Classifications Groupe 1

Soutien de bureau

Commis comptable

Une tâche principale du commis comptable consiste à traiter l'information relative aux opérations financières quotidiennes du ministère ou de l'organisme par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, etc.), d'un logiciel de comptabilité, la capacité de communiquer de façon efficace oralement et par écrit, ainsi que des aptitudes générales en comptabilité et en mathématiques.

Tâches principales :

• Calcul, préparation et émission de documents relatifs aux comptes, comme les factures, rapports d'inventaire, états de compte et autres états financiers au moyen de systèmes informatisés et manuels
• Codage, addition, mise en lots, saisie, vérification et rapprochement de transactions, comme les comptes créditeurs et débiteurs, la paie, les commandes d'achat, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires dans un grand livre ou un système informatique ou les deux
• Prestation d'un soutien général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l'acheminement de la correspondance, l'entretien des systèmes de rappel, en plus de répondre au téléphone, d'utiliser les systèmes de commutation téléphonique et de prendre les messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents

Subalterne

Les responsabilités comprennent la réalisation des tâches répétitives et de routine qui sont peu complexes et qui impliquent un nombre limité d'opérations et d'instructions clairement définies. Le travail effectué peut faire l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Le traitement des données relatives aux comptes créditeurs
• Le renvoi des demandes de renseignements des clients à la personne concernée
• Le jumelage entre les factures et les documents contractuels (comme les commandes d'achat, les commandes subséquentes, etc.)
• L'aide à l'entretien de dossiers relatifs à la papeterie et aux fournitures
• Le classement et la récupération de documents

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée.

Intermédiaire

Une connaissance des méthodes comptables, ainsi que du traitement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs est exigée.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Le traitement des paiements et des factures
• La réponse aux demandes de renseignements des clients
• L'aide à la compilation des données et des documents budgétaires en fonction des recettes estimées, des dépenses et des budgets antérieurs

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée
• La réussite des cours de comptabilité au secondaire ou d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnue peut être exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Supérieur

Les tâches comprennent la prestation de services à la clientèle en ce qui concerne les comptes clients, en plus d'un soutien administratif au personnel comptable.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• L'extraction des données financières
• Le codage et la vérification des factures
• Le rapprochement des comptes dans le grand livre
• La préparation des états périodiques, des relevés de coûts et des rapports
• Le calcul des coûts des matériaux, des frais généraux et autres dépenses à partir d'estimations, de soumissions et de listes de prix

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• La réussite des cours du programme postsecondaire en commerce, en comptabilité ou dans un domaine connexe dans un établissement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigée

Avancé

Les tâches comprennent la prestation de services à la clientèle en ce qui concerne les comptes clients, un soutien administratif au personnel comptable, ainsi qu'un encadrement en ce qui concerne le travail confié à d'autres employés de bureau de soutien.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• L'extraction des données financières
• Le codage et la vérification des factures
• Le rapprochement des comptes dans le grand livre
• La préparation des états périodiques, des relevés de coûts et des rapports
• Le calcul des coûts des matériaux, des frais généraux et autres dépenses à partir d'estimations, de soumissions et de listes de prix
• La prestation de conseils et d'un soutien administratif dans les domaines des finances et de la préparation des budgets
• La coordination et la préparation de tous les aspects de l'administration des finances et des budgets
• La préparation des états financiers
• La vérification et l'équilibrage des transactions

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en commerce, en comptabilité ou dans un domaine connexe dans un établissement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Une expérience avec le Système financier du gouvernement (SFG) peut être exigée

Commis, Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le commis à l'AIPRP compile, vérifie, enregistre et traite les formulaires et les documents par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques, et conformément aux méthodes, directives et échéances établies. Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.), et la capacité de communiquer de façon efficace oralement et par écrit.

Tâches principales :

• Prestation d'un soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données
• Acheminement de la correspondance et entretien des systèmes de rappel
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie, et numérisation de documents
• Préparation de la correspondance, des rapports, des états et d'autres documents

Subalterne

Les tâches comprennent la réalisation des tâches répétitives et de routine qui impliquent un certain nombre d'opérations et d'instructions clairement définies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation et la ressource du SAT relèvera d'un employé de bureau de niveau plus élevé

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Saisie des données
• Classement, classement électronique et extraction des documents
• Adressage et classement des enveloppes
• Photocopie, télécopie, et numérisation de documents
• Saisie des données dans les bases de données, les chiffriers et les inventaires
• Assemblage, séparation et organisation de documents
• Distribution du courrier

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Les tâches comprennent l'aide au personnel de niveau supérieur lors de la réalisation de différentes tâches. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Aide à la préparation de correspondance, rapports, états et autres documents
• Aide au traitement des demandes et formulaires
• Aide à la tenue des dossiers
• Traitement des renseignements des bases de données, des chiffriers et des inventaires
• Envoi, réception et distribution du courrier interne et externe
• Rédaction des formulaires de messagerie et acheminement du messager

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Supérieur

La capacité d'organiser les tâches et de respecter les échéances est exigée. Le travail fera l'objet d'un examen au début et à la fin, plutôt que tout au long du processus et la ressource du SAT relèvera d'un agent administratif ou d'un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Collecte, enregistrement, disposition, transmission et traitement de l'information
• Traitement des factures, des dépenses, des reçus et autres renseignements financiers
• Traitement des demandes et formulaires
• Rédaction de la correspondance, des rapports, des états et autres documents
• Mise à jour, ajout et extraction de documents au moyen du système Intranet
• Tenue des inventaires, bases de données et registres
• Aide au contrôle d'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau
• Aide à l'entretien de l'équipement de bureau
• Envoi, réception et distribution du courrier interne et externe

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Avancé

La capacité de planifier, d'organiser le travail, d'établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles est exigée. Le travail fera l'objet d'un examen une fois terminé et la ressource du SAT relèvera d'un agent administratif ou d'un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Édition, lecture d'épreuves et finalisation de la correspondance, des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et des autres documents
• Vérification des demandes, des reçus, des dépenses, des formulaires et des autres documents
• Entretien et contrôle d'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau
• Entretien de l'équipement de bureau et organisation du service
• Organisation et coordination du flux des travaux des commis de bureau généraux et des commis de saisie des données

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Une expérience de travail avec des renseignements confidentiels et protégés peut être exigée

Commis à la rémunération

Les principales tâches d'un commis à la rémunération consistent à recueillir, vérifier et traiter les renseignements sur la paie et les avantages des employés au sein d'un ministère. Parmi les compétences et habiletés exigées, mentionnons la connaissance des opérations de bureau et de paie générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, etc.), ainsi que des aptitudes générales en comptabilité et en mathématiques.

Tâches principales :

• Acheminement de la correspondance et entretien des systèmes de rappel
• Saisie, traitement et mise à jour des données
• Fournir, aux employés du ministère, l'information sur les avantages, tels le Régime de soins de santé de la fonction publique et le Régime de pensions de retraite de la fonction publique
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie, et numérisation de documents
• Préparation de la correspondance, des rapports, des états et d'autres documents

Subalterne

La capacité d'utiliser un système automatisé pour la paie et les avantages, tel le SGRH, sous la surveillance du personnel principal, est exigée. De plus, une compréhension en matière de traitement des droits à la rémunération et aux avantages, ainsi qu'en ce qui concerne la tenue de livres et l'administration de la paie est exigée.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Tenue des dossiers sur les présences, les congés et le surtemps dans le but de calculer les droits à la rémunération et aux avantages à partir de systèmes manuels ou informatisés
• Rédaction, vérification et traitement des formulaires et documents d'administration des avantages, tels les régimes de retraite, les droits aux congés, l'assurance-emploi et l'assurance médicale, etc.
• Préparation des relevés T4, des relevés d'emploi et autres documents connexes
• Compilation des rapports statistiques, relevés et sommaires des comptes de paie et d'avantages
• Création de chiffriers pour faciliter l'analyse des données
• Répondre aux demandes de renseignements sur la rémunération et les avantages

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Des cours additionnels réussis en comptabilité, en tenue de livres ou en administration de la paie au niveau secondaire ou dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu peuvent être exigés

Intermédiaire

La capacité d'utiliser un système automatisé pour la rémunération et les avantages, tel le SGRH, avec peu de surveillance, ainsi qu'une expérience du traitement des droits à la rémunération et aux avantages et dans les domaines de la tenue de livres et l'administration de la paie est exigée

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Préparation et vérification des états des gains montrant les salaires brut et net et les déductions, comme les impôts, les cotisations syndicales, les saisies-arrêts, les régimes d'assurance et de retraite
• Préparation des règlements des salaires et avantages au moyen d'un chèque ou par transfert électronique
• Rédaction, vérification et traitement des formulaires et documents d'administration des avantages, tels les régimes de retraite, droits aux congés, assurance-emploi et assurance médicale, etc.
• Fournir l'information sur les questions relatives à la paie, les régimes d'avantages sociaux et les dispositions des conventions collectives
• Fourniture d'information sur la rémunération et concernant les augmentations de salaire possibles, les offres d'emploi et les plages salariales
• Compilation des rapports statistiques, relevés et sommaires des comptes de paie et des avantages
• Calcul des augmentations de salaire et ajustements aux salaires

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience dans un environnement consacré à la rémunération est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en tenue de livres, comptabilité ou administration de la paie d'un établissement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Une certification à jour et valide en administration de la paie peut être exigée

Supérieur

La capacité d'utiliser un système automatisé pour la paie et les avantages, tel le SGRH, ainsi qu'une expérience du traitement des renseignements relatifs à la rémunération et aux avantages sont exigées. Les renseignements traités dans le domaine de la rémunération proviendront des employés cadres (classification EX).

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Préparation et vérification des états des gains montrant les salaires brut et net et les déductions, comme les impôts, les saisies-arrêts, les régimes d'assurance et de retraite
• Préparation des règlements des salaires et avantages au moyen d'un chèque ou par transfert électronique
• Rédaction, vérification et traitement des formulaires et documents d'administration des avantages, tels les régimes de retraite, les droits aux congés, l'assurance-emploi et l'assurance médicale, etc.
• Fourniture d'information sur les questions relatives à la paie, les régimes d'avantages sociaux et les conditions d'emploi
• Compilation des rapports statistiques concernant les augmentations de salaire possibles, les offres d'emploi et les plages salariales
• Préparation et équilibrage des rapports de fin de période et rapprochement entre les feuilles de paie et les relevés bancaires
• Calcul des augmentations de salaire et ajustements aux salaires
• Fourniture d'information au chef de la division des RH sur les questions relatives à la paie et aux avantages
• Fournir des renseignements sur la rémunération concernant les augmentations de salaire, les offres d'emploi et les échelles de salaires

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience dans un environnement consacré à la rémunération sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en tenue de livres, comptabilité ou administration de la paie d'un établissement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Une certification en gestion de la paie peut être exigée
• Une expérience dans l'encadrement et la formation des membres d'équipe subalternes peut être exigée

Commis, saisie des données

Les tâches concernent les opérations quotidiennes du gouvernement fédéral et de ses organismes. La principale tâche consiste dans la saisie des données à partir d'une source matérielle et la transcription de l'information dans le logiciel d'un ordinateur. Les compétences et habiletés exigées comprennent la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), ainsi que le souci du détail au moment de saisir les données. Un nombre minimal de frappes par heure, une vitesse et une précision minimales peuvent être exigées.

Tâches principales :

• Configurer et utiliser des systèmes à clavier (numérique; alphabétique ou alphanumérique) afin de transcrire des renseignements codés, statistiques et autres à partir de documents de base sur des bandes, disques, disquettes et autres supports d'enregistrement convenant au traitement informatique.

Subalterne

En travaillant sous une surveillance directe et en utilisant des ordinateurs personnels ou un logiciel d'inventaire, ou les deux, les tâches consisteront, entre autres, à saisir des données simples et routinières.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• La saisie de données alphabétiques, numériques ou symboliques à partir de documents de base et dans un format prédéterminé
• La réception et l'enregistrement de factures, formulaires, registres et autres documents en vue de saisir les données
• Vérification de la précision et l'intégralité des données avant de les soumettre à la vérification du surveillant

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Les responsabilités consistent, entre autres, à effectuer les tâches routinières et répétitives de complexité faible à moyenne et comportant un certain nombre de tâches clairement définies. De plus, le codage des documents avant la saisie peut être nécessaire. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Saisie des données à partir de sources et de formats variés dans un ordinateur électronique en respectant un format prédéfini
• Vérification des données saisies en déterminant si les copies imprimées présentent des erreurs pour ensuite les corriger, au besoin
• Aide à la collecte et la compilation des données
• Identification, étiquetage et stockage des disquettes, disques et rubans
• Organisation des données en fonction des besoins des utilisateurs
• Classement ou acheminement des documents de base après la saisie

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée
• Au moins trois (3) mois d'expérience d'utilisation des ordinateurs personnels et du logiciel d'inventaire sous une surveillance directe afin d'enregistrer et vérifier les données provenant de différentes sources complexes et non complexes sont exigés

Supérieur

Les tâches consisteront, entre autres, à effectuer les tâches routinières et répétitives de complexité moyenne à élevée et comportant un certain nombre de tâches définies. De plus, les tâches peuvent comprendre le contrôle de la qualité des données saisies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen une fois terminé.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Correction et édition du contenu et du format des données enregistrées, au besoin
• Préparation des documents de base pour la saisie
• Entretien des bibliothèques de disquettes, disques et rubans
• Saisie ou exportation des données, ou les deux, dans les bases de données informatisées, chiffriers ou autres modèles à partir d'un scanneur optique, d'un produit à commande vocale ou d'autres outils de saisie des données
• Mesures visant à assurer l'intégrité des données
• Recherches de données; enregistrement et analyse des résultats
• Formation des opérateurs sans expérience et définition de la priorité des tâches

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Avancé

Les tâches comprennent la surveillance du processus de saisie des données des autres opérateurs, l'attribution du travail et la définition des échéances, la résolution des questions ayant trait à l'intégrité des données, ainsi que la coordination avec les autres secteurs ou ministères. Les tâches sont habituellement de complexité moyenne à élevée et le travail effectué fera l'objet de peu ou pas d'examen une fois terminé.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Coordination de la collecte des données à partir du point d'origine
• Participation au traitement préliminaire des données dans le but de localiser les renseignements manquants et pour apporter les correctifs nécessaires
• Préparation de rapports statistiques et analyse des données dans le but de confirmer la précision des données saisies
• Opérations de conception et d'entretien pour assurer la gestion de l'information et des fichiers conformément aux normes et directives du ministère et du gouvernement
• Rédaction du procès-verbal lors des réunions du personnel
• Surveillance du système pour défectuosité
• Définition de la configuration des chiffriers ou des bases de données
• Modification des documents, tableaux et rapports actuels
• Création de nouveaux formulaires, au besoin
• Lecture d'épreuves des documents du ministère
• Coordination et surveillance des activités des autres opérateurs

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Commis aux finances

La tâche principale du commis aux finances consiste à traiter les renseignements financiers par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Parmi les compétences et habiletés exigées, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, etc.), ainsi que d'un logiciel comptable, la capacité de communiquer efficacement oralement et par écrit, ainsi que des capacités générales en comptabilité et en mathématiques.

Tâches principales :

• Codage, totalisation, mise en lots, saisie, vérification et rapprochement des transactions, tels les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, la paie, les commandes d'achat, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires dans un grand livre ou un système informatique ou les deux
• Prestation d'un soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l'acheminement de la correspondance, l'entretien des systèmes de rappel, en plus de répondre aux téléphone, d'utiliser les systèmes de commutation téléphonique et de prendre les messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents

Subalterne

Une expérience dans la prestation de services de soutien financier, incluant le traitement des demandes et des factures en vue de leur règlement, ainsi qu'une compréhension des principes comptables généralement acceptés sont exigées

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Saisie de l'information dans un système de gestion financière
• Sélection, validation et saisie de l'information dans le système
• Prestation de services de soutien administratif et financier
• Traitement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
• Suivi des documents et entretien d'un système de classement

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Les tâches comprennent l'application des politiques et procédures de gestion financière, ainsi que le rapprochement des comptes financiers

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Prestation de services de soutien financiers
• Traitement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
• Suivi des documents et entretien d'un système de classement
• Entretien et mise à jour d'un système de gestion financière
• Sélection, validation et saisie de l'information dans le système
• Préparation de divers tableaux et rapports financiers

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Une expérience avec le Système financier du gouvernement (SFG) peut être exigée

Supérieur

Une expérience dans l'application des principes comptables généralement acceptés et une connaissance de la pertinence et leur application dans le domaine du financement gouvernemental sont exigées.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Prestation de services de soutien financiers
• Vérification et traitement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
• Suivi des documents et entretien d'un système de classement
• Recherche et analyse des données financières
• Entretien et mise à jour d'un système de gestion financière
• Enquêtes ou recherches dans le but de résoudre les questions financières
• Analyse des budgets et préparation de rapports
• Aide à la préparation des états financiers
• Aide à la préparation de divers tableaux et rapports financiers

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées
• Une expérience avec le Système financier du gouvernement (SFG) est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Commis de bureau général

La principale tâche d'un commis de bureau général consiste à traiter l'information relative aux opérations internes quotidiennes du ministère ou de l'organisme par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Parmi les compétences et habiletés exigées, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation de l'équipement de bureau et du logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.), ainsi que la capacité de communiquer efficacement oralement et par écrit. Des aptitudes générales en comptabilité et en mathématiques peuvent être exigées.

Tâches principales :

• Prestation d'un soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l'acheminement de la correspondance, l'entretien des systèmes de rappel
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents
• Préparation de la correspondance, des rapports, des états et d'autres documents

Subalterne

Les tâches comprennent les gestes routiniers et répétitifs peu complexes effectués conformément aux méthodes et instructions établies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation et la ressource du SAT relèvera d'un agent administratif principal ou d'un gestionnaire de bureau

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Saisie et traitement des données
• Réalisation de fonctions variées entourant la réception et la distribution du courrier, incluant le classement, l'adressage et le remplissage des enveloppes
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents
• Entretien des systèmes de rappel
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Intermédiaire

La ressource du SAT aidera le personnel de direction à effectuer plusieurs tâches. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation et la ressource du SAT relèvera d'un agent administratif principal ou d'un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Aide à la préparation de correspondance, rapports, états et autres documents
• Aide au traitement des demandes et formulaires
• Aide à la tenue des registres
• Traitement des renseignements des bases de données, des chiffriers et des inventaires
• Envoi, réception et distribution du courrier interne et externe
• Rédaction des formulaires de courrier et acheminement du courrier
• Traitement et suivi de la correspondance (interne et externe)

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Supérieur

La ressource du SAT sera capable d'organiser les tâches et de respecter les échéances. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation et le Resource du SAT relèvera d'un agent administratif principal ou d'un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Rédaction de lettres, rapports, états et autres documents
• Mise à jour, ajout et récupération de documents à partir de l'Intranet
• Collecte, enregistrement, organisation, transmission et traitement de l'information
• Traitement des factures, dépenses, reçus et autres renseignements financiers
• Traitement des demandes et formulaires
• Tenue des registres, bases de données et dossiers
• Envoi, réception et distribution du courrier interne et externe
• Mettre à jour, ajouter et extraire des documents en utilisant le système intranet
• Aide au contrôle de l'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau
• Aide à l'entretien de l'équipement de bureau

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Avancé

La capacité de planifier, d'organiser le travail, d'établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles, ainsi qu'une expérience dans la prestation d'un soutien administratif ou de bureau dans le secteur public ou privé sont exigées. Le travail fera l'objet d'un examen minimal ou d'aucun examen une fois terminé et la ressource du SAT relèvera d'un agent administratif principal ou d'un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Édition, lecture d'épreuves et finalisation de la correspondance, des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et des autres documents
• Vérification des demandes, des reçus, des dépenses, des formulaires et des autres documents
• Contrôle d'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau
• Entretien de l'équipement de bureau et organisation du service

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en administration de bureau, ou dans un domaine connexe, d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Commis aux ressources humaines

La tâche principale d'un commis aux RH consiste à offrir des services de soutien dans le cadre des activités relatives aux ressources humaines réalisées par les gestionnaires et les agents des ressources humaines. Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, etc.), ainsi que des aptitudes marquées pour la communication et la capacité d'organiser et d'établir la priorité de son propre travail.

Le poste peut également demander une spécialisation dans une discipline (classification, rémunération, équité en emploi, relations de travail, planification, dotation ou formation et perfectionnement) ou impliquer des tâches générales.

Tâches principales :

• Traitement, vérification et enregistrement de documents touchant les activités relatives aux ressources humaines
• Classement, classement électronique et récupération de documents
• Soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l'acheminement de la correspondance, l'entretien de systèmes de rappel
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie, et numérisation de documents

Subalterne

Les tâches consistent, entre autres, à effectuer les tâches routinières et répétitives de complexité moyenne et comportant un nombre limité de méthodes et d'instructions clairement définies.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Répondre aux demandes des employés ou du public en général désirant connaître les possibilités d'emploi, l'état des processus de dotation ou des renseignements de base sur la rémunération et les avantages sociaux, etc.
• Obtention et vérification des renseignements destinés aux relevés des employés
• Présentation de formulaires et de documents, sur demande, tels les manuels des avantages sociaux ou les formulaires de demande de remboursement, les demandes d'emploi, les demandes de congé, les demandes de formation, etc.
• Aide à la préparation de documents, tels les avis et les descriptions d'emplois vacants, les lettres d'offre, les lettres d'accusé de réception, les organigrammes et le matériel de formation
• Participation à la sélection préliminaire des candidats en recueillant davantage d'information ou en vérifiant les références, sur demande

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Une expérience dans le domaine spécialisé des ressources humaines du poste peut être exigée. La connaissance ou une expérience du SAP et d'un Système de gestion des ressources humaines (SGRH) peut être exigée.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Préparation de documents, tels les avis et les descriptions des emplois vacants, les lettres d'offre, les lettres d'accusé de réception, les organigrammes et le matériel de formation
• Aide aux gestionnaires et aux agents des RH afin de compléter les guides de cotation après avoir réalisé les entrevues
• Aide à la création des énoncés des critères de mérite, des guides de cotation, etc.
• Organisation et administration des examens de la Commission de la fonction publique
• Mise à jour des documents confidentiels, tels les registres salariaux, les antécédents professionnels, les registres de formation, les évaluations de rendement et les griefs
• Coordination de l'analyse d'emploi sur place et des entrevues avec les gestionnaires, les employés et les experts-conseils externes aux fins de la classification
• Organisation de l'affichage des postes sur l'Internet par l'intermédiaire de la Commission de la fonction publique
• Aide à la sélection préliminaire et à l'évaluation des postulants et vérification des références
• Aide à l'administration des priorités par l'intermédiaire de la Commission de la fonction publique

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée
• Cours postsecondaires complétés avec succès en ressources humaines, relations industrielles, relations de travail, relations avec le personnel, administration des affaires ou dans une discipline connexe; ou formation, ateliers ou expérience dans un domaine connexe au poste être exigé

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Supérieur

Une expérience dans le domaine spécialisé des ressources humaines, ainsi qu'une connaissance avancée ou une expérience du SAP et d'un Système de gestion des ressources humaines (SGRH) peuvent être exigées.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Vérification de documents tels les avis et les descriptions des emplois vacants avant de les remettre aux services de traduction ou à la Commission de la fonction publique (CFP) qui les affichera sur le Web
• Préparation et distribution de documents, dont les lettres d'offre, les lettres d'accusé de réception, les organigrammes et le matériel de formation
• Aide aux gestionnaires et aux agents des RH lors de la vérification des références, la vérification de l'information contenue dans les curriculum vitae et l'identification de toute non-concordance dans l'information recueillie
• Compilation et mise en tableaux des statistiques afin de faciliter les pratiques en ce qui concerne la rémunération et les avantages, tels les registres des congés et l'administration des augmentations de salaire
• Mise sur pied et entretien de registres confidentiels, tels les registres de rémunération, les antécédents professionnels, les registres de formation, les évaluations de rendement et les griefs
• Participation à la sélection préliminaire des postulants en effectuant et en évaluant les vérifications des références, en recueillant davantage d'information ou en vérifiant l'information contenue dans les curriculum vitae et en identifiant toute non-concordance dans l'information recueillie
• Aide aux gestionnaires et aux agents des RH lors de l'orientation des employés et des séances d'information

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée
• Un certificat ou un diplôme d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu en ressources humaines, relations industrielles, relations de travail, relations avec le personnel, administration des affaires ou dans une discipline connexe ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• La démonstration de progrès continus en vue d'obtenir un certificat, tel un certificat professionnel en ressources humaines (APRHC), peut être exigé

Commis juridique

Les commis juridiques sont embauchés dans divers domaines de la pratique juridique au gouvernement fédéral, incluant les procès civils, les poursuites criminelles, le droit fiscal, le droit des biens, les services consultatifs et la rédaction législative. Les commis juridiques collaborent à la préparation des activités suivantes auxquelles ils assistent également : audiences, recherche juridique, entrevue des témoins, gestion de la preuve et rédaction des documents juridiques. La ressource du SAT participera au sein d'une équipe multidisciplinaire pouvant comprendre un avocat, des spécialistes des technologies de l'information et d'autres experts. La démonstration d'une connaissance appliquée et à jour de la jurisprudence et la pratique militaires et criminelles, ainsi que du droit et de la pratique en vertu d'autres lois fédérales, dans le but d'appliquer les précédents et les principes juridiques aux situations particulières, est exigée. Parmi les compétences et les habiletés exigées, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, SGDDI, etc.).

Tâches principales :

• Prestation d'un soutien juridique général de type administratif, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, ainsi que l'acheminement de la correspondance
• Entretien d'un système de rappel englobant les divers stades des litiges
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie, et numérisation de documents
• Regroupement des preuves documentaires, préparation des dossiers et organisation en vue des procès
• Aide aux avocats en interviewant les clients, les témoins et autres parties concernées
• Recherche dans les registres, les dossiers des tribunaux et autres documents juridiques
• Préparation de la correspondance, des rapports, des états et d'autres documents

Subalterne

Pour offrir un niveau uniforme de services tout en respectant les échéances imposées dans les textes de loi et les règles des tribunaux, une connaissance des théories, des principes et des procédures des systèmes parlementaire et judiciaire canadiens est exigée.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Recherche juridique et factuelle sur demande
• Préparation de divers documents juridiques (par exemple, ordonnances, motions, affidavits et demandes adressées aux procureurs, etc.)
• Aide au formatage des documents selon le format prescrit dans les régions et services juridiques dans les dossiers de poursuite
• Enregistrement et attribution des dossiers à l'avocat désigné
• Compilation et coordination des rapports de procès et des appels
• S'assurer que l'information contenue dans chaque dossier est complète et précise à chaque étape de la procédure criminelle avant de soumettre celui-ci aux étapes suivantes
• Présentation de rapports aux enquêteurs, à l'avocat de la défense, à l'avocat-conseil de la Couronne et à l'avocat principal, au personnel de soutien et au public en général et répondre à leurs questions en rapport avec les dossiers

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Cours complétés avec succès dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu dans le domaine de l'administration dans un environnement juridique ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigée

Intermédiaire

Une bonne connaissance du processus juridique canadien est nécessaire afin de faciliter l'analyse et pour mieux répondre aux différentes demandes d'aide. Le travail effectué fera l'objet de peu ou pas d'examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Gestion de l'affectation ad hoc des dossiers dans le cadre des activités quotidiennes en rapport avec le tribunal et l'avocat-conseil
• Demande de dossiers ou de renseignements additionnels, au besoin
• S'assurer qu'on a procédé à une analyse préliminaire convenable de tous les dossiers avant que l'avocat-conseil ne reçoive la documentation

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience en tant que commis juridique sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme d'administration dans un environnement juridique dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Experience en tant que commis juridique au gouvernement fédéral peut être requise

Supérieur

Une connaissance des théories, des principes et des procédures des systèmes parlementaire et judiciaire canadiens, ainsi que des méthodes, des techniques et des pratiques de défense, de rédaction des documents juridiques, d'analyse juridique, de raisonnement, de pensée critique et de recherche nécessaires pour prendre la parole sur les dossiers abordés au tribunal d'instruction ou dans tout autre tribunal administratif, est nécessaire.

Une bonne connaissance du mandat, de la structure, de la culture, ainsi que des politiques et procédures particulières du ministère ou de l'organisme, et du rôle de l'État dans le déroulement des poursuites lors des procès devant la cour martiale et des appels est également exigée.

Les tâches consistent, entre autres, à faciliter le stockage et l'extraction de l'information, ainsi qu'à définir la période de conservation idéale et à assurer le traitement et l'entreposage sûrs des documents classifiés et sensibles.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Organisation, coordination, coordination de l'achèvement d'un rapport hebdomadaire et distribution du rapport à l'avocat-conseil
• Participation à l'attribution des causes aux procureurs
• Assister aux différents litiges devant la cour et se prononcer à leur égard
• Formation des nouveaux stagiaires en droit ou des étudiants d'été en ce qui concerne les procédures de la cour fédérale
• Aide au directeur adjoint afin d'identifier les causes qui suscitent des questions importantes ou qui sont complexes pour s'assurer de bien les définir en vue de les confier aux procureurs et aux avocats
• Participation, avec le directeur, à l'attribution et la distribution des causes en dressant la liste des poursuites à venir et encore non attribuées au moyen d'un rapport hebdomadaire
• Élaboration de nouvelles méthodes de bureau et information continue du personnel sur les changements à cet égard
• Formation du nouveau personnel sur les méthodes de bureau
• Présentation de conseils et de directives au personnel de soutien
• Répondre aux demandes de renseignements de l'avocat-conseil et des organismes externes, ce qui comprend l'avocat de la défense, les coordonnateurs du procès, le commis de la cour ou les registraires, les agents de police, la police ou les autres organismes d'enquête, ainsi que les fonctionnaires du ministère et des autres ministères en ce qui concerne les politiques, les procédures et les textes de loi
• Préparation et rédaction des documents de la cour relatifs aux poursuites et aux appels

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience en tant que commis juridique sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme d'administration dans un environnement juridique d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Experience en tant que commis juridique au gouvernement fédéral peut être requise

Commis de bibliothèque

Les commis de bibliothèque seront responsables des fonctions opérationnelles de base entourant les opérations internes quotidiennes d'une bibliothèque ou d'un centre documentaire en plus de posséder les connaissances des pratiques administratives, ainsi que des règles et règlements généraux. Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation de l'équipement de bureau et du logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.).

Tâches principales :

• Émission et distribution des documents de la bibliothèque
• Tâches du bureau de prêt
• Tri et mise en place des livres et des documents connexes
• Fourniture d'information générale sur la bibliothèque aux utilisateurs

Subalterne

Les responsabilités comprennent la réalisation, sous une surveillance directe, des tâches répétitives et de routine qui sont peu complexes et qui impliquent un nombre limité d'opérations et d'instructions clairement définies. La ressource du SAT relèvera d'un bibliothécaire ou d'un employé principal concerné.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Mise en place des documents
• Entretien des feuilles détachées
• Étiquetage et réparation des ouvrages
• Classement et classement électronique des documents
• Traitement de textes
• Répondre aux questions de référence de base

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Les responsabilités comprennent la réalisation des tâches répétitives et de routine qui impliquent des opérations et des instructions clairement définies. Une connaissance de base des pratiques administratives entourant les services de bibliothèque est exigée. Le travail fera l'objet d'un examen en cours de réalisation, alors que la ressource du SAT relèvera d'un bibliothécaire ou d'un employé professionnel concerné.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Entretien des abonnements aux revues
• Entretien des bases de données et des inventaires
• Mise en place des documents et entretien des feuilles détachées
• Étiquetage et réparation des ouvrages
• Classement et classement électronique des documents et traitement de textes à l'occasion

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Supérieur

La capacité d'organiser les tâches et de respecter les échéances est exigée. Le travail effectué fera l'objet d'un examen au début et une fois terminé plutôt que tout au long du processus, alors que la ressource du SAT relèvera d'un bibliothécaire ou d'un employé professionnel concerné.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Fonctions de circulation et de gestion des piles
• Aide au bibliothécaire en vue d'offrir des services de référence de base
• Traitement des factures, des dépenses, des reçus et des autres renseignements financiers
• Rédaction de la correspondance, des rapports, des états et des autres documents
• Aide au contrôle des stocks de papeterie et de fournitures de bureau
• Aide à l'entretien de l'équipement de bureau
• Entretien des abonnements aux revues
• Entretien des bases de données et des inventaires
• Mise en place des documents et entretien des feuilles détachées
• Étiquetage et réparation des ouvrages

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Avancé

La capacité de planifier, d'organiser le travail, d'établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles est exigée. Le travail fera l'objet d'un examen une fois terminé et la ressource du SAT relèvera d'un bibliothécaire principal ou d'un employé professionnel principal.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Édition, lecture d'épreuves et finalisation de la correspondance, des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et des autres documents
• Vérification des reçus, des dépenses, des formulaires et des autres documents
• Entretien et contrôle d'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau
• Entretien de l'équipement de bureau et organisation du service
• Fonctions de circulation et de gestion des piles
• Surveillance de l'entretien des abonnements aux revues, des base de données et des inventaires
• Aide au bibliothécaire en vue d'offrir des services de référence de base

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Commis de la salle du courrier

Les principales tâches du commis de la salle de courrier exigent qu'il possède une bonne connaissance des opérations générales de la salle de courrier, de l'utilisation de l'équipement de bureau et du logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), ainsi qu'un bon sens de l'organisation.

Tâches principales :

• Réception, traitement, tri et distribution, par des moyens manuels et électroniques, du courrier, des télécopies, des messages et des colis reçus et envoyés
• Entretien des bases de données d'adresses et production d'envois personnalisés
• Impression et photocopie de documents
• Adressage et remplissage d'enveloppes
• Pesage, calcul et affranchissement adéquat
• Regroupement des lettres, des colis, du courrier enregistré et des enveloppes de messagerie en fonction du code postal ou de la méthode d'envoi ou les deux
• Utilisation et entretien de l'équipement de l'atelier d'impression et de l'agence de publicité directe
• Acheminement du courrier au point de livraison correspondant
• Tri du courrier selon sa destination
• Signature ou obtention des signatures des destinataires dans le cas des envois enregistrés ou des livraisons spéciales et tenue des registres
• Recherche des répertoires dans le but de repérer la bonne adresse dans le cas du courrier qu'on fait suivre

Subalterne

Les responsabilités comprennent la réalisation des tâches répétitives et de routine qui sont peu complexes et qui impliquent un nombre limité d'opérations et d'instructions clairement définies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Adressage et remplissage d'enveloppes, collage d'étiquettes
• Rédaction des formulaires de messagerie et acheminement des articles de messagerie
• Photocopie, classement, classement électronique et récupération des documents
• Levage et transport de boîtes pouvant peser jusqu'à 40 lb

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Une formation ou une expérience additionnelle concernant certaines applications logicielles peut être exigée

Intermédiaire

Les tâches se dérouleront après avoir choisi parmi plusieurs méthodes établies ou, à l'occasion, en s'écartant des méthodes standard. Les principales tâches consisteront dans la mise à jour et l'entretien des dossiers, l'affichage du travail de routine et la préparation de la correspondance en vue de son examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Vérification des enveloppes et des documents pour s'assurer qu'ils présentent les bons noms, adresses et descriptions
• Lecture d'épreuves afin de détecter les erreurs de frappe
• Recueil de statistiques et autres types de dossiers et préparation des rapports de routine
• Codage et traitement des factures
• Entretien de systèmes de classement
• Aide à l'entretien des registres de la papeterie et des fournitures

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Supérieur

Les tâches comprennent la prestation d'un soutien à un gestionnaire précis. Les habiletés exigées comprennent les aptitudes marquées pour l'organisation et la communication, la preuve d'un bon jugement dans les méthodes de travail, la capacité de définir les priorités, ainsi que le tact et la diplomatie, de même que la capacité d'assurer la confidentialité. La ressource du SAT sera en mesure de travailler sous une surveillance minimale.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Aide à la préparation de rapports et aux projets faisant appel à des talents d'analyse
• Révision de documents pour s'assurer qu'ils sont conformes aux règlements et aux méthodes
• Entretien de systèmes de classement complexes
• Rédaction de correspondance de routine
• Filtrage et traitement des appels téléphoniques, selon le cas
• Communication avec la haute direction
• Surveillance de l'état de tout l'équipement
• Coordination de la cueillette et la livraison du courrier

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Connaissance :

• Excellente connaissance des règlements de Postes Canada est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Une formation ou une expérience additionnelle concernant certaines applications logicielles peut être exigé

Avancé

Un degré de connaissance élevé des politiques et procédures du gouvernement fédéral dans la mesure où elles concernent un domaine de spécialisation précis, en plus d'aptitudes marquées pour l'organisation et la communication et des qualités évidentes de chef ou des talents de gestion dans des rôles occupés précédemment sont exigés.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Surveillance de toutes les activités de la salle du courrier, dont la réception, le tri et la distribution du courrier reçu et la préparation du courrier sortant
• Préparation de rapports et de projets faisant appel à des talents d'analyse
• Gestion, formation et évaluation des travailleurs pour s'assurer qu'ils respectent les procédures établies et afin que la production se poursuive
• Préparation des horaires de travail
• Demande de fournitures et d'équipements nouveaux ou entretien des fournitures et des équipements actuels

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme dans un domaine pertinent et provenant d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Commis à la gestion des dossiers

Les principales tâches du commis à la gestion des dossiers consistent à gérer la disposition des dossiers et à aider le personnel dans les fonctions administratives entourant le classement des dossiers, l'établissement du plan de conservation des documents, l'entretien des stocks de documents, les dossiers vitaux, les systèmes de stockage/migration, l'accès, l'aliénation (archivage ou destruction), la découverte électronique et les autres méthodes et processus pertinents sous l'égide d'un surveillant. Les compétences et les habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.) et la capacité de communiquer efficacement oralement et par écrit.

Tâches principales :

• Tri et classement appropriés des documents
• Rédaction de résumés destinés aux recherches électroniques
• Répondre aux demandes des clients souhaitant créer des fichiers
• Création de nouveaux fichiers et dossiers et révision, au besoin
• Aide à la prestation de services d'extraction d'information et de recherche
• Tri et rangement des documents
• Prestation d'un soutien administratif, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l'acheminement de la correspondance et l'entretien des systèmes de rappel

Subalterne

Les tâches comprennent l'aide aux autres employés afin de procéder à l'entretien efficace des systèmes de gestion des documents et au soutien des pratiques exemplaires. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Aide aux projets touchant des méthodes nouvelles ou améliorées en ce qui concerne les registres et les documents
• Tri des documents qu'on doit classer en fonction des divers systèmes de classement
• Classement, codage, établissement de la concordance et enregistrement des documents
• Entretien d'indices pour les systèmes de classification
• Utilisation des systèmes d'extraction d'information et répondre aux demandes de documents
• Facilitation d'un accès convenable aux documents et à l'information
• Présentation de rapports au surveillant sur toute question ayant trait à la gestion des documents
• Étiquetage des fichiers en fonction des programmes de conservation et d'aliénation
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents
• Préparation de la correspondance, des rapports, des états et d'autres documents

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Les tâches comprennent, entre autres, l'aide au personnel de direction lors de la réalisation de tâches variées. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation et la ressource du SAT relève habituellement de l'employé de bureau principal.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Entretien d'une communication continue avec les ministères en ce qui concerne les méthodes de création, révision, examen, approbation, extraction et archivage des documents, et ce, peu importe le format
• Assurer le respect des politiques et stratégies au moyen de systèmes de gestion des documents
• Vérification de la précision des documents
• Recueil de statistiques et de données afin de préparer les rapports systématiques
• Maintien des listes d'accès aux documents à caractère secret
• Compilation de statistiques et préparation de rapports sur les activités aux sein des services des dossiers
• Aide à l'examen périodique des fichiers pour s'assurer qu'ils sont complets et bien classés
• Étiquetage des fichiers en fonction des programmes de conservation et d'aliénation
• Aide à la préparation des fichiers en vue de leur aliénation

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience dans la gestion des services documentaires est exigée

Supérieur

La capacité d'organiser les tâches et de respecter les échéances est exigée. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation et la ressource du SAT relèvera d'un agent administratif ou d'un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Organisation et coordination des sources d'information
• Conseils aux clients en ce qui concerne les options, les produits et les directives
• Utilisation des systèmes de soutien électroniques
• Réalisation des opérations de gestion des documents techniques
• Recherche des sources internes et externes ou des fournisseurs de services afin de résoudre les problèmes difficiles au niveau du traitement ou de la conformité
• Mise en application des directives de contrôle de la qualité afin de vérifier la conformité
• Entretien de l'intégrité des bases de données
• Élaboration et mise en œuvre de méthodes internes de prestation des services, d'outils de suivi ou de reddition des comptes
• Aide à la préparation de rapports et à des projets faisant appel à des talents d'analyse

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience dans la gestion de services documentaires sont exigées

Avancé

La capacité de planifier, d'organiser le travail, d'établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles est exigée, ainsi qu'une bonne connaissance des lignes directrices et des procédures internes et externes. Le titulaire devrait également exprimer ses suggestions de changements aux processus fonctionnels et aux directives. Le travail fera l'objet de peu ou pas d'examen et la ressource du SAT relèvera d'un agent principal d'administration.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Encadrement et formation du personnel lors de la réalisation des fonctions relatives à la gestion des documents
• Attribution des tâches
• Recommandation de possibilités de perfectionnement et de formation et participation à ces dernières
• Organisation du travail et résolution des problèmes
• Réalisation des opérations visant à assurer une gestion efficace des documents
• Recherche des sources internes et externes afin de résoudre les problèmes complexes
• Application des directives en matière d'échantillonnage et de contrôle de la qualité afin de surveiller le rendement au travail
• Vérification de la conformité aux directives et maintien de l'intégrité des bases de données
• Élaboration et mise en œuvre de méthodes internes de prestation des services, d'outils de suivi ou de reddition des comptes et surveillance de leur mise en œuvre afin d'en assurer l'uniformité et pour préserver l'intégrité des bases de données
• Administration des politiques et procédures touchant la libération des documents lors du traitement des demandes en vertu des lois gouvernementales sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
• Aide à la préparation des budgets opérationnels et des prévisions budgétaires
• Surveillance des programmes administratifs
• Élaboration, entretien et mise à jour des systèmes et des procédures

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience dans la gestion de services documentaires sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme dans un domaine pertinent et provenant d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Commis à la recherche

La principale tâche du commis à la recherche consiste à effectuer des recherches et à organiser l'information par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Les compétences et habiletés requises comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales, de l'utilisation de l'équipement de bureau et du logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), ainsi que le souci du détail.

Tâches principales :

• Recherche à partir de divers moyens, dont l'Internet, les fichiers sur papier, les fichiers électroniques
• Saisie et traitement des données
• Collecte et saisie des données afin de produire des rapports

Subalterne

Les tâches comprennent la réalisation des tâches routinières et répétitives moyennement complexes et qui impliquent des procédures et des instructions clairement définies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Réaliser différentes fonctions en rapport avec l'organisation des données
• Procéder à des recherches et naviguer sur l'Internet
• Classement, classement électronique et récupération de documents

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Une expérience dans l'application logicielle des programmes souhaités est exigée

Intermédiaire

Le travail s'effectuera de façon indépendante et avec peu de surveillance.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Préparation de rapports à partir de la recherche effectuée et de l'information recueillie
• Participation aux analyses des lacunes ou aux analyses quantitatives
• Aide à l'analyse des études de cas ou des sondages, ou les deux

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées
• Une expérience dans la recherche, la conception, l'élaboration d'un contenu pour les supports écrits et électroniques est exigée

Supérieur

Les tâches consistent, entre autres, à collaborer à l'analyse des politiques ou des projets, ainsi qu'à la préparation et à l'évaluation des rapports.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Recherche et préparation de rapports d'analyse
• Soutien et analyse au niveau des programmes ou des politiques
• Aide à la préparation et l'évaluation des rapports

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées
• Des aptitudes manifestes, des techniques et des méthodologies sont exigées pour la recherche est exigée
• Des aptitudes marquées pour la communication et de l'entregent dans le but d'établir des contacts efficaces avec les partenaires et les intervenants sont exigés

Éditique et graphisme

Une solide connaissance du logiciel de traitement de textes et d'éditique, ainsi que la capacité de définir le format et l'échelle des images et des graphiques, de configurer des tableaux, des en-têtes et des titre de bas de page, de produire des tables des matières et des index sont exigées. Les tâches exigent une connaissance de plusieurs domaines interreliés, allant de la création de graphiques et la présentation ergonomique de l'information à la mise en œuvre finale d'un projet. La ressource du SAT analysera les interfaces nécessaires et préparera des organigrammes et des diagrammes fléchés.

Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales et de l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.). De plus, une connaissance et de l'expérience concernant certaines applications logicielles, telles MS Project, HTML, Adobe Acrobat, XML, XHTML, CorelDraw, Photoshop, Photo-Paint, FrontPage, Dreamweaver, Homesite, WebExpert, etc. peuvent être exigées.

Tâches principales :

• Production de documents par la saisie, l'édition, le stockage et l'impression de textes au moyen d'un logiciel d'application graphique, d'applications de traitement de textes et de micro-ordinateurs
• Conversion de documents au format Acrobat PDF, HTML, Word, etc. afin de pouvoir procéder à la lecture d'épreuves et vérifier le contenu
• Fusion de documents afin de créer un document maître
• Création de tables des matières interactives
• Création de l'original, conception du logo et configuration de la couverture de l'original

Subalterne

Les tâches comprennent la réalisation de tâches routinières et répétitives dans le domaine de l'éditique, incluant un nombre limité de procédures et d'instructions clairement définies. La Resource du SAT travaillera sous la surveillance d'un supérieur pour s'assurer qu'on complète les projets à temps et de façon précise en respectant les exigences initiales.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Définition de la mise en page en vue de la publication
• Formatage des documents à partir de feuilles de style en cascade
• Conversion des documents au format HTML en vue de les afficher sur l'Internet
• Préparation et édition des textes pour l'éditique
• Formatage et manipulation des textes au moyen du programme d'éditique
• Insertion de notes en bas de page et d'en-têtes
• Préparation de diaporamas en vue de présentations
• Création de tableaux, graphiques et autres affichages graphiques et légendes visant à illustrer l'information

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Des cours additionnels complétés avec succès ou une expérience de base impliquant les principes et applications dans le domaine de l'éditique ou du graphisme, ou les deux, peuvent être exigés

Intermédiaire

La ressource du SAT travaillera sous la surveillance d'un supérieur pour s'assurer qu'on complète les projets à temps et de façon précise en respectant les exigences initiales.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Saisie, édition, stockage et impression des documents
• Services d'éditique, incluant la conception et le format pour la préparation de publications et de matériel publicitaire prêts à photographier
• Formatage et manipulation des textes au moyen du programme d'éditique
• Aide à la préparation d'ébauches finales en vue de la publication

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée
• Des cours additionnels complétés avec succès ou une expérience impliquant les principes et applications dans le domaine de l'éditique ou du graphisme, ou les deux, seront exigés

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience dans le domaine de l'éditique ou du graphisme, ou les deux, est exigée

Supérieur

Les tâches comprennent l'édition de sites Web, le formatage et la conversion de documents, le graphisme, ainsi que la préparation de fichiers électroniques destinés aux sociétés d'impression. La ressource du SAT aura besoin de peu ou pas de surveillance et devra faire preuve de flexibilité en raison des besoins changeants tout au long du projet.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Conception de pages couvertures, création de mise en page pour les publications, présentations, graphiques, tableaux, rapports, chiffriers
• Conversion des documents en pages Web qu'on peut lire ou télécharger
• Importation et conversion de documents à partir d'un ensemble de textes, tableaux, graphiques, chiffriers et au moyen de logiciel de conversion, de numérisation, de présentation, de service et d'édition de page Web

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience en éditique ou en graphisme, ou les deux, sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en éditique ou en graphisme, ou les deux, d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Avancé

Les tâches comprennent l'élaboration d'applications techniques, la formation et l'assistance aux utilisateurs de micro-ordinateurs au ministère, ainsi que la participation à l'essai et l'évaluation du matériel, du logiciel et des périphériques connexes.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Élaboration d'applications techniques
• Essai des méthodes et modification des modèles et des macros
• Soutien aux applications techniques
• Formation et assistance aux utilisateurs de micro-ordinateurs au ministère
• Participation à l'essai et l'évaluation du matériel, du logiciel et des périphériques connexes
• Préparation, formatage et édition de texte pour l'éditique

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience en éditique ou en graphisme, ou les deux, sont exigées.

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en éditique ou en graphisme, ou les deux, dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Administrateur de projet

Les administrateurs de projet assurent la planification, l'exécution et le contrôle des projets, en plus d'offrir une expertise administrative lors de l'analyse stratégique, de l'élaboration des projets et de la recherche. Parmi les habiletés exigées, mentionnons des aptitudes marquées pour la communication, la capacité d'assurer la liaison et d'offrir un soutien à plusieurs clients internes et externes, ainsi qu'une bonne connaissance des procédures de bureau générales, de l'utilisation d'un équipement de bureau et du logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), ainsi que du logiciel de gestion de projet.

Tâches principales :

• Soutien administratif à l'équipe de projet, incluant la saisie des données, le traitement et la mise à jour, l'acheminement de la correspondance, l'entretien des systèmes de rappel
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie, et numérisation de documents

Subalterne

Les tâches comprennent les gestes routiniers et répétitifs peu complexes effectués conformément aux méthodes et instructions établies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Aide à la mise sur pied et entretien des outils de gestion de projet
• Prestation d'un soutien administratif lors de la gestion des projets
• Aide à la préparation de l'information sur l'orientation des projets

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Cours additionnels terminés avec succès en administration des affaires ou dans d'autres domaines connexes au poste, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigée

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à aider le personnel de direction à réaliser plusieurs tâches.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Servir de source d'information centrale par l'entretien et la distribution des détails ayant trait aux projets (comme les détails concernant les personnes-ressources, les organigrammes, et les détails relatifs aux contrats)
• Aide à l'élaboration de plans et de projets
• Surveillance des progrès réalisés dans le cadre des plans et projets
• Mise sur pied et entretien des outils de gestion de projet, au besoin
• Saisie et analyse des données
• Rédaction de notes d'information, rapports et présentations
• Aide au chef de projet afin de trouver des solutions aux questions délicates
• Préparation de l'information sur l'orientation des projets
• Coordination des activités de formation de l'équipe de projet

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée
• Cours additionnels terminés avec succès en administration des affaires ou dans d'autres domaines connexes au poste, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience dans l'administration des projets est exigée

Supérieur

La capacité d'organiser les tâches et de respecter les échéances est exigée.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Élaboration et surveillance des plans et projets
• Expertise administrative dans la gestion de projets, incluant la planification et l'analyse stratégiques
• Surveillance de la mise sur pied et l'entretien des outils de gestion de projet, au besoin
• Évaluation des projets
• Recherche et analyse pour s'assurer de réaliser les projets à temps et dans les limites du budget
• Révision et édition de notes d'information et rapports
• Liaison avec les principaux fonctionnaires et la direction en ce qui concerne les questions d'intérêt mutuel

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience en administration de projet sont exigées
• Au moins une (1) année d'expérience en administration de projet au sein du gouvernement fédéral peut être exigée

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en administration de projets ou dans un domaine connexe dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Avancé

Capacité de planifier, d'organiser le travail et d'établir la priorité des tâches et de respecter des échéances conflictuelles est exigée. Le travail effectué fera l'objet de peu ou pas d'examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Mise sur pied, réalisation et contrôle de projets
• Aide à la négociation des détails ayant trait aux projets (comme les détails concernant les personnes-ressources, les organigrammes et les détails de nature contractuelle)
• Expertise administrative dans la gestion des projets, incluant la planification et l'analyse stratégiques
• Surveillance de la mise sur pied et l'entretien des outils de gestion de projet, au besoin
• Surveillance de la préparation des notes d'information, des rapports et des présentations
• Évaluation des projets
• Recherche et analyse avec les intervenants pour s'assurer de réaliser les projets à temps et dans les limites du budget
• Liaison avec la direction en ce qui concerne les questions d'intérêt mutuel
• Présentation de commentaires à la direction dans le cadre de projets particuliers

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience en administration de projet sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Au moins deux (2) années d'expérience en administration de projet au sein du gouvernement fédéral peuvent être exigées
• Un certificat ou un diplôme en administration de projets dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Réceptionniste-téléphoniste

La réceptionniste-téléphoniste accueille les visiteurs au moment d'entrer dans un établissement et utilise un standard téléphonique. Des aptitudes excellentes en relations humaines axées sur la politesse et le service à la clientèle, ainsi que des aptitudes marquées pour la communication sont exigées. Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, SGDDI, etc.).

Tâches principales :

• Orientation des visiteurs vers le service ou les individus appropriés
• Répondre aux téléphone et acheminer les appels, prise de messages
• Programmation des rendez-vous

Subalterne

Les tâches consistent, entre autres, à s'occuper d'une ou de deux lignes téléphoniques et à répondre à moins de 50 appels par jour

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Accueil des clients et autres visiteurs
• Réception des appels d'arrivée, de départ et entre les bureaux
• Enregistrement et distribution des messages
• Réalisation des autres tâches de bureau qui consistent à assembler, taper les étiquettes d'adresse, remplir les enveloppes, apposer les étiquettes et effectuer les photocopies

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à accueillir les clients dans les bureaux et les établissements, à vérifier leurs besoins et à les diriger vers les individus ou les endroits appropriés. Les tâches additionnelles consistent, entre autres, à s'occuper de trois à cinq lignes et à répondre environ à 50-80 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Planification des rendez-vous
• Classement, classement électronique et récupération du matériel
• Réception et enregistrement des livraisons par messagerie
• Accueil des clients et autres visiteurs
• Réception des appels d'arrivée, de départ et entre les bureaux
• Enregistrement et distribution des messages
• Réalisation des autres tâches de bureau qui consistent à assembler, taper les étiquettes d'adresse, remplir les enveloppes, apposer les étiquettes et effectuer les photocopies

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience dans l'utilisation de téléphones à lignes multiples et avec le public est exigée
• Des aptitudes linguistiques marquées sont exigées

Supérieur

Des aptitudes marquées pour la communication, une présentation personnelle convenant à l'organisation, ainsi que le tact et le jugement nécessaires pour composer avec tous les types de visiteurs sont exigés. De plus, les habiletés exigées consistent, entre autres, dans l'utilisation du logiciel de traitement de textes et de courriel, la capacité de planifier les rendez-vous et de s'occuper de six lignes ou plus et de répondre à 80-150 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Définition de la nature et du but des appels pour ensuite les transférer à l'individu concerné
• Planification des rendez-vous
• Accueil des clients et autres visiteurs, incluant les fonctionnaires du ministère
• Tenue de registres sur les appels d'arrivée et de départ
• Entretien du système de rappel des clients

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience dans l'utilisation de téléphones à lignes multiples et dans les tâches de réceptionniste sont exigées
• Des aptitudes linguistiques marquées sont exigées

Avancé

Travaillant dans un environnement de prestige, une réceptionniste-téléphoniste de niveau avancé utilisera des systèmes de planification, d'enregistrement et de messagerie manuels ou informatisés.

L'opératrice traitera généralement avec des personnes-ressources cadres et d'autres responsables alors qu'elle recevra entre 150 et 200 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Surveillance des réceptionnistes subalternes
• Accueil des clients et autres visiteurs, incluant des dignitaires et des fonctionnaires
• Répondre aux demandes de renseignements et prestation de renseignements par téléphone et en personne

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience dans l'utilisation de standards informatisés ou de téléphones à lignes multiples ou les deux sont exigées
• Des aptitudes linguistiques marquées sont exigées
• Des aptitudes excellentes en relations humaines axées sur la politesse et sur le service à la clientèle sont exigées
• Une vaste connaissance des activités du ministère ou de l'organisme est exigée

Secrétaire

La tâche principale de la secrétaire consiste à venir en aide à un ou plusieurs individus en réalisant des fonctions de soutien administratif variées. Une bonne connaissance de l'orthographe, la grammaire et la ponctuation afin de produire des rapports et de la correspondance de qualité, ainsi que la capacité de communiquer efficacement, tant oralement que par écrit, sont exigées. Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, SGDDI, etc.).

Tâches principales :

• Examen, tri et priorisation des documents et de la correspondance
• Établissement de calendriers et soutien à l'aménagement du temps de travail
• Préparation de la correspondance
• Entretien d'un système de rappel par la méthode électronique ou manuelle
• Tenue de dossiers, registres et documents de référence
• Recherche simple ou analyse de données de base qui n'exigent pas une expertise du domaine

Subalterne

Les tâches consistent, entre autres, à offrir une aide administrative à un ou quelques gestionnaires.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Traitement de textes ou dactylographie en prêtant attention au format et à la présentation de l'information
• Composition de la correspondance habituelle, des notes de service et des courriels
• Établissement des calendriers et planification des rendez-vous, des réunions et des conférences
• Photocopie, classement, classement électronique et recherche documentaire
• Organisation des réunions du conseil et réservation des salles de réunion
• Prise des rendez-vous et préparatifs simples des voyages réalisés au pays

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée
• Vitesse de frappe d'au moins 40 mots par minute avec un taux d'erreur maximal de 10% est exigée

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à offrir un soutien administratif à un ou quelques employés de niveau intermédiaire ou supérieur, incluant la gestion et le maintien à jour de leurs échéanciers.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Aide à la préparation des rapports et projets exigeant des capacités d'analyse
• Organisation de préparatifs de voyage plus complexes (voyages locaux, au pays ou à l'étranger) en plus de remplir les registres comptables connexes
• Maintien des stocks de fournitures de bureau et commandes au besoin
• Rédaction de la correspondance habituelle, des rapports et des réponses
• Organisation, saisie et mise à jour des changements aux horaires des réunions et rendez-vous
• Mesures visant à assurer un échange opportun de l'information
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Organisation des comptes de téléphone et de courriel et obtention du mobilier pour les nouveaux employés
• Photocopie, classement, classement électronique et recherche documentaire
• Dactylographie et lecture d'épreuves des documents

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience dans le travail de secrétariat sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Cours de logiciel et ateliers complétés avec succès ou une expérience de travail équivalente peuvent être exigés

Supérieur

Les tâches consistent, entre autres, à offrir un soutien administratif complet et à effectuer toutes les tâches de secrétaire d'un poste de gestion précis.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Offrir un encadrement et une formation au personnel de soutien, incluant les autres secrétaires
• Rédiger un procès-verbal général, non détaillé, lors des réunions
• Offrir un service de rédaction et d'assurance de la qualité du courrier à expédier
• Préparer des rapports, des résumés, des évaluations et des recommandations
• Effectuer les réservations de voyage, préparer les itinéraires et les demandes de remboursement de frais de voyage
• Coordonner les réunions, les conférences, les ateliers et les séminaires, en plus d'organiser les installations, l'équipement et les services
• Suivre la correspondance ou les demandes de renseignements, ou les deux
• Lire la correspondance reçue et signaler les éléments importants ou préparer des résumés
• Relayer les instructions entre le surveillant et les subalternes
• Rechercher, extraire, rassembler et résumer des données
• Composer et signer les réponses aux demandes générales de renseignements et rédiger la correspondance plus complexe en vue de la faire signer

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience dans le travail de secrétariat sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Une expérience dans la réalisation des tâches de bureau décrites ci-dessus peut être exigée
• Un certificat ou un diplôme dans un domaine pertinent et provenant d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Secrétaire juridique

La secrétaire juridique est responsable de la gestion des renseignements relatifs aux clients et aux divers dossiers, des contacts avec les clients, de la rédaction et du classement des divers documents, de la facturation, etc. La secrétaire juridique vient également en aide à une équipe juridique en réalisant des fonctions variées de soutien administratif. La ressource du SAT sera en mesure de travailler dans un environnement effréné, en plus de travailler efficacement sous pression en étant capable de définir avec efficacité la priorité des différentes tâches.

Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance de l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, etc.). Une connaissance ou une expérience dans un cabinet d'avocats, de la terminologie juridique et du traitement des questions juridiques confidentielles est exigée. Une bonne connaissance de l'orthographe, la grammaire et la ponctuation afin de produire des rapports et de la correspondance de qualité, ainsi que la capacité de communiquer efficacement, tant oralement que par écrit, sont exigées.

Tâches principales :

• Revise, tri et priorisation des documents et de la correspondance
• Entretien d'un système de rappel englobant les différentes étapes de la procédure
• Tenue de dossiers, registres et documents de référence
• Recherche juridique simple ou analyse de données de base

Subalterne

Les responsabilités comprennent la réalisation des tâches répétitives et de routine qui impliquent un nombre limité d'opérations et d'instructions clairement définies. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Organisation et maintien à jour des dossiers consacrés aux litiges
• Examen, tri et priorisation des documents et de la correspondance reçus
• Repérage et récupération des dossiers de jurisprudence dans les bibliothèques juridiques, à la cour ou dans les tribunaux
• Saisie et mise à jour des changements à l'ordre du jour quotidien du personnel juridique en ce qui concerne le calendrier des réunions, incluant le but de ces réunions et les clients concernés
• Traitement des opérations comptables de routine, comme la facturation

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Des cours de secrétariat juridique complétés et réussis dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peuvent être exigés

Intermédiaire

Capacité d'organiser les tâches et de respecter les échéances. Une bonne connaissance du processus décisionnel et des pratiques des avocats est exigée afin de gérer le flux d'information entre ceux-ci et les autres parties intéressées. De plus, une bonne connaissance des méthodes de recherche juridique, soit électroniques et traditionnelles, est exigée afin de préparer les notes de recherche, les rapports et la correspondance.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Traitement des documents juridiques pouvant consister, entre autres, à signifier des documents à l'autre avocat ou à la partie opposée ou dépôt des documents juridiques à la cour
• Organisation et maintien à jour des dossiers relatifs aux litiges
• Organisation et gestion de l'ordre du jour des réunions de l'avocat
• Organisation des réunions des clients et de la médiation, ainsi que participation à celles-ci
• Recueil de documents afin de créer et tenir à jour le dossier de l'avocat

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience à titre de secrétaire juridique sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme de secrétariat juridique dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé

Supérieur

Les responsabilités comprennent, entre autres, les tâches complexes en secrétariat juridique, la coordination des fonctions de soutien administratif d'une division juridique très confidentielle et sensible, en plus des fonctions de liaison avec l'appareil judiciaire, le personnel et les niveaux supérieurs du personnel et de la direction.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Préparation et assemblage des documents au moment opportun
• Création et révision des formulaires, procédures, formats et normes concernant la correspondance au bureau
• Liaison avec les cadres supérieurs du ministère dans le but de coordonner les demandes touchant les questions juridiques et pour échanger des renseignements sur un vaste éventail de questions
• Lecture d'épreuves et vérification des documents
• Analyse et évaluation des services et des opérations pour assurer leur efficacité et présentation de recommandations, au besoin
• Formation et surveillance du personnel de soutien des services juridiques

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience à titre de secrétaire juridique sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme de secrétariat juridique dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé