Conseil national de la gestion de projets

Le Conseil a été dissous le 19 décembre 2016.

Mandat

Le Conseil est établi pour :

  • Assurer la disponibilité de l'expertise, des connaissances et de l'excellence essentielles en gestion de projets;
  • Veiller à ce que la « base des connaissances essentielles » reste formée et souple afin d'atteindre ses objectifs;
  • Partager l'information et les expériences en gestion de projets;
  • Déterminer, énumérer, transmettre et résoudre les préoccupations, questions et enjeux particuliers;
  • Établir des objectifs, des normes et des processus de services communs;
  • Assurer une pratique de gestion de projets uniforme et cohérente aux niveaux régional et national;
  • Formuler des recommandations au Comité directeur de l'amélioration de la gestion de projets immobiliers;
  • Réviser et approuver les priorités et le plan de travail de l’équipe chargée de l’amélioration continue du Système national de gestion de projet (SNGP) et fournir une orientation stratégique au besoin;
  • Assurer la liaison avec les autres départements au sein du Ministère qui sont impliqués dans le processus de gestion des projets immobiliers tel que les services d’architecture et de génie, les services environnementaux, la gestion des installations, la gestion des immeubles ainsi que les Propriétaires/Investisseurs;
  • Approuver la documentation sous le niveau des procédures et les changements majeurs au site Web du SNGP tels que des ajouts ou suppressions de pages ou de sections ou des changements significatifs au contenu.

Des changement administratifs au site Web du SNGP ainsi qu’à la documentation du SNPG tel que les fautes d’orthographe, les mises à jour des références et des hyperliens ainsi que des changements à la mise en page qui n’affectent pas la signification ni l’utilisation seront fait par le Centre d’expertise national du SNGP et ne nécessiteront pas l’approbation du Conseil national de la gestion de projets.

Composition du Conseil national

  • Président : Directrice, Stratégie et intégration;
  • Coordinateur : Gestionnaire, Pratiques de gestion de projets de la Direction stratégie et intégration;
  • Gestionnaires régionaux de la Gestion de projets, et leurs rôles équivalents dans le Secteur de la capitale nationale et dans les organisations suivantes : Direction générale de la cité parlementaire, Direction générale des grands projets de l'État des Biens immobiliers et Direction de l'attribution des marchés immobiliers;
  • Gestionnaires désignés de la Direction biens et projets.

Des participants ad hoc peuvent être invités au besoin sans avoir le statut de membre.

Portée

La matière traitée est « tout compris » avec un accent sur les priorités changeantes à l'intérieur du mandat global de gestion de projets, y compris les tâches suivantes, sans en exclure d'autres :

  • Déterminer, communiquer et établir les priorités concernant les principes opérationnels pour le rôle national de gestion de projets, l'établissement de stratégies visant à améliorer les projets, d'un plan d'action et d'une orientation fonctionnelle appropriée;
  • Discuter des priorités et des programmes locaux et régionaux ainsi que de leurs répercussions à l'intérieur du contexte national; communiquer ces priorités et ces programmes;
  • Améliorer les connaissances et les compétences en matière de gestion de projets à l'appui des exigences générales et particulières des clients;
  • Déterminer les stratégies pour cerner et résoudre les préoccupations communes des clients à l'échelle régionale et nationale;
  • Définir et cibler les compétences et les ressources particulières à la gestion de projets, telles qu'elles sont requises par la Direction générale des biens immobiliers et les équipes de gestion de projets;
  • Définir et cibler les ressources nationales particulières à partager par les régions;
  • Déterminer les préoccupations communes et établir des stratégies pour les résoudre;
  • Optimiser les compétences et les ressources en matière de gestion de projets là où elles sont requises en fonction des demandes d'exécution de projets, y compris le partage interrégional potentiel des ressources;
  • Établir des stratégies et des priorités pour la formation en gestion de projets;
  • Appuyer les principales initiatives en déterminant leurs incidences sur l'exécution des projets;
  • Déterminer et planifier le rôle de la gestion de projets en relation avec le secteur privé et le partenariat avec d'autres niveaux de gouvernement; tenir des discussions à ce sujet;
  • Transmettre les leçons apprises concernant les questions liées à la gestion de projets comme les réclamations, l'attribution des marchés, l'information sur les produits, etc.;
  • Promouvoir l'amélioration de la communication entre les régions;
  • Promouvoir l’utilisation constante du SNGP;
  • Approuver les changements requis aux systèmes des Biens immobiliers touchant la gestion de projets;
  • Approuver les autres changements qui auront des répercussions sur la gestion de projets;
  • Entretenir ou développer des relations avec les partenaires de la gestion de projets (en faisant la promotion de la gestion de projets intégrée).

Fréquence et lieu des réunions

  • Le Conseil national de la gestion de projets tiendra des réunions mensuelles, sous forme de téléconférences ou téléprésences sauf pour deux réunions (automne et printemps) qui seront des réunions en personne organisées par l'administration centrale et chaque région à tour de rôle;
  • La tenue de téléconférences pour résoudre des questions urgentes fournit une solution de rechange aux réunions.

Rôles et responsabilités

  • Le président fixe la date des réunions du Conseil national de la gestion de projets et prépare l'ordre du jour initial avec l’information fournie par les membres;
  • Le secrétaire confirme et finalise l'ordre du jour aux fins d'approbation par le président deux semaines avant la tenue de chaque réunion;
  • Le président anime les réunions;
  • La région hôte (y compris l'administration centrale) fournit les installations et les services de soutien pour la réunion tenue sur place;
  • Les régions sont responsables des coûts d'hébergement et de déplacement de leurs participants aux réunions.

Rapports et comptes rendus

  • Le président veille à ce qu'un compte rendu des décisions soit conservé et qu'un suivi soit fait au besoin;
  • Le secrétaire prépare le compte rendu dans les trois semaines suivants chaque réunion et le distribue à tous les membres du Conseil national de la gestion de projets;
  • Les membres du Conseil national transmettent l'information pertinente et coordonnent les consultations à tout le personnel concerné de leur organisation régionale.