Examen et acceptation des estimations de coûts et des documents de conception et de construction des experts-conseils

Les exigences contractuelles pour la soumission des estimations de coûts et des documents de conception et de construction aux étapes préalables de l'achèvement des travaux sont identifiés dans l'énoncé de projet/cadre de références dans le document générique « Demande de propositions » dont se sert Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour obtenir des services d'architecture et de génie. Conformément à ces documents, l'expert-conseil doit aussi obtenir l'autorisation de SPAC avant d'amorcer chacune des étapes de la production des documents de conception et de construction établis dans le processus de la réalisation. De plus, il est tenu de fournir au Ministère la possibilité de revoir ses travaux à différentes phases de leur élaboration. SPAC se réserve aussi le droit de rejeter tout travail qu'il juge insatisfaisant.

Les étapes préalables pour la soumission des documents durant la production des travaux sont variables à la discrétion de l'équipe de projet en se fondant sur des critères comme l'étendue des travaux, les risques, le type, le coût ou le calendrier du projet. Les étapes d'examen peuvent être établis et exprimé en base de pourcentage d'achèvement (p. ex. les documents de construction achevés dans une proportion de 33 %, de 66 % et 99 % est une norme pour la conception et la construction d'un grand projet de type bâtiment) ou sur base de tâche individuelle ou une combinaison de tâches (p. ex. après la réalisation de l'élaboration de la conception et l'estimation des coûts fondés (catégorie « B ») et l'achèvement des documents de construction achevés dans une proportion de 99 % et l'estimation des coûts fondés (catégorie « A »), ou les documents de construction achevés dans une proportion de 50 % et 99 % etc.). Le gestionnaire de projet (GP)devrait consulter les ressources professionnelles et techniques du Ministère pour déterminer les réalisations attendues à chacune des étapes de la réalisation. Une définition exacte et précise de ces réalisations donnera lieu à un examen plus efficace.

L'approbation des réalisations attendues par le client-utilisateur, par d'autres ministères ou organismes, et par d'autres niveaux de gouvernement, doit être obtenue pour renforcer celle de SPAC. L'expert-conseil doit aider le GP à obtenir l'approbation de toutes les autorités concernées et à adapter, le cas échéant, tous ses documents aux exigences de ces dernières. Les changements qui surviennent dans le cadre des différentes étapes de la conception doivent être gérés avec soin. Deux formulaires génériques ont été créés pour aider à gérer les modifications touchant l'envergure d'un projet. Ils sont cités dans dans le Plan du projet, sous l'élément 'gestion de la portée du projet' (voir Sommaire des modifications de portée- FEL 93 et Modification de portée - FEL 94). En plus les formulaires spécifiques dans les régions peuvent également prouver salutaire (voir le Modèle de formulaire de processus (SCN) d'approbations des modifications au projet).

Lorsque les employés de SPAC et le client-utilisateur acceptent l'estimation des coûts et les documents de conception et de construction déposés par l'expert-conseil, cela signifie qu'à la suite d'un examen général, basé sur des critères précis, ils jugent que cette estimation et ces documents sont conformes aux pratiques et aux visées ministérielles et gouvernementales, et que les objectifs globaux du projet devraient être atteints. Prière de noter que le processus d'examen est un processus dynamique, et que tous les commentaires concernant l'examen ne doivent donc pas être traités avant que le projet passe à la prochaine étape. Cet examen ne signifie pas que les employés de SPAC ou le client-utilisateur donnent son approbation dans les moindres détails des documents de l'expert-conseil (la responsabilité des documents incombe toujours à ce dernier). De même, cet examen ne signifie pas que l'expert-conseil n'est plus responsable de ses erreurs ou de ses omissions, ou qu'il n'est plus tenu de respecter toutes les exigences des documents de construction et du marché.

L'estimation des coûts et les documents de conception et de construction, approuvés et signés par l'expert-conseil, doivent être remis directement au GP qui a la responsabilité de s'assurer que l'estimation des coûts et les documents de conception et de construction soient faites. Cependant, les employés de SPAC ne doivent jamais fournir un énoncé « d'approbation » des documents présentés par l'expert-conseil, car un tel énoncé pourrait être considéré comme une acceptation inconditionnelle des documents.

Un cadre générique a été introduit dans le système national de réalisation des projets (SNRP) pour établir l'examen et l'acceptation officiel de SPAC pour les estimations de coûts et les documents de conception et de construction déposés par des experts-conseils dans le cadre de marchés immobiliers. Le cadre inclus :

  • l'établissement préalables des étapes pour l'examen des estimations de coûts et des documents de conception et construction.
  • un formulaire sommaire à être utilisé par l'équipe de projet pour s'assurer que l'examen et l'acceptation des estimations de coûts et des documents de conception et de construction soient faites avant que l'approbation soit donné à l'expert-conseil de continuer à la prochaine étape.
  • un lettre modèle pour l'examen et l'acceptation officiel de SPAC des documents présentés par l'expert-conseil.

L'utilisation de ce cadre par tous les GP aidera :

  • éviter que des travaux soient entrepris dans le cadre d'un projet sans que tous les documents aient été examinés et acceptés par SPAC.
  • déterminer les mesures que doit prendre l'expert-conseil pour se conformer aux exigences.
  • dresser une liste des documents à consulter relativement à l'assurance de la qualité.
  • déterminer et limiter les responsabilités légales.
  • fournir un cadre générique pour l'assurance de la qualité en vue de respecter le standard 9001 de l'Organisation internationale de normalisation (OIN).
  • promouvoir un rapport uniforme au SPAC et avec le secteur privé.

Formulaires, modèles et listes de vérification