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Région de la capitale nationale (RCN) - Archives

Table des matières

  1. Rappels de décembre 2013
  2. Rappels de novembre 2013
  3. Période de paiement et intérêt sur les comptes en souffrance
  4. Pratique non-autorisée dans le cadre des offres à commandes en matière de formation linguistique

1. Rappels de décembre 2013

Les sessions, de groupe, d'hiver débuteront bientôt (en janvier). Veuillez consulter les calendriers de formation pour la formation de groupe sur notre site web afin d'envoyer vos commandes subséquentes d'ici le 20 décembre. Cela permettra de tenir compte des jours fériés de la période des fêtes et de faire la mise en cours pour la formation débutant en janvier 2014.

Nous vous rappelons qu'il est de la responsabilité des institutions fédérales de consulter les calendriers de formation sur le site Web de TPSGC afin de s'assurer que les commandes subséquentes sont envoyées à temps. Les institutions fédérales ne doivent pas attendre un rappel de TPSGC pour émettre leurs commandes subséquentes.

Liste des offrants et taux horaires

Veuillez utiliser la liste des offrants et des taux horaires par apprenant. Nous demandons votre collaboration afin d'envoyer vos commandes subséquentes aux adresses courriel indiquées sous chaque offrant. Il semblerait que plusieurs institutions fédérales utilisent encore d'anciennes adresses courriel.

Demande de soumission de prix

Plusieurs fournisseurs nous informent que les institutions fédérales demandent des estimations ou des soumissions de prix pour leurs besoins en formation linguistique. Nous vous rappelons que si vous utilisez les offres à commandes de la série EN578-093429, vous n'avez pas à demander de soumission puisque les taux sont affichés sur notre site Web.

Auto-évaluation et plan d'apprentissage

Nous vous rappelons que le plan d'apprentissage pour le temps plein ou l'auto-évaluation et les résultats de tests ELS pour le temps partiel doivent en tout temps accompagner la commande subséquente.

Différence entre les champs A, B, C et D

Plusieurs institutions fédérales se demandent quelle est la différence entre les lettres A, B, C et D pour les champs de travail 3 et 9.

La différence entre ces lettres est tout simplement le lieu où les locaux du fournisseur sont situés. Les institutions fédérales dont les locaux se trouvent dans le territoire B, C ou D ont donc la possibilité d'utiliser un fournisseur situé à proximité.

Champ A : Territoire Centre-ville Ottawa/Gatineau compris entre la rue Wellington, la rue Maclaren, la rue Baya et la rue Elgin à Ottawa, Ontario et entre la rue Laurier, le boulevard Sacré-Cœur et la rue St-Rédempteur à Gatineau, Québec.

Champ B : Territoire de l'Outaouais à l'intérieur d'un rayon de 10 km du milieu de la rivière derrière la bibliothèque du Parlement, rue Wellington, Ottawa, Ontario, du côté de l'Outaouais, province du Québec à l'extérieur du territoire A.

Champ C : Territoire Est/Ottawa : à l'intérieur d'un rayon de 10 km du milieu de la rivière derrière la bibliothèque du Parlement, rue Wellington, Ottawa, Ontario, du côté Est de la province de l'Ontario à l'extérieur du territoire A.

Champ D : Territoire Ouest/Ottawa à l'intérieur d'un rayon de 10 km du milieu de la rivière derrière la bibliothèque du Parlement, rue Wellington, Ottawa, Ontario, du côté Ouest de la province de l'Ontario à l'extérieur du territoire A.

Formation individuelle demandée dans les locaux de l'institution fédérale

Bien qu'il n'y ait pas un nombre minimum d'heures de formation par semaine exigé dans les énoncés des travaux des offres à commandes pour la formation individuelle, nous demandons la collaboration des institutions fédérales pour ne pas demander à un fournisseur d'envoyer une ressource enseignante dans vos locaux pour seulement 1h de formation. Il n'est pas rentable pour un fournisseur de fournir une ressource enseignante pour une période aussi courte, spécialement lorsque la ressource doit se déplacer assez loin. Nous recommandons, dans la mesure du possible, de regrouper les cours des apprenants nécessitant moins de 3h de formation dans la même journée (l'un après l'autre) ou du moins, sur des blocs de temps exigeant plus d'une heure d'enseignement pour la ressource enseignante.

Facturation et paiement

  1. Veuillez vous assurer que l'adresse de facturation est clairement indiquée sur votre commande subséquente. Si celle-ci n'est pas indiquée, le fournisseur expédiera la facture au coordonnateur inscrit sur la commande subséquente.
  2. Les offres à commandes ont été émises suite aux besoins exprimés par les institutions fédérales lors des consultations. L'une des exigences fut de recevoir des factures mensuelles. Les fournisseurs doivent donc fournir des factures mensuelles aux institutions fédérales et celles-ci ont l'obligation de payer ces factures dans les 30 jours suivant la réception et l'acceptation des travaux.
  3. Lorsque vous optez de payer par dépôt direct, prière de vous assurer d'informer le fournisseur par courriel qu'une requête de transfert électronique de fonds a été transmise à son institution financière. Le courriel doit clairement comporter le numéro de la facture, le montant payé et la date de transfert de fonds.
  4. Certaines institutions fédérales imposent le paiement par carte de crédit. Pour votre gouverne, il est strictement interdit d'exiger un tel mode de paiement si le fournisseur ne l'a pas permis dans le cadre de son offre. Le document Liste des offrants et taux horaires fait clairement état du mode de paiement accepté par chaque fournisseur. Veuillez vous assurer que votre institution s'y conforme.

Commandes subséquentes

  1. Délai maximal pour l'envoi des commandes subséquentes :

    Formation de groupe : Nous vous rappelons que vous devez envoyer vos commandes subséquentes dans un délai maximal de 10 jours ouvrables avant le début de la formation afin de laisser suffisamment de temps au fournisseur pour faire la mise en cours des groupes. Si une institution fédérale émet sa commandes subséquente moins de 10 jours ouvrables avant le début de la formation, le fournisseur a le droit de la refuser sans mesures correctives. Si le fournisseur l'accepte et que vous annulez la formation avant qu'elle ne débute, vous devrez respecter la politique d'annulation applicable, c'est-à-dire payer 100 % du coût de la formation prévue dans la commande subséquente pour la session en cours.

    Formation individuelle : Nous demandons aux institutions fédérales d'envoyer leurs commandes subséquentes au moins 5 jours ouvrables avant le début de la formation. Ces délais aideront les fournisseurs dans leur recherche de ressources enseignantes qualifiées et d'expérience tout en respectant les exigences relatives à la sécurité. Nous vous rappelons que le fournisseur a, suite à votre demande, 1 jour ouvrable pour vous indiquer s'il sera en mesure d'offrir les services demandés et 2 jours ouvrables pour vous confirmer le lieu et la date de début de la formation.

  2. Champ de travail 4 – formation de groupe à temps partiel en institution fédérale.

    Certaines institutions fédérales utilisent encore l'ancien calendrier pour le champ de travail 4. Hors, en juin 2013, je vous ai envoyé un courriel vous avisant qu'il n'y avait plus de calendrier pour ce champ de travail. D'ailleurs, notre site Web en fait clairement mention. Veuillez donc, suivre les procédures établies par TPSGC pour ce champ de travail en communiquant à l'adresse générique achatsformationlinguistique.languagetrainingprocurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca afin d'obtenir le nom d'un fournisseur.

Rappels et publicité envoyés par les fournisseurs

Nous avons reçu plusieurs plaintes à l'effet que les institutions fédérales reçoivent des rappels ou de la publicité liés à la formation linguistique de la part des fournisseurs ce qui génère de la confusion pour les institutions fédérales. Sachez que nous aviserons les fournisseurs que dorénavant nous n'accepterons plus ce genre de publicité ou rappel.

Questions fréquemment posées

Une foire aux questions sera affichée dans les jours qui suivent.

Exigences de l'énoncé des travaux :

Temps de préparation pour les ressources enseignantes et période d'auto-apprentissage : 

Nous vous rappelons que selon la clause 8.2.2 de l'annexe A – Énoncé des travaux, pour la formation de groupe et individuelle à temps plein, la ressource enseignante doit consacrer 1 heure de préparation de cours par tranche de 6 heures d'enseignement, donc, 1 heure de préparation par journée de 7 heures de formation. Pendant cette heure, les apprenants feront des activités d'auto-apprentissage. Ces périodes d'auto-apprentissage font parties des activités de formation des programmes PFL2 et CEWP.

Pour la formation à temps partiel, il n'y a aucune période de préparation prévue dans l'énoncé des travaux. La ressource enseignante doit donc gérer son temps afin de s'assurer qu'elle consacre suffisamment de temps pour la préparation de ses cours. Pour les institutions fédérales qui utilisent le temps partagé (block time) pour la formation individuelle à temps partiel afin d'obtenir les services d'une ressource enseignante sur place, nous recommandons fortement que vous ne dépassiez pas 30 heures de formation par semaine pour cette ressource afin de lui permettre de consacrer au moins 1 heure / 6 heures de formation à la préparation des cours.

Comité consultatif

TPSGC, en collaboration avec l'École de la fonction publique, a l'intention de mettre en place un comité consultatif afin que les utilisateurs des offres à commandes de la série EN578-093429 puissent se rencontrer et discuter des enjeux rencontrés, des solutions possibles, des meilleures pratiques, et échanger des idées pour améliorer les procédures actuelles tant du côté de TPSGC et de l'ÉFPC que de leurs institutions fédérales.

Ces rencontres pourraient avoir lieu sur une base régulière (mensuelle, trimestrielle, etc.) ou sur une base « au fur et à mesure des besoins ». Malheureusement, nous ne pouvons accepter qu'un seul représentant par institution fédérale puisqu'il nous est difficile d'avoir des salles disponibles pour un grand nombre de personnes. Ce représentant devra avoir de bonnes connaissances de nos offres à commandes ainsi qu'une bonne connaissance des procédures administratives reliées aux langues officielles en institution fédérales.

Également, nous mettrons en place un comité consultatif similaire avec les fournisseurs. Éventuellement, vous serez appelé à vous joindre à des réunions réunissant les deux parties (institutions fédérales et fournisseurs).

Si vous êtes intéressés, nous vous prions de bien vouloir vous inscrire à l'adresse générique suivante : achatsformationlinguistique.languagetrainingprocurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca, en fournissant les renseignements suivants :

  1. Votre nom complet
  2. L'institution fédérale représentée
  3. Votre adresse courriel et votre numéro de téléphone.

Sessions d'information

Les dernières sessions d'information ont eu lieu en septembre dernier. Il n'y a aucune session prévue à l'horaire. Toutefois, nous sommes prêts à en offrir, sur demande, si nous avons un minimum de 5 participants. Si vous êtes intéressés, veuillez nous en faire part via notre courriel générique susmentionné. Nous désirons vous informer que nous regardons actuellement la possibilité de développer une formation sur DVD ou en ligne qui pourrait être disponible en tout temps.

2. Rappels de novembre 2013

  1. Soyez proactifs et communiquez immédiatement vos commandes subséquentes pour les nouvelles sessions de novembre, décembre et janvier! À titre d'information, les calendriers de formation pour la formation de groupe se trouvent sur notre page Web.
  2. Nous vous rappelons que les apprenants ne sont pas autorisés à modifier les dispositions des commandes subséquentes (CS), ni à modifier les ententes qui existent entre le fournisseur et le coordonnateur de l'institution fédérale indiquée dans la CS. En effet, tout changement doit être préalablement approuvé par le coordonnateur inscrit sur la CS et(ou) la personne qui a autorisé et signé la CS.
  3. Nous tenons également à vous rappeler qu'il est interdit, pour les apprenants, de procéder à des substitutions entre groupes (échange de formation avec un autre apprenant) sans l'approbation du coordonnateur. Une telle pratique occasionne de sérieux problèmes de gestion pour le fournisseur et l'institution fédérale concernée, tels que des erreurs de facturation et des perturbations au niveau de l'assurance de la qualité de la formation offerte aux apprenants (groupes devenus non-homogènes), pour n'en nommer que quelques-uns.
  4. Pour la formation de groupe en institution fédérale ou chez le fournisseur, certaines institutions fédérales exigent dans leur commande subséquente que le fournisseur affecte une ressource enseignante dans un délai d'un jour ou deux jours ouvrables suivant la date d'émission de la commande subséquente. Nous vous rappelons que les institutions fédérales doivent émettre une commande subséquente à l'offrant au plus tard dix (10) jours ouvrables avant la date de début de la formation. Un fournisseur peut donc décliner à sa discrétion une CS soumise en-deçà de dix jours ouvrables, sans être en manquement.
  5. Pour la formation en institution fédérale, l'institution fédérale doit fournir les locaux et l'équipement nécessaires pour la formation.
  6. Horaire de formation de l'apprenant :
    • Formation individuelle : Lorsque l'horaire de formation ne peut pas être modifié, il importe de le souligner (bien en évidence) sur la commande subséquente;
    • Formation de groupe à temps partiel chez l'offrant :  Les offrants mettront tout en œuvre pour respecter les plages horaires indiquées sur les commandes subséquentes. Comme les commandes subséquentes émanent de différentes institutions fédérales, il peut toutefois s'avérer très difficile pour un offrant de respecter les différents horaires. Afin de permettre au groupe de débuter avec le minimum d'apprenants exigé, une institution fédérale devra accepter l'horaire proposé par le fournisseur ou défrayer les coûts de la session.

Nouveau :

Veuillez consulter la Foire aux questions sur notre site.

3. Période de paiement et intérêt sur les comptes en souffrance

Il a été apporté à notre attention que certaines institutions fédérales (IF) ne paient pas ou paient très tardivement les factures soumises par les fournisseurs dans le cadre des offres à commandes (OC) de la série EN578-093429. Cette pratique est inacceptable puisque les fournisseurs doivent alors absorber les coûts des services offerts aux institutions fédérales sur une période dépassant 30 jours après la réception de la facture.

À titre d'utilisateur des offres à commandes, il est de votre responsabilité de vous assurer que l'adresse complète de facturation ainsi que la personne contact soient bien indiquées sur les commandes subséquentes, cela afin d'éviter des délais considérables de traitement des factures par votre institution fédérale.

TPSGC fera enquête auprès des fournisseurs afin de savoir quels sont les institutions fédérales (IF) qui ne respectent pas la période de paiement des conditions générales 2035. Suite à cette enquête, un avis sera envoyé aux institutions fédérales concernées. Si une IF concernée ne corrige pas cette lacune dans le délai que lui prescrira le responsable de l'offre à commandes, celui-ci pourra retirer le privilège d'utiliser les offres à commandes pour une période qu'il déterminera, ou encore retirera complètement le droit d'utilisation des OC.

À titre d'information, les offres à commandes sont régies par les conditions générales 2035 du Guide des clauses et conditions (CCUA). Les causes suivantes en font partie intégrale :

2035 16 (2012-07-16) Période de paiement

  1. La période normale de paiement du Canada est de trente (30) jours. La période de paiement est calculée à compter de la date de réception d'une facture dont le format et le contenu sont acceptables conformément au contrat, ou la date de réception des travaux dans un état acceptable tel qu'exigé au contrat, selon la plus tardive des deux dates. Un paiement est considéré en souffrance le 31e jour suivant cette date, et des intérêts seront calculés automatiquement, conformément à l'article 17.
  2. Si le contenu de la facture et les renseignements connexes nécessaires ne sont pas conformes au contrat, ou si les travaux fournis ne sont pas dans un état acceptable, le Canada avisera l'entrepreneur dans les quinze (15) jours suivant la réception. La période de paiement de trente (30) jours débute à la réception de la facture révisée ou à la réception des travaux corrigés ou remplacés. Le défaut du Canada d'aviser l'entrepreneur dans les quinze (15) jours n'aura pour conséquence que la date stipulée au paragraphe 1 servira uniquement à calculer l'intérêt sur les comptes en souffrance.

2035 17 (2008-12-12) Intérêt sur les comptes en souffrance

  1. Les définitions suivantes s'appliquent au présent article :

    « date de paiement » désigne la date que porte le titre négociable tiré par le Receveur général du Canada afin de payer une somme exigible en vertu du contrat;

    « en souffrance » désigne la somme qui demeure impayée le lendemain du jour où elle est devenue exigible conformément au contrat;

    « taux d'escompte » désigne le taux d'intérêt fixé de temps en temps par la Banque du Canada qui représente le taux minimum auquel la Banque du Canada consent des avances à court terme aux membres de l'Association canadienne des paiements;

    « taux moyen » désigne la moyenne arithmétique simple du taux d'escompte en vigueur chaque jour, à 16 h, heure de l'Est, pour le mois civil immédiatement antérieur à la date de paiement;

  2. Le Canada versera à l'entrepreneur des intérêts simples, au taux moyen majoré de 3 p. 100 par an, sur toute somme en souffrance, à partir du premier jour où la somme est en souffrance jusqu'au jour qui précède la date de paiement inclusivement. L'entrepreneur n'est pas tenu d'aviser le Canada pour que l'intérêt soit payable.
  3. Le Canada versera des intérêts conformément à cet article seulement si le Canada est responsable du retard à payer l'entrepreneur. Le Canada ne versera pas d'intérêts sur les paiements anticipés qui sont en souffrance.

Nous vous sommes gré de bien vouloir vous conformer aux clauses et conditions des offres à commandes et des commandes subséquentes.

4. Pratique non-autorisée dans le cadre des offres à commandes en matière de formation linguistique

Dans le cadre de communications tenues avec différents ministères et fournisseurs, on nous a rapporté l'usage d'une pratique non-autorisée dans le cadre des offres à commandes en matière de formation linguistique. Ainsi, certains ministères et fournisseurs vont « simuler » un nombre d'apprenants, en vue de respecter le nombre minimum d'apprenants requis pour la création et la mise en cours d'un groupe. Il en découle alors de fausses valeurs au titre des offres à commandes.

Exemple 1 :  Formation de groupe en français à temps plein, qui requiert un minimum de quatre (4) apprenants, alors que seulement trois (3) apprenants sont inscrits : pour que le cours débute comme prévu (et non à l'arrivée d'une quatrième inscription), certains ministères/fournisseurs vont multiplier le tarif horaire par quatre (afin de respecter le nombre minimum exigé), puis diviser par trois (le nombre réel d'apprenants) pour finalement utiliser ce nouveau taux horaire par apprenant sur leur commande subséquente. Dans cet exemple, le tarif horaire par apprenant a été artificiellement augmenté, ce qui va à l'encontre des dispositions des offres à commandes.

Exemple 2 :  Formation de groupe en français à temps plein, qui requiert un minimum de quatre (4) apprenants, alors que seulement trois (3) apprenants sont inscrits : afin de s'assurer que le groupe puisse débuter comme prévu, un ministère prévoit des apprenants ''fantômes'' à la commande subséquente, pour donner l'impression que le minimum exigé d'apprenants (quatre) est respecté, alors que trois apprenants seulement recevront la formation. Il en découle une base de paiement qui respecte le nombre d'apprenants inscrits sur la commande subséquente MAIS une commande subséquente qui comporte des faux renseignements.

Sachez que ces pratiques ne seront ni acceptées, ni tolérées ou appuyées par Travaux Publics et services gouvernementaux Canada. Toute dérogation aux dispositions des offres à commandes sera considérée et traitée comme étant un manquement du ministère et/ou du fournisseur en cause.