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Communiqué de juin 2015

S.V.P. veuillez lire attentivement l’information suivante concernant les offres à commandes de la formation linguistique.

Région de la Capitale Nationale (RCN) (toutes les régions - à compter du point 11)

1. Prochaines sessions

Voici les dates de début des prochaines sessions de formation de groupe.

  • Champ de travail 1 – Formation de groupe à temps plein, en français, chez l’offrant
    • Programme court :
      • 15 juin 2015 (date limite : 29 mai 2015)
      • 17 août 2015 (date limite : 31 juillet 2015)
    • Programme long :
      • 8 juin 2015 (date limite : 22 mai 2015)
      • 31 août 2015 (date limite : 14 août 2015)
    • Pré-ELS :
      • 29 juin 2015 (date limite : 12 juin 2015)
  • Champ de travail 2 – Formation de groupe à temps plein, en anglais, chez l’offrant :
    • 13 juillet 2015 (date limite : 26 juin 2015)
    • 21 sept. 2015 (date limite : 4 septembre 2015)

Nombre d’heures de formation total : Vous devez déduire 7 heures au nombre total d’heures de formation pour chaque jour férié prévu pendant la période de formation.

  • Champ de travail 3A, 3B, 3C, 3D et 5 – Formation de groupe à temps partiel, en français et en anglais, chez l’offrant :
    • 29 juin 2015 (date limite : 12 juin 2015)
    • 21 sept. 2015 (date limite : 4 septembre 2015)

Nombre d’heures de formation total : Vous devez déduire 3 heures au nombre total d’heures de formation pour chaque jour férié prévu pendant la période de formation.

Soyez avisé(e) qu’il est de la responsabilité de l’institution fédérale de consulter les calendriers des sessions de formation pour connaître les dates des prochaines sessions ainsi que d’envoyer vos commandes subséquentes au moins 10 jours ouvrables avant le début de la formation.

2. Calendrier pour les sessions des champs 3A, 3B, 3C, 3D et 5 (formation de groupe à temps partiel chez l’offrant) :

Prenez note qu’une erreur s’est glissée dans les dates de début et de fin pour les sessions 11 et 12. Elles devraient se lire comme suit :

Session 11 : Date de début 4 janvier 2016 et date de fin 25 mars 2016
Session 12 : Date de début 11 avril 2016 et date de fin 1er juillet 2016.

3. Champ de travail 4 (formation de groupe à temps partiel en institution fédérale)

À la réception des rapports trimestriels des utilisations des offres à commandes, nous constatons que certains ministères ne respectent pas les procédures d’attribution des commandes subséquentes pour le champ de travail 4. En tout temps, les institutions fédérales doivent communiquer avec Travaux publics et services gouvernementaux Canada pour obtenir le nom du fournisseur à utiliser, peu importe le niveau linguistique de l’apprenant et la valeur de la commande subséquente. Si après avoir reçu les rapports trimestriels, nous constatons qu’une institution fédérale n’a pas respecté cette procédure, elle devra nous fournir les justifications d’un tel manquement.

4. Commandes subséquentes d’une valeur de 25 000 $ et moins

L’institution fédérale peut choisir le fournisseur de son choix uniquement pour les champs de travail pour la formation individuelle et uniquement parmi les fournisseurs détenteurs d’une offre à commandes pour un même champ de travail (champs 7 et 9A).

5. Vacances estivales

Les vacances estivales commenceront bientôt. Soyez prévoyants! Préparez et envoyez vos commandes subséquentes le plus rapidement possible pour les sessions qui débuteront en septembre afin de laisser amplement de temps aux fournisseurs de prévoir leurs besoins de ressources et assurer une place pour vos apprenants.

Afin d’obtenir une réponse rapide, nous invitons toutes les institutions fédérales et les fournisseurs de communiquer en tout temps avec Travaux publics et services gouvernementaux Canada et l’École de la fonction publique du Canada via leur boîte générique respective :

  • Travaux publics et services gouvernementaux Canada
    (achatsformationlinguistique.languagetrainingprocurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca) pour toutes questions et plaintes  concernant les livrables et les clauses contractuelles des Partie A et B ainsi que des annexes B – Base de paiement, C – Exigences relatives à la sécurité et D – Rapports trimestriels des offres à commandes de la série EN578-093429.
  • L’École de la fonction publique du Canada (CSPS.FLC-LTB.EFPC@csps-efpc.gc.ca) pour toutes questions ou plaintes concernant les livrables, l’aspect pédagogique, l’assurance de la qualité ou les exigences décrites dans l’énoncé des travaux des offres à commandes de la série EN578-093429.

Vous serez ainsi assuré(e)s que nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

6. Durée des offres à commandes

Les offres à commandes venant à échéance en mars et avril 2015 ont toutes été prolongées jusqu’en 2016. Veuillez porter une attention particulière à la nouvelle tarification.

7. Offre à commandes venant à échéance le 30 septembre 2015

Champ 3C – Formation de groupe à temps partiel, en français, chez l’offrant (Ottawa Est)
Champ 3D – Formation de groupe à temps partiel, en français, chez l’offrant (Ottawa Ouest)
Champ 5 – Formation de groupe à temps partiel, en anglais, chez l’offrant

La première année d’option sera exercée pour ces trois offres à commandes. Portez une attention particulière au taux horaire applicable pour les sessions d’automne.

8. Formulaire d’inscription (outil optionnel créé pour vous)

À votre demande, nous avons créé un formulaire d’inscription (voir ci-joint) pour vous aider à ne rien oublier lorsque vous soumettez la commande subséquente et ainsi, vous protéger en cas d’annulation de la formation. Nous vous recommandons fortement de l’utiliser et de l’annexer à votre commande subséquente. Vous trouverez, en tout temps, la plus récente version du formulaire au notre site web.

9. Liste de vérification (outil optionnel créé pour vous)

À la demande de certaines institutions fédérales, nous avons créé une liste de vérification (voir ci-joint) que vous pouvez utiliser pour vous assurer de suivre toutes les étapes nécessaires pour obtenir les services de formation linguistique via les des offres à commandes.

10. Les équipes s’agrandissent!

Nous avons le plaisir de vous informer que nous avons de nouveaux membres dans notre équipe.

Travaux publics et services gouvernementaux Canada

  • Christine Bélair (responsable des offres à commandes)
  • Chantal Charrette
  • Lissa Thériault
  • Natalie Cousineau
  • Ghislaine Beaudoin

École de la fonction publique du Canada

  • David Forget (responsable technique)
  • Ludmila Kefalova
  • Julie Santerre

Toutes les régions incluant la Région de la capitale nationale

11. Exigences relatives à la sécurité

Nous vous rappelons qu’il est de la responsabilité de l’institution fédérale de vérifier les cotes de sécurité détenues par les ressources enseignantes. Nous vous recommandons fortement de joindre le formulaire LVERS à toutes les commandes subséquentes pour lesquelles des services de formation linguistique sont offerts dans les locaux de l’institution fédérale. Le formulaire LVERS est disponible à l’annexe C (RCN) ou D (Régions) de l’offre à commandes.

12. Information sur la commande subséquente

Il a été porté à notre attention qu’il manque régulièrement des informations requises sur les commandes subséquentes. Par exemple, le nom du responsable de la formation de l’employé(e), ses coordonnées incluant son adresse courriel, le nom du responsable de la facturation, etc. Nous vous rappelons que vous devez vous conformer aux clauses contractuelles, spécialement à la clause « Procédure pour les commandes » de l’offre à commandes. Vous pouvez également consulter la page Procédures pour les inscriptions et les annulations :

Même si elles ne sont pas exigées dans les procédures de commandes subséquentes, les coordonnées de l’apprenant (numéro de téléphone et adresse courriel) devraient être fournies au fournisseur.

13. Nouveau site Web des services de formation des langues officielles du Canada

Nous avons le grand plaisir de vous informer que le site Web des services de formation des langues officielles du Canada a été complètement revu et simplifié afin de vous faciliter la tâche. Toutes les régions y seront représentées. Il sera disponible à la mi-juin 2015. Nous désirons remercier tous les collaborateurs régionaux et locaux de leur implication dans ce long processus de mise à jour.

14. Sommaire des champs de travail

Vous trouverez les sommaires des champs de travail applicables dans chacune des régions du Canada à la page GCPedia de l’EFPC.

15. Liste des offrants et taux horaire par apprenant

Veuillez trouver ci-joint, la dernière mise à jour (2 juin 2015) de la Liste des offrants et taux horaires par apprenant. Ce document ne doit pas être partagé avec les offrants.

16. Formulaire d’auto-évaluation pour la formation à temps partiel

Lorsque vous utilisez le formulaire d’auto-évaluation, vous devez l’annexer à la commande subséquente. Ce formulaire est important puisqu’il sert à former des groupes homogènes pour la formation de groupe et à bien planifier la formation des individus pour la formation individuelle.

17. Nouvelle stratégie nationale sur les besoins en formation linguistique (peu importe le besoin)

Nous sommes heureux de vous annoncer que la stratégie nationale sera publiée sur https://achatsetventes.gc.ca au cours des prochaines semaines. Surveillez attentivement les nouvelles publications/opportunités. Deux questionnaires seront joints au document détaillant la stratégie nationale. L’un adressé aux fournisseurs et l’autre aux institutions fédérales.  Votre participation est grandement sollicitée et importante puisqu’elle déterminera la direction que le gouvernement devra prendre pour répondre aux besoins des institutions fédérales et de l’industrie. Des consultations auront également lieu au cours de 2015. Soyez à l’affût!

18. Délai de paiement des factures

Nous constatons qu’il y a un réel problème vis-à-vis le délai de paiement des factures émises par les fournisseurs détenteurs des offres à commandes. Nous tenons à rappeler aux institutions fédérales qu’elles doivent respecter le délai de paiement des factures exigé par les clauses contractuelles et qu’elles doivent appliquer le taux d’intérêt sur les comptes en souffrance :

2035 16 (2012-07-16) Période de paiement

  1. La période normale de paiement du Canada est de trente (30) jours. La période de paiement est calculée à compter de la date de réception d'une facture dont le format et le contenu sont acceptables conformément au contrat, ou la date de réception des travaux dans un état acceptable tel qu'exigé au contrat, selon la plus tardive des deux dates. Un paiement est considéré en souffrance le 31e jour suivant cette date, et des intérêts seront calculés automatiquement, conformément à l'article 17.
  2. Si le contenu de la facture et les renseignements connexes nécessaires ne sont pas conformes au contrat, ou si les travaux fournis ne sont pas dans un état acceptable, le Canada avisera l'entrepreneur dans les quinze (15) jours suivant la réception. La période de paiement de trente (30) jours débute à la réception de la facture révisée ou à la réception des travaux corrigés ou remplacés. Le défaut du Canada d'aviser l'entrepreneur dans les quinze (15) jours n'aura pour conséquence que la date stipulée au paragraphe 1 servira uniquement à calculer l'intérêt sur les comptes en souffrance.

2035 17 (2008-12-12) Intérêt sur les comptes en souffrance

  1. Les définitions suivantes s'appliquent au présent article :

    « date de paiement » désigne la date que porte le titre négociable tiré par le Receveur général du Canada afin de payer une somme exigible en vertu du contrat;

    « en souffrance » désigne la somme qui demeure impayée le lendemain du jour où elle est devenue exigible conformément au contrat;

    « taux d'escompte » désigne le taux d'intérêt fixé de temps en temps par la Banque du Canada qui représente le taux minimum auquel la Banque du Canada consent des avances à court terme aux membres de l'Association canadienne des paiements;

    « taux moyen » désigne la moyenne arithmétique simple du taux d'escompte en vigueur chaque jour, à 16 h, heure de l'Est, pour le mois civil immédiatement antérieur à la date de paiement;

  2. Le Canada versera à l'entrepreneur des intérêts simples, au taux moyen majoré de 3 p. 100 par an, sur toute somme en souffrance, à partir du premier jour où la somme est en souffrance jusqu'au jour qui précède la date de paiement inclusivement. L'entrepreneur n'est pas tenu d'aviser le Canada pour que l'intérêt soit payable.
  3. Le Canada versera des intérêts conformément à cet article seulement si le Canada est responsable du retard à payer l'entrepreneur. Le Canada ne versera pas d'intérêts sur les paiements anticipés qui sont en souffrance.

19. Délai exigé pour confirmer une commande subséquente

Lorsque vous émettez une commande subséquente, le fournisseur a un jour ouvrable pour refuser votre commande subséquente lorsqu’il est dans l’incapacité de répondre à votre demande. S’il n’est pas en mesure de répondre à votre demande, il peut vous offrir d’autres alternatives. Par exemple, une institution fédérale a un besoin pour de la formation à temps partiel tous les mardis et jeudis avant-midi. Le fournisseur ne peut répondre à la demande faute de disponibilité de ses ressources enseignantes. Il offre l’horaire suivant : les mardis et mercredis après-midi. Si l’institution fédérale accepte cette deuxième option, elle ne pourra pas revenir par la suite et annuler la formation sans respecter la clause d’annulation applicable en prétendant que la demande initiale n’a pas été respectée.

20. Test de compétence orale à la fin de la formation (temps plein)

Pour que vos employés puissent recevoir des dates de test au moment recommandé, veuillez faire vos demandes auprès de la Commission de la fonction publique (CFP) le plus tôt possible (cela peut prendre plusieurs semaines, voir mois pour obtenir une date pour l’évaluation des compétences). Pour le test de compétence orale, il est recommandé de réserver une date pour la dernière semaine de la formation.

21. Cours de consolidation Pré-ELS

  • Les cours de consolidation Pré-ELS doivent être utilisés pour acquérir un niveau linguistique avec des heures additionnelles de formation et non pour préparer l’apprenant à faire l’une des évaluations des compétences de la Commission de la fonction publique du Canada.
  • Malgré qu’il y ait un calendrier pour les sessions Pré-ELS, un groupe peut débuter dès que le nombre minimal d’apprenants sont inscrits.

22. Plan d’apprentissage (formation à temps plein)

Veuillez noter que la procédure pour les exceptions de plan d’apprentissage a été revue et clarifiée :

  • Pour formation de groupe, champs 1 et 2
    Exceptions pour le plan d’apprentissage linguistique

    Cours de consolidation Pré-ELS : le plan d'apprentissage linguistique n'est pas obligatoire pour les apprenants qui ont déjà suivi les étapes requises de la formation à temps plein et qui, suite à un échec au Test de compétence orale (TCO), veulent suivre le cours consolidation Pré-ELS (durée de six (6) semaines).

  • Pour formation individuelle, champs 7 et 8
    Exceptions pour le plan d’apprentissage linguistique

Période de reprise : le plan d’apprentissage linguistique n’est pas obligatoire pour les apprenants qui viennent de compléter la formation normalement nécessaire pour atteindre les niveaux B ou C (avec un plan d’apprentissage valide) et qui, n’ayant pas atteint la norme linguistique visée, doivent suivre quelques semaines de cours de reprise (généralement 3 à 6 semaines). Il faut obtenir au préalable l'approbation du responsable technique de l’ÉFPC. Les demandes d’exemption doivent être envoyées par courriel au représentant de l’ÉFPC à apprentissagelinguistique-languagelearning@csps-efpc.gc.ca. Une fois l’approbation obtenue de l’ÉFPC, l’institution fédérale doit annexer celle-ci à la commande subséquente.