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Le 9 janvier 2014

Compte rendu


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Compte rendu - 9 janvier 2014 , de 10 h 00 à 11 h 30
Gatineau (Québec)

Présents :

  • Robert Axam, Haworth Ltd.
  • Greg Rapier, Knoll North America Corp.
  • David Swire, Teknion Furniture Systems
  • Jean Barbeau, Artopex Inc.
  • Gary Fawcett, Fawcett File & Storage Systems
  • André Clement, Asokan Business Interiors & Public Sector Aboriginal Business Association
  • Karen Cormier, Steelcase
  • April Charron, TPSGC, DPCC
  • Kris Ruiter, TPSGC, DPCC
  • Chantal Clouthier, TPSGC, DPCC
  • Claire Gauthier, TPSGC, DPCC
  • John Penhale, Bureau des petites et moyennes entreprises
  • Anne Lalande, Direction générale des biens immobiliers, Direction de la gestion des locaux à l'échelle nationale
  • Allie O'Neill, Direction générale des biens immobiliers, Direction de la gestion des locaux à l'échelle nationale
  • Alexandra Reid, Direction générale des biens immobiliers
  • Sylvie Sabourin, Direction générale des biens immobiliers
  • Pauline Blanchard, Direction générale des biens immobiliers
  • Robert Pratt, Direction générale des biens immobiliers
  • Richard Champagne, Industrie Canada

Participants par WeBex :

  • Bruce Parratt, The Global Group
  • Benoit Goudreault, Artopex Inc.
  • Richard Lafontaine, DMR
  • Barry Payne, Adirondack Technologies Furniture

Absents :

  • Francine Brisebois, présidente, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Direction générale des approvisionnements, Direction des produits commerciaux et de consommation (DPCC)
  • Daniel O. Jean, Patrimoine canadien
  • Eli Gilbert, Canadian Atlas Furniture
  • Dolores Coelho, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

1. Mot d'ouverture

April Charron (présidente p.i.) souhaite la bienvenue aux participants. Elle décrit brièvement le déroulement de la réunion.

La présidente p.i. demande à tous les participants de se présenter à tour de rôle.

2. Engagement de l'industrie

Kris Ruiter discute du processus d'engagement rapide de l'industrie (présentation ci-jointe).

3. Question et préoccupations de l'industrie

3.1. Comment s'effectueront les communications pendant les séances individuelles?

TPSGC - Les séances individuelles tenues pendant le processus d'engagement rapide permettront aux entreprises de présenter leurs idées et commentaires de façon individuelle et de soumettre leur présentation et leurs réponses aux questions figurant dans la lettre d'intérêt (LI).

Ce processus donne à l'industrie la possibilité de présenter ses commentaires et opinions avant l'émission de la demande de soumissions officielle. Le processus d'engagement rapide sera établi selon une structure permettant de s'assurer qu'une approche uniforme et équitable est utilisée tout au long du processus.

3.2. Comment le processus d'engagement rapide fonctionnera-t-il, quand sera-t-il affiché et quand pouvons-nous nous rencontrer?

TPSGC - Le processus est semblable au processus de demande de soumissions. Les personnes qui s'inscrivent seront conviées à une rencontre. TPSGC est en train de mettre au point certains détails, comme les renseignements exclusifs, le partage de l'information, etc. Les règles d'engagement feront partie de la LI de même que le type d'information que l'industrie peut transmettre. Ces séances individuelles peuvent avoir lieu en personne ou par téléconférence.

TPSGC prévoit publier la LI en février ou en mars, et les séances individuelles débuteront à la fin du moins de mars.

3.3. Est-ce que la LI est principalement structurée en fonction des aspects de l'approvisionnement et techniques?

TPSGC - Oui. Les aspects de l'approvisionnement et techniques feront partie de la LI relative aux postes de travail.

3.4. Est-ce que ces séances individuelles viseront un seul programme et est-ce que l'industrie obtiendra de la rétroaction ou un compte rendu? 

TPSGC - L'engagement rapide vise à permettre à l'industrie d'évaluer l'orientation prévue et de fournir ses commentaires et opinions avant le processus officiel de demande de soumissions. La fourniture de rétroaction ou d'un compte rendu ne fera pas partie du processus d'engagement rapide. Cependant, TPSGC utilisera, le cas échéant, les renseignements obtenus dans le cadre du processus pour élaborer la demande de soumissions officielle.

On ignore actuellement si le processus d'engagement rapide sera utilisé pour les autres programmes, et dans quelle mesure. Cela étant dit, les leçons tirées des IAR pour les fauteuils de bureau et du processus actuel d'engagement rapide seront prises en compte pour les autres programmes.

3.5. L'industrie veut trouver des termes techniques communs pour certains produits. Comment TPSGC réalisera-t-il cela?

TPSGC - réalisera cela par l'entremise du processus d'engagement rapide. L'approche pour les IAR sera expliquée dans la LI, et on posera à l'industrie une série de questions pertinentes. TPSGC utilisera les réponses de l'industrie pour s'assurer que les termes sont définis de façon à permettre une interprétation commune.

3.6. Une date approximative a-t-elle été fixée pour la publication de la demande de soumissions et l'attribution des arrangements en matière d'approvisionnement?

TPSGC - Cela dépend des commentaires reçus par TPGGC pendant le processus d'engagement rapide. L'initiative Milieu de travail 2.0 (MT2.0) est déjà en œuvre et nous savons que nous devons mettre en place un nouvel outil à l'intention des clients le plus tôt possible.

3.7. Qu'en est-il de la demande de renseignements (DDR) relative aux cloisons interraccordables et composants soutenus?

TPSGC - Les renseignements recueillis en réponse à la LI affichée en janvier 2013 ont été analysés et utilisés pour élaborer une portion des spécifications pour les postes de travail. La LI qui sera affichée sous peu contiendra les aspects de l'approvisionnement techniques associés à l'ensemble du besoin pour les postes de travail.

3.8. Est-ce que les ministères clients pourront formuler des commentaires sur la nouvelle approche pour les postes de travail?

TPSGC - Oui. Même si cette LI s'adresse à l'industrie, elle sera affichée publiquement afin que l'industrie et les ministères clients puissent en consulter le contenu. TPSGC acceptera toujours les commentaires des ministères clients.

3.9. Qu'en est-il de la technologie numérique? Il n'y a un petit nombre de plateformes technologiques; est-ce que des consultations seront tenues à l'égard de la technologie numérique?

TPSGC - L'Optimisation de la technologie numérique est une stratégie clé de la Transformation du Programme des approvisionnements lancée en septembre 2012. Un examen important est actuellement en cours à TPSGC concernant la mise à niveau de ses outils électroniques afin qu'ils soient plus efficaces, plus simples à utiliser et plus rentables. L'objectif ultime est d'avoir un système qui s'interface avec les clients, TPSGC et les fournisseurs.

3.10. Quel sera le rôle, le cas échant, du Comité consultatif du gouvernement sur le mobilier de bureau (CCGMB), dans l'avenir?

TPSGC - Le CCGMB devrait demeurer en place, mais ses objectifs et sa composition pourraient changer. On demande aux membres du Le CCGMB de rédiger des questions et une vision concernant le mandat du Le CCGMB en se fondant sur les expériences vécues dans le cadre du processus d'engagement rapide. Une réunion du Le CCGMB sera organisée plus tard pour discuter du mandat du Le CCGMB.

3.11. Est-ce qu'il y aura un changement intérimaire aux offres à commandes portant sur les cloisons interraccordables pour permettre de combler l'écart lié à l'achat d'ameublement afin de répondre aux exigences de MT2.0?

TPSGC - Non, la norme MT2.0 a été établie après l'émission des offres à commandes portant sur les cloisons interraccordables. TPSGC ne modifiera pas les offres à commandes actuelles.

3.12. Est-ce que CORCAN sera touché?

TPSGC - CORCAN est un programme distinct. La Direction générale des approvisionnements de TPSGC a l'obligation de conseiller aux clients d'appuyer ce programme.

3.13. Commentaires de l'industrie :

L'industrie aimerait que la Division des produits de l'ameublement ait une ligne d'appel pour les questions des clients. Les clients ne comprennent pas toujours bien la politique et ils appellent le fournisseur pour obtenir des précisions.

TPSGC améliorera la section Contactez-nous du site Web de la Division des produits d'ameublement. Il est important que les fournisseurs renvoient tous les clients au responsable des achats qui administre les IAR relativement aux questions au sujet du processus à suivre, des conditions ou de toute autre question liée aux IAR.

4. Mot de la fin

La présidente p.i. a grandement apprécié les commentaires et les questions de l'industrie et remercie tous les membres de leur présence.

La séance est levée à 11 h 30.