Arrangement en matière d'approvisionnement pour les services d'aide temporaire dans la région de la capital nationale

1. Arrangement

L’arrangement en matière d’approvisionnement couvre les volets et les catégories décrits sur le site web pour les services d'aide temporaire pour la région de la capitale nationale (RCN).

2. Exigences relatives à la sécurité

2.1 Le fournisseur doit détenir, à tout le moins, une attestation valide de Vérification d’Organisation Désignée (VOD), délivrée par le Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

2.2 Le fournisseur peut demander que l’équipe des services d'aide temporaire (SAT) pour la RCN prenne en considération le parrainage en matière de sécurité pour accroître la cote de sécurité de leur entreprise d’un niveau en écrivant par courriel à tpsgc.pasat-apths.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. La cote de sécurité peut être augmentée en tout temps, un niveau à la fois seulement.

2.3 SPAC ne parrainera pas les sous-traitants et les employés des fournisseurs.

3. Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat publié par SPAC.

4. Durée de l’arrangement en matière d’approvisionnement

5. Responsables

5.1 Le responsable de l’arrangement en matière d’approvisionnement

Le responsable de l’arrangement en matière d’approvisionnement est :

Chef d’équipe d’approvisionnement
Direction générale des approvisionnements
Services publics et approvisionnement Canada
10, rue Wellington, Les Terrasses de la Chaudière, 5e étage
Gatineau QC K1A 0S5

Courriel :

tpsgc.pasat-apths.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le responsable de l’arrangement en matière d’approvisionnement est responsable de l’émission de l’arrangement en matière d’approvisionnement, de son administration et de sa révision, s’il y a lieu.

6. Utilisateurs identifiés

Les utilisateurs identifiés comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d’État mentionnés dans les annexes I, I.1, II, III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. (1985), ch. F-11.

7. Occasion de qualification continue

Un avis sera affiché sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) pour la durée de l’arrangement en matière d’approvisionnement afin de permettre à de nouveaux fournisseurs de se qualifier et aux fournisseurs préqualifiés de se qualifier pour des volets et des catégories pour lesquels ils ne sont pas déjà qualifiés.

Le Canada se réserve le droit de procéder à l’évaluation des offres selon des cycles établis, au moins tous les trimestres. Les arrangements reçus au cours d’une année civile seront évalués conformément au calendrier ci-dessous. Le calendrier pourrait nécessiter une révision en raison d’exigences opérationnelles, auquel cas les fournisseurs en seront informés.

Les dates peuvent être modifiées en raison de jours fériés ou de tout autre événement imprévu qui pourrait affecter la capacité du gouvernement à clore le trimestre à ces dates. Le cas échéant, la date précise de clôture de chaque trimestre sera précisée dans le système SSPC via le tableau de bord des sollicitations.

8. Ordre de priorité des documents

En cas d’incompatibilité entre le libellé des textes énumérés dans la liste, c’est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l’emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste :

1. les articles de l’arrangement en matière d’approvisionnement
2. Les conditions générales 2020 – Arrangement en matière d'approvisionnement – Biens ou services (dernière version du guide des CCUA disponible à la date de clôture du rafraichissement trimestriel sera ajoutée à l’octroi)
3. l’arrangement du fournisseur, reçu en réponse à la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement EN578-172870

9. Attestations et renseignements supplémentaires

10. Lois applicables

L’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) et tout contrat découlant de l’AMA doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur en Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

11. Respect des mesures, des ordres permanents, des politiques et des règles sur place

L’entrepreneur doit se conformer et s’assurer que ses employés et ses sous-traitants se conforment à toutes les mesures de sécurité, ordres permanents, politiques et règles sur place qui sont en vigueur sur le lieu où le travail est effectué.

12. Suspension ou annulation de la qualification par le Canada

En plus des circonstances identifiées dans les Conditions générales 2020 – Arrangement en matière d'approvisionnement – Biens ou services, le Canada peut, en envoyant un avis écrit au fournisseur, suspendre ou annuler l'arrangement en matière d'approvisionnement lorsque le fournisseur a rendu publique toute information qui entre en conflit avec les modalités, les conditions, les prix ou la disponibilité des systèmes identifiés dans cet arrangement en matière d'approvisionnement, ou lorsque le fournisseur est en défaut d'exécuter l'une de ses obligations en vertu de cet arrangement en matière d'approvisionnement, y compris toute violation du Code de conduite pour l'approvisionnement.

Si un utilisateur désigné (aussi appelé ministère client) avise l'autorité de l'arrangement en matière d'approvisionnement qu'il a résilié un contrat pour défaut avec un fournisseur préqualifié, en vertu des Conditions générales 2020 – Arrangement en matière d'approvisionnement – Biens ou services, l'autorité de l'arrangement en matière d'approvisionnement peut prendre les mesures suivantes :

1. Premier manquement : fournir un avertissement écrit au fournisseur préqualifié, décrivant les répercussions si cela se reproduit
2. Deuxième manquement : suspendre l'arrangement en matière d'approvisionnement du fournisseur préqualifié pour une période de trois mois après notification écrite au fournisseur préqualifié. La notification écrite indiquera la date à laquelle la suspension sera complète
3. Troisième manquement : suspendre l'arrangement en matière d'approvisionnement du fournisseur préqualifié pour une période de six mois sur notification écrite au fournisseur préqualifié. La notification écrite indiquera la date à laquelle la suspension sera complète et, en cas de suspensions multiples, confirmera le nombre de suspensions que le fournisseur pré-qualifié a déjà reçues

Une fois chaque suspension terminée, le fournisseur préqualifié sera informé par écrit que son AMA sera réactivé.

Si le Canada est avisé d'un quatrième manquement, il annulera l'arrangement en matière d'approvisionnement avec le fournisseur préqualifié qui devient alors un ancien fournisseur préqualifié. L'ancien fournisseur préqualifié doit alors attendre un (1) an avant de pouvoir demander à être préqualifié dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Aux fins de la requalification, il est considéré comme un "nouveau soumissionnaire". En tant que "nouveau soumissionnaire", l'ancien fournisseur préqualifié doit prouver qu'il satisfait à tous les critères obligatoires décrits dans la documentation de la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA).

13. Certification des entreprises autochtones

Lorsqu'une attestation d'entreprise autochtone a été fournie, le fournisseur garantit que son attestation de conformité est exacte et complète et qu'elle est conforme aux "Exigences relatives au programme de marchés réservés aux entreprises autochtones" décrites à l'annexe 9.4 du Guide des approvisionnements.

Si une telle attestation a été fournie, le fournisseur doit tenir des dossiers et des documents appropriés concernant l'exactitude de l'attestation fournie au Canada. L'entrepreneur doit obtenir le consentement écrit de l'autorité contractante avant de disposer de ces dossiers ou documents avant l'expiration d'un délai de six (6) ans après le paiement final en vertu du contrat, ou jusqu'au règlement de toutes les réclamations et de tous les différends en suspens, en vertu du contrat, selon la plus récente de ces dates. Tous ces dossiers et documents doivent pouvoir être vérifiés en tout temps pendant la période de conservation par les représentants du Canada, qui peuvent en faire des copies et en tirer des extraits. Le fournisseur doit fournir toutes les installations raisonnablement requises pour toute vérification.

Aucune disposition de la présente clause ne doit être interprétée comme limitant les droits et les recours que le Canada peut autrement avoir en vertu du contrat.

Annexe A : Volets et catégories

Les volets et les catégories pour lesquels le fournisseur est qualifiés, font partie intégrante de son arrangement en matière d’approvisionnement.

Ce qui suit est à des fins de démonstration seulement (exemple de Base de paiement)  :

• Arrangement en matière d’approvisionnement – base de paiement (exemple)
  • Dénomination sociale : exemple seulement
  • Numéro d’entreprise : XXXXXXXXXPG0001
  • Numéro de référence : XXX

Annexe B : Critères pour valider le profil de fournisseur diversifié

1. Documents de demande de soumissions

Le Canada utilisera les modèles de demande de soumissions en fonction de la valeur estimative et la complexité de la demande.

La demande de soumissions comprendra, au minimum :

1. les exigences relatives à la sécurité (incluant la listes de vérification des exigences relatives à la securité (LVERS) applicable)
2. une description complète des travaux à exécuter
3. le document 2003, Instructions uniformisées – biens ou services – besoins concurrentiels; OU le document 2004, Instructions uniformisées – biens ou services – besoins non concurrentiels
4. les instructions pour la préparation des soumissions
5. les instructions sur la présentation des soumissions (l’adresse pour la présentation des soumissions, la date et l’heure de clôture)
6. les procédures d’évaluation et la méthode de sélection
7. la capacité financière (s’il y a lieu)
8. les attestations, selon ce qui s’applique à l’évaluation des ressources (y compris le statut et la disponibilité)
9. les conditions du contrat subséquent

2. Processus de demande de soumissions

2.1 Des demandes de soumissions seront émises aux fournisseurs auxquels un arrangement en matière d’approvisionnement a été émis, pour des besoins spécifiques dans le cadre de l’AMA.

2.2 Dans le cadre du présent AMA, l’utilisateur identifié sera autorisé à émettre une demande de soumissions aux fournisseurs préqualifiés conformément aux règles suivantes :

2.3 Création de la liste des soumissionnaires pour les appels d'offres ultérieurs : Les utilisateurs désignés entreront les catégories souhaitées dans le portail électronique du SSPC et une liste de recherche des fournisseurs pré-qualifiés sera générée, tel qu'indiqué dans le tableau ci-dessus. Lorsqu'une coentreprise apparaît sur la liste des fournisseurs sélectionnés, les utilisateurs désignés doivent supprimer les individus membres d’une coentreprise s’ils apparaissent aussi sur la liste.

2.4 Émission de la demande de soumissions (appels d'offres ultérieurs) : les utilisateurs désignés enverront les demandes de soumissions directement par courriel aux fournisseurs de la liste de recherche du SSPC.

2.5 Évaluation des soumissions (appels d'offres ultérieurs) : Les soumissions reçues seront évaluées par rapport à l’ensemble du besoin dans la demande de propositions incluant les critères d’évaluation techniques et financiers.

2.6 Entrevue pour les ressources proposées : En cas d'utilisation de la méthode de sélection de la ressource appropriée uniquement, les utilisateurs identifiés peuvent mener des entrevues avec les ressources proposées afin d'identifier les plus compétentes en fonction des 5 justifications ci-dessus et conformément aux règles de la sélection de la ressource appropriée.

Pour toutes les autres méthodes de sélection, les ressources ne peuvent être interrogées que pour valider que les renseignements soumis dans la réponse à la demande sont exacts.

Le Canada ne remboursera pas les fournisseurs pour leur temps d'entretien et les entretiens téléphoniques/virtuels sont encouragés.

2.7 Méthode de sélection et émission des contrats : Les utilisateurs identifiés attribueront des contrats conformément à la méthode de sélection indiquée dans la demande de propositions. Tous les soumissionnaires seront informés des résultats de la demande.

1. Généralités

Les conditions de tout contrat attribué dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement seront en conformité avec les clauses du contrat subséquent faisant partie de la demande de soumissions.

Le contrat comprendra, au minimum :

1. les exigences relatives à la sécurité (incluant la LVERS applicable)
2. l’énoncé des travaux
3. autorisation du télétravail à temps plein ou à temps partiel
4. les clauses et conditions générales (y compris les conditions générales 2010B)
5. la durée du contrat (max. 48 semaines consécutives)
6. les responsables
7. le paiement
8. les instructions relatives à la facturation
9. les attestations et renseignements supplémentaires
10. les lois applicables
11. assurances
12. l’ordre de priorité des documents

2. Fermeture des bureaux du gouvernement

Lorsque l’entrepreneur, son personnel, ses sous-traitants ou ses agents offrent des services dans les locaux du gouvernement conformément à un contrat ou par télétravail en utilisant un réseau et des équipements gouvernementaux sécurisés, et que ces locaux/réseaux/équipements ne sont plus accessibles/hors service parce qu’on a évacué ou fermé les bureaux du gouvernement ou en cas de panne des équipements/réseaux, l’entrepreneur sera payé pas plus d’une de 13 jours de travail, aux taux indiqués dans le contrat, pourvu que l’entrepreneur soumette en même temps que sa facture une attestation, contresignée par la ressource affectée, précisant que :

• l’entrepreneur n’a reçu aucun autre paiement d’aucun autre client pour les ressources sous contrat pendant la période de fermeture
• la ressource concernée sera rémunérée au taux auquel elle aurait eu droit si les services avaient été fournis

3. Ententes en matière de dotation

Des frais de transfert seront payables à l’entrepreneur par l’utilisateur identifié lorsque l’organisation à laquelle la ressource des SAT pour la RCN a été assignée pendant la période du contrat embauche la ressource, sans concurrence, sur une base temporaire ou pour une période déterminée ou indéterminée, avant la fin d’une période de 20 semaines mesurée à partir du début des services du contrat, sans égard pour les changements dans les fonctions.

• Affectation de plus de 18 semaines jusqu’à un maximum de 20 semaines à partir du début des services : 2 %
• Affectation de plus de 16 semaines jusqu’à un maximum de 18 semaines à partir du début des services : 4 %
• Affectation de plus de 14 semaines jusqu’à un maximum de 16 semaines à partir du début des services : 6 %
• Affectation de plus de 12 semaines jusqu’à un maximum de 14 semaines à partir du début des services : 8 %
• Affectation de plus de 10 semaines jusqu’à un maximum de 12 semaines à partir du début des services : 10 %
• Affectation de plus de 8 semaines jusqu’à un maximum de 10 semaines à partir du début des services : 12 %
• Affectation de plus de 6 semaines jusqu’à un maximum de 8 semaines à partir du début des services : 14 %
• Affectation de plus de 4 semaines jusqu’à un maximum de 6 semaines à partir du début des services : 16 %
• Affectation de plus de 2 semaines jusqu’à un maximum de 4 semaines à partir du début des services : 18 %
• Affectation de plus de 0 semaine jusqu’à un maximum de 2 semaines à partir du début des services : 20 %

4. Avis de résiliation

Lorsqu’un contrat est résilié (sauf en cas de manquement) ou résiliation par consentement mutuel) avant son expiration et que la durée estimée du contrat était de 3 mois ou plus, l’utilisateur désigné doit fournir à l’entrepreneur un avis écrit d’au moins 7 jours civils.

Si l’avis requis n’est pas envoyé, l’utilisateur désigné devra verser à l’entrepreneur une somme fondée sur 7,5 heures de travail par jour, aux taux facturés par l’entrepreneur pour chaque journée restante de la période de notification susmentionnée. Aucun avis écrit n’est exigé si le contrat vient à échéance de façon normale.

5. Heures supplémentaires

L’entrepreneur ne devra pas faire d’heures supplémentaires dans le cadre du contrat à moins d’avoir obtenu une autorisation préalable écrite de l’utilisateur désigné. Toutes les demandes de paiement doivent être accompagnées d’une copie de l’autorisation d’heures supplémentaires, y compris toute prime à verser, et d’un rapport faisant état des détails exigés par le Canada en ce qui a trait aux heures supplémentaires effectuées conformément à cette autorisation.

Les heures supplémentaires sont régies par les lois provinciales et, par conséquent, elles sont calculées en fonction de l’endroit où les travaux sont exécutés.

• En Ontario, les heures supplémentaires sont payables pour les heures de travail dépassant quarante-quatre (44) heures par semaine
• Au Québec, les heures supplémentaires sont payables pour les heures de travail dépassant quarante (40) heures par semaine

6. Jours fériés

Lorsque les locaux d’un utilisateur désigné sont fermés en raison d’un jour férié, l’entrepreneur n’est pas payé pour cette journée et la ressource ne doit pas se présenter au travail.

Lorsque les locaux d’un utilisateur désigné sont ouverts, une journée habituellement considérée comme un jour férié, c’est à l’entrepreneur de décider s’il autorisera la ressource à travailler ou non. L’entrepreneur et l’utilisateur désigné devraient s’entendre à ce sujet avant le jour férié en question.

7. Remplacement de personnes précises (ressource)

1. Si des personnes précises sont identifiées dans le contrat pour exécuter les travaux, l’entrepreneur doit fournir les services de ces personnes, sauf s’il n’est pas en mesure de le faire pour des motifs indépendants de sa volonté
2. Si l’entrepreneur n’est pas en mesure de fournir les services de toute personne désignée identifiée dans le contrat, il doit fournir les services d’un remplaçant qui possède des qualifications et une expérience égales ou supérieures et au même taux à celles de la personne figurant au contrat. Le remplaçant doit être acceptable pour le Canada
3. L’entrepreneur doit, le plus tôt possible, aviser l’autorité contractante du motif du remplacement de la personne et fournir :
   1. le nom du remplaçant proposé ainsi que ses compétences et son expérience
   2. la preuve que le remplaçant proposé possède la cote de sécurité exigée accordée par le Canada, s’il y a lieu
4. L’entrepreneur ne doit en aucun cas permettre l’exécution des travaux par des remplaçants non autorisés. L’autorité contractante peut ordonner qu’un remplaçant cesse d’exécuter les travaux. L’utilisateur identifié doit alors se conformer immédiatement à cet ordre et retenir les services d’un autre remplaçant conformément au paragraphe 2. Le fait que l’utilisateur identifié n’ordonne pas qu’un remplaçant cesse d’exécuter les travaux n’a pas pour effet de relever l’entrepreneur de son obligation de satisfaire aux exigences du contrat

8. Protocole d’identification pour les entrepreneurs et les ressources

L’entrepreneur doit s’assurer que l’ensemble de ses ressources, représentants ou sous-traitants respectent les exigences d’auto-identification suivantes :

1. les ressources de l’entrepreneur qui assistent à une réunion du gouvernement du Canada (dans ses locaux ou à l’extérieur) doivent s’identifier comme ressource de l’entrepreneur avant le début de la réunion pour garantir que tous les participants soient informés que le représentant n’est pas un employé de l’État
2. pendant l’exécution de tout travail sur un site du gouvernement du Canada, chaque ressource de l’entrepreneur doit être clairement et en tout temps identifiée comme étant une ressource de l’entrepreneur
3. si une ressource de l’entrepreneur doit utiliser le système de courriel du gouvernement du Canada dans le cadre de l’exécution des travaux, il doit clairement s’identifier comme étant une ressource de l’entrepreneur, notamment dans le bloc de signature de tous les messages électroniques qu’il enverra ainsi que dans la section « Propriétés ». De plus, ce protocole d’identification doit être utilisé pour toute autre correspondance, communication et documentation

Si le Canada détermine que la ressource de l’entrepreneur ou l’entrepreneur a contrevenu à n’importe laquelle de ses obligations en vertu de la présente clause, l’entrepreneur doit, à la réception d’un avis écrit du Canada, présenter un plan d’action écrit décrivant les mesures qui seront prises pour éviter que le problème se produise de nouveau. L’entrepreneur aura deux 2 jours ouvrables pour présenter le plan d’action a l’utilisateur identifié, et 10 jours ouvrables pour corriger la source du problème. En plus de tous ses autres droits dans le cadre du contrat, le Canada peut résilier le contrat pour manquement si l’entrepreneur ne respecte pas les mesures correctives décrites ci-dessus.

9. Gestion du rendement des fournisseurs

Tout contrat subséquent attribué en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement peut être assujetti à la Politique de gestion du rendement des fournisseurs, selon lequel des éléments spécifiques des travaux feront l'objet d'une évaluation du rendement. L'entrepreneur peut être tenu de recueillir, de compiler et de présenter des informations sur le rendement et sera évalué sur des aspects spécifiques de son rendement.