Comité national d'examen de la conception

Mandat

À titre de complément du Comité régional d'examen de la conception, le Comité national d'examen de la conception a été établi pour fournir des conseils et un soutien aux gestionnaires de projets dans l'examen de la qualité des aspects de la conception des projets particulièrement importants, délicats et complexes. Bien que le but des examens de la conception soit de garantir la qualité des produits et des services offerts par les spécialistes de disciplines professionnelles et techniques, ces examens officiels ne visent pas à remplacer le processus d'examen continu ni la surveillance de la qualité assurés par les disciplines professionnelles avant la présentation au Comité. Les critères de présentation s'appliquent aux projets tant dans le secteur du bâtiment que dans celui du génie civil. Certaines exigences de présentation ne s'appliqueront pas aux infrastructures ni à d'autres projets d'ingénierie. Il faudra obtenir un accord du président avant d'effectuer les présentations.

Composition

  • Président : directeur de la discipline d'architecture ou de génie applicable ( bâtiments, génie civil, etc.)
  • Secrétaire : nommé par le président
  • Membres permanents :
    Directeur de la gestion de projets
    Gestionnaire régional des ressources (pour projets à l'extérieur du SCN)
    Gestionnaire national, Architecture, Direction des bâtiments
    Directeur général
    Directeur régional (pour les projets)
  • Autres (le cas échéant) : spécialistes dans de nombreuses disciplines professionnelles, techniques, contractuels, juridiques etc à l'interne et des représentants de l'industrie, des équipes de projets des clients etc. (à la demande du président / gestionnaire de projet)

Remarque : le CNEC est un excellent mécanisme pour démontrer et promouvoir les services à valeur ajoutée de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI).

Sphère d'activité

Principalement les grands projets, de nature délicate ou complexe identifiés par le directeur/gestionnaire régional. Les membres du Comité veillent à ce que les projets réalisés par la Direction de la gestion des biens immobiliers (DGBI) fournissent ce qui suit :

  • une qualité élevée et une excellence sur les plans technique et esthétique conformément au niveau de qualité défini par l'équipe de projet et le client;
  • un bon rapport qualité-prix dans l'atteinte des objectifs du client et de la DGBI;
  • des conseils avisés, compétents et responsables propres à aider les clients à prendre des décisions éclairées;
  • des solutions tenant compte des coûts qui peuvent être mises en oeuvre dans les limites des budgets approuvés;
  • des réponses réalistes aux plans et aux échéanciers approuvés;
  • des réponses précises aux objectifs et aux critères du projet indiqués dans l'énoncé de projet, l'arrêté de projet et d'autres documents de définition du projet;
  • des réponses aux objectifs environnementaux du gouvernement.

Définitions

  • Tous les projets dont le budget total de conception et de construction est supérieur à 25 millions $.
  • Les projets délicats, hautement médiatisés ou susceptibles d'avoir des incidences environnementales spéciales ou inhabituelles.
  • Les projets qui reflètent fortement l'image de marque et l'identité du gouvernement fédéral.
  • Tous les projets exigeant l'approbation de ministères fédéraux externes ou d'organismes particuliers au Secteur de la capitale nationale, ce qui comprend tous les projets exigeant d'être présentés au Comité consultatif sur la planification, la conception et l'immobilier de la Commission de la capitale nationale.
  • Tous les projets comportant des édifices désignés comme « classés » par le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine.
  • Tous les projets touchant les locaux réservés aux parlementaires.

Fréquence et lieu des réunions

  • À la discrétion du directeur/gestionnaire régional (GR).
  • Normalement, ces examens s'effectuent aux étapes de l'esquisse du projet et l'élaboration de la conception à moins que d'autres mesures n'aient été convenues avec le président.
  • Le CNEC peut, à sa discrétion, renoncer à l'exigence d'un examen complet en deux étapes après la présentation initiale, si l'étendue des travaux et le délai l'exigent.
  • Les réunions de la CNEC se déroulent normalement dans un délai d'un mois suivant la demande (ce calendrier peut être raccourci au besoin pour répondre aux exigences particulières du projet à la discrétion deu président).
  • Les réunions du CNEC seront tenues dans la salle de conférence Grande-Prairie, à l'étage 8A2B1, Place du Portage III, Gatineau (Québec), à moins que le président n'en décide autrement.
  • À la discrétion du directeur/GR, des réunions additionnelles pour examiner les répercussions des changements à la portée du projet, à la suite de l'approbation initiale de conception du CNEC, peuvent être requises pour développer des solutions alternatives ou des modifications à la conception proposée.
  • Si le projet doit être présenté par la suite à des ministères ou à des organismes fédéraux externes pour obtenir une approbation (par ex., le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine, la Commission de la capitale nationale pour les projets du SCN etc.), la présentation au Comité d'examen de la conception devrait avoir lieu au moins une semaine avant la présentation externe.

Rôles et responsabilités

Gestionnaire de projet (GP) doit :

  • prévoir un délai suffisant dans l'échéancier du projet pour permettre l'examen en deux étapes;
  • s'assurer que le financement du projet est suffisant pour couvrir les frais des réunions des CNEC qui seront nécessaires;
  • obtenir l'approbation de leur gestionnaire principal de projet (GPP) pour un examen du CNEC avant de soumettre leurs projets (les régions à l'extérieur du SCN, doivent faire approuver leurs soumissions par leur GPP, gestionnaire régional, le gestionnaire de la Direction de la gestion de projets et le gestionnaire de la Direction de la gestion des équipes de biens immobiliers avant de soumettre leurs projets).

Gestionnaire principal de projet (GPP) doit :

  • informer le Directeur de la gestion de projets, et le Directeur des équipes de biens immobiliers, de la nécessité d'un CNEC avant la présentation.
  • s'assurer que les demandes pour un CNEC sont transmises au secrétaire par courriel, contenant les faits pertinents et accompagnée du formulaire « Demande au CNEC » dûment rempli).

Secrétaire doit :

  • remettre aux membres du Comité, au GPP et au GP, un avis de réunion indiquant l'ordre du jour, l'heure et l'endroit, accompagné du formulaire « Demande au Comité d'examen de la conception », dûment rempli y compris les pièces jointes une semaine avant l'examen de la conception.
  • fournir les installations et les services nécessaires à chaque réunion et réserve des chambres d'hôtel pour les participants.

Rapports et procès-verbaux

Président : tient un compte rendu des décisions et des suivis s'il y a lieu.

Secrétaire : Fourni un compte rendu des décisions contenant un résumé des recommandations et des directives du comité dans les quinze (15) jours suivant l'examen à tous les membres du comité et à la haute gestion le cas échéant.

GP : prépare, dans un délai de quinze (15) jours, une réponse écrite au président indiquant la façon dont on donnera suite aux recommandations et directives du comité.

Financement

Les honoraires et les frais indirects (par ex., les frais de déplacement et d'hébergement) dans le cas des CNEC, y compris celles se déroulant dans le SCN, peuvent être remboursés à même les fonds affectés au projet.

Demande de renseignements

Directeur, Programmes professionnels et techniques

Processus de soumissions au Comité national d'examen de la conception

Le processus de soumission à la Comité national d'examen de la conception (CNEC) est comme suit (dans un ordre séquentiel) :

Gestionnaire de projet (GP) fourni le secrétaire avec :

  • formulaire « Demande au comité national d'examen de la conception » et les pièces jointes dûment remplies;
  • la préférence en ce qui a trait à la date, à l'heure et à l'endroit de la rencontre, y compris deux autres dates qui vous conviennent;
  • la liste de tous les membres de l'équipe de projet (p. ex., experts-conseils, client, les représentants des équipes de biens immobiliers etc.) qui doivent être présents;
  • la liste du matériel audiovisuel supplémentaire (p. ex., écrans, rétroprojecteurs, tableaux de papier et chevalets) qui sera nécessaire pour la présentation.

Secrétaire :

  • confirme la date, l'heure et l'endroit de l'examen de la conception avec les membres du Comité et le GP.
  • fait parvenir l'avis de réunion aux membres du Comité, au GP et au GPP au moins une semaine avant la rencontre avec une copie d'information au directeur de la gestion des équipes de biens immobiliers et au directeur général des SAG.

Gestionnaire de projet :

  • présente les membres de son équipe ainsi que les détails du projet contenu dans les « documents de présentation au CNEC » (selon la complexité du projet, la présentation peut durer entre 30 et 60 minutes).

Secrétaire :

  • fait parvenir l'ébauche du rapport de décisions, qui comprend un résumé des recommandations et des directions du Comité, au président et au GP dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la présentation.
  • transmet la version finale du rapport de décisions aux membres du Comité et au GP dans les quinze (15) jours ouvrables qui suivent la présentation avec une copie d'information au GPP et au directeur de la gestion de l'équipe de biens immobiliers.

Gestionnaire de projet :

  • fait parvenir une réponse par écrit au président dans laquelle il indique comment il entend traiter les recommandations et les directives dans les quinze (15) jours ouvrables.

Documents de présentation au CNEC

Les documents exigés pour communiquer efficacement l'intention d'un projet, le processus de réalisation et les recommandations varieront suivant la portée des travaux et les objectifs du projet. Voici la liste des renseignements types qui sont nécessaires pour la présentation.

Esquisse du projet

Le but de cette étape est de présenter le contexte et les objectifs du projet au CNEC et d'assurer l'intégrité de l'option recommandée pour l'aménagement du site ou du bâtiment et la réalisation du projet avant de procéder à l'élaboration de la conception. Les renseignements nécessaires et l'ordre pour cette présentation sont :

Cadre de référence :

  • fournir l'arrêté de projet, brève description du projet, caractéristiques spéciales, problèmes particuliers de conception, points de vue du client et problèmes, analyse des risques, temps, coûts et autres contraintes, y compris le résumé de l'énoncé de projet ou de l'ensemble des mesures de contrôle du Ministère.
  • définir tout problème ou problème prévu avec la municipalité concernant l'octroi des permis de construction ou d'occupation.

Analyse des besoins du client :

  • programme fonctionnel;
  • exigences relatives à la circulation des personnes, des véhicules, des marchandises, etc;
  • répercussions des besoins du client sur les aspects architecturaux, structuraux, mécaniques, électriques, patrimoniaux et les autres disciplines;
  • influences du bruit, du besoin d'éclairage naturel, de la conservation de l'énergie et d'autres exigences particulières sur le zonage et les rapports entre les locaux;
  • prévisions d'expansion et de changements d'utilisations;
  • indication que l'analyse et les études conceptuelles comportent des stratégies facultatives.

Analyse du site, des environs et du climat :

  • analyse du site et des environs pour évaluer les facteurs contextuels qui pourraient influencer le projet comme le zonage, les perspectives, la circulation, l'état du sous-sol, les caractéristiques naturelles, les aménagements futurs, le plan directeur du secteur, etc.;
  • détermination des exigences d'évaluation environnementale;
  • analyse des répercussions bénéfiques ou néfastes du projet sur le site et les environs, et des mesures d'atténuation si l'impact est jugé néfaste;
  • incidences sociales du projet sur la communauté locale et la région;
  • conditions climatiques qui pourraient influencer le site ainsi que les besoins et les objectifs du projet;
  • autres informations tels que : schémas, tableaux, liste de vérification de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (LCEE).

Incidences des politiques et des programmes gouvernementaux :

  • Définition des questions liées aux politiques sur la durabilité écologique, la connectivité, les milieux de travail motivants, l'énergie, l'approvisionnement, la stratégie d'investissement, etc. Ajouter les contraintes ou les possibilités qui ne sont pas mentionnées ci-haut.

Corrélation entre les éléments de l'analyse :

  • Illustration graphique de ce qui précède pour démontrer la corrélation entre les éléments et l'orientation recommandée pour les études conceptuelles. À titre d'exemple, les schémas nécessaires seraient des :
    • Diagrammes « conceptuels » en plan et en coupe montrant les divers emplacements sur le chantier.
    • Schémas de principe de la circulation, limites relatives à la volumétrie, aux formes, etc.
    • Schémas des contraintes et des possibilités.

Critères de conception :

  • Identifier les aspects les plus critiques des besoins des clients, de l'analyse du chantier, de la durabilité écologique, de l'interconnectivité, des milieux de travail motivants, de la conservation de l'énergie, et d'autres politiques gouvernementales, etc. en fonction desquels les options conceptuelles doivent être évaluées.

Aménagement du chantier :

  • Options détaillées envisagées pour l'aménagement du chantier : y compris les plans, les photographies, les coupes (Nota : La réponse des options aux critères doit être démontrée.)

Élaboration de la conception du bâtiment et de la structure :

  • Les options détaillées envisagées pour la volumétrie, l'organisation des espaces, l'apparence et les aspects techniques du bâtiment, y compris les apports des principales disciplines. Inclure les solutions proposées en matière de durabilité écologique et d'interconnectivité et celles visant à créer un milieu de travail motivant.
    Documents nécessaires :
    • plans
    • coupes
    • élévations
    • croquis en perspective, au besoin
    • maquette de volumétrie, au besoin
    • concept structuraux, mécaniques et électriques
    • emplacement des locaux techniques avec croquis à l'appui
    • rapports schématiques, analyse des options, analyses énergétiques et questions en suspens
    • rapport d'examen environnemental préalable
      (Nota : La pertinence des options par rapport aux critères doit être démontrée.)

Plan des coûts (à titre indicatif) :

  • Présenter un programme conforme au budget approuvé et définir les problèmes de réalisation des objectifs du projet.

Échéancier :

  • Montrer les mesures adoptées pour respecter l'échéancier approuvé et définir les problèmes prévus.

Recommandations :

  • Présenter l'option recommandée, les possibilités, les prochaines étapes, les mesures correctives, le cas échéant, etc.

Élaboration de la conception

La portée générale de cette étape est d'assurer l'intégrité de la conception finale du chantier et du bâtiment et la réalisation du projet avant de procéder à la mise en oeuvre. De manière générale, les présentations doivent, à cette étape, décrire les systèmes et les sous-systèmes dans toutes les disciplines.Renseignements requis et ordre de présentation :

Cadre de référence :

  • Brève description du projet, principales caractéristiques, temps, coûts et autres contraintes, y compris les questions en suspens et les approbations reçues pour des présentations précédentes.

Objectifs et philosophie de la conception :

  • Établir les objectifs de la conception à partir des besoins du client, des exigences liées au chantier, des politiques et des initiatives gouvernementales, des engagements pris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le client en matière de développement durable, des besoins de la communauté, de la conservation de l'énergie, etc.
  • Fournir un énoncé des moyens qui seront utilisés pour les atteindre, c'est-à-dire la philosophie de la conception. (Nota : élaboration à partir des critères de conception approuvés).

Contexte urbain et régional et conditions climatiques :

  • identifier la nature du milieu environnant et les répercussions sur le chantier de facteurs comme le zonage, la circulation, les aménagements futurs, les contraintes, l'architecture des bâtiments existants, etc.
    Documents nécessaires :
    • photographies
    • plans
    • coupes montrant la topographie
    • données sur les conditions climatiques pouvant influencer le chantier et les besoins et objectifs du projet (schémas si nécessaires)

Aménagement du chantier :

  • Explications sur la façon dont le chantier sera aménagé pour satisfaire aux besoins du projet et pour tenir compte du milieu environnant et du climat.
    Documents nécessaires :
    • plans
    • coupes
    • détails nécessaires pour appuyer la conception
    • conception de toute mesure de correction
    • préparation d'un programme de suivi

Conception du bâtiment et de la structure :

  • Explication de la conception dans son ensemble, y compris les systèmes structuraux, mécaniques et électriques, coordination avec les autres disciplines et exigences spéciales.
  • Mise à jour des réactions aux mesures visant la durabilité écologique, l'interconnectivité et l'instauration d'un milieu de travail motivant.
  • Incorporation des travaux ou des présentations des diverses disciplines comme documents distincts selon les besoins du projet.
  • indiquer clairement les caractéristiques spéciales, par ex. par des schémas de la circulation, du zonage, des réseaux de distribution mécanique et électrique et des locaux techniques, des méthodes de conservation de l'énergie, etc.
    Documents nécessaires :
    • plans
    • coupes
    • élévations
    • perspectives
    • détails nécessaires pour appuyer le modèle de conception(le cas échéant)
    • rapports (avec le degré de précision indiqué dans l'énoncé de projet pour chaque discipline et pour chaque secteur)

Plan des coûts (réel) :

  • Fournir le plan des coûts avec avec le degré de précision indiqué dans l'énoncé de projet.

Échéancier :

  • Fournir l'échéancier avec le degré de précision indiqué dans l'énoncé de projet.

Recommandations :

  • Identifier de quelle façon le projet doit être réalisé, quelles sont les prochaines étapes, etc.

Formulaires, modèles et listes de vérification