Guide et modèle de rédaction des rapports de faisabilité

Lignes directrices concernant le rapport de faisabilité

Le rapport de faisabilité (RF) présente les paramètres du projet et les solutions possibles au problème, au besoin ou à l'opportunité qui ont été définis. Il développe chacune de ces solutions possibles, en fournissant des précisions suffisantes et des évaluations non financières, afin de permettre au chef de projet de recommander à l'autorité approbatrice toutes les solutions viables possibles qui devraient faire l'objet d'une analyse plus poussée à la phase suivante (Rapport d'analyse des investissements [RAI]). De plus, pour les options jugées faisables (d'après les évaluations non financières), des estimations indicatives des coûts (de catégorie D) devraient être établies et leur durée estimative devrait être déterminée comme données d'entrée de l'analyse financière des options à considérer à la phase d'analyse. Le RF devrait aussi justifier les raisons pour lesquelles une solution possible a été jugée non viable ou non conforme à la politique gouvernementale ou aux objectifs du projet et a, par conséquent, été éliminée.

Lorsque des études techniques (enquêtes et rapports) ont été menées, elles devraient être utilisées comme intrant pour la rédaction du rapport de faisabilité.

Conformément à la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, dans certains cas, il n'est pas nécessaire de produire un rapport de faisabilité distinct, car le RAI présente une évaluation suffisante de la faisabilité.

1.0 Sommaire

Objet

Le sommaire a pour objet de présenter un court survol des renseignements les plus essentiels et les plus pertinents à la prise de décisions concernant le projet.

Contenu proposé

  1. Énoncer clairement le problème ou l'opportunité faisant l'objet d'une évaluation.
  2. Relever toute question particulière qui pourrait nécessiter l'attention du Conseil d'investissement des biens immobiliers (ou des conseils d'investissement régionaux respectifs). Faire mention de toutes les répercussions sur le ou les clients ou les autres intervenants, le cas échéant.
  3. Énumérer les options recommandées pour analyse.

2.0 Définition du problème/de l'opportunité

Objet

Cette section a pour objet de définir le problème ou l'opportunité à l'étude qui est décrit dans l'Énoncé des exigences du projet. Cerner en peu de mots le problème principal ou la question essentielle que le projet proposé cherche à régler, qui peut être relatif à des biens ou à des locaux.

3.0 Portée du projet

Objet

L'objet de cette section est de faire une description complète des principales exigences du projet. On devrait y trouver des détails pertinents sur le contexte dans lequel se déroulera le projet proposé. Si l'information nécessaire pour rédiger cette section du RF provient de l'Énoncé des exigences (EE) ou du Plan préliminaire de projet (PPP), il faut l'indiquer et résumer les principaux éléments du contenu. Les renseignements complémentaires qui figurent dans l'EE ou dans le PPP n'ont pas besoin d'être repris dans le rapport de faisabilité.

Contenu proposé

Projets relatifs aux biens

Cette section décrit les exigences principales relatives aux biens du projet proposé.

  1. Faire une description du bien. Il est en général utile de fournir une description détaillée du bien en annexe, mais de présenter un aperçu général du bien et ses points les plus importants dans le corps du texte du RF. La description du bien peut comprendre les éléments suivants : 
    • l'âge, le secteur et les autres caractéristiques principales du bien;
    • le nombre d'occupants touchés par le problème;
    • la nature de toutes les rénovations récentes qui ont été entreprises (peut être présenté dans une annexe);
    • des renseignements détaillés sur les caractéristiques du bien qui revêtent de l'intérêt pour le projet proposé;
    • s'il s'agit d'un bien ayant une désignation patrimoniale ou s'il est visé par d'autres initiatives de conservation. Une désignation par le Bureau d'examen des édifices fédéraux du patrimoine est la désignation la plus pertinente pour les biens de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC);
    • par qui le bien est géré et est‑ce que cela a des répercussions sur le projet.
  2. Inclure un énoncé sur l'état général du bien et de ses installations principales, y compris les restrictions, s'il y en a. Indiquer les exigences qui découleraient de projets futurs, sauf celles qui sont liées au projet en cours.
    Cette partie sera un condensé des données figurant dans le Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI), le Plan de gestion des immeubles, le Rapport sur l'état des immeubles et d'autres documents pertinents. On peut présenter la plupart des renseignements de cette section en annexe, en mentionnant les principaux points dans le corps du texte du RF.
  3. Examiner brièvement le rendement opérationnel, financier et fonctionnel du bien et indiquer si les objectifs de rendement du bien ont été atteints. Relever toutes les questions relatives au rendement opérationnel, financier ou fonctionnel qui pourraient être pertinentes pour le projet. On peut résumer ces renseignements d'après les données figurant dans le PGBI.
  4. Indiquer tout plan futur ayant trait à l'utilisation du bien. Ce peut être des renseignements sur la vie utile restante du bien ou encore le nombre d'années que SPAC entend encore conserver le bien (se reporter au PGBI).
  5. Relever toutes les considérations stratégiques associées à ce projet. Examiner brièvement comment l'utilisation continue du bien visé est conforme aux stratégies régionale et locale de gestion des locaux. Ces stratégies peuvent être décrites dans la Stratégie d'investissement locale ou mentionnées dans le PGBI.
  6. Faire mention de tous les documents connexes qui signalent le problème, le besoin ou l'opportunité.
  7. Décrire les enjeux en matière de santé et de sécurité et toutes répercussions possibles sur les clients ou les locataires.

Projets relatifs aux locaux

Cette section décrit les exigences principales du projet proposé dans la perspective du client.

Remarque : S'il s'agit d'une acquisition de portefeuille, indiquer le ministère client éventuel et les exigences.

  1. Présenter les besoins du client en fonction : 
    • de la superficie actuellement occupée (le cas échéant);
    • du nombre d'employés et/ou d'équivalents temps plein validé par le client.
  2. Déterminer le type de locaux demandés, la date du début de leur occupation et la durée de leur utilisation, de même que le contexte, si on le connaît, de l'ensemble de la demande pertinente des clients pour l'emplacement. Indiquer tout facteur particulier qui concerne soit les besoins des clients, soit la nature des biens, comme, dans le cas des besoins du client, un emplacement ou un genre d'emplacement particulier et les exigences accrues en matière de sécurité d'un ministère dont les activités sont de nature très délicate, compte tenu de la nature des biens, les exigences particulières pour un édifice à valeur patrimoniale. Fournir des renseignements sommaires sur les raisons de ces exigences particulières.
  3. Expliquer comment on se conforme au Plan de gestion des biens immobiliers.
  4. Décrire tout engagement d'occupation qui a pu être pris par le client. L'analyste devrait préciser la durée de cet engagement et examiner ce qui arrivera probablement à la fin de l'engagement.
  5. Mentionner les éléments qui pourraient ne pas être conformes aux Normes d'aménagement des locaux.
  6. Préciser les éléments moteurs du projet : 
    • nouveau programme d'un client;
    • modifications des locaux d'un client (agrandissement, réduction, vocation modifiée des locaux ou regroupement);
    • choix du moment – durée de l'occupation.
  7. Indiquer, s'il y a lieu, la demande future éventuelle des autres ministères fédéraux qui est pertinente pour le projet.

Conseils sur la rédaction de cette section

Selon toute vraisemblance, cette section du RF comprendra beaucoup de renseignements détaillés. L'équipe de projet devrait, autant que possible, présenter les données numériques sous forme de tableaux ou en annexe.

Documents de référence

  • Guide des investissements immobiliers, section 4.1, Définir les besoins des clients
  • Version courante de la Stratégie de développement durable du ministère client

4.0 Détermination et analyse des options

Objet

Cette section a pour objet d'énumérer et d'analyser toutes les options dont on peut se prévaloir pour satisfaire aux exigences du projet ainsi que de consigner les résultats de l'évaluation de la faisabilité de chacune des options. La documentation comprendra les raisons à l'appui des options viables (qui seront analysées dans le RAI lors de la prochaine phase) et les raisons pour lesquelles les options non viables sont rejetées.

4.1 Options envisagées

Contenu proposé

  1. Énumérer et décrire toutes les options raisonnables qui permettraient de satisfaire aux exigences du projet. À ce stade, il est préférable d'indiquer un grand nombre d'options, et de les éliminer plus tard, plutôt que de se concentrer trop tôt sur un nombre très limité d'options.

    Les options suivantes pourraient être envisagées pour les projets relatifs aux biens : 

    • réparations, réfection, rénovation et conservation;
    • démolition et reconstruction;
    • cession et démolition, achat et adaptation;
    • vente.

    Les options suivantes pourraient être envisagées pour les projets relatifs aux locaux : 

    • locaux inoccupés appartenant à l'État;
    • appel d'offres en vue de louer des locaux existants;
    • renouvellement du bail actuel;
    • construction à des fins de location;
    • bail-achat;
    • construction par le gouvernement;
    • acquisition d'un immeuble existant;
    • partenariat public-privé (un outil d'examen des partenariat public‑privé est en train d'être élaboré pour les grands projets);
    • optimisation des locaux actuels.
  2. Distinguer les options qui devront faire l'objet d'une analyse poussée et celles qui sont nettement peu pratiques et qui seront éliminées. Indiquer brièvement les raisons pour lesquelles ces dernières ne sont pas retenues.
  3. Le RF devrait comprendre un scénario de référence (qui représente le statu quo). Le scénario de référence devrait être compris dans l'analyse approfondie car il représente habituellement l'option de rechange si le projet recommandé n'est pas approuvé.
  4. En rédigeant cette section, il faut veiller à ce que toutes les options raisonnables pour fournir des locaux soient explorées.
  5. Les options réalisables qui seront analysées doivent être exposées en détail et leur durée estimative doit être déterminée. Les options réalisables doivent aussi s'accompagner d'estimations indicatives (de catégorie D) des coûts de construction, de location et d'aménagement. Ces éléments contribueront à établir les coûts du cycle de vie lors la prochaine phase (dans le RAI). La durée du projet pourrait comprendre les jalons suivants du SNGP et du projet : 
    • date d'approbation de l'Énoncé des exigences;
    • date d'approbation du PPP;
    • date d'approbation du RF;
    • date de l'approbation préliminaire de projet (APP) ou de l'approbation du projet de location (APL);
    • date de la Demande de renseignements;
    • date de la Demande de qualification;
    • date de la Demande de propositions;
    • date de l'approbation définitive de projet (ADP);
    • date de début des négociations;
    • autorité chargée du contrat de location (date d'octroi du contrat de location);
    • date de début de la construction de l'immeuble de base;
    • date de début de la conception de l'aménagement;
    • date de début de la construction de l'aménagement;
    • date de transfert du produit;
    • date de début du déménagement.

    Des estimations indicatives pourraient être fournies pour les éléments suivants : 

    • coûts d'aménagement;
    • coûts de construction de l'immeuble de base;
    • taux de location nets;
    • frais de fonctionnement et d'entretien;
    • taxes;
    • coût des terrains.

    Les principales caractéristiques de chaque option devraient être résumées sous forme de texte ou de tableau et les renseignements complémentaires devraient figurer dans une annexe (par ex. le Rapport des coûts du projet). Il est important d'indiquer les principales hypothèses qui ont été faites et le niveau de risque associé aux estimations fournies. Il faut savoir que les estimations indicatives des coûts ne devraient être fournies que pour les options réalisables. Toutefois, la liste des grands jalons doit être établie pour chaque option examinée dans le cadre du Rapport de faisabilité, car elle sera utilisée pour déterminer si les options correspondent aux échéanciers prévus (voir la section 4.2).

  6. Veiller à ce que les options tiennent compte des exigences de la Stratégie de développement durable de SPAC.

4.2 Analyse des facteurs non financiers

L'analyse des facteurs non financiers vise à faire en sorte que tous les facteurs qualitatifs qui représentent une valeur pour le gouvernement fédéral soient pris en considération dans l'analyse des investissements.

Contenu proposé

Fournir les renseignements suivants pour chacune des options possibles : 

  1. Indiquer tous les facteurs non financiers qui peuvent avoir une incidence sur le choix des options préférées et se concentrer sur les décisions qui sont implicites en prévision de l'APP/APL.

    Voici certains facteurs qui peuvent être pris en considération : 

    • la mesure dans laquelle chaque option répond aux besoins définis du client; s'il y a des avantages pour le client concernant l'emplacement ou l'utilisation qui sont rattachés à certaines options;
    • la mesure dans laquelle chaque option permet de respecter les échéanciers prévus;
    • une comparaison des options des points de vue des exigences de diverses politiques et de divers règlements, par exemple en matière de santé et de sécurité, de durabilité, d'accessibilité, de contribution sociale et de présence fédérale;
    • la mesure dans laquelle l'option favorise la conservation du patrimoine et correspond à la section 6.1.9 de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers et à la Politique de bon voisinage;
    • une analyse qualitative de l'incidence positive ou négative des facteurs environnementaux pour chaque option;
    • la mesure dans laquelle chaque option appuie les buts et les objectifs de la Stratégie de développement durable (SDD) de SPAC; indiquer les différences importantes entre les options en ce qui concerne la capacité de respecter les objectifs de la SDD.
  2. L'utilisation d'un tableau d'évaluation permet de faire en sorte que toutes les options réalisables soient prises en considération de façon structurée, uniforme et méthodique, et qu'elles soient évaluées en fonction de tous les facteurs non financiers pertinents, ce qui favorisera la formulation d'une recommandation justifiable fondée sur tous les critères importants.

    Le tableau d'évaluation consiste en une liste de facteurs pertinents qui sont pondérés selon leur importance relative. Une cote est attribuée à chaque facteur afin d'indiquer le rendement probable d'une option particulière par rapport au facteur en question. En multipliant le coefficient de pondération par la note attribuée à chaque facteur, on obtient une cote pondérée. En additionnant les cotes pondérées, on obtient une note d'évaluation pour chaque option au titre des facteurs non financiers. Ces notes permettent ensuite de comparer les différentes options. L'option privilégiée (du point de vue des facteurs qualitatifs) sera celle qui aura obtenu la note la plus élevée.

    • Pondération des critères : Le coefficient de pondération attribué à un critère reflète son importance relative. Le poids de chaque critère est exprimé en pourcentage, de façon à ce que le total des coefficients de pondération de l'ensemble des critères corresponde à 100 %. Pour attribuer les coefficients de pondération, l'analyste doit examiner les critères retenus et déterminer, selon le cas d'investissement, s'il s'agit d'un critère majeur ou d'un critère mineur. L'écart entre les coefficients de pondération attribués aux critères ne devrait pas être tel que seul le premier critère conserve de l'importance.
    • Échelle de cotation des facteurs : Pour comparer les options, on utilise une échelle de cotation qui permet de transposer les observations qualitatives en valeurs numériques. Selon cette méthode, chaque critère est évalué sur une échelle allant de 0 (cote la plus faible) à 5 (cote la plus élevée). Une cote de 5 indique que l'option correspond étroitement au facteur et qu'elle permet d'atteindre les objectifs qui y sont associés. Une cote de 0 indique que l'option ne présente aucun avantage matériel pour un facteur particulier. L'analyste se fonde sur l'analyse et sur son jugement professionnel pour attribuer la cote pertinente. Il fournit souvent les données à l'appui de ses décisions.

    Le cadre d'évaluation peut aider l'analyste à mettre en balance les avantages des différentes options et à recommander l'approche qui présente la plus grande utilité générale. La figure qui suit est un exemple de tableau d'évaluation.

    Sommaire du tableau

    Ce tableau mesure la faisabilité des options. Il attribue une note à chaque option pour chaque facteur non-financier. Il calcule la note totale pour chaque option, laquelle est la somme de toutes les notes pour les facteurs non financier.

    Exemple de tableau d'évaluation pour une analyse qualitative
    Facteur non financier Coefficient de pondération Option 1 Option 2 Option 3
    Cote Note Cote Note Cote Note
    Facteur 1 30 4 120 3 90 4 120
    Facteur 2 25 2 50 5 125 4 100
    Facteur 3 20 4 80 2 40 3 60
    Facteur 4 15 5 75 1 15 4 60
    Facteur 5 10 2 20 3 30 3 30
    Total 100   345   300   370
  3. Présenter les résultats de l'analyse, y compris la justification à l'appui des cotes attribuées et les coefficients de pondération ainsi que les conclusions tirées. Une analyse détaillée peut être jointe en annexe.

4.3 Évaluation des risques que présentent les options

Cette section a pour objet de déterminer les principaux facteurs de risque associés à chaque option qui est envisagée dans le cadre du rapport de faisabilité.

REMARQUE : Une évaluation des risques plus approfondie sera faite aux fins du RAI. Pour le rapport de faisabilité, présenter les résultats de l'évaluation préliminaire des risques de chaque option en fonction de la portée, des délais, des coûts ou d'autres considérations relatives au problème/à l'opportunité, comme les facteurs liés à l'environnement ou à l'infrastructure et les facteurs techniques, politiques, juridiques, organisationnels ou sociaux. Ces dernières considérations, qui pourront être tirées des hypothèses et des contraintes dont il a été question dans le Plan préliminaire de projet, illustrent la capacité du projet d'atteindre ses objectifs.

  1. La première étape consiste à déterminer les facteurs de risque susceptibles d'être pertinents pour chacune des options analysées.
  2. Même si les facteurs de risque pertinents seront différents pour chaque cas d'investissement, voici quelques uns des facteurs qui pourraient être pris en considération : 
    • risque que le projet ne permette pas de corriger entièrement le problème;
    • risque que les besoins de l'utilisateur ne soient pas satisfaits;
    • risque que les besoins changent;
    • risque que la demande prévue ne se concrétise pas;
    • risque que les échéanciers ne soient pas respectés;
    • risque de dépassement des coûts;
    • risque que le rendement futur soit entravé;
    • risque de dégradation de l'environnement.
  3. Une fois les facteurs de risque déterminés, il faut évaluer le niveau de risque relatif associé à chacune des options. Bien que diverses méthodes d'évaluation puissent être utilisées à cet égard, une méthode est proposée ci dessous.

    Il pourra être utile de prendre les mesures suivantes à cette étape : 

    • Cerner toutes les sources de risque liées à chaque option envisagée.
    • Évaluer tous les éléments de risque pour chaque option. L'évaluation des risques est le produit de la probabilité multipliée par le degré d'incidence, comme on le voit ci‑après.

      Risque très élevé (10)
      Incidence élevée et probabilité élevée

      Risque élevé (5)
      Incidence élevée et probabilité moyenne,
      ou incidence moyenne et probabilité élevée

      Risque moyen-élevé (3)
      Incidence moyenne et probabilité moyenne

      Risque moyen (2)
      Incidence faible et probabilité élevée,
      ou incidence élevée et probabilité faible

      Risque faible (1)
      Incidence faible et probabilité moyenne,
      ou incidence moyenne et probabilité faible

      Risque très faible (0)
      Incidence faible et probabilité faible

    • Évaluer le niveau de risque global de chaque option. On peut recourir à un tableau d'évaluation à cette fin. Les éléments de risque sont inscrits dans les rangées du tableau et les options dans les colonnes. Chaque cellule du tableau permet ensuite de déterminer la probabilité que le risque se matérialise et le degré d'incidence qu'il aurait sur une option, puis de lui attribuer une note. Le but de cet exercice est de définir les niveaux de risque relatifs des options qui sont en train d'être évaluées.

      Sommaire du tableau

      Ce tableau énumère la liste des options avec leurs facteurs de risque. Il attribue à chaque option une note pour chaque facteur, laquelle représente le niveau de risque pour cette option. En bas du tableau, une note globale est attribuée pour chaque option.

      Exemple de tableau d'évaluation des risques
      Facteur de risque Option 1 Option 2 Option 3
      Risque Note Risque Note Risque Note
      Facteur 1 Élevé 5 Moyen 2 Moyen 2
      Facteur 2 Moyen 2 Faible 1 Moyen 2
      Facteur 3 Faible 1 Très faible 0 Faible 1
      Facteur 4 Très faible 0 Élevé 5 Faible 1
      Facteur 5 Moyen 2 Élevé 5 Faible 1
      Total   10   13   7
  4. Présenter les résultats et les conclusions de l'évaluation des risques. Quelle option comporte le niveau de risque le plus faible? Est ce qu'il y a des options qui comportent un niveau de risque élevé au point d'être inacceptable? L'évaluation des risques servira à l'élaboration d'un plan de gestion des risques dans le RAI pour les options recommandées.

Conseils pour la rédaction de cette section : 

Les résultats des analyses de faisabilité devraient être présentés sous forme de tableaux, plutôt que dans un texte, et les observations et les conclusions être présentées dans le texte, si possible. Il est recommandé de s'adresser aux centres d'expertise compétents pour obtenir des conseils au sujet de la présente section. Il est important de faire état des hypothèses qui ont été utilisées.

Documents de référence : Les documents suivants ne constituent pas une liste exhaustive, car beaucoup de politiques, de procédures, etc., peuvent être consultées et elles jouent toutes un rôle dans la sélection d'options appropriées à examiner dans le RAI.

5.0 Options à analyser recommandées

L'objectif de la présente section est de regrouper les résultats de toutes les analyses qui ont été effectuées. Examiner en parallèle les résultats de l'analyse des facteurs non financiers et les résultats de l'évaluation des risques.

Résumer les principales conclusions tirées du classement des options. Déterminer les options recommandées pour une analyse plus poussée (et qui feront notamment l'objet d'une analyse financière) au cours de la phase d'analyse, en prévision du RAI.

6.0 Approbations/Signatures

Rédigé par : 
(Signature)

En lettres moulées :

Nom : 

Poste : 

Date : 

Approuvé par :
(Signature)

En lettres moulées :

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