPSGC a mis en place un certain nombre d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement qui doivent être utilisés avant que tout nouvel approvisionnement soit envisagé, conformément à l'Avis sur la politique : Initiative de transformation des processus opérationnels – Les prochaines étapes du Conseil du Trésor.
Le recours aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement pour les biens et services énumérés ci-dessous est obligatoire, et ces biens et services obligatoires sont énumérés dans le site Web de l'Index des offres à commandes (IOC) sous Catégories d'offres à commandes obligatoires (accessible aux employés du gouvernement seulement).
1. N23 : Ground Effect Vehicles, Motor Vehicles, Trailers, and Cycles/Véhicules à l'effet de sol, véhicules-moteur, remorques et cycles
2. N58 : Telecommunications Equipment and Accessories/Equipements des télécommunications, de détection et à rayonnement cohérent
3. N70 : General Purpose Automatic Data Processing Equipment, including Firmware, Software, Supplies and Support Equipment/Équipement pour le traitement automatique de données à usage général, logiciel, comprenant la microprogrammation, fournitures et équipement de soutien
4. N71 : Furniture/Mobiliers
5. N74 : Office Machines, text processing systems and visible recording equipment/Machines de bureau, systèmes de traitement des textes et équipement à classement visible
6. N75 : Office Supplies and Devices/Fournitures de bureau
7. N84 : Clothing, Accessories and Insignia/Vêtements, équipement individuel et insignes
8. N91 : Fuels, Lubricants, Oils and Waxes/Carburants, lubrifiants, huiles et cires
9. D : Information Processing and Related Telecom Services/Traitement de l'information et services de télécommunications connexes
10. R : Professional, Administrative and Management Support Services/Services professionnels, administratifs, et de soutien à la gestion
Ces offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires s'appliquent à tous les ministères (y compris les Forces canadiennes) au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et à tous les marchés de l'État qui sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
Comme par le passé, les ministères clients et organismes continuent de pouvoir acheter des biens et des services. Toutefois, ils doivent d'abord vérifier s'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) obligatoire qui répond à leurs besoins. Si c'est le cas, les clients doivent l'utiliser.
Lorsqu'ils reçoivent une demande de biens ou de services appartenant à l'un des groupes, les agents de négociation des contrats doivent déterminer si une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement déjà établi peut satisfaire au besoin. Le cas échéant, cette offre à commandes ou cet AMA doit être utilisé.
Les biens ou les services ne devraient pas faire double emploi avec ceux qui sont fournis en vertu d'une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement existant à l'échelle nationale ou régionale. Si les biens ou les services exigés sont de nature semblable ou identique aux biens ou services disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou un AMA existant, une justification complète doit être fournie pour appuyer le recours à un autre instrument d'achat ou à une autre méthode d'approvisionnement. Pour le processus de création d'une nouvelle offre à commandes ou un nouvel AMA, voir l'article 3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.
Il faut souligner aux clients que s'ils utilisent une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire (à l'exception des offres à commandes individuelles ministérielles), ils peuvent recevoir les biens et les services plus rapidement et à moindres frais que s'ils envoient une demande à TPSGC La valeur de l'achat sera limitée par leur pouvoir d'achat établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Les ministères clients doivent utiliser les instruments d'achat obligatoires, comme les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, qu'ils agissent en leur propre nom ou par l'entremise de TPSGC, sauf dans les situations suivantes :
1. le bien ou le service disponible par l'entremise de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire ne répond pas aux exigences opérationnelles justifiables, notamment les spécifications ou les dates de livraison.
2. la valeur du besoin excède la limite de commande subséquente de l'offre à commandes ou la portée de l'arrangement en matière d'approvisionnement.
3. un contrat, garantissant les travaux à un autre fournisseur, est déjà en place.
4. Le besoin est soumis aux obligations contractuelles en vertu des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), et il n'existe aucune offre à commandes ni aucun arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire qui traite des obligations contractuelles des ERTG applicables.
5. Le besoin sera réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), et il n'existe aucun instrument d'achat obligatoire pour les marchés réservés dans le cadre de la SAEA.
Si TPSGC traite une demande, et que l'agent de négociation des contrats informe le client qu'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire relativement au besoin du client, et que le client conteste cette opinion, l'agent de négociation des contrats devra obtenir la décision du gestionnaire ou du directeur responsable de cette offre à commandes ou de cet AMA. Si le client croit que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement au Secteur de l'engagement des clients. Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'AMA, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.
Si un ministère client traite lui-même ses achats et ne veut pas avoir recours à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, il doit communiquer avec l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement que le ministère client ne désire pas utiliseret en expliquer les motifs.
1. Si l'agent de négociation des contrats conteste les raisons invoquées, il en discutera avec son gestionnaire et son directeur, le cas échéant, afin de prendre une décision. Si le client considère que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement au Secteur de l'engagement des clients. Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.
L'agent de négociation des contrats devrait consigner tous les achats pour lesquels on n'a pas utilisé une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, et en expliquer les motifs.
Nota 1 : Les ministères ne peuvent pas mettre en place leur propre offre à commandes ou arrangement en matière d'approvisionnement pour éviter d'avoir à utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement de TPSGC, car cela nuirait aux avantages et aux économies à long-terme de l'approche pangouvernementale de TPSGC.

Nota 2 Si un prix plus bas est offert pour un produit ou un service équivalent, au moyen d'une méthode autre que l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire, le ministère client est tenu d'en informer l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement en question (soit celui que le ministère client ne désire pas utiliser).

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3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels

(2010-01-11)

Le Règlement sur les marchés de l'État(RME) exige que l'on fasse une demande de soumissions concurrentielle avant de conclure tout contrat, bien que le RME prévoie des exceptions à cette règle.
Chaque fois que cela est possible, les entrepreneurs doivent être choisis en utilisant un processus concurrentiel. On peut s'écarter plus ou moins de ce principe selon le cadre dans lequel s'effectue l'achat. Le type de demandes de soumissions concurrentielles que l'on peut utiliser dépendra également du cadre dans lequel s'effectue l'achat.
Il incombe à l'agent de négociation des contrats de choisir le moyen le plus efficace d'aviser les fournisseurs des occasions de marchés, tout en tenant compte des exigences des accords commerciaux et des politiques énoncées dans le Guide des approvisionnements.
Pour les procédures relatives à l'annonce publique et celles qui concernent la publication d'un avis de projet de marché, de même que pour l'affichage des documents de demandes de soumissions, voir les articles 4.75.10 Annonces publiques à 4.75.25 Procédures pour l'affichage de documents de demandes de soumissions sur le SEAOG. Pour les marchés qui ne sont pas annoncés publiquement, voir l'article 4.75.45 Utilisation des listes de fournisseurs. Pour des renseignements supplémentaires sur les ententes, voir l'article 3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux.

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3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels

(2010-01-11)

Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est retenue, l'autorisation légale de recourir à une exception au processus de soumissions concurrentielles doit être entièrement justifiée par le ministère client, avec renvoi à toutes les exceptions aux soumissions concurrentielles qui peuvent s'appliquer en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (RME) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et des dispositions des accords commerciaux du Canada et des accords commerciaux internationaux limitant les appels d'offres. On rappelle également aux agents de négociation des contrats qu'ils doivent tenir compte des dispositions relatives à l'approvisionnement en vertu des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).
Le RME exige que l'on fasse des demandes de soumissions concurrentielles avant de conclure tout contrat. Cependant, on peut conclure un contrat sans lancer une demande de soumissions, dans les cas suivants :
1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public (RME 6.a));
  Une urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou des dommages importants pour les biens appartenant à l'État.
2. lorsque le montant estimatif des dépenses ne dépasse pas, selon le cas :
  1. 25 000 $;
  2. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage;
  3. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou projet d'aide au développement international; (RME 6.b))
3. La nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public; (RME 6.c))
4. Le marché ne peut être exécuté que par une seule personne. (RME 6.d))
  L'exception ne devrait être invoquée que dans les cas où la nature du marché laisse croire qu'il n'existe qu'un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant un brevet ou un droit d'auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d'une spécialisation technologique.
  
  Lorsque l'exception du paragraphe 6.d) est invoquée, l'agent de négociation des contrats doit répondre aux questions qui figurent à l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques avec l'aide du ministère client. Les réponses à ces questions doivent être jointes à tous les documents d'approbation et versées au dossier d'achat, et ce, pour tous les achats de plus de 25 000 $ (voir 6.5.5.1 Instructions relatives au formulaire PAPC, l'Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat et l'Avis sur la Politique des marchés 2007-04 – Marchés non concurrentiels.
L'Avis du CT définit davantage l'utilisation des exceptions relatives aux marchés concurrentiels. Cet avis décrit précisément la nécessité de faire preuve de plus de rigueur lorsqu'on invoque l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État, lorsqu'une seule personne a la capacité d'exécuter le contrat. Pour tous les marchés de plus de 25 000 $, il est nécessaire de répondre aux questions, de les joindre au document d'approbation et de les verser au dossier d'achat. Pour une copie de ces questions et pour un complément d'information sur la façon de répondre à chacune d'elles, voir l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques.
L'exception 6.b)(i) du RME précise que, lorsque le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas 25 000 $, les contrats peuvent être attribués sans solliciter des demandes de soumissions. Cependant, les agents de négociation des contrats doivent solliciter des demandes de soumissions lorsqu'il est économique de le faire.
En ce qui a trait aux accords commerciaux, l'agent de négociation des contrats peut attribuer un contrat sans solliciter des demandes de soumissions, uniquement si une ou plusieurs des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial applicable peuvent être appliquées. Les articles pertinents sont les suivants :
1. Article 1016 : Procédures d'appel d'offres limitées;de l'ALENA
2. Article XV : Appel d'offres limité de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC); (www);
3. Article 506 : Procédures de passation des marchés publics, articles 11 et 12, de l'Accord sur le commerce intérieur.
Nota : Une copie des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité figure à l'Annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les accords commerciaux.

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3.15.1 Justification du processus non concurrentiel

(2010-01-11)

Bien que le ministère client doive justifier toutes les exceptions achats concurrentiels, il incombe à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que la justification peut être adéquatement appuyée. On rappelle également aux agents de négociation des contrats de tenir compte des dispositions en matière d'approvisionnement contenues dans les ententes sur les revendications territoriales globales.
Lorsque le client fournit des motifs qui ne sont pas acceptables, ou s'il ne fournit aucun motif, l'agent de négociation des contrats doit l'aviser des autres produits ou fournisseurs qui peuvent satisfaire à la demande, le cas échéant, et essayer d'arriver à une entente avec le client sur la stratégie d'approvisionnement la plus appropriée. Lorsque l'agent de négociation des contrats ne peut conclure une entente, le gestionnaire hiérarchique suivant devrait être consulté.
L'agent de négociation des contrats doit justifier pleinement le recours à toute exception prévue dans le RME, en versant les documents appropriés au dossier d'achat. Les accords commerciaux contiennent également des dispositions qui visent à documenter au dossier les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité. De plus, l'article approprié doit être fourni à titre de justification, le cas échéant. (Voir l'article 3.25 b).

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3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats

(2010-01-11)

Le préavis d'adjudication de contrats (PAC) est un avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance. Il est important de noter que l'émission d'un PAC ne constitue pas un processus concurrentiel; toutefois, les pouvoirs d'approbation des contrats concurrentiels peuvent être utilisés si aucune contestation valide n'est reçue.
Les PAC peuvent être publiés conformément à l'article 10.7.13 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT). Si aucun PAC n'est publié, les avis d'adjudication de contrats continueront d'être transparents; il importe donc qu'ils soient publiés peu de temps après l'attribution des contrats.
De plus, l'agent de négociation des contrats devrait examiner le Guide pour les gestionnaires – Pratiques exemplaires liées aux préavis d'adjudication de contrat, l'Avis sur la politique des marchés 2000-4 et l'Avis sur la Politique des marchés 2007-04 – Marchés non concurrentiels du CT.
Comme l'énonce le Guide pour les gestionnaires du CT, les objectifs du processus d'affichage d'un PAC sont les suivants :
1. offrir un processus d'achat efficace et économique;
2. donner aux fournisseurs éventuels la possibilité de prouver, au moyen d'un énoncé des capacités, qu'ils sont en mesure de satisfaire aux exigences énoncées dans le PAC;
3. respecter les principes régissant les marchés publics en améliorant l'accès et la transparence.
Le PAC doit être publié sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) actuellement assuré par MERX.
Un PAC doit être publié uniquement pour un besoin à l'égard duquel le Canada est en mesure d'accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en mesure d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a aucune possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le Canada ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques, accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur, on ne doit pas publier de PAC. Pour plus de renseignements sur l'énoncé des capacités, voir l'article 3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation).
Par conséquent, il n'est pas obligatoire d'utiliser un PAC pour les contrats à fournisseur unique, et il n'est pas nécessaire d'obtenir une approbation lorsqu'on décide de ne pas publier de PAC pour un besoin.
Lorsque le processus relatif aux PAC n'est pas utilisé, les pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent à la stratégie d'approvisionnement.
Les PAC ne doivent pas être utilisés pour se soustraire aux invitations à soumissionner électroniques ou traditionnelles lorsqu'il est clairement établi que plus d'un fournisseur est en mesure d'exécuter les travaux.
Les PAC ne doivent pas être rédigés de manière à décourager la présentation d'énoncés des capacités. Par exemple, l'avis ne devrait pas indiquer : « Il ne s'agit pas d'une demande de soumissions concurrentielle », « Il s'agit d'un achat de type fournisseur unique », ni comporter quelque autre énoncé allant à l'encontre de la Politique sur les marchés du CT.
Le processus relatif aux PAC, même s'il est fait conformément à la Politique, ne constitue pas un processus concurrentiel aux fins des accords commerciaux ou en cas de plainte devant le Tribunal canadien du commer ce extérieur (TCCE). Pour ce qui concerne les pouvoirs d'approbation, les PAC sont classés dans la catégorie « invitations électroniques à soumissionner ».

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3.15.5.1 Délais prescrits pour les PAC

(2010-01-11)

Bien que les PAC soient affichés pour une période minimale de 15 jours civils sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats devrait établir la durée de la période d'affichage en fonction des circonstances individuelles de chaque achat, y compris la complexité associée à l'achat.
De plus, si par souci d'efficience et de rapidité, les agents de négociation des contrats peuvent entamer des négociations avec les fournisseurs sélectionnés à l'avance avant la date de clôture de la période d'affichage des PAC, il faut toutefois éviter que ces négociations ne confèrent un avantage indu au fournisseur sélectionné à l'avance au cas où une contestation valide serait reçue avant l'attribution du contrat. Compte tenu de ce risque inhérent, il faut indiquer au fournisseur sélectionné à l'avance qu'il ne doit pas entreprendre les travaux ou engager des coûts avant l'attribution du contrat.

3.15.5.5 Contenu des PAC

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats sont responsables de rédiger les PAC pour affichage sur le SEAOG.
Le texte de l'avis doit démontrer clairement que le projet de marchés satisfait à l'une des exceptions à la règle à la sollicitation de demandes de soumissions concurrentielles en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (voir l'article 3.15 c)). Le texte doit également mentionner les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité qui sont invoquées pour tous les accords commerciaux applicables. Ces exceptions doivent être pleinement et clairement justifiées par écrit dans le dossier d'achat.
Un exemple de texte à utiliser dans un PAC figure à l'Annexe 3.3 : Modèle de préavis d'adjudication de contrat.
Des renseignements supplémentaires sur le contenu de l'avis et d'autres modèles figurent dans le Guide pour les gestionnaires – Pratiques exemplaire liées aux préavis d'adjudication de contrat du CT.
Lorsque des renseignements supplémentaires non expressément précisés dans le PAC sont fournis sur le besoin, ils doivent être transmis simultanément à tous les fournisseurs intéressés. Si les renseignements fournis apportent une clarification importante aux renseignements initiaux contenus dans le PAC, un PAC modifié devrait être publié. Dans ce cas, il serait avisé de repousser la date de clôture.

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3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation)

(2010-01-11)

Le processus relatif aux PAC offre aux fournisseurs la possibilité de présenter un énoncé des capacités portant sur les travaux précisés dans un PAC.
Les énoncés des capacités présentés par les fournisseurs :
1. devraient être présentés par écrit dans les délais précisés dans le PAC;
2. doivent comprendre les documents démontrant que le fournisseur satisfait aux exigences énoncées dans le PAC.
Malgré les délais précisés dans le PAC, il peut y avoir des circonstances où l'agent de négociation des contrats pourrait considérer un énoncé des capacités reçu après la date indiquée mais avant l'attribution du contrat. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de la question avec leur gestionnaire respectif et les services juridiques.
À la suite de la réception d'un énoncé des capacités, le processus suivant s'applique :
1. Tous les énoncés des capacités reçus dans les délais précisés dans le PAC sont examinés par l'agent de négociation des contrats.
2. Lorsque l'énoncé des capacités d'un fournisseur contient suffisamment de renseignements pour indiquer qu'il satisfait aux exigences établies dans le PAC, le fournisseur est informé de la décision de lancer un processus concurrentiel pour le besoin avant d'enclencher le processus de demandes de soumissions.
3. Si un énoncé des capacités est rejeté, un examen distinct de ce rejet est effectué. Cet examen se fera à un niveau supérieur à celui du pouvoir d'approbation original, mais non inférieur à celui de gestionnaire ou supérieur au niveau de sous-ministre adjoint.
4. Quant aux énoncés des capacités qui sont rejetés, les fournisseurs devraient être informés par écrit de la décision de rejeter leur énoncé des capacités avant l'attribution d'un contrat.
5. Les raisons justifiant la décision de rejeter un énoncé des capacités sont consignées dans le dossier.
6. On a justifié aux fournisseurs qui ont soumis un énoncé des capacités les raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté.
7. Toute demande par un fournisseur de retirer ou d'annuler son énoncé des capacités est documentée au dossier, et devrait être confirmée par écrit par le fournisseur.
Si le marché est réservéen vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, on doit prendre en considération uniquement les énoncés des capacités provenant de fournisseurs autochtones.
Si le besoin faisant l'objet d'un PAC est annulé, on devrait en temps opportun informer les fournisseurs ayant déjà présenté un énoncé des capacités.
Les agents de négociation de contrats peuvent demander des renseignements supplémentaires aux fournisseurs ou aux tiers intéressés, au besoin, afin de s'assurer que les fournisseurs sont en mesure de satisfaire aux exigences du PAC.

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3.15.5.15 Exceptions aux PAC

(2010-01-11)

Un PAC ne doit pas être publié lorsque le processus concurrentiel, qu'il soit électronique ou traditionnel, ne peut être utilisé, notamment dans les cas suivants :
1. lorsque, pour des raisons de sécurité et d'intérêt public, l'information comprise dans un PAC ne peut être transmise au public.
2. les commandes de confirmation;
3. le corps des commissionnaires (si le droit de premier refus s'applique);
4. l'orientation du gouvernement (comme le Programme d'approvisionnement en munitions);
5. les œuvres d'art;
6. lorsque, dans des situations d'extrême urgence causées par des événements imprévisibles par l'entité, les biens ou les services n'ont pu être achetés à temps au moyen des procédures d'appel d'offres ouvertes ou sélectives;
7. les produits de tabac achetés pour les détenus par Service correctionnel Canada;
8. les contrats de services à fournisseur unique décrétés par des organismes de réglementation, par exemple l'Office national des transports et le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes;
9. les annonces regroupées qui font état d'un programme comprenant plusieurs offres à commandes ou contrats non concurrentiels (les fournitures pharmaceutiques et médicales sont les seuls produits qui peuvent bénéficier de cette exclusion);
10. lorsqu'une entité doit acheter des services de consultation sur des questions confidentielles dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ce que la divulgation compromette des secrets du gouvernement, entraîne des perturbations économiques ou, pour des raisons analogues, soit contraire à l'intérêt public;
Un PAC ne doit pas être publié lorsqu'un énoncé des capacités ne peut pas être accepté. Par exemple, dans les cas où les renseignements détaillés sur le marché confirment qu'un seul fournisseur a la capacité d'exécuter les travaux, le contrat devrait être attribué selon un processus non concurrentiel qui est rendu transparent grâce à la publication d'un avis d'adjudication de contrat.
Dans ces cas, la justification sur laquelle repose la décision de ne pas publier un PAC devrait être bien documentée dans le dossier d'achat.

3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent faire preuve de diligence raisonnable dans la documentation du dossier d'achat des mesures prise au cours des phases du processus relatif aux PAC. Cela comprend, à tout le moins, de documenter les justifications, raisons et étapes connexes suivantes :

la justification du recours à un fournisseur unique (voir l'article 3.15.1 Justification du processus non concurrentiel)
les mesures qui ont été prises, s'il y a lieu, pour déterminer si d'autres fournisseurs auraient été en mesure d'exécuter les travaux;
le besoin ou la raison pour laquelle on émet un PAC (en tenant compte du fait que le Canada doit être en mesure d'accepter un énoncé des capacités de la part d'un autre fournisseur si un PAC est émis);
le processus ayant mené à l'acceptation ou au rejet d'un énoncé des capacités émis par un autre fournisseur, y compris l'examen par un tiers, s'il y a lieu (voir l'article 3.15.5.10.(d));
les détails sur tout processus concurrentiel connexe, si effectué;
les preuves que tous les fournisseurs ayant présenté un énoncé des capacités ont été informés de la décision et on leur a justifié les raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté.

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3.20 Calendrier d'approvisionnement

(2010-01-11)

Tôt dans le processus, l'agent de négociation des contrats devrait établir, en consultation avec le client, un calendrier d'approvisionnement pour le cycle complet d'approvisionnement. Voici ce qui doit être pris en considération, selon le cas :
1. l'examen et l'analyse des exigences du client;
2. le temps nécessaire pour le processus de demande de renseignements;
3. le processus du Comité d'examen des acquisitions;
4. l'évaluation et l'approbation afin de recourir à un surveillant de l'équité;
5. l'approbation du plan d'achat ou de la planification et approbation préalable des contrats;
6. la préparation des demandes de soumissions;
7. les exigences de traduction;
8. le temps nécessaire pour la préparation et la réception des soumissions, des offres ou des arrangements, y compris les visites des sites et la conférence des soumissionnaires, le cas échéant;
9. la période de la demande de soumissions et les prolongations;
10. la période de l'évaluation technique;
11. l'évaluation financière;
12. analyse comparative ou les autres tests préalables à l'attribution du contrat;
13. les recommandations dans le cadre des examens juridiques et financiers;
14. le processus d'évaluation;
15. la nécessité de négocier;
16. l'obtention des attestations de sécurité;
17. le niveau d'approbation exigé;
18. la préparation des documents d'approbation;
19. tout autre élément qui pourrait avoir une incidence sur le temps nécessaire pour réaliser l'achat.
Dans le cours normal des choses, les ébauches des présentations finales doivent parvenir au Secrétariat du (SCT) and Conseil du Trésor (CT) sept semaines avant qu'elles ne soient portées à un ordre du jour du CT.
D'une manière générale, l'agent de négociation des contrats devrait prévoir au moins 16 semaines pour qu'une soumission, une offre ou un arrangement acceptable soit traitée aux fins d'obtenir l'approbation du CT.En présumant qu'aucune contestation ne sera déposée pendant son déroulement, le processus d'achat global peut prendre jusqu'à six mois pour la réalisation d'un achat important pour le client. Lorsqu'il est raisonnable de prévoir qu'il faudra obtenir l'approbation du CT, il faut s'assurer que la période de validité soit suffisamment longue pour que les soumissions, les offres ou les arrangements soient encore valides au moment de l'approbation du CT.

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3.21 Gestion des achats urgents

(2011-05-16)

Un besoin (ou achat) urgent doit faire l'objet de mesures immédiates et comporte une notion d'urgence. L'agent de négociation des contrats devra déterminer, après consultation avec le client et la direction de TPSGC lorsque nécessaire, si le besoin doit être traité comme un achat urgent. L'utilisation du qualificatif « urgent » dépendra des priorités du ministère client et de celles du gouvernement dans son ensemble. Par exemple, les achats pour lesquels des retards imprévus pourraient entraîner d'importantes conséquences économiques, avoir des répercussions sur les programmes de santé et sécurité ou nuire à la réalisation en temps opportun d'une étape clé d'un projet ou d'un programme peuvent être considérés comme des achats urgents.
Dans la plupart des cas, il importe que TPSGC participe très tôt au processus, tout en respectant les rôles et responsabilités, afin de s'assurer que l'on développe une stratégie globale d'approvisionnement qui répond aux objectifs opérationnels du client.
Une fois que le besoin a été identifié comme « urgent », les moyens suivants peuvent être utilisés :
1. TPSGC et le client devraient adopter une méthode de travail d'équipe globale, selon laquelle des employés dévoués travaillent en étroite collaboration avec l'équipe de projet du client. Lorsqu'il y a plusieurs besoins urgents, il faudrait envisager la possibilité de désigner une seule personne ressource dans chaque ministère, et cette personne serait chargée de coordonner tous les achats.
2. il est primordial de mettre en place des voies de communication efficaces, qui s'adressent à tous les intervenants, et ce, dès le départ. Une attention prioritaire est accordée aux besoins urgents, et des processus d'examen simultanés devraient être élaborés et utilisés dans la mesure du possible.
3. les agents de négociation des contrats devraient donner des renseignements à l'industrie dès que possible, par l'entremise d'outils préalables à la demande de soumissions tels que la demande de renseignements (DDR), la demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) et les demandes de renseignements sur les prix et la disponibilité (P et D), s'il y a lieu. Veuillez consulter l'article 4.5 pour des détails sur l'utilisation de ces outils.
4. si l'approbation du projet par le Conseil du Trésor (CT) est nécessaire et que le client ne l'a toujours pas obtenue, il faut envisager la possibilité d'élaborer d'une proposition conjointe au CT, signée par les deux ministres, afin d'obtenir, par la même occasion, l'approbation (préliminaire) du contrat. On devrait toujours communiquer avec l'analyste du Secteur des programmes du Secrétariat du CT (SCT) pour obtenir ses recommandations et conseils en regard au contenu et sur le processus d'approbation au cours de l'élaboration d'une présentation au CT.

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3.25 Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux

(2010-01-11)

Le gouvernement dispose de deux méthodes pour déterminer les sources d'approvisionnement dans le cadre de ses contrats concurrentiels : les appels d'offres électroniques au moyen d'un processus d'appel d'offres public et les appels d'offres traditionnels utilisant des listes de fournisseurs.
Voici les trois méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux :
1. Appel d'offres ouvert : méthode où un avis de projet de marché (APM) est annoncé; tout fournisseur peut présenter une soumission.
  C'est la démarche préférée.
2. Appel d'offres sélectif :
  1. fait appel à une liste permanente unique de fournisseurs qualifiés :
    
    C'est une méthode en deux étapes selon laquelle les fournisseurs éventuels expriment, lors de la première étape, leur intérêt à participer et satisfont à des exigences de participation pré-établies qui sont publiées dans l'APM. Lors de la deuxième étape, les documents de soumission sont envoyés uniquement aux soumissionnaires qui satisfont à ces exigences. Dans le cas d'un marché assujetti à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) et de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), un APM doit être publié aux deux étapes du marché (il est également accepté que l'APM original soit modifié une fois que la date de clôture des soumissions est établie). Tout fournisseur qui désire présenter une soumission à la deuxième étape peut le faire, s'il reste suffisamment de temps pour mener à bonne fin le processus de qualification.
  2. fait appel à une liste permanente de fournisseurs qualifiés^* :
    
    L'orsqu'une liste de fournisseurs est élaborée et tenue à jour, et que l'on fait parvenir aux fournisseurs qualifiés pour le bien ou service en question les documents de soumission. Cependant la soumission de tout autre fournisseur éventuel qui demande à recevoir les documents de soumission doit être prise en considération. En vertu de l'ALENA, de l'AMP-OMC et de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), un avis annuel confirmant l'existence de la liste de fournisseurs doit être publié (utiliser le formulaire de l'APM). En ce qui a trait à l'ACI, si l'on a recours à une liste de fournisseurs, tous les fournisseurs qualifiés d'une catégorie donnée figurant sur une liste doivent être invités à soumissionner tous les marchés de cette même catégorie.
3. Appel d'offres limité : un processus qui permet des écarts par rapport aux pratiques d'achat ci-dessus. Dans certaines situations, où il est possible d'invoquer un motif bien précis justifiant l'appel d'offres limité, il est permis de restreindre le nombre de fournisseurs à un ou plusieurs. Bien que l'appel d'offres limité soit souvent utilisé pour les marchés à fournisseur unique, il peut également servir dans le cadre des marchés concurrentiels.
*Une liste permanente de fournisseurs qualifiés est également connue comme une liste de fournisseurs. (Retour à l'asterisk.)
Dans le cas des marchés assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales, les agents de négociation des contrats doivent vérifier les ententes qui s'appliquent en particulier afin de s'assurer qu'on a diffusé l'avis correspondant.
Pour la procédure relative à la publication sur le SEAOG, voir l'article 4.75.20 Procédure pour la publication d'un avis de projet de marchés sur le SEAOG. En plus des méthodes précisées précédemment, les entreprises gouvernementales particulières (sociétés d'État) visées par l'ALENA (voir l'Annexe 1001.1a-2 Entreprises publiques) peuvent avoir recours à un avis de projet d'achat pour annoncer des marchés éventuels. Cet avis est habituellement publié au début de l'année financière et il contient la liste des achats que prévoit faire l'entreprise publique au cours de l'année financière à venir.
Il n'est pas nécessaire que les fournisseurs éventuels fassent parvenir une réponse à la suite de l'avis de projet d'achat.

L'avis de projet d'achat peut également servir d'avis dans le cadre d'un système de qualification. Lorsqu'on s'en sert à cette fin, les fournisseurs sont tenus d'y donner une réponse et les documents de soumission sont envoyés uniquement aux soumissionnaires qui se sont qualifiés.

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3.30 Méthodes d'approvisionnement

(2011-05-16)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a recours à différentes méthodes pour répondre à ses besoins dans le domaine des achats. L'ensemble de ces méthodes comprend, entre autres, des contrats définissant exactement les biens et les services à fournir à des clients en particulier avant des dates précises, ainsi que différents instruments d'achat à appliquer par un certain nombre de ministères et d'organismes pour des besoins initiaux parfois peu précis.
Les trois méthodes d'approvisionnement en biens et en services suivantes peuvent être utilisées par TPSGC pour la passation de marchés concurrentiels et non concurrentiels :
1. les contrats (y compris les contrats avec autorisations de tâches);
2. les offres à commandes;
3. les arrangements en matière d'approvisionnement.
L'agent de négociation des contrats, en consultation avec le client, choisit la méthode d'approvisionnement qui satisfait le mieux aux besoins du client.
Pour en savoir davantage sur quand avoir recours à un contrat (y compris les contrats avec autorisations de tâches), à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement, consulter les paragraphes 3.35 Contrats, 3.40 Offres à commandes et 3.45 arrangements en matière d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats devraient également consulter le tableau comparatif à l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement, qui les aidera à déterminer la meilleure méthode d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

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3.35 Contrats

(2011-05-16)

En règle générale, les contrats portant sur des biens, des services et des travaux de construction sont établis pour répondre aux besoins uniques et bien définis d'un ministère client, mais ils peuvent également servir à répondre aux besoins de plusieurs clients. Ils sont utilisés lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une offre à commandes (OC) ou à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA).
Pour plus de renseignements sur le contenu exigé pour un contrat, voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.

3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches

3.35.1.1 Définition

(2011-05-16)

Le contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services selon laquelle l'ensemble ou une partie des travaux sont réalisés selon la demande, conformément à des conditions préétablies et à un processus administratif englobant des autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats avec AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des produits livrables requis ne sont connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec AT doit préciser les conditions du recours aux autorisations de tâches. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux « selon la demande », conformément aux modalités du contrat. Les AT ne sont pas des contrats individuels.

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3.35.1.5 Application

(2011-05-16)

Les contrats avec AT peuvent être utilisés pour répondre à des besoins en services, notamment :
1. des services professionnels;
2. des services professionnels en informatique;
3. des services de recherche et d'appui techniques;
4. certains types de services de réparation et de révision (R et R) dont les autorisations des travaux sont considérées comme des autorisations de tâches, c.-à-d. les demandes de travaux supplémentaires, les équipes mobiles de réparation, les enquêtes spéciales et études techniques, les commandes des travaux envisagés.
Les contrats avec AT ne doivent pas servir dans le cas de construction navale ou de radoub de navires. Ils ne doivent pas servir non plus pour les autorisations de travail de R et R qui ne sont pas considérés comme des autorisations de tâches : relevé des avis de sélection et des demandes prioritaires de sélection; demande de matériel réparable; ordre de transfert de matériel; ordre de transfert de véhicules (OTV).
Bien que les AT soient utilisées pour obtenir des services, elles peuvent également servir à l'achat de biens accessoires qui sont liés à un service particulier lorsque ces biens deviennent par la suite la propriété du gouvernement. Lorsque l'achat de biens accessoires est nécessaire, le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat (voir 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches) ainsi que la demande de soumissions et le contrat subséquent doivent préciser les conditions régissant l'achat de biens accessoires et les limites applicables. Il ne faut pas avoir recours aux AT pour demander à l'entrepreneur d'acquérir des biens non pertinents aux travaux visés au nom du client afin de déroger au processus normal d'achat. Par exemple, un contrat avec autorisations de tâches pour des services de génie ne peut servir à l'achat de logiciels, à moins que cela ne soit précisé dans la demande de soumissions initiale ainsi que dans les modalités de paiement du contrat.
Les directeurs peuvent approuver ou interdire les catégories d'achats pour lesquelles il est possible de faire appel à des AT.

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3.35.1.10 Conditions d'utilisation

(2011-05-16)

Les contrats avec autorisations de tâches utilisés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public. Lorsqu'un contrat avec AT est envisagé comme méthode d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches avant de faire approuver la démarche d'achat. Dans les cas où les AT ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les limites à respecter par les clients pour l'émission d'AT, le guide destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière de rapports).
Aux fins d'utilisation des contrats avec AT, l'agent de négociation des contrats doit :
1. faire en sorte que le contrat avec autorisations de tâches soit la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5 Application et l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);
2. décider s'il faut permettre au client d'émettre des AT et en déterminer les limites financières. Ces décisions devraient être prises par TPSGC avec l'aide du client, conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
3. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC (Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC), lui expliquer l'objet du Guide et en discuter au besoin;
4. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du Modèle d'entente portant sur l'utilisation des autorisations de tâches (Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de TPSGC). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps opportun de documents, notamment :
  1. des exemplaires de toutes les AT avec leurs pièces jointes;
  2. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux AT avec leurs pièces jointes;
  3. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et de toutes les factures, accompagnées des rapports connexes.
5. appliquer les procédures décrites aux paragraphes 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches à 3.35.1.60 Rapports;
6. discuter avec le client, au besoin, de l'utilisation des contrats avec AT, notamment le processus administratif d'autorisation et d'émission des AT.

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3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches

(2011-05-16)

Pour les contrats avec autorisations de tâches, le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat par contrat avec AT doit traiter, le cas échéant :
1. des raisons pour lesquels les services visés se prêtent bien à cette méthode d'approvisionnement;
2. de la justification des limites financières proposées pour l'émission d'AT par les clients;
3. d'un énoncé attestant que le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC a été fourni au client et fait l'objet de discussions avec lui, le cas échéant;
4. d'un énoncé attestant qu'une entente a été conclue avec le client sur les rôles et les responsabilités des deux organisations, ou indiquant qu'une telle entente sera conclue avec le client avant le lancement de la demande de soumissions.
5. d'un énoncé attestant que des discussions ont eu lieu avec le client sur l'utilisation des contrats avec AT, et ce, avant que le client n'autorise la première tâche;
6. d'une description du processus de suivi du contrat et des activités qui seront mises en place ou réalisées.
Voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs pour obtenir des renseignements additionnels concernant l'utilisation et la préparation du formulaire PAPC et du plan d'achat.
Les pouvoirs relatifs à l'approbation des contrats avec AT et à la modification des dispositions d'un contrat avec AT sont conformes aux pouvoirs contractuels décrits au Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

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3.35.1.20 Demandes de soumissions et contrats subséquents

(2011-05-16)

a) Les agents de négociation des contrats doivent faire en sorte que la demande de soumissions et les contrats subséquents qu'ils publient et utilisent pour établir des contrats avec autorisations de tâches respectent l'approche type relative à l'émission des demandes de soumissions (voir les chapitres 3 et 4). Pour toute partie des travaux à réaliser « selon la demande », la demande de soumissions et le contrat subséquent doivent comprendre les éléments suivants :
1. un énoncé des travaux clairement défini, décrivant de manière générale la portée des travaux qui seront visés par les AT;
2. une description du processus administratif menant à l'autorisation et à l'émission d'AT et toutes les clauses du Guide des CCUA portant sur les AT. Dans le cas de plusieurs contrats avec AT, la partie de la demande de soumissions traitant de l'évaluation doit comprendre un processus de classement des entrepreneurs (généralement dans le cadre de la clause relative à la méthode de sélection), et la partie portant sur le contrat subséquent doit comprendre le processus de classement des entrepreneurs et le processus de répartition du travail (à réaliser au moment de l'attribution du contrat). Les clauses suivantes du Guide des CCUA relatives aux AT doivent être utilisées pour tous les clients, selon le cas : B9030C, B9031C, B9051C, B9053C, B9054C, B9056C et C9011C;
3. les limites financières à respecter par les clients pour l'autorisation et l'émission d'AT conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
4. le formulaire pertinent d'autorisation et l'émission des AT. Voir le paragraphe 3.35.1.25 Formulaires pour plus d'information à ce sujet;
5. les modalités de paiement applicables aux AT, comme la ou les bases de paiement (p. ex., les clauses des CCUA C0204C et C0209C) et la ou les modalités de paiement;
6. l'obligation du Canada et la responsabilité totale du Canada;
  1. lorsque tous les travaux visés par un contrat seront exécutés au moyen d'autorisations de tâches :
    1. la clause du guide des CCUA B9030C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada et pour offrir une garantie des travaux minimums à l'entrepreneur; et
    2. la clause du guide des CCUA C9010C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limite de dépenses. Le « coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale de dépenses précisée dans la clause.
  2. lorsqu'une partie seulement des travaux sera exécutée au moyen d'autorisations de tâches :
    1. la clause du guide des CCUA B9031C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada en vertu des autorisations de tâches; et
    2. la clause du guide des CCUA C6001C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limite de dépenses. Le « coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale de dépenses précisée dans la clause.
Les agents de négociation des contrats sont non seulement tenus de surveiller l'utilisation des AT, mais ils doivent également envisager d'ajouter une disposition relative au rapport concernant l'utilisation des AT par l'entrepreneur (c.-à.-d., la clause B9056C des CCUA). Voir également le point 8.70.20 Administration des contrats avec autorisations de tâches b) pour obtenir des détails sur l'administration des contrats avec autorisations de tâches.

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3.35.1.25 Formulaires

(2011-05-16)

L'agent de négociation des contrats doit utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 572, Autorisation de tâches, pour l'autorisation de tâches émises par TPSGC et des clients autres que le ministère de la Défense nationale (MDN). Ce formulaire se trouve dans le site du Catalogue de formulaires de TPSGC. Dans le cas des contrats qui ne sont pas pour le MDN, il est aussi possible d'utiliser des formulaires d'AT élaborés et approuvés localement. Le Formulaire d'autorisation des tâches MDN 626 doit être utilisé pour les contrats du MDN. Il ne faut pas utiliser les formulaires PWGSC-TPSGC 942 (Commande subséquente à une offre à commandes), PWGSC-TPSGC 1379 (Travaux imprévus ou nouveaux travaux) et le bon de commande GC 111 (Commande d'achat) comme formulaires d'autorisation de tâches dans les contrats avec AT. (NOTA : Seuls les employés du gouvernement ont accès à ces formulaires .)

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3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles

(2011-05-16)

Les autorisations de tâches peuvent être autorisées et émises par le client ou TPSGC. Les agents de négociation des contrats de TPSGC à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des marchés de services ont été délégués ne sont pas limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches individuelles et ce, jusqu'à concurrence de la valeur approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de leurs gestionnaires. La décision de permettre au client d'émettre des AT revient à TPSGC, en consultation avec le client. Lorsque que le client sera autorisé à émettre des AT, les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent établir un montant maximal des AT (excluant la taxe sur les produits et services [TPS] ou la taxe de vente harmonisée [TVH]) pouvant être établies par le client. Au moment d'établir une telle limite pour les AT et leurs révisions, les agents de négociation des contrats devraient tenter d'atteindre un équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques contractuels, et ils devraient tenir compte des éléments suivants :
1. toute entente conclue entre le client et TPSGC sur les conditions d'utilisation des AT (voir 3.35.1.10 Conditions d'utilisation);
2. le rendement du client et des membres de l'industrie en ce qui a trait à l'utilisation efficace des contrats avec AT, du point de vue de l'agent de négociation des contrats et de leurs collègues et gestionnaires de TPSGC;
3. les compétences en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats qui existent au sein du ministère client :
  1. De la formation est offerte ou requise?
  2. Les politiques et les procédures du ministère client sont-elles en place et mises en application? Par exemple, le ministère de la Défense nationale (MDN) a sa propre procédure interne pour l'administration des AT; cette procédure est définie à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) de ce ministère;
4. les besoins opérationnels, par exemple l'importance des délais pour certaines tâches;
5. la portée du contrat et les risques associés à chacune des tâches :
  1. clarté et degré de précision de l'énoncé des travaux du contrat;
  2. complexité et durée prévues de chacune des tâches;
  3. degré de facilité de l'établissement du coût des tâches;
  4. valeur moyenne de l'AT, fréquence des tâches et nombre prévu de tâches pour la durée du contrat;
6. s'il y a lieu, la valeur totale estimative des travaux qui seront effectués sans recourir à des AT, par rapport à la valeur totale estimative des travaux qui réalisés par l'entremise d'AT;
7. la fréquence des rapports portant sur les autorisations de tâches.
De plus, en déterminant le montant à partir duquel les AT individuelles doivent être approuvées par TPSGC, les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que la participation de TPSGC ajoute de la valeur au processus d'autorisation des tâches tout en veillant à ce que TPSGC puisse garder un contrôle adéquat du processus d'AT. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous différentes formes, par exemple la surveillance financière ou des comparaisons avec des contrats semblables exécutés pour d'autres clients afin d'assurer l'optimisation des ressources financières. La limite financières des AT pour les clients devrait être établie en fonction de l'expérience du ministère en matière d'administration des AT. De plus, les agents de négociation des contrats pourraient envisager d'établir une limite de sorte que TPSGC puisse autoriser un nombre représentatif d'AT.

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3.35.1.35 Séparation des fonctions

(2011-05-16)

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne soient pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC : le signataire de l'autorisation de tâches, à TPSGC, ne doit pas également certifier les factures connexes. Dans son Guide sur la préparation et l'administration des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC, le Ministère recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

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3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches

(2011-05-16)

L'organisation cliente autorisée à attribuer des tâches à l'entrepreneur doit autoriser et émettre les AT conformément au processus décrit dans le contrat. L'organisation cliente est au moins tenue de :
1. veiller à ce que les travaux de l'AT, y compris les produits livrables et les échéances, s'il y a lieu, soient conformes à la portée des travaux définis dans le contrat;
2. fournir à l'entrepreneur la description des tâches et les modalités de paiement, et connaître le niveau d'effort requis, s'il y a lieu;
  
  En fixant des dates ou des délais pour l'accomplissement des tâches, il faut tenir compte de la date d'expiration du contrat. Les tâches doivent être terminées avant cette date d'expiration; toutefois, si elles ne peuvent pas l'être, l'agent de négociation des contrats doit, avant d'établir l'AT, émettre une modification au contrat en vue de prolonger la période d'application du contrat jusqu'à la date de fin des travaux.
3. mettre la dernière main à l'autorisation de tâches, notamment sa valeur globale (TPS ou TVH en sus), conformément au contrat;
4. recueillir toutes les signatures requises (du client ou de TPSGC, ou des deux, s'il y a lieu, ainsi que de l'entrepreneur) et indiquer la date de ces signatures sur l'AT.

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3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de TPSGC

(2011-05-16)

Pour plus d'information à ce sujet, voir le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC, à l'Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC.

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3.35.1.50 Modification d'une AT par le client

(2011-05-16)

Le client peut modifier une AT qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification d'AT qui porterait la valeur totale de l'AT à un niveau supérieur à la limite accordée au client doit être signalée à l'agent de négociation des contrats.
Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.

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3.35.1.55 Surveillance et encadrement

(2011-05-16)

Les agents de négociation des contrats doivent vérifier les AT pour s'assurer qu'elles respectent les modalités contractuelles. Ils doivent également examiner les rapports d'avancement des travaux afin de s'assurer que les travaux sont réalisés conformément au contrat et aux AT, et ils doivent surveiller les dépenses par rapport à la valeur du contrat.
Si la surveillance des AT autorisées et émises démontre que le processus d'AT n'est pas conforme au contrat ou à l'entente conclue avec le client, des mesures correctives particulières doivent être prises. La question est abordée dans le modèle d'entente, qui se trouve à l'annexe 3.4.2, au paragraphe 5. L'agent de négociation des contrats doit informer l'entrepreneur lorsque la limite des pouvoirs du client précisée dans le contrat est réduite ou révoquée. De plus, le recours aux dispositions relatives aux pénalités ou à la résiliation des contrats ne devrait pas avoir lieu sans consultation préalable des Services juridiques.

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3.35.1.60 Rapports

(2011-05-16)

À la suite de l'émission d'un contrat avec autorisations de tâches ou de la modification d'un tel contrat, les agents de négociation des contrats doivent présenter un rapport sur les achats, comme suit :

pour les utilisateurs de l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA) : à la page principale du sommaire d'approvisionnement, appuyer sur « ID du programme » et sélectionner « Contrat qui permet les autorisations des tâches »;
pour les utilisateurs de la saisie automatisée des données (SAD) : inclure l'énoncé suivant au moment de soumettre le rapport sur les achats de la SAD : « ID du programme : Contrat qui permet les autorisations des tâches ».

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3.40 Offres à commandes

(2011-05-16)

Une offre à commandes est une offre permanente qu'un fournisseur fait au Canada et qui permet à ce dernier d'acheter des biens et des services, au besoin, en ayant recours à un processus de commande subséquente qui incorpore les modalités ainsi que les prix de l'offre à commandes.
Une offre à commandes n'est pas un contrat. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'on passe une commande subséquente pour la fourniture de biens et/ou la prestation de services dans le cadre d'une offre à commandes. Lorsqu'on passe une commande subséquente, le Canada s'engage sans condition à accepter l'offre du fournisseur pour la fourniture des biens et (ou) la prestation des services décrits dans l'offre à commandes, dans la mesure précisée. La responsabilité du Canada est limitée à la valeur réelle des commandes subséquentes passées par les utilisateurs identifiés dans le délai de validité précisé dans l'offre à commandes.
Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour satisfaire aux exigences des ministères et organismes pendant une période déterminée, lorsque les détails précis sur les quantités prévues pour la période ne sont pas connus au préalable. Les offres à commandes peuvent autoriser un client ou plus à passer des commandes subséquentes pour des biens et des services directement auprès des offrants sans dépasser le montant maximal indiqué dans l'OC. Si cela est précisé dans l'OC, TPSGC peut passer des commandes subséquentes dont la valeur dépasse la limite accordée au client.
Pour une description des cinq types d'offres à commandes qui peuvent être autorisés, voir l'article 7.10.1 Offres à commandes.
Une offre à commandes peut être valide pendant une ou plusieurs années, et elle comporte souvent une période initiale prédéterminée et l'option approuvée au préalable de prolongation pour un an et plus. La sélection de la période appropriée est un processus qui varie beaucoup selon le bien au service visé.
La quantité de biens et(ou) le niveau de service identifiés dans la demande d'offres à commandes et les offres à commandes subséquentes ne constituent qu'une approximation des besoins donnée de bonne foi par le Canada à l'intention des offrants.
L'ensemble des politiques, des règlements et des procédures du gouvernement en ce qui a trait à l'attribution des contrats, y compris les procédures prévues dans les accords commerciaux, s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement.
Le total des dépenses estimatives des besoins (la valeur totale estimative de l'ensemble des commandes subséquentes) qu'on propose de satisfaire grâce à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, doit être utilisé pour déterminer l'applicabilité des procédures prévues dans un accord commercial dont le gouvernement du Canada est signataire.
Les agents de négociation des contrats devraient envisager d'avoir recours à une offre à commandes lorsque cela est approprié, compte tenu des avantages et des désavantages de la méthode.
1. Les avantages de l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement peuvent comprendre :
  1. le service aux clients (lorsqu'une offre à commandes est en place, les clients peuvent passer des commandes rapidement);
  2. aucun engagement (le risque de surestimer le besoin est éliminé).
2. Les désavantages de l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement peuvent comprendre :
  1. aucun engagement (l'approvisionnement n'est pas garanti à ce prix puisque l'offrant peut se retirer);
  2. la meilleure valeur (en l'absence d'engagement, les prix peuvent être moins concurrentiels).
Les offres à commandes peuvent être de nature concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2006 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat) ou non concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2007).
Pour plus de renseignements sur le processus concurrentiel d'invitation à soumissionner pour les demandes d'offres à commandes (DOC), voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.
On peut attribuer une offre à commandes sur une base non concurrentielle à un offrant pour l'éventail complet des biens et des services présentés dans son catalogue. Les pouvoirs d'approbation pour les besoins non concurrentiels alors s'appliqueraient.
L'offre à commandes est habituellement considérée pour les biens et les services lorsque :
1. un ou plusieurs clients commandent à répétition la même série de biens, de services, ou les deux, et qu'on ne connaît pas à l'avance la demande réelle (p. ex. la quantité ainsi que la date et le lieu de livraison);
2. quelques-unes des conditions suivantes sont présentes :
  1. les biens, les services, ou les deux sont bien définis;
  2. on peut établir des prix ou une base de tarification à l'avance, habituellement par un processus concurrentiel, et il n'y a aucun besoin ou aucune intention de négocier au moment où on passe la commande subséquente;
  3. les biens et les services, ou les deux sont facilement disponibles et doivent faire l'objet de commandes subséquentes lorsque les besoins sont exprimés;
  4. à la date de la commande subséquente, il n'y a aucun besoin ou aucune intention de renégocier les modalités du contrat.
L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ne peut pas être utilisé lorsque :
1. les prix, la base de tarification ou les conditions ne sont pas définis ou peuvent changer n'importe quand, à la discrétion du fournisseur;
2. les utilisateurs identifiés des offres à commandes ont l'intention de renégocier les prix et la base de tarification préétablis, ou les conditions de l'offre à commandes;
3. l'intention est de demander des soumissions chaque fois qu'on a besoin de biens ou de services. Dans ces cas, une autre méthode d'approvisionnement, par exemple l'arrangement en matière d'approvisionnement, devrait être envisagé.
Les ministères et organismes sont autorisés par TPSGC à passer des commandes subséquentes à chaque offre à commandes, comme cela est défini dans l'offre à commandes. Voir l'alinéa 4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes (a).
Si l'utilisation d'une seule offre à commandes est autorisée, l'offre qui satisfait à toutes les exigences de la demande d'offres à commandes et qui offre la meilleure valeur (classée au premier rang) sera retenue, et les pouvoirs de passation de contrats concurrentiels peuvent être utilisés pour les commandes subséquentes.
Lorsque les exigences administratives d'un accord commercial s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement, l'ensemble du processus d'achat, y compris toutes les offres à commandes dont on autorise l'utilisation et les commandes subséquentes passées, fait partie du champ de compétence du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

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3.45 arrangements en matière d'approvisionnement

(2011-05-16)

Un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) est un arrangement non exécutoire entre le Canada et un fournisseur préqualifié, qui permet aux ministères et organismes d'attribuer des contrats et d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
L'AMA n'est pas un contrat pour la fourniture des biens et services dans l'arrangement et aucune des parties n'est légalement liée suite à la signature d'un AMA uniquement. L'intention d'un arrangement en matière d'approvisionnement est d'établir un cadre pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui débouchent sur des contrats exécutoires pour les biens et services décrits dans ces demandes de soumissions.
On peut avoir recours à un AMA lorsque :
1. lorsqu'il est impossible de définir l'ensemble du besoin avec précision au début du processus et qu'il est prévu d'établir un bassin de fournisseurs préqualifiés auprès desquels les clients et TPSGC peuvent obtenir des soumissions en vue de répondre à des besoins précis;
2. lorsqu'un produit est acheté sur une base régulière (biens ou services);
3. lorsqu'une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables touchant les commandes subséquentes (p. ex., diverses méthodes ou bases de paiement, ou l'énoncé des travaux ou le produit est difficile à établir d'avance);
4. lorsqu'une demande de soumissions simplifiée, établie par les utilisateurs/clients, peut être utilisée pour obtenir des soumissions concurrentielles auprès des fournisseurs préqualifiés;
5. lorsque le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela est indiqué dans l'AMA et la demande de soumissions subséquente;
6. lorsqu'il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom d'autres utilisateurs ou les clients plutôt que d'agir comme agent de négociation des contrats.
En règle générale, les AMA sont émis à la suite d'un processus de demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA). Pour plus de renseignements sur le processus de demandes de soumissions, voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions. Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient prendre en considération ce qui suit :
1. si des accords commerciaux nationaux et internationaux s'appliquent à la demande de soumissions (voir l'article 3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux);
2. si des prix plafonds seront compris ou non dans les AMA;
3. la façon dont les exigences relatives à la sécurité seront gérées (c.-à-d. quelles sont les exigences de base en matière de sécurité et comment les diverses exigences relatives à la sécurité sont gérées). L'agent de négociation des contrats doit s'assurer qu'un contrat découlant d'un AMA contient les exigences appropriées en matière de sécurité;
4. la façon dont l'utilisation de l'AMA sera surveillée et la façon dont il en sera fait rapport.
Chaque AMA devrait contenir des instructions claires sur la façon d'utiliser l'AMA, et désigner les ministères et organismes qui peuvent l'utiliser.
Un besoin qui serait normalement couvert par l'accord commercial le demeurera lorsqu'une demande de soumission est émise ou un contrat attribué par l'entremise d'un arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
1. L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme étant un appel d'offres sélectif en vertu de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce. Par conséquent, un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché pour chaque marché distinct dans le cadre d'un AMA qui dépasse le seuil pertinent de l'accord commercial et pour fournir les délais requis par les accords. Pour plus de renseignements, voir les articles 4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement et 4.10.25.10 Processus continu de qualification.
2. L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme étant l'utilisation d'une liste de fournisseurs assujettis à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI). L'ACI ne permet pas l'utilisation de listes de fournisseurs sans la publication d'un APM distinct pour chaque besoin, à condition que tous les fournisseurs figurant sur la liste des fournisseurs soient invités à soumissionner et que les fournisseurs puissent s'inscrire sur la liste en tout temps.

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3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux

3.50.1 Approvisionnement d'ordre général

(2010-01-11)

Pour les achats assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) ou à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), ou encore à une combinaison de ces accords, on doit respecter les dispositions qui y sont précisées relativement à la publicité et aux avis publics à diffuser. Cela comprend tous les minis appels d'offres pour les achats effectués dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement. La marche à suivre est généralement la même pour tous ces accords. En cas de manque d'uniformité, l'agent de négociation des contrats doit choisir les dispositions qui démontrent le plus d'ouverture, par exemple la période de soumission la plus longue.
Les dispositions relatives à la publicité et aux avis publics sont décrites dans chaque accord commercial ci-dessous :
1. Accord de libre-échange nord-américain, Article 1010 : Invitation à participer;
2. Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, Article IX: Invitation à soumissionner pour des marchés envisagés; (www);
3. Accord sur le commerce intérieur, Article 506 : Procédures de passation des marchés publics, paragraphe 2. (appelé « appel d'offres »)
Pour plus de renseignements sur la façon de déterminer dans quels cas les accords commerciaux (ALENA, AMP-OMC, ACI) s'appliquent, voir le Chapitre 1 - Marchés publics.
Sous réserve de certaines exceptions, les achats concurrentiels assujettis à l'ALENA, à l'AMP-OMC ou à l'ACI doivent être annoncés sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Dans les cas appropriés, on peut communiquer directement avec les fournisseurs éventuels après que l'avis est affiché, conformément aux procédures décrites à l'article 4.75.35 Communication directe avec les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions.

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3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

L'agent de négociation des contrats doit déterminer si un ou plusieurs accords commerciaux s'appliquent à chaque achat.
L'applicabilité des accords commerciaux (ALENA, AMP-OMC ou ACI) aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement dépend de trois facteurs :
1. si le ministère pour lequel l'OC ou l'AMA a été prévue est visé par les accords;
2. si le bien ou le service est assujetti aux accords;
3. si la valeur totale estimative de l'ensemble des commandes subséquentes (contrats) à l'offre à commandes (OC) ou de l'ensemble des contrats dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (qui détermine la valeur totale estimative de l'offre ou de l'arrangement) est supérieure aux seuils de l'ALENA, de l'AMP-OMC ou de l'ACI.
La valeur totale estimative est déterminée avant l'appel d'offres, auquel moment il est déterminé si les accords commerciaux s'appliquent ou non. Si c'est le cas, les appels d'offres dans le cadre des OC et des AMA sont lancés conformément aux accords.
Les commandes individuelles subséquentes ou les contrats ne peuvent pas être effectués dans le cadre de l'OC ou de l'AMA sans tenir compte de l'applicabilité des accords commerciaux, et ils peuvent être contestés par les fournisseurs devant le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).
Pour plus de renseignements sur les accords commerciaux et l'utilisation des AMA, voir les articles 4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement à 4.10.25.20 Processus continu de qualification.

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3.55 Exigences en matière de sécurité industrielle (personnel ou organismes)

(2010-01-11)

Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement et qu'ils en établissent le calendrier d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte de toute exigence en matière de sécurité industrielle. La stratégie d'approvisionnement et les documents d'approbation devraient préciser l'existence de toute exigence en matière de sécurité.

3.55.1 Sécurité et calendrier

(2009-09-16)

Les calendriers d'approvisionnement doivent tenir compte du fait que le processus d'enquête de sécurité sur les organismes et sur le personnel peut prendre un temps considérable. L'agent de négociation des contrats doit prévoir un délai d'exécution aussi long que possible afin de permettre à la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) d'effectuer les enquêtes de sécurité sur les organismes et sur le personnel, et de donner aux soumissionnaires suffisamment de temps pour mettre en œuvre les recommandations relatives à la sécurité avant l'attribution du contrat.
Nota : Si des fournisseurs établis à l'étranger sont identifiés, communiquer avec la DSIC pour obtenir les clauses applicables et une vérification de la sécurité. Si des attestations de sécurité sont exigées pour les fournisseurs établis à l'étranger, les délais nécessaires pour les fournir pourraient avoir une incidence importante sur le calendrier d'approvisionnement.
Enquête de sécurité sur le personnel
Les délais approximatifs pour effectuer une enquête de sécurité sur le personnel sont comme suit :
1. cote de fiabilité simple : 2 jours ouvrables;
2. cote de fiabilité complexe : 52 jours (100 jours pour une vérification hors frontières);
3. cote de sécurité « Confidentiel » ou « Secret » : 62 jours (il faut compter 100 jours supplémentaires pour une vérification hors frontières);
4. cote de sécurité « Très secret » : 100 jours (il faut compter 100 jours supplémentaires pour une vérification hors frontières);
5. cote de sécurité « OTAN » : de 100 à 200 jours (citoyens non canadiens).
Nota : Les vérifications de cote de fiabilité peuvent être plus complexes et prendre plus de temps à traiter. Cela se produit lorsqu'une demande d'empreintes digitales est soumise afin de permettre au Canada d'identifier de façon particulière la personne qui présente une demande de cote de fiabilité.
Enquête de sécurité sur les organismes
Les délais approximatifs pour effectuer une enquête de sécurité sur les organismes sont comme suit :
1. vérification d'organisme désignée (VOD) : deux mois (plus rapidement si le fournisseur répond en temps opportun);
2. attestation de sécurité d'installations (ASI) : jusqu'à un an, selon la complexité de l'organisation du fournisseur. Tous les principaux cadres supérieurs doivent obtenir une cote de sécurité, ainsi que les employés qui exécutent les travaux dans le cadre du contrat.

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3.60 Achats de faible valeur

3.60.1 Exigences

(2010-01-11)

Les besoins dont la valeur est inférieure à 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables, sont considérés comme des achats de faible valeur. Lorsqu'ils définissent les besoins relatifs à des achats de faible valeur en se fondant sur la valeur estimative du contrat final, les agents de négociation des contrats :
1. ne doivent pas fractionner les achats de façon que leur valeur soit inférieure au seuil établi pour les achats de faible valeur (voir l'article 6.1 Renseignements généraux);
2. doivent traiter les achats de faible valeur estimés à moins de 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables, en utilisant la méthode la plus efficace et la plus économique possible en vue de sélectionner un entrepreneur, soit en sollicitant des demandes de soumissions ou en faisant appel à un fournisseur unique lorsqu'il n'est pas rentable de solliciter des demandes de soumissions;
3. doivent déterminer la stratégie d'approvisionnement la plus pertinente pour chaque achats de faible valeur de façon à obtenir la meilleure valeur possible et assurer les délais et la rentabilité de chaque contrat, tout en respectant les principes directeurs de TPSGC, notamment en matière de service à la clientèle, de concurrence, de responsabilité et d'équité. (Voir l'article 1.10.5 Principes directeurs.)
Les agents de négociation des contrats devraient utiliser les outils électroniques mis à leur disposition pour identifier et sélectionner un fournisseur en régime concurrentiel ou non concurrentiel. Voici quelques exemples de ces outils :
1. service Données d'inscription des fournisseurs (DIF);
2. Système automatisé de rotation des fournisseurs (SARF);
3. SELECT;
4. Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG);
5. répertoires téléphoniques et répertoires commerciaux en ligne.
Les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans le dossier d'achat les raisons du choix de la stratégie d'approvisionnement retenue et la façon dont la valeur estimative du contrat (à moins de 25 000 $) a été établie.

3.60.5 Facteurs géographiques et achats de faible valeur

(2010-01-11)

Les bureaux régionaux doivent satisfaire leurs besoins en approvisionnement de moins de 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables, dans leur région géographique, à la condition que la région ait un nombre suffisant de fournisseurs (qui peuvent inclure des fournisseurs de biens et de services établis à l'étranger), et offre le niveau nécessaire de service à la clientèle et une juste valeur marchande pour les contribuables.

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3.65 Stratégie en matière d'achats écologiques

(2010-01-11)

La mise en œuvre de la Politique d'achats écologiques exige l'établissement et la mise en œuvre des possibilités de performance environnementale tant au niveau stratégique qu'opérationnel, en tenant compte des habitudes d'achats des ministères, des objectifs en matière de développement durable et des autres priorités du gouvernement du Canada.
Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, les ministères doivent prendre en considération la protection de l'environnement et appuyer le développement durable. Les agents de négociation des contrats doivent documenter les considérations environnementales et les décisions prises en rapport avec l'intégration des exigences environnementales.
Pour les biens et services dans le cadre de gestion des biens et des services, les agents de négociation des contrats doivent élaborer un plan sur les achats écologiques, et les marchés doivent être effectués conformément à ce plan. Ce plan complet sert d'exemple de pratiques exemplaires en matière d'achats écologiques.
Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l'Annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour déterminer les facteurs qui doivent être traités dans la stratégie d'approvisionnement.
Pour plus de renseignements sur les questions environnementales et les mesures d'atténuation à l'appui de la Politique d'achats écologiques, allez à la page Web Trousse de sensibilisation à l'environnement dans le lien Élaboration des spécifications pour les achats écologiques, et à la section 3.2, Sélection en fonction des compétences techniques, des Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral. Il faut également tenir des diverses considérations liées à la performance environnementale énumérées dans la Liste de contrôle des achats écologiques.

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3.70 Programme des retombées industrielles et régionales

(2010-01-11)

Le gouvernement a déterminé que ses activités d'achat devaient être conformes et appuyer les objectifs nationaux en matière de développement industriel et régional, de développement économique des Autochtones, d'environnement et d'autres objectifs socio-économiques approuvés.
L'objectif de la Politique sur l'examen des acquisitions du Conseil du Trésor est de favoriser l'utilisation des achats pour appuyer les objectifs socio-économiques nationaux d'une manière qui est entièrement conforme aux autres objectifs du gouvernement (p. ex., accorder la priorité aux besoins opérationnels, à la concurrence, à l'équité et à l'accessibilité), le tout dans le cadre des obligations du Canada en matière de commerce international.
La stratégie d'approvisionnement de biens et de services de plus de 2 000 000 $ doit faire l'objet d'un examen afin d'en déterminer les retombées socio-économiques éventuels et de garantir des retombées maximales pour le Canada. Le mécanisme principal de sélection pour l'examen des retombées socio-économiques est l'inclusion du plan annuel d'approvisionnement à court terme du ministère.
L'examen est effectué par le Comité d'examen des acquisitions (CEA) interministériel, qui est responsable de faire le lien entre les objectifs nationaux du gouvernement et les achats qui sont effectués. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'Annexe 3.5 : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des acquisitions pour les détails sur le processus à suivre.
Le CEA est composé d'un certain nombre de ministères fédéraux : TPSGC (président), le ministère client, Industrie Canada, les ministères et organismes régionaux, Affaires indiennes et du Nord Canada, Environnement Canada, Ressources humaines et développement des compétences Canada, Conseil national de recherches Canada, Finances Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Industrie Canada et les ministères et organismes économiques et régionaux examinent les achats afin d'en déterminer les retombées industrielles et régionales. Pour plus de renseignements sur le Programme des retombées industrielles et régionales, voir l'article 9.45 Programme de retombées industrielles et régionales. Les autres ministères, tels que Affaires indiennes et du Nord Canada, examinent les achats afin de déterminer les possibilités d'atteindre les autres objectifs nationaux, comme le développement économique des Autochtones.
Le CEA recommande aux ministères d'exécution et aux ministères responsables des marchés des stratégies d'approvisionnement appropriées et d'autres initiatives possibles à l'appui des objectifs du gouvernement en ce qui concerne les divers achats.
L'examen obligatoire des achats ne s'applique pas dans les cas suivants :
1. aide étrangère fournie par l'Agence canadienne de développement international ou pour son compte;
2. achats effectués par la Corporation commerciale canadienne pour le compte d'organismes qui ne sont pas assujettis à la présente politique, par exemple les gouvernements étrangers;
3. l'achat, la modification ou l'entretien courant de biens immobiliers;
4. besoins en matière de sécurité du Centre de la sécurité des télécommunications du ministère de la Défense nationale, du Service canadien du renseignement de sécurité, et de la Gendarmerie royale du Canada, aux fins de la tenue d'enquêtes criminelles.
Nota : Malgré cette exemption, les organisations susmentionnées doivent appliquer au besoin les principes de la Politique, conformément aux exigences en matière de sécurité liées à leurs achats.
Comme cela est indiqué dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), les ministères peuvent, en cas d'urgence, conclure des contrats sans avoir à soumettre leur stratégie pour examen de l'achat en vertu de la Politique sur l'examen des acquisitions du CT. Cette mesure devrait être mentionnée dans toute présentation ou rapport subséquent au CT ou au Secrétariat du CT (si une présentation ou un rapport est exigé), et elle devrait également être signalée au Secrétariat du CEA dans les 60 jours.
Le CEA répartit les achats selon les catégories suivantes :
1. les achats soumis aux accords commerciaux internationaux;
2. tous les autres achats, y compris les besoins soumis à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), sous réserve des exceptions suivantes :
  1. les ventes de matériel militaire à l'étranger;
  2. les services de sécurité;
  3. les services d'aide temporaire;
  4. les achats dans le cadre du Programme d'approvisionnement en munitions;
  5. les besoins assujettis à la Politique en matière de construction navale.
Nota : Les achats soumis aux accords commerciaux internationaux ne sont pas examinés afin d'en déterminer les retombées socio-économiques, sauf dans le cas des marchés réservés aux entreprises minoritaires.
Le Conseil consultatif de la réparation et de l'entretien procèdera à l'examen des retombées socio-économiques relatives aux besoins de réparation et de révision de matériel militaire, sous la direction stratégique du CEA.
Pour les grands projets de l'État (GPE) ou pour les besoins de plus de 100 000 000 $, un Comité consultatif supérieur chargé d'un projet (CCSP) est habituellement formé; ce dernier s'acquittera des fonctions d'examen des achats, conformément à la Politique du CT sur la gestion des GPE. Si un CCSP n'est pas mis sur pied, le CEA examinera l'achat. Pour plus de renseignements sur les GPE, voir l'article 9.5 Les grands projets de l'État.
Pour ce qui est des achats proposés dont la valeur se situe entre 2 000 000 $ et 100 000 000 $, l'agent de négociation des contrats doit rédiger le document « Description détaillée » et le transmettre au Secrétariat du CEA une fois qu'il aura été examiné, conformément aux processus d'approbation de son secteur. Ce document doit être conservé dans le dossier contractuel.
Des exemplaires des documents Description détaillée et Compte rendu de décision doivent être conservés dans le dossier d'achat.

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3.75 Petites et moyennes entreprises

3.75.1 Rôle et initiatives du Bureau des petites et moyennes entreprises

(2010-01-11)

Le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) soutient l'engagement du gouvernement du Canada consistant à offrir de la valeur à la population canadienne, c'est-à-dire :
1. encourager et aider les petites et moyennes entreprises (PME) à participer au processus d'achat du gouvernement fédéral;
2. améliorer les liens entre l'offre et la demande, et influencer le changement dans les achats du gouvernement;
3. effectuer une analyse économique de l'approvisionnement du gouvernement du Canada et du secteur privé.
Pour plus de renseignements, visiter le site Web du Bureau des petites et moyennes entreprises.
Le Bureau réalise les six activités suivantes à l'appui des fournisseurs de plus petite taille :
1. fournir des renseignements et des services-conseils aux PME qui veulent faire affaire avec le gouvernement;
2. aider à éliminer les obstacles à la concurrence et à simplifier le processus d'attribution des marchés publics;
3. cerner et rechercher les occasions d'encourager le lancement de biens et de services novateurs;
4. collaborer à l'amélioration des politiques et des meilleures pratiques d'achat;
5. travailler étroitement avec la collectivité des PME pour que leurs préoccupations et leurs points de vue soient exprimés et entendus;
6. travailler avec les PME afin de les intéresser aux occasions offertes par le gouvernement fédéral.

3.75.5 Outils et services en ligne de TPSGC et rôle du BPME

(2010-01-11)

Le BPME offre les démonstrations suivantes d'outils en ligne à des groupes et à des particuliers.

Le service de Données d'inscription des fournisseurs (DIF) : Il s'agit d'un répertoire de fournisseurs qui veulent faire affaire avec le gouvernement fédéral. Cette base de données est accessible à tous les acheteurs et à toutes les autorités administratives du gouvernement fédéral. Il importe que les fournisseurs s'inscrivent dans le DIF, puisque cette base de données constitue le fondement du processus de passation de contrats.
Le Répertoire des attributions des approvisionnements est une liste des principales personnes-ressources en matière d'achat aux bureaux de TPSGC.
Système électronique d'appels d'offres du gouvernement (MERX™) (www) : Un outil du gouvernement du Canada qui permet de publier les occasions offertes par le gouvernement fédéral, qui sont assujetties aux accords commerciaux. Le DIF place le fournisseur dans le processus de passation de contrats, tandis que MERX est une source importante de renseignements sur les occasions de marchés pour les fournisseurs).

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3.80 Ententes sur les revendications territoriales globales

(2010-01-11)

Un agent de négociation des contrats qui reçoit une demande comprenant des livraisons à un endroit qui est soumis à une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG) doit consulter l'alinéa 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales pour des renseignements sur les obligations liées à l'ERTG dont il faut tenir compte pendant le processus d'achat.

3.85 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

(2010-01-11)

La stratégie encourage tous les ministères fédéraux à réserver certains contrats à des fournisseurs autochtones lorsque toutes les exigences opérationnelles peuvent être assurées. Pour plus de renseignements sur cette stratégie, voir l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales.

3.90 Anciens fonctionnaires

(2010-01-11)

Les contrats attribués à des anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire doivent résister à l'examen scrupuleux du public et constituer une dépense équitable des fonds publics. (Voir la section 16.8 Anciens fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.)
Un ancien fonctionnaire, est tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada. Un ancien fonctionnaire peut être
1. un individu;
2. un individu qui s'est incorporé;
3. une société constituée d'anciens fonctionnaires;
4. une entreprise à propriétaire unique ou une entité dans laquelle la personne visée détient un intérêt important ou majoritaire.
Délai d'attente suite du à la retraite
Lorsqu'il s'agit de passer un contrat portant sur les services d'un ancien fonctionnaire ou d'un ancien titulaire de charge publique, les dispositions de la Loi sur les conflits d'intérêts, les Mesures d'observation concernant l'après-mandat du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquent. Ces codes fournissent les renseignements sur l'applicabilité du délai d'attente à la suite du départ à la retraite.
Pouvoir d'approbation
L'approbation du Conseil du Trésor peut être exigée pour l'attribution d'un contrat à un ancien fonctionnaire, selon sa valeur ou la situation. Pour plus de renseignements, voir l'Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne, paragraphe 1.1.1. Le délai d'attente ne s'applique pas aux anciens membres de Forces armées canadiennes et de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC).
Réduction des honoraires
1. Pour les contrats non concurrentiels attribués à d'anciens fonctionnaires qui touchent une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, la formule de réduction des honoraires ci-dessous s'applique à l'établissement des honoraires maximaux payables pendant la période de réduction des honoraires d'un an.
2. Pour les contrats non concurrentiels attribués à d'anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension et un paiement forfaitaire, le début de l'application de la formule de réduction des honoraires est reporté à la fin de la période de paiement forfaitaire.
3. Formule de réduction des honoraires
  Q = ((T+A)/260) - (P/260)
  
  Q = taux maximal quotidien;
  
  T = niveau actuel de traitement maximal que touchait l'ancien fonctionnaire, ou le coût salarial estimatif d'exécution du travail par un fonctionnaire compétent;
  
  A = coût des avantages sociaux habituels, 30 p. 100;
  
  P = la pension reçue pendant une année.
  
  Exemple :
  
  traitement maximal = 60 000 $; avantages sociaux de 30 p. 100 du salaire;
  pension après 35 ans de service = 42 000 $ (60 000 $ x 0,7);
  
  taux quotidien = (60 000 + 18 000)/260 - 42 000/260 = 138,46 $.
  
  Nota : Une « pension » selon la formule représente une pension ou une allocation annuelle versée en vertu de la Loi sur la pension dans la fonction publique (LPFP) et toute augmentation versée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires dans la mesure où elle touche la LPFP. La pension ne comprend pas les pensions payables conformément à la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes, à la Loi sur la continuation de la pension des services de défense, à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, à la Loi sur les allocations de retraite des parlementaires et à la partie de la pension versée conformément à la Loi sur le Régime de pensions du Canada.
4. Conformément aux programmes de réduction des effectifs, pour les contrats non concurrentiels attribués à d'anciens fonctionnaires qui touchent une pension ET un paiement forfaitaire, le début de l'application de la formule de réduction des honoraires est reporté à la fin de la période de paiement forfaitaire. Voir le paragraphe f) ci-dessous.
5. Aucune exception à l'application de cette formule ou au taux maximum permis ne sera faite sans l'approbation préalable du CT.
Programmes de réduction des effectifs
1. En plus des exigences relatives à la Politique de réduction des honoraires du contrat visant les anciens fonctionnaires qui touchent une pension, la somme à verser en honoraires professionnels aux anciens fonctionnaires, qu'ils touchent ou non une pension, aux membres des Forces canadiennes et aux membres de la GRC, qui ont reçu une somme forfaitaire à la suite de leur cessation d'emploi faisant partie d'un programme de réduction ou d'une initiative de réaménagement des effectifs, a été limitée pendant la période à laquelle s'applique le paiement forfaitaire.
2. La Politique de limitation des honoraires du contrat ne s'applique pas s'il ne s'agit pas de contrats de services passés avec d'anciens fonctionnaires.
3. Aux fins de la présente politique, la « période du paiement forfaitaire » signifie la période mesurée en semaines de salaire à l'égard de laquelle un paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou vers un autre emploi par suite de la mise en place des divers programmes de réduction des effectifs de la fonction publique. La période d'application du paiement forfaitaire ne comprend pas la période visée par l'allocation de fin d'emploi, qui se mesure de façon similaire.
4. Pour les contrats de services concurrentiels ou non concurrentiels attribués à un ancien fonctionnaire pendant la période de paiement forfaitaire, le montant total des honoraires qui peut être payé est de 5 000 $, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée, selon le cas. La Politique de limitation des honoraires du contrat s'applique à tous les anciens fonctionnaires, y compris les anciens membres des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada qui reçoivent un paiement forfaitaire.
5. Les frais généraux raisonnables, tels les frais de déplacement, sont exclus de la limite de 5 000 $. Toutefois, en raison de la sensibilité de ces contrats, ces coûts devraient être rigoureusement contrôlés. Les ministères et organismes doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor pour tous les contrats où d'anciens fonctionnaires pourraient recevoir des honoraires qui dépasseraient 5 000 $ au cours de la période de paiement forfaitaire.
6. Lorsqu'un ancien fonctionnaire travaille à titre d'employé salarié ou de sous-traitant pour un fournisseur établi qui négocie des contrats avec le Canada, la Politique de limitation des honoraires du contrat ne s'applique pas.

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3.95 Propriété intellectuelle

(2010-01-11)

Avant l'émission d'une demande de soumissions ou l'attribution d'un contrat, l'agent de négociation des contrats doit définir la propriété intellectuelle (PI) déjà existante avant l'attribution du contrat et, à l'inverse, la PI qui sera générée à la suite du contrat. Les conflits peuvent être évités en étant clair dès le début, ce qui permet de réduire les coûts ultérieurs.
La propriété intellectuelle désigne tous les droits qui découlent d'un contrat et qui peuvent faire l'objet de droit d'auteur, de marque de commerce, de brevet ou de licence, entre autres. Tous les contrats peuvent éventuellement comporter des droits de PI. Il est beaucoup plus probable que les contrats dont l'objectif consiste à réaliser quelque chose de nouveau ou à intégrer de nouveaux processus comportent des droits de PI. C'est dans les contrats de recherche et développement, dans le développement des logiciels ou dans la production de nouveaux documents écrits que les considérations en matière de PI sont les plus pertinentes. Une définition de « propriété intellectuelle » et « droit de propriété intellectuelle » figure dans les conditions générales 2040 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.
Les agents de négociation des contrats peuvent trouver des détails complets sur la Politique relative à la propriété intellectuelle dans les politiques du Conseil du Trésor suivantes :
1. Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État;
2. Guide de mise en œuvre concernant la politique intitulée : Titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État;
3. Politique des marchés avis 2000-2 du SCT : Nouvelle Politique sur le droit de propriété sur la propriété intellectuelle découlant des marchés publics.
La position par défaut de la politique du gouvernement est de permettre aux entrepreneurs de conserver les droits de PI générés en vertu des contrats gouvernementaux, ce qui vise à favoriser la commercialisation de nouvelles idées, étant donné que le secteur privé a une plus grande capacité à cet égard. Les exceptions sont décrites dans les références aux politiques cidessus.
L'agent de négociation des contrats doit donc déterminer à l'étape de la planification la façon dont la PI sera traitée, la PI prévue et la façon dont la PI sera identifiée et sécurisée pour l'utilisation du client et du gouvernement du Canada. Encore une fois, ce processus peut se révéler très long et extrêmement complexe. Le pire danger en ce qui a trait à la PI est de ne pas déterminer dès le début ce qui constitue les renseignements originaux et les renseignements de base. Si cet exercice est reporté à la fin du contrat, le Canada se retrouve extrêmement désavantagé.
Le ministère client doit décider dans quelle mesure le Canada doit détenir les droits de PI. Toutefois, l'agent de négociation des contrats devrait discuter avec le ministère client des besoins de celui-ci pour s'assurer qu'il connaît la mesure dans laquelle Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut obtenir, à son intention, les droits dont il a besoin pour utiliser la PI créée en vertu des contrats qu'il passe, que le Canada ou l'entrepreneur soit propriétaire de ces droits. Par exemple, sous réserve des pratiques de l'industrie, le Canada peut ne pas pouvoir obtenir la propriété des droits de PI, même s'il le désire. Dans ces cas, les clauses contractuelles de TPSGC visent à s'assurer que même lorsque l'entrepreneur est propriétaire de ces droits, cela n'empêche pas le ministère client de se servir de la PI correspondante, à l'exception de l'exploitation commerciale de cette PI par le Canada.

Le tableau ci-dessous donne un résumé des options contractuelles :

Tableau 1 : Options contractuelles pour les droits de propriété intellectuelle
		Services de recherche et de développement (R et D)	Contrat de biens comportant des travaux de R et D	Contrat de biens sans travaux de R et D prévus	Contrat de services sans travaux de R et D prévus
Options de propriété intellectuelle	Défaut	L'entrepreneur conserve les droits de PI	L'entrepreneur conserve les droits de PI	Le Canada conserve les droits d'auteurt	Le Canada conserve les droits d'auteur
	Options	Le Canada conserve les droits de PI	Le Canada conserve les droits de PI	L'entrepreneur conserve tous les droits de PI, y compris les droits d'auteur	L'entrepreneur conserve tous les droits de PI, y compris les droits d'auteur
	Options	Le Canada conserve les droits de PI	Le Canada conserve les droits de PI	Aucune modalité sur les droits de PI indiquée au contrat	Aucune modalité sur les droits de PI indiquée au contrat

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3.100 Mesures correctives du rendement du fournisseur

(2010-01-11)

Pour plus de renseignements sur la Politique relative au rendement des fournisseurs, les agents de négociation des contrats devraient consulter l'alinéa 8.180 Politique sur le rendement des fournisseurs. Pour plus de renseignements sur le rendement du fournisseur pendant le processus d'évaluation, voir l'article 5.55 Rendement du fournisseur.

3.105 Exception relative à la sécurité nationale

3.105.1 Accords commerciaux et invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

(2010-01-11)

L'exception relative à la sécurité nationale (ESN) prévue dans l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), l'Accord de libre-échange Canada-Chili (ALECC) et l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) permet au Canada de soustraire l'achat à certaines ou à l'ensemble des modalités d'un accord commercial pertinent, lorsque le Canada le juge nécessaire afin de protéger ses intérêts en matière de sécurité nationale précisés dans le texte de l'ESN. L'objectif de l'ESN est de faire en sorte que les parties à l'accord ne soient en aucune façon tenues de compromettre ces intérêts par l'application des obligations des accords commerciaux.

3.105.5 Textes relatifs à l'exception relative à la sécurité nationale

(2011-05-16)

Le texte pertinent à chaque accord commercial se trouve dans les documents suivants :
1. pour l'ALENA, Article 1018 : Exceptions;
2. pour l'AMP-OMC, Article XXIII : Exceptions à l'accord (www);
3. pour l'ALECC, Article Kbis-16 : Exceptions;
4. pour l'ACI, Article 1804 : Sécurité nationale.
Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), dans sa décision PR-98-005, a conclu que le « niveau le plus élevé de formulation et de conseil en matière de politiques de fond au ministère sur la totalité de l'activité d'approvisionnement… » a le pouvoir d'invoquer l'exception relative à la sécurité nationale afin de soustraire l'achat à l'ALENA, à l'AMP-OMC, à l'ALECC et à l'ACI. L'autorité pour le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux est le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA).
De plus, conformément au pouvoir conféré au ministre en vertu de l'article 6 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, en conjonction avec le paragraphe 24(2)(d) de la Loi d'interprétation, TPSGC a décidé que ce pouvoir particulier ne sera pas délégué à un niveau moins élevé de cadres supérieurs en raison de la nature de l'exception. TPSGC a également décidé que seul le SMA de la DGA peut invoquer l'ESN lorsque la DGA de TPSGC est l'agent de négociation des contrats. Voir les procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité nationale ci-dessous.
Le fait d'invoquer l'ESN en vertu des accords commerciaux n'influe pas sur l'obligation de se conformer au Règlement surles marchés de l'État en ce qui a trait notamment aux raisons justifiant le recours à un fournisseur unique, à d'autres questions liées à la stratégie de sélection des fournisseurs et aux limites de l'agent de négociation des contrats. Les activités d'approvisionnement dans le cadre desquelles on invoque l'ESN demeurent assujetties aux autres règlements et aux autres politiques ministérielles et gouvernementales pertinentes; cela peut comprendre l'affichage d'un avis de projet de marché ou d'un préavis d'adjudication de contrat dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement, le cas échéant, bien que les exigences relatives à la sécurité peuvent y faire obstacle à l'occasion.
Si l'ESN est invoquée, les agents de négociation des contrats doivent insérer l'énoncé suivant dans tous les avis aux soumissionnaires ainsi que dans tous les documents d'invitation à soumissionner :

« Ce marché fait l'objet d'une exception relative à la sécurité nationale; il n'est donc pas assujetti aux dispositions des accords commerciaux. »

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3.105.10 Procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

(2010-01-11)

Toute demande d'invocation de l'ESN dans le but de soustraire l'achat de l'AMP-OMC, de l'ALENA, de l'ALECC ou de l'ACI, ou d'une combinaison desdits accords, sera normalement présentée par le ministère client au SMA de la DGA pour approbation, peu importe la valeur du marché, lorsque la DGA de TPSGC est l'agent de négociation des contrats.
La demande doit être présentée sous forme d'une lettre du SMA responsable, ou d'une personne dont le niveau est équivalent à celui du SMA du ministère client. La lettre doit décrire la nature de l'achat proposé et, selon l'accord commercial qui s'applique, comment cela se rapporte :
1. aux « intérêts du Canada en matière de sécurité nationale » ou, en ce qui concerne les obligations internationales du Canada, au « maintien de la paix et de la sécurité internationales ». (ACI : Article 1804); et(ou)
2. aux « intérêts essentiels de sa sécurité, relativement à l'achat d'armes, de munitions ou de matériel de guerre, ou aux achats indispensables à la sécurité nationale ou aux fins de la défense nationale ». [ALENA : Article 1018 (1); AMP-OMC : Article XXIII (1); ALECC : Article Kbis-16 (1)].
Lorsqu'il examinera les demandes d'invocation de l'ESN, le SMA de la DGA déterminera seulement s'il faut ou non invoquer l'ESN; à cette étape, il ne se penchera pas sur les autres questions comme les méthodes d'approvisionnement, les plans d'approvisionnement ou l'autorisation de conclure un contrat.Les ministères clients devraient travailler avec les agents de négociation des contrats afin de déterminer quelle méthode d'approvisionnement devrait être utilisée, en parallèle avec toute demande d'approbation de l'ESN. Ils doivent garder à l'esprit que même si l'ESN est invoquée, le gouvernement continue d'avoir pour politique d'avoir recours à la concurrence, sous réserve des exceptions relatives à la passation de contrats concurrentiels prévues dans le Règlement sur les marchés de l'État (RME).
Les demandes relatives à l'ESN sont examinées par le Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA) qui formule les recommandations au SMA de la DGA. Une fois que le SMA/DGA a pris la décision d'invoquer ou non une ESN, le SMA de la DGA avisera le ministère client par écrit de la décision prise. Pour le processus d'approbation de l'ESN, voir le paragraphe 1.1.4 de l'Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
Nota : Les agents de négociation des contrats désirant obtenir des conseils pour aider les ministères clients à rédiger et à demander l'ESN de façon adéquate devraient communiquer avec le SIPA, au numéro de téléphone 819-934-1382. Il est instamment recommandé qu'un projet de lettre de demande d'ESN soit envoyé au SIPA pour examen avant qu'il ne soit présenté au SMA responsable au ministère client pour signature. Pour un modèle de lettre de demande d'ESN, voir l'Annexe 3.7 : Lettre de demande d'exception relative à la sécurité nationale – Modèle.
L'utilisation de l'ESN doit être documentée. Dans les documents utilisés pour obtenir l'autorisation de conclure un contrat et dans le dossier, les agents de négociation des contrats doivent expliquer clairement que l'ESN est invoquée, préciser de quels accords commerciaux l'achat est exclu, et ajouter au dossier une copie de l'approbation de l'ESN.

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3.110 Services juridiques

(2010-01-11)

Tous les avocats des Services juridiques sont des agents du ministère de la Justice. Le rôle de des Services juridiques de TPSGC est de fournir des services juridiques à TPSGC. Les services juridiques relatifs aux achats ne doivent être assurés que par les Services juridiques de TPSGC ou par un bureau régional de Justice Canada, lequel a convenu avec les Services juridiques de TPSGC de fournir les services juridiques à un bureau régional. La participation des Services juridiques à l'examen des documents contractuels proposés a pour objectif de :
1. garantir que les contrats sont juridiquement valables et exécutoires et qu'ils reflètent précisément la relation visée entre le Canada et l'entrepreneur;
2. garantir que les obligations respectives des parties sont exprimées clairement et que les intérêts du Canada sont protégés;
3. déterminer les conséquences des modifications des conditions générales uniformisées relatives aux risques et la responsabilité supplémentaires assumés par le Canada.
Lorsque la participation des Services juridiques est nécessaire, les agents de négociation des contrats doivent fournir au conseiller juridique responsable un accès à tous les documents et dossiers pertinents. Les conseillers juridiques devraient avoir l'occasion d'examiner les documents d'approvisionnement tôt dans le processus d'achat, afin de faciliter la prise de décisions éclairées et l'incorporation des modifications nécessaires. Dans le cadre de l'achat de biens et de services, cela signifie avant l'émission des demandes de soumissions et des demandes d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour tout ce qui est relié à l'administration du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, on doit consulter les Services juridiques avant l'adoption, par les agents de négociation des contrats, de toute mesure ayant force exécutoire.
Les agents de négociation des contrats doivent obtenir des conseils juridiques dans les cas suivants :
1. lorsque l'approbation du directeur principal, du directeur régional, du directeur général, du sous-ministre adjoint, du sous-ministre, du ministre ou du Conseil du Trésor est exigée pour conclure ou modifier un contrat, ou pour émettre ou modifier une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement (voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs);
2. pour les contrats qui renferment des conditions particulières ou des dérogations aux conditions générales et supplémentaires de TPSGC ou de la Corporation commerciale canadienne;
3. toutes les fois que des travaux sont complétés à la suite d'une demande verbale d'un représentant d'un client et qu'une confirmation de commande est demandée;
4. dans tous les cas où une garantie doit être obtenue afin d'assurer le remboursement d'une dette ou le respect d'une obligation envers le Canada, en particulier pour tous les contrats en vertu desquels le paiement est garanti au moyen d'une lettre de crédit;
5. pour toutes les lettres de confort, d'intention et d'autorisation;
6. pour tous les contrats pouvant soulever des questions relatives à un conflit d'intérêts ou au code régissant l'après-mandat d'anciens fonctionnaires;
7. pour toutes les lettres de crédit;
8. pour toute cession proposée d'un contrat à un tiers;
9. pour tous les cas de séquestre, d'insolvabilité ou de faillite d'un entrepreneur;
10. pour toutes les résiliations pour manquement, raisons de commodité et par consentement mutuel;
11. pour tous les contrats de défense dans lesquels les dispositions de l'article 20 de la Loi sur la production de défense relativement à la propriété de fournitures d'État ou de constructions pourraient s'appliquer;
12. pour tous les protocoles d'entente et les projets de décret.
On peut également communiquer avec les Services juridiques concernant toute question pour laquelle un agent de négociation des contrats croit que des conseils juridiques seraient appropriés ou utiles, entre autres pour ce qui suit :
1. tout contrat proposé pour des services susceptible de donner lieu à l'établissement d'une relation employé-employeur;
2. tout contrat proposé dans lequel une clause stipulant les dommages-intérêts fixés en argent doit être incluse pour couvrir la livraison en retard ou l'exécution non satisfaisante des travaux;
3. tout différend qui survient après l'attribution d'un contrat;
4. toute discussion ou communication avec des avocats externes.
Privilège du secret professionnel de l'avocat
1. Les communications entre un client et son avocat sont protégées par le privilège du secret professionnel de l'avocat et exemptées de divulgation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le privilège du secret professionnel de l'avocat permet aux clients de divulguer tous les renseignements pertinents à leur conseiller juridique en sachant que ces renseignements demeureront confidentiels. Il existe cependant trois conditions pour que le secret professionnel s'applique :
  1. la communication doit être adressée à un avocat praticien occupant un poste de conseiller juridique au gouvernement (cela comprend également un avocat du secteur privé embauché par le ministère de la Justice pour fournir des services juridiques dans certains cas);
  2. la communication doit avoir pour objectif de donner ou de recevoir des conseils juridiques, plutôt que des conseils stratégiques ou des conseils sur des matières extrajudiciaires;
  3. la demande de conseils juridiques et les conseils donnés doivent avoir été prévus comme étant confidentiels. Un avis indiquant que la communication est « protégée par le privilège du secret professionnel de l'avocat » peut ne pas être suffisant pour prouver que les parties prévoyaient que la communication serait protégée. La preuve reposera en fait sur les actions du client qui doit divulguer la communication uniquement aux personnes qui ont un besoin direct de savoir, selon chaque cas. Les agents de négociation des contrats doivent se montrer particulièrement prudents quant aux courriels renfermant des conseils juridiques, et ils ne doivent pas les acheminer à des personnes qui n'ont pas un besoin direct de savoir.
2. Les trois conditions doivent être satisfaites pour que le privilège s'applique. Si l'une quelconque des conditions n'est pas satisfaite, toutes les communications entre l'avocat et le client concernant la matière traitée ne seront plus visés par le secret professionnel.
3. Le privilège du secret professionnel de l'avocat est le privilège du client, qui seul peut y renoncer, intentionnellement ou non intentionnellement. La renonciation intentionnelle se produit lorsqu'un client, après consultation avec un conseiller juridique, décide de divulguer les communications privilégiées en connaissance des conséquences de cette décision. La renonciation non intentionnelle se produit lorsqu'en dépit du fait que les parties souhaitent toujours qu'elle demeure confidentielle, la communication est divulguée à une tierce partie qui n'a pas besoin de savoir. Une fois la communication divulguée à une tierce partie qui n'a pas besoin de savoir, le secret professionnel ne s'applique plus. Cela signifie que les conseils juridiques ne sont plus protégés et qu'ils sont sujets à divulgation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, si aucune autre exception ne s'applique. Cela signifie également que toutes les autres communications relatives au même sujet entre le conseiller juridique et le client peuvent perdre leur privilège et leur protection.
4. Les communications soumises au privilège du secret professionnel de l'avocat peuvent être sujettes à la divulgation obligatoire prévue par la loi. Par exemple, la Loi sur le vérificateur général autorise le vérificateur général à examiner les conseils juridiques sur des questions pertinentes à sa fonction de vérification. Le vérificateur général ne peut pas divulguer les conseils juridiques. La divulgation au vérificateur général ne constitue pas une renonciation au privilège, et l'information demeure confidentielle et protégée par le privilège.
5. Les conseils juridiques ne devraient pas être divulgués à l'insu du conseiller juridique et sans sa recommandation à cet égard. Toutes les questions concernant le privilège du secret professionnel de l'avocat devraient être portées à l'attention des Services juridiques.

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3.115 Conférence des soumissionnaires et visites des lieux

(2010-01-11)

Une conférence des soumissionnaires a pour but de fournir des renseignements aux fournisseurs, et de s'assurer qu'ils obtiennent tous la même information. Une conférence n'aura lieu que si elle est nécessaire pour que les fournisseurs comprennent pleinement le projet de marchés. La participation est facultative. (Voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.)
Les visites des installations peuvent être facultatives ou obligatoires. Si elles sont obligatoires, tous les fournisseurs sont tenus d'y participer, même ceux qui affirment que les installations en question leur sont familières. (Voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.)
La nécessité d'une visite obligatoire des installations devrait être étudiée attentivement et être bien documentée dans le dossier comme élément de planification du marché. La décision d'exiger une visite obligatoire devrait tenir compte des coûts et des inconvénients relatifs qui seront imposés aux fournisseurs qui ne résident pas à proximité des installations.

3.120 Rôles et protocoles d'entente

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des protocoles d'entente des ministères clients lorsqu'ils déterminent les rôles et les responsabilités dans le cadre de la planification et de la gestion des achats. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) et l'Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières concernant la répartition des responsabilités entre TPSGC et le ministère client, ainsi que l'article 9.5.15 Protocole d'entente avec le ministère client concernant les grands projets de l'État.

3.125 Corporation commerciale canadienne

(2010-01-11)

Pour des renseignements sur les achats au nom de la Corporation commerciale canadienne (CCC), les rôles et les responsabilités de la CCC et de TPSGC, ainsi que sur les protocoles d'entente pertinents, voir l'article 9.55 Corporation commerciale canadienne.

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3.130 Contenu canadien

(2010-01-11)

La Politiquesur le contenu canadien favorise le développement industriel au Canada en limitant, dans des circonstances particulières, la concurrence pour les marchés publics aux fournisseurs de biens et services canadiens.
Pour plus de renseignements sur la Politique sur le contenu canadien en entier et les procédures pour l'application de cette dernière, voir l'Annexe 3.6 : Politique sur le contenu canadien.

3.135 Surveillants de l'équité

(2010-01-11)

Pour les achats qui nécessitent l'approbation ministérielle ou supérieure, les agents de négociation des contrats doivent évaluer formellement, lors du choix de la stratégie d'approvisionnement, les mérites du recours aux services d'un surveillant de l'équité.

Les agents de négociation des contrats peuvent étudier l'option de recourir aux services d'un surveillant de l'équité pendant le choix de la stratégie d'approvisionnement lorsqu'une assurance accrue de l'équité est souhaitée (p. ex., à la demande du client, un approvisionnement de nature complexe).
Les agents de négociation des contrats doivent remplir le Formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité (PWGSC-TPSGC 587) (accessible aux employés du gouvernement seulement) pour le recours optionnel et obligatoire aux services d'un surveillant de l'équité et le soumettre au sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA) aux fins de signature.
Le formulaire signé est ensuite acheminé au SMA de la Direction générale de la surveillance (DGS). Si le SMA de la DGA ne recommande pas le recours aux services d'un surveillant de l'équité dans une situation où celle-ci est optionnelle (voir alinéa b ci-dessus), le formulaire n'est pas transmis au SMA de la DGS, mais doit être conservé dans le dossier d'achat.
Le SMA de la DGS examine la demande de recours aux services d'un surveillant de l'équité pour le compte du Comité des affaires opérationnelles (CAO), et lui transmet sa recommandation.Le CAO prendra une décision à savoir si le recours aux services d'un surveillant de l'équité est approprié et souhaitable.
Pour plus de renseignements, consulter la Politique sur la surveillance de l'équité (accessible aux employés du gouvernement seulement). (Voir également les articles 1.50 Surveillants de l'équité et 5.25 Recours à des surveillants de l'équité.)

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3.140 Établissement du coût du cycle de vie

(2010-01-11)

L'établissement du coût du cycle de vie se rattache aux quatre étapes du processus d'achat : de la planification et l'achat à l'utilisation et l'aliénation. Actuellement, la Politique d'achats écologiques s'applique à toutes les activités d'approvisionnement du gouvernement fédéral. La Politique exige que les considérations liées à la performance environnementale soient intégrées dans le processus de prise de décision en matière d'approvisionnement de la même manière que le prix, le rendement, la qualité et la disponibilité. Pour plus de renseignements et des outils au sujet de l'établissement du coût du cycle de vie, voir l'article 2.20 Achat écologique et définition des besoins.

3.140.1 Exigences générales

(2010-01-11)

La Politique d'achats écologiques s'harmonise avec les politiques du Conseil du Trésor (CT) sur les biens et les services acquis, et elle renforce la nécessité de tenir compte de la performance environnementale et des coûts tout au long du cycle de vie des biens et des services acquis, incluant la planification, l'achat, l'utilisation et l'aliénation. Certains éléments de coût relatifs aux facteurs environnementaux, dont on pourrait tenir compte dans l'évaluation de l'optimisation des ressources dans le cadre de l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements comprennent :
1. des coûts d'exploitation comme l'énergie ou l'eau consommée par le produit pendant sa durée de vie;
2. les coûts indirects (un équipement de technologie de l'information moins écoénergétique produira plus de chaleur, ce qui forcera le système d'air climatisé du bâtiment à travailler davantage et fera augmenter les frais d'électricité);
3. les coûts administratifs comme le respect des exigences du Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT);
4. l'investissement au départ pour économiser par la suite, comme le fait d'exiger un niveau supérieur d'isolation dont les dépenses supplémentaires peuvent être recouvrées grâce à la diminution des coûts d'énergie;
5. le coût des dispositions en matière d'aliénation;
L'établissement total du coût du cycle de vie représente la somme des coûts du produit, des ressources, de l'exploitation, et des imprévus (PREI) relativement à un achat. La technique PREI est essentielle pour l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements. Par le biais de la Politique d'achats écologiques, le Canada a renforcé les considérations liées à la performance environnementale dans le cadre du processus d'achat. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.
La technique PREI devrait être utilisée pour les grands projets de l'État et pour les achats dont les coûts d'exploitation représentent une partie importante du coût total du produit, p. ex. les grands projets de construction et les achats de véhicules à moteur. (Voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.)

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3.145 Coûts et profit

(2010-01-11)

Pour qu'un contrat soit attribué de manière non concurrentielle ou suite à un processus concurrentiel, il est nécessaire de négocier les prix avec le soumissionnaire retenu; le coût prévu et le profit deviennent partie de la stratégie et servent à déterminer le type de contrat envisagé qui doit être mis en place.
L'agent de négociation des contrats doit évaluer le coût de l'étape de la planification des achats. L'estimation conceptuelle des coûts est calculée à partir d'un mélange de normes industrielles et de données historiques pour un achat comparable. Le budget total et l'estimation du projet devraient être examinés en utilisant un prix optimiste et un prix pessimiste pour déterminer une échelle de coûts. Il importe de tenir compte des coûts fixes, des influences externes, telles le taux de change, ainsi que l'offre et la demande. De plus, l'établissement d'un fonds d'urgence et d'un fonds de réserve de gestion devrait être envisagé. Il serait avantageux d'inclure une description de la portée des travaux et la base de l'estimation. Les hypothèses formulées doivent être documentées et un aperçu de l'échelle de coûts doit être fourni.
Dans les négociations contractuelles générales, le profit est une représentation du risque qu'un soumissionnaire prend dans la réalisation du contrat. Si le Canada assume la majeure partie du risque, le profit appliqué devrait être faible. Si le soumissionnaire assume le risque, le profit permis devrait être plus élevé. Bien que ce ne sont pas tous les contrats qui exigent l'application de la Politique sur le profit et de toutes ses composantes, cette dernière regroupe en fait les facteurs dont on doit tenir compte dans la négociation du profit applicable. Les facteurs détaillés dans la Politique devraient en faire partie, même si une analyse et des calculs détaillés ne sont pas effectués.
Pour plus de renseignements sur les coûts et le profit, voir le Chapitre 10 - Coûts et profits.

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3.150 Normes et assurance qualité

3.150.1 Normes, spécifications et description de l'achat

(2010-01-11)

On devrait utiliser les normes ou les spécifications canadiennes reconnues pour l'achat de biens et de services, sauf quand cela n'est pas justifié par le volume ou la nature particulière de ce que l'on achète.
Lorsqu'il n'existe pas de normes nationales canadiennes, on devrait utiliser, chaque fois que cela est possible, des spécifications canadiennes élaborées par un organisme rédacteur de normes reconnu. Lorsqu'on ne dispose pas de telles spécifications, on devrait utiliser, si elles sont appropriées, des normes ou des spécifications américaines, internationales ou étrangères pertinentes.
Pour juger de la pertinence de normes ou de spécifications américaines, internationales ou étrangères, l'agent de négociation des contrats devrait consulter le client, et peut faire appel à l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Pour déterminer si ces normes devraient être utilisées, il faut établir dans quelle mesure :
1. la norme ou spécification tient compte du point de vue canadien;
2. la probabilité que les produits que l'on trouve au Canada soient conformes à la norme ou spécification;
3. la probabilité que la norme ou spécification soit discriminatoire à l'égard des produits.
Les agents de négociation des contrats doivent évaluer si les normes, les spécifications (y compris les spécifications élaborées par le client), ou les descriptions d'achat incorporées dans une demande par un client sont pertinentes et applicables.
Si la demande ne comprend pas une norme, une spécification ou une description d'achat en vigueur que l'agent de négociation des contrats juge appropriée, celui-ci doit recommander au client de modifier sa demande afin de l'y ajouter.
Les agents de négociation des contrats sont également responsables de déterminer la nécessité d'établir une nouvelle norme, spécification ou description d'achat, si on ne dispose d'aucune de ces dernières pour un produit ou service particulier.
Les clients sont responsables d'énoncer leurs exigences en matière d'assurance officielle de la qualité (AOQ), ce qui comprend l'assurance, le contrôle et l'inspection de la qualité, dans leur demande et dans la documentation technique qui l'accompagne.
La déclaration du client devrait définir clairement et complètement les exigences techniques et les exigences en matière d'AOQ, et elle doit désigner le responsable de l'inspection et l'endroit où s'effectue celle-ci.
L'ampleur de l'AOQ peut varier, selon les exigences techniques du contrat et les antécédents du soumissionnaire.
L'exigence en matière d'AOQ peut être précisée en tenant compte de ce qui suit :
1. la norme de qualité en fonction de laquelle la vérification sera menée, par exemple ISO 9001-2000, ISO 9001-2000 plus AQAP-2110, ou l'équivalent;
2. la nécessité pour le fournisseur d'établir et de maintenir en place des systèmes en vue d'assurer la qualité;
3. la nécessité pour le fournisseur de donner la preuve de conformité;
4. les mesures de vérification de la qualité qui seront prises par le gouvernement;
5. l'inspection par le destinataire;
6. la nécessité pour le fournisseur de fournir la preuve de conformité selon une spécification ou une norme acceptable d'assurance de la qualité;
7. la nécessité pour le fournisseur de présenter des échantillons pour approbation, tels que fournis avant l'attribution du contrat, des premiers articles de production, de préproduction, d'homologation ou cachetés;
8. la nécessité pour le fournisseur de présenter un plan d'inspection;
9. la nécessité pour le responsable de l'inspection de vérifier si le produit fourni :
  1. est identique à tous égards au produit homologué au cours du processus d'établissement des listes des produits homologués ou de la liste du programme d'homologation (LPH), ou de la liste du programme de certification (LPC);
  2. est fabriqué dans les mêmes conditions que le produit homologué au cours du processus d'établissement des LPH ou LPC;
  3. donne des détails sur les essais, les épreuves et le contrôle d'acceptation.
On peut exiger des fournisseurs, en remplacement des conditions ci-dessus, qu'ils se fassent inscrire sur une liste de programme d'homologation acceptable, comme ISO 9001-2000, ISO 9001-2000 plus AQAP-2110, ou l'équivalent, prévoyant des contrôles et des vérifications adéquats.
Lorsque l'option précitée est adoptée, il faut vérifier la conformité du fournisseur aux normes établies. L'agent de négociation des contrats doit informer le client qu'il dispose des programmes de listage de l'ONGC ou d'autres programmes de listage, grâce auxquels il est possible de réduire le besoin d'AOQ. Par exemple, le Programme de certification et d'homologation de l'ONGC et les listes des produits homologués sont exploités sur une base de récupération des coûts et ne comportent pas de frais directs pour le ministère client ni l'utilisation des ressources de ce dernier.
Si la demande d'un client ne précise pas d'exigence en matière d'AOQ, ou prévoit un niveau insuffisant, lorsque la nature de l'achat indique un besoin d'AOQ, l'agent de négociation des contrats doit aider le client à élaborer un cadre approprié d'AOQ et l'informer de l'incidence financière et opérationnelle du fait d'exiger l'AOQ, pour le client, le fournisseur et TPSGC.
Lorsqu'une demande ne précise pas qu'un système d'assurance de la qualité doit être établi, on devrait demander au client de prendre en considération l'établissement d'un tel système dans les cas où :
1. toute non-conformité aurait des répercussions importantes en ce qui a trait à la sécurité d'utilisation du produit, à sa fiabilité ou son exploitation; par exemple, des vêtements pour l'Arctique, des extincteurs et du matériel ou des services de sécurité;
2. il s'agit d'un produit de conception nouvelle, fabriqué selon les spécifications du gouvernement;
3. il s'agit d'un produit ou service pour lequel, dans le passé, les soumissionnaires actuels ne se sont pas conformés aux spécifications, ou de besoins semblables, qui ont donné lieu antérieurement à des plaintes continuelles de la part du client;
4. il s'agit d'un produit d'une grande complexité technique, d'un produit qui présente des exigences d'interchangeabilité rigoureuses, d'un produit « critique » dont la non-conformité aurait pour résultat la défaillance d'un système dont il fait partie;
5. il s'agit d'un produit ou service que l'on achète pour la première fois et pour lequel on ne dispose d'aucun dossier de rendement; ou
6. au moins un fournisseur éventuel a un système de qualité déficient.
Nota 1 : Cette exigence vise à bien protéger à la fois le client et TPSGC.

Nota 2 : L'agent de négociation des contrats peut également tenir compte du système d'assurance de la qualité d'un fournisseur si le besoin a une valeur monétaire importante. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.

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3.150.5 Assurance officielle de la qualité à la source

(2010-01-11)

On doit avoir recours à l'assurance officielle de la qualité (AOQ) à la source quand l'une des conditions suivantes s'applique :
1. l'auteur de la demande d'achat a désigné un responsable de l'inspection autre que le destinataire;
2. les coûts d'inspection à la source sont justifiés par les avantages retirés;
3. les articles sont tels que la conformité ne peut pas être déterminée convenablement à la réception parce que :
  1. le produit présente des caractéristiques essentielles qui ne sont pas visibles dans l'article final;
  2. le produit présente des caractéristiques de sécurité et de sûreté particulières;
  3. l'emballage ou le conditionnement spécial serait détruit;
  4. la livraison s'effectue à plusieurs endroits; ou
  5. les conditions ou les moyens ne sont pas adéquats au point de destination.
4. le dossier du fournisseur indique une performance marginale ou de qualité insatisfaisante, et les conditions ne permettent pas de s'approvisionner auprès d'autres fournisseurs.
L'AOQ à la source peut être effectuée par un responsable de l'inspection désigné par le client ou par un responsable de l'inspection délégué par TPSGC au nom du client. Dans le cadre de l'inspection, on doit constituer un dossier des données sur le rendement du fournisseur en ce qui a trait à la qualité et faire parvenir au secteur/à la région concerné des copies de tous les rapports d'inspection.
TPSGC a le pouvoir d'imposer des exigences de qualité supplémentaires pour les services de la marine civile, p. ex. l'inspection et les dispositions en vue du soutien technique. Ce pouvoir est prévu dans le document no 749386 du CT, paragraphe VI, recommandation 2, du 5 mai 1977.

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3.150.10 Programmes de listage

(2010-01-11)

Les programmes de listage sont destinés à accélérer l'achat et à établir, à l'avance et indépendamment de tout achat déterminé, une liste des produits ou des services qui sont conformes aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Normalement, on établit des programmes d'homologation et de listage dans les situations où :
1. les exigences relatives à des essais retarderaient la livraison;
2. les frais de contrôle d'acceptation seraient prohibitifs;
3. l'assurance préalable de conformité du produit ou de capacité de production du fournisseur est nécessaire;
4. des procédures et du matériel d'essai complexes sont nécessaires;
5. des produits sont achetés à intervalles réguliers et en grandes quantités.
Nota : Avant de passer un contrat, les agents de négociation des contrats devraient vérifier auprès des organismes rédacteurs de normes (responsables du listage), si le produit ou le service offert a été approuvé. (Voir l'article 3.150.10 Programmes de listage.)
L'inscription d'un produit ou d'un service sur une liste signifie uniquement que le produit ou le service est conforme aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Le fait de figurer sur la liste ne libère pas le fournisseur de ses obligations contractuelles de livrer des articles ou rendre des services qui satisfont aux exigences définies, et ne garantit pas l'acceptation en vertu d'un contrat.
Tant l'ONGC que le ministère de la Défense nationale (MDN) élaborent et mettent à jour ces listes. L'autorité d'homologation peut retirer l'homologation et rayer un produit d'une liste dans les circonstances suivantes :
1. Modification de la formule. Modification de la formule employée par le fournisseur à l'égard du produit, qui diminue la qualité de ce dernier.
2. Changement de processus. Modification du procédé de fabrication d'un produit, qui diminue la qualité de ce dernier.
3. Échec sur le terrain. Échec authentifié sur le terrain attribuable au fait que le produit n'est pas conforme à la norme ou à la spécification pertinente. L'authentification d'un tel échec exige généralement une enquête approfondie accompagnée d'essais en laboratoire. Les utilisateurs devraient signaler à l'autorité d'homologation les échecs sur le terrain dont ils ont connaissance.
4. Échec de vérification. Non-conformité aux exigences d'un essai de vérification du produit ou du système, ou omission de fournir, sur demande, des échantillons pour les essais ou des données pour le maintien de l'homologation.
5. Retrait pour un motif valable. Le fournisseur ne fait plus d'affaires, est déménagé ou ne répond pas aux demandes de prix.
6. Modifications de la norme ou de la spécification. Les listes peuvent être annulées par l'autorité d'homologation responsable lorsque les normes ou spécifications de référence sont annulées, remplacées ou modifiées de façon à influer sur l'homologation existante.
7. Appels. Le fournisseur dont l'homologation est révoquée peut faire un appel en se conformant aux procédures d'appel établies par l'autorité d'homologation.
Nota : Lorsqu'il y des indications de non-conformité, et que TPSGC et le client déterminent qu'un soumissionnaire qualifié ne respecte pas les normes pertinentes, l'agent de négociation des contrats doit en aviser l'autorité d'homologation.
Lorsqu'un programme de listage est utilisé pour un achat, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'Avis de projet de marchés (APM), dans la demande de soumissions, et dans les documents contractuels que le fournisseur et son produit doivent figurer dans la liste appropriée suivante :
1. Liste du programme d'homologation (LPH)
  1. sous-tapis;
  2. agents de sécurité;
  3. cartouches remises à neuf;
  4. vêtements de protection;
  5. pare-vapeur en polyéthylène;
  6. peintures;
  7. mobilier de bureau;
  8. gants médicaux;
  9. Programme d'acceptation des laboratoires;
  10. Entreprise de contrôle à quai;
  11. moquettes;
  12. Programme de certification du personnel affecté aux essais non destructifs;
  13. fournisseurs de services de contrôle de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien;
  14. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur.
2. Liste du programme de certification (LPC) :
  1. pare-vapeur en polyéthylène;
  2. gants en caoutchouc chirurgicaux et pour examen;
  3. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur;
  4. vêtements de protection contre la chaleur et les flammes, destinés aux sapeurs-pompiers;
  5. vêtements de travail portés par les sapeurs-pompiers forestiers à la ligne de feu;
  6. Programme d'acceptation des laboratoires.
3. Liste des systèmes d'assurance de la qualité inscrits ISO 9001 (ISO 9000 - Systèmes de management de la qualité) :
  Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences des normes ISO 9001 :2000 – Modèle pour les systèmes d'assurance de la qualité.
  
  Nota : ISO 9001 :2000 a remplacé ISO 9001, 9002 ou 9003.
  ISO 9001 :2000 est en voie d'être remplacée par la version standard la plus récente : ISO 9001 :9008.
4. Liste des systèmes de management de l'environnement inscrits :
  Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences de l'ISO 14001 :2004 – système de management de l'environnement.
5. Liste des normes d'hygiène et de sécurité au travail certifiées
  Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences des normes OHSAS 18001 :1999 relative au système de management de la santé et de la sécurité au travail.
6. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la salubrité des aliments (Avantage Hazard Analysis and Critical Control Point [HACCP] de l'Alberta et de l'Ontario)
  1. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Alberta (AHA!) est un processus structuré permettant d'évaluer un système de management de la salubrité des aliments par rapport à la norme Avantage AHA! du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et du Développement rural de l'Alberta.
  2. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Ontario est un processus officiel dans le cadre duquel un système de gestion de la salubrité des aliments est évalué par rapport à la norme Avantage HACCP du ministère de l'Agriculture, de l'alimentation et des affaires rurales de l'Ontario.
7. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la qualité de l'eau potable (ministère de l'Ontario) :
  Le Programme d'agrément vise à reconnaître les organismes d'exploitation de réseaux résidentiels municipaux d'eau potable qui prouvent, grâce à un agrément par une tierce partie indépendante, que leur système de gestion de la qualité respecte les exigences de la Norme de qualité de l'eau potable on Ontario et qu'ils gèrent leurs réseaux d'eau potable de façon méthodique et systématique.

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3.150.15 Listes des produits homologués du ministère de la Défense nationale

(2010-01-11)

accumulateurs;
décalcomanie, pour identification militaire;
composants électroniques, actifs : tubes électroniques, modules électroniques;
semi-conducteurs, filtres, microstructures, cristaux piézoélectriques et oscillateurs;
composants électroniques, passifs : condensateurs, connecteurs, relais et résistances;
agents et produits chimiques de lutte contre les incendies;
fondant, soudure liquide, base de colophane;
joints d'étanchéité;
agencements pour tuyaux;
appareils hydrauliques;
matériaux d'isolation et d'emballage;
revêtements marins et industriels et produits connexes;
quincaillerie mécanique;
panneaux d'information, éclairés intégralement;
produits du pétrole;
plaque de plastique, laminée, recouverte de métal;
circuits imprimés;
caoutchouc : tuyaux, pneumatiques et chambres à air;
soudure, pour usage électronique;
fils et câbles.

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3.150.20 Office de normes générales du Canada

3.150.20.1 Responsabilités de l'Office des normes générales du Canada

(2010-01-11)

L'agent de négociation des contrats doit connaître l'Office des normes générales du Canada (ONGC) et ses responsabilités. L'ONGC est un organisme du gouvernement fédéral qui offre des services complets d'élaboration de normes et d'évaluation de la conformité axés sur les clients tout en appuyant les intérêts des intervenants (gouvernement, industrie et consommateurs) en matière d'économie, de réglementation, d'approvisionnement, de santé, de sécurité et d'environnement. Au cours des étapes de la planification des achats, l'entrepreneur pourrait devoir, dans le cadre de certains biens, satisfaire aux normes ou aux spécifications de l'ONGC, et de fournir une référence dans la demande de soumissions et dans les documents contractuels.
L'ONGC est accrédité par le Conseil canadien des normes comme organisme d'élaboration de normes, d'homologation et à d'enregistrement de systèmes de qualité et de management environnemental. C'est lui qui agit comme tierce partie indépendante, pour TPSGC, en matière d'homologation.
Nota : Il existe d'autres organismes de normalisation accrédités au Canada. Les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec l'ONGC pour obtenir de plus amples renseignements.
L'ONGC gère l'élaboration des spécifications et des normes consensuelles et il élabore et tient à jour des programmes de listage d'homologation, de certification et d'enregistrement de systèmes de qualité et de management environnemental, en vue d'apporter son soutien au processus d'achat et de promouvoir de bonnes pratiques commerciales.
L'ONGC fournit de plus l'expertise et l'information requises et sert d'organe de liaison pour la normalisation, tant au niveau national qu'international. Il procède à l'évaluation de la pertinence des normes et des spécifications, à l'enregistrement des systèmes de qualité et de management environnemental, et il met sur pied les programmes de listage de certification et d'homologation pour les produits et les services.
Le catalogue de l'ONGC contient : une liste de plus de 900 normes et spécifications portant sur environ 80 domaines, en français et en anglais, pour les produits et services; des programmes de listage pour un nombre sélectionné de ces produits et services; d'autres services offerts par l'ONGC.
La Division de l'accréditation du personnel de l'ONGC a été sélectionnée par le Secrétariat du Conseil du Trésor comme organisme de certification pour le Programme de certification des approvisionnements, de la gestion du matériel et des biens immobiliers.
Les organismes gouvernementaux, les fournisseurs et le grand public peuvent obtenir les publications de l'ONGC, les renseignements sur le programme de listage ou la documentation nécessaire pour faire une demande d'inscription sur une liste en communiquant à l'adresse suivantes :
Office des normes générales du Canada
Place du Portage III, 6B1
11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 1G6

Téléphone : 819-956-0425
Courriel : ONGC.CGSB@tpsgc-pwgsc.gc.ca

OU

En visitant le site Web de l'Office des normes générales du Canada.

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3.150.20.5 Listes, spécifications ou normes nouvelles

(2010-01-11)

Lorsque l'on a établi la nécessité d'une nouvelle norme, une nouvelle spécification ou un nouveau programme de listage, et qu'il n'existe aucun document ou aucune liste convenable en cours d'élaboration, l'agent de négociation des contrats devrait faire appel à l'ONGC ou, étant donné que les clients sont responsables de la définition des besoins, suggérer au client de le faire.
En cas de besoin urgent d'une nouvelle norme ou spécification, on peut demander à l'ONGC d'élaborer une norme de l'ONGC par opposition à une norme nationale canadienne.
Si le besoin d'une norme est limité à un seul client ou à un seul secteur ou une seule région, on peut mettre sur pied un programme d'homologation au niveau du client, du secteur ou de la région. Des procédures qui ne limitent pas la concurrence et l'égalité des chances pour tous les fournisseurs devraient être établies par le client, le secteur ou la région concerné, et la diffusion des listes devrait être restreinte si on applique des critères autres que ceux de rendement technique. Dans les cas où l'on diffuse les listes établies par un client, un secteur ou une région, on doit énoncer les critères d'homologation.

3.150.25 Appareillage électrique

Il incombe au client de déterminer si l'appareillage requis est soumis aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I, et de préciser les cas où celui-ci devra être certifié ou approuvé en vertu du Code.
Il incombe aux fournisseurs de se conformer aux codes et aux normes de construction, y compris aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I.
Si l'appareillage électrique doit être certifié ou approuvé, les documents de demandes de soumissions doivent renfermer une clause appropriée indiquant l'organisme accrédité par le Conseil canadien des normes. Les clauses figurent à la sous-section 5-B du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.
L'appareillage électrique doit être spécialement inspecté par un organisme approuvé par le Chef - inspecteur d'appareils électriques de la province, territoire ou ville, où l'appareillage électrique doit être installé et exploité.

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3.155 Cartes d'achat

3.155.1 Cartes d'achat dans la passation de contrats

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent connaître l'utilisation et l'application des « cartes d'achat ». La Politique sur les cartes d'achat est entrée en vigueur le 1er janvier 1998. Conformément à cette politique qui a pour objectif d'offrir un moyen facile et pratique de se procurer des biens et des services tout en assurant un contrôle financier efficace. C'est la politique du gouvernement d'utiliser la carte d'achat pour approvisionner les ministères en biens et en services, et d'en faire le paiement, (dans les limites des pouvoirs déléguées aux ministères) lorsqu'il est efficient, rentable et possible du point de vue opérationnel, de recourir à cette méthode. La politique s'applique à toutes les organisations désignées comme ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les agents de négociation des contrats sont invités à consulter la Politique sur les cartes d'achat et le Programme des cartes d'achat - guide de gestion du Conseil du Trésor (CT). Le guide fournit des renseignements qui aideront les ministères fédéraux à administrer et à contrôler le programme des cartes d'achat. Il aidera les gestionnaires des centres de responsabilité, les personnes qui effectuent des achats pour leur compte, les gestionnaires des achats et les gestionnaires financiers en diffusant des normes de contrôle plus élevées et plus cohérentes. Ce guide s'ajoute à la Politique sur les cartes d'achat émise par le CT, et il doit être utilisé de pair avec cette politique.

3.155.5 Gestion des cartes d'achat

(2010-01-11)

La carte d'achat a été au premier plan de la majorité des améliorations du processus d'achat et de paiement dans les ministères clients. L'utilisation accrue des cartes d'achat a eu des effets sur le cadre de contrôle traditionnel sur support papier. Le Bureau du vérificateur général, qui a procédé à un examen général de l'utilisation des cartes d'achat, a insisté, dans son rapport, sur la nécessité pour les ministères de mettre en place de meilleurs contrôles et une meilleure surveillance.
Les « cartes d'achat ministériel » sont conçues pour éliminer le support papier du processus d'achat. Ces cartes permettent à un employé de faire des achats à crédit qui seront payés en entier par le ministère à l'émetteur de la carte utilisée. Les cartes ne comportent pas de frais et des rabais conditionnels peuvent être obtenus en échange du règlement électronique ou d'un règlement plus rapide, ou des deux.
Comme pour une carte de crédit individuelle :
1. le titulaire reçoit un relevé mensuel sur lequel sont énumérés ses achats;
2. chaque titulaire possède une limite de crédit;
3. les fournisseurs reçoivent de 97 à 98,5 p. 100 du prix d'achat dans les deux jours suivant l'achat.
À la différence d'une carte de crédit individuelle :
1. le ministère est tenu de payer des factures individuelles pour chaque carte ou une facture « unifiée » résumant les achats du mois effectués par tous les titulaires;
2. une responsabilité maximale de 50 $ est établie pour le ministère en cas d'utilisation frauduleuse de la carte;
3. il existe une application spéciale des pouvoirs financiers;
4. un ministère peut avoir accès à toutes les transactions effectuées au moyen d'une carte.
La carte est émise au nom de l'employé qui est désigné responsable des achats; cependant, la responsabilité incombe d'abord au ministère parrain. Il faut retenir avant tout que le montant des achats et les limites mensuelles des cartes d'achat sont contrôlés par l'organisation qui utilise la carte.
L'utilisation de cartes d'achat dans les ministères et organismes fédéraux présente des possibilités d'économie très importantes au chapitre du processus des achats jusqu'au paiement. Les ministères clients peuvent réduire et simplifier le processus d'achat de biens et de services grâce à l'utilisation des cartes d'achat. Les commandes d'achat locales et les petites caisses sont éliminées, et un seul paiement est effectué pour des achats multiples. La facilité et la souplesse d'utilisation des cartes incitent à n'acheter qu'à mesure que les besoins se déclarent, plutôt que d'acheter en nombre. En utilisant une carte d'achat et en réglant ensuite ces achats par voie électronique, il est possible de réaliser des économies importantes. Pour l'ensemble du gouvernement, cette méthode permet d'éliminer des frais substantiels pour l'ensemble du processus d'achat.

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3.160 Paiements de redevances et contrats de licence

(2010-01-11)

Si des paiements de redevance, des accords d'assistance technique ou des licences de fabrication sont exigés ou prévus comme cela est exigé, l'agent de négociation des contrats doit planifier en conséquence dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement présentée pour approbation. L'établissement de ces types d'accord peut prendre beaucoup de temps et être très complexe.
Dans le cadre de l'exécution de certains contrats, principalement ceux qui relèvent de la défense, les entrepreneurs peuvent avoir à obtenir de l'aide technique ou des licences de fabrication de tiers.
Selon la pratique commerciale courante, l'entrepreneur conclut une entente portant sur l'assistance technique et(ou) sur un contrat de licence. Cependant, dans certains cas, il peut être plus avantageux pour le Canada, de conclure, en son nom propre, un contrat de licence, lorsque sont en cause des inventions, des brevets, des droits d'auteur, des secrets commerciaux, des marques de commerce, des données techniques, de l'expertise et des dessins industriels.
Afin de ne pas avoir à payer des droits qui appartiennent déjà au gouvernement, les agents de négociation des contrats devraient s'assurer qu'il n'existe pas de contrat de licence conclu au nom du Canada qui pourraient éviter de payer des redevances.
Les agents de négociation des contrats devraient réduire au minimum l'utilisation de produits brevetés en établissant des exigences de rendement plutôt que des caractéristiques de produits. Lorsqu'il n'y a pas d'autre choix, on épuise d'abord toutes les possibilités du marché pour l'achat de produits brevetés par la voie d'accords de production en vertu de licences, de redevances, etc., avant d'avoir recours à l'article 19 de la Loi sur les brevets ou l'article 22 de la Loi sur la production de défense.
Le paiement d'une redevance d'au plus 5 p. 100 du prix de vente de l'article breveté requiert l'approbation d'un directeur. Une redevance de plus de 5 p. 100 doit être approuvée par le sous-ministre avant de conclure un contrat.
Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant toute la durée du contrat, il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.
Lorsque l'approbation du sous-ministre pour le paiement de redevances supérieures à 5 p. 100 est requise, les renseignements suivants doivent être fournis à la partie 2 de la Demande de contrat :
1. des précisions sur les redevances;
2. une estimation des achats ultérieurs prévus qui pourraient dépasser l'exigence stipulée dans la présentation;
3. les observations des Services juridiques.
De concert avec les Services juridiques, l'agent de négociation des contrats doit examiner les avantages et les désavantages de l'obtention d'une licence au nom du Canada ou de l'entrepreneur. Ces avantages et désavantages doivent être examinés par rapport à la nature des fournitures qui seront fabriquées, des dépenses engagées par le Canada, des achats éventuels du Canada et de la relation qui existe entre l'entrepreneur éventuel et le concédant (par exemple, l'entrepreneur peut être une filiale du concédant).
Avantages - Si le contrat de licence est au nom du Canada, celui-ci peut :
1. négocier les modalités et s'assurer qu'aucune restriction n'est imposée relativement à l'utilisation, la vente, la location ou l'échange des fournitures. Des restrictions de cette nature pourraient éventuellement empêcher le Canada de remplir les obligations qu'il a contractées dans le cadre d'accords de défense internationaux;
2. disposer d'une latitude absolue en ce qui concerne le choix des entrepreneurs;
3. surveiller la façon dont l'assistance technique nécessaire sera fournie et utilisée.
Désavantages – Si le contrat de licence est au nom du Canada, celui-ci peut :
1. entrer dans des négociations contractuelles distinctes du contrat qui l'intéresse;
2. devoir assumer de lourdes responsabilités en matière de secret, de non-divulgation et d'obligation d'informer le concédant des améliorations et des nouveaux perfectionnements;
3. être lié par toutes les modalités de l'accord et devoir payer des redevances à un taux préétabli et assumer d'autres responsabilités pendant une longue période.
Les redevances que les entrepreneurs et leurs sous-traitants doivent payer à des tiers, dans le cadre de l'exécution d'un contrat de défense, seront payées si elles sont valables dans la soumission, et si le Canada juge que les montants facturés sont acceptables.
Lorsqu'un contrat de licence doit être conclu au nom de l'entrepreneur, l'approbation pour un tel contrat peut être demandée en même temps que l'approbation pour l'achat des biens ou des services.
Lorsque la licence doit être au nom du Canada, l'agent de négociation des contrats devrait, au moment où il négocie le contrat de licence et le montant de la redevance prendre en considération les éléments suivants :
1. les droits de fabrication, dont l'utilisation des brevets et des dessins du concédant;
2. l'assistance technique, notamment :
  1. la production de plans, dessins et devis descriptifs, etc.;
  2. les jours-personnes consacrés par le concédant aux études techniques, à la fois à l'établissement du concédant et à celui du fabricant choisi par le Canada;
  3. les frais de déplacement et de subsistance versés aux représentants du concédant;
3. obtenir, au nom du Canada, le droit de modifier ou de faire modifier les plans, dessins, etc., et, au besoin, de construire ou faire construire ou de réparer ou faire réparer les articles en question par une entreprise autre que celle du concédant.
L'approbation du sous-ministre adjoint est exigée avant la conclusion de toute entente contractuelle visant l'exercice des droits du Canada en vertu de l'article 22 de la Loi sur la production de défense ou de l'article 19 de la Loi sur les brevets. Les droits dévolus au Canada par ces lois ne doivent être exercés que dans des circonstances exceptionnelles, en tenant compte de l'intérêt du public et après avoir épuisé toutes les possibilités du marché.
Nota : Des exemples de circonstances pourraient être le cas lorsque le titulaire d'un brevet refuse de produire ou d'autoriser des tiers à produire, en vertu d'une licence, un produit vital pour la défense du Canada, ou encore, lorsque la situation de monopole créée par le brevet entraîne l'imposition de prix déraisonnables au Canada. Il serait très inusité que ces droits soient exercés pour autre chose que du matériel de défense.

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3.165 Marchandises contrôlées

(2010-01-11)

Depuis le 30 avril 2001, aucune nouvelle marchandise contrôlée ne peut-être fournie, à moins que les personnes ne soient inscrites, exemptées ou exclues par la Direction de la sécurité industrielle canadienne. Le projet de loi S-25 a modifié la Loi sur la production de défense en établissant un nouveau régime pour réglementer l'accès à certains biens, documentation technique, et technologie militaires contrôlés et de nature militaire, désignés sous le nom de marchandises contrôlées.
Même si la demande de soumissions ne porte pas sur des marchandises contrôlées, il se peut que les propositions présentées en contiennent. Il est interdit de remettre des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas inscrites, exemptées ou exclues, conformément au Programme des marchandises contrôlées.

3.170 Construction de navires, réparation, radoub et modernisation

(2010-01-11)

Les procédures que suit TPSGC pour la sélection de fournisseurs devant effectuer des travaux sur les navires du gouvernement canadien sont tirées de la Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale du gouvernement. Cette politique vise à encourager la concurrence entre les divers chantiers navals du Canada. Pour tous les besoins concurrentiels en matière de construction navale, tels que définis par la Politique et assujettis à l'Accord sur le commerce intérieur, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les détails relatifs aux restrictions ou aux pratiques sont clairement stipulés dans l'avis de projet de marchés ou la demande de soumissions.

3.170.1 Renseignements à inclure dans l'APM et à l'adjudication de contrat

(2010-08-16)

L'APM et la demande de soumissions doivent porter la mention suivante :

« Pour le présent besoin, la stratégie de sélection du fournisseur sera restreinte à la province ou territoire d'origine (selon le cas) ou zone d'origine (selon le cas) conformément à la Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale »

Dans le cas de besoins dont la valeur est inférieure à 2 M $ et assujettis à la Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale, l'avis d'adjudication de contrat doit également contenir lesdits détails.

3.170.5 Approvisionnement en matière de construction navale

(2010-08-16)

Remarque : Les procédures suivantes ne s'appliquent que lorsque le besoin n'est pas assujetti à l'ALENA et à l'AMP-OMC. L'annexe 1001.2b, alinéa 1.a) du chapitre 10 de l'ALENA et l'annexe 4 Services (format word 55.5 Ko) (Aide sur les formats de fichier) de l'AMP-OMC prévoient que « la construction et la réparation de navires » ne sont pas assujetties à ces mêmes accords.

Voici les définitions qui s'appliquent à la stratégie concernant le choix des fournisseurs pour les marchés de construction, de réparation, de radoub et de modernisation de mi-vie des navires
1. Origine du navire - le port d'attache opérationnel du navire.
2. Zone d'origine - on reconnaît les zones d'origine suivantes Est du Canada Canada atlantique (Terre-Neuve et Labrador, Île-du-Prince-Édouard, Nouvelle-Écosse et Nouveau-Brunswick), Québec et Ontario. Ouest du Canada tous les chantiers navals situés à l'ouest de l'Ontario ainsi qu'au Yukon, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest.
3. Province ou territoire d'origine - on reconnaît les provinces ou territoires d'origine suivants.
Dans le cas des marchés dont la valeur est de 25 000 $ ou moins, la concurrence peut se limiter à la province ou au territoire d'origine du navire.
Pour les nouveaux travaux de construction d'une valeur supérieure à 25 000 $, des demandes de soumissions en régime de concurrence au niveau national doivent être lancées dans les circonstances suivantes
1. Le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation de soumissions concurrentielles selon des normes reconnues.
2. Des chantiers navals libres, à l'Est et dans l'Ouest du Canada, possèdent la capacité technique nécessaire pour exécuter le travail.
3. Le navire acheté est d'un type qui peut être transporté et les coûts imprévus (voir 3.170.10 (c)) de ce transport ne sont pas disproportionnés par rapport au coût total.
Pour les nouveaux travaux de construction d'une valeur supérieure à 25 000 $, des demandes de soumissions en régime de concurrence doivent être lancées dans la zone d'origine lorsque les conditions énumérées ci-dessus sont respectées, à l'exception de la procédure (c) ci dessus.

3.170.10 Travaux de réparation, de radoub et de modernisation

(2010-08-16)

Les travaux de réparation, de radoub et de modernisation de mi-vie de navires dont la valeur est supérieure à 25 000 $ feront l'objet d'une invitation à soumissionner dans la région d'origine du navire, à condition qu'il existe une concurrence suffisante.
Si les conditions permettant une concurrence suffisante (deux soumissionnaires ou plus) ne sont pas présentes, le besoin pourra toujours être comblé dans la zone d'origine pourvu qu'un contrat satisfaisant puisse être négocié avec le chantier naval libre capable de réaliser les travaux. S'il n'est pas possible de négocier un contrat satisfaisant, la zone de concurrence devra être élargie à tout le pays.
Les coûts imprévus pour la réparation, le radoub et la modernisation de navires seront uniquement les coûts qui sont directement liés au transport des navires comme il est indiqué ci-dessous
1. Dans le cas des navires qui peuvent être transportés sans équipage Les documents d'invitation à soumissionner doivent préciser le point de départ et le point de livraison. Les soumissionnaires devront proposer un coût pour le transport du navire à partir du point de départ et, une fois les travaux terminés, pour le transport du navire au point de livraison. Lorsque l'État conservera la responsabilité de la livraison du navire entre le chantier naval ou l'installation de radoub et le port d'attache du navire, par remorquage commercial, par transport par rail, par route ou par un autre moyen approprié, les documents d'invitation à soumissionner devront indiquer le coût du transport du navire, qui sera ajouté au prix évalué. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA.)
2. Dans le cas des navires qui sont transportés avec un équipage Les documents d'invitation à soumissionner doivent indiquer le coût imprévu qui sera ajouté au prix évalué pour le transport du navire et de son équipage minimum de livraison d'après la distance géographique entre le port d'attache du navire et le chantier naval ou l'installation de radoub où les travaux seront exécutés, et
  1. Le coût du carburant selon le prix actuel du marché et selon la consommation de carburant par le navire à sa vitesse la plus économique.
  2. Dans le cas des radoubs de navires sans équipage, les coûts de transport de l'équipage minimum de livraison selon les dernières directives du Conseil du Trésor. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA).
  3. Dans le cas des radoubs de navires avec équipage, les coûts imprévus ne comprendront que le coût du carburant nécessaire au transport du navire et ne comprendront aucun coût de transport de l'équipage. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA).
Les achats par attribution directe de contrats à des chantiers particuliers ne doivent se faire que lorsque les conditions permettant une concurrence à l'échelle du pays, d'une zone ou d'une province ou d'un territoire ne sont pas présentes. Cela peut se produire dans l'un ou l'autre des cas ci-après
1. Un seul chantier est capable de réaliser le travail.
2. Pour l'exécution du travail, il faut avoir accès à des installations spéciales qui se trouvent à proximité d'un seul chantier.
3. Les exigences ne sont pas suffisamment définies pour permettre l'évaluation de soumissions concurrentielles selon les normes généralement reconnues.
4. Un besoin urgent nécessite l'utilisation du chantier le plus près qui peut exécuter le travail.
5. Des exigences opérationnelles spéciales de la part du client limitent le déplacement du navire au-delà d'un endroit précis.

3.175 Achats liés à la défense des États-Unis

(2010-01-11)

Les achats de biens et de services militaires effectués par le Canada sont souvent liés et techniquement intégrés à des biens et à des services identiques ou comparables à ceux qui font l'objet d'achats militaires des États-Unis (É.-U.). Par conséquent, le Canada et les É.-U. ont convenu de partager les données et le matériel techniques auxquels il n'est pas facile d'accéder pour réaliser un achat, ou de permettre d'y accéder.
L'agent de négociation des contrats doit savoir que des ententes et des processus existent entre le Canada et les É.-U. pour faciliter l'accès aux données et au matériel techniques dans le cadre de la planification des achats et de l'élaboration de la stratégie. Pour plus de renseignements, voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.
Il existe trois sujets de préoccupation pour l'agent de négociation des contrats dans la planification des achats militaires dans le cadre des efforts de marchés communs entre le Canada et les É.-U. :
1. Programme mixte d'agrément;
2. ventes de matériel militaire à l'étranger
3. Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense.

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3.180 Programme mixte d'agrément

(2010-01-11)

Un protocole d'entente entre le ministre de la Défense nationale et le Secrétariat de la Défense des États-Unis établit un programme mixte d'agrément qui accorde aux entrepreneurs agréés de chaque pays un accès mutuel aux données techniques non classifiées des deux pays. Le protocole veille à ce que des contrôles et des mécanismes d'application efficaces et appropriés soient établis dans chaque pays pour protéger ces données techniques. Le Règlement sur le contrôle des données techniques est le document sur lequel est fondée la mise en application de ce programme.

3.185 Ventes de matériel militaire à l'étranger

(2010-01-11)

Le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (FMS) représente une méthode de vente d'équipement, de services et de formation de l'armée américaine qui s'avère avantageuse pour les deux gouvernements. Le FMS doit être considéré comme une méthode d'approvisionnement lorsque les biens et les services requis ont trait à de l'équipement militaire d'origine américaine et lorsque, selon l'information dont on dispose à ce moment, le Département de la défense (DoD) des É.-U.
Lorsque l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) détermine qu'il faut faire appel à un fournisseur unique dans le cadre du Programme FMS des États-Unis, la demande doit être acheminée au bureau de TPSGC à Washington. Il faut documenter de façon appropriée les décisions de l'administration centrale de TPSGC d'effectuer des achats de type fournisseur unique dans le cadre du Programme FMS des É.-U.
Pour plus de renseignements, voir l'article 9.15 Vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger.

3.190 Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense

(2010-01-11)

Le Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense sert à assurer la disponibilité rapide des ressources de l'industrie nécessaires pour répondre aux exigences courantes du programme national de défense et de préparatifs d'urgence, et à établir un système de fonctionnement visant à assurer une réponse rapide de l'industrie en situation d'urgence nationale. Les cotes de priorité ont pour objet d'appuyer les programmes de défense autorisés sous réserve de certaines exceptions.
Les agents de négociation des contrats doivent demander l'aide de l'agent des services d'attribution et des priorités de défense, Direction de la gestion des opérations, afin de déterminer si le système peut être utilisé pour les achats effectués aux États-Unis, dans le cas d'un contrat lié à la défense. Avant l'attribution d'un contrat, et en tenant compte de ce qui précède, les agents de négociation des contrats doivent insérer la clause appropriée du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat dans tous les contrats canadiens de défense passés auprès de fournisseurs américains, et dans tous les contrats canadiens de défense passés auprès de fournisseurs canadiens.
Pour diverses raisons, il est possible que des fournisseurs américains soient incapables de fournir du matériel à des entrepreneurs canadiens dans les délais voulus, même si l'on a rapidement demandé et obtenu une cote de priorité.

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3.195 Gestion des risques

3.195.1 Politique sur la gestion des risques du Secrétariat du Conseil du Trésor

(2010-01-11)

La Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trésor (CT) fournit un cadre pour la gestion des risques au sein du gouvernement du Canada.
L'objectif de la Politique est de sauvegarder la propriété et les intérêts du gouvernement, ainsi que les intérêts des employés dans l'exercice de leurs fonctions. Le CT est responsable de surveiller si la Politique permet d'appuyer les programmes de gestion des risques du ministère.
La Politique établit qu'il appartient à chaque ministère de gérer efficacement ses propres risques. Les ministères sont responsables d'obtenir les indemnisations nécessaires pour les pertes, ainsi que la restitution et la récupération des biens dans l'éventualité d'incidents néfastes ou préjudiciables découlant au sein de leur ministère. Les ministères doivent se conformer aux politiques du CT suivantes : Politique sur les services juridiques et l'indemnisation et Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux. Pour plus de renseignements sur les demandes de versements supplémentaires, voir l'article 8.55 Demande de versement supplémentaire.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère les risques liés au processus d'achat en appliquant un plan d'achat et une structure contractuelle seins qui réduisent l'exposition du Canada à une perte. TPSGC collabore avec les ministères clients pendant le processus de passation de contrats afin d'aider le client à comprendre le processus de gestion des risques relativement à leurs responsabilités.

3.195.5 Processus de gestion des risques

3.195.5.1 Généralités

(2010-01-11)

Le processus de gestion des risques est tout simplement un processus de gestion qui s'applique au risque et qui comprend les étapes suivantes :

identification et analyse des risques;
examen des techniques de gestion des risques;
sélection d'une ou de plusieurs techniques appropriées;
mise en œuvre des techniques choisies;
surveillance des résultats.

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3.195.5.5 Évaluation des risques

(2010-01-11)

L'évaluation des risques est le processus dans le cadre duquel les risques et leurs résultats possibles sont déterminés et mesurés d'après leur probabilité de se produire et leur degré de gravité. Le résultat de l'évaluation des risques est un rapport sur la valeur quantifiée des risques, utilisé pour orienter la prise de décision dans le processus de passation de contrats. L'évaluation des risques est un outil important, car il constitue la base du processus de prise de décision fondé sur les risques.
La profondeur et la complexité des évaluations des risques qui sont effectuées par les organismes clients, comme les auteurs de la demande d'achat, peuvent varier. Les évaluations des risques peuvent être réalisées par des entreprises à forfait dans le cadre d'une offre à commandes ou directement par un organisme client. La décision quant à savoir qui effectue l'évaluation des risques doit tenir compte de la capacité technique, des ressources et du financement.
Chaque évaluation des risques doit examiner et mesurer les sources de pertes (risques) potentielles sur lesquelles l'entrepreneur exerce un contrôle. L'évaluation des risques peut également déterminer et distinguer les risques sur lesquels le ministère client exerce un contrôle. Des exemples de risques généraux comprennent notamment la propriété, les biens, la responsabilité juridique, le personnel et la réputation.
L'évaluation des risques se fonde sur les divers risques que l'organisme client recense. L'information sur les risques peut provenir de diverses sources, telles que les documents, les données, les questionnaires, les enquêtes, les essais exploratoires et les descriptions des processus.

3.195.5.10 Contrôle des risques

(2010-01-11)

Le contrôle des risques comprend le traitement des risques qui exigent la prise de mesures pour éviter, prévenir, réduire ou transférer les pertes. Le contrôle des risques peut se produire avant ou après la survenance d'une perte. Les diverses méthodes de contrôle des pertes exigent habituellement qu'un organisme élabore, mette en œuvre et tienne divers processus et procédures afin d'assurer l'efficacité et la réussite du programme de contrôle des risques.

L'évitement des pertes est la technique par laquelle un organisme s'abstient de diverses activités en raison du degré de gravité du risque. Par exemple, un entrepreneur peut fermer un secteur d'activité donné parce que les pertes subies par ce dernier menacent la viabilité de l'entreprise. Par exemple, une entreprise de services alimentaires peut vendre son secteur d'activité lié aux produits du tabac à cause de la possibilité que des recours collectifs coûteux soient intentés.
La prévention des pertes est la technique utilisée pour empêcher l'occurrence de pertes ou pour réduire la probabilité qu'elles se produisent. On retrouve souvent des mesures de prévention des pertes dans les processus techniques ou automatisés, tels que la détection des intrusions et le contrôle de l'accès. Sous leur forme plus simple, les mesures de prévention des pertes peuvent comprendre des éléments comme les miroirs à grand angle sur les véhicules pour prévenir les accidents en marche arrière.
La réduction des pertes est la technique utilisée pour réduire les conséquences d'une perte une fois qu'elle s'est produite. Les mesures de réduction des pertes peuvent comprendre les systèmes techniques, tels que les systèmes automatiques d'extinction incendie (p. ex., les extincteurs). De telles mesures peuvent se trouver dans les processus d'application de gestion, tels que les plans de continuité des opérations ou les programmes de gestion des crises.
Le transfert par contrat aux fins du contrôle est une mesure de contrôle des risques qui utilise des conditions contractuelles pour transférer le risque de perte ou l'obligation de contrôler les pertes pour un entrepreneur. Une de ses formes les plus remarquables est l'exigence contractuelle relative à l'indemnisation, qui oblige l'entrepreneur à dédommager les pertes qu'il cause. En plus d'une condition d'indemnisation, un contrat peut contenir d'autres conditions, telles que la responsabilité pour les pertes, qui peut viser précisément des types de pertes et le montant de l'obligation financière. De plus, l'entrepreneur peut devoir gérer et surveiller les pertes dans la réalisation du contrat et faire rapport aux clients.

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3.195.5.15 Financement des risques

(2010-01-11)

Le financement des risques est la technique selon laquelle les organismes fournissent un financement pour les pertes possibles. Bien que la forme la plus connue de financement des risques soit l'assurance, il existe d'autres méthodes auxquelles on a fréquemment recours. Le Canada fait appel à l'option de l'auto-assurance dans les risques liés à la gestion auxquels il est exposé et sur lesquels il exerce un contrôle.
Le Canada fait appel à l'option de l'auto-assurance à titre de méthode par défaut pour son propre financement des risques parce qu'il dispose du pouvoir législatif et de la capacité, comme entité souveraine, de lever des fonds directement pour assumer les pertes.
Il incombe aux entrepreneurs de financer les risques sur lesquels ils exercent un contrôle. Bien que d'autres options de financement des risques soient disponibles, les entrepreneurs ont le plus souvent recours à l'assurance commerciale pour financer leurs risques. Les entrepreneurs font appel au marché de l'assurance commerciale pour obtenir de l'assurance et, sur le marché, les polices d'assurance sont souscrites et financées par les assureurs, tandis que les courtiers d'assurance assument les fonctions de marketing et de distribution.
Les entrepreneurs peuvent gérer le financement des risques selon divers modèles :
1. le transfert d'assurance, selon lequel l'entrepreneur achète une assurance commerciale, avec des franchises standard, transférant la majeure partie des risques financiers à l'assureur en échange d'une prime;
2. la rétention auto-assurée, qui veut que l'entrepreneur assume la responsabilité financière jusqu'à un certain niveau et qu'il transfère aux assureurs les risques supérieurs à ce niveau. Cette méthode est différente de celle de la franchise parce que l'entrepreneur doit gérer les risques conservés par le biais des mesures de contrôle et d'autofinancement des risques;
3. les modes alternatifs de financement des risques, qui comprennent d'autres formes de sources de financement des risques, telles que les marchés financiers, les marchés des obligations et l'assurance « captive ».
Dans le cadre de la passation de contrats, le Canada peut exercer les options de financement des risques suivantes afin de garantir un niveau approprié de protection financière de la part des entrepreneurs :
1. l'assurance prise en charge par l'entrepreneur, selon laquelle le Canada autoassure ses propres risques et se fie au jugement de l'entrepreneur pour déterminer ses propres exigences en matière d'assurance;
2. l'assurance précisée par le gouvernement, selon laquelle le Canada autoassure ses propres risques et détermine les types et les limites minimales de couverture d'assurance que l'entrepreneur doit maintenir;
3. l'assurance prise en charge par le gouvernement, selon laquelle le Canada achète et contrôle l'assurance pour obtenir des économies d'échelle dans le cadre des projets auxquels participent de nombreuses parties.

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3.200 Responsabilité de l'entrepreneur

3.200.1 Généralités

(2010-01-11)

La Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État du Secrétariat du Conseil du Trésor (CT) régit le processus d'approbation applicable à la limitation de la responsabilité de l'entrepreneur. Les agents de négociation des contrats doivent comprendre l'application de la Politique afin de garantir la conformité et de protéger les intérêts du gouvernement du Canada. La Politique s'applique à tous les marchés canadiens soumis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique sur les marchés du CT pour les risques sous le contrôle de l'entrepreneur.
La Politique établit le cadre pour la prise de décision, ce qui permet l'application et la répartition appropriées des risques de responsabilité dans les contrats. Elle décrit en détail les étapes à suivre et les approbations à obtenir pour limiter la responsabilité de l'entrepreneur et ce, afin de garantir l'efficacité de la gestion des programmes et de la prestation des services pour le bénéfice de la population canadienne. Un élément clé de la prise de décision fondée sur les risques est l'exigence que des évaluations des risques soient réalisées par les ministères clients.
La Politique définit quatre modèles d'approvisionnement qui établissent la mesure dans laquelle la responsabilité de l'entrepreneur peut être limitée et le niveau d'approbation exigé :
1. Le modèle 1 comprend le type le plus courant des marchés et représente 90 p.100 environ de tous les marchés passés par le Canada. Dans ce modèle, seule la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada (responsabilité de première partie) peut être limitée. Des groupes pour les biens et services communément achetés pour lesquels une évaluation générale des risques a été effectuée. Dans ce modèle, la limitation de la responsabilité des tiers et de l'indemnisation de l'entrepreneur doit être approuvée par le CT.
2. Le modèle 2 comprend les achats complexes, qui comportent un degré élevé d'incertitude ou de risque parce que la technologie n'a pas été soumise à des essais ou que les produits n'ont pas été mis à l'épreuve ou qu'ils sont uniques ou se situent au stade du développement. Dans ce modèle, TPSGC a le pouvoir de limiter la responsabilité de première partie. La limitation de la responsabilité des tiers ou de l'indemnisation de l'entrepreneur doit être approuvée par le CT.
3. Le modèle 3 comprend les contrats dans lesquels on dispose d'une marge de manœuvre limitée pour négocier les dispositions portant sur la responsabilité, par exemple dans le cadre des accords intergouvernementaux ou lorsqu'il n'existe aucune solution de rechange valable pour répondre aux exigences d'un programme. Dans ce modèle, TPSGC peut limiter la responsabilité des tiers. Les cas d'indemnisations de l'entrepreneur doivent être approuvés par le CT.
4. Le modèle 4 a trait aux contrats de services très spécialisés qui visent à assurer la santé, la sécurité et le mieux-être économique de la population canadienne. Dans ce modèle, TPSGC peut limiter la responsabilité de première partie. La limitation de la responsabilité des tiers et de l'indemnisation de l'entrepreneur doit être approuvée par le CT.

3.200.5 Indemnisation

(2010-01-11)

L'indemnisation est l'obligation pour une partie à un contrat de dédommager une autre partie lorsque cette dernière a subi une perte. La position par défaut actuelle du Canada quant à l'indemnisation dans le cadre des marchés est de demeurer silencieux. Cela permet aux deux parties de se fier à leurs droits légitimes respectifs en cas de perte. Les exceptions à cette position sont les suivantes :

lorsqu'il n'est pas dans l'intérêt financier du Canada de s'en remettre à la common law ou au Code civil;
lorsque les modalités d'un groupe de biens et services comprennent une indemnisation déterminée du Canada par l'entrepreneur;
lorsque le Canada convient d'indemniser l'entrepreneur en raison de circonstances exceptionnelles ou lorsque l'achat est soumis aux modalités relatives aux ventes de matériel militaire à l'étranger. Conformément à cette condition, le ministère client doit assumer la responsabilité financière pour un transfert important au Canada des risques déterminés par une évaluation des risques. Un transfert important a lieu lorsque la valeur évaluée des risques est supérieure à la limite de la responsabilité de l'entrepreneur.

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3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement

Afin de réduire les chevauchements et d'accroître l'efficacité, l'efficience et le niveau de qualité des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement, il faut suivre le processus d'examen ci-dessous.

3.205.1 Processus d'examen

(2010-01-11)

Les demandes de création, de renouvellement et de prolongation des offres à commandes (OC) et des arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) doivent être approuvés au préalable par le chef d'équipe des biens et des services (CEBS) ayant été désigné pour les biens et services visés ou, s'il n'y a pas d'équipe, par le réviseur régional affecté à chacune des régions. Une liste des CEBS et des réviseurs régionaux est disponible et régulièrement mise à jour sur le site Web de l'Index des offres à commandes (accessible aux employés du gouvernement seulement). S'il n'y a ni CEBS, ni réviseur régional, un représentant désigné de la Direction de la gestion du rendement, des dépenses et des biens et services (DGRDBS) de la Direction générale des approvisionnements, procédera à l'examen.
Le processus d'examen a pour objectifs :
1. de réduire le chevauchement des OC et des AMA;
2. de promouvoir activement le regroupement des besoins semblables des ministères clients à l'intérieur d'OC ou d'AMA communes;
3. d'accroître l'efficacité et la qualité des OC et des AMA; et
4. d'appuyer la fonction de gestion des biens et services en acheminant le formulaire « Demande d'approbation » à la DGRDBS.
Le formulaire de « demande d'approbation par le réviseur » sera disponible bientôt sur le site Web Index des offres à commandes – Manuel de l'utilisateur (accessible aux employés du gouvernement seulement). Les renseignements fournis seront utilisés pour analyser les tendances et mesurer le rendement de la fonction de gestion des biens et services.
Les agents de négociation des contrats sont invités à communiquer avec le CEBS ou le réviseur régional tôt dans le processus de planification de l'OC ou de l'AMA afin d'obtenir leur accord général sur l'approche prévue, en particulier dans les cas où le nouvel instrument d'achat proposé doit comprendre des biens ou des services déjà couverts dans un instrument existant.

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3.205.5 Évaluation du réviseur

(2010-01-11)

Le réviseur doit :
1. approuver sans commentaires/recommandations;
2. approuver avec commentaires/recommandations/conditions; ou
3. refuser l'approbation avec justification à l'appui.
Les commentaires, les recommandations ou les approbations du réviseur fournis dans le formulaire de Demande d'approbation par le réviseur doivent être inclus dans la planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat. Les titulaires du pouvoir d'approbation doivent s'assurer que les documents approuvés comprennent les commentaires, les recommandations ou les approbations du réviseur, selon le cas.
Le document d'approbation (p. ex., PAPC, plan d'achat) est approuvé conformément au processus normal.

3.205.10 Diffusion d'information dans l'Index des offres à commandes

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer :

que toutes les OC et tous les AMA sont affichés conformément aux instructions contenues dans l'index des offres à commandes (accessible aux employés du gouvernement seulement);
que les renseignements soumis au ministère client soient exacts et comprennent l'OC ou l'AMA original, la séquence des modifications et la documentation de base, comme le nom et le numéro de téléphone de l'agent de négociation des contrats.

3.205.15 Dédoublement de couverture dans les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

(2010-01-11)

En général, les réviseurs n'approuvent pas la création d'une seconde OC ou un second AMA si la catégorie de produits visée est déjà disponible dans un instrument existant. Par exemple, une demande d'offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) ou une offre à commandes principale et régionale (OCPR) n'est pas approuvée d'habitude si une offre à commandes principale et nationale (OCPN) existe déjà pour la même catégorie de produits.
Dans le cas où l'agent de négociation des contrats croit que la création d'une seconde OC ou d'un second AMA est dans le meilleur intérêt du Canada, l'agent de négociation des contrats doit :
1. indiquer clairement dans le formulaire de « Demande d'approbation par le réviseur » qu'il existe une OC ou un AMA semblable;
2. inscrire le numéro de la seconde OC ou du second AMA;
3. décrire clairement la raison pour laquelle il est nécessaire de créer cette seconde OC ou ce second AMA;
4. inclure les commentaires subséquents du réviseur dans la présentation de la PAPC ou du plan d'achat.

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Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques

(2010-01-11)

Fournir des réponses, selon le cas, aux questions contenues dans le modèle ci-dessous afin d'expliquer et de justifier le recours à l'exception 6. (d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) pour l'attribution d'un contrat de biens ou de services à un fournisseur unique. L'agent de négociation des contrats doit répondre à toutes les questions, avec l'aide du ministère client, et confirmer, le cas échéant, qu'une question ne s'applique pas au contrat ou à l'offre à commandes sous examen. Quelques exemples de réponse sont également fournis à titre de ligne directrice.

Nota : Dans le cas de contrats ou d'offres à commandes portant sur des services, les agents de négociation des contrats devraient être convaincus que le contrat de services en question est l'instrument pertinent, par opposition à d'autres instruments tels qu'une subvention, une contribution ou un contrat de travail, que ce soit pour un emploi d'une durée déterminée ou occasionnel ou une nomination par un ministre.

NO.	QUESTION	RÉPONSE DU CLIENT
1	Le marché à fournisseur exclusif proposé est-il lié à un achat et à une stratégie d'acquisition antérieurs en vue d'obtenir des quantités supplémentaires ou du soutien en service? Si oui, quelle était la stratégie approuvée?	Si vous avez répondu « OUI », précisez quelle était la stratégie d'acquisition antérieure mise en œuvre par TPSGC. Indiquez le numéro de dossier du contrat antérieur (p. ex. l'achat initial a été annoncé comme un besoin concurrentiel, et il était indiqué que du matériel supplémentaire serait acheté ultérieurement auprès du fournisseur retenu).
	Indépendamment de la stratégie approuvée, est-il réalisable ou abordable de faire appel à la concurrence?	Si vous avez répondu « OUI » à la question no 1, ce besoin peut-il être annoncé comme un besoin concurrentiel? Si la réponse est « NON », répondez à la question ci-dessous.
	Si non, établir le coût, le calendrier et les autres aspects connexes.	Expliquez pourquoi ce besoin ne peut être annoncé comme un besoin « concurrentiel ».
2	Le fournisseur ou ses distributeurs approuvés détiennent-ils en exclusivité le titre de propriété intellectuelle (PI) pour les biens et les services visés? Si oui, fournir des détails. Quels sont les droits d'utilisation du Canada relativement à la PI, le cas échéant?	Si vous avez répondu « OUI », vous devriez donner des renseignements concernant le fournisseur, et préciser s'il s'agit d'un fabricant de l'équipement ou d'un revendeur de produits à valeur ajoutée exclusif autorisé. Indiquez clairement pourquoi nous faisons directement affaire avec cette entreprise, par exemple : Nous faisons directement affaire avec le constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée, puisqu'elle est le propriétaire, le concepteur du matériel et le détenteur exclusif du titre de PI. L'entreprise n'autorise PAS les revendeurs à valeur ajoutée ou des distributeurs pour leur équipement. Nous faisons affaire avec l'entreprise XYZ Distribution inc. puisqu'elle est l'unique distributeur et le seul revendeur autorisé, à valeur ajoutée, pour vendre et offrir du soutien technique au Canada pour l'équipement assemblé par le constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée.
3	Y a-t-il dans les lois et les règlements des dispositions qui interdisent le recours au régime de concurrence pour ce bien ou ce service? Si oui, fournir des détails.	Existe-t-il une législation provinciale ou fédérale qui oblige les clients à acheter uniquement les biens et services décrits?
4	Y a-t-il d'autres sources d'approvisionnement pour le même matériel ou soutien ou leur équivalent? Si non, expliquez.	Si vous vous invoquez de l'exception du paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l'État, vous devriez indiquer qu'aucun autre fournisseur ne peut répondre aux caractéristiques de rendement obligatoires déterminées par le client. Vous devriez faire référence à la justification de fournisseur unique qui est jointe.
4	Y a-t-il d'autres sources d'approvisionnement pour le même matériel ou soutien ou leur équivalent? Si non, expliquez. Si oui, quelles options de rechange ont été envisagées et pourquoi n'ont-elles pas été recommandées?	Si la réponse est « OUI » et que d'autres sources d'approvisionnement existent, nous devons alors lancer un processus concurrentiel. Si une recherche déjà effectuée confirme qu'un seul fabricant peut satisfaire aux exigences de rendement obligatoires, nous devons le mentionner. Nota : Le fait d'avoir différents fabricants « préévalués » dans le cadre d'un processus d'évaluation n'est pas suffisant, à moins que ce processus n'ait été effectué avec TPSGC. De même, choisir un fabricant simplement parce qu'il est le « meilleur » ou parce qu'il offre les « prix les plus bas » n'est pas acceptable sans processus concurrentiel lancé par TPSGC.
5	La proposition tient-elle compte des modes de fonctionnement communs ou de la compatibilité avec l'équipement existant? Si oui, quels sont les coûts et les répercussions sur les opérations qui sont engendrés par la gestion de multiples versions?	L'équipement requis doit-il être compatible avec l'équipement existant, les logiciels existants, ou avec de l'équipement utilisé dans d'autres installations au Canada, en Amérique du Nord et ailleurs dans le monde? Si la réponse est « OUI », nous devons, au moins : Indiquer clairement quel équipement et ou logiciel du client (ou d'autres centres de recherches) doit être compatible avec le besoin actuel. Préciser ce qu'entend le client par « compatible ». Les machines communiquent-elles entre elles d'une installation à l'autre? Des échantillons font-ils l'objet d'un examen croisé et sont-ils comparés d'une installation à l'autre? Nous devons être précis. Déterminer les coûts opérationnels et les répercussions liés à la gestion de multiples versions (plusieurs fabricants, plusieurs programmes logiciels). Quel serait le prix de la non-conformité pour le client? Le coût d'une nouvelle formation? Le coût lié à l'obligation de réexaminer les protocoles, les procédures, les processus? Y a-t-il un coût lié au fait de retarder ce programme plus longtemps?
6	Expliquez pourquoi le prix est juste et raisonnable; décrivez comment on est arrivé au soutien des prix et résumez les négociations.	Le client peut indiquer tout renseignement préliminaire fourni par le fournisseur (proposition financière). De même, TPSGC, à titre d'agent de négociation des contrats, sera responsable de négocier un prix juste et raisonnable et de s'assurer que ces prix sont justes et raisonnables pour le Canada.
7	Y a-t-il d'autres facteurs qui ont amené à recommander le recours à un processus non concurrentiel? Si oui, fournissez les détails et la justification raisonnée.
	a) Quelle est la probabilité que le contrat soit modifié ou qu'un contrat subséquent soit attribué à la même personne?	Est-il possible que l'on acquiert de l'équipement ou des services de garantie supplémentaires? Si c'est le cas, nous devrions intégrer des « options d'achat » au contrat.
	Décrivez les mesures qui ont été prises pour trouver différents fournisseurs et expliquez les répercussions que les seuils fixés dans les accords commerciaux ou les limites de passation/modification des marchés prévues dans la Directive du CT sur les marchés auront sur la stratégie d'approvisionnement proposée?	Le client a-t-il déployé des efforts pour trouver des fournisseurs éventuels et déterminer ce qui est offert dans la collectivité des fournisseurs? - TPSGC indiquera quels accords commerciaux s'appliqueraient. « Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a consulté le client concernant les besoins futurs, et le client a confirmé qu'il n'aura pas besoin d'autre équipement »; ou « Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a consulté le client concernant les besoins futurs et le client a confirmé, qu'il pourrait avoir besoin d'autre équipement; par conséquent, les options d'achat d'équipement supplémentaire seront intégrées au contrat. » TPSGC affichera un préavis d'adjudication de contrat sur le SEAOG (MERX) afin de s'assurer qu'il n'existe réellement aucun fournisseur en mesure de répondre à ce besoin. Cette exigence est assujettie aux accords commerciaux suivants : ACI, ALENA, AMP-OMC.
	b) Compte tenu du mandat de votre organisation, décrivez les efforts déployés pour conclure des ententes d'acquisition à long terme permettant de composer avec des activités semblables (p. ex. l'émission d'une offre permanente).	Le client doit établir toute stratégie d'achat à long terme qui servira à répondre aux besoins à venir : Le client cherchera à savoir s'il est possible de regrouper ses achats avec d'autres ministères. Le client encouragera TPSGC à inclure une gamme supplémentaire d'équipement dans les offres à commandes ultérieures, dans la mesure possible. TPSGC désignera aussi le chef d'équipe national des biens et services et discutera de la possibilité d'inclure cette exigence aux offres à commandes ultérieures.

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Annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les accords commerciaux

(2010-01-11)

Il convient de noter que les codes du processus d'attribution des contrats (PAC) pour chaque type d'attribution sont incorporés par renvoi.

Pour l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité sont décrites ci-dessous.
« Article 1016 : Procédures d'appel d'offres limitées
1. Une entité d'une Partie pourra, dans les circonstances et sous réserve des conditions indiquées au paragraphe 2, utiliser des procédures d'appel d'offres limitées et déroger ainsi aux articles 1008 à 1015, à condition que ces procédures limitées ne soient pas utilisées dans le dessein de ramener la concurrence en deçà du maximum possible, ou d'une manière qui constituerait un moyen de discrimination entre fournisseurs des autres Parties ou de protection des fournisseurs nationaux.
2. Une entité pourra utiliser les procédures d'appel d'offres limitées dans les circonstances et sous réserve des conditions suivantes, le cas échéant :
  1. lorsque aucune soumission n'aura été déposée en réponse à un appel d'offres fait selon une procédure ouverte ou sélective, ou lorsque les soumissions déposées seront le résultat d'une collusion ou ne seront pas conformes aux conditions essentielles de l'appel d'offres, ou émaneront de fournisseurs ne remplissant pas les conditions de participation prévues conformément au présent chapitre, pour autant que les conditions de l'appel d'offres initial ne soient pas substantiellement modifiées pour le marché qui sera adjugé; (code du PAC 05)
  2. lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant; (code du PAC 71)
  3. dans la mesure où cela sera strictement nécessaire lorsque, pour des raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient être prévus par l'entité, les procédures ouvertes ou sélectives ne permettraient pas d'obtenir les produits ou les services en temps voulu; (code du PAC 81)
  4. lorsqu'il s'agira de livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur initial et portant sur le remplacement de pièces ou la prestation de services continus à l'égard de fournitures, de services ou d'installations déjà livrés, ou visant à compléter ces fournitures, services ou installations, et qu'un changement de fournisseur obligerait l'entité à acheter des équipements ou des services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec des équipements ou des services déjà existants, y compris les logiciels, dans la mesure où l'achat initial s'inscrit dans le cadre du présent chapitre; (code du PAC 74)
  5. lorsqu'une entité achètera un prototype ou un produit ou un service nouveau mis au point à sa demande au cours de l'exécution d'un marché particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement original, et pour les besoins de ce marché. Une fois que de tels marchés auront été exécutés, les achats ultérieurs de produits ou de services seront assujettis aux articles 1008 à 1015. Le développement original d'un produit nouveau pourra englober une production limitée ayant pour but d'incorporer les résultats d'essais sur le terrain et de démontrer que le produit se prête à une production en quantités conformément à des normes de qualité acceptables. Il ne comprendra pas la production en quantités visant à établir la viabilité commerciale du produit ou à recouvrer les frais de recherche et développement; (code du PAC 72)
  6. lorsqu'il s'agira de produits achetés sur un marché de produits de base; (code du PAC 20)
  7. lorsqu'il s'agira d'achats à des conditions exceptionnellement avantageuses valables pour de très courtes périodes, comme les aliénations inhabituelles effectuées par des entreprises qui ne sont pas ordinairement des fournisseurs ou la vente d'actifs d'entreprises en liquidation ou sous séquestre, mais à l'exclusion des achats courants effectués auprès de fournisseurs habituels; (code du PAC 21)
  8. lorsqu'il s'agira d'un marché devant être adjugé au lauréat d'un concours de conception architecturale, (code du PAC 22) à condition
    1. que le concours soit organisé d'une manière compatible avec les principes énoncés dans le présent chapitre, notamment en ce qui concerne la publication, à l'intention de fournisseurs dûment qualifiés, d'une invitation à y participer,
    2. qu'il soit organisé en vue de l'adjudication du marché de conception au lauréat, et
    3. qu'il soit jugé par un jury impartial; et
  9. lorsqu'une entité a besoin de services de consultation sur des questions de nature confidentielle dont on pourrait raisonnablement s'attendre que la divulgation compromette des informations confidentielles du gouvernement, cause des perturbations économiques ou soit d'une autre façon semblable contraire à l'intérêt public.
3. Une entité dressera procès-verbal de chaque marché qu'elle aura adjugé en vertu du paragraphe 2. Chaque procès-verbal mentionnera le nom de l'entité acheteuse, la valeur et la nature des produits ou services achetés, ainsi que leur pays d'origine, et contiendra un exposé indiquant celles des conditions et circonstances du paragraphe 2 qui auront justifié le recours à une procédure d'appel d'offres limitée. Ce procès-verbal sera conservé par l'entité concernée; il sera à la disposition des autorités compétentes de la Partie dont elle relève, qui les utiliseront au besoin en vertu des articles 1017 et 1019 ou du chapitre 20 (Dispositions institutionnelles et procédures de règlement des différends) ».
Pour l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité sont décrites ci-dessous.
« Article XV : Appel d'offres limité
1. Les dispositions des articles VII à XIV, qui s'appliquent aux procédures d'appel d'offres ouvertes ou sélectives, ne seront pas nécessairement applicables dans les circonstances définies ci-après, à la condition que l'appel d'offres limité ne soit pas utilisé en vue de ramener la concurrence en deçà du maximum possible, ou d'une manière qui constituerait un moyen de discrimination entre les fournisseurs d'autres parties ou de protection des producteurs ou des fournisseurs nationaux :
  1. lorsque aucune soumission n'aura été déposée en réponse à un appel d'offres fait selon une procédure ouverte ou sélective, ou lorsque les soumissions déposées auront été concertées ou ne seront pas en conformité avec les conditions essentielles de l'appel d'offres, ou émaneront de fournisseurs ne remplissant pas les conditions de participation prévues conformément au présent accord, pour autant toutefois que les conditions de l'appel d'offres initial ne soient pas substantiellement modifiées pour le marché qui sera adjugé; (code du PAC 05)
  2. lorsque, du fait qu'il s'agit de travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de droits exclusifs, tels que des droits de brevet ou de reproduction, ou en l'absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant; (code du PAC 71)
  3. pour autant que cela sera strictement nécessaire lorsque, pour des raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient être prévus par l'entité, les procédures ouvertes ou sélectives ne permettraient pas d'obtenir les produits ou services en temps voulu; (code du PAC 81)
  4. lorsqu'il s'agira de livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur initial et portant sur des pièces de rechange pour des fournitures déjà faites ou des installations déjà livrées, ou destinées à compléter ces fournitures, services ou installations, et qu'un changement de fournisseur aboutirait à la livraison de matériel ou de services ne répondant pas à des conditions d'interchangeabilité avec un matériel ou service déjà existant (⁵); (code du PAC 74)
  5. lorsqu'une entité achète un prototype ou un nouveau produit ou service qui est mis au point à sa demande pendant la durée et dans le cadre d'un marché particulier de recherche, de mise à l'essai, d'étude ou de premier développement. Une fois que de tels contrats auront été exécutés, les marchés ultérieurs de produits ou de services seront soumis aux dispositions des articles VII à XIV (⁶); (code du PAC 72)
  6. lorsque des services de construction additionnels qui n'étaient pas inclus dans le marché initial mais qui correspondaient aux objectifs de la documentation relative à l'appel d'offres initial sont, à la suite de circonstances imprévisibles, devenus nécessaires pour achever la fourniture des services de construction décrits dans ledit marché, lorsque l'entité doit adjuger des marchés portant sur les services de construction additionnels à l'entrepreneur fournissant les services de construction concernés parce que séparer les services de construction additionnels du marché initial lui causerait des difficultés pour des raisons techniques ou économiques et la gênerait notablement. Toutefois, la valeur totale des marchés adjugés pour les services de construction additionnels ne pourra pas dépasser 50 p. 100 du montant du marché principal;
  7. pour de nouveaux services de construction consistant en la répétition de services de construction analogues qui sont conformes à un projet de base pour lequel un marché initial avait été adjugé conformément aux articles VII à XIV de l'AMP-OMC et pour lequel l'entité a indiqué dans l'avis de marché envisagé concernant le service de construction initial que la procédure d'appel d'offres limité pourra être utilisée aux fins de l'adjudication des marchés pour ces nouveaux services de construction;
  8. dans le cas de produits achetés dans un marché de produits de base; (code du PAC 21)
  9. pour des achats effectués dans des conditions exceptionnellement avantageuses qui ne se présentent qu'à très court terme. La présente disposition vise à couvrir l'écoulement inhabituel de produits par des entreprises qui ne sont normalement pas fournisseurs, ou la cession d'avoirs d'entreprises en liquidation ou administration judiciaire. Elle n'est pas censée couvrir les achats courants effectués auprès de fournisseurs ordinaires; (code du PAC 21)
  10. dans le cas de marchés adjugés au lauréat d'un concours, à condition que le concours ait été organisé d'une manière conforme aux principes du présent accord, notamment en ce qui concerne la publication, au sens de l'article IX, d'une invitation, adressée aux fournisseurs dûment qualifiés, à participer à un tel concours, qui sera jugé par un jury indépendant, en vue de l'adjudication de marchés aux lauréats; (code du PAC 22)
2. Les entités dresseront procès-verbal de chaque marché adjugé conformément aux dispositions du paragraphe 1. Chaque procès-verbal mentionnera le nom de l'entité contractante, la valeur et la nature des marchandises ou des services faisant l'objet du marché, ainsi que leur pays d'origine, et contiendra un exposé indiquant celles des circonstances visées au présent article dans lesquelles le marché a été adjugé. Ce procès-verbal restera entre les mains de l'entité concernée et à la disposition des autorités publiques dont elle relève, pour être utilisé si besoin est pour les procédures prévues aux articles XVIII, XIX, XX et XXII.
  Nota :
  
  5. Il est entendu que le « matériel existant » comprend les logiciels dans la mesure où le marché initial de logiciels était couvert par l'Accord.
  
  6. Le développement original d'un produit ou service nouveau peut englober une production ou une fourniture limitée ayant pour but d'incorporer les résultats d'essais sur le terrain et de démontrer que le produit ou service se prête à une production ou à une fourniture en quantités conformément à des normes de qualité acceptables. Il ne comprend pas la production ou la fourniture en quantités visant à établir la viabilité commerciale du produit ou à amortir les frais de recherche et développement. »
3. Pour l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité énoncées dans les paragraphes 11 et 12 de l'article 506 sont décrites ci-dessous.
  « 11. Une entité d'une Partie peut, dans les circonstances suivantes, utiliser des procédures de passation des marchés publics différentes de celles décrites aux paragraphes 1 à 10, à la condition que ce ne soit pas dans le but d'éviter la concurrence entre les fournisseurs ou d'exercer de la discrimination contre les fournisseurs des autres Parties :
  1. lorsqu'il existe une situation d'urgence imprévisible et que des produits, des services ou des travaux de construction ne peuvent être obtenus en temps utile par l'application de procédures ouvertes de passation des marchés publics; (code du PAC 81)
  2. lorsqu'il faut acheter des produits ou des services d'experts-conseils à l'égard de questions de nature confidentielle ou protégée et qu'il est raisonnable de croire que leur divulgation, dans le cadre d'un mécanisme d'appel d'offres ouvert, pourrait compromettre le caractère confidentiel de renseignements du gouvernement, entraîner une perturbation de l'économie ou nuire de quelque autre façon à l'intérêt public;
  3. lorsqu'un marché doit être attribué en vertu d'un accord de coopération financé, pour tout ou partie, par une organisation de coopération internationale, mais uniquement dans la mesure où cet accord entre la Partie et cette organisation prévoit des règles d'attribution des marchés qui diffèrent des obligations énoncées au présent chapitre;
  4. lorsque des matériaux de construction doivent être achetés et qu'il est possible de démontrer que les frais de transport et des considérations d'ordre technique ont pour effet de limiter, sur le plan géographique, les sources d'approvisionnement disponibles, particulièrement en ce qui a trait au sable, à la pierre, au gravier, aux bitumes, aux bétons composites et aux bétons prémélangés utilisés dans la construction des routes ou leur réparation;
  5. lorsque le respect des dispositions du présent chapitre qui concernent le caractère ouvert des appels d'offres réduirait la capacité d'une Partie à maintenir la sécurité ou l'ordre public, ou encore à protéger la vie ou la santé des humains, des animaux ou des végétaux;
  6. lorsque aucune soumission n'a été reçue en réponse à l'appel d'offres lancé conformément aux procédures prévues par le présent chapitre. (code du PAC 05) »
  « 12. Lorsqu'un seul fournisseur est en mesure de satisfaire aux conditions du marché public, une entité peut utiliser des procédures de passation des marchés publics différentes de celles décrites aux paragraphes 1 à 10, dans les circonstances suivantes :
  1. pour assurer la compatibilité avec des produits existants, pour assurer le respect de droits exclusifs tels des droits d'auteur ou des droits fondés sur une licence ou un brevet, ou encore pour l'entretien de produits spécialisés, lorsque cet entretien doit être effectué par le fabricant ou son représentant;
  2. lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu'il n'existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement; (code du PAC 71)
  3. pour les marchés publics portant sur des produits ou services dont l'approvisionnement est contrôlé par un fournisseur qui détient un monopole d'origine législative; (code du PAC 86)
  4. pour l'achat de produits sur un marché des produits de base; (code du PAC 20)
  5. pour des travaux devant être exécutés sur un bâtiment loué, sur des parties de celui-ci ou encore à proximité de ce bâtiment, et qui ne peuvent être exécutés que par le locateur; (code du PAC 87)
  6. pour des travaux devant être exécutés sur un bien par un entrepreneur, conformément aux dispositions d'une garantie visant le bien ou les travaux originaux;
  7. Pour un marché devant être attribué au gagnant d'un concours de design;
  8. pour les marchés publics portant sur un prototype ou un produit ou service nouveau devant être mis au point dans le cadre d'un marché particulier en matière de recherche, d'essai, d'étude ou de conception originale, mais non pour quelque achat ultérieur; (code du PAC 72);
  9. pour l'achat de produits à des conditions exceptionnellement avantageuses, par exemple en cas de faillite ou de mise sous séquestre, mais non pour des achats courants; (code du PAC 21)
  10. pour les marchés publics portant sur des œuvres d'art originales;
  11. pour les marchés publics portant sur des abonnements à des journaux, magazines ou autres périodiques; (code du PAC 87)
  12. pour les marchés publics portant sur des biens immobiliers. (code du PAC 87) »

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Annexe 3.3 : Modèle de préavis d'adjudication de contrat

(2010-01-11)

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) doit comprendre les informations suivantes, dans les deux langues officielles :

Une explication de ce qu'est un PAC. L'explication suivante doit être incluse :
Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat.
Définition des exigences ou des résultats attendus. Présenter de façon suffisamment détaillée pour permettre aux fournisseurs éventuels de déterminer s'ils sont en mesure de satisfaire aux exigences et pour fournir à l'agent de négociation des contrats une base solide pour évaluer les énoncés des capacités des fournisseurs éventuels.
Énoncé portant sur l'applicabilité des accords commerciaux ou d'autres obligations. Le cas échéant, le PAC doit comprendre un énoncé précisant s'il l'achat proposé est assujetti à l'un des accords commerciaux, à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) ou à l'une des ententes sur les revendications territoriales globales. Lorsque le marché est réservé en vertu de la SAEA, l'énoncé suivant doit être placé au début du PAC :
« Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones, conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement. Par conséquent, seules les fournisseurs qui satisfont à la définition de « entreprise autochtone », telle que définie dans la SAEA, peuvent soumettre un énoncé de capacités. »
Exception au Règlement sur les marchés de l'État et raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité, s'il y a lieu. Inscrire toute exception pertinente au Règlement sur les marchés de l'État et, s'il y a lieu, les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité (voir l'Annexe Annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les accords commerciaux) en vertu des accords commerciaux visés. Préciser la(les) raison(s) expliquant l'attribution du contrat proposé. Démontrer pourquoi ce fournisseur a été désigné comme étant le seul à pouvoir exécuter les travaux.
Titre de propriété intellectuelle. Lorsqu'un titre de propriété intellectuelle découle de l'exécution d'un contrat, un énoncé devrait préciser si ce titre fait l'objet d'une exception en vertu de la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'État ou si la propriété intellectuelle demeure celle de l'entrepreneur.
Période du contrat proposé ou date de livraison requise. Préciser la période du contrat proposé ou la date de livraison requise, y compris le renouvellement éventuel ou les années d'option.
Coût estimatif du contrat proposé. Ce coût devrait être indiqué, le cas échéant, à condition que cela ne soit pas préjudiciable aux négociations avec l'entrepreneur éventuel ou à sa position face à ses concurrents si le contrat fait l'objet d'une demande de soumissions traditionnelle ou électronique (peut être exprimé en fourchette de prix).
Nom et, habituellement, l'adresse de l'entrepreneur éventuel doivent être inscrits dans le PAC.
Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités. Fournir une explication à l'intention des fournisseurs sur la façon de procéder pour répondre au PAC.
« Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens et(ou) les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans le présent avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées. »
Date de clôture pour la présentation des énoncés de capacités. Inscrire la date de clôture (le jour, le mois et l'année) à laquelle les énoncés de capacités sont acceptés, c.-à -d. la période de 15 jours civils.
Demande de renseignements et présentation des énoncés de capacités. Fournir le nom, le titre, l'adresse, les numéros de téléphone et de fax ainsi que l'adresse électronique de la personne-ressource à qui les fournisseurs peuvent adresser leurs questions ou soumettre un énoncé de capacités.

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Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC

(2011-05-16)

1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches est de fournir des conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque TPSGC attribue des contrats des services avec autorisations de tâches (AT) et que le client est autorisé à émettre des AT. Ce guide renferme des conseils sur la préparation et la gestion des AT. Plusieurs principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne pour l'administration des AT reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrats avec autorisations de tâches

Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités du contrat.

3.0 Application of Contracts with Task Authorizations

Un contrat avec autorisations de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en matière de services, mais que la nature exacte et les échéances des services requis, les activités et les produits livrables ne seront connus qu'au moment où les service seront demandés pendant la période d'application du contrat. TPSGC détermine s'il serait préférable, compte tenu des besoins des clients, d'établir un contrat avec autorisations de tâches. Si le client est autorisé à établir desAT, la limite de son pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les AT qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation. Un contrat avec autorisations de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne pourrait répondre à toutes les exigences. Le classement des entrepreneurs, le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les AT et la limite d'autorisation sont alors précisés dans le contrat.
Voici quelques exemples de contrats avec AT :
1. marché de services de traduction dont le travail à accomplir est généralement défini et dont les tâches précises en matière de traduction (p. ex., 50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;
2. demande portant sur l'entretien d'équipement dont les travaux d'entretien général sont définis dans le contrat et dont les activités d'entretien en cas de défaillance de l'équipement sont autorisés au cas par cas;
3. demande visant l'obtention des services d'un spécialiste en informatique pour une période déterminée, mais dont les activités et les produits livrables ne sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort prévu.
Les contrats avec AT offrent certains avantages. Ils permettent notamment d'atténuer les risques contractuels grâce à des tâches mieux définies, de déterminer le niveau d'effort pour chacune des tâches et d'évaluer avec précision le coût de chaque tâche, assurant ainsi une meilleure gestion du contrat.
Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats avec AT offrent un cadre structuré procurant rapidité opérationnelle et souplesse aux clients. Or, pour que ces contrats soient fructueux, TPSGC et le client autorisé doivent comprendre clairement et accepter leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion du contrat, y compris l'approbation et l'émission des AT ainsi que la gestion de celles-ci. Les contrats avec AT mal utilisés peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public.

4.0 Conditions d'utilisation

Pour avoir recours à des contrats avec AT, l'agent de négociation des contrats de TPSGC doit à tout le moins :
1. s'assurer, en consultation avec le client, qu'un contrat avec autorisations de tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour les services requis;
2. décider s'il donnera au client le pouvoir d'approuver et d'émettre des AT, et fixer la limite financière de ce pouvoir. Ces décisions seront prises à la suite de consultations avec le client, et les dispositions connexes seront décrites dans le contrat. Toutes les AT qui dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation et d'émission;
3. discuter avec le client afin de convenir des rôles et des responsabilités des deux organisations, y compris les responsabilités du client relatives à la production de rapports;
4. au besoin, discuter avec le client du recours à des contrats avec AT, notamment en ce qui a trait à l'administration des AT.

5.0 Processus d'autorisation des tâches et activités de gestion connexes

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément au processus d'émission et de gestion des AT décrit dans le contrat. Si la tâche ne semble être comprise dans la portée des travaux, il faut consulter TPSGC avant d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche
1. (i) s'assurer que la description de la tâche (ou la tâche modifiée) applicable aux travaux requis (activités à réaliser, produits livrables, date de fin des principales activités ou de fourniture des produits livrables ou les deux, selon le cas) contenue dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (EDT) du contrat; cela comprend :
  1. (A) veiller à ce que le libellé de l'AT ne soit pas susceptible de créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
  2. fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches en tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas l'être, TPSGC doit établir une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise;
2. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description des travaux, le calendrier, les quantités et les dispositions de paiement connexes, conformément aux modalités du contrat;
3. faciliter le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur en particulier;
4. consulter l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC, s'il y a lieu.
Étape de l'autorisation des tâches
1. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses modifications. Par exemple, les catégories de ressources et les tarifs négociés préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question.
2. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. que des personnes sont nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications subséquentes, et il doit respecter les critères de sélection du candidat. Dans le cas des contrats ne désignant pas des ressources précises, le client doit remplir et conserver au dossier une évaluation des nouvelles ressources retenues. L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des compétences de la ressource visée et veiller à ce que celle-ci possède toutes les compétences exigées dans le contrat et ses modifications.
3. Avant d'autoriser une tâche, le client doit s'assurer que :
  1. la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur de la tâche est supérieure à la valeur maximale des tâches pouvant être approuvées par le client établie dans le contrat et ses modifications, l'AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;
  2. la tâche peut être terminée avant la date d'expiration du contrat;
  3. l'autorisation de la tâche n'entraînera pas de dépassement de la valeur cumulative maximale de l'ensemble des AT.
4. L'AT est finalisée, y compris la valeur globale de la tâche, conformément aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorise l'AT en la signant et en y apposant la date.
5. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la date et remet l'original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme le précise le contrat.
Début des travaux relatifs à une AT

Les travaux relatifs à une AT ne peuvent être entrepris avant qu'un contrat avec autorisations de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise conformément aux modalités du contrat. Il ne faut jamais attribuer un contrat ou approuver une AT rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client et, s'il y a lieu, par TPSGC, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des travaux.
Gestion de l'autorisation de tâches
1. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le responsable technique participent au processus d'AT. Le client doit également confirmer que ces personnes ont suivi une formation sur l'utilisation des AT.
2. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC s'il compte remplacer la personne désignée comme chargée de pouvoir dans le contrat, pour que celui-ci puisse être modifié en conséquence.
3. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées dans le cadre du contrat et remettre ce registre à TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
4. Le client doit effectuer un suivi de l'exécution des tâches et des travaux réalisés, procéder à un examen approprié des coûts et fournir des rapports à l'autorité contractante de TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
5. Le client doit avoir en place une marche à suivre pour veiller à ce que les taux de facturation, les catégories de ressources ou d'autres dispositions de paiement compris dans les AT autorisées et émises soient conformes aux modalités du contrat.
6. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC, en temps opportun, un rapport complet sur le rendement ou les enjeux relatifs à une AT.
7. Le client doit veiller à ne pas dépasser la limite financière des AT individuelles précisée dans le contrat avec AT ou la limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les AT dans le cadre du contrat.
8. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures ministérielles relative aux AT autorisées et émise, le client doit s'assurer :
  1. que les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;
  2. que les services ont été offerts, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une bonne connaissance de l'effort requis pour accomplir les travaux;
  3. que la facture est conforme aux conditions et aux modalités de paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et que les documents à l'appui requis sont complets et approuvés et qu'ils ont été ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 ci-dessous portant sur la séparation des fonctions .

6.0 Modification d'une AT autorisée par le client

Le client peut modifier une AT qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats de TPSGC.
Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'autorité contractante de TPSGC.

7.0 Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor (CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du CT sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, TPSGC recommande que les clients veille à ce que la personne qui signe l'AT soit différente de celle qui certifie les factures connexes. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

8.0 Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer auprès du client des mesures correctives, comme la réduction ou l'annulation de son pouvoir d'émettre des AT, lorsque tout porte à croire que le processus d'AT n'est pas respecté conformément au contrat et à l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9.0 Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de contrats que nécessaire.
Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes particulières.

9.2 Relations employeur-employé

Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.
Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de début et de fin des travaux, et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de travail.
Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats devraient uniquement être vérifiés par le chargé de projet ou le responsable technique.
Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

Éviter de fractionner un besoin pour contourner la limite des pouvoirs d'achat accordés au client dans le cadre du contrat.
Éviter les descriptions de tâches pour des AT qui pourraient créer un conflit d'intérêts.
Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche visée et qu'il soit conforme à la base de paiement du contrat.
Faire en sorte que les fonds soient suffisants.

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Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de TPSGC

(2011-05-16)

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :
(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel dûment remplis)

Il est préférable d'utiliser une entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec autorisations de tâches (AT), sous réserve de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son utilisation. À cette fin, voici un modèle d'entente d'utilisation des AT visant à officialiser les procédures administratives entre le client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Le modèle peut être acheminé par courriel au client; l'acceptation de ce dernier doit être reçue avant la présentation du plan d'achat ou du formulaire Planification et approbation préalable du contrat (PAPC).
Voici un modèle de courriel :

Objet : Numéro de la demande ___________, entente d'utilisation des AT, acheminée par courriel

Monsieur ________/Madame _________ (inscrire le nom du client),

À notre avis, la demande mentionnée en objet, ci-dessus, devrait être intégrée à un contrat avec autorisations de tâches (AT). À cet fin, vous trouverez ci-joint le document d'entente d'utilisation desAT, qui officialiserait les procédures administratives entre nos deux organisations pour le besoin visé par les présentes. Une copie du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC est également joint au présent message.

Avant de passer à l'étape de l'approbation interne, par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), de la stratégie d'approvisionnement, nous vous prions de confirmer, au nom de votre ministère, que vous acceptez l'entente d'utilisation des AT décrit ci-dessous, c'est-à-dire que votre ministère comprend clairement ses rôles et responsabilités ainsi que ses obligations en matière de production de rapports à l'égard du processus proposé d'AT, ainsi que le droit de TPSGC de mettre en œuvre toute mesure corrective qui pourrait lui sembler nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous comprenez le processus d'utilisation des AT décrits dans la présente, par retour du courriel, d'ici le ________ (insérer la date et l'heure) (heure de fermeture des bureaux), car tout délai de réponse aura des répercussions sur la date prévue de diffusion de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de toute information contenue dans le présent message.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________ (insérer le nom de l'autorité contractante de TPSGC)

ENTENTE ENTRE

TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA

_______________ (inscrire le nom de la division de TPSGC) ET

__________________ (inscrire le nom du client;; pour le MDN, inscrire le nom de la division, p. ex. D MAR P 3-5)

(ci-après désigné sous le nom de « client autorisé »))

CONCERNANT L'UTILISATION D'AUTORISATIONS DE TÂCHES

DANS LE CADRE DU CONTRAT N^O ____________ (inscrire le numéro du contrat)

Objet

Le présent document vise à officialiser l'entente entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client autorisé en ce qui a trait à leurs responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre de l'utilisation du contrat avec autorisations de tâches susmentionné (voir la « Matrice des rôles et des responsabilités » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la durée du contrat.
Durée d'application de l'entente

Les modalités de cette entente seront en vigueur pour toute la durée du contrat.
Autorisation de tâches

Comme précisé dans le contrat (lorsque attribué), l'autorité compétente désignée par le client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $ (insérer le montant) chacune, taxe sur les produits et services (TPS) ou taxe de vente harmonisée (TVH) en sus, y compris toute modification aux AT autorisées. Toute AT d'une valeur supérieure à cette limite ou toute modification à une AT approuvée qui porterait la valeur totale de l'AT à un niveau supérieur à cette limite doit être approuvée par ________ (insérer selon le cas : « l'autorité compétente désignée par le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité contractante de TPSGC ») avant d'être établie.
Processus de modification du contrat

Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre, et qu'il ne doit pas établir d'AT qui porterait la valeur cumulative des AT à une somme supérieure à la valeur du contrat. Tout changement prévu au contrat doit être approuvé au préalable, par écrit, par l'autorité contractante de TPSGC, grâce à la diffusion d'une modification de contrat établie avant l'autorisation de travaux ou l'émission d'AT supplémentaires. Si le contrat doit être modifié à quelque moment que ce soit au cours de sa période d'application , le client autorisé doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir les renseignements suivants :
1. une description claire et exacte des raisons pour lesquelles il demande la modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas être terminés avant la date d'expiration du contrat, la raison du manque de fonds, etc.);
2. la valeur cumulative des AT (TPS/TVH en sus) établies jusqu'à maintenant;
3. les dépenses totales (TPS/TVH en sus) engagées dans le cadre du contrat jusqu'à maintenant;
4. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;
5. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;
6. la raison pour laquelle on demande une modification de contrat plutôt que d'établir un nouveau marché;
7. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.
Si TPSGC détermine que le contrat ne peut pas être modifié, le client autorisé en sera informé. Si le contrat peut être modifié, le client autorisé transmettra alors à l'autorité contractante de TPSGC une demande de modification (PWGSC-TPSGC 9200) dûment signée.

Gestion des marchés – mesures correctives

Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le représentant du client autorisé, l'entrepreneur ou les deux, et elle prendra les mesures correctives qu'elle juge appropriées parmi les suivantes :

modifier l'information requise dans les rapports demandés, ou changer la fréquence de ceux-ci;
discuter avec le personnel du client autorisé chargé de l'établissement des AT ou avec l'entrepreneur, au besoin;
réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des AT.

Les deux parties acceptent de respecter les modalités de la présente entente. De plus, il est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée périodiquement, au besoin. À l'exception des modifications requises à la suite des mesures correctives prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisations de tâches
	Rôles et responsabilités X = principal responsable S = rôle de soutien	Client autorisé	TPSGC
1.0	Processus d'autorisation de tâches (AT)
1.1	Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des AT soit adéquatement formé.	X
1.2	Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à ce que le travail soit réparti conformément au contrat.	X
1.3	Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du cadre du contrat.	X	S
1.4	Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre du contrat.	X
1.5	Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT. Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante de TPSGC à des fins d'autorisation.	X
1.6	Veiller à ce que les AT soient établies conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le contrat.	X
1.7	Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l'AT soit, au plus tard, la date d'expiration du contrat.	X
1.8	Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent strictement les conditions du contrat.	X
1.9	Veiller à ce que l'ampleur de la participation et les autres éléments de coût correspondent au travail à accomplir.	X
2.0	Exigences en matière de rapports
2.1	Envoyer un exemplaire de chaque AT dûment signée et approuvée (y compris les pièces jointes) et de toute modification aux AT approuvées à l'autorité contractante de TPSGC dès qu'elle sont émises.	X
2.2	Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport d'utilisation ________)(inscrire « mensuel » ou « trimestriel », selon le cas), y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou modification d'AT établie, en précisant le numéro d'AT, le numéro de modification, le titre ou une courte description de chaque tâche, les dates de début et de fin de chaque tâche, l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi que les dépenses totales engagées pour l'ensemble des AT à ce jour, la limite des dépenses applicable à chaque tâche, telle qu'elle est indiquée dans le contrat, et les dépenses cumulatives engagées à ce jour dans le cadre du contrat.	X
3.0	Gestion des contrats
3.1	Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour administrer le processus d'AT comprenne bien le processus d'AT, au besoin.	X	S
3.2	Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des AT autorisées par le client peuvent être modifiées, pourvu que les travaux soient conformes à la portée et à la valeur du contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client autorisé établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Toute modification de l'AT qui porterait sa valeur au-delà de la limite du client doit être signalée à l'agent de négociation de contrats de TPGSC. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l'AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résiliée pour inexécution ou pour des raisons de commodité. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.	X
3.3	Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat et de chaque AT autorisée et émise. De plus, veiller à ce que la personne qui signe l'autorisation de tâches ne soit pas la même que celle qui certifie les factures connexes, à moins que les processus des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions. Le cas échéant, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client autorisé. Des exemplaires de toutes les demandes de paiement et des factures, avec les rapports connexes, doivent être fournis à l'autorité contractante de TPSGC.	X
3.4	Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes les tâches autorisées et émises soient bien conformes à la portée du contrat.		X
3.5	Prendre toute mesure corrective jugée nécessaire si des indices portent à croire que le processus d'AT ne se déroule pas comme prévu (voir l'article intitulé « Gestion des contrats – mesures correctives » de la présente entente).		X
3.6	Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de production de rapports.		X
3.7	Établir des rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne sont jamais dépassées.	X	X

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Annexe 3.5 : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des acquisitions

(2010-01-11)

Le Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions (CEA) relève du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, et peut être joint au 819-956-3513 ou par courriel à : SecrtariatduCEA.PRCSecretariat@tpsgc-pwgsc.gc.
Lorsque le CEA doit procéder à un examen, le Secrétariat doit demander à l'agent de négociation des contrats d'élaborer des stratégies d'approvisionnement à soumettre au CEA, lesquelles feront partie de la documentation de référence. En tant que membre du CEA, l'agent de négociation des contrats joue un rôle de premier plan dans les délibérations de ce Comité. Les recommandations du CEA sont consignées dans le compte rendu d'examen qui accompagne la présentation du contrat au Conseil du Trésor (CT).
Les recommandations qui comportent des coûts ou des risques accrus doivent être étayées par une analyse des coûts et avantages, effectuée à partir des facteurs énoncés dans la politique du CT. Cette analyse est effectuée par le ministère responsable du programme qui profitera des retombées attendues.
Le recours aux coefficients de pondération pour l'évaluation des retombées socio-économiques doit se limiter, sauf dans des circonstances exceptionnelles, aux achats d'une valeur supérieure à 50 M $. Lorsque l'on applique des coefficients de pondération pour l'évaluation des retombées socio-économiques, on doit faire approuver la stratégie d'approvisionnement par le CT avant l'émission de la demande de soumissions, quels qu'en soient les niveaux de délégation. L'approbation du CT doit être obtenue par le ministère qui propose les stratégies de remplacement.
Lorsque les retombées socio-économiques ou environnementales font partie de l'évaluation des soumissions, le CEA peut demander à l'agent de négociation des contrats de fournir les résultats de cette évaluation.
Il se peut que l'agent de négociation des contrats doive assurer un suivi auprès du CEA quant aux résultats des recommandations du Comité. Toutefois, c'est au ministère responsable du programme auquel ces retombées socio-économiques profiteront qu'il revient de surveiller celles-ci.
Pour tous les achats prévoyant une disposition relative à un contenu local ou des retombées économiques et régionales, y compris les marchés pour lesquels le CEA a prescrit des avantages relatifs au contenu local et de nature économique et régionale, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que l'avis de projet de marchés et les documents de demandes de soumissions donnent des détails relatifs aux restrictions ou aux pratiques. Lorsque la valeur de l'achat est de 2 M $ ou moins et que l'on cherche à obtenir des retombées liés au contenu local ou de nature économique et régionale, ces achats doivent être signalés comme étant des « circonstances exceptionnelles ». Dans le rapport, les agents de négociation des contrats devront également inclure les détails relatifs aux restrictions dans l'avis d'adjudication de contrat.
Les étapes du processus d'examen et d'approbation des projets de marché sont les suivantes :
1. Le document « Description détaillée » (voir l'Exhibit A : Description détaillée - Comité d'examen des acquisitions) est transmis aux membres du CEA par courriel. Ceux-ci disposent de cinq jours ouvrables pour étudier chaque projet. À n'importe quel moment pendant ces cinq jours, les membres peuvent demander au Secrétariat du CEA de suspendre un projet pour permettre des discussions plus poussées ou des éclaircissements.
2. Les demandes concernant un projet en particulier qui ont été transmises par les membres au Secrétariat du CEA seront acheminées directement à l'agent de négociation des contrats responsable, pour obtenir une réponse de sa part.
3. Si aucune demande n'est reçue à la fin de la cinquième journée, le Secrétariat du CEA diffuse alors un compte rendu de décision.
4. Des exemplaires de la Description détaillée et du compte rendu de décision sont fournis à tous les membres du CEA et à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom figure sur la Description détaillée.
5. Un projet suspendu sera réactivé seulement si une directive à cet égard est reçue par courriel de la part du membre du CEA qui a demandé la suspension.
6. Les projets de marché qui ont été initialement évalués à moins de 2 M $ doivent être examinés par le CEA si leur valeur atteint 2 M $ ou plus.
7. Les modifications apportées à un projet doivent être indiquées dans la Description détaillée par l'agent de négociation des contrats. Ce dernier doit en faire part au Secrétariat du CEA, qui mettra au courant les membres du CEA des modifications, afin qu'elles fassent l'objet d'un examen. Les membres du CEA disposent de trois jours ouvrables pour examiner les modifications. Une fois ce délai écoulé, un compte rendu de décision sera émis.
Les points suivants doivent être pris en considération au moment de rédiger la Description détaillée :
1. les retombées socio-économiques doivent être clairement indiquées, le cas échéant, dans le document détaillé;
2. en ce qui concerne la valeur du projet, il doit être clairement indiqué dans le document détaillé s'il s'agit d'un seul contrat qui ne nécessite qu'une approbation de la part du CEA pour l'ensemble du projet ou d'une partie d'un contrat pour lequel plusieurs projets doivent être soumis séparément au CEA, pour examen et approbation.
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Exhibit A : Description détaillée - Comité d'examen des acquisitions

(2010-01-11)

Conformément à la Politique sur l'examen des acquisitions du Conseil du Trésor, les renseignements suivants à propos d'une demande d'achat vous sont soumis pour étude. Si aucune demande de temps additionnel n'a été faite pour évaluer le potentiel socio-économique de cette exigence avant la date ci-dessus, on vous informera par courriel qu'aucun autre examen n'est nécessaire. Si vous croyez qu'un autre examen est nécessaire, vous devrez en indiquer la raison et énoncer les avantages qui en seront retirés.

(Date à être déterminée par le Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions) / Date to be determined by the Procurement Review Committee Secretariat)

Comité d'examen des acquisitions (CEA) - Description détaillée
Procurement Review Committee (PRC) - Detail Document

CEA No (à être déterminé par le Secrétariat du CEA) / PRC No : (to be determined by the PRC Secretariat)

Titre du projet / Project Title :

Ministère opérationnel / Operating Department :

No du projet / Project Ref. No :

Valeur du projet / Project Value : ______M $ / $______M

Valeur estimative du contrat / Estimated Contract Value : ______M $ / $______M

Description des biens ou services / Commodity Description :

État du projet / Project Status :

Stratégie d'approvisionnement et autres renseignements pertinents / Procurement Strategy and Other Related Information :

Competitive / Concurrentiel : ( ) MERX ( ) Source unique / Directed ( ) PAC / ACAN( )

Source(s) d'approvisionnement / Source(s) of supply :

Justification du recours à un fournisseur unique (le cas échéant) / Justification for Sole Sourcing (if applicable) :

Code de catégorie d'achat / Procurement Category Code :

Spécifications / Specifications :

Militaires / Military ( ) Commercial / Commercial ( )

Achats aux fins de développement (le cas échéant) / Developmental Procurement (if applicable) :

Date prévue d'attribution du contrat / Estimated Contract Award Date :

Points de contact / Contact Points :

Autorité contractante de TPSGC / PWGSC Contracting Authority :

Téléphone / Telephone : ( ) ______
Télécopieur / Fax : ( ) _______
Courriel / E-mail : ______________

Responsable du projet au ministère opérationnel / Operating Department Project Authority : ________________
Téléphone / Telephone : ( ) ______
Télécopieur / Fax : ( ) _______
Courriel / E-mail : ______________

Secrétariat du CEA / PRC Secretariat
819-956-3513

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Annexe 3.6 : Politique sur le contenu canadien

(2010-01-11)

Introduction
La Politique sur le contenu canadien est une politique autorisée par le Cabinet. La Politique favorise le développement industriel au Canada en limitant, dans des circonstances particulières, la concurrence pour les marchés publics aux fournisseurs de biens et de services canadiens.
Portée
1. La Politique s'applique uniquement aux marchés réalisés par Approvisionnements et Services Canada (ASC), qui fait maintenant partie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Par conséquent, cette politique s'appliquera en règle générale à la passation de contrats pour des biens et des services par la Direction générale des approvisionnements, sauf pour les catégories d'achats qui ne relevaient pas de l'ancien ASC. De plus, la Politique ne s'applique pas lorsqu'un autre ministère du gouvernement passe ses propres marchés et, en règle générale, elle ne s'appliquerait pas aux marchés de travaux de construction qui ont été passés antérieurement par l'ancien Travaux publics Canada.
2. La Politique s'applique aux achats concurrentiels dont la valeur estimative est de 25 000 $ ou plus, sauf dans les cas suivants :
  1. les marchés publics soumis aux accords commerciaux internationaux;
  2. les achats réalisés pour favoriser l'aide aux pays en développement, mais elle s'applique aux achats effectués par l'Agence canadienne de développement international (ACDI) pour son propre compte;
  3. les achats effectués par les bureaux des approvisionnements de TPSGC situés à l'étranger; et
  4. l'approvisionnement autorisé par le Cabinet, y compris pour la construction navale, ainsi que la réparation, la révision et la modernisation de mi-durée des navires.
Choix des soumissionnaires admissibles
1. Les soumissionnaires admissibles sont ceux qui fournissent des biens ou des services canadiens.
2. On considère comme des biens canadiens les biens qui sont entièrement fabriqués au Canada. On peut aussi considérer que les produits renfermant des éléments importés sont d'origine canadienne pour les besoins de l'application de cette politique lorsqu'ils ont subi des changements suffisants au Canada de manière à répondre à la définition précisée dans les Règles d'origine de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA). Aux fins de cette détermination, il faut remplacer le terme « territoire » qui figure dans les Règles d'origine de l'ALENA par « le Canada ».
3. Pour les photocopieurs, ordinateurs et équipement de bureau dans les groupes 36, 70 et 74 de la « classification fédérale des approvisionnements » (FSC), il existe des règles particulières – voir l'alinéa e), « Autres biens et services canadiens », ci-dessous.
4. On considère que les services fournis par des individus établis au Canada constituent des services canadiens. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de seulement un service, lequel est fourni par plus d'un individu, le service sera considéré comme canadien si au moins 80 p. 100 du prix total de la soumission pour le service est fourni par des individus établis au Canada.
5. Autres produits et services canadiens :
  1. Pour les photocopieurs, ordinateurs et équipement de bureau dans les groupes 36, 70 et 74 du FSC, seuls les produits des entreprises suivantes sont considérés comme des produits canadiens :
    1. les partenaires MERIT dans le cadre du Programme de partenariat MERIT (géré par Industrie Canada [IC] et TPSGC);
    2. les entreprises qui, en date du 31 mars 1992, faisaient partie du Groupe prioritaire 1, conformément à la Politique relative aux groupes prioritaires en vigueur à cette date;
    3. les entreprises CERCLE Canada comme convenu entre IC et TPSGC.
  2. Textiles : Les textiles sont considérés comme des produits canadiens lorsqu'ils sont conformes à une règle d'origine modifiée, dont il est possible d'obtenir des exemplaires auprès de la Division des vêtements et textiles, Direction du transport et des produits logistiques, électriques et pétroliers.
Préparation d'une demande de soumissions
1. Lorsqu'un besoin est soumis à la Politique sur le contenu canadien, le soumissionnaire doit attester le contenu canadien en présentant une attestation que le bien ou le service offert satisfait à la définition des biens et des services canadiens.
2. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de seulement un bien ou service, le soumissionnaire doit attester que le bien ou service est canadien. Voir la section 9, « Règles de détermination de l'origine », pour des exemples de la façon de déterminer s'il s'agit d'un bien canadien.
3. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de plusieurs biens ou services, l'agent de négociation des contrats doit décider, dès l'étape de la planification de l'achat, si l'attestation de contenu canadien sera présentée en utilisant la méthode globale ou individuelle :
  1. globale : Les soumissions visant plusieurs articles seront attestées globalement. Un minimum de 80 p.100 du prix total de la soumission doit consister en biens canadiens pour satisfaire aux exigences de la Politique; ou
  2. individuelle : Les soumissions visant plusieurs articles qui sont attribuées en utilisant la méthode individuelle seront attestées individuellement. Dans ces cas, les fournisseurs doivent alors indiquer séparément chaque produit qui est conforme à la définition des produits canadiens.
4. Pour les besoins se composant de plusieurs services, au moins 80 p. 100 du prix total de la soumission doit correspondre à des services fournis par des individus établis au Canada.
5. Pour les besoins se composant d'un mélange de biens et de services, au moins 80 p. 100 du prix total de la soumission doit correspondre à des biens et à des services canadiens. Voir la section 9, « Règles de détermination de l'origine », pour un exemple de la façon de déterminer si les biens et les services satisfont à la règle de 80 p.100.
6. Une soumission peut être acceptée en partie sans qu'il soit nécessaire de présenter à nouveau une attestation.
7. L'agent de négociation des contrats doit d'abord décider si le besoin visé sera limité exclusivement ou conditionnellement aux biens ou services canadiens, ou si le besoin visé sera ouvert à tous les fournisseurs.
8. Limité exclusivement : la demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes sera limitée exclusivement aux fournisseurs qui pourraient offrir des biens ou des services canadiens, lorsque l'agent de négociation des contrats est d'avis qu'il existe, sur le marché, au moins trois de ces fournisseurs. Les attestations pour les achats concurrentiels limités exclusivement aux biens ou services canadiens figurent dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), aux clauses A3051T, A3052T, A3053T, A3055T, A3056T et A3059T pour les demandes de soumissions et aux clauses M3051T, M3052T, M3053T, M3055T, M3056T et M3059T pour les demandes d'offres à commandes. À l'exception des soumissions qui sont dépouillées au cours d'une séance publique, l'agent de négociation de contrats doit établir si :
  1. le soumissionnaire doit accompagner sa soumission de l'attestation du contenu canadien.
  2. le soumissionnaire devrait présenter l'attestation remplie avec sa soumission, mais ce n'est pas obligatoire. Si l'attestation n'est pas remplie et n'accompagne pas la soumission, l'agent de négociation des contrats en informera le soumissionnaire et lui donnera un délai afin de fournir cette attestation remplie.
    Nota 1 : Pour les soumissions ouvertes publiquement, le soumissionnaire devra présenter l'attestation remplie avec sa soumission.
    
    Nota 2 : L'agent de négociation de contrats n'oblige normalement pas les soumissionnaires à soumettre des attestations avec leur soumission, sauf si le client a besoin de toute urgence des biens ou des services nécessaires.
9. Limité conditionnellement : la demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes sera limitée conditionnellement lorsque l'agent de négociation des contrats n'est pas certain qu'il existe, sur le marché, au moins trois fournisseurs de biens ou services canadiens. Les attestations pour les achats concurrentiels limités conditionnellement aux biens ou services canadiens figurent dans le guide des CCUA, aux clauses A3061T, A3062T, A3063T, A3065T, A3066T et A3069T pour les demandes de soumissions et aux clauses M3061T, M3062T, M3063T, M3065T, M3066T et M3069T pour les demandes d'offres à commandes. Le soumissionnaire doit fournir l'attestation du contenu avec sa soumission.
10. Ouvert : lorsque l'agent des contrats est d'avis qu'il n'existe pas au moins trois fournisseurs de biens et(ou) de services canadiens, la demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes doit s'adresser à tous les fournisseurs. Les soumissionnaires ne sont pas tenus de fournir une attestation.
11. Lorsque la stratégie de sélection des fournisseurs est définie, l'agent de négociation de contrats doit préparer l'avis de projet de marchés (APM). Le marché est alors codé dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) comme suit :
  1. limité exclusivement, code O-5;
  2. limité conditionnellement, code O-4; ou
  3. ouvert, code O-1.
Traitement des soumissions
1. Le fournisseur doit démontrer que sa soumission répond à la définition de biens et(ou) de services canadiens et il doit présenter une attestation remplie. Lorsqu'on utilise les clauses A3052T et A3062T du guide des CCUA pour les demandes de soumissions, et les clauses M3052T et M3062T pour les demandes d'offres à commandes, le fournisseur doit indiquer clairement la nature de chaque produit.
2. Les soumissions auxquelles s'appliquent les procédures spéciales de la Politique sur le contenu canadien seront évaluées comme suit :
  1. Si le processus d'achat était limité exclusivement aux biens et services canadiens et que :
    1. le soumissionnaire devait présenter l'attestation avec sa soumission, seules les soumissions contenant une attestation valide seront évaluées. Le processus d'évaluation des soumissions peut se dérouler lorsque au moins une soumission est accompagnée d'une attestation valable sinon, il faut émettre de nouveau la demande de soumissions; ou
    2. le soumissionnaire ne devait pas présenter l'attestation avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec ce dernier pour lui fournir un délai à l'intérieur duquel il présentera l'attestation remplie. Si le soumissionnaire ne présente pas l'attestation remplie dans le délai prescrit, sa soumission sera jugée non recevable. Une soumission ne doit être transmise au ministère client pour évaluation qu'une fois que l'attestation signée est reçue. Le processus d'évaluation des soumissions peut se poursuivre, à la condition qu'au moins une soumission soit accompagnée d'une attestation valide; sinon, il faut émettre de nouveau la demande de soumission.
  2. Si le processus d'achat était limité conditionnellement aux biens et(ou) services canadiens, l'agent de négociation des contrats doit d'abord déterminer s'il y a au moins trois soumissions comprenant une attestation valide de contenu canadien. Dans un tel cas, l'évaluation sera limitée aux soumissions certifiées; sinon, toutes les soumissions seront évaluées. Si les soumissions avec une certification valide sont ultérieurement déclarées non recevables ou si elles sont retirées et qu'il reste moins de trois soumissions recevables comportant une attestation valide de biens et(ou) de services canadiens, l'évaluation se poursuivra pour les soumissions qui contiennent une attestation valide. Si toutes les soumissions comportant une attestation valide sont ensuite déclarées non recevables ou si elles sont retirées, alors le reste des soumissions sera évalué. (Voir la clause A3070T du guide des CCUA.)
3. TPSGC peut vérifier la validité des attestations. Si une attestation est déclarée non recevable, les biens et(ou) les services offerts sont alors réputés non conformes à la définition du contenu canadien. La vérification des attestations ne doit aucunement influencer le prix proposé ni aucun élément important de la soumission.
Attribution de contrats
Les contrats attribués en fonction des soumissions qui respectent la définition du contenu canadien de la Politique sur le contenu canadien doivent inclure la clause A3060C ou M3060C du guide des CCUA, selon le cas.
Marchés réservés et contenu canadien
1. La Politique sur le contenu canadien peut s'appliquer aux marchés réservés aux entreprises autochtones.
2. Lorsqu'on applique la Politique à un marché réservé, il faut savoir que deux niveaux d'attestation sont exigés.
3. Le premier niveau d'attestation consiste à établir l'admissibilité pour les marchés réservés, c'est-à-dire que les soumissionnaires doivent fournir une attestation d'entreprise autochtone.
4. Une fois qu'il a été décidé que le marché sera réservé aux entreprises autochtones, les agents de négociation des contrats doivent ensuite appliquer la Politique comme pour tout autre marché, dans le contexte du groupe de fournisseurs admissibles, soit le groupe des entreprises autochtones. Les agents de négociation des contrats doivent décider, en se fondant sur leurs connaissances de ce groupe d'entreprises, s'il y a suffisamment d'entreprises pour émettre une demande de soumissions : limitée exclusivement (trois entreprises autochtones ou plus sont en mesure de fournir des biens et(ou) services canadiens); limitée conditionnellement (par ex., il y a peut-être trois fournisseurs autochtones ou plus de biens et(ou) de services canadiens); ou ouverte (par ex., le nombre des entreprises autochtones capables de fournir des biens et(ou) des services canadiens est trop faible; le marché est ouvert à toutes les entreprises autochtones, indépendamment de l'origine des biens et des services fournis).
Vérifications et examens discrétionnaires des comptes
L'autorisation permettant des vérifications discrétionnaires des comptes découle soit des clauses contractuelles ou d'une loi (Loi sur la production de défense, article 19). Si un agent de négociation des contrats a des préoccupations en ce qui concerne l'attestation de contenu canadien selon la Politique sur le contenu canadien, il devrait discuter l'usage d'une vérification ou examen discrétionnaire des comptes avec son gestionnaire et la Direction de la politique et du processus d'approvisionnement.
Règles de détermination de l'origine
1. Les Règles d'origine canadiennes applicables aux produits (chapitre 4 de l'Accord de libre-échange nord-américain) et le Système harmonisé (SH) des tarifs douaniers du Canada servent à déterminer si les composants importés et utilisés dans la fabrication d'un article à revendre au gouvernement sont suffisamment modifiés ou transformés au Canada pour que le l'article soit considéré comme étant « canadien ».
2. Le SH de désignation et de codification des marchandises est un système de classification structuré que le Canada et la plupart des pays commerçants ont adopté aux fins des douanes.
3. Aux fins de cette détermination, il faut remplacer le terme « territoire » qui figure dans les règles d'origine par le terme « le Canada ».
4. Un produit renfermant des composants importés peut être présumé canadien si ces composants ont été suffisamment modifiés au Canada pour satisfaire aux exigences de la nouvelle définition. Il y a trois étapes principales pour déterminer si un produit partiellement ou entièrement fabriqué au moyen de composants importés correspond à la définition qui figure dans les règles d'origine. Ces étapes sont les suivantes :
  1. Trouver dans le SH le numéro tarifaire qui correspond le mieux au produit ultime à vendre.
  2. Trouver dans le SH le numéro tarifaire qui correspond le mieux aux composantes importées utilisées dans la fabrication du produit ultime.
  3. Consulter la section des règles d'origine qui détermine si la transformation effectuée au Canada permet de considérer les produits comme étant canadiens.
Exemple 1 – Établir si un produit est canadien
1. Un soumissionnaire propose des chapeaux qui sont fabriqués au Canada à partir de cuir de veau importé.
2. Analyse du contenu canadien :
  1. Chercher « chapeaux » dans l'index du SH la définition qui correspond au type de chapeaux à vendre, c'est-à-dire : Chapeaux et autres coiffures, tressés ou fabriqués par l'assemblage de bandes en toutes matières, même garnis. Le numéro du SH est 6504.00.00. Les deux premiers chiffres indiquent que le produit est dans la liste du chapitre 65.
  2. Chercher « cuir de bovins » dans l'index. Le terme se retrouve sous l'en-tête du SH 4104.
  3. Enfin, consulter les règles d'origine qui prescrivent les exigences à satisfaire pour que les biens inscrits dans le SH soient considérés comme étant canadiens (section XII, chapitre 65, Coiffures et parties de coiffures). La deuxième règle du chapitre 65 s'applique : Un changement de classification de 65.03 à 65.07 pour tout produit dont la position ne fait pas partie de ce groupe. Comme le cuir de bovins est classé dans un autre groupe, le produit ultime à vendre est considéré comme étant suffisamment transformé, de sorte que les chapeaux sont présumés canadiens aux fins de la présente politique.
Exemple 2 – Déterminer si un groupe de biens et de servcies satisfait à la règle de 80 p. 100
1. TPSGC a émis une demande de s

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Services de TPSGC

Achats et ventes

Les services offerts aux entreprises

Les services offerts au gouvernement

Ressources

Divulgation proactive

Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement

Table des Matières

3.1 Introduction

3.1.1 Plan d'achat

3.5 Instruments d'achat existants

3.5.1 Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement obligatoires

3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels

3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels

3.15.1 Justification du processus non concurrentiel

3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats

3.15.5.1 Délais prescrits pour les PAC

3.15.5.5 Contenu des PAC

3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation)

3.15.5.15 Exceptions aux PAC

3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat

3.20 Calendrier d'approvisionnement

3.21 Gestion des achats urgents

3.25 Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux

3.30 Méthodes d'approvisionnement

3.35 Contrats

3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches

3.35.1.1 Définition

3.35.1.5 Application

3.35.1.10 Conditions d'utilisation

3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches

3.35.1.20 Demandes de soumissions et contrats subséquents

3.35.1.25 Formulaires

3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles

3.35.1.35 Séparation des fonctions

3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches

3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de TPSGC

3.35.1.50 Modification d'une AT par le client

3.35.1.55 Surveillance et encadrement

3.35.1.60 Rapports

3.40 Offres à commandes

3.45 arrangements en matière d'approvisionnement

3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux

3.50.1 Approvisionnement d'ordre général

3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement

3.55 Exigences en matière de sécurité industrielle (personnel ou organismes)

3.55.1 Sécurité et calendrier

3.60 Achats de faible valeur

3.60.1 Exigences

3.60.5 Facteurs géographiques et achats de faible valeur

3.65 Stratégie en matière d'achats écologiques

3.70 Programme des retombées industrielles et régionales

3.75 Petites et moyennes entreprises

3.75.1 Rôle et initiatives du Bureau des petites et moyennes entreprises

3.75.5 Outils et services en ligne de TPSGC et rôle du BPME

3.80 Ententes sur les revendications territoriales globales

3.85 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

3.90 Anciens fonctionnaires

3.95 Propriété intellectuelle

3.100 Mesures correctives du rendement du fournisseur

3.105 Exception relative à la sécurité nationale

3.105.1 Accords commerciaux et invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

3.105.5 Textes relatifs à l'exception relative à la sécurité nationale

3.105.10 Procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

3.110 Services juridiques

3.115 Conférence des soumissionnaires et visites des lieux

3.120 Rôles et protocoles d'entente

3.125 Corporation commerciale canadienne

3.130 Contenu canadien

3.135 Surveillants de l'équité

3.140 Établissement du coût du cycle de vie

3.140.1 Exigences générales

3.145 Coûts et profit

3.150 Normes et assurance qualité

3.150.1 Normes, spécifications et description de l'achat

3.150.5 Assurance officielle de la qualité à la source

3.150.10 Programmes de listage

3.150.15 Listes des produits homologués du ministère de la Défense nationale