Lignes directrices sur les achats

• 1. Renseignements généraux
  • 1.1 Seuil
  • 1.2 MERX
• 2. Définition du besoin
  • 2.1 Énoncé des travaux
  • 2.2 Durée du projet
  • 2.3 Droits de propriété intellectuelle
  • 2.4 Conditions générales services professionnels complexité moyenne
  • 2.5 Sécurité
• 3. Sélection des fournisseurs éventuels
  • 3.1 Recherches sur les SP en ligne
  • 3.2 Résultats de recherches
• 4. Besoins concurrentiels et besoins non concurrentiels
  • 4.1 Besoins pas assujettis aux accords sur le commerce
  • 4.2 Besoins évalués à moins de 25 000 $
  • 4.3 Besoins évalués à 25 000 $ ou plus
• 5. Préparation des demandes de soumissions
  • 5.1 Responsable technique ou chargé de projet
  • 5.2 Autorité contractante
  • 5.3 Période de soumission
  • 5.4 Produits livrables
  • 5.5 Critères d'évaluation
  • 5.6 Méthode d'évaluation
  • 5.7 Équipe d'évaluation
  • 5.8 Modalités de paiement
• 6. Demandes de renseignements pendant période de soumission
  • 6.1 Documentation
  • 6.2 Demandes de précisions
  • 6.3 Demandes de renseignements
• 7. Évaluation des propositions
  • 7.1 Personnes proposées
  • 7.2 Autres personnes ou remplaçants
  • 7.3 Personnel supplémentaire
  • 7.4 Évaluation des critères obligatoires
  • 7.5 Évaluation des critères cotés
• 8. Choix de la proposition
  • 8.1 Classement des propositions
  • 8.2 Tarifs journaliers
  • 8.3 Sécurité
• 9. Négociations
  • 9.1 Propositions
  • 9.2 Frais supplémentaires
• 10. Nouvelle demande de soumissions
  • 10.1 Aucune soumission présentée
  • 10.2 Aucune soumission recevable reçue
  • 10.3 Lancement d'une nouvelle demande de soumissions
  • 10.4 Annuler une soumission
• 11. Préparation du contrat
  • 11.1 Prix contractuel
  • 11.2 Personnes chargées d'exécuter les travaux
  • 11.3 Base de paiement
  • 11.4 Limite des dépenses
  • 11.5 Modalités de paiement
• 12. Comptes rendus
• 13. Administration des contrats
• 14. Autre

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1. Renseignements généraux

1.1 Seuil

Le seuil des achats effectués sur les Services professionnels (SP) en ligne s'élève à 76 600 $ (depuis le 1^er janvier 2010), y compris la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant). Ce seuil s'applique à la valeur de l'ensemble du besoin se rapportant au projet et correspond au montant total de tous les contrats attribués (pour le projet) et à la valeur globale de toutes les modifications subséquentes.

Remarque : Dans le présent document, la valeur d'un contrat, d'une modification ou d'un besoin comprend nécessairement la TPS ou la TVH et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).

1.2 MERX

MERX ne s'applique pas aux SP en ligne. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de publier d'avis de projet de marché (APM) ni de préavis d'adjudication de contrat (PAC) par MERX.

2. Définition du besoin

2.1 Énoncé des travaux

En conformité avec l'article 16 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), l'énoncé des travaux (EDT) ou la description des besoins devrait énumérer avec précision les travaux à exécuter, les objectifs à atteindre et les délais à respecter. L'EDT devrait indiquer les étapes précises des travaux, leur ordre d'exécution et la place de chacune dans le projet global et les rapports existant entre elles. La nature des travaux, leur ampleur et leur complexité détermineront le niveau de détail requis.

On doit établir un EDT ou une description des besoins pour tous les achats, peu importe leur valeur. L'EDT ou la description des besoins doit être établi avant la recherche sur les SP en ligne, puisqu'il sert à définir les critères de recherche (p. ex. les compétences exigées, les exigences linguistiques ou les attestations de sécurité) de cette dernière. Ils doivent à tout le moins décrire clairement :

1. les travaux à exécuter;
2. les tâches particulières à remplir, s'il y a lieu;
3. les produits livrables;
4. la date d'échéance pour chaque produit livrable, s'il y a lieu;
5. la date d'achèvement des travaux prévus au contrat.

Une copie de l'EDT ou de la description des besoins doit être versée au dossier contractuel. Le document doit être signé par l'auteur et daté.

Remarque : Le degré de détail de l'EDT ou de la description des besoins variera en fonction, notamment, de la nature, du caractère délicat, de la complexité et du montant des travaux requis.

2.2 Durée du projet

On doit préciser la « durée du projet » ou le « calendrier des travaux » pour le besoin. On doit également indiquer les dates d'échéance auxquelles doivent être présentés les produits livrables ou doit être terminée toute phase des travaux.

Sans égard aux exigences particulières du ministère ou de l'organisme en matière d'approbation, la durée des projets seulement (et non l'achat), lorsqu'elle doit dépasser cent jours ouvrables, doit être approuvée par un directeur ou une personne d'un échelon supérieur. Cette exigence ne modifie en rien l'échelon du fondé de pouvoir habilité à signer le contrat en question compte tenu du montant de ce dernier.

Remarque : Les projets représentant plus de cent jours de travail pour une seule personne risquent d'occasionner une relation employeur employé. Par conséquent, la haute direction doit être informée de ces projets.

2.3 Droits de propriété intellectuelle

L'autorité contractante doit veiller au respect de la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État publiée par le CT. Cette politique stipule notamment ce qui suit :

« L'objectif principal des marchés d'acquisition de l'État consiste à recevoir les produits livrables aux termes des contrats et de pouvoir utiliser ceux-ci, ainsi que toute propriété intellectuelle en découlant, aux fins des activités du gouvernement du Canada ». La Politique des marchés du gouvernement du Canada déclare en outre que dans le contexte des acquisitions, les responsables doivent réaliser le meilleur rapport qualité prix et optimiser les intérêts de l'État et du peuple canadien. Pour respecter cet engagement, le gouvernement du Canada a pris des dispositions spécifiques pour que le processus d'acquisition intègre les objectifs de développement social et économique.

Par le biais des marchés d'acquisition de l'État, le gouvernement poursuit des objectifs socio économiques spécifiques, soit la commercialisation de la propriété intellectuelle par le secteur privé afin de créer des emplois et de favoriser la croissance économique. La politique révisée sur le Titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État établit un cadre permettant à l'entrepreneur de conserver la propriété intellectuelle découlant de tels marchés d'acquisition. Cependant, la politique révisée garantit à l'État la capacité d'utiliser les produits livrables aux termes des marchés et la propriété intellectuelle aux fins de toutes les activités du gouvernement du Canada, y compris les marchés et acquisitions futurs, et de protéger l'intérêt public.

Pour de plus amples renseignements sur les droits de propriété intellectuelle, consulter le site Web du CT.

2.4 Conditions générales

Les dispositions ci-dessous doivent figurer dans tous les documents de demande de soumissions et documents contractuels découlant de l'utilisation de l'outil des SP en ligne :

Les « Conditions générales services professionnels complexité moyenne » et les « Conditions générales services professionnels complexité moyenne supplémentaires » qui s'appliquent au présent besoin de même que les « Clauses d'application générale » de l'Entente de partenariat commercial feront partie de la présente la demande de soumissions.

Remarque : Ces clauses doivent figurer dans ces documents, que le ministère ou l'organisme utilise les modèles de documents des SP en ligne ou ses propres modèles.

2.5 Sécurité

En vertu de la Norme sur la sécurité du personnel du CT, lorsqu'un marché est attribué pour une période de plus de six mois, les personnes qui auront régulièrement accès aux locaux du gouvernement doivent détenir, à tout le moins, une cote de fiabilité de base.

Si une cote de sécurité particulière est requise, on doit obtenir, auprès de l'agent de sécurité de service (ASS) ministériel de l'autorité contractante, les renseignements suivants par écrit :

• le nom de l'entreprise à laquelle l'attestation de sécurité a été délivrée;
• la cote de sécurité;
• la date d'expiration (de préférence) ou de délivrance de l'attestation de sécurité.

L'autorité contractante devra fournir à l'ASS ministériel les renseignements suivants :

• les prénom et nom de la personne;
• sa date de naissance;
• le numéro de l'attestation de sécurité (s'il est disponible).

Pour obtenir les coordonnées de l'ASS de son ministère, l'autorité contractante peut communiquer avec le service d'assistance de la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale (DSICI) par téléphone au 613-948-4176 ou par courriel à l'adresse suivante : ncr.dsici@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Remarque : La DSICI n'accepte que les demandes de renseignements sur les attestations de sécurité provenant de l'ASS ministériel.

3. Sélection des fournisseurs éventuels

3.1 Recherches sur les SP en ligne

Les critères de recherche sur les SP en ligne (exigences relatives à l'expérience, à la sécurité, à la langue, aux compétences, etc.) doivent se rapporter au type, à l'envergure et à complexité des travaux à exécuter (décrits dans l'EDT). En outre, les critères de recherche ne doivent pas être choisis de manière à restreindre indûment la concurrence. Ainsi, l'utilisation de critères (exigences relatives à l'expérience, à la sécurité, à la langue, etc.) sans rapport avec l'EDT dans le but d'arriver à un seul candidat n'est pas permise.

De même, on ne doit pas restreindre ses critères de recherche pour en arriver à un seul candidat.

Remarques :

1. L'exécution d'une recherche « concurrentielle » à l'aide des SP en ligne ne constitue pas un achat concurrentiel. Pour qu'un achat soit considéré comme concurrentiel, au moins trois fournisseurs doivent être invités à soumissionner.
2. Lorsqu'elle exécute une recherche « concurrentielle » ou « générale » (dont le but est d'obtenir plusieurs fournisseurs éventuels), l'autorité contractante doit préciser le nombre d'années d'expérience le plus élevé considérées nécessaires pour son besoin parmi ses critères de recherche. Par exemple, si, pour un EDT donné, le fournisseur doit posséder trois ans d'expérience en gestion de projet, cinq ans en transformation des affaires et dix ans en gestion des risques, alors la recherche devrait être effectuée en fonction d'une expérience de dix ans.

Par exemple, si, pour réaliser les tâches prévues dans un EDT donné, le fournisseur doit posséder trois ans d'expérience en gestion de projet, cinq ans d'expérience en transformation des affaires et dix ans d'expérience en gestion des risques, alors la recherche devrait être effectuée en fonction d'une expérience de dix ans.

3.2 Résultats de recherches

Au moment de la sélection des fournisseurs éventuels, l'autorité contractante ne doit pas outrepasser un ou plusieurs fournisseurs en mesure de fournir des personnes à un tarif journalier inférieur pour accorder la préférence à un fournisseur proposant un tarif journalier supérieur, puisque cela est considéré comme une entrave à la concurrence.

Par exemple, si une recherche sur les SP en ligne aboutit à l'établissement d'une liste de dix personnes de dix entreprises et que l'autorité contractante souhaite inviter la huitième personne retenue, alors elle devra aussi inviter les personnes classées du premier au septième rang.

Dans des circonstances exceptionnelles, l'autorité contractante pourra décider de ne pas inviter un ou plusieurs des soumissionnaires les moins disant et inviter un ou plusieurs des soumissionnaires proposant des tarifs journaliers plus élevés. Puisque cela constitue une entrave à la concurrence et à la politique du CT, une justification détaillée devrait être rédigée et versée au dossier contractuel.

La décision d'outrepasser une personne d'une entreprise donnée doit s'appuyer sur le rendement particulier de cette personne par le passé, confirmé par écrit, faisant craindre que l'attribution d'un contrat à cette dernière comporterait des risques élevés d'inexécution. Il pourrait s'agir par exemple :

1. de la résiliation d'un ou de plusieurs contrats pour inexécution;
2. du non-respect des délais dans le cadre de contrats antérieurs;
3. d'un piètre rendement ou d'un rendement insatisfaisant dans le cadre de contrats antérieurs.

Dans tous les cas, il doit exister des preuves objectives à l'appui des motifs invoqués.

Remarque : Toutes les ressources qui exécuteront le travail visé par toute modification ou tout contrat établi dans le cadre des SP en ligne doivent impérativement être inscrites parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne, et ce, avant que le contrat ne soit attribué ou la modification établie.

4. Besoins concurrentiels et besoins non concurrentiels

4.1 Besoins pas assujettis aux accords sur le commerce

Pour les besoins qui ne sont pas assujettis à l'un ou l'autre des accords sur le commerce (ACI, ALENA, AMP OMC, etc.), on doit lancer un processus concurrentiel, sauf dans l'une des quatre circonstances énoncées ci-dessous.

1. Il s'agit d'une extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public.
2. Le montant estimatif de la dépense est inférieur à 25 000 $.
3. La nature des travaux est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public.
4. Les travaux ne peuvent être exécutés que par une seule personne ou entreprise.

4.2 Besoins évalués à moins de 25 000 $

En conformité avec l'Avis sur la politique des marchés 2007-4 (http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ dcgpubs/ContPolNotices/
2007/0920_f.asp), daté du 20 septembre 2007, le recours à l'une ou à l'autre des quatre dérogations à l'obligation de faire appel à la concurrence prévues au Règlement concernant les marchés de l'État (y compris le deuxième cas indiqué ci-dessus) devrait être pleinement justifié par l'autorité contractante, et les documents appropriés devraient être versés au dossier contractuel.

On ne devrait pas invoquer comme seul motif le fait que le besoin est évalué à moins de 25 000 $. On devrait également expliquer le fondement du choix d'une entreprise ou d'une personne donnée. Cela vaut particulièrement lorsqu'une recherche sur les SP en ligne donne plusieurs noms et qu'une entreprise ou une personne autre que le plus bas soumissionnaire est retenue.

Remarque : Même si elle ne demande pas de soumissions, l'autorité contractante DOIT tout de même exiger de l'entrepreneur proposé qu'il présente une proposition. L'entrepreneur doit à tout le moins indiquer dans sa proposition le nom de la ou des personnes proposées, le ou les tarifs journaliers applicables et la date d'achèvement des différentes tâches de même que fournir tout autre renseignement se rapportant aux travaux à exécuter. Sa proposition DOIT être présentée par écrit et doit être versée au dossier contractuel.

4.3 Besoins évalués à 25 000 $ ou plus

Si le besoin est évalué à 25 000 $ ou plus et qu'il n'y a pas d'appel à la concurrence, on doit en exposer les motifs par écrit et les verser au dossier.

1. L'exécution d'une recherche « concurrentielle » à l'aide des SP ne constitue PAS un achat concurrentiel. Pour qu'un achat soit considéré comme concurrentiel, au moins trois fournisseurs doivent être invités à soumissionner.
2. Si une recherche sur les SP en ligne donne le nom d'une seule personne qui répond aux critères définis, cela peut justifier un achat non concurrentiel. Plus précisément, une recherche ne donnant qu'un seul candidat répond aux exigences de l'alinéa 10.2.1d de la Politique sur les marchés du CT (c'est à dire que les travaux ne peuvent être exécutés que par une seule personne ou entreprise).

Remarque : Même si elle ne demande pas de soumissions, l'autorité contractante DOIT tout de même exiger de l'entrepreneur proposé qu'il présente une proposition. L'entrepreneur doit à tout le moins indiquer dans sa proposition le nom de la ou des personnes proposées, le ou les tarifs journaliers applicables et la date d'achèvement des différentes tâches de même que fournir tout autre renseignement se rapportant aux travaux à exécuter. Sa proposition DOIT être présentée par écrit et être versée au dossier contractuel.

5. Préparation des demandes de soumissions

5.1 Responsable technique ou chargé de projet

Le responsable technique ou le chargé de projet est la personne chargée de toutes les questions relatives au contenu technique des travaux exigés en vertu du contrat. On doit discuter avec cette personne de tous les changements proposés à la portée des travaux; toutefois, tout changement ne peut être confirmé qu'au moyen d'une modification au contrat établie par l'autorité contractante.

5.2 Autorité contractante

L'autorité contractante est la personne responsable de toutes les questions relatives à l'achat et de toutes les questions contractuelles découlant de tout contrat attribué.

5.3 Période de soumission

La période de soumission pour les demandes de soumissions transmises aux soumissionnaires par voie électronique (par télécopieur ou courriel) est de cinq jours ouvrables. Dans le cas des documents transmis par la poste, le délai de soumission doit être d'au moins dix jours ouvrables.

5.4 Produits livrables

Tous les produits livrables devraient être indiqués, y compris la présentation et les dates de livraison requises, ainsi que les réunions nécessaires, les rapports d'étape, les données ou les documents à fournir et les délais pertinents, s'il y a lieu.

L'indication des exigences sur les plans de la présentation et des dates de livraison facilitera l'inspection à une date ultérieure visant à déterminer si l'entrepreneur a répondu aux besoins dans les délais prévus.

5.5 Critères d'évaluation

Les critères devant servir à l'évaluation des propositions doivent être clairement indiqués dans le document de demande de soumissions. Ils doivent permettre à l'équipe d'évaluation de mesurer la compétence des personnes proposées ainsi que la valeur de la proposition du soumissionnaire.

a) Critères d'évaluation obligatoires

Certains critères d'évaluation peuvent être désignés obligatoires. Les soumissionnaires devront satisfaire à chacun de ces critères pour que leur proposition soit prise en considération. À défaut de satisfaire à une ou à plusieurs des exigences obligatoires, le soumissionnaire pourrait voir sa proposition jugée irrecevable (qu'il y ait un ou plusieurs soumissionnaires) et rejetée.

b) Critères d'évaluation cotés

Lorsque des critères cotés sont utilisés dans l'évaluation de la partie technique de la proposition, l'autorité contractante :

1. doit s'assurer que les critères spécifiés se rapportent aux travaux décrits dans l'EDT, aux compétences exigées dans la recherche sur les SP en ligne ou aux deux, selon le cas;
2. doit s'assurer que chaque critère est clairement décrit et peut être mesuré par l'équipe d'évaluation. Lorsque les critères comportent des qualificatifs (p. ex., « important ») ou autres expressions (p. ex., « avoir de l'expérience de [...] »), il faut en exposer clairement le sens et indiquer comment ils seront mesurés;
3. doit s'assurer que la note maximale attribuée pour un critère est raisonnable par rapport aux autres critères et à la note totale maximale;
4. devrait faire preuve de circonspection lorsqu'elle établit une note minimale pour un critère donné puisqu'une note minimale élevée pourra être considérée comme restrictive. Le fondement pour chaque note minimale requise pour un critère devrait être consigné par écrit dans le dossier contractuel;
5. devrait indiquer une note totale minimale. Elle doit toutefois faire preuve de circonspection lorsqu'elle établit une note totale minimale puisqu'une note minimale élevée pourra être considérée comme restrictive. Le fondement pour chaque note minimale totale devrait être consigné par écrit.

5.6 Méthode d'évaluation :

En vertu de la Politique sur les marchés du CT : « L'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien. »

La méthode d'évaluation décrite dans le document de demande de soumissions sert à déterminer quelle est la proposition la plus rentable pour l'État. Voici deux exemples de méthodes d'évaluation qui satisfont aux exigences de la politique du CT.

a) Méthode du prix le plus bas

À partir de la liste des propositions qui satisfont aux exigences obligatoires, c'est le soumissionnaire qui offre le plus bas prix qui est retenu.

b) Méthode du plus bas prix par point

Pour toutes les propositions qui satisfont aux exigences obligatoires, chaque membre de l'équipe d'évaluation attribue des points pour chacun des critères cotés par point indiqués dans le document de demande de soumissions. Généralement, les propositions doivent obtenir une note minimale donnée pour être prises en considération. Les propositions qui n'obtiennent pas la note minimale requise sont rejetées. Pour déterminer le prix par point, on divise le prix soumissionné dans les propositions qui ont obtenu la note minimale requise par le nombre de points assignés. Le soumissionnaire qui a proposé le plus bas prix par point se voir attribuer le contrat.

Dans le document de demande de soumissions, l'autorité contractante doit fournir un exemple expliquant comment le prix par point sera calculé et comment la soumission offrant le plus bas prix par point sera retenue. Si elle établit une note minimale par critère, une note totale minimale ou les deux, l'autorité contractante devrait fournir un ou des exemples illustrant comment ces exigences seront appliquées.

Remarque : Si une méthode d'évaluation autre que celles qui sont décrites ci-dessus est appliquée, on doit expliquer par écrit en quoi la méthode choisir respecte la Politique sur les marchés du CT.

5.7 Équipe d'évaluation

Une équipe formée d'au moins trois personnes devrait évaluer les propositions. Cette équipe doit appliquer les critères d'évaluation précisés dans le document de demande de soumissions. Dans la mesure du possible, l'autorité contractante ne devrait pas faire partie de l'équipe d'évaluation.

5.8 Modalités de paiement

Dans le document de demande de soumissions, doivent être indiquées les modalités de paiement prévues. Les modalités privilégiées consistent à effectuer le paiement après réception des biens livrables spécifiés dans le document de demande de soumissions. D'autres modalités peuvent être envisagées, notamment les paiements progressifs ou les paiements anticipés. L'autorité contractante ne devrait prévoir des paiements progressifs ou anticipés que lorsque toutes les conditions énoncées au paragraphe 12.2.3 de la Politique sur les marchés du CT s'appliquent.

6. Demandes de renseignements pendant période de soumission

6.1 Documentation

Toutes les demandes de renseignements des soumissionnaires doivent être présentées par écrit et versées au dossier contractuel.

6.2 Demandes de précisions

Si l'autorité contractante reçoit une demande de précisions pendant la période de soumission, la demande même ainsi que la réponse donnée doivent être fournies à tous les soumissionnaires.

Remarque : L'autorité contractante doit s'assurer que ni la question posée ni la réponse fournie ne comportent de renseignements sur le soumissionnaire ayant présenté la demande.

6.3 Demandes de renseignements

L'autorité contractante ne doit fournir aucun renseignement qui risque de compromettre le processus concurrentiel. Voici des exemples de renseignements qui pourraient compromettre le processus concurrentiel :

• le nom des autres entreprises invitées à soumissionner;
• le nombre d'entreprises invitées à soumissionner;
• le budget prévu pour le projet;
• une confirmation selon laquelle les travaux font suite à un projet antérieur.

7. Évaluation des propositions

7.1 Personnes proposées

Dans toutes les propositions reçues, que ce soit en régime concurrentiel ou non concurrentiel, le nom de chaque personne proposée doit être indiqué clairement.

7.2 Autres personnes ou remplaçants

« Autre personne » s'entend d'une personne proposée dans une soumission qui n'est pas la même que celle qui figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne. Si un soumissionnaire offre une autre personne dans sa proposition, cette personne pourra être retenue dans la mesure où :

• elle est inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne avant que le contrat soit octroyé;
• le tarif journalier pour cette personne est égal ou inférieur à celui qui figure dans les SP en ligne ou au tarif journalier indiqué pour la personne proposée initialement dans le document de demande de soumissions.

Remarque : Il convient de souligner que toutes les personnes proposées doivent être évaluées en conformité avec les exigences établies dans le document de demande de soumissions.

« Remplaçant » s'entend d'une personne proposée au lieu de celle qui figure dans le contrat. Un remplaçant ne pourra être retenu que dans la mesure où :

• il possède des compétences analogues à celles de la personne désignée dans le contrat;
• il satisfait à toutes les exigences obligatoires et cotées par point énoncées dans le document initial de demande de soumissions;
• le tarif pour cette personne est égal ou inférieur à celui qui est indiqué pour la personne désignée initialement dans le contrat;
• il est inscrit parmi les ressources du fournisseur sur les SP en ligne.

Remarque : Il n'est plus nécessaire que la personne nommée dans le document de demande de soumissions transmis à une entreprise soit prise en considération avant toute autre personne. À titre d'exemple, auparavant, si le document de demande de soumissions stipulait que les services de Jean Tremblay, de l'entreprise ABC, étaient requis et que l'entreprise ABC proposait les services de Marie Beaulieu, alors celle ci ne pouvait être prise en considération, sauf si :

1. toutes les autres soumissions présentées, dans lesquelles étaient proposées les personnes nommées dans le document de demande de soumissions, étaient considérées comme irrecevables;
2. aucune autre soumission n'était présentée;
3. dans toutes les autres soumissions présentées, on proposait également une autre personne (voir définition plus haut).

Désormais, toutes les propositions pourront être prises en considération peu importe si la personne nommée dans le document de demande de soumissions initial transmis au soumissionnaire ou une autre personne (voir la définition plus haut) est proposée. Il convient de rappeler que les règles concernant la proposition d'autres personnes (énoncées plus haut) s'appliquent.

7.3 Personnel supplémentaire

Compte tenu de la nature des tâches décrites dans l'EDT, il se peut que les services de plus d'une personne soient nécessaires pour les exécuter. De même, il peut arriver que des entrepreneurs éventuels déterminent que les travaux décrits dans le document de demande de soumissions seraient exécutés le plus efficacement s'ils l'étaient par plus d'une personne.

L'autorité contractante peut prendre en considération les soumissions dans lesquelles sont proposées plusieurs personnes, dans la mesure où :

• le nom d'au moins une des personnes proposées figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne;
• chaque personne supplémentaire est inscrite sur les SP en ligne.

Remarque : Il convient de rappeler que la valeur totale de tous les contrats attribués à l'égard d'un besoin ne peut dépasser le seuil établi pour les SP en ligne, indiqué à l'article 1.1 du présent document.

7.4 Évaluation des critères obligatoires

La première étape de l'évaluation consiste à déterminer quelles sont les propositions qui satisfont aux critères obligatoires énoncés dans le document de demande de soumissions. Si, dans sa proposition, un entrepreneur propose des personnes en plus de celles qui sont expressément nommées dans le document de demande de soumissions, il faut évaluer toutes les personnes proposées pour déterminer si elles satisfont aux critères obligatoires. Les propositions qui ne satisfont pas à l'ensemble des exigences obligatoires doivent être considérées comme irrecevables et rejetées. Si une proposition est jugée irrecevable, les raisons doivent être valables et consignées au dossier.

Remarque : Lorsqu'une seule proposition est présentée à la suite d'un appel à la concurrence, on doit tout de même évaluer cette proposition pour déterminer si elle satisfait à toutes les exigences obligatoires. Si toutes les exigences obligatoires ne sont pas satisfaites, la proposition sera considérée comme irrecevable et le besoin fera l'objet d'un nouvel appel à la concurrence.

7.5 Évaluation des critères cotés

1. Chaque membre de l'équipe d'évaluation doit évaluer toutes les propositions qui satisfont aux exigences obligatoires et leur attribuer des points en fonction des critères énoncés dans le document de demande de soumissions. Si, dans sa proposition, un entrepreneur propose des personnes en plus de celles qui sont expressément nommées dans le document de demande de soumissions, il faut évaluer toutes les personnes proposées en conformité avec les exigences cotées. Une fois l'évaluation terminée, chaque membre de l'équipe d'évaluation doit remettre à l'autorité contractante, pour chaque proposition présentée et pour chaque personne proposée, s'il y a lieu, un rapport signé et daté faisant état des points attribués pour chaque critère, du fondement de chaque évaluation et d'autres commentaires pertinents.
   
   Remarque : Si l'on doit modifier un rapport d'évaluation pour corriger une erreur relevée par l'évaluateur ou l'autorité contractante, il est recommandé de faire corriger et parapher le rapport par l'évaluateur.
   
   
2. L'autorité contractante doit examiner chaque rapport d'évaluation et résoudre tout problème (erreurs apparentes dans le rapport d'évaluation, écarts importants entre les points attribués par des membres de l'équipe d'évaluation pour un critère donné, etc.). Une fois tous les problèmes réglés, l'autorité contractante devrait préparer un sommaire des rapports d'évaluation. Dans ce sommaire, devrait apparaître la note attribuée par chaque membre de l'équipe d'évaluation pour chaque critère coté et la note totale moyenne (pour tous les points cotés) ou encore la note moyenne pour chaque critère, suivie de la note totale. L'autorité contractante doit signer et dater son sommaire d'évaluation.
   
   
3. Si le document de demande de soumissions stipule une note totale minimale à atteindre, l'autorité contractante doit déterminer quelles sont les propositions qui satisfont à cette exigence. Les propositions n'ayant pas obtenu la note minimale exigée seront considérées comme irrecevables et rejetées.
   
   Remarque : Lorsqu'une seule proposition est présentée à la suite d'un appel à la concurrence, on doit tout de même évaluer cette proposition et lui attribuer des points si une note minimale a été établie pour qu'une proposition soit considérée comme recevable. Si la proposition n'obtient pas la note minimale requise, elle sera alors considérée comme irrecevable et le besoin devra faire l'objet d'un nouvel appel à la concurrence.

8. Choix de la proposition

8.1 Classement des propositions

Une fois l'évaluation technique terminée, on doit classer toutes les propositions recevables sur le plan technique, de la plus basse à la plus élevée, selon les critères de sélection énoncés dans le document de demande de soumissions.

8.2 Tarifs journaliers

On doit vérifier si le tarif journalier pour TOUTES les personnes offertes par l'entrepreneur proposé pour s'assurer qu'il est égal ou inférieur au tarif journalier figurant dans les SP en ligne.

1. Le tarif journalier pour la personne proposée dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne doit être égal ou inférieur à celui qui figurait dans ces résultats. Si le tarif journalier proposé est supérieur à ce tarif, alors l'autorité contractante doit déterminer à quel moment il a changé. Si le tarif journalier a augmenté après la recherche initiale dans les SP en ligne mais avant la présentation de la proposition, alors c'est le tarif le plus élevé qui s'applique. S'il a augmenté après la présentation de la proposition, le soumissionnaire doit modifier sa proposition pour qu'elle corresponde au tarif journalier le plus bas. Dans le cadre d'un appel d'offres, de telles négociations peuvent être entamées uniquement avec le soumissionnaire ayant présenté la proposition comportant le prix le plus bas. Les négociations des tarifs journaliers susceptibles d'influencer le classement des soumissions ne devraient pas être entreprises.
2. Si du personnel supplémentaire proposé ne figurait pas dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne, alors une autre recherche sur les SP en ligne doit être effectuée pour confirmer le tarif pour ces personnes. Les résultats de cette recherche doivent être imprimés et versés au dossier contractuel.

8.3 Sécurité

Lorsqu'un contrat exige de chaque personne qu'elle détienne une cote de sécurité donnée, les renseignements suivants sur chaque personne doivent être vérifiés :

1. la cote de sécurité en vigueur;
2. la date d'expiration de l'attestation de sécurité.

Le dossier contractuel doit contenir des preuves objectives, par exemple un courriel ou une télécopie provenant de la direction générale responsable de la sécurité à TPSGC ou dans le ministère ou l'organisme de l'autorité contractante, fournissant les renseignements ci dessus. Ces preuves doivent être recueillies AVANT l'attribution du contrat.

9. Négociations

9.1 Propositions

Une fois l'évaluation technique terminée et la proposition retenue, des négociations peuvent être menées. Si une seule proposition recevable est reçue en réponse à la demande de soumissions, l'autorité contractante peut, si elle considère qu'elle obtient une juste valeur, attribuer le contrat au soumissionnaire ayant déposé la seule proposition recevable sans négocier. Si l'autorité contractante considère que la seule proposition recevable reçue n'offre pas une juste valeur, elle devrait négocier avec l'entrepreneur éventuel afin d'obtenir une juste valeur ou lancer une nouvelle demande de soumissions. Si les négociations ne permettent pas d'obtenir une juste valeur, alors le besoin doit faire l'objet d'une nouvelle demande de soumissions.

9.2 Frais supplémentaires

Les prix offerts dans les propositions peuvent inclure des frais supplémentaires. Il peut s'agir de frais de déplacement et de subsistance, de frais de traduction, etc. L'autorité contractante doit déterminer si ces frais se rapportent aux travaux exigés. Les frais qui ne se rapportent pas aux travaux à exécuter ou qui devraient être déjà prévus dans le tarif journalier facturés devraient être exclus du contrat. Des exemples de frais supplémentaires sont fournis ci-dessous.

a) Frais de déplacement et de subsistance

Si les travaux exigent de la personne proposée qu'elle se déplace dans une autre ville pour assister à des réunions ou à des conférences, mener des entrevues, effectuer des recherches etc., alors on peut prévoir un montant approximatif à titre de frais de déplacement et de subsistance.

Toutefois, on ne doit PAS prévoir ces dépenses si l'entrepreneur doit se déplacer entre le lieu des travaux et ses installations à l'intérieur d'une même ville. Ces frais font partie des frais généraux, qui sont prévus dans le tarif journalier. Il faut négocier pour supprimer ces frais.

b) Frais administratifs

On ne doit PAS prévoir de dépenses administratives (à l'exception des frais de traduction), ce qui comprend les frais d'interurbain, d'envoi de documents par télécopieur, de messagerie et de photocopie. Ces dépenses font partie des frais généraux, qui sont prévus dans le tarif journalier. Il faut négocier pour supprimer ces frais.

c) Frais de traduction

Lorsque les travaux impliquent manifestement la traduction dans une autre langue des documents rédigés (généralement de l'anglais au français), on peut prévoir ces dépenses.

10. Nouvelle demande de soumissions

10.1 Aucune soumission présentée

Si aucune soumission n'est présentée à la suite de l'appel à la concurrence, l'autorité contractante doit communiquer avec chaque entreprise invitée pour en connaître les raisons. Selon les commentaires recueillis, l'autorité contractante doit envisager de revoir l'un quelconque ou la totalité des éléments suivants :

1. certaines particularités de l'EDT, par exemple la durée du contrat, les dates d'échéance pour les produits livrables, etc.;
2. les critères d'évaluation (obligatoires et cotés);
3. les critères de sélection;
4. tout autre aspect du document de demande de soumissions.

10.2 Aucune soumission recevable reçue

Si, après évaluation de toutes les soumissions reçues à la suite de l'appel à la concurrence, aucune n'est déclarée recevable, l'autorité contractante doit en déterminer les raisons. De plus, l'autorité contractante doit communiquer avec chaque entreprise invitée à soumissionner mais qui n'a pas présenté de proposition pour en connaître les raisons.

À la lumière de ce qui précède, l'autorité contractante doit envisager de revoir l'un quelconque ou la totalité des éléments suivants :

1. certaines particularités de l'EDT, par exemple la durée du contrat, les dates d'échéance pour les produits livrables, etc.;
2. les critères d'évaluation (obligatoires et cotés);
3. les critères de sélection;
4. tout autre aspect du document de demande de soumissions.

10.3 Lancement d'une nouvelle demande de soumissions

Si l'on décide de soumettre le besoin à une nouvelle demande de soumissions et des changements importants sont apportés à l'EDT, alors on devrait envisager de lancer une nouvelle recherche sur les SP en ligne. Dans le cas contraire, les raisons pour lesquelles une nouvelle recherche n'a pas été effectuée doivent être consignées par écrit et versées au dossier contractuel.

Les changements apportés au document d'appel d'offres, à l'EDT ou aux deux ne doivent PAS avoir pour effet de restreindre la concurrence ni de favoriser un soumissionnaire éventuel par rapport à un autre.

10.4 Annuler une soumission

Si, pendant la période de soumission ou à tout moment avant l'attribution du contrat, l'autorité contractante décide d'annuler une demande de soumissions, elle doit en consigner les raisons par écrit et les verser au dossier contractuel.

11. Préparation du contrat

11.1 Prix contractuel

Le contrat doit stipuler le prix total du contrat, y compris la TPS ou TVH, selon le cas, et les frais de déplacement et de subsistance, s'il y a lieu.

11.2 Personnes chargées d'exécuter les travaux

Dans le contrat, on doit nommer chacune des personnes qui exécuteront les travaux prévus au contrat, à défaut de quoi l'entrepreneur pourrait légalement les remplacer par des personnes aux tarifs moindres ou des personnes autres que celles qui ont été désignées dans la proposition, sans autorisation préalable.

Par exemple, supposons que dans sa proposition initiale l'entrepreneur offre Paul Côté à 1 000 $ par jour. Si le nom de Paul Côté n'apparaît pas en tant que tel dans le contrat, alors l'entrepreneur pourrait le remplacer par Pierre Morin, qui coûte 300 $ par jour. Puisque, dans le contrat, on ne précise pas le nom de la personne qui doit exécuter les travaux (généralement, le contrat stipule seulement que l'entrepreneur, l'entreprise ABC, exécutera les travaux à un tarif de 1 000 $ par jour), l'autorité contractante sera tout de même contrainte d'accorder à l'entrepreneur un tarif de 1 000 $ par jour.

Remarque : Toutes les ressources qui exécuteront le travail visé par toute modification ou tout contrat établi dans le cadre des SP en ligne doivent impérativement être inscrites parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne, et ce, avant que le contrat ne soit attribué ou la modification établie.

11.3 Base de paiement

Le contrat doit prévoir une base de paiement pour être considéré comme un contrat ayant une valeur juridique. Les contrats des SP en ligne peuvent prévoir trois types de base de paiement.

1. On paiera l'entrepreneur selon un tarif journalier ferme tout compris de [préciser le tarif] pour les services fournis conformément à l'EDT reproduit dans les présentes, TPS ou TVH en sus.
2. On paiera l'entrepreneur selon un tarif journalier ferme tout compris de [préciser le tarif], au besoin, pour les services fournis conformément à l'EDT reproduit dans les présentes, TPS ou TVH en sus.
3. À condition de remplir de façon satisfaisante toutes ses obligations en vertu du présent contrat, l'entrepreneur se verra payer un prix ferme de ___________ $, TPS ou TVH en sus.

11.4 Limite des dépenses

Le contrat doit comprendre une clause sur la limite des dépenses qui indique la valeur totale du contrat, y compris la TPS ou la TVH (selon le cas) et tous les frais de déplacement et de subsistance (s'il y a lieu).

11.5 Modalités de paiement

Le document contractuel doit stipuler les modalités de paiement. Les modalités de paiement prévues au contrat ne peuvent être modifiées une fois que celui ci a été attribué.

a) Paiement progressif

Un paiement progressif est une somme versée en vertu d'un contrat après l'exécution de la partie du contrat pour laquelle elle est versée, mais avant l'exécution complète du contrat.

b) Paiement anticipé

Un paiement anticipé est une somme versée en vertu des termes d'un contrat, par Sa Majesté ou pour son compte, relativement à une partie d'un marché avant l'exécution de celle-ci.

En vertu du paragraphe 12.2.3 de la Politique sur les marchés du CT :

Les paiements anticipés ne devraient être envisagés que dans des circonstances spéciales, c'est à dire lorsqu'ils sont jugés essentiels pour les objectifs du programme. Les entrepreneurs devraient financer leurs travaux en puisant dans leurs propres réserves ou en recourant au financement commercial, compte tenu des paiements qu'ils prévoient recevoir de l'autorité contractante pour l'exécution intégrale ou partielle des travaux. Les autorités contractantes sont invitées à examiner les coûts de financement et d'intérêt pour l'État, de même que la méthode de recouvrement, lorsqu'elles négocient des paiements anticipés et à évaluer les coûts en question lorsqu'elles comparent plusieurs options.

12. Comptes rendus

Des comptes rendus devraient être présentés aux soumissionnaires non retenus sur demande et seulement après l'attribution du contrat. Au cours de ce compte rendu, on expliquera les raisons pour lesquelles la soumission n'a pas été retenue, en faisant référence aux critères d'évaluation. De plus, le soumissionnaire non retenu devra être informé des recours s'offrant à lui s'il n'est toujours pas satisfait de la manière dont s'est déroulé le processus.

Remarque : Il faut toutefois veiller à ne pas divulguer de renseignements confidentiels ayant trait à d'autres soumissions.

Les comptes rendus ne doivent PAS avoir lieu tant que le contrat n'a pas été attribué et accepté par le soumissionnaire retenu.

13. Administration des contrats

a) Modifications aux contrats – Généralités

Les raisons expliquant la modification d'un contrat devraient être consignées par écrit et versées au dossier. Il convient de souligner que l'établissement de nombreuses modifications à un contrat pourrait dénoter une mauvaise planification du besoin.

b) Modifications aux contrats – Date

La date de modification d'un contrat, sur le plan juridique, correspond à la date à laquelle les deux parties (l'autorité contractante et le représentant autorité de l'entrepreneur) ont signé et daté la modification. Les modifications au contrat signées par les deux parties ne sont PAS valables. Les modifications au contrat n'ayant pas été signées et datées par les deux parties AVANT la date d'échéance du contrat ne sont PAS valables.

c) Modifications aux contrats – Changement au montant des contrats

1. Pour les contrats non concurrentiels d'une valeur initiale inférieure à 25 000 $, le montant total de toutes les modifications ne peut pas dépasser 50 p. 100 de la valeur initiale du contrat ni porter le montant du contrat à plus de 25 000 $.
2. Pour les contrats non concurrentiels d'une valeur initiale supérieure à 25 000 $, le montant total de toutes les modifications ne doit pas dépasser 50 p. 100 de la valeur initiale du contrat ni porter le montant du contrat à plus de 76 600 $.
3. Pour les contrats concurrentiels, le montant total de toutes les modifications ne doit pas dépasser 50 p. 100 de la valeur initiale du contrat ni porter le montant du contrat à plus de 76 600 $.

Dans tous les cas, les raisons expliquant l'augmentation de la valeur du contrat devraient être consignées par écrit et versées au dossier.

Par exemple, si le besoin initial a fait l'objet d'un appel d'offres et que le contrat était évalué à 20 000 $, la valeur du contrat peut être modifiée jusqu'à concurrence de 10 000 $ pour une valeur révisée s'élevant à 30 000 $.

La limite de 25 000 $ ne s'applique qu'aux contrats à fournisseur unique.

d) Autres personnes ou remplaçants

Si, après l'attribution du contrat, il propose des personnes autres que celles qui sont désignées dans le contrat, l'entrepreneur doit fournir les renseignements ci-dessous, par écrit, pour chaque autre personne ou remplaçant proposé :

• les raisons expliquant pourquoi une autre personne ou un remplaçant est proposé;
• dans le cas des achats concurrentiels, des preuves objectives à l'intention de l'autorité contractante démontrant que chaque autre personne ou remplaçant proposé satisfait aux exigences obligatoires ou cotées énoncées dans le document initial de demande de soumissions;
• dans le cas des achats concurrentiels également, des renseignements démontrant que l'autre personne ou le remplaçant proposé possède des compétences égales ou supérieures à celles de la personne prévue initialement dans le contrat;
• pour les achats non concurrentiels ou les contrats attribués à un fournisseur exclusif, des preuves objectives à l'intention de l'autorité contractante démontrant que chaque autre personne ou remplaçant proposé possède des compétences égales ou supérieures.

L'autorité contractante doit :

• effectuer une recherche sur les SP en ligne pour confirmer que chaque autre personne ou remplaçant proposé est inscrit dans le système;
• confirmer que le tarif offert pour chaque autre personne ou remplaçant proposé est égal ou inférieur au tarif affiché sur les SP en ligne;
• confirmer que le tarif offert pour chaque autre personne ou remplaçant proposé est égal ou inférieur au tarif indiqué pour la personne désignée initialement dans le contrat;
• dans le cas des besoins concurrentiels, évaluer chaque autre personne ou remplaçant proposé en conformité avec les critères d'évaluation prévus dans le document initial de demande de soumissions;
• dans le cas des besoins concurrentiels également, s'assurer que l'autre personne ou le remplaçant proposé possède des compétences égales ou supérieures à celles de la personne désignée initialement dans le contrat

On doit faire preuve de circonspection avant d'accepter un remplaçant, particulièrement lorsque un ou plusieurs soumissionnaires éventuels ont refusé de soumissionner faute de personnel disponible.

Les renseignements décrits ci dessus devraient être versés au dossier contractuel.

e) Ressources supplémentaires

Si, après l'attribution d'un contrat, des ressources supplémentaires sont requises pour faciliter l'exécution du contrat, l'information suivante doit être versée au dossier, et ce, pour chaque employé additionnel :

• La ou les raisons pour lesquelles une ou des ressources supplémentaires sont requises.

L'autorité contractante doit :

• effectuer une recherche dans les SP en ligne pour confirmer que chaque ressource supplémentaire est bien inscrite dans le système;
• confirmer que le tarif offert pour chaque ressource supplémentaire est égal ou inférieur au tarif affiché dans les SP en ligne;
• dans le cadre des besoins concurrentiels, évaluer chaque ressource supplémentaire conformément aux critères d'évaluation prévus dans le document initial de l'appel d'offres.

f) Changements à l'EDT

Les modifications aux contrats impliquant des changements importants à l'EDT initial doivent être justifiées et ces renseignements, versés au dossier contractuel. Notamment, on doit expliquer pourquoi la demande de soumissions initiale n'a pas été relancée, le cas échéant.

g) Changements à la durée du contrat

La prolongation de la durée du contrat au delà du seuil des cent jours ouvrables doit être approuvée par un directeur ou une personne d'un échelon supérieur. L'approbation, par écrit, doit être versée au dossier contractuel. Cette exigence ne modifie en rien l'échelon du fondé de pouvoir habilité à signer le contrat en question compte tenu du montant de ce dernier.

Remarque : Les projets représentant plus de cent jours de travail pour une seule personne risquent d'occasionner une relation employeur employé.

Par conséquent, la haute direction doit être informée de ces projets.

h) Changements à la date de début du contrat

L'autorité contractante doit examiner avec soin les conséquences éventuelles de tout report de la date de début d'un projet, particulièrement dans le cas d'un achat en régime de concurrence. Elle doit déterminer si certains soumissionnaires éventuels n'ont pas présenté de proposition faute de personnel disponible à la date initiale spécifiée. Le cas échéant, on doit envisager de soumettre le besoin à une nouvelle demande de soumissions.

Les raisons expliquant le changement de date de début du contrat doivent être consignées par écrit et versées au dossier contractuel.

i) Changement au nom de l'entrepreneur

Lorsqu'un entrepreneur signale que le nom de son entreprise a changé, il doit confirmer le nouveau nom par écrit et préciser les raisons de ce changement. Si le changement de nom découle de la création d'une nouvelle personne morale, l'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour déterminer la marche à suivre pour effectuer ce changement.

Si le changement ne découle pas de la création d'une nouvelle personne morale, alors une modification au contrat peut suffire. L'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour confirmer la marche à suivre pour effectuer ce changement.

Toutes les démarches suivies doivent être consignées par écrit et versées au dossier.

j) Transfert de contrat

Si un entrepreneur souhaite céder un ou plusieurs contrats à une autre personne morale, il doit effectuer un transfert de contrat. L'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour déterminer la marche à suivre pour effectuer ce transfert. Tous les renseignements pertinents doivent être versés au dossier contractuel.

Toutes les démarches suivies doivent être consignées par écrit et versées au dossier.

k) Fusion d'entreprises

Une fusion donne généralement lieu à la création d'une nouvelle personne morale. Dans ces cas, un transfert de contrat entre l'entrepreneur initial et la nouvelle entreprise peut s'avérer nécessaire. L'autorité contractante doit consulter ses conseillers juridiques pour déterminer la marche à suivre pour effectuer ce transfert.

Toutes les démarches suivies doivent être consignées par écrit et versées au dossier.

l) Changement aux modalités de paiement

Il est INTERDIT de modifier les modalités de paiement.

14. Autre

a) Fractionnement des contrats

Le fractionnement des contrats se définit comme étant la subdivision d'un projet ou d'une tâche en plusieurs phases ou contrats pour éviter de dépasser les limites applicables aux SP en ligne. Le fractionnement de contrats constitue une violation du Règlement sur les marchés de l'État.

Voici des exemples de pratiques qui pourraient être considérées comme des cas de fractionnement de contrats :

1. l'attribution de plusieurs contrats au même entrepreneur, simultanément ou à intervalles réguliers, assortis d'un EDT qui correspond ou semble correspondre à différentes phases d'un même projet;
   
   
2. l'attribution de contrats à différents entrepreneurs pour les mêmes travaux.
   
   L'autorité contractante doit s'abstenir de fractionner des contrats, ou des modifications apportées à des contrats, pour se soustraire à l'obligation d'obtenir soit l'approbation exigée par la loi ou en vertu de la Politique sur les marchés du CT, soit l'approbation des cadres compétents du ministère ou de l'organisme. De plus, elle doit s'abstenir de fractionner des contrats pour contourner les obligations prévues par les accords internationaux sur le commerce ou se soustraire aux politiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral;
   
   
3. l'attribution de contrats pour la même personne auprès d'un autre fournisseur pour les mêmes travaux.

b) Contrats de suivi

Cette pratique consiste à attribuer un nouveau contrat pour obtenir les services d'une personne en particulier peu après l'échéance d'un autre contrat, attribué pour la même personne et assorti d'un EDT identique ou presque identique à celui du contrat initial.

c) Contrats portant sur les mêmes travaux

L'autorité contractante devrait envisager d'attribuer un seul contrat s'échelonnant sur plusieurs années lorsqu'il apparaît évident que le même besoin surgit périodiquement pendant un ou plusieurs exercices.