Respect des exigences en matière de sécurité dans les bureaux régionaux des ministres (BRM)

Dans le cadre de son mandat à titre d'organisme de services communs qui consiste à fournir des services de gestion des locaux, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) doit prévoir l'utilisation partagée des bureaux régionaux par tous les ministres du Cabinet fédéral lorsque ces derniers travaillent dans les régions. Chacun de ces bureaux régionaux nécessite un niveau élevé de protection du personnel, des renseignements sensibles (protégés et classifiés) et des biens. Afin de définir ces exigences en matière de sécurité dans chacune des régions, la Direction des bureaux régionaux des ministres a besoin de l'apport important de la Direction de la sécurité ministérielle, qui est directement responsable de la gestion de tous ces types de projets. Le besoin d'un tel niveau de sécurité dans les BRM nécessite l'introduction de pratiques précises en matière d'assurance de la qualité à l'intention des gestionnaires de projets (GP). On doit noter que ces pratiques s'appliquent aussi pour les travaux d'aménagement pour les clients avec des exigences semblables (p.ex. Agence des douanes et du revenu du Canada, Développement des ressources humaines Canada, GRC, Ministère de la Justice, Service correctionnel du Canada, etc.). De plus, il existe des BRM sur des sites loués pour lesquels les Conseillers des services aux clients (CSC) sont impliqués dans la majorité des décisions de plannification.

Afin de veiller à ce que les exigences en matière de sécurité dans les BRM soient incluses dans l'ensemble des documents d'appels d'offres portant sur la conception et les travaux de construction, et à ce que les experts-conseils et les entrepreneurs respectent toutes les exigences et les spécifications, des pratiques et des processus précis d'assurance de la qualité ont été élaborés. Il est fortement recommandé à tous les GP de SPAC d'appliquer ces pratiques. On peut également se référer aux directives techniques contenues dans les publications Guides en sécurité matérielleL'icône WWW indique un lien menant à l'extérieur de l'environnement commun Web du gouvernement fédéral. de la Sous-direction de la sécurité technique de la GRC. De plus, des - Listes de contrôle pour fins de sélection d'un lieu et l'inspection finale des travaux de réfection (BRM) ont été préparées et doivent être utilisées lors des inspections des lieux et des travaux de construction.

Pratiques d'assurance de la qualité relatives aux BRM

Les pratiques d'assurance de la qualité qui suivent visent à améliorer la qualité des travaux de construction des BRM ainsi que les exigences connexes en matière de sécurité, en particulier en ce qui concerne la construction de murs de sécurité et insonorisants dans les salles de conférences principales et les bureaux des ministres afin d'assurer la confidentialité des entretiens :

  • Les équipes de biens immobiliers et l'organisme de la gestion de projets, continueront à promouvoir de façon régulière l'importance d'appliquer les pratiques de gestion établis lors de la mise en oeuvre de projets d'aménagement de BRM, et plus particulièrement lors d'un nouveau projet de construction relatif à un BRM.
  • À titre de précaution, les gestionnaires régionaux de la Direction de la sécurité ministérielle devront fournir des conseils et de l'aide aux BRM lors de la construction de nouveaux bureaux.
  • À titre de membre de l'équipe de projet, un représentant de la Direction de la sécurité ministérielle devra servir d'expert en participation avec les autres spécialiste de diciplines (p. ex. architecture, mécanique, électrique, etc.) auprès de tous les BRM et procéder à toutes les inspections des travaux de construction. Il devra également relever les lacunes et indiquer les travaux inachevés relatifs aux exigences en matière de sécurité dans le cadre du projet.
  • Les exigences et les spécifications en matière de sécurité dans les BRM seront examinées lors des phases suivantes de la réalisation du projet :
    Plan de projet : Définir les exigences en matière de sécurité.
    • Portée du projet et services : Relever toutes les exigences connues.
    • Cadre décisionnel du projet : Définir le cadre décisionnel.
    • Plan de gestion des risques : Veiller à ce que les exigences en matière de sécurité soient comprises dans la définition des risques et des mesures correctives, ainsi que les moyens d'atténuer ces risques.
    • Stratégie d'approvisionnement du marché de construction : basé sur les résultats du plan de gestion des risques, considérer les avantages de procéder avec une demande de proposition, par opposition à une appel d'offre.
    • Assurance de la qualité : Déterminer les phases types de la réalisation du projet au cours desquelles seront effectués des examens de l'assurance de la qualité et les phases supplémentaires précises au cours desquelles seront examinées les exigences en matière de sécurité.
    • Rôles et responsabilités : Intégrer le client et la Direction de la sécurité ministérielle à l'équipe de projet. Préciser et examiner leurs rôles et leurs responsabilités.
    • Mise en service : Préciser les responsabilités liées aux exigences en matière de sécurité, dont l'élaboration d'un plan de mise en oeuvre après la réalisation du projet.
    • Évaluation après la réalisation du projet : Indiquer de quelle façon, quand et par qui seront gérées ces évaluations liées aux exigences en matière de sécurité.

    Dossier de l'expert-conseil : Entreprendre un examen approfondi du dossier avant de faire une demande de propositions auprès des experts-conseils en architecture et en génie afin de s'assurer que les exigences et les critères de contrôle est suivi précisées par les Services de la sécurité industrielle Canadienne et internationale (SSICI) sont inclus dans la demande de proposition. Aviser les experts-conseils de l'importance à accorder aux exigences en matière de sécurité dans les BRM et du besoin (possible) de personnel d'inspection résidant ou supplémentaire.

    Document d'appel d'offres final pour des travaux de construction : Entreprendre un examen approfondi concernant les exigences en matière de sécurité décritent dans le devis avant de faire un appel d'offres pour des travaux de construction.

    Demande de biens et de services (9200) au Services de l'approvisionnement des marchés immobiliers (SAMI) : Le représentant de la Direction de la sécurité ministérielle assistera le GP à compléter la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et s'assurera qu'elle est remise avec la demande (avec l'approbation de la SSICI et des clauses de marchés spécifiques).

    Rencontre de lancement des travaux de construction : Lors de cette rencontre initiale, discuter de la nature et de l'importance des exigences en matière de sécurité, des attentes du Ministère, des phases de la réalisation du projet au cours desquelles seront effectués des examens de l'assurance de la qualité, des phases supplémentaires précises au cours desquelles seront examinées les exigences en matière de sécurité, ainsi que des rôles et des responsabilités du client et de la Direction de la sécurité ministérielle dans le cadre de ces examens.

    Inspection des travaux de construction : Pendant la phase d'aménagement d'un BRM, le GP ainsi que l'entrepreneur général devront signer une liste de vérification des exigences en matière de sécurité pour confirmer que tous les éléments des travaux de construction sont conformes aux spécifications en matière de sécurité soumises pour le projet. Les représentants de la Direction de la sécurité ministérielle agiront à titre d'experts auprès du GP dans le cadre de cet examen.

    Lacunes et travaux inachevés : Le GP prendra des mesures immédiates afin que soient corrigées les lacunes et que soient finalisés les travaux inachevés, en particulier en ce qui concerne les travaux liés aux exigences en matière de sécurité. Dans les cas où l'entrepreneur ne se conforme pas aux exigences, malgré le fait qu'il a été informé à cet égard dans le cadre du marché, le GP examinera la possibilité de retirer les travaux de l'entrepreneur et de les confier à la caution ou un autre entrepreneur le cas échéant.