Conseil de la gestion de projets du Secteur de la capitale nationale (SCN)

Mandat :

En qualité de complément au Conseil national de la gestion de projets, le Conseil de la gestion de projets du SCN a été mis sur pied pour exercer un leadership, améliorer la communication, assurer la qualité des services et l'uniformité des opérations dans la gestion et la prestation des services de gestion de projets pour la planification, la conception et la réalisation des projets immobiliers du SCN. Le Conseil favorise :

  • la communication et le leadership;
  • l`établissement des objectifs, des normes et des pratiques de services communs;
  • une base de connaissances essentielles actualisée et souple pour réaliser les objectifs dans la gestion des projets;
  • la gestion des connaissances, la coordination et l'échange de l'expérience et l'information dans la gestion des projets;
  • l'uniformité et l'intégrité des méthodes, des stratégies et des pratiques de gestion de projets;
  • la réalisation des objectifs, des valeurs et des mandats de la DGP dans la réalisation des projets;
  • la reconnaissance du travail d'équipe, la qualité, le contrôle des heures et des coûts et l'excellence dans la gestion des projets;
  • la valeur ajoutée « grâce » à la réalisation des objectifs des clients et du gouvernement, en offrant des services de gestion de projets immobiliers ponctuels et abordables;
  • une structure officialisée pour la gestion des projets afin de faire connaître, de communiquer/de résoudre les problèmes spécifiques et communs;
  • la prise de mesures pour s'assurer qu'on règle les problèmes de gestion de projets, par exemple dans la gestion des risques, la prévention et la gestion des réclamations, les conseils pratiques et la sécurité des chantiers de construction, en tenant compte des méthodes, des processus, de la terminologie et des procédures du secteur privé;
  • une norme rigoureuse de pratiques et d'attention;
  • la collaboration et l'excellence au sein des équipes de projet des biens immobiliers et des clients, ainsi que de l'ensemble des « autorités » immobilières dans la SCN et dans l`ìndustrie.

Composition du Conseil

  • Président : directeur de la gestion de projets
  • Coordonnateur : secrétaire du directeur de la gestion de projets
  • Secrétaire : gestionnaire d'affaires
  • Gestionnaire Principal de projet bureau de gestion de projet
  • Gestionnaires de projets principaux SCN
  • Autres membres : au besoin, spécialistes de différents secteurs professionnels, techniques, contractuels, juridiques etc. à l'interne, et les équipes de biens immobiliers des clients, de l'industrie etc. (à la discrétion du président).

Portée :

Les questions débattues sont « globales », mais propres au SCN, et mettent l'accent sur le remaniement des « priorités » dans le mandat de la gestion de projets, ce qui consiste notamment à :

  • définir, diffuser et établir les priorités se rapportant aux principes opérationnels pour le rôle de la gestion de projets;
  • faire connaître les programmes, les priorités et leurs incidences et en discuter;
  • améliorer les connaissances et les compétences dans la gestion des projets pour répondre aux besoins généraux et particuliers des clients tels qu'ils sont exprimés par les équipes de biens immobiliers;
  • établir des stratégies pour définir et résoudre les problèmes communs ou propres aux clients;
  • définir et cibler au centre les compétences et les ressources en gestion de projets selon les besoins des équipes de biens immobiliers;
  • définir et cibler les ressources particulières à partager;
  • établir les questions d'intérêt commun et définir les stratégies permettant d'apporter des solutions aux problèmes;
  • optimiser les compétences et les ressources en gestion de projets dans les cas où les équipes de biens immobiliers l'exigent, y compris l'échangement des ressources parmi les clients;
  • déterminer la formation à donner en fonction de l'évaluation des compétences nécessaires à la mise en oeuvre des initiatives;
  • comprendre et appuyer les grandes initiatives, par exemple la stratégie de gestion de locaux à bureaux du gouvernement;
  • faciliter l'échange des renseignements privilégiés sur les leçons apprises pour les questions propres à la gestion des projets, par exemple les réclamations, la passation des marchés et l'information sur les produits;
  • établir un réseau pour veiller à améliorer la communication entre les régions;
  • participer à l'élaboration et à la réalisation de certaines initiatives fonctionnelles et de certains projets spéciaux.

Fréquence et lieu des réunions :

  • Les réunions régulières se tiennent chaque mois ou sont convoquées à la discrétion du président.
  • Lieu à préciser par le président.
  • Au lieu de tenir des réunions, on peut organiser des conférences téléphoniques pour résoudre des problèmes urgents.
  • Les réunions spéciales se tiennent à la discrétion du président.

Rôles et responsabilités :

Président des réunions (directeur de la gestion de projets)

  • Publier l'ordre du jour et les documents pertinents pour demander l'avis des gestionnaires et des GPP avant les réunions.
  • Finaliser l'ordre du jour et s'assurer qu'il porte essentiellement sur les questions propres au DGBI.
  • Retransmettre l'ordre du jour aux membres deux semaines avant la date prévue pour les réunions.
  • S'assurer que les questions qui ne se rapportent pas aux GPP sont étudiées et débattues par des sous-comités ou d'autres organismes.
  • Prévoir les dates des réunions.
  • Approuver les « suppléants » proposés pour participer aux réunions.
  • Gérer le déroulement des réunions.
  • Confier le rôle de président des réunions à d'autres personnes, au besoin.
  • Désigner certains GPP pour jouer le rôle d'animateur pour certains sujets à débattre.
  • Respecter l'horaire prévu à l'ordre du jour.
  • Décider éventuellement de reconvoquer des réunions lorsque plus de la moitié des membres (quorum) est composée de remplaçants ou de suppléants.
  • Présenter les invités, les délégués et les remplaçants au début des réunions.
  • Approuver au préalable les exposés à présenter par des tiers avant d'établir l'ordre du jour.

Gestionnaires de projet principaux

  • Faire de la participation aux réunions une « priorité » et ne négliger aucun effort pour y prendre part. (Le choix des remplaçants doit être approuvé par le directeur de la gestion de projets avant les réunions; les GPP doivent faire appel à des remplaçants uniquement lorsqu'ils doivent absolument s'absenter.)
  • Prendre une part active et constructive à toutes les réunions.

Présentateurs, délégués, suppléants et remplaçants

  • Les remplaçants des GPP doivent se contenter d'une participation passive pendant les réunions, sauf s'ils ont des commentaires particuliers à faire au nom des GPP qu'ils représentent.
  • Ils doivent s'assurer de rendre compte, à leur GPP, de toutes les discussions qui ont eu lieu pendant les réunions.
  • Ils sont exclus des réunions au cours desquelles on discute de sujets confidentiels en matière de gestion.
  • Les représentants d'autres organismes à l'interne de la DGBI peuvent être invités à présenter certains points à débattre ou à discuter de certains sujets seulement.
  • Les présentateurs sont invités aux réunions uniquement pour la période précisée dans l'ordre du jour (à la discrétion du président, lorsque les réunions prennent fin avant l'heure prévue ou se terminent plus tard).
  • Les délégués des autres organismes (par exemple la Direction de la technologie ou la Direction des bâtiments) peuvent participer à la réunion pour discuter conjointement de certaines questions opérationnelles afin de résoudre des problèmes. Les représentants qui soulèvent des questions à débattre peuvent se prévaloir d'un droit de réfutation.
  • Les représentants qui soulèvent des questions à débattre peuvent se prévaloir d'un droit de réfutation.

Rapports et procès-verbaux

Le coordonnateur tient le relevé des décisions et fait le suivi nécessaire.

Le secrétaire prépare les procès-verbaux et les transmet, dans un délai d'une semaine suivant chaque réunion, à tous les membres du Conseil et à la haute direction.

Les membres du Conseil diffusent les renseignements pertinents à tous les employés

Déroulement et protocole des réunions

En raison de l'envergure et de la portée des questions qui découlent du rôle opérationnel et fonctionnel du SCN, il est absolument essentiel que les réunions du Conseil respectent un protocole rigoureux, pour veiller à optimiser le temps consacré à ces activités. La composition du Conseil se commetra a un concours actif et constructif et respectera le protocole établi suivant :

  • Tous les points nécessitant un suivi ou une décision (pour information, approbation ou suivi, entre autres) du Conseil doivent faire l'objet d'un synopsis ou d'un sommaire, reproduit après le titre des points à l'ordre du jour.
  • Les présentateurs doivent définir clairement les mesures qu'on demande au Conseil d'adopter avant leur exposé.
  • Le droit de parole est accordé à une seule personne à la fois.
  • Chacun doit avoir l'occasion de s'exprimer et de faire des commentaires ou de donner son avis au moins une fois pour chaque sujet. (Le président peut autoriser les GPP à faire d'autres interventions, pour mener à terme une discussion).
  • Les problèmes qu'on ne peut pas résoudre facilement pendant une réunion sont confiés à un sous-comité pour analyse et élaboration, avant qu'on en rende compte de nouveau à la prochaine réunion du Conseil pour les résoudre.
  • Les membres doivent se respecter.
  • Ils doivent s'abstenir de faire des commentaires cyniques et d'avoir des entretiens en aparté pendant les réunions.
  • Ils doivent fermer tous les téléphones cellulaires et téléavertisseurs.
  • Il faut limiter les déplacements effectués pour entrer dans la salle et en sortir.
  • Les membres doivent limiter leurs interventions à des commentaires succincts et exacts et attendre que le présentateur ait terminé son exposé ou que le président les invite à prendre la parole.
  • On ne doit négliger aucun effort pour tenir les réunions dans des salles dont l'éclairage et l'aération sont adéquats.

Affaires, ordre du jour et suivi

  • Chaque réunion permet de faire le point sur le procès-verbal de la réunion précédente.
  • Les points correspondants à des affaires importantes ont la priorité dans l'ordre du jour.
  • Le Conseil se penche sur les questions se rapportant à la DGBI et ses clients.
  • Il faut prévoir un délai suffisant pour les discussions en table ronde, sans nécessairement les tenir à la fin des réunions; les questions soulevées par les GPP doivent intéresser l'ensemble des GPP.
  • On s'attend à ce que les présidents ou les représentants des sous-comités rendent compte de leurs initiatives ou tâches fonctionnelles.

Réunions informelles des GPP

  • Les réunions informelles des GPP ont lieu aussitôt après les réunions du Conseil de gestion de projets.
  • Ces réunions informelles se rapportent aux affaires des GPP et de leurs équipes de biens immobiliers et à des points signalés par le Réseau des GPP et dans le cadre des initiatives du PMI.
  • Lorsque les réunions se poursuivent pendant la pause-repas, on demande à chaque GPP une contribution financière pour payer le repas; l'organisation des repas est confiée par rotation aux GPP; les GPP doivent se porter volontaires.
  • Le directeur de la gestion de projets peut participer à ces réunions, sans toutefois les présider
  • Les GPP alternent dans la fonction de président des réunions.
  • On n'établit pas le procès-verbal des réunions; les GPP peuvent toutefois prendre des notes.
  • Les sujets à débattre se rapportent à des questions et à des préoccupations exprimées par les GPP; les questions particulières qui deviennent des préoccupations majeures se rapportant à la DGP ou à la collectivité des GPP sont inscrites à l'ordre du jour de la réunion suivante du Conseil de gestion de projets pour faire l'objet de discussions en bonne et due forme.