Causes des réclamations

Les cinq causes principales de réclamations sur les projets immobiliers à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) sont les suivantes :

Changement des conditions du sous-sol (CG6.2)

L'entrepreneur a le droit de faire une réclamation pour des frais supplémentaires ou pour toute perte ou dommage directement attribuable à une différence substantielle entre l'état réel du sol et l'état qu'on aurait pu prévoir à juste titre, d'après l'information reproduite dans les documents fournis par SPAC aux soumissionnaires intéressés pour la préparation de leur soumission. Le marché oblige l'entrepreneur à adresser par écrit à SPAC, 10 jours après la date ou les changements des conditions du sous-sol ont été constatés selon la CG6.2.2, un avis pour lui faire connaître son intention de réclamer. Si l'entrepreneur ne donne pas cet avis, il renonce normalement à son droit de réclamer et SPAC n'est plus obligé, selon la loi, de verser les indemnités réclamées. SPAC doit prendre l'entière responsabilité de toute l'information fournie en ce qui a trait à l'état du sous-sol et de sa négligence si l'information disponible n'est pas fournie. (La plupart des réclamations déposées dans le cadre des marchés de génie et dans un nombre considérable de marchés de bâtiment s'expliquent par des différences substantielles dans l'état du sous-sol).

Écarts et ambiguïtés dans les plans et les devis

Lorsqu'il y a des ambiguïtés dans les plans et les devis, les tribunaux rendent toujours une décision favorable à l'entrepreneur. On peut toujours traiter les écarts et les contradictions entre les plans et les devis en fonction de l'« usage du corps de métier »; toutefois, plus souvent qu'autrement, SPAC doit les corriger en versant des frais supplémentaires. En donnant rapidement des renseignements exacts, SPAC pourra éviter les demandes de réclamations pour retard. Dans certains cas, SPAC peut chercher à recouvrer les frais supplémentaires attribuables à des erreurs et à des omissions commises par ses experts-conseils. On doit évaluer chaque cas d'après son bien-fondé propre.

Négligence ou retard (CG6.2)

L'entrepreneur a le droit de réclamer les frais supplémentaires engagés à cause d'une négligence ou d'un retard de la part de SPAC lorsqu'il fournit l'information ou si SPAC néglige d'exécuter certaines activités que le marché l'oblige. Le marché oblige l'entrepreneur à adresser à SPAC un avis écrit de son intention de réclamer dans un délai précisé. Si l'entrepreneur ne dépose pas cet avis, il renonce normalement à son droit de réclamer et SPAC n'est plus obligé, selon la loi, de verser quelque somme que ce soit à l'égard de sa réclamation. Les réclamations fondées sur la négligence et les retards s'expliquent par un certain nombre de raisons, à savoir :

L'absence de renseignements ou l'inexactitude de l'information en ce qui concerne les services sous-terrains :
On doit indiquer dans les dessins du marché toute l'information sur les services sous-terrains que l'on trouve dans les anciens dessins, et même dans l'« esprit » des employés de SPAC. On doit faire preuve de diligence raisonnable pour vérifier les commentaires émis dans l'« esprit » des employés de SPAC.
Décisions et approbations retardées :
Les gestionnaires de projet doivent transmettre rapidement aux entrepreneurs les décisions et les approbations, pour éviter que ces derniers soient tentés de réclamer pour retard. Il faut noter les décisions ayant une incidence considérable sur l'avancement du projet. Dans cette catégorie, les réclamations pour retard les plus fréquentes se rapportent aux retards dans l'approbation des dessins d'atelier et des changements qui y sont apportés
Rendement non satisfaisant des experts-conseils auxquels SPAC fait appel :
SPAC est responsable du rendement des experts-conseils auxquels il fait appel. Les experts-conseils, lorsqu'ils sont responsables de l'administration du marché doivent, à titre de représentants du Ministère sur les lieux, répondre aux obligations qu'assume le Ministère en vertu des modalités du marché. Les réclamations déposées par des entrepreneurs parce que des experts-conseils n'ont pas répondu rapidement à ces obligations ne doivent pas être négociées par ces derniers, puisqu'ils pourraient être en conflit d'intérêts. L'expert-conseil doit soumettre un énoncé des faits au gestionnaire de projet, qui est responsable, ultimement, de la décision à prendre.
Problèmes se rapportant aux permis municipaux :
Il faut résoudre les problèmes relatifs aux exigences des codes locaux du bâtiment à l'étape de la planification et de la conception, pour éviter qu'ils empirent à l'étape des travaux de construction. Les processus et les délais de demandes de permis varient selon les municipalités. Il est préférable que SPAC remplisse la demande de permis et qu'on fasse savoir aux soumissionnaires qu'ils doivent joindre des exemplaires de leurs permis à leur proposition. Il appartient au gestionnaire de projet de résoudre les problèmes se rapportant aux permis et de faire connaître clairement la position de SPAC à la municipalité et aux entrepreneurs.
Chantier inaccessible pour l'entrepreneur :
L'entrepreneur a le droit d'avoir accès au chantier à la date d'attribution du marché, sauf indication contraire dans les documents contractuels. L'inaccessibilité du chantier peut justifier une demande de réclamation pour retard. En outre, il se peut que l'entrepreneur n'ait pas à adresser à SPAC, en vertu de la loi, un avis de réclamation pour retard, puisqu'on peut supposer que le Ministère doit être au courant du retard qu'il a lui-même provoqué.
Retard dans la livraison des matériaux ou de l'équipement déjà achetés par SPAC :
Lorsque SPAC s'engage à fournir des matériaux ou de l'équipement ou à faire réaliser par des tiers, dont le client, des travaux connexes, l'entrepreneur a droit de réclamer pour les frais supplémentaires engagés à cause d'un retard de livraison. On conseille généralement d'attribuer à l'entrepreneur la responsabilité des matériaux et des biens d'équipement. Sauf s'il s'agit à l'évidence d'un défaut de la part du fournisseur, SPAC ne peut pas réclamer d'indemnités pour les retards de livraison. On doit évaluer dans les cas nécessaires les réclamations à adresser aux fournisseurs.
Pré-appel d'offres et post-appel d'offres :
On doit éviter les pré-appels d'offres dans toute la mesure du possible, puisqu'ils peuvent donner lieu à des problèmes entre l'entrepreneur général et le sous-traitant. On doit également éviter le post-appel d'offres, puisque très souvent, le montant d'une proposition postérieure est largement supérieur à la somme prévue dans le marché, ce qui entraîne des retards, en attendant qu'on rende une décision sur la ligne de conduite à adopter ou qu'on lance un appel d'offres pour les travaux, ce qui entraîne des réclamations. En outre, si les sous-traitants affectés aux travaux n'offrent pas un rendement satisfaisant, l'entrepreneur général peut utiliser ce motif pour justifier une réclamation. Ces deux pratiques doivent être approuvées par les Services de l'attribution des marchés immobiliers et on doit tenir compte des incidences qu'elles produisent.
Suspension des travaux (CG7.2) :
Si on demande à l'entrepreneur de cesser les travaux dans le cadre d'un projet pour cause de commodité de SPAC, il a droit aux frais supplémentaires qu'il engage. On oblige ainsi l'entrepreneur à réduire ses frais pour retard, entre autres.
Inspection des travaux :
SPAC doit inspecter les travaux de manière à éviter de les retarder. Il faut donc que le superviseur de la construction de l'entrepreneur et l'inspecteur en résidence ou son résidant collaborent étroitement. Il faut porter immédiatement à l'attention de l'entrepreneur, en lui donnant des instructions pour corriger les travaux, les ouvrages qui ne respectent pas les normes voulues.

Affectation d'autres entrepreneurs sur le chantier

En vertu du, SPAC a le droit d'affecter d'autres entrepreneurs ou travailleurs sur le chantier. Toutefois, il faut l'éviter, puisque cela peut créer une situation qui donnera lieu à des réclamations, si un entrepreneur gêne les activités d'un autre. Les conditions du marché doivent faire clairement état de la présence des autres entrepreneurs et des sous-traitants sur le chantier, dans ce cas.

Retards et Changements apportés aux travaux (C.G.6)

Il est peu souhaitable d'apporter des modifications. Il s'agit généralement de la manière la plus onéreuse de réaliser des travaux supplémentaires. Pour ce qui est des travaux à retrancher dans le marché, il est très difficile de négocier un crédit raisonnable. Les modifications bouleversent l'échéancier, retardent les travaux et réduisent la productivité de l'entrepreneur. Ils donnent lieu à des frais supplémentaires pour ce dernier et, ultimement, pour SPAC.

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