Rapport de faisabilité (pour les projets relatifs aux locaux)

Table des matières

Le rapport de faisabilité (RF) présente les paramètres du projet et les solutions possibles au problème, au besoin ou à lopportunité qui ont été définis. Il développe chacune de ces solutions possibles, en fournissant des précisions suffisantes et des évaluations non financières, afin de permettre au chef de projet de recommander à lautorité approbatrice toutes les solutions viables possibles qui devraient faire lobjet dune analyse plus poussée à la phase suivante (Rapport danalyse des investissements [RAI]). Le RF devrait aussi justifier les raisons pour lesquelles une solution possible a été jugée non viable ou non conforme à la politique gouvernementale ou aux objectifs du projet et a, par conséquent, été éliminée.

Résumé

  1. Énoncé du problème ou de lopportunité
    • Définition du problème ou de lopportunité
  2. Approbations, décisions et ententes précédentes (le cas échéant)
  3. Questions spéciales à porter à lattention du Conseil régional de gestion des investissements et du Conseil dinvestissement des biens immobiliers (le cas échéant)
    • Gestion des risques
    • Considération politique potentielle
    • Échéancier
    • Enjeux juridiques
    • Problèmes axés sur les clients
    • Objectifs du Ministère en matière de développement durable
    • Protection du patrimoine
    • Intérêt du public
    • Projets connexes récents ou en cours
  4. Liste des options à analyser

1.0 Définition du problème ou de lopportunité

  1. Renseignements généraux
    • Besoin dun client
    • Date d'expiration de l'occupation
    • Nouvelle date d'acquisition
    • Date limite pour exercer les options de renouvellement de bail (s'il y a lieu)
    • Emplacement des locaux (adresse)
  2. Facteurs
    • Exigences du programme
    • Locaux actuels inadéquats (s'il y a lieu)
    • Possibilités
  3. Approbations, décisions ou ententes antérieures
    • Conseil dinvestissement des biens immobiliers (CIBI)
    • Conseil régional de gestion des investissements (CRGI)
    • Approbations du Conseil du Trésor (CT)
    • Décisions du Cabinet ou ministérielles
    • Entente interministérielle
  4. Participation particulière d'autres ministères

Remarque : La présente section ne doit comporter aucun indice de la solution proposée, puisqu'elle se concentre sur les éléments qui orientent le projet.

2.0 Contexte

2.1 Historique du projet

  • Description des locataires
    • Brève description des antécédents pertinents de l'occupation du client à cet emplacement
    • Date d'emménagement du client à cet emplacement

2.2 État de l'immeuble

  • Brève description de l'immeuble
    • Âge, secteur, emplacement, caractéristiques principales, classification de l'édifice, propriétaire de l'édifice
    • Historique de l'occupation (À quelle date le gouvernement fédéral a-t-il commencé à louer des locaux dans cet immeuble? De quelle façon les locaux ont-ils été acquis initialement?)
    • Évaluation de la performance environnementale (BOMA BESt, LEED, etc.)
  • État général
    • Rapport sur le rendement de l'immeuble (problèmes relatifs à l'immeuble et répercussions connexes)
    • État des rénovations récentes, des projets de remise à neuf ou des projets de services aux locataires et de l'aménagement
    • Rapport sur l'accessibilité (sil nest pas disponible, il faut soumettre une confirmation de la Gestion des immeubles qui décrit la situation relative à laccès et qui indique la date estimative à laquelle le rapport sera disponible)
    • Rapport sur létat de la location (sil nest pas disponible, il faut soumettre une confirmation de la Gestion des immeubles qui décrit la situation relative à la location et qui indique la date estimative à laquelle le rapport sera disponible)

2.3 Considérations liées aux locataires

  1. Description des locataires
    • Renseignements contextuels sur les locataires
    • Inventaire des locaux actuellement occupés par le ministère client
    • Nature des programmes susceptibles dêtre touchés par la présente exigence

Inventaire des occupations actuelles dans la région Note de bas de page 1

Sommaire du tableau

Le tableau présente, pour chaque adresse ou client, la date de début de l'occupation par le client, la date d'expiration, les options qui restent, la superficie de locaux à bureau occupés, la superficie de locaux à usage particulier occupés et la superficie totale occupée.

Nom ou adresse Date de début de l'occupation par le client Date d'expiration Date d'expiration du bail Options qui restent Locaux à bureaux Locaux à usage particulier Nombre total de  m2l  
Mètres carrés utilisables (m2u)  Mètres carrés louables (m2l) m2u m2l
Fontaine Le 1er avril 2009 Le 31 décembre 2013 Le 31 décembre 2022   117,6 129,2     129,2
Monclair Le 1er mai 2010 Le 31 mars 2013 Le 30 avril 2020   1 350,1 1 357,9     1 357,9
Saint-Joseph Le 1er mai 2010 Le 31 août 2014 Le 31 août 2014 1 X 5 ans 195,6 225,9     225,9
Vincent-Massey Le 1er août 2011 Le 31 mars 2016 Le 31 juillet 2036   1 477 2 429 752,8 884,3 3 313,3
Total général 3 140,3 4 142 752,8 884,3 5 026,3

Occupations actuelles des clients touchés par la présente exigence

Remarque : Les locaux à bureaux et les locaux à usage particulier doivent toujours être montrés séparément, même si leur taux de location est identique.

Sommaire du tableau

Le tableau présente, pour chaque client, le numéro du bail, l'accord d'occupation, le type de financement (coûts remboursés ou non), le type de locaux, le nombre d'équivalents temps plein (ETP), la superficie de locaux occupée, le nombre de stationnements, et la date d'expiration de l'occupation.

Client No du bail Accord d'occupation Financement Type de locaux Nombre d'équivalents temps plein m2u m2l Station-nement Date d'expiration de l'occupation
ABC 123456 4A0000 Coûts non remboursés Bureaux à usage particulier 62 1 000
500
1 125,6
562,8
2 Le 31 mai 2015
123457 4A0001 Coûts remboursés Bureaux 46 750 844,2 3 Le 31 mai 2015
Total pour ABC 108 2 250 2 532,6 5  
  1. Répercussions de l'opportunité ou du problème actuel sur les locataires (le cas échéant)
    • Coûts supplémentaires pour les locataires
    • Perturbation du programme
    • Réinstallation requise
    • Date de mise en service
  2. Activités de liaison avec le client (le cas échéant)
    • De quelle façon les préoccupations du client sont-elles prises en considération?

2.4 Contexte stratégique

  1. Décrire le lien du problème ou de l'opportunité avec les stratégies et les plans actuels
    • Stratégie d'investissement nationale (SIN)
    • Stratégie d'investissement régionale (SIR)
    • Stratégie d'investissement locale (SIL)
    • Stratégie relative au portefeuille
    • Plan d'action stratégique
    • Plan d'action relatif au bail
    • Stratégie du client (expliquer la stratégie de gestion des locaux du client à court et à long terme)
    • Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0
  2. Rencontrer un membre de la Gestion du portefeuille, l'analyste des Services de propriétaire-investisseur, le gestionnaire des biens et tous les autres intervenants pertinents pour s'assurer que tous les renseignements contextuels nécessaires sont inclus, entre autres les directives supplémentaires de la haute direction, les priorités, les réductions budgétaires ainsi que les résultats de l'examen stratégique et opérationnel, etc. De plus, obtenir une copie du manuel Projets de locaux 101, lequel explique les processus associés aux projets de locaux de SPAC et vous oriente à travers la mise en œuvre d'un projet de locaux à partir du début jusqu'à la fin du projet.

2.5 Intervenants

  1. Dresser la liste de tous les intervenants pertinents qui sont concernés par le problème ou par l'opportunité
  2. Décrire brièvement leurs enjeux ou leur intérêt

3.0 Portée du projet Note de bas de page 2

  1. Exigences
    • Superficie requise : nombre d'équivalents temps plein (ETP) à loger, nombre de mètres carrés de locaux à usage particulier, nombre de mètres carrés de locaux d'entreposage (entrepôt, salles de formation, etc.)
    • Type de locaux (indiquer si des locaux non conformes ou des locaux à usage particulier ont été approuvés par SPAC)
    • Locaux transitoires (le cas échéant)
    • Limites géographiques, y compris la justification des limites choisies
      • Nord : _________
      • Sud : _________
      • Ouest : _________
      • Est : _________
    • Identification de la ville et de la province. Indication de tout programme unique et/ou de toute exigence opérationnelle qui pourraient limiter davantage le choix de l'emplacement des locaux, conformément à la Procédure sur les limites géographiques. Ce lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à maSource, le site intranet de TPSGC/SPAC.
    • Date à laquelle les locaux sont requis
    • Durée de l'occupation, telle qu'elle est requise par le client
  2. Limites relatives à l'attribution des locaux de SPAC (voir le tableau ci-dessous)
    • Indiquer le nombre d'ETP
    • Indiquer la superficie accordée (m2u et m2l), conformément aux limites relatives à l'attribution des locaux (Milieu de travail 2.0)
    • Indiquer le ratio m2u/ETP (actuel versus Milieu de travail 2.0)
    • Déterminer si les locaux serviront à des fonctions quasi-judiciaires; si c'est le cas, la superficie allouée en fonction des Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 est différente
    • Fournir une justification si le nombre de m2u par ETP est supérieur à la cible qui a été fixée
    • Satisfaire aux exigences pour assurer la conformité aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 et aux exemptions (locaux non conformes)

Normes d'attribution des locaux fondées sur les exigences du projet

Sommaire du tableau

Le tableau présente, pour chaque client, le type de locaux, le nombre d'ETP, les limites relatives à l'attribution des locaux, la superficie requise, l'écart et le taux d'utilisation.

Client Type de locaux Nombre d'ETP Limites relatives à l'attribution des locaux (m2u) Superficie requise (m2u) Écart (+/-) Taux d'utilisation (m2u par ETP)
X Locaux à bureaux destinés à l'administration générale 183 locaux à bureaux et 5 locaux à usage particulier 2 429,12 2 430 0 12,92
Y Locaux à bureaux destinés au contact avec le public 0 0 0 0 S.O.
Z Locaux à bureaux pour fonctions quasi judiciaires 0 0 0 0 S.O.
Superficie totale utilisable requise 188 2 429,12 2 430   12,92

Calculatrice de l'espace de bureau

  1. Exigences opérationnelles en matière de stationnement (conformément à la Politique en matière de garde des stationnements)
  2. Considérations spéciales (le cas échéant)
    • Emplacement précis dans un immeuble (rez-de-chaussée, aire commerciale, etc.)
    • Type particulier d'emplacement
    • Exigences en matière de sécurité (de nature très délicate)
    • Édifice patrimonial
  3. Prévisions de la demande du client (le cas échéant)
    • Facteurs influant sur la demande future
    • Probabilité des facteurs
    • Répercussions sur les exigences du client
    • Changements prévus aux niveaux de financement
  4. Engagements relatifs à l'occupation (engagement du client versus durée du bail)
  5. Répercussions sur l'enveloppe de locaux et source du financement du client (cadre de contrôle de l'expansion ou coûts non remboursés par le client)

4.0 Définition et analyse des options

4.1 Options envisagées

**Loption de maintenir le statu quo doit être analysée en profondeur et les répercussions doivent être établies.En ce qui concerne les projets relatifs aux locaux, le statu quo consiste à renouveler les baux. Se reporter au scénario de référence (statu quo).

  • Énumérer et décrire toutes les options raisonnables qui permettraient de satisfaire aux exigences du projet
  • Il est préférable de déterminer un grand nombre doptions, puis de les éliminer
  • Voici certains exemples doptions pour des projets relatifs aux locaux :
    • locaux inoccupés appartenant à lÉtat;
    • appel doffres en vue de louer des locaux existants;
    • renouvellement des baux actuels;
    • construction à des fins de location;
    • bail-achat;
    • construction par le gouvernement;
    • acquisition dun immeuble existant;
    • partenariat public-privé (un outil dexamen des partenariats public-privé a été élaboré pour les grands projets);
    • optimisation des locaux actuels.

4.2 Analyse des facteurs non financiers et évaluation préliminaire des risques

Tableau sur les avantages, les inconvénients et lévaluation préliminaire des risques (exemple)

Sommaire du tableau

Le tableau présente des exemples d'options, leurs avantages, inconvénients et l'évaluation préliminaire des risques pour chacune des options.

Option Avantages Inconvénients Évaluation préliminaire des risques
(élevé, modéré, faible)
Option 1 : Renouvel-lement des baux actuels
  • On profite des investissements du client et de linfrastructure actuelle
  • Aucune perturbation dans lexécution du programme des locataires et dans la prestation des services à la population canadienne
  • Processus non concurrentiel
  • Risque de ne pas répondre aux besoins de lutilisateur (faible) : le client a confirmé quil est satisfait des locaux actuels
  • Risque de besoins changeants (faible) : le client a confirmé ses exigences par lentremise de lÉnoncé des exigences et du Questionnaire sur les besoins en locaux du client
Option 2 : Appel doffres de location
  • Processus ouvert, transparent et concurrentiel
  • Locaux conformes au Cadre de gestion des locaux à bureaux
  • Risque de ne pas trouver dautres locaux appropriés
  • Ressources internes limitées
  • Perturbation des activités du client
  • Nouvel aménagement requis, échéancier plus long pour la réalisation du projet
  • Risque de ne pas répondre aux besoins de lutilisateur (modéré) : il y a un risque quon ne trouve pas de locaux adéquats
  • Risque de besoins changeants (modéré) : lorsquun programme fonctionnel est réalisé, le client pourrait changer ses exigences

Voici des exemples de facteurs non financiers :

  • satisfaction des exigences du projet;
  • satisfaction des exigences du client;
  • contexte stratégique;
  • répercussions sur la diversité et léquilibre de linventaire;
  • respect des exigences temporelles;
  • appui aux objectifs de la Stratégie de développement durable de SPAC;
  • caractère approprié des locaux;
  • souplesse;
  • facilité de mise en œuvre;
  • perturbations subies par les locataires;
  • compatibilité stratégique;
  • politique de bon voisinage;
  • facteurs environnementaux;
  • présence du gouvernement fédéral;
  • accessibilité.

Voici des exemples de facteurs de risque pertinents à chaque option (élevé, modéré ou faible) :

  • risque que le projet ne permette pas de corriger entièrement le problème;
  • risque que les besoins de lutilisateur ne soient pas satisfaits;
  • risque que les exigences changent;
  • risque que les échéanciers ne soient pas respectés;
  • risque de dépassement des coûts;
  • risque que le rendement futur soit entravé;
  • risque de dégradation de lenvironnement.

4.3 Options non réalisables

  • Toutes les options qui ont été examinées mais qui ne sont pas réalisables
  • Indiquer clairement les raisons pour lesquelles les options ne sont pas prises en considération pour une analyse plus approfondie
  • Expliquer la stratégie du client (ou du portefeuille régional) et les paramètres des options.

4.4 Options réalisables

  • Indiquer les options qui seront analysées plus en profondeur dans le cadre du RAI
    • Détailler les principales options analysées
    • Expliquer clairement les détails de chaque option (en quoi elles consistent)
    • Expliquer la stratégie du client (ou du portefeuille régional) et les paramètres des options
    • Calendrier proposé (jalons du projet seulement)
    • Un renouvellement à court terme est-il requis pour mettre en oeuvre une des options (p. ex. construction par lÉtat ou bail-achat)?

5.0 Options recommandées aux fins danalyse plus détaillée

  • Combiner les résultats et résumer les principales observations découlant de lanalyse des options (déterminer quelles options ont été considérées comme réalisables à la suite dune analyse non financière et dune évaluation des risques)
  • Déterminer les options recommandées pour une analyse plus poussée dans le cadre de la préparation du RAI

6.0 Équipe de projet, approbation et signatures

Poste

Organisation

Nom

Directeur de projet

 

 

Chef principal de projet

 

 

Conseiller, Services aux clients ou gestionnaire des locaux

 

 

Gestionnaire de projet principal

 

 

Gestionnaire de projet

 

 

Ressources professionnelles et techniques

 

 

Conseiller financier principal

 

 

Gestionnaire immobilier

 

 

Autre (préciser)

 

 


Action

Date

Signature

Préparé par :

Chef de projet

 

 
 

 
 

Révisé par :

 

 

Recommandé par :

 

 

Approuvé par :

 

 

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

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Cette information est tirée de la liste des accords d'occupation.

Note de bas de page 2

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Si le Questionnaire sur les besoins en locaux du client et/ou l'Énoncé des besoins des locataires sont remplis, les inclure en annexe.