Annexe A – Modèle d’ordre du jour de réunion de leçons apprises

  • Titre du projet :
  • Chef de projet :
  • Gestionnaire de projet :
  • Date :
  • Emplacement :

Lignes directrices relatives à la réunion de leçons apprises

Description : Les lignes directrices qui suivent visent à faciliter l’établissement de la documentation sur les leçons apprises lors de l’exécution d’un projet. Les leçons apprises tiennent compte de toutes les phases du Système national de gestion de projets (SNGP), et la réunion devrait avoir lieu peu de temps après la fin du projet ou l’occupation des locaux par le client. Le chef de projet devrait présider la réunion à laquelle seront conviés tous les membres de l’équipe de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). La participation du client est fortement recommandée. Selon la taille et la portée du projet, l’équipe pourra inviter le propriétaire (s’il y a lieu), l’expert-conseil, l’entrepreneur et d’autres intervenants.

La réunion vise à examiner le résultat du projet, à faire le point sur les questions en instance et à examiner les leçons apprises. Les débats porteront sur l’ensemble du projet, sur l’indication des domaines à modifier ou à améliorer avant d’entreprendre un autre projet (leçons apprises) et sur les exigences relatives aux travaux ou les plans relatifs aux travaux futurs touchant le projet. Veuillez vous référer à la section 7.1.3 (étape 3) de la Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers.

Les points à examiner sont : les produits livrables et les points de vérification du SNGP, l’administration du projet, les autorisations de modifications, l’échéancier, les renseignements sur les coûts, la sécurité, la mise en service, les domaines de connaissance du SNGP qui portent directement sur le projet et les autres renseignements pertinents.

Le président de la réunion devrait profiter de cette occasion pour diffuser le gabarit du document concernant les leçons apprises qui sera examiné.

L’ordre du jour peut s’inspirer des points suivants (voir aussi la liste de contrôle à la section 4 à l’Annexe C – Modèle de leçons apprises de la Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers, pour des points additionnels) :

  1. Liste de contrôle du document de clôture : est-elle terminée et tient-elle compte de tous les documents exigés?
  2. Indicateurs de rendement : le projet a-t-il été exécuté en respectant le budget, la portée et les échéances? Sinon, pourquoi?
  3. Le projet a-t-il atteint les objectifs d’affaires (concrétisation des avantages)? Il faut répondre à la question suivante : l’exécution du projet a-t-elle apporté des avantages au client?
  4. Éléments du projet en suspens (voir la liste de contrôle du document de clôture).
  5. Leçons apprises du projet : examen des leçons apprises à chaque phase du projet au moyen d’un document écrit ou d’une liste de contrôle. Pendant l’examen, précisez les leçons apprises qui doivent être partagées avec le contrôleur régional et la gestion locale.
  6. Résumé des leçons apprises et problèmes à résoudre en prévision de l’avenir : SPAC, client, propriétaire (s’il y a lieu), expert-conseil, entrepreneur, autre.
  7. Tour de table