Base de données

• Connexion aux SP en ligne et changement du mot de passe
• Guide détaillé étape par étape pour effectuer des recherches
• Recherches existantes
• Suppression de recherches
• DP, contrat et processus de modification
• Guide détaillé étape par étape pour la création d'une DP
• Guide détaillé étape par étape pour la création d'un contrat
• Guide détaillé étape par étape pour apporter une modification à la DP
• Guide détaillé étape par étape pour apporter une modification au contrat
• Comment supprimer un document existant

Connexion aux SP en ligne et changement du mot de passe

Pour accéder à la base de données des SP en ligne :

Ouvrir une session

Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis après avoir suivit la séance de formation, puis cliquez sur <Entrer>.

Rappel : Le nom d'utilisateur et le mot de passe sont sensibles à la casse.

Pour changer votre mot de passe :

• Sélectionnez <Password> (dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran);
• Entrez votre ancien mot de passe;
• Entrez votre nouveau mot de passe; celui-ci doit être composé d'au moins dix caractères;
• Entrez encore une fois votre nouveau mot de passe pour le confirmer;
• Sélectionnez <Change Password>.

Note : Lorsque vous recevrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, il est fortement recommandé de NE les divulguer à personne.

Guide détaillé étape par étape pour effectuer des recherches

• Sélectionnez <Recherche de SPEL> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

La méthode d'approvisionnement SP en ligne permet de faire des recherches de deux façons :

• Nouvelle recherche par fournisseur
• Nouvelle recherche concurrentielle

Il existe deux types de recherche :

• Technologie en informatique
• Services professionnels (non-TI)

Nouvelle recherche par fournisseur

• Permet de vérifier si un fournisseur ou un consultant figure dans la base de données des SP en ligne. Est également utilisée dans le cadre de contrats de moins de 25 000 $ ou de plus de 25 000 $ avec justification.
• Cliquez sur <Nouvelle recherche par fournisseur>, sélectionnez le type de recherche voulu et cliquez sur <Continuer>.

Le système affichera une liste de tous les fournisseurs (par ordre alphabétique) qui sont inscrits comme offrant des services de TI.

• Cliquez sur le fournisseur voulu, puis sur <Lancer la recherche>.

Le système affichera une liste des consultants triés par tarif journalier, du plus bas au plus élevé.

Pour imprimer la liste, cliquez sur la flèche de déroulement présentée ci-dessous et sélectionnez <Imprimer>, puis cliquez sur <Continuer>. Une fenêtre distincte s'ouvrira; imprimez-la à l'aide de la fonction d'impression du navigateur.

Pour visualiser le profil d'un consultant, cliquez sur le consultant voulu et sélectionnez <Afficher l'information sur le consultant> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>. L'information s'affichera dans une fenêtre distincte; imprimez-la à l'aide de la fonction d'impression du navigateur.

Pour visualiser le profil d'un fournisseur, cliquez sur le fournisseur voulu et sélectionnez <Afficher l'information sur le fournisseur> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>. L'information s'affichera dans une fenêtre distincte; imprimez-la à l'aide de la fonction d'impression du navigateur.

Nouvelle recherche concurrentielle

Ce type de recherche est celui que vous utiliserez le plus fréquemment. Gardez à l'esprit que votre énoncé des travaux doit refléter votre besoin et doit servir de base pour vos recherches.

Il est recommandé de recueillir l'information requise avant de remplir le formulaire de recherche. Si vous n'êtes pas certain de la catégorie ou des compétences à utiliser comme critère de recherche, veuillez consulter au préalable les listes de catégories et de compétences dans la section Ministères fédéraux – Page d'accueil du site Web.

Cliquez sur <Nouvelle recherche concurrentielle>, sélectionnez le type de recherche, puis cliquez sur <Continuer>.

Définissez les critères de recherche en commençant par la catégorie.

Note : Vous pouvez sélectionner une seule catégorie, mais plusieurs groupes de compétences.

Sélectionnez la langue, l'exigence en matière de sécurité ainsi que la région où s'effectueront les travaux.

Lorsque vous choisirez le groupe de compétences requis, les compétences correspondantes apparaîtront dans une boîte au dessous. Cliquez sur <Ajouter> pour sélectionner les compétences voulues et sur <Enlever> pour supprimer celles qui ne sont plus requises. Entrez uniquement les compétences obligatoires.

Entrez le nombre d'années d'expérience minimum, le tarif journalier maximum et, si vous voulez obtenir les entreprises autochtones uniquement, cochez la case à cet effet.

Vous avez deux choix pour la disponibilité :

Le premier choix est < seulement>; vous obtiendrez une liste des consultants disponibles en date du jour ou vous effectuez la recherche.

Ou, si votre besoin concerne une date ultérieure, choisissez la deuxième option, < Consultants disponibles le>, puis entrez une date. Vous obtiendrez une liste des consultants disponibles à compter de la date entrée.

Nommez et enregistrez votre recherche. Par exemple, donnez-lui comme nom le numéro de dossier, le numéro de contrat, le nom du projet, le nom de la catégorie.

Cliquez sur <Lancer la recherche>.

Note : Le système enregistre le formulaire de recherche uniquement, et non les résultats.

Une liste des fournisseurs éventuels s'affichera. À des fins d'évaluation, imprimez les résultats de la recherche, ainsi que l'information sur les consultants et les fournisseurs à qui vous enverrez une DP.

Conformément aux lignes directrices sur les achats, vous devez envoyer une demande de proposition à un minimum de trois fournisseurs. Vous devez commencer par celui qui offre le taux journalier le plus bas et descendre dans la liste. Par exemple, si vous voulez inviter le fournisseur n^o 8, vous devez alors inviter les fournisseurs n^o 1 à 7 également.

Vous devez imprimer l'information sur les fournisseurs et les consultants auxquels vous envoyez une demande de proposition.

Pour imprimer les résultats de recherche

• Dans le menu déroulant, sélectionnez <Imprimer>, puis <Continuer>.
• Une fenêtre distincte s'ouvrira; les résultats de votre recherche y seront affichés et les critères de recherche utilisés figureront au bas de la fenêtre. Vous devez imprimer cette fenêtre à l'aide de la fonction d'impression de votre navigateur.
• Une fois les résultats de recherche imprimés, fermez la fenêtre.

Pour imprimer l'information sur un fournisseur

• Mettez en surbrillance le premier fournisseur, puis sélectionnez <Afficher l'information sur le fournisseur > dans le menu déroulant au-dessous et cliquez sur <Continuer>.
• Une fenêtre distincte contenant les détails sur le fournisseur s'ouvrira. Vous devez imprimer cette fenêtre à l'aide de la fonction d'impression de votre navigateur.
• Une fois l'information imprimée, fermez la fenêtre.
• Cliquez sur le bouton Précédente pour revenir à la page précédente et répétez ces étapes pour le prochain fournisseur.

Pour imprimer l'information sur un consultant

• Mettez en surbrillance le premier fournisseur, puis sélectionnez < Afficher l'information sur le consultant> dans le menu déroulant au-dessous et cliquez sur <Continuer>.
• Une fenêtre distincte contenant les détails sur le consultant s'ouvrira. Vous devez imprimer fenêtre manuellement en cliquant sur l'icône d'impression.
• Une fois l'information imprimée, fermez la fenêtre.
• Répétez ces étapes pour le prochain consultant.

Recherches existantes

Si votre besoin est semblable à un besoin pour lequel vous avez déjà effectué une recherche, au lieu de recommencer la recherche depuis le début, vous pouvez utiliser une recherche existante et modifier certaines informations.

Cliquez sur < Utiliser la recherche courante>. Repérez juste au-dessous la mention « De » ainsi qu'un menu déroulant; sélectionnez la recherche voulue et cliquez sur <Continuer>.

Le formulaire de recherche qui s'affichera contiendra les critères entrés précédemment; vous pouvez modifier cette information. Si vous modifiez certains critères, vous devrez enregistrer le formulaire sous un autre nom.

Cliquez sur < Lancer la recherche>.

Suppression de recherches

Pour supprimer une recherche, cliquez sur <Effacer la recherche courante>, puis sur <Continuer>.

Une liste de toutes les recherches que vous avez enregistrées s'affichera. Mettez en surbrillance celles que vous voulez supprimer, puis cliquez sur <Continuer>.

Une fois la recherche supprimée, le système affichera le message éclair suivant : « L'opération a été exécutée avec succès. ».

Cliquez sur <OK>.

Note : Lorsqu'une recherche a été supprimée, il est impossible de la récupérer.

DP, contrat et processus de modification

Avant d'exécuter les étapes suivantes, veuillez vérifier auprès de votre unité de la gestion du matériel/de passation de marchés si vous pouvez verser des documents dans la base de données des SP en ligne ou si vous devez utiliser les modèles propres à votre ministère (p. ex., SIGMA, SAP, Lotus, pour n'en nommer que quelques-uns).

Note : Vous devez obtenir l'approbation requise pour la DP et le contrat subséquent avant de transmettre ces documents.

Guide détaillé étape par étape pour la création d'une DP

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans le menu déroulant « Fonction », sélectionnez <Nouvelle demande de propositions (DDP)>, puis cliquez sur <Continuer>.

Vous pouvez effectuer une nouvelle recherche ou utiliser une recherche existante. Faites votre choix, puis cliquez sur <Continuer>.

Par exemple, si vous choisissez d'utiliser une recherche existante, sélectionnez la recherche voulue dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

Le formulaire de recherche qui s'affichera contiendra l'information entrée précédemment. Au besoin, apportez-y des modifications, puis enregistrez le formulaire en utilisant le numéro de la DP et cliquez sur <Lancer la recherche>.

Sélectionnez les fournisseurs/consultants à inviter pour votre DP. Dans le menu déroulant, sélectionnez <Créer un document>, puis cliquez sur <Continuer>.

Entrez l'information requise dans chacun des champs, puis cliquez sur <Sauveguarder le document>.

Le message éclair suivant s'affichera : « L'opération a été exécutée avec succès. ». Cliquez sur <OK>.

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés d'un (D). Cliquez sur le document voulu. Dans le menu déroulant, sélectionnez <Imprimer>, puis cliquez sur <Continuer>.

La liste des fournisseurs à qui vous envoyez votre DP s'affichera. Sélectionnez-les un par un, puis cliquez sur <Continuer>.

Un message s'affichera vous indiquant que le document sera ouvert en format PDF. Cliquez sur <OK>.

Utilisez la fonction d'impression du navigateur pour imprimer le document, puis cliquez sur le bouton de <Retour > pour revenir à l'application SP en ligne.

Si vous avez plusieurs fournisseurs, utilisez le bouton Précédente du navigateur pour revenir à la page précédente et sélectionnez un autre fournisseur.

Note : Le contenu de la DP est préparé de façon distincte, à l'aide du modèle de DP qui se trouve sous la rubrique Modèle de document du site Web des SP en ligne ou du modèle utilisé par votre ministère.

Guide détaillé étape par étape pour la création d'un contrat

Nouveau contrat/À partir d'une recherche concurrentielle :

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents Existants », sélectionnez la DP voulue.

Dans le menu déroulant « Fonction », sélectionnez <DDP au contrat>, puis cliquez sur <Continuer>.

Une liste des fournisseurs à qui vous avez envoyé votre DP s'affichera. Sélectionnez le fournisseur qui se verra attribué un contrat, puis entrez votre numéro de contrat et cliquez sur <Continuer>.

Le message suivant s'affichera « L'opération a été exécutée avec succès. ».

Cliquez sur <OK>.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés d'un (C). Cliquez sur le document voulu.

Vous devez encore entrer quelques renseignements. Sélectionnez <Modifier> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

Sélectionnez <Pas de recherche>, puis cliquez sur <Continuer>.

Entrez l'information requise dans les champs appropriés lorsque vous entrez le tarif et le nombre de jours. Vous devez cliquer sur <Sauvegarder l'info sur les coûts> avant de continuer.

Note : Il est recommandé d'imprimer l'information financière. Cliquez sur <Afficher les totaux> et utilisez la fonction d'impression du navigateur.

Cliquez sur <Sauvegarder le document>.

Le message suivant s'affichera « L'opération a été exécutée avec succès. ».

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés d'un (C). Cliquez sur le document voulu.

Sélectionnez <Imprimer> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

Utilisez la fonction d'impression du navigateur pour imprimer le document.

Note : Le contenu de la DP est préparé de façon distincte, à l'aide du modèle de DP qui se trouve sous la rubrique Modèle de document du site Web des SP en ligne ou du modèle utilisé par votre ministère.

Marché prescrit (à fournisseur unique)

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans le menu déroulant « Fonction », sélectionnez <Nouveau contrat >, puis cliquez sur <Continuer>.

Sélectionnez l'option de recherche <Nouvelle recherche par fournisseur>, puis le type de recherche voulu et cliquez sur <Continuer>.

Sélectionnez le fournisseur voulu, puis cliquez sur <Lancer la recherche>.

Mettez en surbrillance les consultants invités. Sélectionnez <Créer un document> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

Entrez l'information requise dans chacun des champs, puis cliquez sur <Sauvegarder le document>.

Le message suivant s'affichera : « L'opération a été exécutée avec succès. ». Cliquez sur <OK>.

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés d'un (C) Cliquez sur le document voulu. Sélectionnez <Imprimer> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

Utilisez la fonction d'impression du navigateur pour imprimer le document, puis cliquez sur le bouton de <Retour> pour revenir à l'application SP en ligne.

Note : Le contenu du contrat est préparé de façon distincte, à l'aide du modèle de contrat qui se trouve sous la rubrique Modèle de document du site Web des SP en ligne ou du modèle utilisé par votre ministère.

Guide détaillé étape par étape pour apporter une modification à la DP

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés d'un (D). Cliquez sur le document voulu.

Sélectionnez <Nouvelle modification> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

À partir d'ici, vous avez le choix d'effectuer une nouvelle recherche, d'utiliser une recherche existante ou de sauter la recherche. Sélectionnez l'option voulue, puis cliquez sur <Continuer>.

Apportez les modifications voulues aux critères de recherche, puis cliquez sur <Sauvegarder le document>.

Le message éclair suivant s'affichera : « L'opération a été exécutée avec succès. ». Cliquez sur <OK>.

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés de (MD). Cliquez sur le document voulu. Sélectionnez <Imprimer> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

La liste des fournisseurs à qui vous envoyez votre DP s'affichera. Sélectionnez-les un par un, puis cliquez sur <Continuer>.

Un message s'affichera vous indiquant que le document sera ouvert en format PDF. Cliquez sur <OK>.

Utilisez la fonction d'impression du navigateur pour imprimer le document, puis cliquez sur le bouton de <Retour> pour revenir à l'application SP en ligne.

Si vous avez plusieurs fournisseurs, utilisez le bouton Précédente du navigateur pour revenir à la page précédente et sélectionnez un autre fournisseur.

Guide détaillé étape par étape pour apporter une modification au contrat

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistgrés, précédés d'un (C). Cliquez sur le document voulu.

Sélectionnez <Nouvelle modification> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

À partir d'ici, vous avez le choix d'effectuer une nouvelle recherche, d'utiliser une recherche existante ou de sauter la recherche. Sélectionnez l'option voulue, puis cliquez sur <Continuer>.

Apportez les modifications voulues aux critères de recherche, puis cliquez sur <Sauvegarder le document>.

Le message éclair suivant s'affichera : « L'opération a été exécutée avec succès. ». Cliquez sur <OK>.

Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l'écran.

Dans la boîte « Documents existants », vous verrez les documents que vous avez enregistrés, précédés d'un (MC). Cliquez sur le document voulu. Sélectionnez <Imprimer> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>.

Un message s'affichera vous indiquant que le document sera ouvert en format PDF. Cliquez sur <OK>.

Utilisez la fonction d'impression du navigateur pour imprimer le document, puis cliquez sur le bouton de <Retour> pour revenir à l'application SP en ligne.

Comment supprimer un document existant

On encourage les utilisateurs des ministères du gouvernement fédéral à purger les anciens documents. N'oubliez pas que l'application SP en ligne contient la première page non signée des DP, des contrats et des modifications, et que les versions papier signées sont des outils essentiels; une copie de celles-ci devrait donc être versée au dossier.

Dans la boîte « Documents existants », sélectionnez le document à supprimer. Sélectionnez <Effacer> dans le menu déroulant « Fonction ».

Sélectionnez <Continuer>.

Le message suivant s'affichera : « L'opération a été exécutée avec succès. ». Cliquez sur <OK>.

Note : Lorsqu'un document a été supprimé, il est impossible de le récupérer.

Dernier rappel :

Il est obligatoire de suivre la formation sur le système SP en ligne pour recevoir un nom d'utilisateur et un mot de passe.

En accédant au système des SP en ligne, l'utilisateur d'un ministère fédéral accepte d'être tenu responsable de son utilisation convenable de cet outil d'approvisionnement automatisé.