Formulaires de demandes de changements à la portée

Les formulaires mentionnés ci-dessous sont utilisés par l'équipe de projet pour identifier, gérer et rapporter les changements touchant la portée des projets qui aura des répercussions sur les délais ou les coûts. Ceci permet aux intervenants de revoir les incidences de chaque changement à la portée sur les coûts, les délais et la qualité afin d'être en mesure de modifier en conséquence les estimations de coûts et le calendrier des travaux. La signature du client apposée sur le formulaire Modification de portée indique que ce dernier approuve les changements en question et assume la responsabilité pour l'augmentation des coûts et les retards qui en découleront. L'utilisation des formulaires permet aussi d'évaluer les coûts finaux du projet et les dates d'achèvement par rapport à la dernière estimation des coûts et des délais qui a été approuvée par le client, et non pas par rapport à l'estimation des coûts et du calendrier indiqués dans le Plan de gestion de la portée initiale.

La plupart des demandes de modifications à la portée sont faites par le client à cause d'un changement de politique, ou de la direction stratégique. Le Gestionnaire de projet (GP) doit s'assurer que l'utilisation de ces formulaires est identifié dans le plan de projet et que l'autorisation du client sera obligatoire pour chaque modification apportée à la portée qui aura des répercussions sur les délais ou les coûts. On doit considérer les points suivants :

  • les demandes originales et leur crédibilité (qu'est-ce qui a mal tourné, à quels endroits il pourrait encore y avoir des problèmes)
  • les nouvelles demandes proposées et leur crédibilité (les changements sont-ils nécessaires à ce moment?)
  • les principaux facteurs (les besoins changeants, changement d'échéancier (plus tôt ou plus tard), changement de qualité (augmentation ou diminution)
  • les impacts sur les différents intervenants
  • l'entente documentée du client y compris les "leçons apprises"

Modification de la portée - PSPC/SPAC 94 (PDF, 368Ko) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Ce formulaire est utilisé avant l'attribution du contrat de construction afin de décrire, consigner et approuver les changements à la portée, ainsi que leurs répercussions sur les délais, le budget, les coûts, les risques, la qualité etc. Il n'est pas établi pour documenter les modifications de la portée qui n'ont pas de répercussions sur les délais ou les coûts. Cependant les GP peuvent l'utiliser pour noter ces modifications dans le plan du projet, à leur discrétion, car ces informations forment partie de l'historique du projet et peuvent être référencées dans le futur.

Rapport sommaire des modifications de la portée du projet - PSPC/SPAC 93 (PDF, 351Ko) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Ce formulaire est utilisé comme un outil de gestion pour résumer l'approbation des intervenants relativement à tous les changements à la portée qui sont approuvés après l'élaboration du plan de gestion de la portée initiale et qui auront des répercussions sur les délais ou les coûts. Le formulaire comprend les blocs-signatures pour le client et le GP, et il est généralement rempli aux dates de révision des étapes critiques (AP/PD) afin de permettre à l'équipe du projet de faire le suivi de ces changements faits à la portée. Les changements effectués avant l'attribution du contrat de l'expert-conseil et du contrat de construction sont indiqués dans le formulaire Modification de la portée tandis que les changements après l'attribution de ces contrats sont identifiés dans les formulaires Modification de la convention de conseil - PSPC/SPAC 175 (PDF, 261Ko) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et l'Autorisation de modification - PSPC/SPAC 610 (PDF, 497Ko) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) décrits plus spécifiquement dans le Guide pour les gestionnaires de projet sur l’approvisionnement et les contrats (document disponible sur la page Documents connexes au Système national de gestion de projet des Biens immobiliers, accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

À noter : Ce formulaire exige l'accomplissement avant et après l'attribution des contrats afin d'identifier tous les changements à la portée des travaux qui aura des répercussions sur les délais ou les coûts. Ce formulaire n'est pas considéré un document d'estimation ni un document de planification. C'est un rapport de gestion pour identifier uniquement ces modifications à la portée des travaux. Les autres modifications non reliées par exemple les erreurs et omissions, les conditions sur le chantier etc. sont rapportés dans des rapports séparés.