Directive du Système national de gestion de projet sur la surveillance du respect au Système national de gestion de projet des projets immobiliers

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1. Date d'entrée en vigueur

20 juin 2016

2. Annulation

La présente directive remplace la Procédure du Système national de gestion de projet (SNGP) sur la surveillance de la conformité des projets immobiliers au SNGP, datée du 16 septembre 2013.

3. Responsable

La présente directive est publiée sous l'autorité du directeur général (DG), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (SGSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

4. Contexte

Les équipes de projet surveillent les activités de projet continues par rapport au plan de projet et à la base de référence de la mesure du rendement des projets. Cependant, il est recommandé de surveiller le respect des normes, des politiques, des directives et des modèles relatifs à la gestion de projet en effectuant des examens de respect du SNGP.

À cet égard, la Politique relative au Système national de gestion de projet (106) (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) du Ministère impose des responsabilités précises concernant la surveillance et la conformité des projets réalisés par le Ministère. La Politique relative au Système national de gestion de projet stipule que les chefs de direction générale ou d'organisme et les directeurs généraux régionaux (DGR) sont chargés de surveiller la conformité au sein de leur organisation et de régler les cas de non-conformité.

Bien que les projets de grande valeur, comme les grands projets de l'État, aient tendance à être surveillés de plus près, la Politique relative au Système national de gestion de projet s'applique à tous les projets immobiliers. En outre, le Bureau de la vérification et de l'évaluation a réalisé une vérification du Plan d'action économique (vérification 2010-709) et a recommandé qu'une surveillance adéquate de la conformité soit effectuée pour tous les projets dont la valeur est inférieure à un million de dollars.

La Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor (CT) exige aussi qu'une évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP) soit tenue tous les trois ans. L'outil du SNGP est l'un des éléments fondamentaux de la structure de gestion de projet du Ministère en ce qui a trait à la surveillance annuelle du respect des bonnes pratiques de gestion de projet.

En tant que norme de vérification interne pour le gouvernement du Canada, l'approche de l'Institut des auditeurs internes (IAI) a été utilisée pour la structure de la présente directive. L'approche de l'IAI est décrite dans les normes de l'IAI, lesquelles sont réparties entre des normes de qualification et des normes de rendements. Les deux parties de cette directive qui correspondent aux normes de l'IAI ont été nommées Organisation des travaux (section 7.2) et Description des travaux (Section 7.3) pour des raisons pratiques.

5. Portée

La présente directive s'applique à tous les employés de SPAC qui participent à la gestion des projets immobiliers.

Comme l'indique la Politique relative au Système national de gestion de projet, « les projets immobiliers comprennent toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, y compris la signature de baux, l'aménagement de locaux, ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration d'un ouvrage bâti (immeuble, point, barrage, route, etc.) ou d'un terrain appartenant à l'État ».

Les activités de maintenance, de démolition et d'élimination sont considérées comme des projets immobiliers lorsqu'elles touchent à des biens ou à des locaux immobiliers. Les activités de maintenance ne sont pas considérées comme des projets seulement lorsque la portée du travail, la pièce d'équipement ou le site sont les mêmes pour l'activité, et que cette dernière est réalisée annuellement ou plus fréquemment. Par exemple, la même maintenance répétitive annuelle d'un refroidisseur donné (comme le remplacement des filtres) ne serait pas un projet, mais le remplacement d'un refroidisseur serait un projet.

Afin d'alléger le fardeau du personnel :

Certains projets dans SIGMA n'ont pas à être examinés si les documents produits pour cette activité ne sont pas reliés à un projet approuvé. Voici des exemples de cas exclus :

6. Objectif

L'objectif du présent document est d'orienter les employés chargés d'effectuer les examens réels de respect du SNGP en vertu de la présente directive, et de s'assurer qu'un processus de surveillance du respect uniforme et officiel est en place pour tous les projets liés au SNGP dans l'ensemble du pays.

7. Détails de la directive

7.1 Activités de surveillance du respect des projets immobiliers

La présente section décrit les activités à effectuer chaque année pour surveiller le respect du SNGP des projets immobiliers. Des examens sommaires, qui consistent en une vérification rapide faite par un superviseur ou un tiers pour s'assurer que la documentation sur les projets d'une valeur de plus de 25 000 $ est réellement produite et consignée, doivent être effectués de façon continue. Cependant, des examens complets doivent être tenus pour un groupe de projets en particulier, comme décrit dans la présente section.

7.2. Organisation des travaux

La présente section décrit les rôles, les responsabilités et les exigences en matière de compétences. Elle correspond aux normes de qualification dans la terminologie de l'IAI. La directive dans son ensemble représenterait la charte de vérification interne utilisée dans les vérifications de l'IAI.

La personne qui effectue un examen de respect au SNGP doit connaître le processus du SNGP ainsi que l'environnement de gestion de projet ministériel. Elle ne doit pas être la personne qui gère quotidiennement le projet examiné. L'examinateur doit occuper un poste plus élevé que le gestionnaire de projet (peu importe le titre de la personne) ou doit faire partie d'un secteur tiers de l'organisation (par exemple, le groupe responsable de la gestion de la qualité ou un autre groupe de SPAC). Pour assurer une indépendance si les ressources sont limitées, les examinateurs peuvent provenir de secteurs connexes, tant et aussi longtemps qu'ils ne sont pas les gestionnaires des projets qu'ils examinent. La sélection de l'examinateur devrait garantir que la personne a l'indépendance et l'objectivité requises. La personne relèvera d'un directeur régional, ou une autorité supérieure, pour éliminer l'influence opérationnelle.

L'examinateur détiendra les connaissances, le savoir-faire et les compétences nécessaires pour s'acquitter des responsabilités liées à la gestion de projet de base est démontrée une amélioration continue. Des ressources professionnelles supplémentaires (notamment dans le domaine des finances de l'approvisionnement) sont consultées pour éclaircir les problèmes au besoin.

Des examens respectueux sont essentiels au processus prescrit par la directive. Les examens visent d'abord à relever les problèmes et les secteurs à améliorer, mais ils serviront également de séance de formation pour confirmer la compréhension approfondie par le personnel du SNGP. Des exigences claires seront également établies pour la présentation de preuves.

La compétence peut être démontrée grâce à une combinaison d'expérience et d'apprentissage théorique. L'expérience acquise dans le cadre de problèmes techniques ou auprès d'organisations du secteur ou de l'industrie de taille et de complexité similaires a plus de valeur que de l'expérience d'examen moins pertinente.

7.3 Description des travaux

La présente section décrit comment le travail d'examen doit être effectué. Elle correspond aux normes de rendement dans la terminologie de l'IAI.

L'examen bonifie la valeur pour l'organisation (et ses intervenants) lorsqu'il contribue à l'efficacité et à l'efficience des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, et qu'il fournit une assurance objective et pertinente à cet égard. On reconnaît que des ajustements pourraient être nécessaires pendant le déroulement des examens.

7.3.1 Planification de l'examen

L'examinateur mettra sur pied et documentera un plan pour chaque processus d'examen annuel, y compris les objectifs, la portée, les échéanciers et l'allocation de ressources. Cet examen comportera six phases :

  1. Phase de planification : des projets précis devant être examinés sont indiqués conformément à la stratégie d'échantillonnage et confirmés par le superviseur/gestionnaire
  2. Phase d'examen : l'examinateur effectue les examens à l'aide d'une liste de vérification de la surveillance du respect. Un formulaire d'examen du respect (annexe 1) sera rempli pour chaque projet examiné
  3. Phase d'analyse : l'examinateur analyse les constatations pour déceler les incohérences menant au non-respect
  4. Phase de production de rapports : l'examinateur prépare le rapport régional annuel, y compris le rapport sommaire distinct sur le respect au SNGP (annexe 2) aux fins d'approbation par le directeur général régional/directeur général)
  5. Plans d'action : Le rapport annuel indique les possibilités d'amélioration que la haute gestion examine pour créer et mettre en œuvre un plan d'action de gestion régional qui comprend également les mesures correctives à mettre en place. La responsabilité de la création de cibles et de la mise en œuvre relève de la haute gestion de l'examinateur
  6. Phase de mise en œuvre : le cycle d'amélioration nécessite que l'on accorde une attention particulière aux secteurs pertinents du plan d'action de gestion pendant les examens de l'exercice suivant afin de démontrer une amélioration

7.3.2 Réalisation de l'examen

Les examinateurs doivent identifier, analyser, évaluer et documenter les informations nécessaires pour atteindre les objectifs de la mission. La première étape consiste à aviser le superviseur/gestionnaire du cadre de travail et à prévoir des examens individuels en fonction de la disponibilité opérationnelle. L'uniformité à l'échelle nationale pour les calendriers d'examen ciblé est nécessaire pour permettre la comparaison des résultats.

Le personnel du projet recevra un avis d'examen du projet 10 jours ouvrables à l'avance afin d'assurer la disponibilité. L'avis expliquera le processus d'examen et fournira le formulaire d'examen du respect au SNGP. On s'attend à ce que la documentation requise du SNGP soit présentée à l'aide de la Structure de classement électronique des projets (SCEP). Toutefois, certains de ces projets sont antérieurs à la SCEP (septembre 2013), il y a aura donc certains dossiers qui demeureront en format papier ou dans leur version provisoire. L'examen pourra alors être amorcé. Un avis général peut être envoyé à la collectivité de la gestion de projet, mais il ne devra contenir aucune date pour des projets précis plus de 10 jours ouvrables avant l'examen.

Les constatations préliminaires propres au projet sont transmises au chef de projet/gestionnaire de projet pour donner l'occasion de corriger les erreurs de fait. Les chefs de projet/gestionnaires de projet doivent répondre dans les cinq jours ouvrables.

L'objectif est de promouvoir un climat d'excellence du rendement, non d'appliquer des sanctions. Le superviseur/gestionnaire sera le bienvenu aux réunions (ou téléconférences) et recevra une copie des constatations provisoires et du rapport final. Des mesures correctives seront établies.

Les exigences rétroactives ne seront pas applicables. Il y a une obligation de diligence pour veiller à ce que les documents respectent le SNGP à la date de la signature plutôt qu'à la version la plus récente. Par exemple, pour de nombreux projets pluriannuels, les phases d'approbation ont eu lieu avant 2012 et la formulation du SNGP de la date de signature a été appliquée.

Les examens de projets actifs dépendent du temps et doivent refléter les progrès du projet jusqu'à la journée de début de l'examen. Pour les projets en cours, il n'y a aucune exigence visant le réexamen du dossier pour poursuivre les progrès du projet après le début de l'examen, à moins qu'il y ait des non-respects nécessitant l'application de mesures correctives ou si le projet est choisi pour un processus d'examen approfondi subséquent.

L'examen complet permet de veiller à ce que les projets soient gérés en respectant les politiques, les directives et les lignes directrices pertinentes du SNGP qui sont en place et que les preuves nécessaires du respect au SNGP soient présentes.

L'examen complet permet de vérifier que tous les documents de projet :

Veuillez prendre note que certains documents, comme des contrats, doivent être conservés en format papier pour des raisons juridiques même si le format papier n'est pas exigé aux fins du respect au SNGP.

7.3.3 Communication des résultats

La communication doit inclure les objectifs et le champ de l'examen, ainsi que les conclusions, recommandations et plans d'action.

Le rapport final peut comporter deux parties. La première partie fait état des constatations et des recommandations en vue de mesures correctives ou préventives pour les risques au-delà du respect de base au SNGP et peut être fournie à la gestion régionale sur demande (il s'agit d'un processus régional). La deuxième partie est le rapport régional ou sectoriel obligatoire conformément à l'Annexe 2 : Modèle de rapport d'examen du respect au Système national de gestion de projet pour région/secteur.

Nous reconnaissons le caractère délicat des examens de projets. Les constatations et les examens propres à des projets ne seront pas distribués. L'évaluation du travail du personnel est délicate. Les observations initiales peuvent être révisées lorsque de nouvelles preuves sont fournies. Seuls le superviseur/le gestionnaire et la personne en question prendront part aux examens. Les recommandations de mesures correctives seront formulées et un échéancier sera établi pour leurs mises en œuvre. Les examens sont habituellement des projets continus dans le cadre desquels on dispose de suffisamment de temps pour prendre les mesures correctives. Des plans faisant état d'importantes mesures correctives découlant de l'incapacité d'une personne de mettre en place les recommandations peuvent être documentés afin d'être portés à l'attention de la haute gestion.

Les constatations du rapport d'examen de respect annuel seront générées et ne viseront pas le travail d'une personne en particulier. Ces informations peuvent être transmises à l'organisation dans le cadre d'un programme de formation pour éclaircir les attentes professionnelles et ministérielles.

Afin de normaliser et de simplifier le processus de production de rapports, un modèle de rapport est joint (Annexe 2 : Modèle de rapport d'examen du respect au Système national de gestion de projet pour région/secteur) et sera utilisé pour la production de rapports sur le respect. Ce rapport doit être produit une fois par année, au plus tard le 30 juin, par les organisations suivantes :

Toutes les organisations qui réalisent des projets immobiliers avec des employés de SPAC doivent également suivre cette directive et produire un rapport en conséquence.

Note : Même si la directive ne l'impose pas, on s'attend à ce que les examens et les vérifications qui ne sont pas visés par le cadre du SNGP exigent que des preuves du projet soient fournies périodiquement et que l'ECOGP soit effectuée tous les trois ans.

7.3.4 Surveillance des progrès

L'examinateur créera et maintiendra un système pour surveiller l'usage qui est fait des résultats communiqués à la direction. La gestion est responsable de la prise de mesures et de l'amélioration.

Dans la plupart des cas, les secteurs de non-respect seront abordés lors du cycle d'examen et cela sera documenté. La haute gestion est responsable des problèmes systématiques nécessitant des mesures préventives. Des engagements seront demandés et documentés pour toutes les mesures à entreprendre.

7.3.5 Communication de l'acceptation des risques

L'identification des risques relève de l'examinateur, mais l'acceptation des risques par la gestion est possible grâce à un processus d'assurance permettant des surveiller les progrès accomplis dans le cadre des mesures prises par la gestion, ou d'autres façons. La résolution des risques ne relève pas de l'examinateur. L'examinateur documentera les engagements et ces derniers seront examinés lors du prochain examen annuel du respect.

7.4 Choix des projets

Les examens du respect au SNGP doivent être effectués pour tous les projets immobiliers réalisés par les employés de SPAC. Veuillez noter que tant les projets immobiliers financés par SPAC que ceux financés par d'autres ministères sont visés.

Lorsque la liste annuelle de projets admissibles est établie pour une région, un secteur ou une direction générale, le calcul selon la limite de 1 % ou de 10 % est effectué, et les projets qui en découlent (nombre arrondi à la hausse) font alors l'objet d'un examen complet. Le choix des projets doit être proportionnel au nombre de projets de chaque type (locaux, biens, autres ministères du gouvernement, projet de services aux locataires, environnemental et complet, allégé et ultra léger, etc.) qui est géré par l'organisation.

7.5. Intégration aux processus d'examen, de vérification et de gestion de la qualité actuels

Il est possible que certains secteurs ou organisations aient déjà un processus d'examen en place qui intègre les exigences de la présente directive. Si une région ou un secteur a déjà un processus d'examen ou de vérification en place qui correspond aux exigences de la présente directive ou qui est plus strict que celle-ci, on l'encourage à utiliser un processus plus rigoureux (et non en tant que processus distinct du SNGP). On encourage cette pratique pour réduire le fardeau et faire en sorte que le processus d'examen du respect au SNGP fasse partie intégrante des activités courantes. Le rapport annuel du respect au SNGP doit toujours être fourni.

8. Responsabilités

Les directeurs généraux et les directeurs généraux régionaux sont chargés de :

Tous les gestionnaires de projets immobiliers, y compris le DG du Secteur des opérations de la capitale nationale, du Secteur de la gestion du portefeuille du SCN, du Secteur de la stratégie de gestion des ouvrages techniques, du Secteur des grands projets de l'État et du Secteur de la Cité parlementaire sont chargés de :

Les organisations qui offrent des services pour des projets menés par une autre organisation n'ont pas à surveiller le respect au SNGP de la façon qui est décrite dans la présente directive étant donné qu'elles fournissent des services à des gestionnaires de projet compétents dont les projets pourraient devoir être examinés.

9. Définitions

Conformité (compliance)

Situation de respect d'une prescription de la loi ou d'une exigence réglementaire par une partie réglementée ou un produit.

Projet d'autres ministères (other government department (OGD) project)

Il s'agit d'un projet visant un bien d'un autre ministère dont les facteurs principaux sont les besoins de ce ministère. Celui-ci est responsable du financement et des approbations de projet.

Projet de services aux locataires (tenant service project)

Il s'agit d'un projet concernant les services demandés par un locataire de SPAC et pour lesquels ce locataire doit verser des fonds.

Projet relatif aux biens (asset project)

Il s'agit d'un projet dont le facteur principal est le besoin de moderniser ou de remplacer un bien immobilier existant ou ses composantes. Un projet relatif aux biens ne constitue pas une activité récurrente et fréquente, comme les travaux d'entretien requis pour s'assurer que le bien demeure fonctionnel.

Projet relatif aux locaux (space project)

Il s'agit d'un projet dont le facteur principal est le besoin en locaux, besoin qui est satisfait en fournissant des locaux (acquisition ou construction) ou en modifiant l'intérieur ou l'extérieur de locaux existants.

RAI presque achevé (substantially completed Investment Analysis Report (IAR))

On considère qu'un RAI est presque achevé si les éléments suivants ne changent pas :

  • l'option recommandée (le rapport de faisabilité a été signé par l'autorité approbatrice appropriée)
  • la portée du projet (superficie, échéancier, durée, étendue du projet ou valeur en dollars, etc.); et
  • la note de l'Évaluation de la complexité et des risques du projet
Respect (conformance)

Situation de respect des programmes écrits ou des politiques de la partie réglementée.

10. Références

Publications du Conseil du Trésor

Publications de Services publics et Approvisionnement Canada

Publications externes (disponible en anglais seulement)

11. Pièces jointes

12. Demandes de renseignements

Veuillez transmettre toute demande de renseignements relative à la présente directive à tpsgc.sngp-npms.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

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