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Le 20 novembre 2007

Compte rendu des décisions


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Compte rendu de décisions
Le 20  novembre 2007
11A1, Salle 101
Gatineau (Québec)

Présents

  • Bruce Maynard,Chairperson
  • Eli Gilbert –Canadian Atlas Furniture
  • Jean Barbeau –Artopex-Plus Inc.
  • Greg Rapier –Knoll Inc.
  • Gary Fawcett –Fawcett Files & Storage Systems
  • David Swire –Teknion Furniture Systems
  • André Clément –Asokan
  • Howard Dudley –Industry Canada
  • Claudette Gauthier-Gorley –Canadian Heritage
  • Céline Bédard –PWGSC
  • Raymond Paquette –PWGSC
  • Joy Sellers –PWGSC

Points

Point 1 – Adoption du compte rendu de décisions

Le compte rendu de décisions du 6 novembre est examiné et adopté sans modification.

Point 2 – Demande d'offre à commandes (DOC) pour des classeurs et des armoires de rangement en métal

Les membres sont informés que la DOC pour les armoires a été publiée sur le MERX et que sa date d'échéance est le 4 janvier 2008. On rappelle qu'une liste de vérification des critères d'évaluation technique sera fournie avec la demande de soumissions afin de minimiser les risques qu'un délai de cinq jours soit ajouté au document pour se procurer la documentation manquante.

Point 3 – Suspension des réunions du CCGMB

Les conseillers juridiques de TPSGC ont informé le comité que la tenue de réunions du CCGMB pendant la période de l'invitation à soumissionner pourrait remettre en question l'intégrité de la préparation de celle-ci. C'est pourquoi il est conseillé et décidé de suspendre les réunions du CCGMB pour la durée du processus d'invitation à soumissionner pour les classeurs et les armoires de rangement en métal. Les réunions reprendront après le 4 janvier 2008. On pourrait communiquer par courriel ou par une conférence des soumissionnaires, tenue en personne ou par web émission, pendant cette période.

On suggère que TPSGC publie l'information relative à la suspension des réunions du CCGMB sur le site Web des Approvisionnements afin que tous soient informés.

Point 4 – Offre à commandes principale et régionale pour des entreprises autochtones

On explique qu'une entreprise autochtone pourrait possiblement recevoir une offre à commandes principale et nationale si elle peut fournir les services dans les six régions indiquées. Des offres à commandes régionales pourraient aussi être établies avec des entreprises autochtones seulement pour les régions pour lesquelles elles peuvent fournir des services. Le Marché en direct du gouvernement du Canada (MDGC) comprend une fonction qui permet au client de choisir une région particulière et d'afficher toutes les informations sur les titulaires d'offres à commandes approuvés (y compris les autochtones).

Point 5 – Marchandise indépendante

On indique que la description d'achat final, le panier de bien et l'information environnementale seront transmis aux membres à une date ultérieure à des fins d'examen. La DOC pour le mobilier autostable portera sur une période de soumission de plus de 40 jours, ce qui accordera aux soumissionnaires assez de temps pour traiter toutes les exigences.

Point 6 – MDGC

Les membres croient que le MDGC devrait être configuré pour traiter les marchés à fournisseur unique et que des scénarios de base pour les autres biens devraient être ajoutés. TPSGC indique qu'aucun instrument d'achat n'a été mise en place pour d'autres biens, à l'exception des classeurs et des armoires de rangement en métal; il est fondé uniquement sur les prix. On propose au Comité de soumettre les éléments de prise de décisions qu'il croit être appropriés pour les autres biens, comme les prix, les services, les dates de livraison, etc.

Point 7 – Restrictions applicables aux nouvelles DOC

Le Comité envisage une hausse des limites monétaires afin d'augmenter les seuils des marchés concurrentiels. Si un client pouvait acheter pour plus de 25 000 $ avant d'entrer en régime de concurrence, non seulement cela diminuerait les délais administratifs, mais aussi les frais connexes pour les clients et les titulaires de l'offre à commandes, puisque davantage de biens pourraient être acquis en une seule « transaction ». Étant donné qu'une limite de 25 000 $ permet aux clients d'acheter de 4 à 5 unités de systèmes autonomes, de tables de travail et de cloisons pliables uniquement, le Comité croit que la limite de la commande devrait passer à 150 000 $ pour ces trois produits.

De plus, le Comité croit que les services auxquels la majorité des montants peuvent être attribués doivent être traités séparément des biens. Les clients aimeraient éviter toute confusion et établir un seul contrat pour un projet, mais compte tenu des restrictions sur le plan des montants, ils en émettent probablement trois, soit pour le démontage des biens en place, l'achat de nouveaux produits et leur installation.

Les membres du Comité fourniront, à la prochaine réunion, les montants qu'ils aimeraient que l'on utilisé

Point 8 – Systèmes de tables de travail

Les membres jugent plus approprié de fournir des plans plutôt que de dresser des listes de composants pour la nouvelle DOC pour des systèmes de tables de travail. TPSGC présentera à la prochaine réunion une liste des articles les plus demandés et 4 ou 5 installations types conformes aux normes d'aménagement. Ces plans seront aussi utilisés pour évaluer la médiane de titulaires d'offre à commandes potentiels. Puisqu'il est possible que l'aménagement ne corresponde pas exactement au plan d'étage, un écart de 5 % sera toléré au moment de l'estimation financière finale du projet du fournisseur. Ce point est en discussion actuellement et sera discuté à nouveau dans les prochaines réunions du CCBMB sur les systèmes de tables de travail.

Point 9 – Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu après la date de clôture de la DOC sur les armoires qui viendra à échéance le 4 janvier 2008. On avisera les membres.