Modèle d'arrêté de projet pour un programme de travaux (Projets financés par d'autres ministères)

Table des matières

  1. Introduction
  2. Objectif du projet
  3. Rôles et responsabilités
  4. Responsabilité
  5. Règlement des conflits
  6. Approbation

1.0 Introduction

Le présent arrêté de projet définit la relation entre le chef de projet du client et le gestionnaire de projet de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en ce qui concerne la réalisation de divers projets. Les objectifs propres à chaque projet seront indiqués dans les plans de projet respectifs. Les modalités et les services requis pour réaliser le projet seront explicitement décrits dans le plan de projet et répartis en fonction des domaines de connaissances définis par le Système national de gestion de projet (SNGP). Le plan de projet fournit des détails sur la portée du projet, les échéanciers, le financement, les risques, ainsi que sur d’autres stratégies de gestion qui serviront à définir et à réaliser le projet, et il fera partie intégrante du présent arrêté de projet.

L'arrêté de projet et le plan de projet seront modifiés conformément à la politique du Conseil du Trésor (CT) chaque fois que l'on apportera des changements importants à la portée, aux échéanciers et au financement du projet ou lors de tout autre changement significatif.

2.0 Objectif du projet

L'arrêté de projet autorise le gestionnaire de projet de SPAC à préparer divers projets en vue d'élaborer [fournir un énoncé sommaire décrivant les résultats attendus, l'emplacement, le coût total du projet ainsi qu'une date de mise en service et d'achèvement]. Des détails sur la portée, le calendrier et les coûts de réalisation de chaque projet seront confirmés dans le plan de projet.

2.1 Date d'achèvement du plan de projet

Une ébauche du plan de projet sera préparée d'ici [inscrire le délai] après la  réception d'une demande écrite du chef de projet du client concernant un projet particulier, aux fins d'examen par le client, et le plan de projet sera préparé d'ici [inscrire le délai] après la réception des commentaires du client relatifs à l'examen, aux fins de signature et d'approbation du client.

2.2 Coût du plan de projet

Après approbation du présent arrêté de projet et le versement de fonds dans le cadre d'une convention particulière de services (CPS), SPAC procédera à l'élaboration de plans de projet pour divers projets, après une demande écrite du chef de projet du client, en se servant des fonds [inscrire le montant] établis pour l'arrêté de projet (programme de travaux) à titre de flottant. Comme des projetsparticuliers sont demandés, les numéros secondaires de projet seront établis dans le Système de gestion de projet et des activités (SIGMA) sous le numéro principal de projet du programme de travaux de l'arrêté de projet. Les niveaux de financement et les dépenses approuvés seront consignés dans SIGMA, qui en assurera le suivi.

Après examen et approbation du plan de projet et de la demande de financement par l'intermédiaire d'une CPS, un nouveau numéro principal de projet sera établi dans SIGMA.

3.0 Rôles et responsabilités

[nota : cette section ne doit pas être modifiée]

3.1 Rôle du chef de projet

Le chef de projet, qui relève du sous-ministre (voie hiérarchique habituelle) et, en conformité avec les politiques de SPAC [relever la politique clé p. ex. politique relative au SNGP, politique de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) sur la gestion des risques, etc.], est chargé de ce qui suit :

  • tous les aspects externes, y compris l'interprétation continue des besoins opérationnels et des objectifs plus larges de l'État ainsi que la validation dans ce contexte du produit final prévu du projet;
  • des relations avec la haute direction du ministère parrain et des ministères participants; il est également le porte-parole pour tout ce qui concerne le projet;
  • tous les aspects internes du projet, y compris la supervision générale du cadre de gestion de projet, pour veiller à ce que le gestionnaire de projet soit en mesure d'atteindre tous les objectifs approuvés du projet;
  • préparer les documents d'approbation du projet;
  • examiner en détail les propositions visant à modifier les objectifs en raison de facteurs externes ou internes modifiés; assumer le rôle de responsable pour la présentation de telles modifications et des rapports d'étape destinés aux autorités chargées d'approuver le projet;
  • définir la portée complète du projet, y compris les intérêts supérieurs de l'État;
  • cerner les risques potentiels associés au projet;
  • établir un cadre de gestion de projet adéquat, qui servira à définir le projet en détail et à le mener à bien;
  • voir à ce que les gestionnaires de projet fassent une bonne planification de projet et tiennent compte des besoins relatifs à la taille, à la portée, à la complexité, aux risques, à la visibilité et à l'administration de projets particuliers;
  • aviser les autres ministères ou organismes fédéraux qui peuvent être touchés par un projet particulier et les inviter à assumer un rôle actif ou de coordination, selon le cas. Le chef de projet doit également veiller à ce que toutes les présentations de projet pertinentes soient faites et que les approbations soient obtenues avant de mettre en œuvre le projet. Cela comprend la présentation de renseignements actualisés sur le projet aux responsables appropriés lorsque des changements importants qui dépassent les paramètres approuvés sont apportés au projet;
  • déterminer si un examen environnemental préalable doit être effectué conformément à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale. S'il y a lieu, voir à l'achèvement de l'examen préalable avant de lancer l'appel d'offres pour le marché de construction;
  • établir le contexte d'un projet particulier et y affecter les ressources nécessaires, ainsi qu'agir à titre d'intermédiaire entre l'équipe de projet et la haute direction du ministère parrain, les ministères participants et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Pour ce faire, le chef de projet doit s'assurer que toutes les présentations de projet pertinentes sont faites et que les approbations sont obtenues avant de mettre en œuvre le projet;
  • consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor le plus rapidement possible, en particulier pour ce qui est des grands projets présentant un haut niveau de risque et de complexité et proposer un cadre de gestion approprié;
  • voir à ce que le projet précis soit géré conformément au cadre de gestion approuvé par le Conseil du Trésor.

3.2 Rôle du gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet s'occupe de la gestion quotidienne d'un projet, à savoir :

  • établir une structure organisationnelle adéquate fondée sur la portée du projet qui a été acceptée;
  • gérer le projet, attribuer des rôles et des responsabilités et définir ceux-ci en fonction des termes énoncés dans les accords internes et interministériels pertinents;
  • négocier et obtenir des accords écrits avec les ministères participants si des activités ou des engagements particuliers visant les ressources nécessaires dans le cadre d'un projet doivent être étayés par des documents pour assurer la gestion efficace du projet;
  • utiliser le Système national de gestion de projet (SNGP) de SPAC pour gérer le projet; cela comprend notamment :
  • élaborer le plan de projet, en collaboration avec le chef de projet;
  • organiser le projet en utilisant des outils de planification et d'analyse pour répartir les travaux, attribuer les responsabilités et préparer le calendrier;
  • analyser les avantages et les coûts concernant les solutions de rechange d'un projet;
  • évaluer les risques et en faire le suivi et prévoir des mesures d'atténuation des risques en appliquant systématiquement l'approche et la méthodologie commune de SPAC en matière de gestion des risques;
  • planifier les étapes du projet, au besoin;
  • inscrire le projet dans le Système de gestion de projet et des activités (SIGMA) de SPAC;
  • assurer le suivi des progrès réalisés dans la réalisation du projet pour que ce dernier soit conforme au plan de projet et faire la mise à jour du plan de projet, le cas échéant;
  • présenter des rapports d'étape à la direction interne (et au Conseil du Trésor, s'il y a lieu);
  • formuler des commentaires pour l'élaboration de notes d'information, de présentations au Conseil du Trésor et d'autres documents, le cas échéant, afin d'offrir du soutien au chef de projet;
  • dans le plan de projet, indiquer les jalons relatifs au rendement qui permettront au Ministère d'abandonner un projet ou d'y mettre fin si, en cours de route, ce dernier n'est plus viable.

4.0 Responsabilité

[nota : cette section ne doit pas être modifiée]

SPAC offre des services aux autres ministères en vertu des Accords sur les Niveaux de Service à titre d'organisme de services communs et, par conséquent, n'est pas autorisé à financer des réclamations ni des responsabilités (Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État du Conseil du Trésor, septembre 2003). La présence de SPAC dans ce processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c'est au client, non à SPAC, qu'il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la politique du CT, toutes les dettes découlant des activités de passation de marchés sont la responsabilité du ministère d'origine.

Advenant une erreur ou une omission commise par un expert-conseil, SPAC agira à titre d'agent du client et demandera un dédommagement à cet expert-conseil. Lorsque SPAC agit à titre d'agent du client, il incombe à ce dernier de financer les frais assumés par SPAC, les dépenses juridiques ainsi que tout règlement découlant de la résolution des réclamations.

Si des erreurs ou des omissions sont commises par le personnel de la DGBI lorsque des services de conception en architecture et génie sont offerts aux clients, et que ces erreurs ou omissions engendrent des dépenses qui n'ajoutent aucune valeur à l'État ou aux projets, SPAC a comme politique de garantir que les clients n'assumeront pas injustement les coûts de correction de ces erreurs ou omissions.

5.0 Règlement des différends

Dans la mesure du possible, les différends soulevés entre le client (rôle du chef de projet) et SPAC (rôle du gestionnaire de projet) doivent être réglés par les parties. Les problèmes qui ne pourront pas être résolus à ce niveau dans [inscrire le délai] seront simultanément portés au prochain niveau de gestion des organisations respectives de chacune des parties.

Les mécanismes de règlement pour toutes les autres questions soulevées au sein de l'équipe de projet seront définis dans le plan de projet.

6.0 Approbation

Les soussignés acceptent par la présente d'entreprendre ce projet conformément à cet arrêté de projet et à toute révision subséquente du présent document.

SIGNATURE DU CLIENT

Approuvé par : (représentant(s) autorisé(s) du client qui détient le pouvoir de signer des documents financiers)

En caractères d'imprimerie :

SIGNATURE DE SPAC

Approuvé par : (SPAC)

En caractères d'imprimerie :