Volet 11 : Services de gestion de projets immobiliers
11.1 Administrateur de projets des biens immobiliers
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Seconder l'équipe de projet dans les activités de gestion, notamment pour ce qui est des aspects financiers, de la planification et de la passation de marchés
Fournir un soutien administratif et financier afin de répondre aux exigences
Participer au processus d'attestation de sécurité
Établir les procédures d'administration de projets
Fournir un soutien administratif et technique à l'équipe de projet, au besoin. Développer un système de gestion des documents et des processus de contrôle pour les équipes de projet. Recevoir le courrier entrant (le courrier papier et le courrier électronique), établir les priorités, évaluer les besoins urgents liés au courrier et fixer les délais
Agir à titre de principal point de contact dans une situation d'« urgence », en prenant les appels entrants, en enregistrant les appels, en tâchant de résoudre les problèmes simples et en appliquant les procédures établies pour les problèmes plus difficiles
Assister aux réunions de projet, préparer et distribuer les comptes rendus de réunions et les comptes rendus de décisions
Planifier et surveiller les projets de manière exhaustive et établir des rapports en utilisant le format de plan de projet
Tenir et mettre à jour, manuellement ou électroniquement, les renseignements pertinents sur le projet, dont le calendrier d'activités de projet, les rapports d'étape et la correspondance
Communiquer avec la gestion de projets en qui concerne les questions administratives liées au projet
Collaborer avec des spécialistes, des intervenants et d'autres autorités compétentes lors de l'examen des exigences du projet
Collaborer à la préparation et à la coordination de la documentation donnant suite à des rapports programmés ou non programmés, pour permettre à la direction d'être au courant des progrès accomplis dans le cadre des projets. Fournir un soutien technique écrit pour les rapports écrits et les dossiers de présentation
Participer à la gestion des procédures applicables aux demandes de renseignements
Fournir du soutien dans le cadre des processus d'appel d'offres et de passation de marchés, au besoin. Contribuer au lancement du processus associé aux travaux de construction (préparation et réunion) en participant à la gestion de la logistique de la construction (prévoir et coordonner les travaux et éviter de perturber les occupants)
Participer à la préparation d'avis de modification proposée et d'autorisations de modification exacts et opportuns aux fins d'approbation, de suivi et de communication
Appuyer les services et les évaluations après la construction
11.2 Gestionnaire de projets des biens immobiliers
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Partie A
Définir la portée du projet, élaborer les documents sur les exigences et l'énoncé des travaux, participer aux discussions avec les clients, analyser les exigences fonctionnelles et opérationnelles des clients
Préparer les documents d'approbation de projet requis pour l'approbation du projet ou du financement (par exemple analyses de rentabilisation, études de faisabilité et présentations au Conseil du Trésor)
Planifier et coordonner les activités du personnel affecté au projet, des entrepreneurs et d'autres fournisseurs de soutien, notamment préparer des calendriers préliminaires pour la conception et la mise en œuvre du projet
Gérer les équipes de spécialistes en architecture et en ingénierie et les équipes de spécialistes connexes, examiner les coûts du projet et corriger les écarts par rapport aux budgets préétablis en recommandant des mesures et en résolvant les conflits
Partie B
Prévoir, orienter et coordonner un bureau de gestion de projet ainsi que les activités de celui-ci dans le respect des délais et du budget
Préparer la structure officielle de répartition du travail et les tableaux de conformité
Élaborer des plans et des sections provisoires, qui seront intégrés aux plans du projet
Participer aux initiatives de planification stratégique et opérationnelle de l'organisation (par exemple définir les objectifs stratégiques et mettre en œuvre les initiatives permettant de les atteindre, notamment par l'élaboration de politiques et de normes, et l'examen des programmes)
Reconnaître et réaliser les possibilités de combiner des ressources professionnelles grâce à des ententes de partenariat (par exemple pratiques multidisciplinaires)
Prévoir des ateliers de facilitation sur la planification stratégique, la promotion du travail d'équipe, l'apprentissage positif ou la gestion de conflits et mener des entrevues auprès des intervenants. Préparer les documents des ateliers, donner les ateliers et gérer le processus de partenariats continu
Préparer ou gérer les documents de projet, comme l'arrêté ou le plan de projet, l'énoncé des travaux du client, le rapport d'analyse des investissements, l'étude de faisabilité, le cadre de référence, l'analyse des coûts, l'analyse du cycle de vie, le plan de mise en service ou les leçons apprises
Établir et examiner les stratégies de mise en œuvre des travaux de construction et du projet, notamment par un marché à prix forfaitaire, la mise en œuvre progressive, la gestion de la construction, la méthode de conception-construction et les partenariats public-privé
Coordonner les experts-conseils embauchés individuellement de façon à établir une conception intégrée (par exemple géotechnique, conception de l'environnement et conception sismique, programme fonctionnel, aménagement et aménagement de bureau)
Informer les experts-conseils et les entrepreneurs des rôles, des responsabilités et des lignes directrices en ce qui concerne l'administration du marché et le comportement à adopter sur le chantier
Élaborer un plan de projet à jour, précisant les contraintes, les hypothèses, les inclusions et les exclusions découlant de l'examen mené avec les intervenants
Coordonner les exercices d'analyse des coûts et d'autres stratégies visant à trouver des solutions de conception intégrée, et gérer les coûts. Examiner et mettre en œuvre les résultats de ces processus
Maintenir le processus de gestion des modifications techniques qui enregistre les modifications apportées à la portée des travaux
Surveiller la conception, la mise en œuvre et les activités du projet en fonction des objectifs fixés
Faire continuellement état des progrès réalisés dans le cadre du projet
Participer à la préparation des recommandations liées à l'embauche ou à la délégation des experts-conseils, préparer les documents de demande de propositions pour les experts-conseils, puis examiner et évaluer les propositions des experts-conseils
Examiner les demandes de remboursement périodique mensuelles des experts-conseils afin de respecter les ententes des experts-conseils, et recommander des paiements
Analyser les calendriers de projet, y compris les produits livrables attendus de l'entrepreneur et de l'expert-conseil, et déterminer si des mesures correctives sont nécessaires afin de respecter les échéanciers
Participer aux réunions de chantier et donner des conseils sur l'interprétation des plans et des devis relatifs au marché tout en veillant à ce que les experts-conseils ou les entrepreneurs assument leurs responsabilités en vertu de leurs ententes respectives
Préparer des plans, des graphiques, des tableaux et des diagrammes pour faciliter l'analyse ou la présentation des problèmes
Gérer et planifier les déménagements, dont la coordination du mobilier, le câblage ainsi que l'acquisition et la vérification de la signalisation
Coordonner et préparer les documents présentés en réponse aux rapports prévus et imprévus et à des constatations, afin de tenir la direction au courant des progrès réalisés dans le cadre du projet
Participer aux inspections et aux comités d'acceptation au moment de l'achèvement substantiel : inspecter les travaux, évaluer les montants retenus en raison de défaillances, accepter les travaux au nom du client, et recommander l'émission du certificat provisoire et du paiement à l'entrepreneur
Intégrer les rapports définitifs au plan de projet, y compris les détails à propos des problèmes non résolus, les garanties et les obligations des experts-conseils ou des entrepreneurs, et publier les examens de projet et les leçons apprises
S'assurer que les défaillances et les travaux inachevés sont rapidement ciblés, gérés, corrigés et approuvés comme étant achevés; recommander la délivrance du certificat définitif d'achèvement
Concevoir et tenir à jour divers systèmes de gestion et de contrôle du projet, conformément aux normes et aux lignes directrices du client, ce qui comprend le suivi financier et des approbations, la gestion du changement, les communications, le protocole de sécurité du personnel de projet et le système de gestion des dossiers
11.3 Chef de projet des biens immobiliers
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Évaluer la capacité de l'organisation à entreprendre et à réaliser avec succès un projet dans le contexte des priorités globales relatives au programme et au portefeuille, et ce, au moyen de la planification stratégique
Définir les exigences générales du projet : établir, vérifier et accepter la portée du projet, le budget, le calendrier et le contrôle des modifications de la portée
Participer à l'établissement de l'ordre de priorité et à l'affectation des projets compris dans un programme ou un portefeuille de projets plus important
Diriger plusieurs gestionnaires principaux de projets, chacun étant responsable d'un élément du projet, du programme ou du portefeuille, et leurs équipes associées (par exemple gestion de projets et financière)
Déterminer et attribuer les rôles, les responsabilités et les liens hiérarchiques dans le cadre du projet, élaborer les plans de travail, veiller à l'affectation des ressources compétentes et établir un environnement de travail en équipe favorisant la productivité
Donner des conseils et assurer un leadership pour la détermination et l'évaluation des options envisageables concernant l'élaboration du projet, recommander l'option privilégiée et établir des stratégies de mise en œuvre à étudier
Rencontrer les intervenants des organisations internes et externes, négocier avec ceux-ci et obtenir leur appui (par exemple cadres supérieurs principaux du gouvernement, groupes d'intérêts du secteur privé, groupes d'intérêts municipaux et groupes communautaires)
Définir des solutions de rechange pour le projet et déterminer leur faisabilité sur le plan administratif, organisationnel, économique ou technique
Participer à l'obtention des approbations de projet requises auprès des intervenants pertinents (approbation interne, zonage, patrimoine, etc.)
Entreprendre des activités de diligence raisonnable pour l'acquisition ou l'aliénation de biens (par exemple études sur l'utilisation optimale ou le choix du site)
Élaborer des plans directeurs immobiliers, des plans d'aménagement détaillés ou des plans d'utilisation des terres qui analysent les initiatives de développement (par exemple, études des transports et de l'entretien, analyse de la circulation, du stationnement, des activités piétonnières, de la gestion de la demande de transport ou d'autres questions relatives à la planification)
Préparer les documents d'appel d'offres utilisés pour l'acquisition ou l'aliénation de biens
Examiner les problèmes associés aux titres fonciers et formuler des recommandations à cet égard
Déterminer, obtenir et gérer les approbations, les permis ou les licences environnementales
Gérer la mise en œuvre d'un projet ou d'un programme afin de déterminer, d'analyser, de planifier, de suivre et de contrôler les progrès de façon continue
Examiner et accepter la planification globale, l'avant-projet et le processus de mise en œuvre, dont la définition du concept, la conception de l'environnement et la conception de la faisabilité, les catégories connexes des estimations de coûts, les modifications au calendrier de projet, la gestion des problèmes et les documents d'approbation (ou présenter des demandes de modifications connexes)
Établir les estimations du coût du cycle de vie à l'aide de la méthode de l'actualisation des flux de trésorerie
Gérer les modifications apportées au programme conformément au processus de gestion du changement
Préparer des plans de gestion des risques
Gérer la sécurité en tant que partie intégrante du projet de construction, en respectant les cadres de responsabilisation et la documentation afin d'assurer l'uniformité des pratiques et une diligence raisonnable
Dresser un plan de communication professionnel établissant clairement le processus de règlement des réclamations
Élaborer un plan de communications, des communiqués de presse, ainsi que des questions et réponses relatives aux demandes d'information des médias
Contribuer à l'organisation d'événements médiatiques ou concevoir des visites à l'intention du public ou des cadres supérieurs
Concevoir des graphiques prêts à photographier de matériel de communication ou des panneaux d'information pour les expositions
11.4 Planificateur de projets des biens immobiliers
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Partie A
Cibler les activités du projet, établir et tenir un calendrier de projet, mettre en place un système de contrôle du temps, surveiller les progrès (y compris les contrôles du calendrier et des coûts) et corriger les écarts
Établir et gérer un calendrier principal pour l'ensemble des activités et des ressources en définissant les produits livrables, en déterminant les jalons clés et les échéances, en examinant les progrès réalisés dans le cadre du projet et en participant à la gestion continue des risques. Cibler les répercussions précises (saisonnières ou propres à un site ou à un client) sur les échéanciers, les échéanciers des processus de travail et les périodes d'approbation du calendrier principal
Établir des flux de trésorerie détaillés à mesure que le projet progresse afin d'illustrer la séquence des travaux et les activités interdépendantes
Communiquer de vive voix et par écrit avec le gestionnaire de projets et les intervenants afin de suggérer des modifications au calendrier de projet ou à la structure de répartition du travail du projet
Partie B
Visiter le chantier et formuler des commentaires opportuns en vue de mettre à jour le calendrier principal
Établir un calendrier de projet optimisé, à l'aide de la méthode du chemin critique, pour définir les mesures permettant de réduire la durée totale du projet
Évaluer et surveiller régulièrement le calendrier global du projet au moyen des renseignements fournis par l'équipe de projet; réduire les retards au calendrier, au besoin
Assurer un suivi du calendrier et tenir à jour les documents de gestion du changement
Documenter les problèmes liés au calendrier de projet, ainsi que leur résolution
Communiquer avec le gestionnaire de projets, l'équipe de gestion ou les intervenants concernant l'état et les produits livrables du projet en utilisant des schémas logiques, des diagrammes à barres et des rapports narratifs
Participer à l'élaboration et à la gestion du processus et des procédures utilisées lors des activités
11.5 Spécialiste des coûts ou des finances des biens immobiliers
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Partie A
Cibler les ressources, les niveaux d'effort et les coûts connexes requis dans le cadre du projet, et Préparer ou examiner les plans des coûts, les analyses des coûts, les flux de trésorerie et les estimations de coûts à diverses étapes du projet
Participer à l'établissement des coûts pour des activités précises, comme les coûts directs de projet, les frais généraux liés au soutien du projet, les frais généraux ministériels ou administratifs, les coûts des produits et des services, les frais de location et autres coûts et recettes connexes
Participer au contrôle des coûts en appliquant les techniques de résolution de problèmes, dont l'analyse du cycle de vie, l'analyse des coûts, l'analyse des risques et l'estimation anticipée (analyse des coûts par élément)
Analyser des rapports sur les tendances dans le marché immobilier et le marché de la construction, et prévoir les répercussions de ces tendances sur les coûts
Surveiller les coûts réels et estimés par rapport aux coûts prévus, analyser les coûts d'achèvement des projets et les mesures à prendre pour respecter le budget, notamment l'état de la marge de sécurité, des réserves ou des imprévus, et établir des rapports à cet égard
Préparer des analyses de la valeur actualisée des flux de trésorerie
Calculer l'optimisation des ressources à l'aide de la méthode de Monte Carlo
Préparer des états financiers passés ou pro forma ou l'analyse indiciaire (selon les données financières, sur l'emploi, spatiales ou autre)
Fournir un examen d'analyse financière élaborer par un tiers
Partie B
Évaluer les procédures de gestion financière
Examiner les soumissions préparées par les experts-conseils ou les entrepreneurs en lien avec les activités financières
Rédiger des plans opérationnels ou financiers
Fournir des commentaires dans le but de mettre à jour le plan principal des coûts (de base) :
en effectuant des visites de chantier
en évaluant la conception et les budgets du projet
en s'assurant que toutes les parties comprennent l'ensemble des imprévus ou des indemnités
en comparant et en rapprochant les budgets de projet précédents et le budget actuel
Présenter le budget approuvé, les prévisions, les écarts, les chiffres réels, les factures et les paiements
Contribuer à la planification des coûts, notamment :
en participant à la planification des coûts des options du projet et des scénarios par simulation, au besoin
en donnant des conseils sur la planification des coûts dans le but de coordonner les activités permanentes d'approvisionnement du projet avec les renseignements contenus dans le système financier de l'organisation
en déterminant et en quantifiant les risques éventuels et en formulant des recommandations quant aux imprévus afin de réduire au minimum les incidences négatives sur les coûts
en ciblant, en prévoyant et en analysant les risques liés au projet, tout en mettant l'accent sur la présentation, la documentation et l'utilisation des marges de sécurité, des réserves pour risques et des réserves de prévoyance générales
Préparer une feuille de calcul détaillée faisant état du financement et des prévisions annuels relatifs au sous-projet et de la valeur des travaux effectués pendant la durée du projet
Examiner et surveiller régulièrement le budget global du projet en fonction des renseignements fournis par l'équipe de projet
Repérer les écarts et les stratégies d'atténuation possibles qui permettront de s'assurer que les coûts du projet ne dépassent pas le budget
Présenter des rapports réguliers sur les flux de trésorerie du projet, y compris les exigences prévues, au besoin
Évaluer ou appliquer les méthodes utilisées par le gouvernement ou l'industrie (c'est-à-dire principes comptables généralement reconnus) pour la prise de décisions financières, car ces méthodes se rapportent aux biens immobiliers
11.6 Planificateur de portefeuilles des biens immobiliers
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Analyser les tendances économiques externes, les tendances relatives à l'utilisation du terrain et les tendances du marché immobilier (tendances environnementales)
Examiner et interpréter les politiques, les plans et les règlements communautaires et locaux
Cibler les répercussions des tendances environnementales prévues sur le portefeuille immobilier d'une organisation
Élaborer les normes sur les locaux ou les immeubles d'une organisation
Établir des politiques organisationnelles sur l'utilisation des biens immobiliers
Cibler des exigences prévues en matière de locaux, et analyser les solutions de rechange
Préparer les profils de l'état, du rendement et de l'utilisation des immeubles ou des portefeuilles existants
Cibler tout problème éventuel menaçant un portefeuille immobilier sur le plan de l'atteinte des objectifs organisationnels (par exemple analyses des forces, des faiblesses, des possibilités ou des menaces)
Comparer le rendement d'un portefeuille à celui de portefeuilles comparables de l'industrie ou du gouvernement
Élaborer des stratégies immobilières visant à atteindre les buts d'une organisation, à satisfaire aux exigences en matière de locaux ou à établir les responsabilités relatives à la « garde » de biens immobiliers
Définir des stratégies de rationalisation ou d'aliénation de groupes de biens immobiliers
Classer de nombreux projets immobiliers (par exemple entretien, rénovation, modernisation, améliorations locatives, aliénation, acquisition) par ordre de priorité, en respectant les objectifs stratégiques et les capacités d'une organisation
Préparer des stratégies d'aménagement des immeubles et des plans directeurs relatifs aux biens immobiliers
Préparer des études sur l'utilisation du terrain dans lesquelles on analyse des initiatives d'aménagement (examen des problèmes de transport et d'entretien par exemple)
Élaborer un plan de communication à l'intention du public et en réponse aux demandes d'information des médias
11.7 Analyste en réclamation
Les services requis peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, les suivants
Examiner et analyser les données et les rapports en lien avec le contexte du projet concernant les questions relatives au contrat, par exemple, les réclamations, les autorisations de modification, les rapports concernant le calendrier, l'analyse des retards, les questions litigieuses, etc.
Effectuer une analyse détaillée des présentations mensuelles du calendrier du projet, et ce, dès le début de l'élaboration du projet
Examiner le calendrier du chemin critique conforme à l'exécution des entrepreneurs et le comparer au plan de base et au calendrier initiaux
Analyser à quel moment les retards au calendrier se sont produits et définir les questions et les causes principales et critiques (incidents responsables des retards) qui ont une incidence sur la date de fin, définir les répercussions sur la prolongation du délai et déterminer les retards simultanés
Effectuer une analyse détaillée des retards du projet
Déterminer les causes, les circonstances et les responsabilités (par exemple, de l'entrepreneur, de l'expert-conseil, de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)) qui entraînent des retards et qui peuvent mener à des réclamations
Effectuer une analyse d'autorisation de modification, y compris un examen des Avis de modification proposée et des autorisations de modification. Inclure un historique de chaque autorisation de modification et déterminer s'il y a eu des retards ainsi que la prolongation de la date de fin et les répercussions sur celle-ci
Déterminer les coûts engagés par l'État à cause des retards des entrepreneurs
Analyser, sur demande, les incidences des retards et des coûts associés à ces retards découlant des effets cumulatifs des nombreuses autorisations de modification
Aider le gestionnaire de projet, lorsqu'une réclamation n'est pas liée aux retards, à déterminer la raison pour laquelle un entrepreneur réclame des coûts supplémentaires qui n'ont pas été couverts par l'autorisation de modifications
Offrir de l'appui pour la préparation d'une médiation éventuelle, notamment la préparation de la documentation et du mémoire de médiation
