Ordre du jour de la réunion de lancement du projet avec l’expert-conseil principal

Ordre du jour de la réunion de lancement du projet avec l’expert-conseil principal (Word  59Ko)

  1. Introduction
  2. Structure de l’équipe
    • Représentant de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) : gestionnaire de projet, Direction de l’attribution des marchés immobiliers, Centre d’expertise en architecture et en génie, groupe de la Location, etc.
    • Services de soutien à la gestion de projet
    • Équipe de l’expert-conseil
    • Structure de l’entrepreneur général proposé et du gestionnaire de la construction
    • Intervenants (fournisseurs de services)
    • Autorités compétentes (Commission de la capitale nationale, Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine, province, municipalité, etc.)
    • Diagramme des communications liées au projet
  3. Communications
    • Protocole des communications
    • Numéros de téléphone et adresses électroniques
    • Communications au sein de l’équipe de projet
    • Communications avec les intervenants tiers
    • Demandes d’accès à l’information (ou demandes externes d’information)
  4. Aperçu du projet
    • Historique et catalyseur du projet
    • Stratégie globale de mise en œuvre du projet (experts-conseils, gestionnaire de la construction, etc.)
    • Gestion du projet
    • Conception
    • Processus d’examen de la conception (Centre d’expertise en conservation du patrimoine de SPAC, intervenants, experts-conseils tiers, etc.)
    • Travaux de construction
    • Contraintes
    • Sommaire des études et des rapports précédents
  5. Portée
    • Services d’examen requis
    • Aspects de la proposition de l’expert-conseil qui semblent ambigus et qui doivent être réglés maintenant
    • Processus pour modifier la portée des travaux de l’expert-conseil
  6. Calendrier
    • Calendrier général du projet
    • Calendrier de la conception
    • Calendrier de référence
    • Processus pour modifier le calendrier après l’établissement du calendrier de référence
    • Remise à chaque mois du calendrier à jour
  7. Budget
    • Budget des travaux de construction
    • Responsabilité de l'expert-conseil de la conception de respecter le budget
    • Ingénierie de la valeur
  8. Transfert de l’information
    • Nom des fichiers
    • Adresses courriel
    • Outils de collaboration (Buzzsaw, Oproma, SharePoint, etc.)
    • Dessins existants
    • Études et rapports précédents
    • Attentes concernant les Demandes de renseignements
      • De l’expert-conseil
      • À l’expert-conseil
  9. Sécurité
    • Exigences en matière de sécurité contractuelle (fondées sur la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité)
    • Enquêtes de sécurité sur le personnel et attestations de sécurité
    • Accès au chantier
      • Personnel
      • Véhicules
      • Communiqués
  10. Gestion du contrat
    • Processus et suivi des Demandes de renseignements (durant la conception et la construction)
    • Processus pour modifier le contrat de construction et suivi des modifications (Avis de modification proposée, Autorisation de modification)
    • Calendrier des réunions et participation aux réunions : format, lieu, fréquence, etc.)
    • Attentes concernant le compte rendu des réunions
    • Facturation de l'expert-conseil : Exigences en matière de format
    • Examen des progrès des travaux de construction
    • Approbations de passer à la prochaine section des Services requis
  11. Produits livrables
    • Liste des produits livrables dans le cadre du contrat et formulaire de suivi
    • Calendrier des produits livrables
    • Acceptation ou rejet des produits livrés
    • Rapport mensuel
    • Plan de gestion de la qualité
    • Plan de contrôle de la qualité de l'expert-conseil; responsabilité de l'expert-conseil d'assurer la coordination avec les sous-experts-conseils
    • Examens d’assurance de la qualité de la conception de SPAC (y compris le temps alloué pour les examens et examen du format du registre de suivi des commentaires)
    • Réponses aux examens d’assurance de la qualité de la conception : attentes et calendrier
    • Modélisation des renseignements sur les immeubles (le cas échéant)
  12. Table ronde
  13. Mot de la fin
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