Services publics et Approvisionnement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Classifications – Groupe 2

Services administratifs

Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la polyvalence, la capacité de travailler sous pression et de respecter des échéances serrées, ainsi que la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et de logiciels standards (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.). Les ressources du Service d’aide temporaire (SAT) doivent posséder de solides compétences interpersonnelles, être capables de communiquer et d’interagir avec tous les échelons d’une organisation et avoir un souci inébranlable de la qualité, des gens, des méthodes, des politiques et de la confidentialité.

Tâches principales

  • Saisir, traiter et mettre à jour des données.
  • Acheminer de la correspondance et entretien des systèmes de rappel.
  • Gérer des activités quotidiennes du bureau et coordonner l’ordre du jour.
  • Organiser des réunions, des conférences téléphoniques et/ou des activités, et préparer de la documentation.
  • Répondre au téléphone, utiliser des commutateurs manuels et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de documents électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
  • Établir des calendriers et organiser des préparatifs de voyages au pays et à l’étranger.

Subalterne

Une bonne connaissance des pratiques de gestion de bureau et une compréhension élémentaire des pratiques, des politiques et des directives administratives du Conseil du Trésor, incluant la gestion des finances (tels les déplacements, l'accueil, etc.) seront exigées. Le travail effectué fera l'objet d'un examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Assembler et diffuser des lettres et des documents d'information.
  • Préparer, réviser et faire la mise en page de documents.
  • Préparer des contrats et assurer le codage financier des factures.
  • Maintenir des stocks de fournitures de bureau et effectuer des commandes, au besoin.
  • Entretenir de l'équipement de bureau.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d’expérience.

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à assurer l'échange d'information au moment opportun entre les ministères. Une expérience de l'utilisation ou une connaissance du logiciel de gestion des documents sera exigée. Ce travail fera l'objet d'un examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Rédiger de la correspondance.
  • Préparer des rapports et répondre aux demandes de renseignements.
  • Planifier, administrer et assurer le suivi des projets.
  • Élaborer et mettre en œuvre des procédures, des méthodes et des politiques.
  • Saisir des changements aux calendriers des réunions et des rendez-vous et effectuer les mises à jour nécessaires.
  • Prévoir des comptes de téléphone et de courriel et obtenir du mobilier pour les nouveaux employés.
  • Répondre aux demandes de renseignements du grand public.
  • Utiliser des outils de référence électronique pour effectuer des recherches et répondre aux demandes de renseignements des clients.
  • Saisir des données au moyen d’un système de suivi électronique.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès.

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que la personne ait terminé avec succès des cours en administration (des affaires, de bureau, publique, etc.), en gestion financière, dans le domaine des affaires ou dans un domaine connexe au niveau secondaire ou dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou qu’elle possède une combinaison acceptable d'études, de formation et d’expérience.

Supérieur

Un degré élevé de compréhension du gouvernement fédéral et des aptitudes marquées pour l'organisation et la communication seront exigés.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Administrer des budgets et des programmes opérationnels, analyser des dépenses.
  • Présenter des solutions pour aborder des problèmes liés à l’approvisionnement, aux contrats, aux télécommunications, à l’hébergement, à la formation et à l’administration.
  • Préparer et administrer des contrats de biens et de services.
  • Assurer la liaison avec des spécialistes de divers domaines afin de résoudre des problèmes.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que la personne ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en administration (des affaires, de bureau, publique, etc.), en gestion financière, dans le domaine des affaires ou dans un domaine connexe au niveau secondaire ou dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou qu’elle possède une combinaison acceptable d'études, de formation et d’expérience.
  • Au moins une année d’expérience pertinente au sein du gouvernement fédéral peut être exigée.

Avancé

Les tâches comprennent la planification, la coordination, la gestion et la surveillance des divers services administratifs. Les ressources  seront en mesure d'offrir des conseils fonctionnels, des services de consultation et un encadrement aux gestionnaires de la direction générale sur les différentes politiques, procédures et directives, et elles pourront être appelées à collaborer avec le personnel de haut niveau (gestionnaires, cadres supérieurs, directeurs, sous-ministres, etc.).

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Élaborer, entretenir, surveiller et mettre à jour des procédures et des programmes administratifs.
  • Préparer des prévisions budgétaires.
  • Participer à des réunions de gestion.
  • Planifier et organiser des équipes de projet responsables de la réalisation d’études ou de projets spéciaux, ou les deux, et formuler des recommandations à leur attention.
  • Surveiller le travail en cours.
  • Surveiller les accords d'approvisionnement.
  • Examiner l’efficacité des activités.
  • Analyser et interpréter des données et préparer des rapports.
  • Encadrer et former des membres subalternes de l'équipe.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que la personne ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en administration (des affaires, de bureau, publique, etc.), en gestion financière, dans le domaine des affaires ou dans un domaine connexe au niveau secondaire ou dans un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu, ou qu’elle possède une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
  • Au moins une année d’expérience pertinente au sein du gouvernement fédéral peut être exigée.

Adjoint de direction

L’adjoint de direction offre un soutien administratif au personnel de direction et utilise le système CCM Mercury, leSGDDIou d'autres systèmes de suivi électronique de la correspondance, en plus d'utiliser un équipement de bureau ainsi que des logiciels (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.). Une connaissance des pratiques de gestion de bureau, des pratiques, politiques et directives administratives pertinentes du ministère ou de l’organisation, ainsi que d’excellentes aptitudes excellentes pour l’écriture, l’analyse, l’organisation et la communication sont exigées. L’adjoint de direction doit être capable d’établir l’ordre de priorité de ses tâches, puisqu’il pourrait devoir mener à terme plusieurs projets ou tâches assortis de dates d’échéance conflictuelles et de responsabilités continues.

Tâches principales

  • Saisir, traiter et mettre à jour des données, acheminer de la correspondance, entretenir des systèmes de rappel.
  • Gérer les activités quotidiennes du bureau et coordonner des ordres du jour.
  • Organiser des réunions, des conférences téléphoniques et des activités.
  • Préparer de la documentation.
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
  • Établir des calendriers et effectuer des préparatifs des voyages au pays et à l’étranger.
  • Assembler et diffuser des lettres et des documents d’information destinés aux cadres supérieurs.

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à assurer la liaison entre le personnel de direction et les directeurs de la direction générale, le sous-ministre, les membres du cabinet du ministre, les autres ministères, les groupes externes, etc.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Gérer les calendriers du personnel de direction et des gestionnaires.
  • Préparer de la documentation.
  • Organiser des réunions et des conférences téléphoniques.
  • Entretenir un système d'acheminement et de suivi des documents essentiels et confidentiels, ainsi que de la correspondance électronique et des demandes ministérielles.
  • Entretenir un système de classement des documents électroniques et papier.
  • Faciliter les communications.
  • Coordonner les travaux de mise en page et offrir son aide à cet égard.
  • Composer des notes de service, des lettres et des exposés.
  • Assembler et diffuser des lettres et des notes d’information.
  • Surveiller des publications traditionnelles et non traditionnelles.
  • Traiter des demandes de remboursement de frais de voyage et de factures.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.

Supérieur

Parmi ses tâches, le titulaire doit s'assurer que les activités se déroulent conformément aux politiques et aux pratiques en vigueur en matière de finances. On exigera qu’il possède de l’expérience du traitement de documents financiers variés conformément aux politiques et aux procédures gouvernementales et des connaissances des politiques et des procédures du ministère ou de l’organisme pour lequel les travaux seront réalisés sont exigées.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Réviser et mettre en page des documents pour assurer la qualité de la langue, le respect du format prescrit et des préférences des cadres supérieurs, la précision du contenu, etc.
  • Assurer une attention convenable aux questions générales ayant trait au gouvernement et à leur lien avec les enjeux et activités du ministère.
  • Assurer le suivi des questions ou des projets confiés par les cadres supérieurs.
  • Acheminer et recevoir des documents aux fins d’examen ou de signature, et en assurer le suivi.
  • Vérifier et interroger des sources, au besoin.
  • Créer et présenter divers rapports hebdomadaires et mensuels.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d’expérience.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience en tant qu’adjoint de direction.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait cumulé au moins une année d’expérience au sein du gouvernement fédéral en tant qu’adjoint de direction.

Avancé

Le titulaire doit posséder de l’expérience des préparatifs de voyage au pays et à l'étranger et de la préparation des demandes de remboursement des frais de voyage. Il doit aussi connaître le ministère ou l’organisation où il devra effectuer son travail.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Planifier des réunions, effectuer des réservations d'hôtel et de voyage et retenir les services d’interprètes et de techniciens.
  • Préparer des rapports et des documents, ainsi que des comptes rendus de réunions.
  • Formuler des recommandations dans le but d’améliorer les méthodes de communication entre les bureaux.
  • Composer, vérifier et mettre en forme un vaste éventail de documents selon les préférences des cadres supérieurs et pour les sensibiliser à la réaction du public.
  • Encadrer et former des membres subalternes de l'équipe.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience en tant qu’adjoint de direction.

Qualifications constituant un atout

  • Un certificat ou un diplôme dans un domaine pertinent décerné par un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé.
  • Au moins une année d’expérience au sein du gouvernement fédéral en tant qu’adjoint de direction peut être exigée.