Annexe C – Modèle de rapport de leçons apprises

  • Nom du projet :
  • Numéro du projet :
  • Endroit :
  • Client :
  • Phase du Système national de gestion de projet (SNGP) : ( )
  • No de version : ( )
  • Chef de projet : (nom et no de téléphone)
  • Gestionnaire de projet : (nom et no de téléphone)
  • Gestionnaire immobilier : (nom et no de téléphone)
  • Préparé par :
  • Date :
  • Nom de fichier (GCDocsNote de bas de page *) :

Le rapport sur les leçons apprises est un élément essentiel du processus d'amélioration continue. En plus d'être un élément clé d'une saine gestion de la qualité, il nous donne également l'occasion d'évaluer les nombreuses activités exécutées tout au long du cycle de vie des projets et d'en tirer des enseignements. L’examen des leçons apprises peut être fait à tout moment de l’exécution d’un projet. Toutefois, il fait partie des activités de clôture des phases d’identification et de réalisation prévues par le Système national de gestion de projet (SNGP). La documentation relative aux leçons apprises doit être transmise au contrôleur régional, afin de permettre qu’on propose des améliorations et que les leçons apprises soient partagées avec la communauté immobilière.

Étapes de l’établissement d’un rapport sur les leçons apprises (prendre note que la directive en référence plus bas est la Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers):

  1. Recueillir des renseignements (étape 2b de la directive)
    Consulter les intervenants pour recueillir les renseignements qui seront consignés dans les registres de décisions et fournir des précisions sur les événements afin de mieux déterminer les leçons apprises.
  2. Examen et évaluation des renseignements (étape 3a de la directive)
    Analyser les documents de référence, trouver les indicateurs de risque qui entraînent des résultats indésirables et les occasions saisies pendant le projet.
  3. Définir les leçons apprises (étape 3b de la directive)
    Examiner l'origine et les causes (positives ou négatives) et consigner les résultats à verser au dossier du projet.
  4. Déterminer les leçons apprises à partager (étape 3c de la directive)
    Préciser les éléments des leçons apprises que l'équipe de projet veut communiquer au contrôleur régional et aux gestionnaires locaux afin de faciliter l'amélioration des processus et des pratiques.

1. Introduction / Contexte

Bref aperçu du projet, de quoi il s’agit, à quoi est-ce lié, de quel programme fait-il partie, coût global, particularités, etc.

2. Réunion de clôture de projet

Liste des participants

Référez-vous à l’annexe A – Modèle d’ordre du jour de réunion de leçons apprises de la Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers.

3. Indicateurs de rendement

Indicateurs de rendement clés d'un projet de locaux (Location/État)

Approbation de contrat de location

Budget d'aménagement

Mètres carrés louables

Portée du projet

Durée du projet

Résultats opérationnels : Le projet a-t-il atteint les résultats opérationnels?

Autres observations

Indicateurs de rendement clés des projets relatifs aux biens et projets d’autres ministères

Approbations des projets

Coûts du projet

Portée du projet

Durée du projet

Résultats opérationnels : Le projet a-t-il atteint les résultats opérationnels?

Autres observations

4. Liste de contrôle (à remplir avec les membres de l’équipe)

Liste de contrôle des leçons apprises

Ce tableau est un gabarit et ne contient aucune donnée.

Sommaire du tableau

Ce tableau contient une liste de vérification qui sera utilisée par l'équipe de projet afin de répondre aux questions clés qui doivent êtres discutées lors de la réunion de leçons apprises.

Étapes de début et d'identification
No Leçon apprise Oui Non s.o. Observations
1. Les objectifs du projet étaient spécifiques, mesurables, atteignables, axés sur les résultats et limités dans le temps.        
2. Les exigences du client étaient claires et concises.        
3. L'énoncé des exigences, y compris la liste de contrôle des exigences du client, a été communiqué à l'équipe.        
4. Le plan préliminaire du projet et l'échéancier étaient bien décrits, avec la structure et les détails appropriés.        
5. L'échéancier du projet tenait compte de tous les éléments du projet.        
6. Les tâches étaient bien définies.        
7. L'arrêté de projet, ainsi que les rôles et les responsabilités, ont été bien définis et rédigés et ont été signés par les membres de l'équipe.        
8. Les options ont été bien analysées et consignées dans le rapport de faisabilité et le RAI.        
9. Le budget du projet a été bien défini.        
10. Le budget du client a été bien défini et confirmé en temps opportun.        
11. Les intervenants ont adhéré au projet (objectifs, budget et échéancier).        
12. L'équipe de projet a demandé l' AP exigée.        
13. Le document de clôture de l'identification a été établi et tous les produits à livrer ont été remis.        

Ce tableau est un gabarit et ne contient aucune donnée.

Sommaire du tableau

Ce tableau contient une liste de vérification qui sera utilisée par l'équipe de projet afin de répondre aux questions clés qui doivent êtres discutées lors de la réunion de leçons apprises.

Étape de réalisation du projet
No Leçon apprise Oui Non s.o. Observations
14. Les objectifs originaux du projet ont été respectés.        
15. Un processus de surveillance de l'équité a été établi, au besoin (pour les activités d'approvisionnement importantes ou complexes).        
16. Tous les intervenants ont pu participer à la planification du projet.        
17. Un plan de gestion de projet a été établi, approuvé, diffusé et révisé, au besoin.        
18. Les intervenants avaient facilement accès au plan de gestion de projet et à l'échéancier du projet.        
19. Le budget du client a été révisé et reconfirmé en temps opportun.        
20. La fréquence et l'ampleur des changements d'orientation étaient faciles à gérer et conformes aux critères d'approbation appropriés.        
21. Les données de référence du projet (portée, durée, coût, qualité) ont été bien gérées (dans le cadre d'un processus officiel de contrôle des modifications).        
22. Les modifications de la conception ont été bien gérées.        
23. Les processus de base en matière de gestion de projet (gestion des risques et des enjeux) étaient adéquats.        
24. L'approvisionnement (comme les appels d'intérêt et les appels d'offres) s'est bien déroulé.        
25. Les intervenants étaient satisfaits des renseignements reçus.        
26. Le contrôle de la qualité du projet était suffisant.        
27. Les risques étaient gérables.        
28. Les plans de gestion des risques ont été terminés aux étapes pertinentes et les stratégies de gestion des risques étaient appropriées.        
29. Les montants préapprouvés pour modifications proposées (réserve pour les risques) et les pouvoirs délégués étaient suffisants pour donner suite aux modifications du projet.        
30. Les documents du projet ont été mis à jour, au besoin (conventions particulières de services, plans de projet, échéancier, etc.).        
31. L'équipe de projet était bien organisée et disposait des ressources humaines nécessaires.        
32. Les experts-conseils de projet (centre d'excellence) étaient appropriés.        

Ce tableau est un gabarit et ne contient aucune donnée.

Sommaire du tableau

Ce tableau contient une liste de vérification qui sera utilisée par l'équipe de projet afin de répondre aux questions clés qui doivent êtres discutées lors de la réunion de leçons apprises.

Généralités
No Leçon apprise Oui Non s.o. Observations
33. Les estimations initiales des coûts et des échéances étaient précises.        
34. Le projet a été réalisé selon l'échéancier approuvé.        
35. Le projet a été réalisé selon le budget approuvé.        
36. Le contrôle global des changements était efficace.        
37. Les points de contrôle et les produits livrables du SNGP ont été respectés.        
38. Les besoins et exigences du client ont été respectés.        
39. Le client était satisfait du résultat du projet.        
40. Les objectifs du projet ont été atteints.        
41. L'équipe de projet était bien organisée.        
42. Il y avait de bonnes communications au sein de l'équipe de projet.        
43. La liste de contrôle du document de clôture a été établie (et la documentation du projet, versée au dossier).        

5. Résumé des leçons apprises

Cette section doit se référer au registre des leçons apprises qui a été rempli pour ce projet. Il n’est pas nécessaire de reproduire le contenu du registre des leçons apprises dans ce document. Le registre des leçons apprises doit suivre l’annexe B – Modèle de registre de leçons apprises de la Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers. Ce dernier doit être joint à ce document et ne contenir que les leçons apprises de ce projet (en triant et cachant des lignes du registre régional par exemple).

A. Succès du projet

Cette section doit souligner ou élaborer sur les principaux succès du projet. L’ampleur de cette section doit être proportionnelle à la nature et à la complexité du projet.

B. Améliorations à considérer

Cette section doit souligner ou élaborer sur les principaux problèmes rencontrés pendant le projet et les améliorations à considérer qui en découlent. L’ampleur de cette section doit aussi être proportionnelle à la nature et à la complexité du projet.

6. Recommandations

Quelles sont les recommandations issues des leçons apprises et qui devrait prendre les mesures nécessaires?

7. Signatures

J'ai lu et accepté les renseignements consignés dans le présent rapport des leçons apprises.

Gestionnaire de projet

Chef de projet

Pièce jointe : Tel qu’expliqué à la section 5 ci-dessus, le registre des leçons apprises doit être joint à ce document et ne contenir que les leçons apprises de ce projet.