Arrêté de projet (Projets financés par d'autres ministères)

Table des matières

  1. Introduction
  2. Objectif du projet
  3. Plan de gestion de projet
  4. Rôles et responsabilités
  5. Responsabilité financière
  6. Règlement des conflits
  7. Approbation

1.0 Introduction

Le présent arrêté de projet représente une entente globale conclue entre le ministère client et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en vue d’établir le cadre de mise en œuvre d’un projet immobilier. À cette étape du projet, le but est de consigner les principaux paramètres définis par le client (portée, délais et coûts) pour leur validation par SPAC lors de la rédaction du plan de gestion de projet, et de confirmer l’engagement du client à fournir les fonds pour affecter les ressources requises afin de réaliser le projet défini. Les modalités et les services requis pour réaliser le projet seront explicitement décrits dans le plan de gestion de projet et seront répartis en fonction des domaines de connaissances définis par le Système national de gestion de projet (SNGP). Le plan de gestion de projet fournit des détails sur la portée du projet, l’échéancier, le financement, ses risques, ainsi que sur d’autres stratégies de gestion et fera partie intégrante du présent arrêté de projet.

L’arrêté de projet et le plan de gestion de projet seront modifiés conformément à la politique du Conseil du Trésor (CT) chaque fois que l’on apportera des changements à la portée, aux échéanciers, au financement du projet ou lors de tout autre changement important.

L'arrêté de projet devra être accompagné d'une convention particulière de services (CPS).

2.0 Objectif du projet

L'objectif du présent arrêté de projet est d'autoriser SPAC à démarrer un projet en vue d'élaborer [fournir un énoncé sommaire décrivant les résultats attendus, l'emplacement, les coûts totaux du projet ainsi qu'une date de début et d'achèvement].

3.0 Plan de gestion de projet

Suite à l'approbation du présent arrêté de projet et à l'allocation des fonds dans le cadre d'une convention particulière de services (CPS), SPAC procédera à l’élaboration du plan de gestion de projet [optionnel : d'ici le (inscrire la date), au coût de (inscrire coût)].

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Rôle du ministère client

Le représentant du client, dont l'autorité découle de son sous-ministre, est responsable :

  • des relations avec la haute direction de son ministère, le Conseil du Trésor (si applicable) et les ministères participants; il doit également tenir le rôle de porte-parole pour tout ce qui concerne le projet;
  • d'aviser les autres ministères ou organismes fédéraux qui peuvent être touchés par ce projet et de les inviter à assumer un rôle actif ou de coordination, selon le cas;
  • de voir à ce que le projet soit géré conformément à la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor, et au besoin, de consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor le plus rapidement possible si le projet présentent un haut niveau de risques et de complexité;
  • de définir le projet en détail, pour permettre à SPAC de faire une planification répondant à la taille, la portée et la complexité du projet, de même qu'aux risques, visibilité et administration particuliers du projet en question;
  • d'établir le contexte et de définir la portée complète du projet, tout en considérant les intérêts globaux du gouvernement;
  • de tous les aspects externes, tels l'interprétation continue des besoins opérationnels et des objectifs plus larges de l'État ainsi que de la validation dans ce contexte du produit final prévu;
  • de tous les aspects internes du projet, notamment la supervision générale du cadre de gestion du projet, pour veiller à ce que le gestionnaire de projet soit en mesure d'atteindre tous les objectifs approuvés du projet;
  • de préparer les documents d'approbation du projet;
  • d'identifier les risques potentiels associés au projet;
  • de déterminer si un examen environnemental préalable doit être effectué conformément à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale. S'il y a lieu, voir à l'achèvement de l'examen préalable avant de lancer l'appel d'offres pour le marché de construction;
  • d'y affecter les ressources nécessaires au projet;
  • de faire toutes les présentations de projet pertinentes aux autorités chargées d'approuver le projet, pour les approbations et les modifications, ainsi que pour les rapports d'étapes;
  • d'obtenir toutes les approbations avant la mise en œuvre du projet, et avant toutes modifications des paramètres de base déjà approuvés;
  • d'examiner en détail les propositions visant à modifier les objectifs, en raison de changements découlant de facteurs externes ou internes.

4.2 Rôle de SPAC

SPAC s'occupe de la gestion quotidienne du projet, à savoir :

  • établir une structure organisationnelle adéquate fondée sur la portée du projet qui a été acceptée;
  • gérer le projet, attribuer des rôles et des responsabilités et définir ceux-ci en fonction des termes énoncés dans les accords internes et interministériels connexes;
  • négocier et obtenir des accords écrits avec les ministères participants si des activités ou des engagements particuliers visant les ressources nécessaires dans le cadre d'un projet doivent être étayés par des documents pour assurer la gestion efficace du projet;
  • utiliser le Système national de gestion de projet (SNGP) de SPAC pour gérer le projet;
  • organiser le projet en utilisant des outils de planification et d'analyse pour répartir les travaux, attribuer les responsabilités et préparer le calendrier;
  • développer le plan de projet en consultation avec le client;
  • analyser les avantages et les coûts concernant les solutions de rechange d'un projet;
  • évaluer et faire le suivi des risques et de prévoir des mesures d'atténuation des risques en fonction de la méthodologie commune préscrite par SPAC;
  • planifier les étapes du projet lorsque c'est nécessaire ou adéquat;
  • inscrire le projet dans le Système de gestion de projet et des activités (SIGMA) de SPAC;
  • assurer le suivi des progrès réalisés dans le cadre du projet pour que ce dernier soit conforme au plan de projet et faire la mise à jour du plan de projet, le cas échéant;
  • présenter des rapports d'étape à la direction interne (et au Conseil du Trésor, s'il y a lieu);
  • donner ses commentaires pour l'élaboration de notes d'information, de présentations au Conseil du Trésor et d'autres documents, le cas échéant, afin d'offrir du soutien au chef de projet;
  • dans le plan de projet, indiquer les jalons relatifs au rendement qui permettront au Ministère d'abandonner un projet ou de l'achever si, en cours d'exécution, ce dernier n'est plus viable;
  • d'informer le ministère client de tout changement proposé à la portée, et d'obtenir les approbations du client avant la mise en œuvre du projet et avant toutes modifications des paramètres de base déjà approuvés.

5.0 Responsabilité financière

[Nota : cette section ne doit pas être modifiée]

SPAC offre des services aux autres ministères en vertu des Accords sur les niveaux de service à titre d’organisme de services communs et, par conséquent, les ministères clients conservent la responsabilité financière découlant de leurs activités de passation de marché, y compris les marchés exécutés en leur nom par des organismes de services communs (Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État du Conseil du Trésor, septembre 2003). La présence de SPAC dans un tel processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c’est au ministère client, non à SPAC, à qui il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la politique du Conseil du Trésor, toute responsabilité financière découlant des activités de passation de marchés est la responsabilité du ministère client à l’origine de la demande.

Advenant une erreur ou une omission commise par un expert­conseil, SPAC agira à titre d’agent du client et demandera un dédommagement à cet expert­conseil conformément au marché. Lorsque SPAC agit à titre d’agent du client, il incombe à ce dernier de financer les frais assumés par SPAC, les dépenses juridiques ainsi que tout règlement découlant de la résolution des réclamations.

Si des erreurs ou des omissions sont commises par le personnel de la DGBI lorsque des services de conception en architecture et génie sont offerts aux clients, et que ces erreurs ou omissions engendrent des dépenses qui n’ajoutent aucune valeur à l’État ou aux projets, SPAC a comme politique de garantir que les clients n’assumeront pas injustement les coûts de correction de ces erreurs ou omissions.

6.0 Règlement des différends

Dans la mesure du possible, les différends soulevés entre le client et SPAC doivent être réglés par les parties. Les problèmes qui ne pourront pas être réglés à ce niveau dans [inscrire délai] seront simultanément portés au prochain niveau de gestion des organisations respectives de chacune des parties.

Les mécanismes de règlement pour tous les autres enjeux soulevés au sein de l'équipe de projet seront définis dans le plan de projet.

7.0 Approbation

Les soussignés acceptent par la présente d'entreprendre ce projet conformément à cet arrêté de projet et de toute révision subséquente du présent document.

SIGNATURE DU CLIENT

Approuvé par : (représentant(s) autorisé(s) du client qui détient le pouvoir de signer des documents financiers)
Signature

En lettres moulées : 
Nom, titre (rôle de chef de projet) et date

SIGNATURE DE SPAC

Approuvé par : (SPAC- personne responsable de livrer le projet)
Signature

En lettres moulées : 
Nom, titre (rôle de chef de projet) et date

c.c. (au besoin, par exemple, Directreur (Directrice) d'Équipe services clients, Gestionnaire principal(e) de projets, etc.)