Classifications Groupe 2

Services administratifs

Services administratifs

Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la polyvalence, la capacité de travailler sous pression et de respecter les échéances serrées, ainsi que la connaissance des procédures de bureau générales, l'utilisation d'un équipement de bureau et d'un logiciel standard (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.). De plus, la ressource du SAT doit posséder de solides compétences en matière de relations interpersonnelles, être capable de communiquer et d'interagir avec tous les paliers au sein d'une organisation en plus de présenter un engagement inébranlable envers la qualité, les gens, les méthodes, les politiques et la confidentialité.

Tâches principales :

• Saisie, traitement et mise à jour des données
• Acheminement de la correspondance et entretien des systèmes de rappel
• Gestion des opérations quotidiennes du bureau et coordination de l'ordre du jour
• Organisation des réunions, conférences téléphoniques et/ou activités, et préparation de la documentation
• Répondre au téléphone, utilisation des standards téléphoniques et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents
• Préparation de la correspondance, de rapports, d'états et d'autres documents
• Établissement de calendriers et organisation des préparatifs des voyages au pays et à l'étranger

Subalterne

Une bonne connaissance des pratiques de gestion de bureau et une compréhension élémentaire des pratiques, politiques et directives administratives du Conseil du Trésor, incluant la gestion des finances (tels les déplacements, l'accueil, etc.) seront exigées. Le travail effectué fera l'objet d'un examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Assemblage et diffusion de lettres et de documents d'information
• Préparation, révision et édition de documents
• Préparation de contrats et codage financier des factures
• Maintien des stocks de fournitures de bureau et commandes en cas de besoin
• Entretien de l'équipement de bureau

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience sont exigées

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à assurer l'échange d'information au moment opportun entre les ministères. Une expérience de l'utilisation ou une connaissance du logiciel de gestion des documents sera exigée. Ce travail fera l'objet d'un examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Rédaction de la correspondance
• Préparation de rapports et réponse aux demandes de renseignements
• Planification, administration et suivi des projets
• Élaboration et mise en œuvre de procédures, méthodes et politiques
• Saisie et mise à jour des changements aux calendriers des réunions et des rendez-vous
• Organisation des comptes de téléphone et de courriel et obtention du mobilier pour les nouveaux employés

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Deux années d'études secondaires terminées avec succès sont exigées

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Qualifications constituant un atout :

• Des cours d'administration (des affaires, de bureau, publique, etc.) de gestion financière, dans le domaine des affaires ou dans un domaine connexe complétés avec succès au niveau secondaire ou dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peuvent être exigés

Supérieur

Un degré élevé de compréhension du gouvernement fédéral et des aptitudes marquées pour l'organisation et la communication seront exigés.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Administration des budgets et programmes opérationnels, analyse des dépenses
• Présentation de solutions aux problèmes dans les domaines tels l'approvisionnement, les contrats, les télécommunications, l'hébergement, la formation et l'administration
• Préparation et administration des contrats de biens et services
• Liaison avec les spécialistes dans les divers domaines afin de résoudre les problèmes

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme en administration (des affaires, de bureau, publique, etc.), en gestion financière, dans le domaine des affaires ou dans un domaine connexe dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Au moins une (1) année au sein du gouvernement fédéral peut être exigée

Avancé

Les tâches comprennent la planification, la coordination, la gestion et la surveillance des divers services administratifs. La ressource du SAT sera en mesure d'offrir des conseils fonctionnels, des services de consultation et un encadrement aux gestionnaires de la direction générale sur les différentes politiques, procédures et directives, sans compter qu'elle pourra collaborer avec le personnel de haut niveau (gestionnaires, cadres supérieurs, directeurs ou sous-ministres, etc.).

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Élaboration, entretien, surveillance et mise à jour des procédures et programmes administratifs
• Préparation des prévisions budgétaires
• Participation aux réunions de gestion
• Planification et organisation des équipes de projet responsables des études ou des projets
• Surveillance du travail en cours
• Surveillance des accords d'approvisionnement
• Examen de l'efficacité des opérations
• Analyse et interprétation des données et préparation de rapports
• Encadrement et formation des membres subalternes de l'équipe

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires est exigée

Expérience:

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente sont exigées

Qualifications constituant un atout:

• Un certificat ou un diplôme en administration (des affaires, de bureau, publique, etc.), en gestion financière, dans le domaine des affaires ou dans un domaine connexe dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Au moins une (1) année au sein du gouvernement fédéral peut être exigée

Adjoint exécutif

L'adjoint exécutif offre un soutien administratif au personnel de direction et travaillera avec le système CCM Mercury, le SGDDI ou d'autres systèmes de suivi électronique de la correspondance, en plus d'utiliser un équipement de bureau, ainsi qu'un logiciel (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.) et un équipement de bureau standard. Une connaissance des pratiques de gestion de bureau, des pratiques, politiques et directives administratives pertinentes du ministère ou de l'organisme, ainsi que des aptitudes excellentes pour l'écriture, l'analyse, l'organisation et la communication sont exigées. L'adjoint exécutif devra être capable d'établir la priorité de son travail, puisqu'il pourrait devoir mener à terme plusieurs projets ou tâches entraînant des conflits d'horaire et impliquant des responsabilités continues.

Tâches principales :

• Saisie, traitement et mise à jour des données, acheminement de la correspondance, entretien des systèmes de rappel
• Gestion des opérations quotidiennes du bureau et coordination des ordres du jour
• Organisation des réunions, des conférences téléphoniques et des activités
• Préparation de la documentation de référence
• Répondre au téléphone, utilisation des systèmes de commutation téléphonique et prise des messages
• Gestion des documents et des dossiers, incluant le classement électronique
• Photocopie, télécopie et numérisation de documents
• Préparation de la correspondance, des rapports, des états et autres documents
• Établissement de calendriers et organisation des préparatifs des voyages au pays et à l'étranger
• Assemblage et diffusion de lettres et de documents d'information destinés aux cadres supérieurs

Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à assurer la liaison entre le personnel de direction et les directeurs de la direction générale, le sous-ministre, les membres du cabinet du Ministre, les autres ministères, les groupes externes, etc.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Gestion des calendriers du personnel de direction et des gestionnaires
• Préparation de la documentation de référence
• Organisation des réunions et des conférences téléphoniques
• Entretien d'un système d'acheminement et de suivi des documents essentiels et confidentiels, ainsi que de la correspondance électronique et des demandes ministérielles
• Entretien d'un système de classement des documents électroniques et sur papier
• Aide aux communications
• Coordination et prestation d'aide à l'édition
• Composition de notes de service, de lettres et de présentations
• Assemblage et diffusion de lettres et d'exposés
• Surveillance des publications traditionnelles et non traditionnelles
• Traitement des demandes de remboursement des frais de voyage et factures

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience sont exigée

Expérience :

• Au moins une (1) année d'expérience pertinente est exigée

Supérieur

Parmi ses tâches, le titulaire doit s'assurer que les fonctions de bureau se déroulent conformément aux politiques et pratiques en vigueur en matière de finances. Une expérience dans le traitement de documents financiers variés conformément aux politiques et procédures gouvernementales et une connaissance des politiques et procédures du ministère ou de l'organisme pour lequel les travaux seront réalisés sont exigées.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Lecture d'épreuves et édition de documents pour assurer la qualité de la langue, le format prescrit, la précision du contenu, ainsi que pour tenir compte des préférences des cadres supérieurs, etc.
• Assurer une attention convenable aux questions générales ayant trait au gouvernement et à leur relation avec les questions et activités du ministère
• Suivi des questions ou des projets que confient les cadres supérieurs
• Acheminement et suivi des points qu'on doit examiner et faire signer, en partance et en provenance du bureau
• Vérification et interrogation des sources, au besoin
• Création et présentation de divers rapports hebdomadaires et mensuels

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins trois (3) années d'expérience en tant qu'adjoint exécutif sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Au moins une (1) année au sein du gouvernement fédéral en tant qu'adjoint exécutif peut être exigée

Advanced

Expérience des préparatifs de voyage au pays et à l'étranger et de la préparation des demandes de remboursement de frais de voyage en plus de connaître le ministère ou l'organisme où le titulaire devra effectuer le travail.

Les tâches typiques peuvent comprendre :

• Planification des réunions, réservations d'hôtel et de voyage et passation des contrats avec des interprètes et des techniciens
• Préparation de rapports et de documents, ainsi que des comptes rendus de réunions
• Présentation de recommandations dans le but d'améliorer les méthodes de communication entre les bureaux
• Composition, édition et vérification d'un vaste éventail de documents dans le but de refléter les préférences des cadres supérieurs et pour les sensibiliser à la réaction du public
• Encadrement et formation des membres subalternes de l'équipe

Qualifications minimum obligatoires :

Qualités requises/études :

• Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience :

• Au moins cinq (5) années d'expérience en tant qu'adjoint exécutif sont exigées

Qualifications constituant un atout :

• Un certificat ou un diplôme dans un domaine pertinent et provenant d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé
• Au moins une (1) année au sein du gouvernement fédéral en tant qu'adjoint exécutif peut être exigée