Services publics et Approvisionnement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Le 15 mars 2011

Le procès-verbal contient des informations préliminaires concernant la Stratégie nationale d'achat de mobilier de bureau proposée. Prochainement, une demande d'information (DDI) sera publiée sur SEAOG/MERX (pour les fournisseurs) et sur GCpedia (pour les clients) incluant la Stratégie nationale détaillée. Entre temps, vous pouvez communiquer avec Robert Picco au 819-956-9564 pour toute question.

Compte rendu


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Compte rendu
15 mars 2011, de 8 h 30 à 12 h
Gatineau, Québec

Présents :

  • Greg Rapier, Knoll North America Corp.
  • David Swire, Teknion Furniture Systems
  • Bruce Parratt, The Global Group
  • Jean Barbeau, Artopex Inc.
  • Gary Fawcett, Fawcett File & Storage Systems
  • André Clement, Asokan Business Interiors et Public Sector Aboriginal Business Association
  • Richard Lafontaine (observateur)
  • Francine Brisebois, présidente, TPSGC, Direction générale des approvisionnements, Direction des produits commerciaux et de consommation (DPCC)
  • April Charron, TPSGC, DPCC
  • Guy Ranger, TPSGC, DPCC
  • Joy Sellers, TPSGC, DPCC
  • Robert Picco, TPSGC, DPCC
  • Claire Niedbala, TPSGC, BPME
  • Maureen Farrington, TPSGC, Direction générale des biens immobiliers, Direction de la gestion des locaux à l'échelle nationale
  • Daniel O. Jean, Patrimoine canadien

Absents :

  • Eli Gilbert, Canadian Atlas Furniture Corp.
  • Sean Macey, Basics Office Products Ltd.
  • Alexandra Reid, TPSGC, Direction générale des biens immobiliers, Architecture et design d'intérieur
  • Howard Dudley, Industrie Canada

Points à l'ordre du jour

Point 1 – Mot d'ouverture

Francine Brisebois souhaite la bienvenue à tous les participants. April Charron est approuvée comme secrétaire de la réunion. Tous les participants conviennent que l'ébauche du compte rendu sera diffusée en anglais pour commentaires et que la version finale sera publiée en français et en anglais.

La présidente reconnaît qu'il s'est écoulé 17 mois depuis la dernière réunion du CCGMB et indique que TPSGC a l'intention de poursuivre les réunions du CCGMB de façon plus fréquente.

L'ordre du jour est adopté tel que proposé.

Point 2 – Mandat

Référence : Mandat, révision no 1 - 28 février 2011, ébauche no 1.

Le mandat est accepté en principe; cependant, des commentaires peuvent être envoyés à April Charron jusqu'au 18 mars 2011. Si aucun commentaire n'est reçu, on demandera l'approbation du sous-ministre adjoint (SMA) de TPSGC pour que le mandat révisé soit officiel. Une fois officiel, le mandat sera diffusé par la secrétaire du CCGMB.

La présidente fait savoir que, lors d'une future réunion du CCGMB, la composition du comité sera réexaminée. Tous conviennent qu'au moment de ce réexamen, ou avant, on discutera d'un mécanisme pour remplacer les membres qui partent ainsi que du rôle des membres et des observateurs.

Mesure de suivi : Les membres doivent envoyer leurs commentaires à la secrétaire du CCGMB d'ici le 18 mars 2011.

Point 3 – Changements à la stratégie d'approvisionnement

Référence : Exposé « Comité consultatif du gouvernement sur le mobilier de bureau (CCGMB) - Réunion du 15 mars 2011, Gatineau, Québec - "Stratégie d'achat de mobilier de bureau proposée" ».

April Charron présente l'exposé qui fait état des solutions proposées et d'une stratégie nationale prévue. Plusieurs aspects relatifs à la stratégie proposée font l'objet d'une discussion pendant la réunion et sont récapitulés ci-dessous.

  1. Approche de l'Arrangement en matière d'approvisionnement seulement - Non pas Offre à commandes (OC) et Arrangement en matière d'approvisionnement (AMA)

    Le processus actuel comprend une approche réunissant l'OC et l'AMA, mais la stratégie nationale proposée passe à une approche faisant appel à l'AMA seulement. Ce changement donnera aux fournisseurs la possibilité d'une admissibilité continue et de l'établissement d'un AMA. Aucune période d'« exclusion des occasions d'affaires » ne découlera des soumissions non recevables. On signale que le processus de qualification n'est pas fondé sur les prix des fournisseurs mais que les fournisseurs doivent offrir des prix plafonds pour les produits et services énumérés dans la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA). Certains fournisseurs ont demandé comment le processus d'admissibilité continue fonctionnerait; on a fait remarquer qu'une DAMA serait affichée par le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) en permanence et que les fournisseurs pourraient présenter une réponse à la DAMA à n'importe quel moment pendant la durée de l'AMA.

  2. Seuils des demandes de soumissions individuelles

    L'AMA comprendra trois gammes d'approvisionnement qui s'appelleront des niveaux. Les niveaux s'appliqueront aux achats allant jusqu'à 25 K $, aux achats allant de plus de 25 K $ à 400 K $ et aux achats allant de plus de 400 K $ à 10 M $. Chaque niveau comprendra des règles opérationnelles qui préciseront les exigences et le processus d'approvisionnement applicables. Ces règles opérationnelles s'inspirent largement des exigences des politiques touchant les achats à l'intérieur de ces gammes.

    Les clients réaliseront les achats jusqu'à 25 K $ et pourront réaliser des achats jusqu'à 400 K $ ou demander à TPSGC de le faire pour eux. Les achats d'une valeur supérieure à 400 K $ seront faits par TPSGC. Un client participant à la réunion mentionne que cette responsabilité accrue en matière d'approvisionnement pourrait peser sur les ressources des clients. On fait remarquer que les clients réalisent environ 95 % des transactions en vertu du processus actuel et que, si des clients estiment ne pas pouvoir réaliser des achats supérieurs à 25 K $, ils peuvent demander à TPSGC de le faire. De plus, dans le cadre de l'AMA, des modèles ont été élaborés pour aider les clients dans le processus d'approvisionnement, ce qui réduit le fardeau sur les ressources.

  3. Fournisseurs qui sont admissibles à un AMA

    Des préoccupations sont soulevées quant à l'idée selon laquelle seuls les fabricants pourraient être admissibles à un AMA et non les marchands ou les entreprises autochtones. On fait remarquer que n'importe quel fournisseur peut se qualifier pour un AMA et que TPSGC n'a jamais mené un processus d'approvisionnement OC/AMA qui s'adressait exclusivement à un type de fournisseur en particulier, comme les fabricants, ou qui limitait le nombre de fournisseurs pouvant soumissionner.

  4. Concurrence entre les titulaires d'AMA

    Les participants discutent beaucoup de la question de la concurrence pour des contrats individuels entre les titulaires d'AMA. On indique que la concurrence sera un élément clé du processus d'AMA. Les clients pourront attribuer les contrats d'une valeur inférieure à 25 K $ en faisant appel à la concurrence entre les titulaires d'AMA en utilisant l'outil d'achats en ligne comme méthode de définition des besoins et de sélection des fournisseurs. TPSGC stipule qu'il encourage la concurrence entre au moins deux ou trois fournisseurs et que le nombre minimum final reste à déterminer. Il envisage aussi un seuil qui permettrait aux clients d'attribuer des contrats à n'importe quel titulaire d'AMA sans concurrence.

    Il faut attribuer les contrats d'une valeur supérieure à 25 K $ et allant jusqu'à 10 M $ en régime de concurrence en utilisant le SEAOG/MERX comme méthode de communication. On se demande si ces achats feront aussi l'objet d'une concurrence entre les titulaires d'AMA et, dans l'affirmative, combien? On signale qu'en raison des accords commerciaux internationaux, TPSGC ne peut pas limiter le nombre de fournisseurs pouvant soumissionner ni empêcher les non-titulaires d'AMA de soumissionner n'importe quel contrat, et que les non-titulaires d'AMA doivent avoir une occasion de se qualifier pour un AMA, mais qu'afin de recevoir un contrat, un fournisseur doit être un titulaire d'AMA. On signale en outre qu'il n'est pas nécessaire de retarder l'attribution d'un contrat du délai requis pour faire en sorte qu'un non-titulaire d'AMA qui a présenté une soumission devienne un titulaire d'AMA.

    Un participant soulève une préoccupation selon laquelle le processus d'admissibilité continue et le fait de donner à tous les fournisseurs l'occasion de soumissionner des contrats au-dessus de 25 K $ auront un impact négatif sur les entreprises autochtones. On fait remarquer que les entreprises autochtones ne seront pas empêchées de recevoir un AMA et que des AMA distincts seront attribués afin de continuer à appuyer la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

  5. Panier de biens et articles optionnels

    On indique que l'AMA comprendra un panier de biens (PdB) préétabli comportant des articles optionnels qui améliorent les produits du PdB et que, durant la stratégie nationale proposée, on envisagera de déterminer la possibilité d'incorporer une « approche centrée sur les solutions » dans l'AMA.

    Plusieurs questions sont soulevées concernant les produits du PdB. Les membres représentant l'industrie veulent savoir comment le PdB est déterminé; le PdB sera-t-il mis à jour de temps à autre, et sera-t-il harmonisé avec Milieu de travail 2.0? TPSGC indique que diverses méthodes sont utilisées pour déterminer les produits du PdB et que celui-ci est basé sur les demandes actuelles des clients et sur les besoins historiques. On note également que les produits du PdB sont des composants minimums; pendant la durée de l'AMA, le PdB peut être révisé et l'on envisagera d'harmoniser le PdB avec Milieu de travail 2.0. La discussion porte également sur le fait que des articles optionnels doivent être disponibles auprès d'au moins deux fournisseurs avant d'être pris en considération pour inclusion dans un AMA de façon à ne pas créer de concurrence « artificielle » entre les fournisseurs.

  6. Établissement des prix

    Le passage à une approche faisant appel à l'AMA seulement entraîne aussi un changement dans la structure des prix. On demandera aux fournisseurs de proposer des prix plafonds à utiliser dans l'AMA plutôt que des prix fermes et des rabais. Ce changement permettra une concurrence accrue à l'égard des demandes de soumissions individuelles pendant la durée de l'AMA, car les fournisseurs pourront utiliser les prix alors en vigueur et les réductions applicables en vue de proposer le plus bas prix. On indique que les AMA offriront l'occasion de mettre à jour les prix plafonds environ tous les 24 mois. Certains membres représentant l'industrie se disent préoccupés par le fait que cette période de 24 mois pourrait être trop longue. TPSGC fait savoir que les fournisseurs seront invités à commenter la période de mise à jour lorsque l'ébauche de stratégie nationale sera publiée par le SEAOG/MERX.

Point 4 – Aller de l'avant

Référence : Exposé au point 3 ci-dessus, section « Pour aller de l'avant ».

April Charron présente l'exposé. Certains des instruments d'achat existants expireront avant la finalisation prévue de la stratégie nationale proposée et l'adoption formelle de l'approche faisant appel à l'AMA seulement. TPSGC prévoit remplacer ces instruments d'achat par l'approche de l'AMA seulement au lieu de poursuivre l'approche actuelle réunissant l'OC et l'AMA. La rédaction de l'AMA est presque terminée. On utilisera l'approche de l'AMA seulement pour les fauteuils de bureau, qui serviront de premier cas type pour le processus d'invitation à soumissionner et d'évaluation. TPSGC prévoit prolonger l'utilisation des instruments d'achat pendant une période correspondant à l'achèvement du processus de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) et d'attribution de l'AMA. Aucune objection n'est soulevée.

Les instruments d'achat qui expireront après la finalisation prévue de la stratégie nationale proposée seront remplacés par cette stratégie. Ceux qui expireront en mars 2012 pourraient devoir être prolongés pendant une période correspondant au processus de DAMA et d'attribution de l'AMA.

Point 5 – Tour de table

Les participants à la réunion appuient les changements prévus et la stratégie nationale proposée visés au point 3. Francine Brisebois souligne que l'important sera de gérer l'AMA et les outils électroniques correspondants de TPSGC.

Le membre du Public Sector Aboriginal Business Association indique que l'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) aimerait assister aux réunions du CCGMB. De plus, le membre demande que l'ordre du jour pour la prochaine réunion du CCGMB inclue des questions touchant les entreprises autochtones et il les fournira à une date ultérieure.

Certains membres représentant l'industrie demandent le lien vers le site Web Achats et ventes de TPSGC.

Mesures de suivi :

  1. La Secrétaire du CCGMB recevra les coordonnées d'une personne à contacter à AINC.
  2. TPSGC communiquera avec la personne à contacter à AINC.
  3. Le membre du Public Sector Aboriginal Business Association doit fournir à la secrétaire du CCGMB les points à l'ordre du jour pour la prochaine réunion du CCGMB.
  4. La secrétaire du CCGMB doit envoyer aux membres l'adresse du site Web Achats et ventes.

Point 6 – Réunions futures

Tous les membres conviennent d'une réunion mensuelle jusqu'à ce qu'ils décident de modifier la fréquence. Francine Brisebois souligne que la fréquence dépend du budget de TPSGC pour les frais de déplacement qui sont remboursés aux membres représentant l'industrie qui viennent de loin. Elle indique en outre que l'approbation doit être obtenue au regard du budget commençant le 1er avril 2011 et que la prochaine réunion n'aura donc peut-être pas lieu avant mai 2011.

Francine Brisebois propose d'autres formes de réunion, comme la conférence par téléphone ou par vidéo. Les membres conviennent d'alterner entre les réunions sur place et à distance parce que le contact en face-à-face est essentiel.

Mesures de suivi :

  1. TPSGC doit chercher à obtenir l'approbation budgétaire et déterminer la fréquence et les modes de réunion possibles; on communiquera avec les membres.
  2. TPSGC doit obtenir les points des membres à mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

La séance est levée à 11 h 30.