Questions et réponses

• Généralités

Renseignements sur l'inscription/compte

• Fournisseur
• Ministères fédéraux
• Recherches
• Renseignements relatifs aux contrats
• Renseignements relatifs aux évaluations
• Renseignements relatifs aux personnes-ressources

Généralités

Qu'est-ce que Services professionnels en ligne (SP en ligne)?

L'application SP en ligne est un outil d'approvisionnement automatisé qui permet aux fournisseurs de partout au Canada de s'enregistrer dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes fédéraux pour répertorier les fournisseurs susceptibles de répondre à leurs besoins en matière de services professionnels, conformément aux seuils établis dans l'ALENA.

Quels sont les avantages de SP en ligne?

SP en ligne est une méthode d'approvisionnement comparable à une entente en matière d'approvisionnement. Elle permet de retrancher au moins 5 jours ouvrables au processus d'achat concurrentiel par télécopieur et au moins 10 jours ouvrables par courriel comparativement aux 15-40 jours qu'il faut lorsqu'on fait appel au système MERX. De plus, cette méthode permet aux petites et moyennes entreprises de vendre leurs services.

Quel est le seuil de SP en ligne et que représente la valeur totale du besoin?

Le seuil des achats effectués sur les Services professionnels (SP) en ligne s'élève à 76 600 $ (depuis le 1^er janvier 2010), y compris la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant). Ce seuil s'applique à la valeur de l'ensemble du besoin se rapportant au projet et correspond au montant total de tous les contrats attribués (pour le projet) et à la valeur globale de toutes les modifications subséquentes.

Remarque : Dans le présent document, la valeur d'un contrat, d'une modification ou d'un besoin comprend nécessairement la TPS ou la TVH et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).

L'Entente de partenariat commercial (EPC)/Services professionnels en ligne (SP en ligne) équivalent-ils à une entente en matière d'approvisionnement et à une offre à commandes?

L'EPC/SP en ligne constitue d'une forme d'entente en matière d'approvisionnement. Une entente en matière d'approvisionnement, une offre à commandes et SP en ligne sont trois méthodes d'approvisionnement auxquelles les ministères fédéraux peuvent faire appel pour acheter des services.

Y a-t-il un lien quelconque entre SP en ligne, les services d'aide temporaire (SAT) et les Services professionnel d'informatique de tâche-basé (SPICT)?

SP en ligne, les SAT et SPICT sont trois méthodes d'approvisionnement différentes. Pour de plus amples renseignements au sujet de chacune, veuillez consulter les sites Web suivants :

• Pour SP en ligne
• Pour les SAT
• Pour SPICT

Où les clients peuvent-ils accéder aux services de communication, de traduction et de vérification?

• Dans le cas des services de communications
• Dans le cas des services de traduction, consultez (ou communiquez avec le Bureau de la traduction de TPSGC)
• Dans le cas des services de vérification (consultez l'index des offres à commandes le BCOC)

Renseignements sur l'inscription/compte

Fournisseurs

Comment un fournisseur peut-il s'inscrire sur SP en ligne?

Pour vous inscrire, vous devez demander un numéro d'entreprise – approvisionnement, revoir le contenu de l'EPC, compléter le formulaire de signature de l'EPC, répondre aux exigences obligatoires et signer les attestations correspondant à votre entreprise. Pour plus de détails, veuillez cliquer sur « Processus d'inscription ».

Quels types de projet sont nécessaires pour permettre à un fournisseur de s'inscrire?

Des projets démontrant que vous possédez une expérience relative à un produit ou un service donné et ce qu'il faut pour nous aider à déterminer que vous offrez le type de services identifiés dans SP en ligne.

Comment un fournisseur procède-t-il pour ajouter un consultant dans la base de données?

Lorsque vous vous trouvez dans la base de données, cliquez sur « Consultant » sur l'onglet du menu de gauche. Vous pouvez également consulter le guide étape par étape.

Les fournisseurs/consultants procèdent-ils régulièrement à la mise à jour de leur information?

Les responsables de l'entretien du compte du fournisseur bénéficient d'un accès en tout temps à SP en ligne et leur responsabilité consiste à s'assurer que l'information reste à jour. Si vous constatez qu'ils ont manqué à leur tâche, vous devez nous en informer et nous communiquerons avec le fournisseur.

Comment dois-je procéder pour modifier l'information du consultant?

Veuillez consulter le guide étape par étape.

Comment dois-je procéder pour modifier le profil du fournisseur?

Veuillez consulter le guide étape par étape.

Existe-t-il des séances de formation à l'intention des fournisseurs?

La formation est offerte sur demande seulement. Communiquez avec nous pour planifier votre séance.

Les fournisseurs des États-Unis peuvent-ils s'inscrire sur SP en ligne?

Non, les fournisseurs des É.-U. ne peuvent s'inscrire sur SP en ligne à moins de posséder un bureau au Canada. Tout contrat émis grâce à SP en ligne le sera en devises canadiennes et conformément au droit canadien en matière de contrats.

Ministères fédéraux

Comment un représentant du Ministère accède-t-il à la base de données de SP en ligne?

Pour vous inscrire, vous devez compléter le formulaire d'inscription par courriel qui se trouve dans la section « Processus d'inscription » sur la page d'accueil.

Nota : À la réception d'une demande d'inscription, TPSGC est tenu d'obtenir l'approbation du directeur du demandeur en lui envoyant un courriel de questions à répondre. TPSGC ne traitera pas la demande avant que la réponse au courriel ne lui soit parvenue.

Est-il obligatoire d'assister à la séance de formation?

Oui. Pour obtenir un nom d'utilisateur et un mot de passe, vous devez assister à la séance de formation d'une heure et demi.

Si je quitte mon ministère, puis-je garder l'accès à mon compte?

Lorsqu'un utilisateur change de ministère, il doit aviser le représentant des SP en ligne et s'inscrire à nouveau afin de conserver son compte. De la formation supplémentaire n'est pas nécessaire.

L'utilisateur doit également préciser l'information ci-dessous :

• Si des recherches ont été effectuées dans le compte SP en ligne.
• Si des DP ont été publiées à partir du compte SP en ligne et si, dans chaque cas, un contrat a été ou sera attribué à la suite de la DP.
• Si des contrats ou des modifications ont été publiés à partir du compte SP en ligne. Le cas échéant, il faut fournir la date d'expiration du contrat.
• Si les documents au dossier (DP, contrats et modifications) ont été créés uniquement à des fins de formation.
• Le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de courriel de la personne qui récupérera les dossiers de SP en ligne.

SP en ligne permet-il d'obtenir automatiquement un pouvoir délégué pouvant atteindre 76 600 $?

Non. SP en ligne ne délégue aucun pouvoir. Celui-ci doit vous être accordé par votre Ministre.

Un fournisseur peut-il négocier l'Entente de partenariat commercial (EPC)?

L'EPC est un document juridique que signe le fournisseur au moment de s'inscrire et celui-ci n'est pas négociable.

Recherches

Combien de catégories devrait-on consulter et comment choisir celle qui servira de base à votre décision?

Si vous consultez votre énoncé des travaux et que vous hésitez quant à la catégorie à laquelle il appartient, sélectionnez un nombre impair de tâches et cliquez sur « Recherche de catégorie de consultants ». Si l'une d'elles ressort plus souvent que les autres, sélectionnez celle-ci pour votre recherche.

Lorsqu'on fait une recherche dans un cadre concurrentiel et que plusieurs consultants possibles répondent aux critères de recherche, combien de consultants doit-on choisir?

Pour que le processus soit considéré concurrentiel, les trois ressources dont le taux est le plus bas doivent être invitées. De plus, s'il y a dix (10) fournisseurs sur la liste et que vous désirez inviter le septième, vous devez inviter les six (6) premiers fournisseurs.

Lorsqu'on fait une recherche dans un cadre concurrentiel et que seulement 1 ou 2 consultants possibles répondent aux critères de recherche, que doit-on faire?

Si vous avez fait une recherche de la concurrence conformément à l'énoncé des travaux, vous pouvez poursuivre le processus. Si deux consultants répondent à votre besoin, il s'agit d'un processus concurrentiel.

Nota : Si un seul consultant peut répondre à votre besoin, vous pouvez poursuivre le processus comme un marché non concurrentiel, puisqu'il n'y aurait qu'une seule source connue disponible au moment de la recherche.

Que devez-vous faire si le taux demandé par le fournisseur est supérieur à ce qui apparaît dans SP en ligne?

Si vous avez effectué la recherche initiale dans SP en ligne avant d'envoyer le document d'invitation à soumissionner à chaque fournisseur, vous devez répéter la recherche la journée où le document est émis (dans le cadre des achats concurrentiels) ou, pour les demandes auprès d'un fournisseur unique, avant de demander la tarification du fournisseur.

Le représentant de SP en ligne peut déterminer quand un taux a changé. Si le taux a changé après que vous ayez envoyé votre document d'invitation à soumissionner ou votre demande de prix au fournisseur, celui-ci doit honorer le taux inscrit dans le système au moment où le document ou la demande lui a été envoyé. Si le taux a changé avant que le document d'invitation à soumissionner ou la demande de prix soit émis, le nouveau taux est admis. Vous pouvez choisir d'accepter le nouveau taux ou tenter de négocier un prix plus bas, à votre discrétion.

Si le besoin porte sur deux ressources différentes (deux catégories différentes), y a-t-il quelque chose qui empêche d'avoir recours à la même entreprise pour les deux?

Non, mais votre recherche devra se faire en deux parties :

• Faites une recherche pour une des ressources qui aura le plus de tâches ou le plus grand nombre de jours de travail et le système vous fournira une liste de consultants possibles;
• Faites une recherche pour la deuxième ressource et le système vous fournira une deuxième liste de consultants possibles. Vous devez ensuite comparer les listes de consultants possibles et, pour les achats concurrentiels, établir quelles ressources apparaissent sur les deux listes pour ensuite choisir le nombre approprié de fournisseurs dont les noms apparaissent sur les deux listes; et
• Imprimer vos résultats de recherche pour les 2 recherches faites comprenant l'information sur le consultant et le fournisseur de ceux que vous enverrez votre DDP.

Information sur les contrats

Un contrat peut-il durer plus d'un exercice financier, par exemple, 2 années?

Oui, pourvu que sa valeur ne dépasse pas 76 600 $ y compris la TPS, TVQ et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).

Au moment d'émettre un contrat assorti d'options, celles-ci doivent-elles toutes s'exercer au cours de cet exercice financier?

Non. Vous obtiendrez les fonds au moment où vous êtes prêt à vous prévaloir de l'option.

Suis-je tenu de faire appel au même consultant pour l'exercice des options?

Vous devez faire appel à la ressource indiquée dans le contrat pour l'exercice d'une option. Les remplaçants, c.-à-d. une ressource offerte pour remplacer la ou les ressources indiquées dans le contrat, ne peuvent être considérés que si :

• ils possèdent des compétences semblables à celles des ressources indiquées dans le contrat;
• ils répondent à tous les critères obligatoires et cotés précisés dans le document d'invitation à soumissionner original;
• ils sont offerts au même taux ou à un taux plus bas que celui de la ressource initiale indiquée dans le contrat;
• ils sont enregistrés dans le système SP en ligne dans le portefeuille des ressources du fournisseur.

Puis-je prescrire un contrat d'une valeur maximale de 76 600 $?

Vous devez vous en remettre au Règlement sur les marchés de l'État et aux directives du Conseil du Trésor pour prescrire un contrat dont la valeur excède 25 000 $.

Puis-je modifier un marché prescrit?

• Dans le cadre des marchés non concurrentiels d'une valeur initiale de moins de 25 000 $, la valeur globale des modifications ne doit pas dépasser 50 % de la valeur initiale du contrat et ne doit pas augmenter la valeur du contrat à plus de 25 000 $
• Dans le cadre des marchés non concurrentiels d'une valeur initiale dépassant 25 000 $, la valeur globale des modifications ne doit pas dépasser 50 % de la valeur initiale du contrat et ne doit pas augmenter la valeur du contrat à plus de 76 600 $,

Chaque ministère doit s'en remettre à sa propre procédure interne. Dans tous les cas, une justification détaillée de l'augmentation de la valeur du contrat devra être rédigée et versée au dossier contractuel.

Dans le cas où l'on dépasse les dépenses d'un contrat ayant fait l'objet d'une soumission par SP en ligne, est-il permis d'ajouter 50 % de la valeur du contrat sans soumettre le besoin à un nouvel appel d'offres?

Les directives indiquées plus haut s'appliquent aux marchés prescrits et aux marchés à fournisseur unique. Dans le cadre des marchés concurrentiels, la valeur globale des modifications ne doit pas dépasser 50 % de la valeur initiale du contrat et ne doit pas augmenter la valeur du contrat à plus de 76 600 $.

Y a-t-il quoi que ce soit qui empêche les utilisateurs d'effectuer une recherche pour identifier le fournisseur offrant le prix le moins élevé, de créer un contrat à fournisseur unique (si celui-ci est inférieur à 25 000 $) et de faire ensuite appel au « fournisseur de SP en ligne offrant le prix le moins élevé » pour se justifier?

SP en ligne diffère d'une offre à commandes, en ce sens que les taux ne sont pas négociés d'avance et les consultants ne se sont pas pré-qualifiés. Vous ne devriez pas attribuer un marché prescrit sans vous être auparavant acquitté des responsabilités nécessaires pour déterminer les qualités du consultant et avoir négocié le taux.

Si aucun consultant n'est disponible et si le fournisseur me refile plutôt le nom d'un autre consultant après que j'ai envoyé ma DP, puis-je faire appel ou non à ce consultant?

Dans ce cas, le fournisseur offre les services d'une autre personne. « Autre personne » s'entend d'une personne proposée dans une soumission qui est différente de celle qui figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne. Si un soumissionnaire offre les services d'une autre personne dans sa proposition, cette personne pourra être retenue dans la mesure où :

• elle était inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne avant l'attribution du contrat;
• le tarif journalier pour cette personne est égal ou inférieur à celui qui figure dans les SP en ligne ou au tarif journalier indiqué pour la personne proposée initialement dans le document de demande de soumissions.

Remarque : Il convient de souligner que toutes les personnes proposées doivent être évaluées en fonction des exigences établies dans le document de demande de soumissions.

Devez-vous compléter un formulaire 9200 au moment d'utiliser SP en ligne?

Il n'est pas nécessaire de compléter un formulaire 9200, mais vous devez conserver dans vos dossiers une note à l'effet que vous avez réservé les fonds nécessaires pour répondre à ce besoin (contrat).

Doit-on obtenir une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) au moment d'utiliser cet outil?

Lorsqu'un contrat exige que chaque personne détienne une attestation de sécurité particulière, les renseignements suivants sur chaque personne doivent être vérifiés :

• le nom de l'entreprise à laquelle l'attestation de sécurité a été délivrée;
• la cote de sécurité;
• la date d'expiration (de préférence) ou de délivrance de l'attestation de sécurité.

Le dossier contractuel doit contenir des preuves objectives, par exemple un courriel ou une télécopie de TPSGC ou de la direction générale responsable de la sécurité du ministère ou de l'organisme de l'autorité contractante, fournissant les renseignements ci-dessus. Ces preuves doivent être obtenues AVANT l'attribution du contrat.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter les Lignes directrices sur les achats (section 2.5 Sécurité)

TPSGC est-il responsable de la divulgation des contrats pertinents qu'on a établis au moyen de SP en ligne?

Le ministère auteur est responsable des contrats établis au moyen de SP en ligne. Par conséquent, il est responsable de sa divulgation publique.

Quels ministères et organismes peuvent faire appel à l'option d'établissement de contrats de SP en ligne et combien doivent utiliser leur propre système interne?

Tous les ministères et organismes fédéraux et sociétés d'État énumérés à l'annexe I, I.1, II ou III de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent utiliser SP en ligne pour faire l'achat de services professionnels.

Plusieurs ministères disposent d'un système interne qui leur est propre, tels le SAP, le SAIGM, etc. Il revient à votre ministère de choisir l'outil d'approvisionnement à utiliser pour créer vos documents.

Evaluation de l'information

Pourquoi les évaluations sont-elles nécessaires?

Le Bureau du vérificateur général du Canada a déclaré que TPSGC doit s'assurer que les utilisateurs de l'outil d'approvisionnement SP en ligne :

• respectent la politique des marchés du Conseil du trésor;
• n'utilisent pas l'outil SP en ligne pour se soustraire aux obligations du Canada en vertu des divers accords commerciaux.

Que recherche le représentant de la DSD de TPSGC?

Le représentant de la DSD de TPSGC recherche toute la documentation nécessaire pour confirmer que le marché a respecté toutes les politiques applicables. Les documents nécessaires sont décrits dans le document sur les directives d'achat.

Quelle est la peine imposée à un utilisateur ministériel qui n'observe pas le protocole d'exploitation pour les utilisateurs ministériel?

Il pourrait en résulter la suspension d'un, de plusieurs, ou de tous les comptes d'utilisateur d'un ministère. La suspension d'un compte signifie que les utilisateurs n'auront pas accès à SP en ligne tant que la suspension n'aura pas été levée. La durée de la suspension dépendra de la gravité de la situation.

Quelle est la peine imposée à un utilisateur ministériel qui ne respecte pas le cadre d'évaluation?

Comme indiqué dans le document portant sur le cadre d'évaluation, il pourrait en résulter la suspension d'un, de plusieurs ou de tous les comptes d'utilisateur d'un ministère pour la période précisée dans le document.

Quelle peine encourt un fournisseur qui n'observe par le protocole d'exploitation pour les fournisseurs?

L'accès à toutes les ressources du compte d'un fournisseur pourrait être suspendue. La durée de la suspension dépendra de la gravité de la situation.

Quelle peine encourt un fournisseur qui ne respecte par le cadre d'évaluation?

Comme indiqué dans le document portant sur le cadre d'évaluation, le compte du fournisseur pourrait être suspendu pour la période précisée dans le document.

Personnes-ressources

Au travers du Canada :

Contactez-nous : rcnspenligne.ncrpsonline@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Oublié votre mot de passe & difficultés techniques : basa-assd@tpsgc-pwgsc.gc.ca