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Arrangement en matière d'approvisionnement ProServices : mode de fonctionnement

L'information ci-dessous, qui s'adresse à nos ministères clients fédéraux et à nos fournisseurs, vise à leur expliquer la méthode d'approvisionnement ProServices.

Introduction

  • ProServices désigne la méthode d'approvisionnement obligatoire à employer pour les marchés de services professionnels dont la valeur est inférieure au seuil fixé dans l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA).
  • Les catégories de cette méthode d'approvisionnement sont identiques à celles des méthodes des services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT) et des services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS). Cela dit, dès qu'un marché d'une valeur inférieure au seuil de l'ALENA est passé dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, l'utilisation de ProServices demeure obligatoire.
  • ProServices désigne un arrangement en matière d'approvisionnement et non pas une offre à commandes. On ne peut pas émettre des commandes subséquentes à l'arrangement en matière d'approvisionnement ProServices.
  • Les règles opérationnelles sont fondées sur la Stratégie nationale d'approvisionnement en matière de services professionnels :
    • Aucun taux plafonds
    • Recherche par fournisseur au lieu des ressources
    • Accès via le portail électronique des services professionnels centralisés (SSPC)
  • Un arrangement en matière d'approvisionnement n'est pas un contrat, et aucune des parties qui en ont signé un n'est légalement liée. Grâce aux arrangements en matière d'approvisionnement, nos ministères clients peuvent solliciter des soumissions auprès d'un groupe de fournisseurs préqualifiés pour des besoins spécifiques.

Étape 1 – La préqualification des fournisseurs

  • Les fournisseurs intéressés à se préqualifier à l'égard de la méthode ProServices doivent télécharger notre demande d'arrangements en matière d'approvisionnement. Les fournisseurs ont la possibilité de se qualifier en permanence. À cette fin, ils trouveront un hyperlien vers la mise à jour de la demande de soumissions sur la page ProServices.
  • Ils devront soumettre une partie de leur soumission en ligne, dans le module du fournisseur du portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC). Pour plus de renseignements, ils peuvent consulter notre page Conseils pour les fournisseurs.
  • Tous les trimestres, l'équipe responsable de l'attribution des arrangements en matière d'approvisionnement ProServices évalue les soumissions des fournisseurs et attribue des arrangements aux fournisseurs retenus.
  • Il n'est pas garanti que le titulaire d'un arrangement en matière d'approvisionnement obtienne des contrats de ministères clients. Il est néanmoins garanti que les appellations légales des fournisseurs préqualifiés figureront dans les résultats des recherches dont les paramètres les concernent. Par conséquent, les fournisseurs préqualifiés qui veulent faire de bonnes affaires doivent toujours effectuer du réseautage et promouvoir leurs biens et leurs services.
  • La méthode ProServices fera éventuellement l'objet d'un nouvel appel d'offres, dont le prochain est prévu pour le 15 mai 2017.
  • Pour plus de renseignements, les fournisseurs peuvent consulter la page Conseils pour les fournisseurs.

Étape 2 – L'attribution de contrats par ProServices

  • Sur le portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPC), les ministères fédéraux clients cherchent des fournisseurs préqualifiés qui répondent à leurs critères (catégories, attestation de sécurité, fournisseur autochtone, emplacement des services, etc.). Des consignes sur le processus d'inscription sont mises à leur disposition sur le Web pour leur permettre de suivre la formation offerte en ligne et d'obtenir un identifiant d'utilisateur pour le SSPC.
  • Important : Les recherches effectuées dans le module du client du portail en ligne du SSPC constituent la seule manière acceptable de passer un contrat dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement ProServices. Les clients sont obligés de faire une recherche dans le SSPC pour s'assurer qu'un fournisseur a été préqualifié à l'égard des catégories visées par leur marché.
  • La réponse à la recherche énumérera, en ordre alphabétique, tous les fournisseurs qualifiés qui respectent les exigences. Dans le cadre d’un processus concurrentiel, les ministères clients fédéraux doivent sélectionner, parmi tous les fournisseurs préqualifiés, au moins deux (2) fournisseurs à qui ils émettront leur demande de propositions (DP).  À titre de pratique exemplaire, ProServices recommande de communiquer avec le plus grand nombre possible de fournisseurs. La page Modèles comprend un modèle de DP à l'intention de nos ministères fédéraux clients.
  • Les fournisseurs disposeront d'au moins 5 jours pour répondre à la DP et soumettre une proposition. Lorsque la DP aura pris fin, le ministère fédéral client évaluera toutes les propositions déposées et déterminera, d'après la méthode de sélection décrite dans la DP, le fournisseur auquel il attribuera le contrat.
  • Des marchés prescrits peuvent être attribués s'ils sont d'une valeur inférieure à 25 000 $, comme le permet le Règlement sur les marchés de l'État, si vous menez une recherche dans le Portail en ligne du SSPC pour déterminer les fournisseurs éligibles pour votre besoin.
  • Pour plus de renseignements, nos ministères fédéraux clients peuvent consulter la page Conseils pour les clients.

Étape 3 – Rapports sur les contrats attribués au moyen de la méthode d'approvisionnement ProServices

  • L'équipe responsable de l'attribution des arrangements ProServices n'obtient aucun renseignement du portail en ligne du SSPC en ce qui a trait aux recherches effectuées quotidiennement par nos ministères fédéraux clients. Plutôt, nous demandons aux fournisseurs de nous remettre des rapports d'utilisation trimestriels. À cet égard, les fournisseurs peuvent consulter les Instructions relatives au rapport d'utilisation trimestriel.
  • Comme leur valeur est inférieure au seuil de l'ALENA, ni les DP émises par nos ministères clients ni les contrats attribués dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement ProServices ne doivent être annoncés sur le site Achatsetventes.gc.ca.
  • Le 23 mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des contrats de plus de 10 000 $. Chaque ministère qui passe des contrats dans le cadre de l'arrangement ProServices devraient avoir sa propre page destinée à la divulgation proactive.