Rapport de faisabilité (pour les projets relatifs aux biens)

Résumé

  1. Définition du problème ou de l'opportunité
  2. Contexte
  3. Considérations liées au projet
  4. Définition et analyse des options
  5. Options recommandées aux fins d'analyse plus détaillée
  6. Équipe de projet, approbation et signatures

Le rapport de faisabilité (RF) présente les paramètres du projet et les solutions possibles au problème, au besoin ou à l'opportunité qui ont été définis. Il développe chacune de ces solutions possibles, en fournissant des précisions suffisantes et des évaluations non financières, afin de permettre au chef de projet de recommander à l'autorité approbatrice toutes les solutions viables possibles qui devraient faire l'objet d'une analyse plus poussée è la phase suivante (Rapport d'analyse des investissements [RAI]). Le RF devrait aussi justifier les raisons pour lesquelles une solution possible a été jugée non viable ou non conforme à la politique gouvernementale ou aux objectifs du projet et a, par conséquent, été éliminée.

Résumé

  1. Énoncé du problème ou de l'opportunité
    • Définition du problème ou de l'opportunité
  2. Approbations, décisions et ententes précédentes (le cas échéant)
  3. Questions spéciales à porter à l'attention du Conseil régional de gestion des investissements et du Conseil d'investissement des biens immobiliers (le cas échéant)
    • Gestion des risques
    • Considération politique potentielle
    • Échéancier
    • Enjeux juridiques
    • Problèmes axés sur les clients
    • Objectifs du Ministère en matière de développement durable
    • Protection du patrimoine
    • Intérêt du public
    • Projets connexes récents ou en cours
  4. Liste des options à analyser

1.0 Définition du problème ou de l'opportunité

  1. Principaux enjeux (facteurs ayant motivé le lancement du projet)
    • Entretien ou amélioration du bien
    • Questions liées à l'inefficacité d'un système
    • Amélioration du rendement environnemental
    • Opportunités possibles
    • Besoins du client
    • Situation d'urgence
  2. Approbations, décisions ou ententes précédentes
    • Décision du Conseil régional de gestion des investissements (CRGI)
    • Décision du Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI)
    • Approbations du Conseil du Trésor (CT)
    • Décision du Cabinet ou du Ministère
    • Entente interministérielle

Remarque : La présente section ne doit contenir aucune indication de la solution proposée. Sa raison d'être est de mettre l'accent sur les catalyseurs du projet.

2.0 Contexte

2.1 Historique du projet

  • Bref historique
  • Relation avec d'autres projets ou programmes (le cas échéant)

2.2 État de l'immeuble

  1. Brève description de l'immeuble
    • Âge, secteur, emplacement, caractéristiques principales, classification, propriétaire
    • Évaluation du rendement environnemental (BOMA BESt, LEED, etc.)
    • Considérations patrimoniales
    • Valeur stratégique du bien
  2. Plans futurs pour l'utilisation du bien
  3. Renseignements généraux sur l'état de l'immeuble tirés du Rapport sur l'état des immeubles, de la Gestion des immeubles et des installations, du Plan de gestion des immeubles, du Plan de gestion des biens immobiliers, etc. (s'il y a lieu)
    • Systèmes de l'immeuble (architecture, structure, système d'alarme-incendie, état de l'intérieur de l'immeuble, systèmes mécaniques, systèmes électriques, qualité de l'air intérieur, etc.)
    • Limites
    • Rénovations récentes
    • Indice de l'état des installations (IEI) [s'il y a lieu]
    • Exigences à venir
    • Rendement opérationnel, financier, environnemental et fonctionnel
    • Problèmes et répercussions liés au projet
    • Accessibilité
    • Répercussions du problème actuel sur les locataires (le cas échéant)

2.3 Considérations liées aux locataires

  • Liste des occupants
  • Type et superficie des locaux occupés sous forme de tableau (s'il y a lieu)
Sommaire du tableau

Le tableau présente le type et la superficie de locaux occupés par chaque client, et la date d'expiration de l'accord d'occupation.

Client Type de locaux m2u m2l Date d'expiration de l'accord d'occupation
X Entreposage 473,9 494,3 Le 31 août 2013
Y Bureaux
Locaux à usage particulier
2 744
774,3
2 982,6
807,5
Le 31 décembre 2014
Z Bureaux 6 900 7 495,1 Le 30 septembre 2015
    10 892,2 11 779,5  
  • Information sur les changements, les déménagements et les enjeux du client (s'il y a lieu)

2.4 Contexte stratégique

  1. Décrire le lien du problème ou de l'opportunité avec les stratégies et les plans actuels
    • Stratégie d'investissement nationale (SIN)
    • Stratégie d'investissement régionale (SIR)
    • Stratégie d'investissement locale (SIL)
    • Stratégie relative au portefeuille
    • Plan d'action stratégique
    • Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI)
    • Plan de gestion des immeubles (PGI)
    • Stratégie du client (expliquer la stratégie de gestion des locaux du client à court et à long terme, s'il y a lieu)
  2. Rencontrer un membre du Secteur de la gestion du portefeuille, l'analyste des Services de propriétaire investisseur, le gestionnaire des biens et tous les autres intervenants pertinents pour s'assurer que tous les renseignements contextuels nécessaires sont fournis, entre autres les directives supplémentaires de la haute direction, les priorités, les réductions budgétaires ainsi que les résultats de l'examen stratégique et opérationnel, etc.

2.5 Intervenants

(Groupes pertinents qui pourraient être visés par le problème ou l'opportunité)

  1. Dresser la liste de tous les intervenants pertinents qui sont concernés par le problème ou par l'opportunité
  2. Décrire brièvement leurs enjeux ou leur intérêt

3.0 Considérations liées au projet

Souligner les exigences ou les enjeux particuliers qui concernent notamment :

  • les exigences techniques;
  • le degré d'urgence;
  • la santé et la sécurité;
  • les exigences environnementales;
  • les exigences relatives à la Stratégie de développement durable;
  • les exigences relatives à une stratégie actuelle;
  • les exigences d'ordre politique;
  • les exigences du calendrier;
  • les exigences en matière de sécurité;
  • les exigences en matière d'accessibilité;
  • les exigences visant à donner suite à l'état du bien;
  • les édifices patrimoniaux;
  • les besoins du client;
  • d'autres exigences.

4.0 Définition et analyse des options

4.1 Options envisagées

**L'option de maintenir le statu quo doit être analysée en profondeur et les répercussions doivent être établies. Se reporter au scénario de référence (statu quo).

  • Énumérer et décrire toutes les options raisonnables qui permettraient de satisfaire aux exigences du projet
  • Il est préférable de déterminer un grand nombre d'options, puis de les éliminer
  • Voici certains exemples d'options pour des projets relatifs aux biens :
    • statu quo (entretenir le bien tel quel; effectuer des réparations mineures seulement lorsque c'est nécessaire);
    • réparations, remplacement, mise à niveau;
    • rénovation, conservation du patrimoine, réfection;
    • démolition, aliénation, déconstruction;
    • etc.

4.2 Analyse des facteurs non financiers et évaluation préliminaire des risques

1) Description des options

Option 1 : Statu quo

  • Portée : Expliquer clairement les détails de cette option (en quoi elle consiste) et ses limites

Option 2

  • Portée : Expliquer clairement les détails de cette option (en quoi elle consiste) et ses limites
  • Cette option comprend/ne comprend pas :
  • Portée des travaux supplémentaires (en comparaison avec l'option X) :

Option 3

  • Portée : Expliquer clairement les détails de cette option (en quoi elle consiste) et ses limites
  • Cette option comprend/ne comprend pas :
  • Portée des travaux supplémentaires (en comparaison avec l'option X et Y) :

2) Tableau sur les avantages, les inconvénients et l'évaluation préliminaire des risques. Exemple :

Sommaire du tableau

Le tableau présente des exemples d'options, leurs avantages, inconvénients et l'évaluation préliminaire des risques pour chacune des options.

Options Avantages Inconvénients Évaluation préliminaire des risques
(élevé, modéré, faible)
Option 1 : Statu quo
  • Perturbation : Aucune perturbation supplémentaire du service d'ascenseurs ne sera causée par la mise à niveau des appareils.
  • Codes et normes : Ne règle pas les cas de non-conformité relativement à la conception à accès facile, à la norme CSA-B44, Code de sécurité sur les ascenseurs, et aux consignes de sécurité de la Commission des normes techniques et de la sécurité.
  • Entretien futur : Augmentation des coûts d'immobilisations et d'entretien en raison du remplacement des composantes désuètes des systèmes de contrôle et de fonctionnement actuels.
  • Satisfaction des locataires : Insatisfaction continue des locataires concernant le service d'ascenseurs et la fiabilité de celui-ci, en raison notamment de nombreuses interruptions et de cas de personnes coincées dans un ascenseur.
  • Risque de retards dans le cadre du projet (très faible) : Aucun travail supplémentaire ne sera effectué sur l'étage.
  • Risque d'une éventuelle défaillance des systèmes (élevé) : La défaillance de machineries désuètes et l'inefficacité des opérations sur le plan énergétique posent un risque en matière de santé et de sécurité pour les occupants et les visiteurs.
Option 2 : Mise à niveau afin de se conformer uniquement à la norme CSA-B44 actuelle, Code de sécurité sur les ascenseurs
  • Santé et sécurité : Le niveau de sécurité du système d'ascenseurs sera amélioré considérablement.
  • Codes et normes : Conformité totale relativement à la conception à accès facile, à la norme CSA-B44, Code de sécurité sur les ascenseurs, et aux consignes de sécurité de la Commission des normes techniques et de la sécurité.
  • Perturbation : Le service d'ascenseurs sera perturbé; un appareil à la fois sera mis hors service pendant la mise à niveau, soit de quatre à cinq semaines environ.
  • Satisfaction des locataires : Aucune amélioration au service d'ascenseurs ni à la fiabilité.
  • Modernisation future : Environ de 15 % à 20 % de ces travaux (et des coûts) seront redondants lorsqu'on effectuera une modernisation importante à l'avenir.
  • Efficacité énergétique : Aucune économie liée à l'énergie ne sera réalisée, car l'équipement de contrôle et de fonctionnement original sera conservé.
  • Risque de retards dans le cadre du projet (modéré) : Retards au calendrier en raison de facteurs inconnus ou de travaux supplémentaires nécessaires pour se conformer aux divers codes et aux normes.
  • Risque de dépassement des coûts (modéré) : Augmentation des coûts attribuable à des facteurs inconnus avant la phase de construction.
Option 3 :
Modernisation complète des ascenseurs
  • Santé et sécurité : Le niveau de sécurité du système d'ascenseurs sera amélioré considérablement.
  • Codes et normes : Conformité totale relativement à la conception à accès facile, à la norme CSA-B44, Code de sécurité sur les ascenseurs, et aux consignes de sécurité de la Commission des normes techniques et de la sécurité.
  • Solution à long terme : Des cabines intérieures adaptées et mises à niveau qui ne nécessiteront aucune autre réparation avant 10 à 15 ans.
  • Satisfaction des locataires : Amélioration considérable du service des ascenseurs et de la fiabilité du système, et réduction du temps d'attente grâce à l'installation de contrôles informatisés dotés d'un microprocesseur et d'un système de répartition.
  • Efficacité énergétique : Des économies énergétiques de plus de 40 % seront générées grâce à l'installation de moteurs d'entraînement à semi-conducteurs et d'un aimant permanent qui alterne le moteur actuel des machines sans engrenage.
  • Projet de réfection : La préparation et le calendrier d'autres projets réalisés dans le complexe et le calendrier connexe pourraient faire en sorte que l'on doive réévaluer, mettre à niveau ou changer certains éléments de l'immeuble de base qui font partie du présent projet.
  • Perturbation : Il s'agit de l'option entraînant la plus longue mise hors service de chacun des ascenseurs (environ 12 semaines).
  • Risque de retards dans le cadre du projet (faible) : Retards au calendrier en raison de facteurs inconnus durant la phase de construction.
  • Risque de dépassement des coûts (faible) : Augmentation des coûts attribuable à des facteurs inconnus avant la phase de construction ou à des dessins d'après exécution inexacts.

Voici des exemples de facteurs non financiers :

  • satisfaction des exigences du projet;
  • compatibilité stratégique (vision et plan à long terme, SIN, SIR, PGBI, SIL, etc.);
  • répercussions sur la diversité et l'équilibre de l'inventaire;
  • respect des exigences temporelles;
  • appui aux objectifs de la Stratégie de développement durable de SPAC;
  • satisfaction des exigences du client;
  • caractère approprié des locaux;
  • santé et sécurité;
  • code en matière de protection sismique;
  • conservation de la valeur patrimoniale;
  • continuité des opérations;
  • souplesse;
  • perturbations subies par les locataires;
  • accessibilité;
  • présence du gouvernement fédéral;
  • politique de bon voisinage;
  • facteurs environnementaux;
  • considérations relatives aux Autochtones.

Exemples d'autres facteurs de risque pertinents à chaque option

  • Risque que le projet ne permette pas de corriger entièrement le problème
  • Risque que les besoins de l'utilisateur ne soient pas satisfaits
  • Risque que les exigences changent
  • Risque que les échéanciers ne soient pas respectés
  • Risque de dépassement des coûts
  • Risque que le rendement futur soit entravé
  • Risque de dégradation de l'environnement
  • Risque de dépasser le financement approuvé
  • Risque de défaillance des systèmes de l'immeuble de base
  • Risque lié à la qualité de l'air intérieur
  • Risque lié aux exigences du Code de prévention des incendies
  • Risque lié à une demande de non-conformité
  • Risque de pressions politiques
  • Risque lié à un engagement du client envers le projet
  • Risque que les priorités changent au sein du gouvernement fédéral ou du Ministère
  • Autres risques connexes

4.3 Options non réalisables

  • Toutes les options qui ont été examinées mais qui ne sont pas réalisables
  • Expliquer clairement les raisons pour lesquelles les options ne sont pas prises en considération pour une analyse plus approfondie

4.4 Options réalisables

  • Indiquer les options qui seront analysées plus en profondeur
    • Détailler les principales options analysées
    • Expliquer la stratégie du client (ou du portefeuille régional) et les paramètres des options
    • Calendrier proposé (jalons du projet seulement)

5.0 Options recommandées aux fins d'analyse plus détaillée

  • Combiner les résultats et résumer les principales observations découlant de l'analyse des options (déterminer quelles options ont été considérées comme réalisables à la suite d'une analyse non financière et d'une évaluation des risques)
  • Déterminer les options recommandées pour une analyse plus poussée dans le cadre de la préparation du RAI

6.0 Équipe de projet, approbation et signatures

Poste (exemples)

Organisation

Nom

Directeur de projet

 

 

Chef principal de projet

 

 

Gestionnaire de projet principal

 

 

Gestionnaire de projet

 

 

Ressources professionnelles et techniques

 

 

Conseiller financier principal

 

 

Gestionnaire immobilier

 

 

Autre (préciser)

 

 


Action

Date

Signature

Préparé par :

Chef de projet

 

 

 
 

Révisé par :

 

 

Recommandé par :

 

 

Approuvé par :