Modèle d'arrêté de projet - Projet relatif aux locaux avec aménagement

Table des matières

1.0 Introduction

Le présent arrêté de projet a pour objet de décrire le cadre de réalisation du projet, d’établir la relation entre [ministère client] et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et de définir les modalités qui seront suivies dans la réalisation du projet. L’arrêté de projet appuie le rapport d’analyse des investissements et la prise de décision à l’égard du financement.

L'arrêté de projet sera modifié chaque fois que des changements seront apportés à la portée, aux échéanciers ou au financement du projet et que l'on s'écartera de l'objectif initial de l'arrêté.

2.0 Objectif du projet

L'objectif du projet est de [fournir un énoncé sommaire tiré directement de l'énoncé des exigences initial, p. ex. L'objectif du projet est de fournir 3 500 m2 de locaux à bureaux et 200 m² de locaux à usage particulier à (inscrire l'adresse de l'endroit si elle est connue ou les limites géographiques, au besoin), avec une date d'entrée en service fixée au (inscrire la date appropriée), tout en considérant et respectant toutes les priorités applicables du gouvernement (voir les lignes directrices)].

3.0 Portée, coût et financement du projet

Les locaux à bureaux doivent être conçus et aménagés selon Les Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0. Se référer au point A3.2 de ces normes d'aménagement, pour les responsabilités détaillées relatives au financement. Les locaux à usage particulier approuvés sont financés par SPAC jusqu'à la limite des coûts d'aménagement prescrite, et les ministères clients doivent assumer les coûts de tout élément qui n'est pas compris dans l'enveloppe des locaux approuvée et les Normes d'aménagement, notamment le loyer, l'aménagement et l'entretien courant.

Les responsabilités en matière de financement dépendent habituellement des solutions proposées et les intervenants conviendront du financement une fois qu'une solution en matière de locaux aura été déterminée. Veuillez noter que si une entente de financement a déjà été établie, entièrement ou en partie par l'entremise d'un accord de service ou d'un protocole d'entente, elle doit être mentionnée et/ou ajoutée en annexe à l'arrêté de projet. (Si des chiffres relatifs aux coûts ou au financement ont déjà été déterminés, indiquez-les au moyen d'un diagramme ou d'un tableau des mouvements de trésorerie).

4.0 Jalons du projet

Donnez les jalons du projet au fur et à mesure qu'ils sont définis dans le cadre de la planification préliminaire du projet et des activités de planification du projet.

5.0 Rôles et responsabilités

5.1 Représentant du client – [Nom]

[À modifier au besoin]

  1. Déterminer toutes les exigences propres au client, y compris l'interprétation continue des besoins opérationnels dans le contexte des objectifs internes du Ministère et des objectifs plus vastes du gouvernement. Pour les projets relatifs aux locaux, cela consiste à décrire l'ensemble des locaux à bureaux à usage général et des locaux à usage particulier, ainsi que d'autres paramètres précis tels que la définition des exigences en matière de sécurité et de la gestion de l'information/technologie de l'information (GI-TI).
  2. Définir et fournir des données sur la quantité, le niveau de classification et le rôle du personnel.
  3. Donner des directives, procéder aux examens requis et accorder les pouvoirs d'autorisation en temps opportun, afin de permettre l'élaboration des plans et des devis d'aménagement préliminaires et définitifs comprenant, entre autres exigences particulières, celles relatives à la sécurité et à la GI-TI ainsi que celles liées aux approvisionnements et aux installations, et accorder d'autres approbations qui pourraient être requises de la part du client.
  4. Fournir les fonds nécessaires à l'aménagement des locaux pour le client, ce qui comprend les approbations de non-conformité et les autres éléments à la charge du client, comme le mobilier, la sécurité et les systèmes de GI-TI, ainsi que les locaux dont les coûts sont remboursés par le client et/ou les locaux visés par le cadre de contrôle de l'expansion.
  5. Voir à ce que suffisamment de ressources soient affectées au projet de façon à répondre adéquatement aux besoins relatifs à la taille, à la portée, à la complexité, aux risques, à la visibilité et à l'administration du projet, conformément aux échéanciers établis pour le projet.
  6. Vérifier et autoriser les modifications demandées par le client (lesquelles peuvent découler de changements aux facteurs internes ou externes), qui influent sur les paramètres établis du projet.
  7. Participer entièrement aux activités de l'équipe de projet pendant toutes les étapes du projet, notamment pendant les phases de planification, de conception, de mise en œuvre et de clôture de l'étape de réalisation de projet.

5.2 Représentant de SPAC- [Nom]

[À modifier au besoin]

  1. Assurer l'atteinte, en général, des objectifs de projet approuvés.
  2. Travailler avec le ministère client à l'établissement des exigences de base du projet et à la détermination et à la définition de la solution de projet optimale.
  3. Travailler avec le ministère client pour s'assurer que les exigences du projet sont communiquées au gestionnaire de projet, conformément au calendrier du projet.
  4. Établir l'ensemble de la portée, du budget et du calendrier du projet et des normes de gestion et d'aménagement des locaux, y compris l'évaluation préliminaire des risques.
  5. S'assurer que toutes les présentations de projet sont faites et que les approbations connexes sont obtenues avant de mettre en œuvre les travaux. Préparer le document de financement interne de SPAC (2001L), qui est nécessaire pour entreprendre les travaux.
  6. S'assurer que les présentations de projet pertinentes sont faites et que les approbations sont obtenues avant de mettre en œuvre les changements importants allant au-delà des approbations initiales ou modifiées.
  7. Signer les documents d'approbation de projet, les accords secondaires, les autorisations de modification, etc. et coordonner les exigences de SPAC en matière de signature, au besoin, afin de faciliter la réalisation du projet.
  8. Convoquer et présider les réunions de l'équipe de projet pendant les étapes de début et d'identification de projet, ainsi que contrôler les progrès réalisés dans le cadre du projet et rendre compte de ceux-ci aux cadres supérieurs et aux intervenants internes et externes.
  9. Procéder à l'examen et contribuer à l'élaboration de la portée définitive du projet, de la conception des locaux, des dessins d'exécution, des plans et des devis pour l'appel d'offres, des estimations, des échéanciers et des documents de projet connexes, afin d'assurer le respect des exigences du projet.
  10. Formuler des commentaires en matière d'examen et/ou donner des approbations dans un délai d'une semaine suivant la réception des documents, ou tel qu'il a été convenu par les parties en cause.
  11. S'assurer que le locataire signe le plan d'utilisation des locaux.
  12. Assurer la liaison auprès des intervenants internes et externes et régler les problèmes, les conflits et les questions de coordination concernant les intervenants internes et externes dans le cadre de la réalisation du projet.

Pour les autres rôles et responsabilités, prière de consulter les rôles et responsabilités des équipes de projet et joindre en annexe au besoin.

6.0 Responsabilité financière

[Nota : Cette section ne doit pas être modifiée]

SPAC offre des services aux autres ministères en vertu des Accords sur les niveaux de service à titre d’organisme de services communs et, par conséquent, les ministères clients conservent la responsabilité financière découlant de leurs activités de passation de marché, y compris les marchés exécutés en leur nom par des organismes de services communs (Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État du Conseil du Trésor, septembre 2003). La présence de SPAC dans un tel processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c’est au ministère client, non à SPAC, à qui il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la politique du Conseil du Trésor, toute responsabilité financière découlant des activités de passation de marchés est la responsabilité du ministère client à l’origine de la demande.

7.0 Règlement des différends

Dans la mesure du possible, les problèmes soulevés entre le client et SPAC seront réglés entre le chef de projet de SPAC et le représentant du client. Les problèmes qui ne pourront pas être réglés à ce niveau dans un délai maximal de 15 jours seront  portés au prochain niveau de gestion des organisations respectives de chacune des parties.

8.0 Approbation

Les soussignés acceptent par la présente de mettre en œuvre ce projet conformément au présent arrêté de projet. Les signataires reconnaissent qu'ils ont le pouvoir d'agir au nom de leur organisation.

SIGNATURE DU CLIENT

Approuvé par : (représentant autorisé du client qui détient le pouvoir de signer des documents financiers)
Signature

En lettres moulées : 
Nom, titre (rôle de chef de projet) et date

SIGNATURE DE SPAC

Approuvé par : (Représentant de SPAC)
Signature

En lettres moulées : 
Nom, titre (rôle de chef de projet) et date