Compétences de la gestion des projets au sein de la DGBI

La Direction générale des biens immobiliers (DGBI) a normalisé et a adopté la pratique d'utiliser des compétences uniformes de gestion de projets au cours de l'exécution d'un projet pour respecter l'objectif national de la DGBI qui consiste à améliorer sans cesse ses services. Non seulement les compétences uniformes offriront un cadre pour la gestion et l'exécution de projets, mais elles procureront également à la DGBI :

  • des modalités communes pour établir les plans de travail;
  • un cadre commun pour les évaluations du rendement;
  • un outil d'évaluation des forces et des faiblesses du personnel et de l'organisation;
  • un outil d'aide à la rédaction du plan d'apprentissage des employés;
  • une norme sur laquelle les gestionnaires de projet peuvent se baser au moment del'auto-évaluation.

Dans le but d'appuyer la Proposition sur le valeur de la DGBI (auparavant les SI) qui met l'accent sur les besoins du client, la DGBI encourage aussi, depuis juillet 1999, l'accréditation des responsables de la gestion de projets comme spécialistes en gestion de projets par le Project Management Institute (voir l'accréditation professionnel en gestion des projets). Afin de continuer à promouvoir la Proposition sur la valeur, la DGBI devra :

  • engager des employés hautement qualifiés et les maintenir en poste;
  • assurer le perfectionnement à long terme de ses employés et leur viabilité;
  • établir des critères d'évaluation des compétences uniformes pour évaluer les connaissances et les habiletés du personnel et de l'ensemble de l'organisation;
  • encourager une formation continue sur le perfectionnement tant personnel que professionnel et perfectionner les compétences en matière de gestion de projets.

Les compétences en gestion de projets qui ont été établies par le Conference Board du Canada - forum sur la gestion de projets sont utilisés par la DGBI au plan national pour l'évaluation des connaissances et des compétences en matière de gestion de projets. Ces compétences sont classées en trois catégories : compétences liées au milieu opérationnel, compétences en gestion et compétences techniques. Les critères pour mesurer le niveau de rendement sont énumérés et décrits ci-dessous :

  • NE SATISFAIT PAS AUX EXIGENCES

    Faiblesses apparentes qui pourraient nuire au rendement. Ces faiblesses devront être éliminées au moyen d'une formation ou d'un encadrement adéquat.

  • SATISFAIT AUX EXIGENCES

    Satisfait entièrement aux exigences. Rendement efficace. Aucun besoin précis en formation ou en encadrement. Si l'employé perfectionne davantage ses compétences, il se retrouvera dans la catégorie « dépasse les exigences ».

  • DÉPASSE LES EXIGENCES

    Compétences très poussées. Cet employé pourrait participer à l'encadrement des employés qui doivent améliorer leur rendement.

Catégories de compétences et critères de rendement

Milieu opérationnel

Compétences que le gestionnaire de projet doit perfectionner pour gérer de manière efficace selon le milieu opérationnel. Ces compétences sont liées aux compétences en gestion et aux compétences techniques énumérées ci-dessous.

Sommaire du tableau

Ce tableau identifie les catégories de compétence et les critères de performance nécessaire pour gérer de manière efficace selon le milieu opérationnel.

Catégories de compétences Critères de rendement
Compréhension du milieu opérationnel Capacité de saisir les particularités du secteur d'activité et d'intégrer la vision opérationnelle à la vision du projet.
Procédures et outils de l'organisation Capacité de comprendre et d'appliquer au projet les politiques et les procédures établies, les outils de l'organisation ainsi que les exigences techniques.
Environnement et culture de l'organisation Capacité de reconnaître et de comprendre les répercussions de l'environnement et de la culture de l'organisation sur nos projets tant à partir de sources internes qu'à partir de sources externes.
Structure organisationnelle Capacité de comprendre la structure organisationnelle et la structure de l'équipe et de travailler selon leurs paramètres.

Compétences en gestion

Ces compétences générales ou nontechniques sont nécessaires à tout gestionnaire, mais sont particulièrement importantes pour les gestionnaires de projet qui doivent traiter avec une équipe de projet (cadres, employés et experts-conseils) et des intervenants provenant de l'extérieur (client, autres tiers, organes de presse et organismes de réglementation).

Sommaire du tableau

Ce tableau identifie les catégories de compétence générales ou non techniques et les critères de performance nécessaire pour les gestionnaires de projet qui doivent traiter avec une équipe de projet.

Catégories de compétences Critères de rendement
Communications Capacité de produire des rapports de situation clairs (capacité de s'exprimer clairement à l'écrit et à l'oral), de communiquer avec tact et franchise, de simplifier le jargon, d'informer les clients des questions et de bien écouter.
Environnement de l'organisation Capacité de gérer et de mettre en oeuvre des solutions en ce qui a trait aux répercussions de l'environnement de l'organisation.
Gestion des enjeux externes Capacité de cerner les enjeux externes, de les analyser, de les mettre en ordre de priorité et d'élaborer des plans d'atténuation.
Acuité financière Capacité de comprendre les répercussions des décisions sur les résultats. Connaître les pratiques et les principes généraux des finances et de la comptabilité qui ont une incidence sur les activités. Connaître les liens entre les activités et le rendement financier du Ministère afin d'offrir une valeur ajoutée aux intervenants de l'organisation.
Leadership Capacité de motiver les membres de l'équipe de projet, de fixer des objectifs réalistes, de maintenir une perspective positive, d'assumer des responsabilités, de prendre des décisions et de donner une rétroaction positive.
Gestion de la formation et des connaissances Capacité de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine de la technologie, de tirer des leçons des activités passées et de réfléchir sur celles-ci, de faire en sorte que les membres de l'équipe reçoivent une formation et un perfectionnement adéquats et de trouver le moyen le plus avantageux d'acquérir les nouvelles habiletés et les connaissances nécessaires à la réalisation de nouveaux projets.
Négociation Capacité de négocier continuellement avec les intervenants de manière persuasive et de faire progresser le projet au moyen de techniques de négociations positives qui offrent des avantages pour les deuxparties.
Organisation Capacité de trouver un endroit pour chaque chose (les outils, les ressources et les données nécessaires sont faciles d'accès) et de créer et de maintenir une structure d'équipe bien définie.
Résolution de problèmes et prise de décisions Capacité d'analyser et de définir un problème, d'évaluer les solutions possibles, de trouver une solution et de savoir comment et quand prendre une décision.
Gestion des relations Capacité d'effectuer des consultations et de donner des conseils, de faciliter les discussions et de résoudre des conflits, d'entretenir des relations avec des intervenants clés dans le cadre d'un projet, de reconnaître les autres cultures et d'échanger avec celles-ci, d'établir une relation de confiance, de crédibilité et de respect et d'être prêt à donner plus qu'à recevoir.
Réflexion stratégique Capacité d'analyser les répercussions des décisions en adoptant une perspective d'ensemble de la situation et d'intégrer le projet à l'organisation de façon stratégique pour atteindre les objectifs à court et à long terme.
Constitution d'une équipe Capacité de mettre sur pied une équipe composée de personnes possédant des compétences variées, puis de « créer » l'équipe, de comprendre comment partager l'information, de diriger les membres, de déléguer les responsabilités et de promouvoir le soutien et l'interaction.
Gestion du temps Capacité de gérer de manière efficace les diverses priorités, de faire preuve de débrouillardise et d'utiliser le temps comme une ressource.

Compétences techniques

Habituellement, les projets immobiliers exigent les grandes compétences techniques suivantes dont la responsabilisation sera imputée aux gestionnaires de projets. Chaque projet nécessite un arrêté de projet qui devrait comprendre en tout ou en partie ces compétences techniques.

Sommaire du tableau

Ce tableau identifie les catégories de compétence techniques et les critères de performance nécessaire pour les projets immobiliers.

Catégories de compétences Critères de rendement
Planification du budget Comprendre et savoir comment effectuer une analyse coût-avantage, utiliser une justification raisonnée, faire en sorte que tous les facteurs soient pris en considération, mettre l'accent sur le budget et effectuer des consultations avec les clients et la direction lorsque l'on prévoit que les coûts finaux équivaudront tout juste au budget ou le dépasseront.
Relation avec le client Connaître le client et comprendre ses besoins. Avoir des attentes réalistes et parvenir à une entente avec le client dès le début du projet.
Gestion du contrat Comprendre et savoir utiliser les outils de préparation des contrats, rédiger des contrats dont les modalités sont claires et convenues et gérer des contrats.
Gestion de l'environnement, de la santé et de la sécurité Comprendre la réglementation et savoir s'y conformer, adopter une attitude positive face à la santé et la sécurité lors de la conception et de la réalisation du projet, faire en sorte que le produit livrable soit sécuritaire, et incorporer les pratiques de développement durable.
Gestion de la mise en service Comprendre comment coordonner, mettre en ?uvre, faire l'essai du projet et le réaliser afin que le système fonctionne de manière efficace (ou que le produit obtienne du succès).
Gestion de l'information Capacité de gérer les besoins liés aux données (ou à l'information) et aux documents relatifs au projet (documents techniques et de gestion).
Gestion des questions, du changement et des hypothèses Capacité de contrôler et de mettre en ?uvre un processus de changement lorsque c'est nécessaire, de cerner et documenter les questions, de surveiller les hypothèses et de prendre des décisions rapidement ainsi que de comprendre et d'utiliser des techniques sûres et éprouvées de résolution de problèmes.
Gestion des risques Comprendre comment évaluer, documenter et gérer les risques internes et externes liés au projet. Déterminer les éventualités et établir des plans d'atténuation des risques.
Contrôle du projet et gestion des processus Comprendre et savoir utiliser les techniques et les outils courants de gestion de projet pour établir des calendriers, planifier, effectuer un suivi et rectifier le rendement du projet. Savoir utiliser de manière efficace les techniques et les méthodes de gestion.
Gestion de la qualité Comprendre comment obtenir des résultats (ou des produits) de qualité qui répondront entièrement aux besoins du client, être capable de prendre des mesures correctives et de vérifier adéquatement les normes du projet.
Gestion des coûts Comprendre comment utiliser les techniques et les outils courants de gestion de projet s en ce qui a trait à la planification et l'estimation des coûts.
Gestion des ressources Capacité de déterminer les ressources et d'y recourir au besoin.
Gestion des calendriers Capacité d'organiser le travail de manière logique afin qu'il soit réalisé efficacement et de gérer le calendrier.
Définition de la portée Capacité de définir une portée claire et de déterminer l'étendue du projet (ce qui est compris et ce qui est exclu) ainsi que d'établir et de comprendre les procédures d'approbation.