Demande de Proposition - Modèle

MODÈLE DE DEMANDE DE PROPOSITION (DDP) POUR LES SERVICES PROFESSIONNELS EN INFORMATIQUE

• PARTIE I - INTRODUCTION
  • SP en ligne - Entente de partenariat commercial
  • Résumé des besoins
  • Autorité contractante
• PARTIE II - INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION DES PROPOSITIONS
  • Demande de propositions
  • Renseignements
  • Validité de la proposition
  • Droits du Canada
  • Instructions à l'intention des proposants
  • Évaluation du prix
  • Modèle de présentation et contenu
  • Évaluation de l'offre technique
  • Taxe sur les produits et services (TPS)/taxe de vente harmonisée (TVH)
• PARTIE III - PROCÉDURES D'ÉVALUATION DES PROPOSITIONS
• PARTIE IV - CONTRAT
  • SP en ligne - Entente de partenariat commercial - PARTIE IV - CONTRAT
  • Cote de sécurité nécessaire
  • Ordre de priorité des documents
  • Besoins/Énoncé des travaux
  • Durée des travaux
  • Responsables
  • Base de paiement
  • Modalités de paiement
  • Instructions pour la facturation
  • Limitation des dépenses - prix ferme
  • Conditions générales supplémentaires services professionnels complexité moyenne
  • Inspection
  • Résultats
  • Remplacement du personnel

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PARTIE I - INTRODUCTION

SP EN LIGNE - ENTENTE DE PARTENARIAT COMMERCIAL

REMARQUE : Cette clause est obligatoire dans tous les documents adjuger par l'entremise des SP en ligne.

Les Conditions générales services professionnels complexité moyenne, Conditions générales supplémentaires services professionnels complexité moyenne qui font partie de ce besoin et les clauses d'application spéciale reproduites dans l'Entente de partenariat commercial feront partie de cette Demande de proposition.

RÉSUMÉ DES BESOINS

*(Reproduire un résumé des besoins)*

AUTORITÉ CONTRACTANTE

Les questions se rapportant à l'administration de la DDP doivent être adressées à l'autorité contractante dont le nom est indiqué ci-après.

*(Nom)*
*(Adresse)*
*(Numéro de téléphone)*
*(Numéro de télécopieur)*
*(Courriel)*

PARTIE II - INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION DES PROPOSITIONS DEMANDE DE PROPOSITIONS

DEMANDE DE PROPOSITIONS

Par opposition à une invitation à soumissionner, la présente demande [appelée couramment Demande de propositions ou DDP] porte sur l'élaboration de propositions à déposer auprès du ministre *(inscrire le nom de votre ministère)* en ce qui concerne les différents moyens grâce auxquels on pourrait le mieux répondre à plusieurs objectifs techniques, de rendement, de délai et autres, compte tenu des exigences obligatoires exprimées. Le ministre pourra conclure un contrat pour la mise en oeuvre de la proposition la plus satisfaisante, qui sera établie en tenant compte des facteurs d'évaluation définis dans cette DDP. En outre, on évaluera les conditions dans lesquelles l'offrant serait disposé à mettre en oeuvre sa proposition par rapport aux clauses et aux conditions contractuelles exprimées dans cette DDP.

RENSEIGNEMENTS

Toutes les demandes de renseignements portant à cette DDP doivent être présentées par écrit à l'autorité contractante dont le nom figure plus haut et ce, le plus rapidement possible pendant de la durée de la DDP. Les demandes de renseignements doivent être reçues aux *(préciser le nombre de jours)* jours civils avant la date de clôture de la DDP afin qu'il soit possible d'y répondre en temps opportun. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après cette date, il est possible qu'on ne puisse y répondre avant la date de clôture de la DDP.

Afin que tous les soumissionnaires reçoivent la même informtion et que celle-ci soit de qualité égale, l'autorité contractante fournira simultanément à tous les soumissionnaires qui ont reçu cette DDP, tous les renseignements relatifs aux demandes de renseignements importantes reçues ainsi que les réponses a ces demandes, sans toutefois mentionner le nom de l'auteur.

Toutes les demandes de renseignements et autres communications à l'intention des représentants du gouvernement pendant la période de la DDP doivent être adressées UNIQUEMENT à l'autorité contractante dont le nom figure ci-dessus. À défaut de respecter cette condition pendant la période de la DDP, un soumissionnaire pourrait (pour cette seule raison) voir sa proposition rejetée.

Il n'y aura pas de rencontres avec les différents soumissionnaires avant la date et l'heure fixées pour la clôture de cette DDP.

VALIDITÉ DE LA PROPOSITION

Toutes les propositions doivent pouvoir être acceptées pendant une durée d'au moins *(préciser le nombre de jours)* jours après la date de clôture de la DDP. Après cette date, on n'acceptera pas les modifications apportées aux propositions. Toutefois, pendant l'évaluation, l'autorité contractante pourra exiger que les soumissionnaires apportent des éclaircissements à leur proposition ou participent à des entrevues.

DROITS DU CANADA

Le Canada se réserve le droit :

1. de rejeter l'une quelconque ou la totalité des propositions déposées pour donner suite à cette DDP;
2. de négocier, avec un ou plusieurs soumissionnaires, l'un quelconque ou la totalité des aspects de leur proposition;
3. d'accepter toute proposition intégralement ou en partie sans négociation préalable;
4. d'annuler ou de publier à nouveau la présente demande à n'importe quel moment;
5. d'adjuger un ou plusieurs contrats;
6. de conserver toutes les propositions déposées pour donner suite à cette DDP.

INSTRUCTIONS À L'INTENTION DES PROPOSANTS

Il est essentiel que les éléments d'information reproduits dans votre offre soient exprimés avec clarté et concision. À défaut de fournir les renseignements complets demandés, vous serez défavorisé dans l'évaluation.

ÉVALUATION DU PRIX

On évaluera le prix des propositions en dollars canadiens, sans tenir compte de la taxe sur les produits et services (TPS) ou de la taxe de vente harmonisée (TVH), FAB destination pour les biens, en tenant compte des droits de douane et des taxes d'accise.

MODÈLE DE PRÉSENTATION ET CONTENU

Les soumissionnaires doivent préparer une proposition répondant à toutes les exigences de cette DDP. Leur proposition doit comprendre la première page de cette DDP remplie et signée en bonne et due forme. En apposant sa signature, le soumissionnaire confirme qu'il accepte de respecter les clauses et les conditions définies dans les présentes. Veuillez vous assurer que le fondé de signature est habilité à engager la responsabilité de l'organisme en déposant cette proposition. Veuillez également vous assurer que votre proposition comprend le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du responsable à contacter. Votre proposition doit être structurée en deux (2) parties, reliées séparément, à savoir :

Partie A : Offre technique et gestionnelle, sans mention des prix
*(Préciser le nombre d'exemplaires à soumettre)*

Partie B : Offre de prix
*(Préciser le nombre d'exemplaires à soumettre)*

Votre proposition doit être concise et doit reprendre, sans nécessairement s'y limiter, les points soumis aux exigences obligatoires et aux critères d'évaluation reproduits dans la partie III (Méthodologie d'évaluation et de sélection), par rapport auxquels votre proposition sera évaluée. On vous suggère de répondre à ces critères en donnant, dans votre proposition, suffisamment d'information. On attribuera la note de zéro aux points qui ne seront pas traités ce qui entraînera d'emblée le rejet de la proposition. Votre proposition sera évaluée uniquement d'après son contenu. Il ne suffit pas simplement de reprendre les affirmations reproduites dans l'Énoncé des travaux : vous devez expliquer et démontrer comment vous respecterez les exigences obligatoires, ainsi que votre compréhension des travaux effectués et les moyens que vous prendrez pour les exécuter.

ÉVALUATION DE L'OFFRE TECHNIQUE

Règles portant sur l'offre technique

Votre offre technique doit reprendre chacun des éléments précisés dans cette DDP pour chaque clause, dans l'ordre où ils sont reproduits.

Exigences obligatoires

On évaluera les propositions conformément aux exigences obligatoires précisées dans les présentes. On demande aux soumissionnaires de répondre à chacune de ces exigences en donnant suffisamment de détails pour permettre à l'équipe chargée de l'évaluation d'en faire une analyse complète, comme il se doit. Les propositions qui ne répondent pas suffisamment aux exigences obligatoires seront exclues dans la suite de l'évaluation. Seules les propositions qui respectent les exigences obligatoires seront évaluées conformément aux critères cotés par points selon les modalités des présentes.

Offre financière

Cette section de votre proposition doit comprendre un sommaire des coûts pour les services à fournir.

Veuillez soumettre des tarifs journaliers fermes pour les personnes-ressources proposées pour la durée du contrat.

LES COÛTS NE DOIVENT FIGURER QUE DANS VOTRE OFFRE FINANCIÈRE, ET NULLE PART AILLEURS DANS VOTRE PROPOSITION.

Proposition de l'entreprise

La proposition de l'entreprise doit comprendre des renseignements sur l'entreprise principale et sur les entreprises sous-traitantes.

Personnel proposé

Le soumissionnaire doit déposer des renseignements pertinents sur les personnes ressources proposées. Il doit s'en remettre à la méthodologie d'évaluation pour établir les secteurs d'expérience et de formation qui intéressent le plus le client. Voici l'information que vous devez déposer pour les personnes-ressources proposées.

Curriculum vitae (CV)

Les CV doivent être à jour et doivent être déposés dans un appendice, selon l'ordre alphabétique des noms. Ils doivent faire état des cotes de sécurité dont justifient les personnes-ressources. Les soumissionnaires doivent mettre en évidence, en caractères gras ou autrement, les secteurs pertinents dans ces curriculum vitae. Ils doivent préciser l'expérience et les études pertinentes des candidats et présenter les renseignements suivants :

1. démonstration de l'expérience et des compétences exigées;
2. détails sur l'expérience des personnes-ressources;
3. brève description des projets pertinents et de leur complexité, y compris les fonctions et les attributions des personnes-ressources et la durée de chaque projet;
4. pour chaque projet, les noms des personnes qu'on peut contacter en référence.

TAXE SUR LES PRODUITS ET SERVICES (TPS)/TAXE DE VENTE HARMONISÉE (TVH)

Sauf indication contraire, tous les prix et toutes les sommes indiqués dans le contrat excluent la TPS ou la TVH, selon le cas, qui vient s'ajouter au prix indiqué dans les présentes et sera acquittée par le Canada. La TPS ou la TVH estimative est comprise dans le coût total estimé. Dans la mesure où elle s'applique, elle sera indiquée dans toutes les factures et dans toutes les demandes d'acomptes. Tous les articles qui sont détaxés ou exemptés ou auxquels la TPS ou la TVH ne s'applique pas doivent être précisés dans toutes les factures. L'entrepreneur s'engage à verser à Revenu Canada le montant de la TPS ou de la TVH acquittée ou exigible.

PARTIE III - PROCÉDURES D'ÉVALUATION DES PROPOSITIONS

NOTE : Choisir quelles procédures d'évaluation (coût le plus bas, conformité ou meilleur rapport qualité-prix) sera appliquée. OBLIGATOIRE : Remplir l'appendice B (à créer par l'utilisateur ministériel).

On évaluera les offres TECHNIQUES d'après les critères précisés dans l'appendice B ci-joint.

Offre technique

On comparera séparément les offres TECHNIQUES déposées par rapport aux critères d'évaluation définis dans les présentes pour l'ensemble des besoins exprimés dans cette Demande de propositions (DDP) et à la lumière de l'Énoncé des travaux ci-joint.

Méthodologie d'évaluation

1. Seules seront retenues, pour la suite de l'évaluation, les propositions qui répondent à toutes les exigences OBLIGATOIRES. POUR LES BESOINS DE L'ÉVALUATION, VOUS DEVEZ OBLIGATOIREMENT REPRENDRE LE MODÈLE DÉCRIT DANS LES PRÉSENTES POUR PRÉSENTER VOTRE PROPOSITION, FAUTE DE QUOI ELLE SERA JUGÉE NON CONFORME.
2. Critères obligatoires
   Le processus d'évaluation qui permettra d'effectuer la sélection se déroulera comme suit.
   1. Critères obligatoires
      Les propositions qui ne respectent pas TOUTES les exigences obligatoires seront rejetées d'emblée.
   2. Coût
      On évaluera le coût pour l'ensemble des besoins (soit la durée du contrat et toutes les périodes d'option applicables pour la prorogation du contrat, selon l'ensemble des employés et le nombre estimatif de jours par professionnel indiqués dans ____) OU (prix global ferme pour la durée du contrat et les options applicables).

      (L'autorité contractante doit indiquer la mention « employés et nombre estimatif de jours » ou « prix global ferme »).

      On pourra accepter les propositions en totalité ou en partie, avec ou sans négociation. On prévoit attribuer un seul contrat pour donner suite à cette DDP.

      Tout contrat résultant sera attribué soit au soumissionnaire conforme le moins disant (si la procédure de sélection basée sur la soumission conforme la moins chère est choisie), soit au soumissionnaire qui propose le meilleur rapport qualité-prix (si la procédure de sélection basée sur des critères cotés est choisie).

PARTIE IV - CONTRAT

SP EN LIGNE - ENTENTE DE PARTENARIAT COMMERCIAL - PARTIE IV - CONTRAT

REMARQUE : Cette clause est obligatoire dans tous les documents adjuger par l'entremise des SP en ligne.

Les Conditions générales services professionnels complexité moyenne, Conditions générales supplémentaires services professionnels complexité moyenne qui font partie de ce besoin et les clauses d'application spéciale exprimées dans l'Entente de partenariat commercial devront faire partie de ce contrat.

COTE DE SÉCURITÉ NÉCESSAIRE

Si les travaux nécessitent une cote de sécurité, vous devez contacter l'agent de la sécurité de votre ministère et reproduire dans ce document, avant de le publier, la clause pertinente sur la cote de sécurité. On peut consulter les clauses portant sur la sécurité dans le Guide des CCUA section 5F.

ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS

Les documents énumérés ci-après font partie de ce contrat et y sont intégrés par renvoi. En cas de contradiction entre le libellé d'un document figurant dans cette liste et celui d'un autre document, le libellé du document qui figure en premier dans la liste l'emportera sur celui de tout autre document indiqué ensuite.

1. Contrat, y compris les appendices
2. L'Entente de partenariat commercial des SP en ligne
3. Conditions générales services professionnels complexité moyenne 2010B
4. Si applicable - Conditions supplémentaires services professionnels complexité moyenne
   4002 - Services d'élaboration ou de modification de logiciel;
   4003 - Logiciels sous licence;
   4004 - Services de maintenance et de soutien des logiciels sous licence;
   4006 - Entrepreneur détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux; et
   4007 - Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux
5. Les clauses d'application générale
6. Proposition datée du fournisseur.

EXIGENCES/ÉNONCÉ DES TRAVAUX

L'entrepreneur devra réaliser les travaux conformément à l'Énoncé des travaux reproduit ci-joint à l'appendice A et faisant partie de ce document.

DURÉE DES TRAVAUX

Les travaux doivent être réalisé durant la période du *(préciser la période)*.

RESPONSABLES

Autorité contractante
*(Nom)*
*(Adresse)*
*(Numéro de téléphone)*
*(Numéro de télécopieur)*
*(Courriel)*

L'autorité contractante est responsable de la gestion de présent contrat. L'autorité contractante doit autorisés par écrit toutes les modifications à apporter au contrat. L'entrepreneur ne doit pas effectuer les travaux débordant le cadre de ce contrat d'après des demandes ou des instructions adressées de vive voix ou par écrit par un membres du personnel du gouvernement distinct de l'agent dont le nom est mentionné ci-dessus.

Chargé de projet
*(Nom)*
*(Adresse)*
*(Numéro de téléphone)*
*(Numéro de télécopieur)*
*(Courriel)*

Le chargé de projet est responsable de toutes les questions se rapportant à l'aspect technique des travaux réalisés dans le cadre de ce contrat. On doit discuter avec lui de tous les changements qu'on propose d'apporter à l'étendue des travaux; toutefois, tous ces changements ne pourront être confirmés qu'au moyen d'un modificatif contractuel émis par l'autorité contractance.

BASE DE PAIEMENT

REMARQUE : vous DEVEZ choisir A, B ou C ci-après et supprimer le libellé qui ne s'applique pas.

1. On paiera l'entrepreneur selon un tarif journalier ferme tout compris de *(préciser le tarif)* pour les services fournis conformément à l'Énoncé des travaux reproduit dans les présentes, TPS/TVH en sus.
2. On paiera l'entrepreneur selon un tarif journalier ferme tout compris de *(préciser le tarif)*, pour les services fournis sur demande conformément à l'Énoncé des travaux reproduit dans le présentes, TPS/TVH en sus.
3. Sous réserve de l'exécution satisfaisante pour l'entrepreneur de toutes ses obligations en vertu du présent contrat, l'entrepreneur se verra verser un prix ferme de ___________ $ TPS/TVH en sus.

   La taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée, estimée à ________________ $, vient s'ajouter au « prix total estimatif » indiqué dans les présentes.

   Tous les biens et les services doivent être livrés FAB destination, droits de douane au Canada compris, le cas échéant.

Frais de déplacement et de subsistance

On paiera à l'entrepreneur les frais autorisés de déplacement et de subsistance, raisonnables et convenables, engagés à l'exécution des travaux, sans aucune indemnité supplémentaire pour les frais généraux ou la marge bénéficiaire et qui seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages d'affaires du Conseil du Trésor en vigueur lors des voyages.

Coût estimatif : _____

Tous les paiements sont assujettis à la vérification gouvernementale.

Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le ____________ (Insérer le nom de l'autorité applicable).

MODALITÉS DE PAIEMENT

1. Le Canada paiera les travaux :
   1. soit dans les trente (30) jours suivant la date à laquelle ils seront terminés aux endroits précisés dans le contrat et suivant la date à laquelle tous les autres travaux à exécuter par l'entrepreneur en vertu du contrat seront achevés;
   2. soit dans les trente (30) jours suivant la date à laquelle la facture et les pièces justificatives seront déposées conformément aux modalités du contrat;
      selon le dernier terme atteint.
2. Si le Canada s'oppose au contenu de la facture ou des pièces justificatives, il devra, dans les quinze (15) jours de leur réception, faire connaître à l'entrepreneur la nature de son opposition. On entend par « contenu de la facture » une facture accompagnée des pièces justificatives exigées par le Canada. Si ce dernier n'exprime pas son pposition dans ce délai de quinze (15) jours, la date précisée à l'alinéa 1 de cette clause ne s'appliquera qu'au calcul des intérêts sur les comptes en souffrance.
   On paiera les services rendus à la condition que :
   1. les factures soient déposées conformément aux instructions définies dans les présentes pour la facturation;
   2. l'ensemble des frais directs et des dépenses de voyages et de subsistance, entre autres, soit justifié par des factures, des reçus ou d'autres pièces;
   3. les relevés d'heures soient déposés à l'appui des heures facturées.

INSTRUCTIONS POUR LA FACTURATION

1. Les paiements ne seront effectués qu'à la réception de factures appropriées dûment accompagnées des documents de sortie spécifiés et des autres documents requis en vertu du contrat attribut.
2. Les factures doivent être fournies en utilisant le formulaire de l'entrepreneur et contenir les renseignements suivants :
   1. date;
   2. nom et adresse du DESTINATAIRE;
   3. numéro d'article et de renvoi, produit et description des travaux;
   4. numéro de série du contrat et codes financiers;
   5. montant facturé (excluant la taxe sur les produits et services [TPS] ou la taxe de vente harmonisée [TVH]) et le montant de la TPS ou TVH s'il y a lieu, montré séparément;
   6. numéro de référence du client (NRC);
   7. numéro d entreprise - approvisionnement (NEA).

LIMITATION DES DÉPENSES - PRIX FERME

Nulle augmentation de la responsabilité globale du Canada ou du prix des travaux, en raison de changements apportés à la conception, de modifications ou d'une interprétation différente des devis par l'entrepreneur ne sera autorisée ni versée à ce dernier, à moins que lesdits changements, lesdites modifications ou ladite interprétation aient été approuvés par écrit par l'autorité contractante avant d'être intégrés dans l'ouvrage. L'entrepreneur ne sera pas obligé d'effectuer des travaux ou de fournir des services qui auraient pour effet de porter la responsabilité globale du Canada au-delà de ladite somme, sauf si cette augmentation est autorisée par l'autorité contractante.

CONDITIONS GÉNÉRALES SUPPLÉMENTAIRES SERVICES PROFESSIONNELS COMPLEXITÉ MOYENNE

*(Note aux utilisateurs ministériels - vous devez identifier lesquelles des conditions générales supplémentaires services professionnels complexité moyenne s'appliquent à ce besoin. Enlevez les conditions qui ne s'appliquent pas.)*

Les conditions générales supplémentaires services professionnels complexité moyenne suivantes s'appliqueront à ce contrat :

4002 - Services d'élaboration ou de modification de logiciel;
4003 - Logiciels sous licence;
4004 - Services de maintenance et de soutien des logiciels sous licence;
4006 - Entrepreneur détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux; et
4007 - Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux

INSPECTION

Le responsable technique ou le responsable de projet sera le responsable des inspections. Tous les rapports, produits livrables, documents, biens et services fournis en vertu du présent contrat seront assujettis à l'inspection du responsable des inspections ou de son représentant désigné. Si des rapports, documents, biens ou services ne sont pas conformes aux exigences de l'énoncé des travaux et ne sont pas satisfaisants selon le responsable des inspections, tel que soumis, ce dernier aura le droit de les rejeter ou d'en demander la correction, aux frais de l'entrepreneur uniquement, avant de recommander le paiement. Toute communication avec l'entrepreneur concernant la qualité des travaux exécutés conformément au présent contrat doit se faire sous forme de correspondance officielle par l'intermédiaire de l'autorité contractante.

RÉSULTATS

Tous les résultats devraient être indiqués, y compris la présentation requise et la date d'échéance, ainsi que les réunions nécessaires, les rapports d'étape, les données ou les documents à fournir aux échéances pertinentes, s'il y a lieu.

L'indication des exigences sur les plans de la présentation et de l'échéance facilite l'inspection à une date ultérieure visant à déterminer si l'entrepreneur a répondu aux besoins dans les délais prévus.

REMPLACEMENT DU PERSONNEL

*(Reproduire la clause suivante dans les documents contractuels UNIQUEMENT lorsque les employés qui feront les travaux sont désignés dans le contrat. L'utilisateur doit remplir les zones libres.)*

1. Lorsque le contrat fait état des personnes qui exécuteront les travaux, l'entrepreneur devra fournir les services des personnes ainsi désignées, à moins de ne pouvoir le faire pour des raisons indépendantes de sa volonté.
2. Si, à tout moment, l'entrepreneur ne peut fournir les services d'une personne désignée dans le contrat, il devra faire appel à un substitut possédant des compétences et une expérience comparables. L'entrepreneur devra, dans les *(préciser le nombre de jours civils)*, faire connaître au ministre au moyen d'un avis :
   1. les raisons pour lesquelles la personne désignée pour effectuer les travaux est remplacée;
   2. le nom, les compétences et l'expérience du substitut proposé;
   3. la preuve que le substitut est titulaire de la cote de sécurité exigée et délivrée par le Canada, s'il y a lieu.
3. Le ministre pourra ordonner qu'un substitut cesse de participer aux travaux; l'entrepreneur devra alors le faire remplacer conformément au paragraphe (2).
4. Ce n'est pas parce que le ministre ordonne qu'un substitut cesse de participer aux travaux que l'entrepreneur sera pour autant dégagé de sa responsabilité de respecter les exigences du contrat.