Questions et réponses

• Généralités

Renseignements sur l'inscription/compte

• Ministères fédéraux
• Recherches
• Renseignements relatifs aux contrats
• Renseignements relatifs aux évaluations
• Fournisseur
• Renseignements relatifs aux personnes-ressources

Généralités

Qu'est-ce que Services professionnels en ligne (SP en ligne)?

L'application SP en ligne est un outil d'approvisionnement automatisé qui permet aux fournisseurs de partout au Canada de s'enregistrer dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes fédéraux pour répertorier les fournisseurs susceptibles de répondre à leurs besoins en matière de services professionnels, conformément aux seuils établis dans l'ALENA.

Quels sont les avantages de SP en ligne?

SP en ligne est une méthode d'approvisionnement comparable à une entente en matière d'approvisionnement. Elle permet de retrancher au moins 5 jours ouvrables au processus d'achat concurrentiel par télécopieur et au moins 10 jours ouvrables par courriel comparativement aux 15-40 jours qu'il faut lorsqu'on fait appel au système MERX. De plus, cette méthode permet aux petites et moyennes entreprises de vendre leurs services.

Quel est le seuil de SP en ligne et que représente la valeur totale du besoin?

Le seuil des achats effectués sur les Services professionnels (SP) en ligne s'élève à 76 600 $ (depuis le 1^er janvier 2010), y compris la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant). Ce seuil s'applique à la valeur de l'ensemble du besoin se rapportant au projet et correspond au montant total de tous les contrats attribués (pour le projet) et à la valeur globale de toutes les modifications subséquentes.

Remarque : Dans le présent document, la valeur d'un contrat, d'une modification ou d'un besoin comprend nécessairement la TPS ou la TVH et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).

L'Entente de partenariat commercial (EPC)/Services professionnels en ligne (SP en ligne) équivalent-ils à une entente en matière d'approvisionnement et à une offre à commandes?

L'EPC/SP en ligne constitue d'une forme d'entente en matière d'approvisionnement. Une entente en matière d'approvisionnement, une offre à commandes et SP en ligne sont trois méthodes d'approvisionnement auxquelles les ministères fédéraux peuvent faire appel pour acheter des services.

Y a-t-il un lien quelconque entre SP en ligne, les services d'aide temporaire (SAT) et les Services professionnel d'informatique de tâche-basé (SPICT)?

SP en ligne, les SAT et SPICT sont trois méthodes d'approvisionnement différentes. Pour de plus amples renseignements au sujet de chacune, veuillez consulter les sites Web suivants :

• Pour SP en ligne
• Pour les SAT
• Pour SPICT

Où les clients peuvent-ils accéder aux services de communication, de traduction et de vérification?

• Dans le cas des services de communications
• Dans le cas des services de traduction, consultez (ou communiquez avec le Bureau de la traduction de TPSGC)
• Dans le cas des services de vérification (consultez l'index des offres à commandes le BCOC)

Comment s’applique la taxe de vente harmonisée (TVH) dans la région de la capitale nationale?

La TVH s’applique selon la province du bénéficiaire. Par exemple, la région de la capitale nationale comprend les provinces de l’Ontario et du Québec; si un ministère du gouvernement du Canada, à Ottawa, devait attribuer un contrat de services professionnels à un fournisseur établi à Gatineau (Québec), la facture émise par ce fournisseur au ministère en question (à Ottawa) comprendrait la TVH. Le fournisseur transmet ensuite le montant de la TVH à l’Agence du revenu du Canada.

Est-ce que la taxe de vente harmonisée (TVH) s’applique aux contrats attribués avant le 1^er juillet 2010?

La TVH peut s’appliquer selon le pourcentage des travaux ayant été réalisés avant le 1er juillet 2010. Si au moins 90 % des travaux sont réalisés avant le 1^er juillet 2010, la TVH ne s’applique pas. Toutefois, si moins de 90 % des travaux sont achevés à cette date, la TVH s’applique à la portion des travaux réalisés après le 1^er juillet 2010. Par exemple, si un contrat d’une valeur de 50 000 $ est attribué le 1^er janvier 2010 et que 60 % des travaux sont réalisés avant le 1^er juillet 2010, la TVH s’appliquerait à la valeur restante du contrat, soit 40 % ou 20 000 $. Vous devrez modifier votre contrat pour supprimer la TPS applicable à la portion des services reçus après le 1^er juillet 2010 et ajouter la valeur de la TVH.

Renseignements sur l'inscription/compte

Ministères fédéraux

Comment le représentant d’un ministère peut-il s’inscrire et avoir accès à la base de données des SP en ligne?

Pour vous inscrire, vous devez remplir le formulaire d’inscription par courriel qui se trouve dans la section Processus d'inscription sur la page d’accueil et le transmettre au représentant des SP en ligne.

Afin d’obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe, vous devrez assister à une séance de formation d’une heure.

Nota : À la réception d’une demande d’inscription, TPSGC doit obtenir l’approbation du directeur du demandeur en lui envoyant un courriel de questions à répondre. TPSGC ne traitera pas la demande avant d’avoir reçu la réponse au courriel.

Si je quitte mon ministère, puis-je garder l'accès à mon compte?

Lorsqu'un utilisateur change de ministère, il doit aviser le représentant des SP en ligne et s'inscrire à nouveau afin de conserver son compte. De la formation supplémentaire n'est pas nécessaire.

L'utilisateur doit également préciser l'information ci-dessous :

• Si des recherches ont été effectuées dans le compte SP en ligne.
• Si des DP ont été publiées à partir du compte SP en ligne et si, dans chaque cas, un contrat a été ou sera attribué à la suite de la DP.
• Si des contrats ou des modifications ont été publiés à partir du compte SP en ligne. Le cas échéant, il faut fournir la date d'expiration du contrat.
• Si les documents au dossier (DP, contrats et modifications) ont été créés uniquement à des fins de formation.
• Le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de courriel de la personne qui récupérera les dossiers de SP en ligne.

SP en ligne permet-il d'obtenir automatiquement un pouvoir délégué pouvant atteindre 76 600 $?

Non. SP en ligne ne délègue aucun pouvoir. Celui-ci doit vous être accordé par votre Ministre.

Un fournisseur peut-il négocier l'Entente de partenariat commercial (EPC)?

L'EPC est un document juridique que signe le fournisseur au moment de s'inscrire et celui-ci n'est pas négociable.

Recherches

Combien de catégories devrait-on consulter et comment choisir celle qui servira de base à votre décision?

Si vous consultez votre énoncé des travaux et que vous hésitez quant à la catégorie à laquelle il appartient, sélectionnez un nombre impair de tâches et cliquez sur « Recherche de catégorie de consultants ». Si l'une d'elles ressort plus souvent que les autres, sélectionnez celle-ci pour votre recherche.

Lorsqu'on fait une recherche dans un cadre concurrentiel et que plusieurs consultants possibles répondent aux critères de recherche, combien de consultants doit-on choisir?

Pour que le processus soit considéré concurrentiel, les trois ressources dont le taux est le plus bas doivent être invitées. De plus, s'il y a dix (10) fournisseurs sur la liste et que vous désirez inviter le septième, vous devez inviter les six (6) premiers fournisseurs.

Lorsqu'on fait une recherche dans un cadre concurrentiel et que seulement 1 ou 2 consultants possibles répondent aux critères de recherche, que doit-on faire?

Si vous avez fait une recherche de la concurrence conformément à l'énoncé des travaux, vous pouvez poursuivre le processus. Si deux consultants répondent à votre besoin, il s'agit d'un processus concurrentiel.

Nota : Si un seul consultant peut répondre à votre besoin, vous pouvez poursuivre le processus comme un marché non concurrentiel, puisqu'il n'y aurait qu'une seule source connue disponible au moment de la recherche.

Que devez-vous faire si le taux demandé par le fournisseur est supérieur à ce qui apparaît dans SP en ligne?

Si vous avez effectué la recherche initiale dans SP en ligne avant d'envoyer le document d'invitation à soumissionner à chaque fournisseur, vous devez répéter la recherche la journée où le document est émis (dans le cadre des achats concurrentiels) ou, pour les demandes auprès d'un fournisseur unique, avant de demander la tarification du fournisseur.

Le représentant de SP en ligne peut déterminer quand un taux a changé. Si le taux a changé après que vous ayez envoyé votre document d'invitation à soumissionner ou votre demande de prix au fournisseur, celui-ci doit honorer le taux inscrit dans le système au moment où le document ou la demande lui a été envoyé. Si le taux a changé avant que le document d'invitation à soumissionner ou la demande de prix soit émis, le nouveau taux est admis. Vous pouvez choisir d'accepter le nouveau taux ou tenter de négocier un prix plus bas, à votre discrétion.

Si le besoin porte sur deux ressources différentes (deux catégories différentes), y a-t-il quelque chose qui empêche d'avoir recours à la même entreprise pour les deux?

Non, mais votre recherche devra se faire en deux parties :

• Faites une recherche pour une des ressources qui aura le plus de tâches ou le plus grand nombre de jours de travail et le système vous fournira une liste de consultants possibles;
• Faites une recherche pour la deuxième ressource et le système vous fournira une deuxième liste de consultants possibles. Vous devez ensuite comparer les listes de consultants possibles et, pour les achats concurrentiels, établir quelles ressources apparaissent sur les deux listes pour ensuite choisir le nombre approprié de fournisseurs dont les noms apparaissent sur les deux listes; et
• Imprimer vos résultats de recherche pour les 2 recherches faites comprenant l'information sur le consultant et le fournisseur de ceux que vous enverrez votre DDP.

Information sur les contrats

Un contrat peut-il durer plus d'un exercice financier, par exemple, 2 années?

Oui, pourvu que sa valeur ne dépasse pas 76 600 $ y compris la TPS, TVQ et les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant).

Au moment d'émettre un contrat assorti d'options, celles-ci doivent-elles toutes s'exercer au cours de cet exercice financier?

Non. Vous obtiendrez les fonds au moment où vous êtes prêt à vous prévaloir de l'option.

Suis-je tenu de faire appel au même consultant pour l'exercice des options?

Vous devez faire appel à la ressource indiquée dans le contrat pour l'exercice d'une option. Les remplaçants, c.-à-d. une ressource offerte pour remplacer la ou les ressources indiquées dans le contrat, ne peuvent être considérés que si :

• ils possèdent des compétences semblables à celles des ressources indiquées dans le contrat;
• ils répondent à tous les critères obligatoires et cotés précisés dans le document d'invitation à soumissionner original;
• ils sont offerts au même taux ou à un taux plus bas que celui de la ressource initiale indiquée dans le contrat;
• ils sont enregistrés dans le système SP en ligne dans le portefeuille des ressources du fournisseur.

Puis-je prescrire un contrat d'une valeur maximale de 76 600 $?

Vous devez vous en remettre au Règlement sur les marchés de l'État et aux directives du Conseil du Trésor pour prescrire un contrat dont la valeur excède 25 000 $.

Puis-je modifier un marché prescrit?

• Dans le cadre des marchés non concurrentiels d'une valeur initiale de moins de 25 000 $, la valeur globale des modifications ne doit pas dépasser 50 % de la valeur initiale du contrat et ne doit pas augmenter la valeur du contrat à plus de 25 000 $
• Dans le cadre des marchés non concurrentiels d'une valeur initiale dépassant 25 000 $, la valeur globale des modifications ne doit pas dépasser 50 % de la valeur initiale du contrat et ne doit pas augmenter la valeur du contrat à plus de 76 600 $,

Chaque ministère doit s'en remettre à sa propre procédure interne. Dans tous les cas, une justification détaillée de l'augmentation de la valeur du contrat devra être rédigée et versée au dossier contractuel.

Dans le cas où l'on dépasse les dépenses d'un contrat ayant fait l'objet d'une soumission par SP en ligne, est-il permis d'ajouter 50 % de la valeur du contrat sans soumettre le besoin à un nouvel appel d'offres?

Les directives indiquées plus haut s'appliquent aux marchés prescrits et aux marchés à fournisseur unique. Dans le cadre des marchés concurrentiels, la valeur globale des modifications ne doit pas dépasser 50 % de la valeur initiale du contrat et ne doit pas augmenter la valeur du contrat à plus de 76 600 $.

Y a-t-il quoi que ce soit qui empêche les utilisateurs d'effectuer une recherche pour identifier le fournisseur offrant le prix le moins élevé, de créer un contrat à fournisseur unique (si celui-ci est inférieur à 25 000 $) et de faire ensuite appel au « fournisseur de SP en ligne offrant le prix le moins élevé » pour se justifier?

SP en ligne diffère d'une offre à commandes, en ce sens que les taux ne sont pas négociés d'avance et les consultants ne se sont pas pré-qualifiés. Vous ne devriez pas attribuer un marché prescrit sans vous être auparavant acquitté des responsabilités nécessaires pour déterminer les qualités du consultant et avoir négocié le taux.

Si aucun consultant n'est disponible et si le fournisseur me refile plutôt le nom d'un autre consultant après que j'ai envoyé ma DP, puis-je faire appel ou non à ce consultant?

Dans ce cas, le fournisseur offre les services d'une autre personne. « Autre personne » s'entend d'une personne proposée dans une soumission qui est différente de celle qui figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne. Si un soumissionnaire offre les services d'une autre personne dans sa proposition, cette personne pourra être retenue dans la mesure où :

• elle était inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne avant l'attribution du contrat;
• le tarif journalier pour cette personne est égal ou inférieur à celui qui figure dans les SP en ligne ou au tarif journalier indiqué pour la personne proposée initialement dans le document de demande de soumissions.

Remarque : Il convient de souligner que toutes les personnes proposées doivent être évaluées en fonction des exigences établies dans le document de demande de soumissions.

Quels documents faut-il que je produise lorsque des exigences relatives à la sécurité figurent dans le contrat?

Pour chaque ressource offerte, il faut vérifier les renseignements suivants :

• le nom de l'entreprise à laquelle l'attestation de sécurité a été délivrée;
• la cote de sécurité;
• la date d'expiration (de préférence) ou de délivrance de l'attestation de sécurité.

Le dossier contractuel doit contenir des preuves objectives, par exemple un courriel ou une télécopie de TPSGC ou de la direction générale responsable de la sécurité du ministère ou de l'organisme de l'autorité contractante, fournissant les renseignements ci-dessus. Ces preuves doivent être obtenues AVANT l'attribution du contrat.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter les Lignes directrices sur les achats (section 2.5 Sécurité)

TPSGC est-il responsable de la divulgation des contrats pertinents qu'on a établis au moyen de SP en ligne?

Le ministère auteur est responsable des contrats établis au moyen de SP en ligne. Par conséquent, il est responsable de sa divulgation publique.

Quels ministères et organismes peuvent faire appel à l'option d'établissement de contrats de SP en ligne et combien doivent utiliser leur propre système interne?

Tous les ministères et organismes fédéraux et sociétés d'État énumérés à l'annexe I, I.1, II ou III de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent utiliser SP en ligne pour faire l'achat de services professionnels.

Plusieurs ministères disposent d'un système interne qui leur est propre, tels le SAP, le SAIGM, etc. Il revient à votre ministère de choisir l'outil d'approvisionnement à utiliser pour créer vos documents.

Evaluation de l'information

Pourquoi les évaluations sont-elles nécessaires?

Le Bureau du vérificateur général du Canada a déclaré que TPSGC doit s'assurer que les utilisateurs de l'outil d'approvisionnement SP en ligne :

• respectent la politique des marchés du Conseil du trésor;
• n'utilisent pas l'outil SP en ligne pour se soustraire aux obligations du Canada en vertu des divers accords commerciaux.

Quelle est la peine imposée à un utilisateur ministériel qui n'observe pas le protocole d'opération pour les utilisateurs ministériel, les lignes directrices sur les achats et le cadre d’évaluation?

Il pourrait en résulter la suspension d'un, de plusieurs, ou de tous les comptes d'utilisateur d'un ministère. La suspension d'un compte signifie que les utilisateurs n'auront pas accès à SP en ligne tant que la suspension n'aura pas été levée. La durée de la suspension dépendra de la gravité de la situation.

Fournisseurs

Comment puis-je m’inscrire aux SP en ligne?

Pour vous inscrire, vous devez d’abord déterminer si les services que vous offrez font partie des catégories du système des SP en ligne. Pour une liste des catégories de services de TI, consultez http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/sp-ps/categories-category-fra.html. Pour une liste des autres services professionnels (non‑TI), consultez http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/sp-ps/non/index-fra.html.

Si le service que vous offrez fait partie du système des SP en ligne, vous devez vous procurer un Numéro d’entreprise d’approvisionnement, prenez connaissance des clauses de l’EPC, remplissez la page de signature, vérifiez votre admissibilité selon les exigences obligatoires et signez les attestations applicables à votre entreprise. Pour en savoir davantage, consultez le processus d’inscription.

Les fournisseurs étrangers peuvent-ils s’inscrire aux SP en ligne?

Oui, les fournisseurs étrangers peuvent s’inscrire aux SP en ligne. Reportez-vous à la section « Exigences obligatoires » du processus d’inscription pour les fournisseurs.

Quels types de projets sont requis pour qu’un fournisseur puisse s’inscrire?

Des projets qui témoignent de votre expérience dans la ou les catégories pour lesquelles vous souscrivez aux SP en ligne.

Si je m’inscris dans les catégories TI et non-TI, combien de projets dois-je soumettre?

Vous devrez soumettre un total de trois (3) projets pour la portion TI des SP en ligne (quel que soit le nombre de catégories visées) et de trois (3) projets pour la portion non‑TI (quel que soit le nombre de catégories visées).

Veuillez noter que si vous vous inscrivez seulement à la portion TI ou non-TI, vous devez quand même soumettre trois projets.

Information sur le compte du fournisseur

Que verrai-je après avoir ouvert une session dans le système des SP en ligne?

Une fois que le nom d’utilisateur et le mot de passe auront été saisis, une page sur les renseignements relatifs au fournisseur s’affichera.

Un ministère client a communiqué avec moi parce qu’il ne parvenait pas à trouver mon entreprise dans les SP en ligne. Que dois-je faire?

Les entreprises sont inscrites dans les SP en ligne sous leur dénomination commerciale. Vous devez vérifier que le ministère client utilise la bonne dénomination.

Un ministère client a communiqué avec moi parce que, lorsqu’il accédait aux renseignements relatifs à mon entreprise, la liste des experts-conseils disponibles était vide. Que dois-je faire?

Il y a deux explications possibles à ce problème. Assurez-vous d’abord que vous avez inscrit au moins un expert‑conseil dans le système. Si vous avez bien procédé à l’inscription d’un ou de plusieurs experts‑conseils, vous devrez vérifier que tous les champs requis ont été remplis et qu’il n’y a pas eu d’erreurs au moment de la saisie.

Un ministère client a communiqué avec mois parce que l’expert‑conseil à qui il désirait faire appel ne figurait pas dans la liste des experts‑conseils disponibles de mon entreprise. Que dois-je faire?

Il existe plusieurs causes possibles. D’abord, il se peut que l’expert‑conseil n’ait pas été inscrit à votre compte de fournisseur. Si c’est le cas, reportez‑vous à la réponse de la question précédente. Ensuite, il est possible que le profil de l’expert‑conseil indique qu’il est indisponible. Si l’expert‑conseil est en fait disponible, vous devez modifier son profil en conséquence (pour plus d’information, reportez-vous au Guide étape par étape). Enfin, il se peut que le profil de l’expert‑conseil en question ne corresponde pas aux critères de recherche utilisés par le ministère client. Le cas échéant, vous pourriez avoir à mettre à jour le profil de l’expert‑conseil (pour plus de détails, consultez le Guide étape par étape).

Ai-je besoin d’une autorisation écrite pour inscrire un expert‑conseil au système des SP en ligne?

L’Entente de partenariat commercial stipule que :

« Dans la mesure où l’information personnelle définie dans la Loi sur la protection des renseignements personnels est diffusée dans les SP en ligne, le fournisseur doit demander par écrit l’accord de la personne intéressée avant de diffuser cette information. »

De plus, le Protocole des opérations à l’intention des fournisseurs précise que :

« [le fournisseur] ne doit introduire dans l’application que des informations sur les experts-conseils dont il a obtenu le consentement par écrit (nom, taux et compétences particulières); »

Dois-je actualiser régulièrement l’information relative à mon entreprise et à ses experts‑conseils?

Conformément à l’Entente de partenariat commercial, les fournisseurs sont responsables de la saisie et de la mise à jour des renseignements relatifs à leur entreprise et à leurs experts-conseils. Il est d’ailleurs dans votre intérêt de veiller à l’exactitude de l’information, sans quoi vous risquez de perdre des contrats potentiels.

Que dois-je faire si mon entreprise change de dénomination sociale?

Vous devrez assurer le suivi auprès de Contrats Canada afin que votre compte soit mis à jour. Vous devrez également faire parvenir un exemplaire rempli et signé de la page de signature de l’Entente de partenariat commercial, sur laquelle figurera votre nouvelle dénomination sociale, ainsi que tous les documents juridiques connexes (modification du certificat de constitution et à l’inscription des entreprises, etc.) à un représentant des SP en ligne.

Que faire si mon entreprise change de numéro d’entreprise d’approvisionnement (NEA)?

Vous devrez assurer le suivi auprès de Contrats Canada afin que votre compte soit mis à jour. Une fois que la mise à jour aura été effectuée, vous devrez en informer par écrit un représentant des SP en ligne.

Que faire si je suis inscrit seulement dans la section des TI et que je désire offrir d’autres types de services dans les SP en ligne?

Vous devrez soumettre un total de trois (3) projets pour la nouvelle section à laquelle vous désirez vous inscrire (quel que soit le nombre de catégories visées). Suivez la même procédure si vous êtes inscrit dans la section des services non‑TI et que vous désirez offrir des services de TI.

Que faire si je désire modifier le nom du représentant autorisé du fournisseur (RAF)?

Vous devez aviser un représentant des SP en ligne du changement, par écrit. L’avis doit provenir du signataire de la page de signature de l’Entente de partenariat commercial. Il n’est pas nécessaire de produire une nouvelle page de signature. Une fois que toute l’information requise aura été fournie, un nouveau compte de RAF sera créé, et l’ancien sera désactivé. Pour de plus amples renseignements, consultez le Guide étape par étape du fournisseur.

À quel moment puis-je accéder à mon compte de fournisseur?

Votre compte est accessible en tout temps, sauf le dimanche matin, entre 8 h et 8 h 30, période où la maintenance est effectuée. Veuillez prendre note qu’un représentant des SP en ligne est disponible du lundi au vendredi, durant les heures normales de bureau.

Je suis le propriétaire unique de mon entreprise et son seul expert‑conseil. Dois-je quand même entrer mes renseignements personnels dans la section destinée à l’expert‑conseil?

Oui. Si vous n’entrez pas cette information dans le profil de l’expert‑conseil, les recherches effectuées dans les SP en ligne ne tiendront pas compte de votre candidature, qui sera donc automatiquement exclue. Pour plus d’information, reportez-vous au Guide étape par étape.

Existe-t-il des séances de formation à l’intention des fournisseurs?
La formation est offerte sur demande seulement. Communiquez avec nous pour planifier votre séance.

Personnes-ressources

Au travers du Canada :

Contactez-nous : rcnspenligne.ncrpsonline@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Oublié votre mot de passe & difficultés techniques : basa-assd@tpsgc-pwgsc.gc.ca