Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur

20 juin 2016 (mis à jour le 11 avril 2017)

2. Annulation

La présente directive remplace la « Directive du Système national de gestion de projet relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers », qui date du 3 août 2015.

3. Autorité

La présente directive est émise sous l'autorité du directeur général, responsable des services, Gestion de projet, Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

4. Contexte

La présente directive doit être mise en œuvre de pair avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (106) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) de SPAC et les instruments de politique connexes de la DGBI.

5. Portée

La présente directive s'applique à tous les employés qui effectuent des activités liées à des projets suivant le SNGP qui font partie du Programme des biens immobiliers.

6. Objectif

L'objectif de cette directive est de décrire les éléments et les exigences du SNGP, telles qu'ils s'appliquent aux leçons apprises des projets immobiliers.

7. Détails de la procédure

7.1 Processus d'établissement des leçons apprises

Les activités touchant les leçons apprises dans le cadre de projets immobiliers forment un volet indispensable du processus d'amélioration continue. En plus d'être un élément clé d'une saine gestion de la qualité, elles nous donnent également l'occasion d'évaluer les nombreuses activités exécutées tout au long du cycle de vie des projets immobiliers et d'en tirer des enseignements.

L'effort à consacrer à l'élaboration et à la consignation par écrit des leçons apprises est directement proportionnel à la taille, à la complexité et aux besoins contractuels du projet. Des modèles permettant de consigner les leçons apprises sont proposés en annexes et doivent être employés en accord avec la figure 1 : Documentation minimum des leçons apprises à faire selon les différents types de projet.

Ces modèles sont :

L'utilisation du modèle de rapport en Annexe C – Modèle de rapport de leçons apprises est obligatoire dans le cas d'un projet de plus de 20 millions de dollars ou d'un projet entre 1 et 20 millions de dollars qui a une évaluation de la complexité et des risques de projet (ECRP) de niveau 3 ou plus. L'utilisation du modèle de rapport de l'annexe C est aussi obligatoire pour les projets d'autres ministères (AM) de plus de 10 million de dollars. Pour les projets de moins de 20 millions de dollars, le niveau de détails à fournir dans le rapport des leçons apprises doit être proportionnel à l'envergure et à la complexité du projet.

Figure 1 : Documentation minimum des leçons apprises à faire selon les différents types de projets

  Projet SPAC Projet AM
ECRP Niveau 1 ECRP
Niveau 2
ECRP
Niveau 3
ECRP
Niveau 4
ou risqué faible
(sans ECRP)
ou risqué élevé
(sans ECRP)
Jusqu'à 250  K $ A Note de bas de page 1 B Note de bas de page 2 A Note de bas de page 1
250  K $ à 1  M $ B Note de bas de page 2 B Note de bas de page 2
M $ à 10  M $ B Note de bas de page 2 C Note de bas de page 3 B Note de bas de page 2
10  M $ à 20  M $ B Note de bas de page 2 C Note de bas de page 3 C Note de bas de page 3
 20 M $ C Note de bas de page 3 C Note de bas de page 3

En ce qui concerne les projets pour lesquels il n'est pas nécessaire de remplir des documents officiels sur les leçons apprises (comme ceux dans la situation « B » entre 1 et 20 millions de dollars par exemple), il est conseillé de tenir une réunion de leçons apprises dans le cadre des activités de clôture, et de partager les recommandations formulées avec des pairs participants à des projets similaires. Les leçons apprises peuvent être définies à n'importe quelle étape de l'exécution d'un projet. Toutefois, il est obligatoire de faire le point sur les leçons apprises et de les documenter durant la phase de clôture des étapes d'identification et de réalisation de projet du SNGP.

Le processus étape par étape à utiliser est le suivant.

7.1.1 Étape 1 – Examen de la documentation

A. Examiner les leçons apprises d'autres projets similaires

Au début d'un projet, le chef de projet ou le gestionnaire de projet doit chercher, dans le dépôt des leçons apprises, des projets similaires afin de cerner les enjeux ou les opportunités qui pourraient se présenter pendant le projet.

Les registres de leçons apprises de toutes les régions et les rapports de leçons apprises d'intérêt national se trouvent dans le dossier leçons apprises des projets immobiliers, dans GCDocsNote de bas de page 4, lequel est le dépôt officiel où sont stockés les dossiers et les documents d'entreprise. Veuillez contacter votre contrôleur régional pour les détails.

Les constatations suite à l'examen des leçons apprises doivent être enregistrées dans un registre (comme l'annexe B – Modèle de registre de leçons apprises) pour référence, et pour aider au processus de gestion des risques.

Un examen additionnel des leçons apprises existantes devrait être fait quand une nouvelle personne se joint au projet, lorsqu'un nouveau gestionnaire de projet est nommé, ou quand un nouveau type de travail est entamé (par exemple, au début de l'installation de l'équipement et éléments de connectivité des édifices, ou bien au début de la maçonnerie).

B. Rédiger la documentation et les plans de projet en considérant la perspective acquise des leçons apprises dans le passé

Les constatations suite à l'examen des leçons apprises peuvent être enregistrées dans les documents tels que le plan préliminaire de projet, le rapport d'analyse d'investissement et/ou le plan de gestion de projet.

7.1.2 Étape 2 – Cueillette de renseignement sur le projet

A. Documenter les enjeux/opportunités pendant le projet

À tout moment dans un projet, le chef de projet ou le gestionnaire de projet doivent documenter leurs leçons apprises tel que requis par le contrôleur régional. On peut le faire directement dans le registre régional (comme l'annexe B – Modèle de registre de leçons apprises) ou bien dans un autre type de document ou format.

B. Recueillir des renseignements

Consulter les différents intervenants et la documentation existante pour recueillir les renseignements qui seront consignés dans les registres de décisions et fournir des précisions sur les événements afin de mieux déterminer les leçons apprises, par exemple :

C. Transmettre les documents sur les leçons apprises à l'équipe de projet

Le chef de projet doit soumettre les leçons apprises à l'examen de l'équipe de projet à la fin de de la phase de clôture de l'identification ainsi qu'à l'achèvement provisoire du projet avant les réunions de leçons apprises. Pour les projets d'AM, le gestionnaire de projet est responsable de faire parvenir les leçons apprises à l'équipe de projet à l'achèvement provisoire du projet.

7.1.3 Étape 3 – Analyse (et réunions de leçons apprises)

A. Examiner et évaluer l'information

L'équipe de projet doit analyser les documents de référence (recueillis à l'étape B. Recueillir des renseignements plus haut) afin de repérer tout enjeu ou toute opportunité ayant été saisie durant le cycle de vie du projet, et les catégoriser selon les éléments du registre de l'annexe B – Modèle de registre de leçons apprises.

B. Saisir les leçons apprises

Cette étape vise à comprendre les facteurs déclencheurs (positifs ou négatifs) des problèmes et les lacunes des processus connexes (s'il y a lieu). Chaque problème doit être cerné, et ses causes examinées dans le cadre d'une réunion sur les leçons apprises tenue à la fin de l'étape d'identification et de l'étape de réalisation du projet. Les projets de plus de 20 millions de dollars doivent tenir des réunions de leçons apprises au moins une fois par année ou bien à la fin des jalons importants (comme à la fin de la conception, à la fin de l'excavation, à la fin de l'enveloppe du bâtiment, etc.). Les objectifs de cette réunion peuvent être atteints en répondant à diverses questions, par exemple :

Consignez les résultats dans le registre des leçons apprises et dans la structure de classification électronique de projet (SCEP) qui est la norme de classification SNGP décrite dans « Procédure du SNGP sur la gestion des documents pour les projets immobiliers ».

C. Déterminer les leçons apprises à partager

Quand l'équipe de projet a établi quels éléments des leçons apprises doivent être communiqués à l'ensemble de la collectivité des biens immobiliers, ceux-ci doivent être partagés avec le contrôleur régional selon ses instructions. Les critères pour le partage des leçons apprises sont définis par la gouvernance du SNGP et ne font pas partie de cette directive. Ils sont sujets à varier au fil du temps.

7.1.4 Étape 4 – Partage des leçons apprises

A. Vérifier l'exhaustivité des leçons apprises

Le contrôleur doit vérifier l'exhaustivité, l'exactitude et la pertinence des nouvelles leçons apprises. Si des documents sont incomplets, le contrôleur les renvoie au chef de projet ou au gestionnaire de projet pour révision.

B. Créer/mettre à jour le registre régional

Les documents sur les leçons apprises qui sont complets et dûment vérifiés doivent être enregistrés dans le registre régional de leçons apprises et ce dernier téléversé à l'endroit approprié dans GCDocsNote de bas de page 4. Les contrôleurs régionaux peuvent demander aux équipes de projet d'utiliser directement le registre régional mais ils peuvent aussi utiliser un autre moyen de recueillir l'information des équipes de projet.

Il ne doit y avoir qu'un seul registre cumulatif de leçons apprises pour tous les projets d'une région. Le registre régional des leçons apprises doit être mis à jour dans GCDocsNote de bas de page 4 une fois par mois (à moins qu'il n'y ait pas de nouvelles leçons apprises pendant un mois, auquel cas le registre des leçons apprises doit être mis à jour dans le mois suivant l'entrée d'une nouvelle leçon apprise).

On encourage les gestionnaires de projet et les chefs de projet à diffuser les résultats des leçons apprises dans le but de discuter de ce qui aurait pu être fait ou de ce qui aurait pu être fait pour éviter que cela ne se reproduise (si négatif) via divers mécanismes incluant : afficher les leçons apprises dans une aire commune de réunion, discussions sur les leçons apprises dans les réunions mensuelles du personnel, faire des midi-conférences, etc.

Cette étape vise à donner une chance de recueillir des suggestions d'amélioration des processus et des pratiques. Les suggestions reçues n'ont pas à être spécifiques à un projet en particulier mais peuvent être plus générales. Les leçons apprises peuvent par la suite être disséminées aux équipes de projet à travers le pays via le bulletin et la formation du SNGP.

7.1.5 Étape 5 – Rétroaction et améliorations à apporter

A. Dégager les tendances émanant des leçons apprises

Les contrôleurs régionaux doivent évaluer les leçons apprises et discuter avec leurs homologues régionaux et national afin d'en dégager des tendances et d'établir des plans d'action correspondants.

B. Recommander des améliorations

Les contrôleurs régionaux doivent recommander les améliorations via les réseaux appropriés à l'échelle régionale ainsi qu'avec leurs homologues régionaux et national. Ils peuvent aussi recommander des améliorations à cette directive ou pour tout autre processus.

C. Faire le suivi

Les contrôleurs régionaux doivent surveiller la progression des mesures prises pour mettre en œuvre les améliorations et les changements au niveau régional et faire rapport au contrôleur national.

7.2 Moment de l'établissement des leçons apprises

Les produits attendus à l'égard des leçons apprises sont décrits dans les phases SNGP suivantes. Il est conseillé d'utiliser un registre des leçons apprises, tel que celui fournit à l'annexe B – Modèle de registre de leçons apprises, pendant toute la durée du projet pour consigner les enjeux et les leçons apprises, à mesure qu'ils sont constatés.

7.2.1 Phase de clôture de l'identification

La fin de la phase de clôture de l'identification nécessite la documentation des leçons apprises. Les leçons apprises peuvent être incluses dans le document de clôture de l'identification (DCI) ou dans un document externe auquel on doit se référer dans le document de clôture de l'identification. En se basant sur le processus de la figure 1 : Documentation minimum des leçons apprises à faire selon les différents types de projet, le document externe doit être soit le registre de leçons apprises de l'annexe B – Modèle de registre de leçons apprises ou bien le rapport de l'annexe C – Modèle de rapport de leçons apprises. Si on utilise le registre régional de l'annexe B – Modèle de registre de leçons apprises, on doit utiliser un filtre pour avoir seulement les leçons apprises spécifiques au projet.

7.2.2 Phase de clôture de la réalisation

La fin de la phase de clôture de la réalisation nécessite la documentation des leçons apprises. Les leçons apprises sont nécessaires à l'achèvement du projet et doivent être consignées dans le document de clôture (DC) dans une section distincte ou dans un document externe auquel on doit se référer dans le document de clôture, tel que décrit à la section 7.2.1 Phase de clôture de l'identification.

On doit finaliser les leçons apprises avant ou immédiatement après l'émission du Certificat d'achèvement ou du Certificat d'achèvement des améliorations locatives.

8. Responsabilités

Le Chef de projet est responsable :

S'il n'y a pas de chef de projet de SPAC, le gestionnaire de projet de SPAC joue habituellement ce rôle (cela s'applique aux projets réalisés pour d'autres ministères).

Le Gestionnaire de projet est responsable de :

Le Contrôleur national doit :

La haute direction du Secteur de la gestion des services professionnels et techniques désignera une personne, un comité ou une entité organisationnelle appropriée afin de remplir le rôle de contrôleur national.

Le Contrôleur régional doit :

Le directeur régional des Services professionnels et techniques désignera une personne, un comité ou une entité organisationnelle appropriée afin de remplir le rôle de contrôleur régional.

Pour la direction générale de la Cité parlementaire, le secteur des Grands projets de l'État et pour le secteur de la Gestion du portefeuille du SCN, le directeur approprié, ou le directeur général, doit faire la nomination.

Chaque membre de l'équipe de projet doit :

9. Définitions

Bulletin du SNGP :
Bulletin à l'intention de tout le personnel de gestion de projets immobiliers, qui comprend des nouvelles, des mises à jour, des conseils et d'autres renseignements pertinents sur le SNGP.
Équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP :
Équipe formée de représentants de toutes les régions, qui établit un cadre d'amélioration continue pour la garde et la durabilité dans la gestion des activités de changement du SNGP et qui intervient à titre d'administration centrale dans l'élaboration, la révision, la coordination de l'approbation et la diffusion de l'information se rapportant au SNGP et à la qualité de la documentation de ce système.
Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) :
Évaluation du Conseil du Trésor qui établit le coefficient de risque et de complexité de chaque projet selon quatre niveaux, d'après des critères propres à chacun des domaines de connaissances de projets suivants : caractéristiques du projet, gestion stratégique, caractéristiques des contrats ou de l'approvisionnement, ressources humaines, activités, intégration de la gestion de projet et composantes techniques. SPAC est autorisé à approuver les projets dont l'évaluation est égale ou inférieure aux pouvoirs délégués au Ministère, selon l'évaluation de la capacité organisationnelle en gestion de projet (ÉCOGP). Le Conseil du Trésor peut demander qu'un projet lui soit soumis à des fins d'approbation, même si l'ECRP confirme que le Ministère a le pouvoir de l'approuver.
Processus d'amélioration continue :
Le processus d'amélioration continue du SNGP vise à apporter des améliorations au SNGP et à établir un système de gestion de la qualité destiné au cadre de gestion des projets. Des modifications peuvent être demandées via l'Équipe d'amélioration continue.
Projets immobiliers :
Toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, y compris la signature de baux, l'aménagement de locaux, ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration d'un ouvrage bâti (immeuble, pont, barrage, route, etc.) ou d'un terrain appartenant à l'État.

10. Références

Publications du Conseil du Trésor

Publications de Services publics et Approvisionnement Canada

11. Pièces jointes

12. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute demande de renseignements concernant la présente directive à SNGP.NPMS@tpsgc-pwgsc.gc.ca.