Comité d'examen de la conception du Secteur de la capitale nationale

Remarque : des comités d'examen de la conception semblables ont été mis sur pied dans chacune des régions et ils comportent de petites différences (s'il y a lieu) sur le plan des processus, des membres et des responsables externes de ministères et d'organismes fédéraux.

Mandat

À titre de complément du Comité national d'examen de la conception, le Comité d'examen de la conception du Secteur de la capitale nationale (SCN) a été établi pour fournir des conseils et un soutien aux gestionnaires de projet (GP) dans l'examen de la qualité des aspects de la conception de projets particulièrement importants, critiques et complexes. Bien que le but des examens de la conception soit de garantir la qualité des produits et des services offerts par les spécialistes de disciplines professionnelles et techniques, ces examens officiels ne visent pas à remplacer le processus d'examen continu ni la surveillance de la qualité assurés par les disciplines professionnelles avant la présentation d'un projet au Comité. Les critères de présentation s'appliquent aux projets tant dans le secteur du bâtiment que dans celui du génie civil. Certaines exigences de présentation ne s'appliqueront pas aux infrastructures ni à d'autres projets d'ingénierie. Il faudra obtenir un accord du président avant d'effectuer les présentations.

Membres du comité

  • Président : gestionnaire national, Architecture directeur national, Génie civil
  • Secrétaire : nommé par le président
  • Membres permanents : gestionnaires principaux de projets et gestionnaires de projet concernés, au gré du président
  • Autres (le cas échéant) : spécialistes à l'interne de nombreuses disciplines professionnelles, techniques, contractuelles, juridiques et autres, et représentants de l'industrie, des équipes de projet des clients ou autres parties intéressées (si le président le juge à propos)

Remarque : les comités d'examen de la conception (CEC) sont un excellent mécanisme pour démontrer et promouvoir les services à valeur ajoutée de la Direction générale des biens immobiliers.

Portée

Principalement les grands projets critiques ou complexes déterminés par le directeur. Les membres du Comité veillent à ce que les projets réalisés par la DGBI offrent :

  • une qualité supérieure et une excellence sur les plans technique et esthétique, conformes au niveau de qualité défini par l'équipe de projet et le client;
  • un bon rapport qualité-prix dans l'atteinte des objectifs du client et de la DGBI;
  • des conseils judicieux, valables et responsables, propres à aider les clients à prendre des décisions éclairées;
  • des solutions tenant compte des coûts et pouvant être mises en oeuvre dans les limites des budgets approuvés;
  • des interventions réalistes se rapportant aux calendriers généraux et aux échéanciers approuvés;
  • des interventions précises concernant les objectifs et les critères de projet indiqués dans l'énoncé de projet, l'arrêté de projet et d'autres documents de définition du projet;
  • des interventions à l'égard des objectifs environnementaux du gouvernement.

Définitions

  • Tous les projets dont le budget total de conception et de construction se situe entre 5 et 25 millions de dollars. Les projets dont la valeur du budget dépasse la limite susmentionnée doivent être présentés au Comité national d'examen de la conception.
  • Les projets critiques, hautement médiatisés ou susceptibles d'avoir des incidences environnementales spéciales ou inhabituelles.
  • Les grands projets internes de modernisation et d'amélioration des systèmes énergétiques, les plans d'optimisation ou de modernisation des locaux, les nouvelles stratégies visant les locaux à bureaux ou des projets semblables, qui ont des répercussions importantes sur les coûts à court et à long terme.
  • Tous les projets nécessitant l'approbation de ministères ou d'organismes fédéraux externes, notamment le Comité consultatif de l'urbanisme, du design et de l'immobilier de la Commission de la capitale nationale ou le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine.
  • Tous les projets visant des locaux réservés aux activités parlementaires.

Fréquence et lieu des réunions

  • Au gré du directeur de gestion de projet (gestionnaire régional dans les autres régions).
  • Normalement, ces examens s'effectuent aux étapes du schéma et de la conception de projet, à moins que d'autres mesures n'aient été convenues avec le président.
  • Le CEC-SCN peut, à son gré, renoncer à l'exigence d'un examen complet en deux étapes après la présentation initiale, si la portée des travaux et l'échéancier le commandent.
  • Les réunions du CEC se tiennent habituellement dans les trois semaines suivant la demande (ce calendrier peut être écourté au besoin pour répondre aux exigences particulières du projet, si le président le juge à propos.)
  • Les réunions seront tenues dans la salle de conférence Grande-Prairie, au niveau 8A2B1, Place du Portage III, Gatineau (Québec), à moins que le président n'en décide autrement.
  • Des réunions supplémentaires pour examiner les répercussions engendrées par des modifications faites à la portée du projet, après l'approbation de la conception originale, peuvent être nécessaires pour élaborer ou modifier la stratégie ou la conception, si le directeur de gestion de projet le juge à propos.
  • Si le projet doit être présenté par la suite à des ministères ou à des organismes fédéraux externes, pour obtenir une approbation (comme le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine, la Commission de la capitale nationale ou autres), la présentation au CEC-SCN devrait avoir lieu au moins une semaine avant une telle présentation externe.

Rôles et responsabilités

Le gestionnaire de projet devra :

  • prévoir un délai suffisant dans l'échéancier du projet pour permettre l'examen en deux étapes.
  • s'assurer que le financement du projet est suffisant pour assumer les frais des réunions qui seront nécessaires.
  • obtenir l'approbation d'un gestionnaire principal de projet (GPP) avant de demander l'examen d'un projet.

Le gestionnaire principal de projet devra :

  • informer le directeur, Gestion de projet, et le directeur, Équipe des biens immobiliers, de la nécessité d'un examen du Comité avant la présentation.
  • s'assurer que les demandes d'examen sont transmises au secrétaire par courriel, que celles-ci contiennent des faits pertinents et qu'elles sont accompagnées du formulaire Demande à l'intention du Comité d'examen de la conception du SCN dûment rempli.

Le secrétaire devra :

  • remettre aux membres du Comité, au GPP et au GP, une convocation comprenant l'ordre du jour, l'heure et le lieu de la rencontre, ainsi que le formulaire Demande à l'intention du Comité d'examen de la conception du SCN dûment rempli et les pièces jointes, une semaine avant l'examen de la conception.
  • réserver les installations et les services de soutien nécessaires à chaque réunion.

Rapports et comptes rendus

Président : tient un compte rendu des décisions et des suivis, s'il y a lieu.

Secrétaire : fournit aux membres du Comité et à la haute direction, s'il y a lieu, un compte rendu des décisions comprenant un résumé des recommandations et des orientations du Comité, dans les quinze (15) jours suivant l'examen.

GP : prépare, dans un délai de quinze (15) jours, une réponse écrite à l'intention du président pour indiquer la façon dont on donnera suite aux recommandations et aux orientations du Comité.

Financement

Les honoraires et les frais généraux relatifs aux réunions du CEC-SCN sont recouvrés à même les fonds affectés au projet.

Demandes de renseignements

Directeur, Programmes professionnels et techniques.

Comité d'examen de la conception du SCN (processus lié aux présentations)

Voici le processus lié aux présentations qui sont données au Comité d'examen de la conception du SCN (dans un ordre séquentiel) :

Le gestionnaire de projet présente au secrétaire :

  • un formulaire Demande à l'intention du Comité d'examen de la conception du SCN et des pièces jointes dûment remplis.
  • une date, une heure et un endroit privilégiés pour la rencontre, ainsi que deux dates de rechange, en vue d'organiser la réunion.
  • une liste des membres de l'équipe de projet (comme les experts-conseils, le client, les représentants de l'Équipe des biens immobiliers, etc.), qui doivent assister à la réunion.
  • une liste du matériel audiovisuel supplémentaire (comme des écrans, des rétroprojecteurs, des tableaux de papier et des chevalets) qui sera nécessaire pour la présentation.

Secrétaire :

  • confirme la réception de la demande de présentation, la date, l'heure et l'endroit de la réunion aux membres du Comité et au GP.
  • envoie une convocation aux membres du Comité, au GP et au GPP, au moins une semaine avant la rencontre, ainsi qu'une copie aux fins d'information, au directeur, Équipe des biens immobiliers et au directeur, Gestion de projet.

Gestionnaire de projet :

  • présente les membres de l'équipe de projet ainsi que les détails du projet défini dans les documents de présentation au CEC-SCN (selon la complexité du projet, la présentation peut durer de 30 à 60 minutes).

Secrétaire :

  • fait parvenir l'ébauche du compte rendu des décisions, qui comprend un résumé des recommandations et des orientations du Comité, au président et au GP dans les dix (10) jours ouvrables suivant la présentation.
  • distribue la version finale du compte rendu des décisions aux membres du Comité et au GP dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la présentation ainsi qu'une copie, aux fins d'information, au GPP et au directeur, Équipe des biens immobiliers.

Gestionnaire de projet :

  • fait parvenir une réponse écrite au président, dans un délai de quinze (15) jours ouvrables, dans laquelle il indique la façon dont on donnera suite aux recommandations et aux orientations.

Documents de présentation à l'intention du CEC-SCN

Les documents exigés pour communiquer efficacement l'intention d'un projet, le processus de réalisation et les recommandations varieront selon la portée des travaux et les objectifs du projet. Voici la liste des renseignements types qui sont nécessaires pour donner une présentation.

Schéma du projet

Le but de cette étape est de présenter le contexte et les objectifs du projet au CEC-SCN, ainsi que d'assurer l'intégrité de l'option recommandée pour l'aménagement du site ou du bâtiment et la réalisation du projet, avant de procéder à l'élaboration de la conception. Les renseignements nécessaires et l'ordre pour cette présentation sont :

Le cadre de référence :

  • Fournir l'arrêté de projet, une brève description du projet, ses caractéristiques spéciales, les problèmes particuliers de conception, les points de vue et les problèmes du client, l'analyse des risques, les délais, les coûts et d'autres contraintes, y compris le résumé de l'énoncé de projet ou de l'ensemble des mesures de contrôle du Ministère.
  • Définir tout problème ou problème prévu avec la municipalité concernant la délivrance des permis de construction ou d'occupation.

L'analyse des besoins du client :

  • Programme fonctionnel.
  • Exigences relatives à la circulation des personnes, des véhicules, des marchandises, etc.
  • Répercussions des besoins du client sur les éléments architecturaux, structuraux, mécaniques, électriques, patrimoniaux et les autres disciplines.
  • Influences du bruit, du besoin d'éclairage naturel, de la conservation de l'énergie et d'autres exigences particulières sur le zonage et les rapports entre les locaux.
  • Prévisions d'agrandissement et de changements d'utilisation.
  • Indication que les étapes d'analyse et de conception tiennent compte des stratégies facultatives.

L'analyse du site, des environs et du climat :

  • Analyse du site et des environs pour évaluer les facteurs contextuels qui pourraient avoir une influence sur le projet comme le zonage, les perspectives, la circulation, l'état du sous-sol, les caractéristiques naturelles, les aménagements futurs, le plan directeur du secteur, etc.
  • Détermination des exigences d'évaluation environnementale.
  • Analyse des répercussions bénéfiques ou néfastes du projet sur le site et les environs, ainsi que des mesures d'atténuation si les répercussions sont jugées néfastes.
  • Incidence sociale du projet à l'échelle locale et régionale.
  • Conditions climatiques qui pourraient avoir une influence sur le site ainsi que les besoins et les objectifs du projet.
  • Autres informations comme des schémas, des tableaux, la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (LCEE)

L'incidence des politiques et des programmes gouvernementaux :

  • Définition, entre autres, des questions liées aux politiques sur la durabilité, la connectivité, les milieux de travail favorables, l'énergie, l'approvisionnement et la stratégie d'investissement, ainsi que des contraintes ou des possibilités qui ne sont pas mentionnées précédemment.

La corrélation entre les éléments de l'analyse :

  • Illustration graphique de ce qui précède pour démontrer la corrélation entre les éléments et l'orientation recommandée pour les études conceptuelles. À titre d'exemple, les schémas nécessaires seraient des :
    • Diagrammes « conceptuels » en plan et en coupe montrant les divers emplacements sur le chantier.
    • Schémas de principe de la circulation et des limites relatives à la volumétrie et aux formes.
    • Schémas des contraintes et des possibilités.

Les critères de conception :

  • Définir les aspects les plus critiques des besoins des clients, de l'analyse du chantier, de la durabilité, de la connectivité, des milieux de travail favorables, de la conservation de l'énergie et d'autres politiques gouvernementales, en fonction desquels les options conceptuelles doivent être évaluées.

L'aménagement du chantier :

  • Options détaillées envisagées pour l'aménagement du chantier, notamment les plans, les photographies et les coupes (remarque : il faut démontrer la pertinence des options par rapport aux critères.)

L'élaboration de la conception du bâtiment et de la structure :

  • Options détaillées envisagées pour la volumétrie, l'organisation des espaces, l'apparence et les aspects techniques du bâtiment, y compris les apports des principales disciplines. Inclure les solutions proposées en matière de durabilité et de connectivité ainsi que celles visant à créer un milieu de travail favorable.
    Documents nécessaires :
    • plans
    • coupes
    • élévations
    • croquis en perspective, au besoin
    • maquette de volumétrie, au besoin
    • concepts structuraux, mécaniques et électriques
    • emplacement des locaux techniques avec croquis à l'appui
    • rapports schématiques, analyse des options, analyses énergétiques et questions en suspens
    • rapport d'examen environnemental préalable
    (Remarque : il faut démontrer la pertinence des options par rapport aux critères.)

Le plan des coûts (à titre indicatif) :

  • Présenter un plan conforme au budget approuvé et définir les problèmes de réalisation des objectifs du projet.

L'échéancier :

  • Montrer les mesures adoptées pour respecter l'échéancier approuvé et définir les problèmes prévus.

Les recommandations :

  • Présenter notamment l'option recommandée, les possibilités, les prochaines étapes et les mesures correctives, s'il y a lieu.

Élaboration de la conception

La portée générale de cette étape est d'assurer l'intégrité de la conception finale du chantier et du bâtiment et la réalisation du projet avant de procéder à la mise en oeuvre. De manière générale, les présentations doivent, à cette étape, décrire les systèmes et les sous-systèmes dans toutes les disciplines. Voici les renseignements nécessaires et l'ordre de présentation :

Le cadre de référence :

  • Brève description du projet, des principales caractéristiques, des délais, des coûts et d'autres contraintes, y compris les questions en suspens et les approbations reçues lors des présentations précédentes.

Les objectifs et la philosophie de la conception :

  • Établir, entre autres, les objectifs de la conception à partir des besoins du client, des exigences liées au chantier, des politiques et des initiatives gouvernementales, des engagements pris par SPAC et le client en matière de développement durable, des besoins de la collectivité et de la conservation de l'énergie.
  • Fournir un énoncé des moyens qui seront utilisés pour atteindre ces objectifs, c'est-à-dire la philosophie de la conception. (Remarque : élaboration à partir des critères de conception approuvés.)

Le contexte urbain et régional et les conditions climatiques :

  • Déterminer la nature du milieu environnant et les répercussions sur le chantier de facteurs comme le zonage, la circulation, les aménagements futurs, les contraintes, l'architecture des bâtiments existants.
    Documents nécessaires :
    • photographies
    • plans
    • coupes montrant la topographie
    • données sur les conditions climatiques pouvant avoir des répercussions sur le chantier en plus des besoins et des objectifs du projet (schémas au besoin)

L'aménagement du chantier :

  • Expliquer la façon dont le chantier sera aménagé pour satisfaire aux besoins du projet et pour tenir compte du milieu environnant et du climat.
    Documents nécessaires :
    • plans
    • coupes
    • détails nécessaires pour appuyer la conception
    • conception de toute mesure de correction
    • préparation d'un programme de suivi

La conception du bâtiment et de la structure :

  • Expliquer la conception dans son ensemble, y compris les systèmes structuraux, mécaniques et électriques, la coordination avec les autres disciplines et les exigences spéciales.
  • Faire le point pour ce qui est de donner suite aux initiatives de durabilité, de connectivité et de milieu de travail favorable.
  • Incorporer des travaux ou des exposés de diverses disciplines comme documents distincts, selon les besoins du projet.
  • Indiquer clairement les caractéristiques spéciales, en l'occurrence. au moyen de schémas de la circulation, du zonage, des réseaux de distribution mécanique et électrique et des locaux techniques, des méthodes de conservation de l'énergie, etc.
    Documents nécessaires :
    • plans
    • coupes
    • élévations
    • perspectives
    • détails nécessaires pour appuyer le modèle de conception (le cas échéant)
    • rapports (avec le degré de précision indiqué dans l'énoncé de projet pour chaque discipline et pour chaque domaine d'études)

Plan des coûts (réel) :

  • Fournir le plan des coûts avec le degré de précision indiqué dans l'énoncé de projet.

L'échéancier :

  • Fournir l'échéancier avec le degré de précision indiqué dans l'énoncé de projet.

Les recommandations :

  • Déterminer, entre autres, la façon dont le projet doit être réalisé et les prochaines étapes.

Formulaires, modèles et listes de vérification