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Réunions du Comité consultatif du gouvernement sur les services d'aide temporaire (CCSAT)
Procès verbaux de la réunion - 28 mai 2013

Endroit : Place du Portage, Phase III, Tour C, Salle de conférence 12C1-101A

Date : 28 mai 2013

Heure : 13 h à 16 h

Ordre du jour

  1. Mot d'ouverture
  2. Mise à jour sur les SAT – RENOUVELLEMENT Adoption du compte-rendu de réunion du CCSAT du 30 avril 2013
  3. Examen du rendement du fournisseur
  4. Leçons apprises – Modification apportée aux demandes de services (DS)/demandes de disponibilité (DD)
  5. Le point sur les SAT
    • Stratégie nationale pour le cadre de référence pour les SAT
    • CCSAT – Gouvernance/structure (commentaires)
  6. Tour de table : Questions

Participants à la réunion
Présent

  • Vincent Robitaille  (président), Directeur principal – Direction de l'acquisition des services professionnels (DASP), Direction générale des approvisionnements (DGA), TPSGC – Président
  • Dan Moorcroft, QMR Consulting & Professional Staffing
  • Jeremy Ingle, ANERPP
  • Martin Chenier, ANERPP
  • Brenda Harlow, Ressources naturelles Canada
  • Lucie Lambert, Bibliothèque et Archives Canada
  • Helen Seto, TPSGC, Bureau des petites et moyennes entreprises et Engagement stratégique
  • Rose Spirito, TPSGC, Division des stratégies d'acquisition de services
  • Lan Mao, TPSGC, Chef d'équipe des SAT
  • Stephanie Riley, TPSGC, Équipe des SAT

Compte rendu de réunion

1. Mots d'ouverture et de bienvenue

  • Présentation a tour de rôle des membres du Comité présents.
  • Ajay Bucktowar, TPSGC, présent dans le cadre d'un jumelage avec Vincent Robitaille.
  • TPSGC présente un aperçu rapide de l'ordre du jour de cette réunion.

2. Le point sur les SAT – RENOUVELLEMENT >

  • Aucune mise à jour apportée à l'ordre du jour depuis la dernière réunion.
  • Les évaluations sont encore en cours; on prévoit que le renouvellement sera achevé et qu'il entrera en vigueur au plus tard le 1er juillet 2013.

3. Adoption du compte-rendu de réunion du CCSAT du 30 avril 2013

  • Tous les membres sont d'accord.
  • Les membres demandent si les comptes-rendus des dernières réunions seront publiés sur le site Web des SAT. Les représentants de TPSGC répondent qu'ils travaillent en collaboration avec un groupe de travail interne sur les communications afin de s'assurer que les protocoles de publication sont respectés. TPSGC fera le point sur cette question d'ici la prochaine réunion.

4. Examen du rendement du fournisseur

  • Les représentants du sous-comité présentent leurs recommandations au Comité afin qu'il examine l'ébauche du libellé à inclure dans les demandes de service (DS) et les demandes de disponibilité (DD) concernant les tactiques d'appât et substitution.
  • Les membres du Comité examinent le libellé recommandé et discutent de différents scénarios relatifs aux tactiques d'appât et substitution. Les membres du Comité analysent également les avantages et les désavantages de passer au fournisseur classé au deuxième rang lorsque des tactiques d'appât et substitution ont été employées. 
  • Les représentants de client soulignent que ces tactiques sont souvent utilisées quelques minutes ou heures après que la commande subséquente ait été signée. On y a recours même lorsque le client a pris des mesures exceptionnelles afin de vérifier avec le soumissionnaire que la ressource est encore disponible et qu'une confirmation écrite est fournie. Lorsque ces situations se produisent, il est difficile pour les clients d'obtenir une autre ressource au cours de la période de validité de 10 jours en utilisant les mêmes résultats de recherche dans le cadre de l'offre à commandes (OC).
  • TPSGC indique que l'objectif est d'adopter une approche proactive afin de trouver des façons d'atténuer ce comportement et de réduire les cas où le remplacement de personne sera exercé, ainsi que d'élaborer un processus permettant de mieux surveiller le rendement du fournisseur.
  • Il est possible que cette approche touche les fournisseurs qui n'emploient pas de tactiques d'appât et substitution. Toutefois, les répercussions seront minimes, considérant qu'il était essentiel d'éliminer ce type d'activité.
  • L'objectif général est d'accorder un avantage à la collectivité des fournisseurs à long terme si les points positifs de l'approche sont plus grands que les inconvénients. TPSGC veillera également à ce que dans le cadre de la mise en œuvre, notamment l'ajout d'une clause aux documents DS/DD, l'établissement de rapports par client soit également requis afin d'établir les processus de surveillance et d'évaluation pour déterminer la façon de traiter le rendement du fournisseur à mesure que le projet avance.
  • Les membres du Comité doivent fournir des commentaires sur le libellé recommandé et TPSGC devra obtenir une approbation juridique avant de le mettre en œuvre.
  • Le sous-comité continuera d'examiner d'autres pratiques inacceptables relatives aux SAT et présentera ses conclusions au Comité.
  • Le sous-comité demande si on utilise la base de données de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Dans l'affirmative, un sous-comité du cadre de travail peut s'en servir pour élaborer des recommandations relatives au rendement du fournisseur des SAT. Les représentants de TPSGC répondent que la Politique existe, mais qu'elle sert uniquement à surveiller les contrats déjà attribués par TPSGC. La PMCRF est seulement invoquée dans le cas d'une résiliation par défaut. La Politique permet l'établissement de secteurs propres à un produit afin d'ajouter d'autres éléments déclencheurs, p. ex., on utilise un système de cotation des fournisseurs pour les services de traduction. C'est la raison pour laquelle la consultation auprès des fournisseurs est essentielle afin de conclure une entente mutuelle dans ces secteurs. Il faut aussi aller de l'avant pour que toutes les parties concernées en tirent avantage.

Mesure de suivi

  • TPSGC présentera de nouveau les dispositions sur le rendement des fournisseurs (distribuées en janvier aux membres du Comité) aux fins d'examen par les membres.
  • TPSGC fournira le libellé recommandé afin d'obtenir des commentaires préliminaires et il consultera les services juridiques pour une prestation continue de conseils dans ce domaine.

5. Leçons apprises

  • TPSGC fait le point auprès des membres du Comité sur les mesures proactives qu'il prend afin de régler la question soulevée par la collectivité des fournisseurs. En ce qui concerne classification des SAT qui comprend de nombreuses exigences en matière d'éducation dans la partie « Compétences obligatoires minimales », certains clients demandent aux fournisseurs de fournir des preuves de niveau d'éducation moindre que celui demandé.
  • TPSGC fournit aux membres du Comité le libellé provisoire de la ligne directrice qui sera ajouté à la DD/DS afin d'apporter des précisions sur ce sujet. Les membres du Comité approuvent le libellé à l'unanimité. Des messages seront également envoyés à tous les utilisateurs existants des SAT les informant de la nouvelle DD/DS. TPSGC prévoit que cette mesure sera mise en œuvre complètement d'ici le début de juin.

6. CCSAT – Gouvernance/structure (commentaires)

  • TPSGC rédigera l'ébauche du mandat pour ce Comité. 
  • Pour commencer, l'équipe des SAT fournira le mandat actuel du comité des Services professionnels en informatique comme modèle. Ce comité fonctionne très bien et l'industrie et les fournisseurs connaissent bien cette structure
  • TPSGC demandera de nouveau la participation des clients afin d'améliorer un groupe d'utilisateurs clients qui participent à la réunion du CCSAT.
  • ACSESS finalise actuellement la sélection de quatre membres et communiquera avec TPSGC sous peu.

Mesure :

TPSGC fournira le mandat du comité des Services professionnels en informatique aux fins d'examen et de commentaires.

7.  Mise à jour des SAT

  • Stratégie nationale pour les SAT
  • Cadre d'évaluation
  • Un représentant du Secteur de l'engagement des clients (SEC) sera invité à la prochaine réunion afin de présenter un exposé sur les prochaines étapes de l'élaboration de la stratégie nationale. Un point à l'ordre du jour sera ajouté pour la prochaine réunion.
  • Les objectifs principaux de cette stratégie nationale visent à harmoniser les SAT à l'échelle nationale et à examiner des mises en situation pour trouver la meilleure façon d'acquérir des SAT par les clients. L'accent est mis sur les besoins du gouvernement et non sur l'outil comme tel.
  • Les clients et les fournisseurs seront invités à des discussions distinctes.
  • Aucun changement n'a été apporté au cadre d'évaluation depuis la dernière réunion. Une ébauche du rapport sera soumise aux fins de discussions au CCSAT. Des rapports d'étape seront fournis jusqu'à l'achèvement de l'activité qui n'est pas prévu avant 2014.

8. Tour de table : Questions

  • Le représentant d'ACSESS félicite TPSGC pour l'orientation fournie lors de l'institut canadien d'approvisionnement et de gestion du matériel (ICAGM) afin de répondre à la question du client sur la façon d'inviter les fournisseurs. TPSGC recommande aux clients de trouver des fournisseurs et de faire participer les fournisseurs dans les discussions afin de trouver quel fournisseur offre quels services.
  • Pour juin, en raison des horaires de certains membres du Comité, on a convenu de reporter la réunion.
  • Une seule réunion aura lieu pour juillet et août à la mi-août en raison des vacances estivales. La réunion est prévue pour le 13 août 2013.
  • Prochaine réunion : Le mardi 18 juin 2013
    Heure : Inscription auprès du Commissionnaire de 13 h à 13 h 30
    Réunion : 13 h 30 à 16 h
    Lieu : Place du Portage, Phase III, Tour C –PDP 3C2, salle de conférence 101  

Veuillez noter que la salle de conférence où aura lieu cette réunion est située à PDP 3C2 101.

La séance est levée à 15 h 45.