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Le 29 avril 2008

Procès-verbal de la réunion


Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Procès-verbal de la réunion
tenue le 29 avril 2008
11A1, Salle 101
Gatineau (Québec)

Présents

  • Bruce Parratt – The Global Group
  • Eli Gilbert – Canadian Atlas Furniture
  • Jean Barbeau – Artopex-Plus Inc.
  • Greg Rapier – Knoll Inc.
  • Gary Fawcett – Fawcett File & Storage Systems
  • David Swire – Teknion Furniture Systems
  • André Clément – Asokan
  • Sean Macey – Basics Produits de bureau
  • Cédric Pilon – Patrimoine canadien
  • Pierre Tremblay – TPSGC
  • Raymond Paquette – TPSGC
  • Pauline Blanchard – TPSGC
  • Josianne Després – TPSGC
  • William Dubroy – TPSGC
  • Jill Biesenthal – TPSGC

Absents

  • Mme R. Ridler – Bureau du renouvellement des achats
  • Mme R. Rivard – BPME
  • Mme C. Blotniuk – SI
  • M. H. Dudley – Industrie Canada
  • Mme J. Sellers – DPCC, remplacée par Mme P. Blanchard

Points

Point 1 – Mot de bienvenue et présentations

Pierre Tremblay se présente en tant que nouveau directeur de la Direction des produits commerciaux et de consommation (DPCC) et nouveau président du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB). Il réitère l'engagement de TPGSC envers les activités menées par le CCGMB à l'appui du rôle que joue ce dernier comme conseiller du Ministère en matière de stratégies d'achat de mobilier de bureau.

On passe à la présentation des membres de TPSGC à tour de rôle, et le nouveau directeur général, Jacques Greffe, en profite pour se présenter également aux membres du Comité.

Point 2 – Examen du mandat

Le Comité discute de son mandat et se penche d'abord sur la fonction de suivi. TPSGC explique que même si l'expression « assurer le suivi » employée dans le mandat implique un rapport de responsabilité, le Ministère ne peut avoir de comptes à rendre au Comité. TPSGC précise le sens qu'il prête à « suivi », soit celui de surveillance du processus. Donc, la fonction de l'industrie consiste à formuler ses commentaires et recommandations, ainsi qu'à échanger points de vue et opinions.

De plus, les membres de l'industrie disent estimer que toute décision prise à l'unanimité par le Comité devrait être définitive. TPSGC est d'accord en principe pour respecter les décisions, mais rappelle aux membres que les décisions prises par le Comité doivent par la suite faire l'objet d'autres consultations et approbations, à l'interne, pour être adaptées ou modifiées par la suite. Par conséquent, toute recommandation formulée par le CCGMB doit être prise en délibération par TPSGC avant d'être adoptée.

Suivi point 1-2

Engagements de TPSGC :

  • Informer l'industrie des raisons expliquant tout changement aux recommandations déjà formulées.
  • Améliorer les communications.
  • Préciser les rôles et les responsabilités à l'interne pour s'assurer que toutes les activités sont menées de manière efficace et efficiente.

Transmettre à M. Paquette une liste des remplaçants.

Point 3 –Approbation du procès-verbal de la réunion du 20 novembre 2007

Le procès-verbal est approuvé une fois les changements suivants apportés. Au point 5, l'allusion aux documents de la demande d'offres à commandes (DOC) doit être supprimée, puisque le Comité ne savait pas qu'il allait les recevoir. Au point 7, le Comité a recommandé un seuil de 150 000 $ et non de 25 000 $, tel qu'on peut le lire dans le procès-verbal.

Point 4 – Principales constatations liées aux achats de classeurs

Les membres examinent ensuite deux des quatre principales constatations : le fait que le prix médian est faussé lorsqu'un trop grand nombre de séries est offert par une ou plusieurs entreprises et le fait qu'il ne serait pas prudent, pour le gouvernement, de divulguer au Comité des renseignements détaillés, notamment la description des achats, le panier de biens et la demande de soumissions, avant la publication de la DOC.

Après une discussion animée sur la restriction éventuelle du nombre de séries que TPSGC pourrait accepter en vertu de toute demande de soumissions subséquente à une offre à commandes, Eli Gilbert propose de soumettre aux fins d'examen au Comité, à la prochaine réunion, une approche statistique reposant sur l'échantillonnage au hasard de séries pour le calcul du prix médian.

Les membres de l'industrie indiquent que l'examen du panier de biens proposé et des descriptions des achats constitue un aspect crucial de leur participation au Comité. La diffusion des descriptions finales, dès qu'elles sont disponibles, permettra aux entreprises de mettre à l'essai de nouveaux produits avant la publication d'une DOC, puisqu'on dispose de peu de temps pour faire les essais. Les fournisseurs estiment que la diffusion de cette documentation est essentielle si l'on veut que le Comité soit en mesure de fournir conseils et recommandations sur une stratégie éventuelle. À la lumière du débat mené sur la question sous ce point et à d'autres occasions depuis le début de la réunion, on propose que TPSGC transmette au Comité toute la documentation technique préliminaire aux fins d'examen. Le Comité devrait ensuite faire part de ses commentaires à TPSGC, ainsi que du bien-fondé de toute modification proposée. TPSGC produirait ensuite un document faisant état de l'acceptation ou du refus des changements et de toute justification fournie.

Les membres du Comité demandent comment les clients de TPSGC sont informés de l'existence des nouvelles offres à commandes pour les classeurs et les armoires de rangement. Les membres de l'industrie disent estimer qu'il leur appartient d'informer les clients au gouvernement fédéral du nouveau processus de commande pour les classeurs et les armoires de rangement. TPSGC indique à l'industrie que toutes les offres à commandes sont affichées dans le site Web du mobilier. On fait également savoir aux membres que, compte tenu de problèmes éventuels qui pourraient se répercuter sur le Marché en direct du gouvernement du Canada, le MDGC, la Division des produits de l'ameublement diffusera de nouveau tous les renseignements sur les armoires de rangement par l'intermédiaire de la partie des Achats en direct qui se rapporte au mobilier.

Suivi point 3-4

Soumettre l'approche statistique au Comité pour examen.
Ajouter l'information sur les armoires dans les Achats en direct.

Point 5 – Mobilier autostable

TPSGC rappelle d'abord aux membres qu'il préparera la documentation, la soumettra au Comité et recueillera les commentaires. Il prendra ensuite sa décision concernant la documentation finale en conséquence.

Description des achats

Le Comité est informé de plusieurs préoccupations concernant la version finale de la description des achats. Les membres discutent des problèmes éventuels de conformité, de la publication de normes sur le mobilier autostable par la Business and Institutional Furniture Manufacturers Association (BIFMA) et l'Office des normes générales du Canada (ONGC) ainsi que des omissions dans la version finale du comité et les énoncés, qui ne sont pas clairs. TPSGC révisera la description des achats à la lumière des discussions et transmettra les clauses particulières au Comité aux fins d'examen. Les membres de l'industrie demandent comment se procurer un exemplaire de la version la plus récente de la norme de l'ONGC avant sa parution officielle, et on leur répond de s'adresser à l'organisme même.

Suivi point 5

Revoir la clause relative aux postures de travail assises seulement et debout seulement et la soumettre au Comité pour examen.Transmettre à la BIFMA un avis à diffuser dans son site Web concernant la disponibilité de la norme de l'ONGC.

Panier de biens

TPSGC explique que les offres à commandes sont conçues pour les fonctions et activités générales de bureau qui ne requièrent aucune mesure de sécurité ni caractéristique spéciale et qui n'impliquent pas beaucoup d'interaction avec public. Ce type d'environnement de bureau correspond à celui d'environ 80 p. 100 des employés de la fonction publique fédérale. Le rôle de TPSGC est de s'assurer qu'il y a assez de concurrence, mais également de veiller à ce que les PME aient la possibilité d'accéder aux marchés de l'État. Enfin, TPSGC doit s'assurer que les utilisateurs du gouvernement fédéral puissent se procurer du mobilier correspondant aux dimensions qui figurent dans la norme d'aménagement publiée par la Direction générale des biens immobiliers (DGBI). On fait savoir au Comité que, à la lumière de ces considérations supplémentaires, plusieurs modifications ont été apportées à la version finale du panier de biens convenu par le Comité au cours de réunions antérieures. On présente aux membres des exemples de ces modifications, y compris le rétablissement d'une catégorie de mobilier « à pattes de métal », étant donné que le panier de biens approuvé antérieurement par le Comité ne permettait de proposer aucun des produits à pattes de métal offerts actuellement.

Exigences environnementales

Pendant la discussion sur les exigences environnementales préliminaires transmises au Comité, plusieurs modifications sont proposées. À titre d'exemple, les membres de l'industrie ne peuvent se conformer à une des exigences suggérées leur demandant d'apposer sur les articles la date d'échéance de la garantie compte tenu des diverses limites de garantie applicables aux différents composants dont est formé un article. Il est convenu que, sur les étiquettes de produit, devraient figurer le nom du fabricant, le code de produit et la date de fabrication. Les fournisseurs devront attester que leurs produits sont exempts de polybromodiphényléthers (PBDE). Les caisses en carton ondulé devront contenir au moins 80 p. 100 de fibre de papier recyclée.

Le Comité n'est pas d'accord avec la proposition formulée au cours d'une réunion avec l'ONGC selon laquelle on devrait laisser aux entreprises le choix de déclarer leur conformité à la norme ISO 14 001.

Suivi

Présenter la teneur en matières recyclées d'autres types de conteneurs
Revoir les exigences environnementales
Poursuivre les discussions avec l'ONGC

Point 6 – Stratégie d'achat

Certains membres font part de leurs préoccupations concernant la durée du programme d'offres à commandes pour le mobilier de bureau autostable, puisqu'ils n'auront pas la possibilité de présenter une nouvelle liste de prix pour l'année d'option. Ils ne pourront que modifier les rabais. De plus, certains membres de l'industrie s'interrogent sur le principe de calcul de la majoration permise des prix à partir de l'indice de prix des produits industriels pour l'année d'option. On invite les membres de l'industrie à soumettre leurs suggestions tout en leur rappelant que l'indexation des prix ne peut avoir d'incidence sur les prix médians calculés en conformité avec la DOC. Des membres de l'industrie proposent comme solution d'établir pour le mobilier autostable un programme d'offres à commande s'échelonnant sur deux ans, sans année d'option.

On fait savoir aux membres du Comité qu'il n'y aura pas d'abandon progressif des Achats en direct. Par conséquent, le mobilier autostable sera offert par l'entremise de ce système, ce qui aura pour effet de hausser la limite des commandes, qui passera des 25 000 $ déjà discutés à 150 000 $. On indique également aux membres que les Achats en direct reposeront exclusivement sur les prix, puisqu'il n'y aura pas de changement aux spécifications. Les rabais de plus de 25 000 $ pourront être modifiés tous les mois. Les membres de l'industrie se demandent s'il y aura une véritable concurrence sur les Achats en direct puisque, à un moment donné, les entreprises atteindront le rabais maximal qu'elles seront en mesure d'accorder, en sorte qu'une seule d'entre elles se verra attribuer toutes les commandes. De plus, ils estiment que, en indiquant que les offres à commandes principales et nationales ou régionales destinées aux entreprises autochtones doivent correspondre aux OCPN des fabricants, TPSGC dicte à ces derniers la façon de commercialiser leurs produits. De plus, le fait que les prix des entreprises autochtones ne sont pas évalués suivant les mêmes critères que ceux des entreprises non autochtones soulève certaines inquiétudes. TPSGC explique que la stratégie relative aux entreprises autochtones est la même que celle qui a été approuvée par le Comité pour les armoires de rangement. Bien que TPSGC compare effectivement les prix proposés par les entreprises autochtones à ceux des fabricants, il n'a pas l'intention d'établir un autre prix médian puisque, comme conséquence, on pourrait retenir différentes séries d'articles présentés par les entreprises autochtones mais qui avaient été rejetées pour les entreprises non autochtones à cause du prix.

Puisqu'on peut maintenant proposer des articles additionnels d'une « série » dans une offre à commande subséquente, certains membres demandent s'ils peuvent proposer des rabais distincts, soit un rabais pour les articles du panier de biens et un autre pour le reste des articles de la série. On aborde également le problème de l'ajout de frais d'installation dans les articles additionnels.

Suivi point 6

Soumettre à un examen approfondi la stratégie d'achat et prendre les décisions finales
Soumettre toute autre suggestion sur la stratégie avant la prochaine réunion

Point 7 – Préoccupations soulevées dans la lettre de la BIFMA

Les discussions concernant la lettre de la BIFMA révèlent que les communications entre TPSGC et le CCGMB semblent être à l'origine de la majeure partie des appréhensions exprimées par les membres de l'industrie siégeant au Comité. Les membres de l'industrie soulignent, à preuve, le fait que la participation des membres du gouvernement diminuent, que TPSGC et l'industrie prêtent une interprétation différente aux décisions prises au CCGMB et que la stratégie d'achat qui s'est ensuivie pour le plus simple produit (armoires) a soulevé plusieurs problèmes. Ces problèmes donnent l'impression que les communications ne sont pas très favorables. Les membres de l'industrie, y compris des représentants de la BIFMA, conviennent que les points soulevés dans la lettre ont été examinés par le Comité.

Suivi point 7

Répondre à la BIFMA que ses préoccupations ont été examinées de façon satisfaisante
Améliorer les communications entre les parties

Point 8 – Calendrier des réunions

La prochaine réunion aura lieu le 13 mai 2008, de 10 h à 14 h, à la Place du Portage, 11, rue Laurier, PDP III, Gatineau, Québec, Tour A, 11A1, Room 101.

On indique aux membres les dates proposées des prochaines réunions.

Suivi point 8

Au cours des trois prochains mois, le CCGMB se réunira le 13 mai, le 17 juin et le 8 juillet.