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Partie B : Procédures pour les commandes subséquentes

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  1. Procédures pour les commandes

1. Procédures pour les commandes

1.1 Offres à commandes multiples

Plusieurs offre à commandes (OC) ont été émises pour le présent besoin. Les commandes subséquentes seront réparties entre les offrants selon les processus décrits ci-après et en respectant l'enveloppe budgétaire prévue. Une fois acceptée par le Canada, chaque commande subséquente donne lieu à un marché distinct entre le Canada et l'offrant.

1.2 Création d'une liste de droit de premier refus

Les taux des offrants, par catégorie, sont fournis à l'annexe C de l'OC. Les utilisateurs désignés utiliseront le portail électronique du Système des services professionnels centralisés (SSPS) pour créer une liste de droit de premier refus (ci-après « la Liste ») pour leurs besoins en se servant de critères de recherche qui suivent « régions, régions métropolitaines, sécurité, volet, niveau de compétence, statut d'autochtone et nombre de ressources ». La Liste contiendra les noms des offrants qui répondent à tous les critères de recherche et possédant la cote de sécurité nécessaire, classés en partant du prix total le plus bas au plus élevé pour les besoins concernés, en fonction des taux journaliers de chaque offrant. La Liste sera accessible à l'utilisateur désigné afin qu'il puisse passer des commandes subséquentes et fera l'objet de révisions de temps à autre afin de tenir compte des changements de statut des offrants. Le prix total le plus bas sera calculé en additionnant tous les taux par catégorie multipliés par le nombre de ressources au niveau de compétence des volets requis.

Exemple :

L'utilisateur désigné a besoin du personnel suivant :

  • 3 programmeurs principal en apprentissage en ligne
  • 1 rédacteur technique intermédiaire
  • 2 concepteurs graphiques subalternes

Réponse de l'offrant classé au premier rang le plus élevé :

  • 2 concepteurs graphiques subalternes à 500 $ par jour = 1 000 $
  • 1 rédacteur technique intermédiaire à 700 $ par jour = 700 $
  • 3 programmeurs principal en apprentissage en ligne à 850 $ par jour = 2 550 $

Total : 1 000 $ + 700 $ + 2 550 $ = 4 250 $ est le prix cumulatif le plus bas

Réponse de l'offrant classé au deuxième rang :

  • 2 concepteurs graphiques subalternes à 700 $ par jour = 1 400 $
  • 1 rédacteur technique intermédiaire à 600 $ par jour = 600 $
  • 3 programmeurs principal en apprentissage en ligne à 1 000 $ par jour = 3 000 $

Total : 1 400 $ + 600 $ + 3 000 $ = 5 000 $

1.3 Méthode de sélection de l'offrant

a) Contrats dirigés d'une valeur de moins de 25 000 $

Les clients peuvent attribuer des commandes de 25 000 $ ou moins (les taxes applicables incluses) à des offrants qualifiés dans le ou les volet(s) pertinentes en conformité avec le Règlement sur les marchés de l'État, quel que soit le classement des offrants sur la liste.

b) Besoins d'une valeur inférieure à 250 000 $ (taxes applicables incluses) :

Où l'utilisateur identifié désire émettre une commande subséquente à cette série d'OC il doit émettre un formulaire de confirmation de disponibilité (FCD) (fourni à l'annexe D OC, Formulaire de confirmation de disponibilité(FCD)) aux destinataires suivants :

  1. l'offrant classé au premier rang sur la Liste ou
  2. jusqu'à 10 des offrants classés en tête de liste (demande de groupe).

L'autorité de l'OC peut augmenter ou diminuer le nombre maximum d'offrants permis dans toute demande de groupe durant la période de validité de l'OC en donnant, par écrit, un préavis de 30 jours civils à tous les offrants qui ont reçu une OC.

Si une commande subséquente est émise, elle l'est à l'offrant qui répond aux critères d'évaluation du FCD et arrive en première position sur la Liste. Un offrant moins bien classé sur la Liste ne peut être choisi si un autre, mieux classé que lui, n'a pas été invité à soumissionner (aucun offrant classé ne doit être omis).

Si, parmi les offrants de la demande de groupe, l'offrant le mieux classé est incapable de satisfaire aux critères d'évaluation, la commande subséquente peut être attribuée à l'offrant de la demande de groupe qui le suit sur la Liste et répond à ces critères. Cette procédure d'invitation peut se répéter autant de fois que nécessaire avec les offrants qui ont répondu au FCD, dans l'ordre de leur classement sur la Liste, jusqu'à ce qu'une commande subséquente soit émise. En cas d'égalité après évaluation des offrants d'une demande de groupe, la commande subséquente peut être attribuée à l'offrant choisi par l'utilisateur désigné.

Lorsqu'aucun offrant ne répond à l'invitation à soumissionner ou lorsqu'aucun offrant ne se voit assigner une commande subséquente selon la procédure décrite ci-dessus parce qu'aucun offrant ne répond aux critères d'évaluation, l'utilisateur désigné peut faire parvenir un FCD à l'offrant qui les suit immédiatement dans le classement ou émettre une autre demande de groupe pour le besoin concerné à un groupe formé des offrants les mieux classés sur la Liste et qui n'avaient pas été invités à soumissionner lors de la précédente demande de groupe. Ce processus peut être répété, tel que décrit ci-dessus, en procédant séquentiellement par ordre de classement des offrants dans la Liste (aucun offrant classé ne doit être omis), jusqu'à ce qu'une commande subséquente soit passée.

1.4 Contenu du formulaire de confirmation de disponibilité au travail (Annexe D)

Chaque FCD précisera les exigences de la commande de l'utilisateur désigné, en décrivant le projet spécifique, y compris :

  1. la durée de la commande, options comprises
  2. les volets précis, le niveau de compétence et le nombre de ressources requis
  3. le niveau estimé d'effort requis
  4. une proposition de base de paiement, ayant recours à un prix ferme, un prix plafond qui respecte une limite budgétaire, conformément aux taux journaliers fermes précisés à l'annexe C de l'OC;
  5. le lieu de prestation des services requis
  6. les besoins en termes de déplacements et de séjour (si cela s'applique)
  7. la cote de sécurité exigée pour offrir les services requis
  8. les coordonnées de l'utilisateur désigné
  9. les critères d'évaluation (la grille souple) pouvant inclure les domaines spécifiques d'éducation, d'attestation et/ou d'expérience requis
  10. les détails de l'énoncé des travaux
  11. la date limite de dépôt de la réponse

Les modalités définies dans le FCD ainsi que les clauses de la commande subséquente qui font partie intégrante de la commande subséquente. Certains FCD peuvent exiger une prestation de services dans l'une ou l'autre ou l'une et l'autre des deux langues officielles du Canada.

1.5 Exigences en matière de réponse

Pour soumettre une réponse, l'offrant doit remplir la section C du FCD dans son intégralité. L'offrant doit identifier le(les) ressource(s) qu'il propose pour effectuer la prestation de services. L'offrant ne doit pas soumettre les curriculum vitae de la (des) ressource(s) proposée(s). Toutes les compétences de la (des) ressource(s) proposée(s) (expérience, scolarité, attestations – si cela s'applique) doivent être identifiées par l'offrant à la section C du FCD. Les offrants peuvent répondre dans l'une ou l'autre des deux langues officielles en vertu de la Loi sur les langues officielles et des règlements afférents.

  1. Contenu de la réponse : La réponse doit être signée par l'offrant ou par un représentant autorisé de ce dernier. Il appartient exclusivement à l'offrant de déposer sa réponse dans les délais exigés et de bien l'acheminer. La réponse doit inclure tous les renseignements nécessaires pour répondre à toutes les exigences spécifiées dans le formulaire de confirmation de disponibilité et préciser clairement :
    1. la ou les ressources proposées pour les volets et les niveaux de compétence requis détaillant les compétences des ressources proposées (expérience, scolarité, attestations – si cela s'applique) conformément à l'annexe A de Arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) et OC intitulé « Volets et catégories »
    2. les renseignements demandés afin de répondre au niveau d'autorisation de sécurité nécessaire pour la prestation des services concernés
  2. Délais de réponse : Les offrants doivent soumettre leur réponse à l'utilisateur désigné dans les 2 jours ouvrables qui suivent l'émission du FCD (ou dans un délai plus long si le formulaire le précise). Le fait de ne pas soumettre de réponse dans les délais requis sera interprété comme une incapacité à offrir les services demandés.
  3. Attestation de l'offrant : En présentant et en signant une réponse à un FCD, l'offrant atteste et garantit chacun des éléments suivants :
    1. chaque personne proposée sera disponible pour commencer à travailler à partir de la date spécifiée dans le formulaire de confirmation de disponibilité ou de celle convenue avec l'utilisateur désigné
    2. si l'offrant propose, pour exécuter les travaux, une personne dont il n'est pas l'employeur, il atteste que cette personne (ou son employeur) lui a remis une autorisation écrite lui permettant d'offrir ses services pour l'exécution des travaux requis. Au cours de l'évaluation de la personne proposée, l'offrant devra, à la demande de l'utilisateur désigné, fournir une copie de cette autorisation pour l'une ou l'autre ou l'ensemble des personnes proposées qui ne sont pas ses employés. Si l'offrant ne répond pas à cette demande, sa réponse sera jugée non recevable
    3. il respecte les exigences en matière d'assurances décrites dans cette offre à commandes (s'il y a lieu)
  4. Attestation de l'offrant : en soumettant et en signant une réponse à un FCD, l'offrant reconnaît chacun des énoncés suivants :
    1. L'utilisateur désigné a le droit, mais non l'obligation de prendre une des mesures suivantes :
      1. demander des éclaircissements ou vérifier tous les renseignements donnés par l'offrant dans le FCD, soit de manière indépendante, soit en communiquant avec l'offrant. Dans ce dernier cas, l'offrant devra répondre à une demande de clarification par le représentant du Canada dans les deux jours ouvrables ou dans un délai plus long qui pourrait avoir été spécifié par écrit
      2. communiquer avec l'une ou l'autre ou l'ensemble des personnes dont le nom est donné en référence, aux frais de l'offrant seulement, pour vérifier tout renseignement ou toute donnée déposée par l'offrant. La personne mentionnée en référence aura un minimum de 2 jours ouvrables ou un délai plus long spécifié par écrit pour fournir les renseignements requis à l'utilisateur désigné. Lorsque les renseignements fournis par une référence diffèrent de ceux fournis par l'offrant, les renseignements fournis par la référence seront considérés comme exacts

      Pour ce qui est des points (i) et (ii) ci-dessus, si l'offrant ne fournit pas les renseignements demandés dans les délais prescrits, le représentant du Canada peut, soit lui accorder un délai de réponse supplémentaire, soit considérer la réponse comme non recevable et procéder à l'émission d'un FCD à un autre offrant ou à plusieurs autres offrants conformément à la méthode de sélection de l'offrant.

    2. Le représentant du Canada ne retardera pas l'attribution d'une commande subséquente afin de permettre aux offrants d'obtenir la cote de sécurité demandée. Les offrants ont la responsabilité de vérifier que tous les renseignements demandés concernant la cote de sécurité requise pour répondre à la commande subséquente sont fournis dans leur réponse au FCD.

1.6 Évaluation des ressources proposées

Les compétences et l'expérience des ressources proposées seront évaluées par rapport aux exigences précisées à l'annexe A intitulé « OC/AMA, volets et catégories »; l'utilisateur désigné peut demander la preuve qu'une formation officielle a été acquise ainsi que des références. Le Canada se réserve le droit de demander des références à un offrant afin de vérifier l'exactitude des renseignements fournis. Si les références ne confirment pas la compétence des personnes proposées pour exécuter les services requis, le Canada pourra considérer la réponse comme non recevable et procéder à l'attribution d'un FCD à un ou plusieurs autres offrants conformément à la méthode de sélection de l'offrant.

Lorsque l'offrant se voit demander des renseignements concernant les compétences ou l'expérience des ressources qu'il propose, il doit fournir des renseignements détaillés et complets indiquant où, quand (mois et année) et comment (par l'intermédiaire de quelles activités/responsabilités) les compétences et l'expérience mentionnées ont été acquises. L'expérience acquise au cours des études ne sera pas considérée comme de l'expérience professionnelle. Toute l'expérience de travail exigée doit avoir été acquise dans un milieu de travail légitime et non pas dans un contexte d'études. Les stages d'un programme d'études coopératif (régime études-travail) sont considérés comme des expériences de travail dans la mesure où ils portent sur les services demandés. Les mois d'expérience indiqués pour un projet dont la durée chevauche celle d'un autre projet cité comme référence ne seront comptés qu'une fois.

Si l'on demande à l'offrant de fournir des renseignements ou une preuve d'études pour la personne proposée, cette dernière doit avoir fait ses études dans une université, un collège ou une école secondaire reconnu* du Canada ou un équivalent certifié par un service d'évaluation des études reconnu* au Canada, si la formation a été obtenue à l'étranger.


* La liste des organisations reconnues est affichée sur le site Web du Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux.


Lorsque l'on demande à l'offrant de fournir une preuve de certification de la ressource proposée, il doit soumettre une copie de l'attestation obtenue ou une preuve démontrant que la ressource a réussi le programme de certification.

1.7 Instrument de commande

Les travaux seront autorisés ou confirmés par l'utilisateur désigné dans le formulaire PWGSC-TPSGC 942, « Commande subséquente à une offre à commandes » ou un formulaire équivalent.

1.8 Limite des commandes subséquentes

Chaque commande subséquente à l'OC ne doit pas dépasser 250 000,00 $ (les taxes applicablescomprises). Le responsable de l'OC (ou ses représentants) peut autoriser une commande subséquente qui dépasse la limite de commandes subséquentes.

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