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Le 17 juin 2008

Procès-verbal


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Procès-verbal

Le 17 juin 2008
11A1, pièce 101
Gatineau (Québec)

Présents

  • Bruce Parratt – The Global Group
  • Jean Barbeau – Artopex-Plus Inc.
  • Greg Rapier – Knoll Inc.
  • Gary Fawcett – Fawcett Files & Storage Systems
  • David Swire – Teknion Furniture Systems
  • Sean Macey – Basics Office Products Ltd.
  • André Clément – Asokan
  • Eli Gilbert – CAF
  • Sue MacKenzie – Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME)
  • Caroline MacIntosh – Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales (BÉOG)
  • Manon Brisebois – Industrie Canada
  • Pierre Tremblay – Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
  • Alexander Reid – Architecture et Design d'intérieur, PWGSC
  • Veronical Silva – Architecture et Design d'intérieur, PWGSC
  • Raymond Paquette – TPSGC
  • Josianne Despres – TPSGC
  • Pauline Blanchard – TPSGC
  • William Dubroy – TPSGC
  • Jill Biesenthal – TPSGC

Absents

  • Cedric Pilon – Patrimoine Canada
  • Carol Blotniuk - Direction générale des services immobiliers (DGSI)
  • Howard Dudley - Industrie Canada, remplacé par Manon Brisebois

Points

Point 1 - Mot de bienvenue et présentations

Pierre Tremblay ouvre la séance par un tour de table en vue de présenter tous les membres présents.

Point 2 - Approbation du procès-verbal de la réunion du 13 mai 2008

Le procès-verbal de la réunion précédente, tenue le 13 mai 2008, est approuvé tel quel.

Bruce Parratt demande qu'un point soit ajouté à l'ordre du jour.

Suivi
  • Ajout à l'ordre du jour : Rapport sur les ventes en vertu d'une OCPN.

Point 3 - Examen des points laissés en suspens pendant la réunion du 13 mai

La liste de membres remplaçants ne sera pas publiée pour l'instant parce que certains membres n'ont pas fourni le nom de leur remplaçant.

Présentation de la présidente du sous-comité sur l'environnement, Caroline MacIntosh du Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales (BÉOG). La première réunion de ce sous-comité aura lieu le 8 juillet, de 13 h 30 à 16 h, le même jour que celle du CCGMB. Au cours de cette première réunion, on discutera du mandat du sous‑comité. Caroline fera également une présentation sur la politique sur les achats écologiques, par rapport aux initiatives plus ambitieuses d'écologisation des opérations du gouvernement et de ses répercussions sur l'écologisation des offres à commandes sur le mobilier.

Eli Gilbert demande que son nom soit porté sur la liste des participants à ce sous-comité.

TPSGC rapporte que l'évaluation financière des propositions basée sur une médiane majorée de 10 p. 100 entraînera l'élimination des séries les plus dispendieuses et/ou des fournisseurs qui utilisent les données actuelles pour les quatre catégories de meubles autostables et de systèmes de bureau.

Le comité convient avec Eli Gilbert que ce dernier n'a plus à produire de méthode statistique de calcul de la médiane basée sur un échantillonnage au hasard des séries.

Après une longue discussion au sujet de la définition du terme « série » proposée par TPSGC pour ses stratégies d'approvisionnement, les membres du comité acceptent la définition proposée. On recommande à TPSGC de produire des exemples pour expliquer, en tenant compte des discussions, le contenu d'une série afin que tous les fournisseurs et tous les clients soient bien informés de la portée de la définition proposée par TPSGC, et de ses conséquences pour toutes les parties intéressées.

Suivi
  • Le nom d'Eli Gilbert est ajouté à la liste des participants du sous-comité sur l'environnement.
  • TPSGC produira un document contenant des exemples de « séries » et des conséquences de cette définition pour les parties intéressées; ce document sera transmis à tous les détenteurs d'offres à commandes en vigueur et publiée sur le site du gouvernement du Canada traitant du BIFMA.

Point 4 - Discussion et mise au point de la stratégie d'approvisionnement en systèmes de bureau.

Comme la stratégie d'approvisionnement proposée pour les systèmes de bureau n'a pas été discutée en profondeur lors de la dernière réunion, les membres discutent plus en détail de certaines questions soulevées précédemment.

L'industrie réitère ses préoccupations relativement au maintien d'une liste de prix et, dans certains cas, d'un système informatique unique pour le gouvernement du Canada pendant de nombreuses années, en particulier pour les années d'option de la période d'offre à commandes.

Les fournisseurs déclarent que les frais d'installation minimaux de 50 $ ne sont pas assez élevés, en particulier dans les marchés de la Colombie-Britannique et de l'Alberta. Ils affirment que certains de leurs détaillants refuseront de servir les clients parce que ces frais sont trop bas. TPSGC explique que ce montant est tiré des offres à commandes en vigueur; les fournisseurs rappellent que ces frais datent de quatre ou cinq ans et que la situation économique a changé depuis ce temps. Les clients ont demandé que l'on confirme qu'ils pourraient installer eux-mêmes divers articles comme les supports à clavier; l'industrie confirme qu'ils peuvent le faire.

On recommande de modifier la stratégie d'approvisionnement pour permettre aux fournisseurs de réduire, à tous les mois, leurs remises pour les achats en direct, lorsque ces remises ont été augmentées précédemment.

On demande à TPSGC comment les nouveaux aménagements pourront être ajoutés aux fins des achats en direct. On indique que les nouveaux aménagements pourront être ajoutés à la demande des clients, des fournisseurs ou de TPSGC. La seule restriction concernant ces ajouts est que les nouveaux aménagements devront être offerts par au moins deux fournisseurs, par souci de compétitivité.

Une longue discussion suit, au sujet de l'élimination de tous les critères, à l'exception des qualités environnementales, dans les achats en direct. Les fournisseurs et les clients affirment qu'un critère de valeur ajoutée doit être intégré au processus de sélection d'un produit, soit dans les attributs des achats en direct, soit dans la description du produit. Les clients disent que l'environnement de travail, dont le mobilier fait partie, joue un rôle dans le recrutement de nouveaux fonctionnaires fédéraux et dans leur maintien en poste. La DGBI estime qu'en l'absence de tout critère de valeur ajoutée, le client n'aura plus de choix et que cette stratégie nuira aux solutions novatrices dans les bureaux. Toutefois, certains membres du comité estiment que ce sont les normes d'aménagement de TPSGC qui s'opposent à la souplesse et à l'innovation et non les offres à commandes. On avise le comité que les normes d'aménagement sont en voie de révision. TPSGC suggère que divers critères de valeur ajoutée soient ajoutés aux descriptions obligatoires des achats. On invite les membres à fournir des exemples de critères de valeur ajoutée et de justificatifs pour leur inclusion.

Suivi
  • TPSGC modifiera la stratégie d'approvisionnement en éliminant les années d'option dans le cas des systèmes de bureau.
  • TPSGC portera à 100 $ les frais minimaux d'installation des systèmes de bureau
  • TPSGC modifiera la stratégie d'approvisionnement pour permettre une réduction des remises dans le cas des achats en direct.
  • Les membres du comité proposeront des critères de valeur ajoutée.

Point 5 - Discussion sur la stratégie d'approvisionnement en systèmes de cloisons.

Une partie de la discussion reprend des points déjà exprimés relativement à la stratégie d'approvisionnements en systèmes de bureau, p. ex. les années d'option/la durée des offres à commandes, les frais minimaux d'installation, la réduction des remises dans le cas des achats en direct, etc. TPSGC convient d'apporter des modifications similaires à celles apportées à sa stratégie d'approvisionnement en systèmes de bureau.

Les clients et les fournisseurs s'interrogent sur la limite proposée de 10 000 $ pour les commandes subséquentes portant sur l'entretien des systèmes installés. La DGBI/TPSGC estime qu'une limite de 200 000 $ serait plus réaliste, compte tenu des projets qu'elle a entrepris. Les fournisseurs estiment qu'une limite de 10 000 $ incitera les clients à faire preuve d'encore plus de créativité dans leurs achats pour entretenir les systèmes en place. La discussion montre qu'une bonne proportion de l'entretien des systèmes installés se rapporte à la remise à neuf de ces systèmes, TPSGC convient d'augmenter la limite des commandes subséquentes à 40 000 $ pour l'entretien des systèmes installés et d'examiner la limite des commandes subséquentes dans le cas des remises à neuf. TPSGC précise également que dans le cas des commandes subséquentes auprès d'un fournisseur unique motivées et supérieures à 40 000 $, les spécialistes des marchés du Ministère peuvent passer les commandes subséquentes au nom des clients. La DGBI/TPSGC souligne le fait que la Direction générale des approvisionnements doit reconnaître que les clients peuvent parfois déroger aux normes d'aménagement de TPSGC lorsqu'ils commandent des produits d'entretien des systèmes en place.

Les fournisseurs font état de certaines ambiguïtés de la stratégie dans le cas des installations de systèmes neufs d'une valeur inférieure à 25 000 $, du fait que des fournisseurs pourraient fournir des produits à des prix plus élevés qui seraient considérés inéquitables pour le gouvernement.

De nouveau, les fournisseurs et les clients déclarent que des critères à valeur ajoutée doivent être intégrés au processus de sélection des produits, soit dans les attributs des achats en direct, soit dans la description des produits. TPSGC propose d'ajouter divers critères de valeur ajoutée dans la description obligatoire des achats. On invite les membres à fournir des exemples de critères de valeur ajoutée et de justificatifs pour leur inclusion.

Suivi
  • TPSGC modifiera la stratégie actuelle à la lumière des discussions du comité et la complétera lors de la prochaine réunion.
  • Les membres du comité proposeront des critères de valeur ajoutée.

Point 6 - Rencontre avec le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.

TPSGC annonce que Vérification Canada poursuit les vérifications d'entreprises autochtones et que certaines irrégularités ont été relevées. TPSGC rappelle que l'intention n'est pas de forcer les entreprises autochtones à fermer leurs portes et qu'on leur laissera suffisamment de temps pour se conformer aux exigences de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).

Point 7 - Rapports sur les ventes en vertu d'une OCPN

Les fournisseurs contestent l'obligation de soumettre des copies papier de toutes les factures alors qu'ils ne fournissent plus à l'heure actuelle que des copies électroniques à leurs gros clients du secteur privé. TPSGC explique qu'on examine actuellement les données compilées en vue de définir clairement les exigences. Depuis le début de cet examen, TPSGC a toutefois constaté que les fournisseurs ne respectent pas tous les exigences en cette matière.

Suivi
  • TPSGC étudiera plus en profondeur la question des rapports sur les ventes en vertu des OCNP.

Point 8 - Mot de la fin et prochaine réunion

Les membres du comité souhaitent avoir le calendrier des réunions du CCGMB pour l'été à venir.

TPSGC demande aux membres du comité de faire part de leurs observations sur l'ébauche de la description d'achat des systèmes de cloisons d'ici le 15 juillet.

Suivi
  • Le comité arrêtera son calendrier des réunions pour l'été lors de la réunion prévue pour le 8 juillet.
  • TPSGC fera parvenir la description d'achat des systèmes de cloisons aux détenteurs actuels d'OCNP par le MERX, sous forme de lettre d'intérêt et au BIFMA, pour obtenir ses commentaires.

La prochaine réunion aura lieu le 8 juillet 2008 à la Place du Portage, 11, rue Laurier, PDP III, Gatineau (Québec) Tour A, 11A1, pièce 101, de 9 h à 13 h.