Lignes directrices pour la présentation et la publication externes de documents professionnels et de fiches techniques

Les employés de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI), avec leurs expertises dans les diciplines d'architecture et de génie divers, préparent souvent des documents professionnels et des fiches techniques dont la diffusion ou la publication vise des publics externes. Afin de promouvoir la cohérence en ce qui touche les pratiques, les positions et les politiques ministérielles, et afin d'éviter, chez le public visé, les conséquences négatives et les interprétations fautives et toutes déclarations inexactes relativement à la position du Ministère sur un sujet donné, la DGBI a adopté des lignes directices pour assister leurs employés. Ces lignes directrices s'appliquent aux documents :

  • présentés en personne par l'auteur;
  • présentés par une personne autorisée à agir au nom de l'auteur;
  • rédigés dans le cadre d'une réunion;
  • publiés dans des revues techniques ou professionnelles;
  • publiés dans Internet

Tous les employés de la DGBI doivent s'assurer que tous les documents dont la diffusion ou la publication vise un public externe, suive les lignes directrices suivantes :

  • Avant de rédiger, seul ou avec d'autres, un document professionnel ou une fiche technique visant un public externe, les employés doivent en informer leur superviseur. (Si le document est déjà écrit, les employés doivent avertir leur superviseur de leur intention de le publier ou de le diffuser.)
  • Dans les cas où le document doit contenir de l'information portant sur le client ou y faire référence, il faut préalablement obtenir l'approbation du client pour diffuser l'information avant de l'inclure dans le document ou l'exposé.
  • Une fois le document terminé, l'employé renseignera son gestionnaire sur son contenu avant de passer à l'étape de la publication ou de la diffusion visant un public externe. Lorsque le contenu ou le sujet porte sur des faits nouveaux, prête à la controverse ou porte sur des questions pour lesquelles la position du Ministère n'est pas claire, l'employé devra soumettre le document à son directeur fonctionnel avant la publication ou la diffusion.
  • L'auteur fournira la version électronique du document, et ce dans les deux langues officielles, à l'éditeur applicable du site web.
  • Aux fins d'information seulement, le bureau du directeur général (SCN) ou le bureau du directeur général régional (DGR) (régions) doit être avisé qu'un document sera (ou a été) rédigé, et il faut indiquer la date et le type de publication.

Références :

  • Politique sur la participation aux conférences (information portant sur la participation aux conférences et les pouvoirs d'approbation de voyage);
  • Cadre pour la gestion des activités de communication au sein de SPACCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC/SPAC., mars 2010 (information portant sur les responsabilités de ravaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC/SPAC) quant au respect de la politique du Conseil du Trésor sur les communications du gouvernement);
  • Politique de communication du gouvernement du Canada sur la politique relative aux publications, octobre 1996 (information portant sur les responsabilités de SPAC relativement à la production de publications écologiques, rentables et dans les délais prescrits);
  • Politiques ministérielles 056Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accs  Publiservice, le site extranet du gouvernement du Canada. sur l'image de marque de SPAC, octobre 1997 (information portant sur la politique de SPAC relativement à l'insertion de l'image de marque dans les publications)
  • Conseil du Trésor - Politique de communication du gouvernement du Canada, novembre 2004 (information générale sur la politique de publication du gouvernement)