Définitions des catégories d'estimation des coûts

Le Conseil du Trésor définit actuellement les catégories d'estimation comme suit :

L'estimation indicative est une estimation des coûts qui n'est pas suffisamment fiable pour que le Conseil du Trésor l'approuve comme centre de coûts. Elle présente des prévisions approximatives de coûts qui servent à des fins de planification budgétaire aux premières étapes de l'élaboration d'un projet. Elle se fonde généralement sur l'énoncé opérationnel d'un besoin, une évaluation du marché des produits, l'existence de la technologie qui répondrait aux besoins et autres considérations comme la mise en œuvre, les coûts du cycle de vie et les économies opérationnelles.

Les estimations indicatives sont utilisées pour demander une approbation préliminaire de projet (APP) ou une approbation de projet de location (APL) - Politique sur la gestion des projets.

La qualité et la fiabilité de l'estimation fondée sont élevées et celle-ci repose sur :

4.1 une conception détaillée du système et de ses composantes, l'adaptation du modèle, les plans de travail et esquisses des composantes, le détail de la construction ou assemblage et de l'installation. Elle comprend l'acquisition et la préparation des lieux et une estimation de toute exigence spéciale. Il faut justifier les besoins en fonds de prévoyance à l'aide d'évaluations détaillées des risques, notamment les facteurs du marché, le potentiel industriel et les considérations relatives à la main-d'œuvre;

4.2 tous les produits ou résultats importants et identifiables, ainsi que les coûts de la contribution du gouvernement aux régimes d'avantages sociaux des employés (20 p. 100 de tous les salaires imputés au projet);

4.3 tous les objectifs sur lesquels on s'est mis d'accord, notamment ceux qui découlent de l'examen des acquisitions;

4.4 une évaluation du marché, lorsque l'acquisition se fait par location, location avec option d'achat ou contrat de location-acquisition. L'allocation provisoire pour l'aménagement ou les besoins spéciaux d'adaptation seront assujettis à un examen et à une révision possible à l'étape de l'approbation du marché.

Les estimations fondées sont utilisées pour demander une approbation définitive de projet (ADP) Politique sur la gestion des projets.

Processus relatif aux estimations de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) :

Pour les projets complexes ou assez importants, cinq catégories d'estimations sont préparées à la DGBI. Le processus commence avec l'établissement d'une estimation initiale qui sera élaborée davantage au cours des premières phases du projet. Il est recommandé de demander aux planificateurs de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) de participer à la préparation des budgets généraux du projet qui serviront aux présentations relatives au financement, et tout particulièrement pour les projets qui s'avèrent plus complexes que ceux visant les locaux à bureaux généraux et les locaux d'entreposage. Habituellement, les estimations devraient permettre d'établir la différence entre les coûts de l'immeuble de base et d'aménagement des locaux, ainsi que ceux associés au site, à TPSGC/SPAC, aux experts-conseils, aux autres marchés et aux risques potentiels.

La prévision générale des coûts est fondée sur des données antérieures provenant de projets semblables. Elle établit le budget des ressources qui seront nécessaires pour mener à bien un projet jusqu'à l'étape de l'APP et prévoir si les coûts totaux du projet s'élèveront ou non à plus d'un million de dollars. Il ne s'agit pas d'une estimation des coûts de construction.

L'estimation (indicative) de catégorie « D » doit être exprimée selon le coût unitaire (comme le coût par m² ou autre unité de mesure) et fondée sur un énoncé général des exigences (comme la portée) et des hypothèses. L'estimation de catégorie D est mise au point pendant les phases de l'étape d'identification du projet, et est intégrée aux mouvements de trésorerie pendant la phase d'analyse. Pour les projets plus complexes, comme les laboratoires, une analyse des coûts par élément et les commentaires de secteurs de compétences particuliers peuvent être nécessaires. Les estimations indicatives qui sont préparées durant la phase de faisabilité du Système national de gestion de projet doivent être examinées par les planificateurs des coûts pendant la phase d'analyse afin d'être achevées.

L'estimation de catégorie « C » doit être conforme à la plus récente version du modèle d'analyse des coûts par élément publié par l'Institut canadien des économistes en construction. Elle doit être fondée sur un énoncé général des exigences et des hypothèses, notamment une description complète de l'option préférée des esquisses conceptuelles, de l'expérience en matière de construction/conception et de la conjoncture du marché. Les estimations de catégorie « C » sont préparées pendant la phase de conception du SNGP.

L'estimation (fondée) de catégorie « B » doit être conforme à la plus récente version du modèle d'analyse des coûts par élément publié par l'Institut canadien des économistes en construction. Elle doit être fondée sur les dessins d'élaboration de la conception et les devis préliminaires, qui comprennent les conceptions de tous systèmes et les sous-systèmes les plus importants, ainsi que les résultats de toutes les études de sites/d'installation. Les estimations fondées sont préparées pendant la phase de conception du SNGP.

L'estimation (préalable à l'appel d'offres) de catégorie « A » doit être conforme à la plus récente version du modèle d'analyse des coûts par élément et du modèle divisionnaire publiés par l'Institut canadien des économistes en construction. Elle doit être fondée sur des dessins et des devis de construction complets, préparés avant de lancer un appel d'offres concurrentiel. L'estimation de catégorie « A » est habituellement de 5 à 10 p. 100 du prix réel des marchés attribués pour de nouvelles constructions. Les risques liés aux appels d'offres devraient faire partie du plan sur les risques associés au projet et les coûts devraient être fixés en conséquence. L'exactitude des estimations de catégorie « A » peut être influencée par de nombreux facteurs, dont la complexité du projet, un marché instable, des sites éloignés, des calendriers serrés et des documents de marché imprécis. Les estimations de catégorie « A » sont préparées pendant la phase de mise en œuvre du SNGP et peuvent servir à une estimation fondée plus précise, tout dépendant de la complexité du projet.

Formulaires, modèles et listes de vérification