Procédure du SNGP sur la gestion du temps pour les projets immobiliers

1. Date d'entrée en vigueur

Décembre 2012

2. Autorité

La présente procédure est mise en place sous l'autorité de la directrice générale, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques (SGSPT), Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC/SPAC).

3. Contexte

La présente procédure doit être mise en œuvre de pair avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP) de SPAC et la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers.

4. Portée

La présente procédure s'applique à tous les employés de SPAC qui interviennent dans la gestion des projets immobiliers réalisés selon le SNGP.

Les renseignements fournis ci-après portent sur toutes les phases du SNGP devant être suivies pour les projets immobiliers qui sont financés par SPAC et qui visent des locaux ou des biens.

Seules les directives relatives aux phases de planification, de conception, de mise en œuvre et de clôture de la réalisation (section 6.6 à 6.9) doivent être suivies pour les projets financés intégralement par un autre ministère fédéral.

5. Objectifs

La présente procédure vise à décrire les processus nécessaires pour établir et tenir à jour des calendriers conformes aux pratiques exemplaires de l'industrie ainsi que pour produire des rapports sur les projets.

6. Description de la procédure

Les renseignements fournis dans la présente procédure ont été établis en fonction d'un important projet de type « conception-soumission-construction ». Par conséquent, ils ne doivent pas être suivis tels quels pour tous les projets.

Les efforts nécessaires à la gestion d'un projet donné sont directement proportionnels à son importance, à sa complexité ainsi qu'à ses exigences en matière de passation de contrats et d'établissement de rapports. Veuillez détailler suffisamment la structure de répartition des travaux, les activités et les jalons afin de pouvoir assurer une surveillance et un contrôle adéquats et rendre compte de l'avancement du projet.

Au besoin, les exigences en matière de passation de contrats doivent être modifiées, au cas par cas, pour les projets de type « gestion de la construction », « conception-construction » et les « partenariats public-privé ».

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les calendriers deviendront de plus en plus détaillés, et plus de sous-projets pourraient être nécessaires pour assurer la surveillance et le contrôle des activités.

Consultez un planificateur des coûts pendant toute la durée du projet afin d'établir une planification et une estimation des coûts ainsi que de prévoir les flux de trésorerie.

6.1 Étape de début de projet

Phase de définition

À la phase de définition, l'énoncé des exigences (EE) fournit une description générale de la nature du problème ou de l'opportunité, ce qui permet d'obtenir l'autorisation d'élaborer le projet jusqu'à la phase d'analyse.

6.2 Étape d'identification de projet

Phase de lancement

L'approbation de l'EE enclenche la poursuite du projet jusqu'à l'établissement du rapport d'analyse des investissements (RAI).
 
Élaborez un calendrier directeur indiquant toutes les activités de la phase de lancement à la phase de clôture de l'identification.

Le plan préliminaire de projet (PPP) doit comprendre la liste de jalons nécessaire à l'obtention de l'approbation préliminaire de projet (APP).

Phase de faisabilité

Le rapport de faisabilité révèle toutes les solutions potentielles à l'occasion ou au problème déterminé. En outre, il fournit suffisamment de renseignements, notamment une évaluation non financière, sur chacune de ces solutions pour permettre au chef de projet de recommander à la personne détenant les pouvoirs d'approbation toutes les solutions viables qui devraient être analysées de façon plus approfondie à la prochaine phase.

Établissez une chronologie (jalons du projet seulement) pour chaque option qui doit être analysée.

Une surveillance et un contrôle accrus des activités menées par le consultant pour établir les rapports d'enquête et de faisabilité doivent être assurés dans le cas des projets complexes de plus grande envergure. Assurez la surveillance et le contrôle du calendrier du projet et de la variation des flux de trésorerie pendant toute la phase de faisabilité.

Phase d'analyse

Un RAI doit être préparé et doit être basé sur le rapport de faisabilité approuvé.

Établissez, pour l'option recommandée aux fins d'approbation, un calendrier comprenant :

  • toutes les activités jusqu'à l'approbation définitive de projet (ADP);
  • les activités liées à l'appel d'offres visant les travaux de construction ainsi que les activités réalisées pendant ces travaux;
  • les jalons qui doivent être compris dans le RAI;
  • les prévisions des flux de trésorerie.

Assurez la surveillance et le contrôle du calendrier et de la variation des flux de trésorerie pendant toute la phase d'analyse.

Les dates des jalons indiquées dans toutes les listes comprises dans le calendrier et dans tous les rapports doivent être identiques.

Phase de clôture de l'identification

Examinez et mettez à jour le calendrier du projet aux fins d'intégration au document de clôture de l'identification.

6.3 Étape de réalisation de projet

Phase de planification

Intégrez dans le plan de gestion de projet (PGP) le calendrier de projet et les prévisions de flux de trésorerie mis à jour selon l'APP. Modifiez le calendrier en fonction de toute modification approuvée de la date des jalons, de l'APP ou de l'approbation de projet de location (APL) jusqu'à l'ADP et la fin du projet.

Assurez la surveillance et le contrôle du calendrier du projet et de la variation des flux de trésorerie pendant toute la phase de planification.

Les dates des jalons indiquées dans toutes les listes comprises dans le calendrier et l'ensemble des rapports doivent être identiques et fondées sur l'APP ou l'APL.

Phase de conception

Pendant la phase de conception, un consultant principal en matière de solution de type « conception-soumission-construction », « gestion de la construction » ou « conception-construction » doit être embauché pour élaborer les options de conception, les stratégies de mise en œuvre et les scénarios de simulation, ce qui permettra de mettre à l'essai des solutions de rechange au PGP existant ainsi que de valider l'orientation du projet et les prévisions des flux de trésorerie.

Le contrat du consultant principal ou du gestionnaire des travaux de construction doit comprendre une section énonçant ses responsabilités en matière de gestion du temps.

Assurez la surveillance et le contrôle du calendrier et de la variation des flux de trésorerie pendant toute la phase de conception. De plus, contrôlez les produits livrables du consultant en fonction des produits livrables prévus dans son contrat.

Intégrez les listes de jalons et les prévisions des flux de trésorerie aux documents d'ADP.

Les dates des jalons indiquées dans toutes les listes comprises dans le PGP, les contrats, les calendriers ainsi que les rapports et documents internes doivent être identiques et fondées sur l'APP.

Phase de mise en œuvre

C'est au cours de cette phase qu'est effectué le plus grand nombre d'activités liées à la gestion des calendriers. Le consultant principal ou le gestionnaire de la construction doit tenir à jour ses calendriers de sous-projets. Vérifiez le calendrier mensuel des travaux de construction de l'entrepreneur général (sous-projet) afin de vous assurer qu'il respecte les jalons prévus dans son contrat et de valider les demandes de paiement.

Examinez et mettez à jour les calendriers en fonction des documents d'ADP.

Modifiez les calendriers en fonction de toute modification approuvée de la date des jalons, de l'ADP jusqu'à la fin du projet.

Assurez la surveillance et le contrôle du calendrier et de la variation des flux de trésorerie pendant toute la phase de mise en œuvre. De plus, contrôlez les produits livrables du consultant et de l'entrepreneur en fonction des produits livrables prévus dans leur contrat.

Assurez-vous que la section « Ordonnancement des travaux » appropriée du Devis directeur national est remplie pour l'entrepreneur.

Les dates des jalons indiquées dans toutes les listes comprises dans le PGP, les contrats, les calendriers, ainsi que les rapports et documents internes doivent être identiques et fondées sur l'ADP.

Examinez tous les calendriers d'analyse des incidences préparés par l'entrepreneur général afin de les valider et de veiller à ce que les autorisations de modification, y compris leur durée, soient correctement intégrées dans le calendrier révisé de l'entrepreneur général.

Phase de clôture de la réalisation

Les documents de gestion du temps doivent être revus et achevés en fonction des documents d'approbation du transfert de produits livrables, puis intégrés au document de clôture.

7. Définitions

Base de référence :
Un plan de projet approuvé qui sert, aux fins de contrôle de gestion, de point de comparaison pour l'exécution du projet et d'outil de mesure des écarts. Ce plan renferme la portée, le calendrier et les paramètres de coûts d'un projet.
Calendrier d'analyse des incidences :
Rapport et calendrier distinct fournis par une personne proposant d'apporter un changement à un calendrier de projet approuvé. Ces documents, qui accompagnent la plupart du temps un avis de modification de l'entrepreneur ou une demande du client, indiquent les incidences d'un retard potentiel ou d'une modification d'un calendrier de projet découlant du changement proposé.
Calendrier de projet détaillé :
Calendrier de projet précis comprenant l'ensemble des activités, des jalons et des éléments de la structure de répartition des travaux nécessaires à l'atteinte des objectifs du projet.
Calendrier directeur (aussi appelé plan directeur ou projet directeur) :
Calendrier de projet sommaire qui comprend les principaux produits livrables, les éléments clés de la structure de répartition des travaux ainsi que les jalons importants du calendrier. Un calendrier directeur est un résumé du calendrier de projet détaillé.
Contrôle :
La comparaison du rendement réel au rendement prévu, notamment l'analyse des écarts et la proposition de mesures correctives appropriées si nécessaire.
Flux de trésorerie :
Prévision, au fil du temps, des engagements de fonds et des dépenses liés au projet par rapport aux limites du financement approuvé.
Liste de jalons :
Liste sommaire des principaux jalons du projet, lesquels sont nécessaires à l'atteinte d'un objectif et tirés du calendrier de projet détaillé.
Modification du calendrier (ou de la base de référence) :
Modification du calendrier en fonction des changements approuvés au plan de projet, puis le sauvegarder.
Scénario de simulation :
Méthode d'expérimentation qui permet de déterminer le meilleur calendrier pour la réalisation des tâches ou l'utilisation des ressources. Les documents de projet sont habituellement sauvegardés sur disque avant et après cette analyse, souvent sous des numéros de version différents. Les bases de référence provisoires sont aussi des points de comparaison utiles.
Sous-projet :
Petite portion du projet global créée lorsque le projet est divisé en divers éléments ou activités afin d'en faciliter la gestion. Les sous-projets sont généralement représentés dans la structure de répartition des travaux. Un sous-projet peut être désigné comme un projet, géré comme un projet et acquis d'un vendeur. Les sous-projets peuvent faire l'objet d'un sous-réseau dans un diagramme de réseau illustrant le calendrier du projet.
Surveillance :
Détermination et analyse du rendement du projet, habituellement en comparaison avec le rendement prévu, et établissement des rapports connexes.

8. Responsabilités

Chef de projetNote de bas de page *

Le chef de projet de SPAC est chargé de :

  • réaliser l'ensemble du projet selon les délais impartis;
  • coordonner l'établissement des calendriers du projet à toutes les étapes du projet;
  • respecter le processus de gestion du temps du SNGP;
  • veiller à ce qu'un gestionnaire de projet et des experts du SGSPT participent à l'établissement des calendriers.

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet de la DGBI est chargé de :

  • réaliser le projet dans les délais impartis de la phase de planification à la phase de clôture de la réalisation;
  • collaborer avec le chef de projet et le responsable de la planification et de l'ordonnancement à l'établissement du calendrier directeur avant et pendant l'étape de réalisation de projet;
  • coordonner l'établissement de calendriers de projet détaillés pendant l'étape de réalisation de projet;
  • respecter la procédure sur la gestion du temps du SNGP;
  • veiller à ce qu'un responsable de la planification et de l'ordonnancement du Centre de soutien intégré participe à l'établissement des calendriers;
  • faire rapport sur l'avancement du projet à la haute direction.

Membres de l'équipe de projet

Chaque membre de l'équipe de projet est chargé de :

  • faire rapport sur l'avancement du projet en ce qui concerne les travaux sous sa responsabilité;
  • participer à l'établissement des calendriers associés aux projets.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Directeur, Conseils et Pratiques (Exécution de projets), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, Direction générale des biens immobiliers, Services publics et Approvisionnement Canada, gouvernement du Canada.

Notes de bas de page

Note de bas de page *

Dans le cas d'un projet financé par un autre ministère fédéral, le chef de projet de ce ministère est tenu de rendre compte, à la haute direction de son organisation, de l'exécution globale du projet dans les délais impartis.

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