Spécimen d'un tableau des communications

Spécimen d'un tableau des communications (Word 151Ko)

Ce tableau peut être adapté selon la taille et la complexité du projet.

Le plan de communication des cadres de direction du Ministère n'entre pas dans le cadre du mandat de l'équipe de mise en œuvre de projet, mais elle figure ci-dessous à titre de référence

Auteur / Initiateur
Haute direction du Ministère / Groupe des relations publiques du Ministère
Public-cible
Public, presse
Objectifs
Tenir le public et les principaux électeurs au courant de la situation d'un programme et soutenir une opinion positive sur le programme.
Moyens de communication
Rencontres personnelles, tournée de présentation
Fréquence
Au besoin
Cadre
Au besoin
Auteur / Initiateur
Haute direction du Ministère
Public-cible
Client ciblé et ministre, sous-ministres et directeurs dans les ministères
Objectifs
Tenir les chefs d'organisation et les principaux promoteurs au courant de la situation d'un programme et soutenir une opinion positive sur le programme. Aider l'équipe directrice à soutenir l'appui au programme
Moyens de communication
Dans des assemblées publiques locales, exposés présentés aux auditoires pour lesquels les conséquences seront de moyennes à élevées
Fréquence
Tous les trimestres
Cadre
Pour que cela coincide avec les assemblées publiques locales prédeterminées

Les renseignements concernant le plan de communication entrent dans le cadre du mandat de l'équipe de mise en oeuvre de projet

Auteur / Initiateur
Promoteur de projet / gestionnaire de projet
Public-cible
Haute direction du Ministère
Objectifs
Tenir la haute direction au courant de la situation d'un programme et soutenir une opinion positive sur le programme. Trouver des promoteurs qui possèdent une compréhension de base du programme et du processus
Moyens de communication
Rencontres personnelles et exposés. Compte rendu écrit de la situation.
Fréquence
Une fois par trimestre (Rencontres personnelles et exposés). Une fois par mois (Compte rendu écrit de la situation)
Cadre
Réunions d'orientation (Rencontres personnelles et exposés). Courrier électronique interne – réunions d'orientation (Compte rendu écrit de la situation)
Auteur / Initiateur
Gestionnaire de projet
Public-cible
Promoteur de projet
Objectifs
Tenir le promoteur de projet et les principaux employés du client au courant du programme et obtenir leur appui
Moyens de communication
Rencontres personnelles et exposés. Rapport de situation. Groupes partenaires et autres groupes par courrier électronique.
Fréquence
Au besoin (Rencontres personnelles et exposés). Toutes les semaines (Rapport de situation. Groupes partenaires et autres groupes par courrier électronique)
Cadre
Au besoin (Rencontres personnelles et exposés) Nous servons du courrier électronique pour communiquer à ce niveau de l'organisation (Réunions d'orientation) (Rapport de situation. Groupes partenaires et autres groupes par courrier électronique)
Auteur / Initiateur
Gestionnaire de projet
Public-cible
Autres grands groupes internes / Autorités compétentes
Objectifs
Distributer des renseignements ou des bulletins sur le programme
Moyens de communication
Rencontres personnelles et exposés – postérieurs à la Gestion des documents et des dossiers électroniques de l’entreprise
Fréquence
Au besoin
Cadre
Au besoin
Auteur / Initiateur
Gestionnaire de projet
Public-cible
Équipe de projet
Objectifs
Informer l'équipe de questions relatives au programme. Promouvoir l'apprentissage interfonctionnel entre les membres de l'équipe de projet. Créer un forum permettant aux équipes de communiquer ouvertement pour tous les sujets
Moyens de communication
Rencontres personnelles et exposés. Base de données sur les questions d'intérêt. Unités de réseau partagé
Fréquence
Tous les mois (Rencontres personnelles et exposés). Au besoin (Base de données sur les questions d'intérêt) Au besoin (Unités de réseau partagé)
Cadre
Réunion d'équipe (Rencontres personnelles et exposés). Base de données sur les questions d'intérêt. Réseau partagé.
Auteur / Initiateur
Promoteur de projet et gestionnaire de projet
Public-cible
Principaux intervenants et haute direction
Objectifs
Obtenir l'acceptation et le soutien des objectifs du projet
Moyens de communication
Réunions de l'équipe directrice. Rencontres individuelles
Fréquence
Tous les mois (Réunions de l'équipe directrice). Tous les trimestres (Rencontres individuelles)
Cadre
Réunion (Réunions de l'équipe directrice). Réunion (Rencontres individuelles).
Auteur / Initiateur
Équipe de projet Mise en œuvre du projet
Public-cible
Bureau du programme, autres équipes de projet
Objectifs
Tenir les membres des autres équipes de projet au courant des questions et des activités
Moyens de communication
Rencontres personnelles et exposés. Rapports de situation. Base de données sur les questions d'intérêt. Unités de réseau partagé
Fréquence
Tous les semaines ou tous les mois (Rencontres personnelles et exposés). Toutes les semaines (Rapports de situation). Au besoin (Base de données sur les questions d'intérêt). Au besoin (Unités de réseau partagé Intranet de l'équipe)
Cadre
Réunion d'équipe (Rencontres personnelles et exposés). Courrier électronique (Rappports de situation). Base de données siur les questions d'intérêt. Réseau partagé (Unités de réseau partagé Intranet de l'équipe)
Auteur / Initiateur
Gestionnaire de projet et équipe de mise en service
Public-cible
Utilisateurs finals internes et externes Personnel des opérations
Objectifs
Informer les groupes opérationnels et les groupes d'utilisateurs de la situation du projet de même que des innovations et des limites
Moyens de communication
Rencontres personnelles et exposés. Manuels et documents. Mécanisme permettant aux utilisateurs de poser des questions
Fréquence
À l'étape préalable à la prise en charge (Rencontres personnelles et exposés). Au besoin (Manuels et documents) (Mécanisme permettant aux utilisateurs de poser des questions.
Cadre
Exposés et séances de formation sur place (Rencontres personnelles et exposés). Courrier électronique (Manuels et documents) (Mécanisme permettant aux utilisateurs de poser des questions)
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