Techniques pour la gestion de la portée des travaux

Les techniques suivantes se sont avérées bénéfiques et sont essentielles pour le succès de la gestion de la portée des projets. Ils doivent être utilisés à la discrétion des gestionnaires de projets (GP) en se basant sur la portée et la complexité du projet. Les GP doivent :

Planification

  • aider le client à élaborer des exigences fonctionnelles complètes en :
    • encouragent les communications ouvertes, en établissant le processus de documentation et en identifiant les concernes de réglementation
    • veillant à ce que les experts de disciplines internes deviennent intervenants dans les étapes de la conception ou que des experts-conseils compétents soient engager
    • établissant un plan de gestion des risques qui identifie tous les possibilités où l'ont doit pré-établir des contingences pour des coûts additionnels
  • s'assurer que les objectifs du projet sont gérés par l'entremise d'un seul représentant du client, afin d'éviter que l'équipe de projet ne reçoive des demandes venant de toutes parts
  • s'assurer l'engagement des intervenants qu'ils réduiront au minimum le nombre et l'ampleur des changements qu'ils apporteront à la portée du projet. Lorsque ces modifications ne sont pas reliés à la santé et la sécurité, les opérations, les codes, l'intégrité de système et/ou l'économie de coûts, proposer qu'ils soient complétés par d'autres moyens comme un nouveau projet avec des fonds séparés
  • établir, dans le plan de projet, tous les travaux à réaliser pour rendre le projet final totalement opérationnel (en intégrant les exigences qui ne font pas partie du projet, mais qui se rattachent à un programme de travaux qui ont rapport à un bien ou à un groupe de biens précis)
  • établir, avec le client, le processus de gestion des changements pour obtenir l'approbation du client quand il faut apporter un changement à la portée du projet (le GP est alors responsable de gérer le processus)

Conception

  • Assurer un suivi minutieux des options de conception pour les maintenir dans les limites de la portée et du budget du projet.

Mise en oeuvre

  • signaler les changements apportés à la portée dans le Système de gestion de projet et des activités (SGPA) et dans d'autres systèmes en suivant les règles administratives établies pour les projets
  • gérer le dossier du projet qui porte sur les changements apportés à la portée en consignant, dans le système de gestion des changements et dans le système administratif, les changements demandés et ceux approuvés conformément au plan de projet
  • déterminer assez rapidement tout changement à la portée du projet, qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires ou des retards, afin d'obtenir des fonds et/ou des délais additionnels ou, sinon, de revenir à la portée initiale du projet

Clôture

  • fournir un rapport de projet final, conformément aux règles administratives, qui fait état des coûts de réalisation du projet et des dates d'achèvement
  • s'entendre, avec les intervenants, qu'un projet est évalué par rapport à la dernière évaluation des coûts et des délais qui a été approuvée par le client ou par le ministère client, et non par rapport à l'évaluation de départ précisée dans la portée initiale du projet
  • s'assurer que les projets sont également évalués par rapport à l'approbation préliminaire et l'approbation définitive afin de recueillir des données historiques utiles à la planification de projets ultérieurs