Énoncé des exigences (pour les projets relatifs aux biens)

Table des matières

Section I - Énoncé des exigences

L'énoncé des exigences est une proposition à une autorité qui définit un problème ou une opportunité et qui vise à obtenir du financement et une approbation en vue de réaliser les activités de l'étape d'identification du projet. L'énoncé des exigences fournit une description générale de la nature du besoin, de l'échéancier global et des considérations particulières.

1.0 Définition du problème ou de l'opportunité

  1. Principaux enjeux (facteurs ayant motivé le lancement du projet)
    • Entretien ou amélioration du bien
    • Questions liées à l’inefficacité d’un système
    • Amélioration du rendement environnemental
    • Opportunités possibles
    • Besoins du client
    • Situation d’urgence
  2. Approbations, décisions ou ententes précédentes
    • Décision du Conseil régional de gestion des investissements (CRGI)
    • Décision du Conseil d’investissement des biens immobiliers (CIBI)
    • Approbations du Conseil du Trésor (CT)
    • Décision du Cabinet ou du Ministère
    • Entente interministérielle

Remarque : La présente section ne doit contenir aucune indication de la solution proposée. Sa raison d’être est de mettre l’accent sur les catalyseurs du projet.

2.0 Contexte

2.1 Historique du projet

  • Bref historique
    • Relation avec d’autres projets ou programmes (le cas échéant)

2.2 État de l’immeuble

  1. Brève description de l’immeuble
    • Âge, secteur, emplacement, caractéristiques principales, classification, propriétaire
    • Évaluation du rendement environnemental (BOMA BESt, LEED, etc.)
    • Considérations patrimoniales
    • Valeur stratégique du bien
  2. Plans futurs pour l’utilisation du bien
  3. Renseignements généraux sur l’état de l’immeuble tirés du Rapport sur l’état des immeubles, de la Gestion des immeubles et des installations, du Plan de gestion des immeubles, du Plan de gestion des biens immobiliers, etc. (s’il y a lieu)
    • Systèmes de l’immeuble (architecture, structure, système d’alarme-incendie, état de l’intérieur de l’immeuble, systèmes mécaniques, systèmes électriques, qualité de l’air intérieur, etc.)
    • Limites
    • Rénovations récentes
    • Indice de l’état des installations (IEI) [s’il y a lieu]
    • Exigences à venir
    • Rendement opérationnel, financier, environnemental et fonctionnel
    • Problèmes et répercussions liés au projet
    • Accessibilité
    • Répercussions du problème actuel sur les locataires (le cas échéant)

2.3 Considérations liées aux locataires

  • Liste des occupants
  • Type et superficie des locaux occupés sous forme de tableau (s’il y a lieu)
Sommaire du tableau

Le tableau présente le type et la superficie de locaux occupés par chaque client, et la date d'expiration de l'accord d'occupation

Client Type de locaux m2u m2l Date d’expiration de l’accord d’occupation
X Entreposage 473,9 494,3 Le 31 août 2013
Y Bureaux
Locaux à usage particulier
2 744
774,3
2 982,6
807,5
Le 31 décembre 2014
Z Bureaux 6 900 7 495,1 Le 30 septembre 2015
    10 892,2 11 779,5  
  • Information sur les changements, les déménagements et les enjeux du client (s’il y a lieu)

2.4 Contexte stratégique

  1. Décrire le lien du problème ou de l’opportunité avec les stratégies et les plans actuels
    • Stratégie d’investissement nationale (SIN)
    • Stratégie d’investissement régionale (SIR)
    • Stratégie d’investissement locale (SIL)
    • Stratégie relative au portefeuille
    • Plan d’action stratégique
    • Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI)
    • Plan de gestion des immeubles (PGI)
    • Stratégie du client (expliquer la stratégie de gestion des locaux du client à court et à long terme, s’il y a lieu)
  2. Rencontrer un membre du Secteur de la gestion du portefeuille, l’analyste des Services de propriétaire investisseur, le gestionnaire des biens et tous les autres intervenants pertinents pour s’assurer que tous les renseignements contextuels nécessaires sont fournis, entre autres les directives supplémentaires de la haute direction, les priorités, les réductions budgétaires ainsi que les résultats de l’examen stratégique et opérationnel, etc.

2.5 Intervenants

(Groupes pertinents qui pourraient être visés par le problème ou l’opportunité)

  • Dresser la liste de tous les intervenants pertinents qui sont concernés par le problème ou par l’opportunité
  • Décrire brièvement leurs enjeux ou leur intérêt

3.0 Considérations liées au projet

Souligner les exigences ou les enjeux particuliers qui concernent notamment :

  • les exigences techniques;
  • le degré d’urgence;
  • la santé et la sécurité;
  • les exigences environnementales;
  • les exigences relatives à la Stratégie de développement durable;
  • les exigences relatives à une stratégie actuelle;
  • les exigences d’ordre politique;
  • les exigences du calendrier;
  • les exigences en matière de sécurité;
  • les exigences en matière d’accessibilité;
  • les exigences visant à donner suite à l’état du bien;
  • les édifices patrimoniaux;
  • les besoins du client;
  • d’autres exigences.

4.0 Considérations liées aux risques

  1. Cerner les risques qui pourraient survenir au moment de l’élaboration du projet, tout risque qui pourrait avoir une incidence sur la réussite du projet proposé. Voici quelques exemples :
    • Risque lié au manque de financement
    • Risque lié à la perception par le public des besoins établis
    • Risque d’un changement de priorité du gouvernement fédéral ou du Ministère
    • Risque lié à l'engagement du client envers le projet
    • Etc.
  2. Risque lié à la non-réalisation des travaux. Énoncer les risques auxquels l’équipe de gestion serait exposée si l’approbation d’amorcer le projet n’est pas accordée. Certains risques pourraient se rapporter à ce qui suit, entre autres :
    • Santé et sécurité
    • Échéancier
    • Retard
    • Augmentation du coût
    • Contraintes opérationnelles
    • Répercussions sur d’autres projets connexes

5. Annexes

Section II – Approbations de SPAC

1. Approbations demandées à SPAC

  1. Approbation de l’énoncé des exigences
  2. Approbation de produire la documentation liée à l'élaboration du présent projet en vue de l'approbation préliminaire de projet (APP)
  3. Approbation du pouvoir de dépenser de l’ordre de XX $ (coût total, estimations fondées, dollars courants, y compris la TVH de XX $) pour réaliser les travaux inscrits au tableau ci-dessous afin que le projet passe à l’étape de l’APP.
Sommaire du tableau

Le tableau démontre la mise de fonds initiale pour les produits livrables/services par exercice financier.

Élément 20XX-XXXX 20XX-XXXX 20XX-XXXX TOTAL
Énoncé des exigences (EE)        
Plan projet préliminaire (PPP)        
Programme fonctionnel (si requis)        
Études de faisabilité des experts-conseils        
Rapport de faisabilité de SPAC (RF)        
Rapport d'analyse des investissements (RAI)        
Imprévus        
TOTAL        
Financement total provenant de SPAC        
  1. Nomination des membres de l’équipe de projet de SPAC:

Directeur de projet

Chef principal de projet

Gestionnaire principal de projet

Gestionnaire de projet

Ressources professionnelles et techniques

Conseiller financier principal

Gestionnaire immobilier

Analyste d’accord d’occupation du projet

Autre (spécifier)

2.0 Source de financement

  • Préciser la source de financement pour le pouvoir de dépenser :
    • Crédit 1 de SPAC (Dépenses de fonctionnement et contributions) ou affectation à but spécial, Biens immobiliers
    • Crédit 5 de SPAC (Dépenses en capital), Biens immobiliers

3.0 Signatures de SPAC

Remarque : Vérifier les directives du SNGP pour déterminer le fondé de pouvoir (niveau du poste) autorisé à donner son approbation en signant le groupe signature ci-après prévu à cet effet.

Action

Date

Signature

Préparé par :

Chef de projet

 
 

 
 

Recommandé par :

 

 

Approuvé par :