Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur

11 juillet 2014

2. Autorisation

La présente directive est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint, Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. Contexte

En juin , le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a approuvé la Politique sur la gestion des projets, dont les exigences sont d'ailleurs prises en compte dans la Politique relative au SNGP du Ministère. Pour satisfaire aux exigences qui s'appliquent aux projets immobiliers, la DGBI a établi la présente directive, qui doit être mise en uvre de pair avec la Politique relative au SNGP.

La présente directive vise à veiller à ce que la méthode du SNGP soit utilisée pour assurer une gestion efficiente, efficace et uniformisée des projets immobiliers. Elle comprend des indications claires sur l'application des principes et des méthodes de gestion de projet à des fins de gestion des risques au Ministère. Elle permet de s'assurer que les intervenants comprennent, de la même manière, leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations en ce qui a trait à la gestion des projets. La présente directive respecte les politiques du Ministère et du Conseil du Trésor (CT) ainsi que les lois et les règlements applicables.

4. Énoncé de la directive

La présente directive a pour objectif de voir à ce que la méthode du SNGP soit appliquée à tous les projets immobiliers (de TPSGC ou d'autres ministères), afin que ceux-ci :

5. Portée

La présente directive s'applique à tous les employés de TPSGC dont les fonctions concernent la gestion de projets immobiliers. Les principes de la méthodologie du SNGP s'appliquent à tous les projets.

6. Définitions

Cadre d'amélioration continue (Continual Improvement Framework) :
Cadre qui comprend le processus et la structure de gouvernance nécessaires à l'approbation et à la mise en application de nouveaux documents ou de documents modifiés relatifs au SNGP.
Conformité au SNGP (NPMS Compliance) :
Il s'agit de la démonstration que les points de vérification du SNGP ont été franchis et approuvés, et que tout document requis selon la Procédure sur la surveillance de la conformité des projets immobiliers au SNGP a été établi, puis approuvé. Pour les demandes soumises au Conseil des investissements, le document de clôture de l'identification définit les exigences relatives à la conformité au SNGP.
Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP) (Organizational Project Management Capacity Assessment [OPMCA]) :
Démonstration fondée sur des données probantes de la capacité d'un ministère ou d'un organisme à gérer son portefeuille de projets prévus.
Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) (Project Complexity and Risk Assessment [PCRA]) :
Cet outil d'évaluation du Conseil du Trésor établit le coefficient de risque et de complexité d'un projet selon quatre niveaux, d'après des critères retenus pour chacun des domaines de connaissances suivants :
  • caractéristiques du projet;
  • gestion stratégique;
  • caractéristiques des contrats ou des acquisitions;
  • ressources humaines;
  • activités;
  • intégration de la gestion de projet;
  • ingénierie;
  • composantes techniques.

TPSGC a le mandat d'approuver les projets dont la note est égale ou inférieure à ce que prévoient les pouvoirs qui lui sont délégués au titre de l'ECOGP. Cependant, les membres du Conseil du Trésor ont le droit d'exiger qu'un projet qui se situe dans les limites de la capacité ministérielle de TPSGC, comme le démontre la note résultant de l'ECRP, soit présenté au Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

Point de vérification du SNGP (NPMS Control Point) :
Il s'agit d'un point auquel un produit livrable donné est approuvé, dans le cadre d'une phase de projet.
Produit livrable du SNGP (NPMS Deliverable) :
Il s'agit d'un document qu'il faut préparer lors d'une phase de projet.
Projet (Project) :
Un projet est une réalisation définie qui a un début et une fin, et qui vise l'obtention d'un produit ou d'un résultat unique.
Projet de services aux locataires (Tenant Service Project) :
Projet qui porte sur des services demandés par un locataire de TPSGC devant être financés par ce locataire pendant la durée de l'occupation.
Projet financé par d'autres ministères (Other Government Department [OGD] Project) :
Il s'agit de projets relatifs à un bien d'un autre ministère ayant pour point de départ les besoins de ce ministère. Ce dernier est responsable du financement et des approbations de projet.
Projets immobiliers (Real Property Projects) :
Il s'agit de projets qui englobent toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, notamment la conclusion de baux, l'aménagement de locaux ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration d'un ouvrage bâti (immeuble, pont, barrage, route, etc.) ou d'un terrain appartenant à l'État.
Projet relatif aux biens (Asset-based Project) :
Il s'agit d'un projet dont le point de départ est la nécessité de moderniser ou de remplacer un bien immobilier existant ou ses composantes. Un tel projet ne constitue pas une activité permanente ou récurrente, comme le sont les travaux d'entretien effectués pour s'assurer que le bien demeure fonctionnel. Voici quelques exemples de travaux pouvant être effectués dans le cadre d'un projet relatif à un bien :
  • la rénovation;
  • des réparations majeures;
  • la démolition;
  • l'installation de nouveaux systèmes;
  • la transformation du bien visant à le rendre conforme aux règlements ou aux politiques.
Projet relatif aux locaux (Space-based Project) :
Projet dont le point de départ est le besoin de locaux, besoin auquel l'on répond par la fourniture de locaux (acquisition ou construction) ou la modification d'éléments intérieurs ou extérieurs existants. Voici quelques exemples de solutions possibles dans le cadre d'un projet relatif aux locaux :
  • bail;
  • bail-achat, acquisition ou construction de nouveaux locaux;
  • ajouts à un immeuble appartenant à TPSGC;
  • optimisation des locaux;
  • aménagement ou réaménagement.
Système national de gestion de projet (SNGP) (National Project Management System, NPMS) :
Le SNGP prescrit les exigences minimales de TPSGC à respecter au cours du cycle de vie d'un projet. Il comprend les éléments suivants :
  • Modèle du SNGP  Il définit les points de vérification distincts qui sont associés aux processus d'approbation des projets de TPSGC, et il indique les produits livrables requis à chaque phase du projet.
  • Feuilles de route du SNGP  Il s'agit de documents d'orientation qui ciblent les activités et les tâches génériques requises à chaque étape et à chaque phase du SNGP. Ces feuilles de route visent à définir de façon plus détaillée les exigences s'appliquant aux différents types de projets.
  • Site Web du SNGP : Site qui permet de consulter en ligne les exigences du SNGP, y compris le modèle du SNGP, les feuilles de route, les modèles de produits livrables et l'orientation technique.
SNGP « allégé » (NPMS Lite) :
Il s'agit d'un processus propre aux projets immobiliers exigeant que des documents soient élaborés selon un modèle simplifié et comportant un nombre réduit de points de vérification. Il doit être appliqué aux projets relatifs à des biens et aux projets d'autres ministères dont la valeur est comprise entre 250 k $ et 1 M $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris). Quant aux projets relatifs à des locaux, le SNGP « allégé » doit être appliqué s'il s'agit d'un projet visant une superficie de moins de 3 000 m2 louables en région, et de moins de 5 000 m2 louables dans le Secteur de la capitale nationale, et relevant de la Direction générale de la Cité parlementaire (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris).
SNGP « complet » (NPMS Full) :
Il s'agit d'un processus propre aux projets immobiliers comportant trois étapes et neuf phases et exigeant que des documents soient élaborés selon un modèle établi. Il doit être appliqué aux projets relatifs à des biens et aux projets d'autres ministères de plus de 1 M $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris). Quant aux projets relatifs à des locaux, le SNGP « complet » doit être appliqué s'il s'agit de projets visant une superficie de plus de 3 000 m2 louables en région, et de plus de 5 000 m2 louables dans le Secteur de la capitale nationale, et relevant de la Direction générale de la Cité parlementaire.
SNGP « ultra léger » (NPMS Ultra Lite) :
Il s'agit d'un processus propre aux projets immobiliers à faible risque et peu complexes d'au moins 25 k $, mais d'au plus 250 k $ (TPS ou TVH comprise et coûts engagés par le client non compris), qui est encore plus simple que le SNGP « allégé ». Les projets de moins de 25 k $ ne sont pas assujettis au SNGP.

7. Responsabilités et obligations

Le sous-ministre adjoint, Direction générale des biens immobiliers, doit élaborer et tenir à jour des directives et des procédures concernant la gestion des projets immobiliers.

Le directeur général, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, doit préparer la formation sur les procédures énoncées dans la présente directive et donner cette formation aux employés dont les fonctions concernent les projets immobiliers.

Les chefs de secteur et les directeurs généraux régionaux doivent s'assurer que leurs employés connaissent la présente directive, surveiller la conformité au sein de leur région ou secteur et résoudre les problèmes de non-conformité. Ils doivent également veiller à la bonne application de la structure de gouvernance du Plan d'investissement intégré pour la conduite des évaluations de la complexité et des risques associés au projet, conformément aux procédures du SNGP.

Les rôles et les responsabilités ci-dessous décrivent une fonction ou un rôle; ce ne sont pas des titres de poste.

Chef de projet de TPSGC (PWGSC Project Leader) : Le chef de projet représente les intérêts de la Direction générale des biens immobiliers ou du principal parrain au sein de l'équipe de projet. Il est responsable de tous les aspects du projet et de la direction de celui-ci durant le cycle de vie du SNGP, de l'étape de début jusqu'à la clôture de l'étape de réalisation de projet. Il doit aussi obtenir l'approbation et le financement nécessaires à la réalisation du projet, en plus de diriger l'équipe de projet. Il doit en outre surveiller le déroulement du projet pour s'assurer que le niveau de financement approuvé est respecté.

Gestionnaire de projet de TPSGC (PWGSC Project Manager) : Le gestionnaire de projet est chargé de gérer quotidiennement et de façon plus détaillée les activités liées au projet. Il agit comme seul point de contact envers tous les intervenants durant la réalisation du projet, et il gère les activités de cette étape conformément au SNGP.

Les employés de TPSGC dont les fonctions concernent la gestion de projets immobiliers doivent s'assurer que les projets sont gérés conformément à l'évaluation du niveau de complexité et de risque, comme il est défini dans la présente directive, ses annexes et la Politique relative au SNGP.

8. Directive

Les employés de TPSGC dont les fonctions concernent la gestion de projets immobiliers sont tenus de suivre les directives et d'utiliser les modèles de produits livrables définis et fournis sur le site Web du SNGP, en plus de consulter la matrice des seuils des projets immobiliers du SNGP pour connaître les produits livrables exigés. Le niveau de précision des documents et les exigences particulières des divers projets sont définis dans les feuilles de route du SNGP.

Le SNGP est composé de trois étapes et de neuf phases, chacune comportant des produits livrables et des points de vérification. Ces trois étapes sont les suivantes :

  • L'étape de début de projet est le moment où on décide de mettre le projet de l'avant ou non et où on procède à l'établissement d'un énoncé des exigences approuvé.
  • L'étape d'identification de projet mène à l'approbation préliminaire de projet (approbation de projet de location). C'est à cette étape qu'on détermine le mécanisme de réalisation du projet.
  • L'étape de réalisation de projet est celle où on met en uvre le projet conformément aux objectifs et aux exigences approuvés de ce dernier.

Le tableau 1 de la section 1 de l'Annexe A présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP « complet » établis pour les projets relatifs aux biens d'une valeur totale supérieure à 1 M $, et pour les projets relatifs aux locaux dont la superficie visée est supérieure à 3 000 m2l (régions) ou à 5 000 m2l (Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire). Le plan de projet doit être mis à jour avant l'approbation, à chaque point de vérification.

Comme il est précisé dans la présente directive, certains projets doivent faire l'objet d'une évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP). Des renseignements supplémentaires au sujet de l'ECRP de TPSGC sont donnés dans le Manuel mentionné à la fin du présent document. Il est à noter que certains projets seront soumis à une ECRP si cette dernière est prévue dans le Plan d'investissement intégré; toutefois, l'ECRP doit être confirmée de nouveau ou mise à jour, selon les directives ci-dessous.

8.1. Étape de début de projet

L'étape de début d'un projet est l'occasion d'examiner les propositions de projets immobiliers dans le cadre de l'approbation de l'énoncé des exigences, afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux stratégies du portefeuille des biens immobiliers de TPSGC et qu'ils répondent aux exigences de la manière la plus efficace possible. Cette étape vise également à examiner les projets proposés qui constituent une occasion à saisir et qui n'ont pas été ciblés comme tels dans un plan existant, ou qui pourraient être considérés comme un projet d'envergure en raison des risques éventuels qu'ils présentent.

8.1.1. Phase de définition

Durant cette phase, on évalue le projet proposé afin de s'assurer que la proposition (ainsi que l'opportunité) satisfait à un ensemble de critères établis, ce qui permet de déterminer si le projet sera mis en uvre ou non.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Énoncé des exigences
  • Point de vérification : Approbation de l'énoncé des exigences

8.2. Étape d'identification de projet

Cette étape permet de s'assurer que les projets présentés aux fins d'une approbation préliminaire de projet ont été évalués et analysés de façon adéquate, conformément au Programme de gestion des locaux et des biens immobiliers de TPSGC, et qu'ils constituent le meilleur investissement possible.

Elle a galement pour but d'aider nos clients gardiens d'immeubles à déterminer et à élaborer les projets qui répondent le mieux aux objectifs de leur ministère, à l'appui du programme immobilier du gouvernement.

8.2.1. Phase de lancement

Durant cette phase, on analyse l'énoncé des exigences et, en se fondant sur ce dernier, on prépare une description préliminaire des buts, des objectifs, des exigences (paramètres clés) et des enjeux connexes. Cette description doit être suffisamment détaillée pour permettre une évaluation préliminaire de la validité et de la pertinence du projet.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Plan préliminaire de projet
  • Point de vérification : Approbation du plan préliminaire du projet

8.2.2. Phase de faisabilité

Durant cette phase, on détermine les exigences du projet et on cible différentes solutions répondant à ces exigences.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Rapport de faisabilité
  • Point de vérification : Approbation du rapport de faisabilité

8.2.3. Phase d'analyse

Lors de cette phase :

  • on examine et évalue les options viables parmi celles ciblées à la phase de faisabilité pour trouver la solution qui répondra le mieux aux besoins du client et qui respectera les contraintes du projet;
  • on établit le budget, le calendrier, les contrôles et les critères d'évaluation du projet qui seront soumis à l'approbation préliminaire de projet.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Rapport d'analyse des investissements (RAI), et réalisation ou mise à jour de l'ECRP
  • Point de vérification : Approbation préliminaire de projet (APP) ou approbation de projet de location (APL)

Remarque : Dans le cas d'un projet de location au-dessus des approbations ministérielles qui implique l'ajout d'un nouvel immeuble (par exemple, une construction à des fins de location ou un bail-achat), une APP est d'abord nécessaire afin d'obtenir l'autorisation de dépenser pour la réalisation du processus d'acquisition. Il faudra ensuite obtenir une approbation définitive de projet (ADP) lorsque le processus d'acquisition ou l'appel d'offres sera terminé. Le coût de l'APP et de l'ADP est fondé sur l'estimation du montant de l'APL.

8.2.4. Phase de clôture de l'identification

Cette phase vise à s'assurer qu'on a procédé à des évaluations, à un échange à des fins de transfert et à des activités de clôture administrative adéquates et qu'on a établi des rapports suffisamment détaillés pour passer à l'étape de la réalisation.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Document de clôture de l'étape d'identification

8.3. Étape de réalisation de projet

Cette étape vise à exprimer les objectifs et les exigences de projet approuvés en critères techniques afin de permettre la conception détaillée et la mise en uvre complète du produit.

8.3.1. Phase de planification

Lors de cette phase :

  • on entreprend les activités de démarrage du projet;
  • on s'assure que les objectifs et les exigences du projet sont suffisamment détaillés pour permettre d'élaborer des directives exhaustives à l'intention de l'équipe de projet;
  • dans le cas d'un projet de location, on peut procéder à l'acquisition de locaux loués;
  • on rédige le plan de gestion de projet.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Plan de gestion de projet
  • Point de vérification : Approbation du plan de gestion de projet ou approbation de projet de location confirmée

Remarque :

  1. Pour les projets de location, la phase de planification comprend une recommandation pour l'attribution du contrat de location.
  2. Si l'étape d'identification d'un projet relatif à des locaux mène à un bail ou à un marché sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprendra aucun point de vérification du SNGP.

8.3.2. Phase de conception

Lors de cette phase :

  • on forme l'équipe de projet de conception;
  • on élabore une conception conforme aux objectifs et aux exigences du projet;
  • on révise le RAI exigé en vue de l'ADP.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Document d'approbation, et nouvelle confirmation ou mise à jour de l'ECRP
  • Point de vérification : ADP ou APL révisée, au besoin

Remarques concernant les projets de location :

  1. La phase de conception comprend l'obtention de l'approbation du contrat de location.
  2. Pour les installations existantes, l'obtention de l'APL au point de vérification de l'APP/APL, comprend le pouvoir de mise en uvre. Il n'est donc pas nécessaire d'obtenir l'ADP. L'APL doit être confirmée de nouveau à la lumière des coûts d'aménagement estimés durant cette phase. Si les paramètres du projet ont considérablement changé (c.-à-d. coûts du projet), l'APL doit être révisée pendant cette phase.
  3. Dans le cas d'un projet de location qui implique l'ajout d'un nouvel immeuble (par exemple, une construction à des fins de location ou un bail-achat), une APP est d'abord nécessaire afin d'obtenir l'autorisation de dépenser pour la réalisation du processus d'acquisition. Il faut ensuite obtenir une ADP lorsque le processus d'acquisition ou l'appel d'offres est terminé. Le coût de l'ADP est fondé sur l'estimation du montant de l'APL. Si l'APL doit être revue, l'ECRP doit être confirmée de nouveau ou mise à jour.
  4. Pour une APL révisée, confirmer ou mettre à jour l'ECRP.

8.3.3. Phase de mise en uvre

Au cours de cette phase, on élabore les documents d'approvisionnement en fonction de la solution de conception approuvée, en vue de l'acquisition et de la fourniture d'un produit qui est conforme aux objectifs et aux exigences du projet.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Transfert du produit livrable
  • Point de contrôle : Approbation du transfert

8.3.4. Phase de clôture de la réalisation

Lors de cette phase :

  • on achève les activités de gestion de projet associées à l'étape de réalisation;
  • on évalue le rendement du projet en fonction de ses objectifs et de ses exigences.

Voici les exigences clés de cette phase.

  • Produit livrable : Document de clôture
  • Point de vérification : Approbation du document de clôture

9. Références

Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor

Publications de TPSGC

Autre

10. Demandes de renseignements

Directeur général, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques,
Direction générale des biens immobiliers, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP (versions complète, allégée et ultra légère)

1. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP « complet »

Le tableau ci-dessous présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification de la version complète du Système national de gestion de projet (SNGP). En ce qui concerne les approbations financières de projets aux points de vérification que sont l'approbation préliminaire de projet/l'approbation de projet de location et l'approbation définitive de projet, veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les plus récentes restrictions administratives.

Remarque : Il est possible que les pouvoirs liés aux produits livrables soient délégués à d'autres niveaux organisationnels. Si tel est le cas, il incombe au responsable détenant le pouvoir d'approbation d'indiquer dans un avis écrit que les pouvoirs en question ont été délégués et d'y désigner la personne responsable du produit livrable du SNGP. Cet avis sera versé aux dossiers de projets.

Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP pour les projets relatifs aux biens de plus de 1 M $, et pour les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000 m2 locatifs (dans les régions), ou à 5 000 m2 locatifs dans le Secteur de la capitale nationale ou dans la Direction générale de la Cité parlementaire.

Tableau 1. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux biens de plus de 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par les clients non compris) et des projets relatifs aux locaux visant une superficie de plus de 3 000 m2l (régions) / de plus de 5 000 m2l (Secteur de la capitale nationale / Direction générale de la Cité parlementaire)
Phase du SNGP Points de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences Régions
  • Projets relatifs aux biens et aux locaux : Directeurs régionaux, Secteur de la gestion des locaux et du portefeuille (SGLP)
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Directeur de portefeuille, Secteur de la stratégie de gestion des ouvrages techniques (SSGOT)
Secteur de la capitale nationale (SCN)
  • Projets relatifs aux locaux : Directeur général, Secteur de la gestion du portefeuille du SCN, pouvoirs délégués au directeur, Gestion des locaux, SCN
  • Projets relatifs aux locaux : Directeur général, Secteur de la gestion du portefeuille du SCN, pouvoirs délégués au directeur, Services de propriétaire investisseur, SCN
  • Projets relatifs aux biens : Directeur général, Secteur des opérations de la capitale nationale
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Directeur de portefeuille, SSGOT
Direction générale de la cité parlementaire (DGCP)
  • Directeur général, Planification et Opérations
Remarques :
  1. Le client doit approuver l'énoncé des exigences (projets relatifs aux locaux).
  2. Les projets relatifs aux biens dont les fonds de démarrage n'ont pas été approuvés dans le cadre du Plan de gestion des immeubles nécessitent une recommandation du propriétaire investisseur.
  3. Les énoncés des exigences approuvés visant à lancer des projets d'une valeur égale ou supérieure à 20 M $ et/ou une ECRP préliminaire de niveau égal ou supérieur à 3 doivent également être remis au directeur général, Grands projets de l'État, et au directeur, Gestion du portefeuille national.
Étape d'identification de projet
Phase de
lancement
Approbation du plan préliminaire de projet Régions
  • Projets relatifs aux locaux : Gestionnaire régional, Gestion des locaux
  • Projets relatifs aux biens : Gestionnaire régional, Gestion des biens et des installations
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Directeur de portefeuille
Secteur de la capitale nationale
  • Projets relatifs aux locaux : Directeur de la personne dirigeant le projet
  • Projets relatifs aux biens : Gestionnaire des biens
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Directeur de portefeuille
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de la personne dirigeant le projet
Remarque
  1. Pour tout projet de renouvellement de locaux ou tout exercice d'options (sans aménagement) dans le cadre duquel un bail a été signé, le Rapport sur les activités de location planifiées remplace le Plan préliminaire de projet.
Phase de
faisabilité
Approbation du rapport de faisabilité Régions
  • Projets relatifs aux biens et aux locaux : Gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Directeur de portefeuille, SSGOT
Secteur de la capitale nationale
  • Projets relatifs aux biens et aux locaux : Directeur, Services de propriétaire-investisseur, Secteur de la capitale nationale
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Directeur de portefeuille, SSGOT
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur, Planification et Intégration
Remarque :
  1. Tous les projets d'une valeur égale ou supérieure à 20 M $ et/ou une évaluation de la complexité et des risques de projet préliminaire de niveau égal ou supérieur à 3 doivent également être remis au directeur, Gestion du portefeuille national.
Phase
d'analyse
Approbation préliminaire de projet (APP) / Approbation de projet de location (APL) Note 1
Évaluation de la complexité et des risques du projet (ECRP)
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les dernières restrictions administratives.
  • Recommandation formulée par les conseils des investissements concernés ou par le conseil d'investissement du SSGOT, présidé par le directeur général, SSGOT.
  • Démonstration de la conformité au SNGP obligatoire. Note 2
Remarques :
  1. Le client doit approuver l'arrêté de projet pour les projets relatifs aux locaux nécessitant la réalisation de travaux d'aménagement.
Étape de réalisation de projet
Phase de
planification
Approbation du plan de gestion de projet / Approbation de projet de location confirmée Régions
  • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Gestionnaire régional, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale
  • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Directeur de projet, Gestion de projet
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de projet
Remarques :
  1. La concordance avec l'approbation préliminaire de projet ou l'approbation de projet de location doit être confirmée.
  2. Si la définition de la portée du projet le commande, il se pourrait que le client doive approuver l'arrêté de projet modifié.
Phase de
conception
Approbation définitive de projet / Approbation de projet de location révisée, au besoin Évaluation de la complexité et des risques des projets, au besoin
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les dernières restrictions administratives.
  • Recommandation formulée par les conseils des investissements concernés, ou par le Conseil d'investissement du SSGOT, présidé par le directeur général, SSGOT.
  • Démonstration de la conformité au SNGP obligatoire. Note 2
Remarque concernant les projets de location :
  1. La phase de conception inclut l'obtention de l'approbation du contrat de location. Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC..
  2. Pour les immeubles actuels, l'obtention de l' APL au point de vérification de l' APP ou de l' APL comprend le pouvoir de mise en uvre. Il n'est donc pas nécessaire d'obtenir l' ADP. L' APL doit être reconfirmée à la lumière du montant du loyer et des estimations des coûts d'aménagement élaborées dans cette phase. Si les paramètres du projet ont considérablement changé (c.-à-d. coûts du projet), une APL révisée doit être demandée.
  3. Lors d'un projet de location qui implique l'acquisition d'un nouvel immeuble (ex : une construction à des fins de location ou un bail-achat) l' ADP est requise et son coût est fondé sur l'estimation du montant de l' APL.
  4. Lorsque l'étape d'identification de projets relatifs à des locaux mène à un bail ou à un contrat sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprend aucun point de vérification du SNGP.
Phase de mise
en uvre
Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives OU certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture
de la
réalisation
Approbation du document de clôture Régions
  • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Gestionnaire régional, Gestion de projet

Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire

  • Projets relatifs aux locaux, aux biens et aux ouvrages techniques : Directeur de projet

2. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP « allégé »

Les principes de la méthodologie du SNGP s'appliquent à tous les projets immobiliers. Toutefois, la portée des documents variera en fonction de certains facteurs comme le type de projet, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. La version allégée définit les processus et les produits livrables simplifiés du SNGP, tout en demeurant conforme aux principes de ce dernier à l'égard des projets relatifs à des biens et aux locaux qui n'excèdent pas les seuils précisés dans la Politique relative au SNGP et la présente directive.

Dans le cas d'un projet pour lequel il n'existe aucun modèle simplifié (notamment pour l'énoncé des exigences), ce document peut être remplacé par des documents écrits qui abordent, à tout le moins et avant la remise du projet au gestionnaire de projet, les aspects suivants :

  • des renseignements contextuels sur le bien ou le bail en vigueur qui aident à la compréhension du projet (le cas échéant);
  • les besoins du client;
  • la portée des travaux à réaliser dans le cadre du projet, ainsi que les coûts et les échéanciers;
  • les risques potentiels.

Si le gestionnaire de projet s'engage à réaliser des activités en vue de clarifier la portée de la réalisation du projet, le chef de projet doit le signaler par écrit. Dans tous les cas, le gestionnaire de projet doit confirmer que les renseignements requis pour entreprendre le projet sont documentés avant d'entreprendre la réalisation du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP allégé pour les projets relatifs aux locaux de moins de 3 000 m2l (régions) ou de moins de 5 000 m2l (SCN/DGCP) et ayant une valeur de plus de 250 k $.

Tableau 2. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux locaux visant une superficie de moins de 3 000 m2l (régions), de moins de 5 000 m2l (Secteur de la capitale nationale / Direction générale de la Cité parlementaire), et ayant une valeur de plus de 250 k $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par les clients non compris) assujettis au SNGP « allégé »
Phase du SNGP Points de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition Régions
Énoncé des besoins des locataires approuvé, et Questionnaire sur les besoins en locaux du client

Secteur de la capitale nationale
Approbation de l’énoncé des exigences aussi requis si APL de plus de 1 M $

Régions
  • Gestionnaire des locaux, Gestion des locaux
Secteur de la capitale nationale
  • Directeur, Gestion des locaux du Secteur de la capitale nationale
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur, Planification et intégration
Remarque
  1. Le client doit approuver l'Énoncé des besoins des locataires.
Étape d'identification de projet
Phase de
lancement
Une approbation du plan préliminaire de projet simplifié est requise. Régions
  • Gestionnaire régional, Gestion des locaux
Secteur de la capitale nationale
  • Directeur de la personne dirigeant le projet
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de la personne dirigeant le projet
Remarque
  1. Pour tout projet relatif aux locaux qui comporte un bail en vigueur et nécessite un Rapport sur les activités de location planifiées, ce rapport remplace le Plan préliminaire de projet.
Phase de
faisabilité
ou d'analyse
Approbation préliminaire de projet / Approbation de projet de location
Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP), au besoin. Une ECRP est requise pour tous les projets d'une valeur totale de plus de 1 M $, y compris les projets de location d'une valeur totale de plus de 1 M $, TPS ou TVH comprise et coûts engagés par les clients non compris, le cas échéant. Dans le cas des projets de location de biens immobiliers, le seuil de 1 M $ se rapporte à la valeur de l'approbation de projet de location.
Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les dernières restrictions administratives.

Remarque

  1. Un rapport de faisabilité distinct n'est pas requis pour les projets du SNGP « allégé ».
  2. L'utilisation du Rapport d'analyse des investissements abrégé est autorisée pour les projets du SNGP « allégé » s'il comprend une analyse de faisabilité.
  3. Un Rapport d'analyse des investissements complet est requis pour les projets de plus de 1 M $.
  4. Le client doit approuver l'arrêté de projet lorsque des travaux d'aménagement sont prévus.
  5. Lorsque l'étape d'identification de projets relatifs à des locaux mène à un bail ou à un contrat sans travaux d'aménagement, l'étape de réalisation ne comprendra aucun point de vérification du SNGP.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification Approbation du plan de gestion de projet simplifié Régions
  • Gestionnaires régionaux, Gestion de projet

Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire

  • Directeur de projet
Phase de
conception
Approbation définitive de projet / Approbation de projet de location révisée, au besoin

ECRP, au besoin

  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les plus récentes restrictions administratives.
  • Recommandation formulée par les conseils des investissements concernés, au besoin.
  • La démonstration aux conseils d'investissement de la conformité au SNGP est obligatoire.

Remarque concernant les projets de location

  1. La phase de conception comprend l'obtention de l'approbation du contrat de location. Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC..
  2. Pour les installations existantes, l'obtention de l'approbation de projet de location (APL) au point de vérification de l'APP/APL, comprend le pouvoir de mise en uvre. Il n'est donc pas nécessaire d'obtenir l'ADP. L'APL doit être confirmée de nouveau à la lumière du montant du loyer et des coûts d'aménagement estimés durant cette phase. Si les paramètres du projet ont considérablement changé (c.-à-d. coûts du projet), une APL révisée doit être demandée.
  3. Lorsqu'un nouveau bien loué est acquis (p. ex. une construction à des fins de location ou un bail-achat), une ADP est requise, et son coût est fondé sur l'estimation du montant de l'APL.
Phase de
mise en uvre
Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives OU certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la
réalisation
Approbation du document de clôture Régions
  • Gestionnaire principal de projet, Gestion de projet (locaux, biens et ouvrages techniques)

Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire

  • Gestionnaire principal de projet (locaux, biens et ouvrages techniques)
Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP allégé pour les projets relatifs aux biens dont la valeur est supérieure à 250 k $ et inférieure à 1 M $.

Tableau 3. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux biens d'une valeur supérieure à 250 k $ et inférieure à 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au SNGP « allégé »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition L'approbation de l'énoncé des exigences est remplacée par la liste des projets recommandés, issue du Plan de gestion des immeubles*.
*S'il n'existe aucune liste de ce type, une version simplifiée de l'énoncé des exigences (justification du projet) doit être utilisée.
Projets de plus de 250 k $
  • Gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Étape d'identification de projet
Phase de
lancement
Une approbation du plan préliminaire de projet simplifié est requise.
  • Gestionnaire des biens
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Phase de
faisabilité
ou d'analyse
Approbation préliminaire de projet Remarques :
  1. Un rapport de faisabilité distinct n'est pas requis pour les projets du SNGP « allégé ».
  2. L'utilisation du Rapport d'analyse des investissements abrégé est autorisée pour les projets du SNGP « allégé » s'il comprend une analyse de faisabilité.
Étape de réalisation de projet
  • Lorsque la personne qui autorise le financement le juge approprié, l'approbation définitive de projet peut aussi être accordée en même temps que l'approbation préliminaire de projet, conformément au barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC..
Phase de planification Approbation du plan de gestion de projet simplifié Régions
  • Gestionnaires régionaux, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de projet
Phase de
conception
Approbation définitive de projet
  • Veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les plus récentes restrictions administratives.
  • Démonstration de la conformité au SNGP obligatoire.
Phase de
mise en uvre
Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel Gestionnaire de projet (personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la
réalisation
Approbation du document de clôture Régions
  • Gestionnaire principal de projet, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire
  • Gestionnaire principal de projet

3. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP « ultra léger »

Les principes de la méthodologie du SNGP s'appliquent à tous les projets immobiliers. Toutefois, la portée des documents variera en fonction de certains facteurs comme le type de projet, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Le SNGP « ultra léger » concerne les projets à faible risque et peu complexes dont la valeur est supérieure à 25 k $ et inférieure à 250 k $. Il vise les projets qui comportent moins de produits livrables et dont les exigences sont moins grandes. De plus, il permet l'utilisation des produits livrables exigés en dehors du SNGP et indique l'existence d'exigences supplémentaires, le cas échéant.

Un projet comportant un niveau de risque et de complexité faible et assujetti au SNGP « ultra léger » possède toutes les caractéristiques ci-dessous :

  • les travaux de construction ne doivent pas durer plus de trois mois;
  • le projet ne comporte aucun aspect touchant des questions d'ordre public, autochtone, politique ou environnemental, que ce soit à l'échelle locale, régionale ou nationale;
  • il y a peu de facteurs patrimoniaux à prendre à considération;
  • il doit s'agir d'un projet répété ou d'un nouveau projet courant.

Dans le cas d'un projet pour lequel il n'existe aucun modèle simplifié (notamment pour l'énoncé des exigences), ce document peut être remplacé par des documents écrits qui abordent, à tout le moins et avant la remise du projet au gestionnaire de projet, les aspects suivants :

  • des renseignements contextuels sur le bien ou le bail en vigueur qui aident à la compréhension du projet (le cas échéant);
  • les besoins du client;
  • la portée des travaux à réaliser dans le cadre du projet, ainsi que les coûts et les échéanciers;
  • les risques potentiels.

Si le gestionnaire de projet s'engage à réaliser des activités en vue de clarifier la portée de la réalisation du projet, le chef de projet doit le signaler par écrit.

Pour les projets assujettis au SNGP « ultra léger », le Rapport d'analyse des investissements abrégé remplace le Plan de gestion de projet. Pour cette raison, les détails concernant la portée, le budget, les échéanciers et les risques possibles doivent être inclus dans le Rapport d'analyse des investissements de la solution recommandée.

Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP ultra léger pour les projets relatifs aux locaux dont la valeur est inférieure à 250 k $

Tableau 4 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux locaux d'une valeur inférieure à 250 k $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au SNGP « ultra léger »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Phase de définition Énoncé des besoins des locataires approuvé et Questionnaire sur les besoins en locaux du client signé Régions
  • Gestionnaire des locaux, Gestion des locaux
Secteur de la capitale nationale
  • Directeur, Gestion des locaux du Secteur de la capitale nationale
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur, Planification et intégration
Remarque
Le client doit approuver l'Énoncé des besoins des locataires.
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Aucune approbation du plan préliminaire de projet simplifié n'est requise
  • Sans objet
Phase de faisabilité ou phase d'analyse Approbation préliminaire de projet Remarque
  1. Pour obtenir l'approbation préliminaire à l'égard des projets assujettis au SNGP « ultra léger », il faut préparer un Rapport d'analyse des investissements abrégé. À noter qu'il n'y a aucun point de vérification aux phases de lancement et de planification.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification Aucune approbation du plan de gestion de projet simplifié n'est requise
  • Sans objet
Remarque
  1. Les détails sur la portée, les échéanciers, les risques et le budget doivent être inclus dans le Rapport d'analyse des investissements abrégé.
Phase de
mise en uvre
Approbation du transfert : Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives OU certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)
Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP ultra léger pour les projets relatifs aux biens dont la valeur est inférieure à 250 k $

Tableau 5 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets relatifs aux biens d'une valeur inférieure à 250 k $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au SNGP « ultra léger »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié Projets d'une valeur inférieure à 250 k $
  • Gestionnaire des biens
  • Projets relatifs aux ouvrages techniques : Gestionnaire des biens ou gestionnaire immobilier (si aucun gestionnaire des biens n'a été affecté au projet)
Étape d'identification de projet
Phase de lancement Aucune approbation du plan préliminaire de projet simplifié n'est requise Sans objet
Phase de faisabilité ou phase d'analyse Approbation préliminaire de projet Remarque
  1. Pour obtenir l'approbation préliminaire à l'égard des projets assujettis au SNGP « ultra allégé », il faut préparer un Rapport d'analyse des investissements abrégé. À noter qu'il n'y a aucun point de vérification aux phases de lancement et de planification.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification Aucune approbation du plan de gestion de projet simplifié n'est requise Sans objet
Remarque
  1. Les détails sur la portée, les échéanciers, les risques et le budget doivent être inclus dans le Rapport d'analyse des investissements abrégé.
Phase de mise en uvre Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet (rôle de la personne qui réalise le projet)

Annexe B - Procédure relative au SNGP pour les projets financés par d'autres ministères

1. Date d'entrée en vigueur :

16 décembre 2013

2. Autorité

La présente procédure est publiée avec l'autorisation du directeur général, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, Direction générale des biens immobiliers (DGBI), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. Contexte

La présente procédure doit être lue de pair avec la Politique relative au SNGP et la Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers.

Remarque : La DGBI, TPSGC, fournit des services à d'autres ministères en vertu d'ententes en tant qu'organisation de services communs et, par conséquent, n'a pas à assumer la responsabilité financière de réclamations ni de dettes, conformément à la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État (septembre 2003) du Conseil du Trésor. La participation de TPSGC à un tel processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières. Autrement dit, c'est au client, et non à TPSGC, qu'il incombe de financer tous les coûts associés au projet. Selon la Politique du Conseil du Trésor, toutes les responsabilités découlant des activités de passation de marchés relèvent du ministère demandeur.

Les projets de service aux locataires doivent être conformes aux normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 et doivent suivre le processus d'approbation de non-conformité de TPSGC.

4. Portée

La présente procédure s'applique à tous les employés de TPSGC dont les fonctions concernent la gestion de projets de services aux locataires et d'autres projets immobiliers réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci. Ces projets peuvent être réalisés dans des locaux administrés par TPSGC ou dans des locaux administrés par d'autres ministères.

5. Objectif

Le présent document décrit les composantes et les exigences du Système national de gestion de projet (SNGP) qui s'appliquent à la gestion de projets d'autres ministères ou de projets de services aux locataires.

6. Détails de la procédure

En ce qui a trait aux projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être appliquées conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client. Les autres ministères sont responsables du financement et des approbations de projet. La Directive relative au SNGP pour les projets immobiliers, le site Web du SNGP et la matrice des seuils des projets immobiliers du SNGP, dans lesquels figurent des modèles de produits livrables, les exigences relatives aux produits livrables et des conseils techniques sur les domaines de connaissances, devraient être consultés pendant l'élaboration et la réalisation de projets visés par la présente procédure.

6.1. SNGP « complet »  Processus relatif aux projets d'autres ministères d'une valeur supérieure à 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris)

Dans le cas des projets d'autres ministères qui s'inscrivent dans cette catégorie (c'est-à-dire les projets de 1 M $ ou plus), il faut préparer les documents complets. De plus amples renseignements sur les produits livrables exigés se trouvent aux sections 6.1.1 à 6.1.5 ci-dessous.

6.1.1. Préparation d'une convention particulière de services et d'un arrêté de projet

Avant le commencement des travaux, le client et le gestionnaire de projet de TPSGC doivent signer une convention particulière de services (CPS) et élaborer un arrêté de projet afin de confirmer les objectifs, la portée, le calendrier et le financement du projet ainsi qu'établir leurs rôles et leurs responsabilités respectifs en ce qui concerne la réalisation du projet. Il est à noter que la CPS et l'arrêté de projet devraient être passés en revue avec le gestionnaire principal de projet responsable ou le chef de projet de TPSGC.

Le responsable du ministère client ayant le pouvoir d'approbation et le fournisseur de services de la DGBI doivent signer la CPS et l'arrêté de projet afin de confirmer l'engagement financier du client (à cet égard, reportez-vous à la Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC..) L'arrêté de projet doit être joint à la CPS afin de confirmer que le client s'engage à affecter ses fonds et les ressources de TPSGC à l'élaboration et à la réalisation du projet défini. Il sert également à confirmer que les parties ont compris et ont accepté les objectifs du projet, les principes directeurs, les rôles et les responsabilités de chacune ainsi que le processus de résolution des différends.

Avant de conclure la CPS et d'achever l'arrêté de projet, le gestionnaire de projet doit examiner et confirmer les objectifs du projet en matière de portée, de financement et de calendrier. Une Liste de vérification de la Convention particulière de services (CPS) et de l'arrêté de projet se trouve dans cette procédure.

6.1.2 Préparation d'un énoncé des exigences simplifié

Avant d'entreprendre des travaux dans le cadre d'un projet de services aux locataires, il faut établir un énoncé des exigences simplifié.

6.1.3. Préparation du plan de gestion de projet

Avant de créer le plan de gestion de projet, le gestionnaire de projet de TPSGC doit examiner les décisions et les plans que le client lui a communiqués. Cette tâche, qui est réalisée en consultation avec le client, vise à bien comprendre les exigences du projet et à confirmer que celui-ci, demandé par l'autre ministère à TPSGC, peut être entrepris conformément aux buts et aux objectifs établis, avec le financement fourni (selon les approbations de projet obtenues par le client).

Le gestionnaire de projet de TPSGC doit alors préparer le plan de gestion de projet ayant trait aux travaux qui seront entrepris par TPSGC, y compris ceux qui seront réalisés par tous les fournisseurs internes et externes de biens et de services desquels TPSGC sera responsable. Il devra mettre à jour le plan de gestion de projet à mesure que le projet avancera et que des décisions seront prises.

6.1.4. Réalisation du projet

Pour réaliser le projet, le gestionnaire de projet doit suivre les domaines de connaissance et la méthodologie du SNGP. La portée du projet doit être réalisée conformément à la CPS, à l'arrêté de projet et à toutes les procédures de passation de marchés pertinentes (veuillez consulter les domaines de connaissances « Gestion des approvisionnements » et « Gestion des réclamations » du SNGP). Le gestionnaire de projet doit aussi veiller à ce que le projet fasse l'objet d'un examen visant à en confirmer la qualité et l'exactitude (veuillez consulter le domaine de connaissances « Gestion de la qualité » du SNGP).

6.1.5. Clôture du projet

Pendant la phase de clôture de la réalisation du projet, le gestionnaire de projet doit consigner les leçons apprises lors de cette phase, puis les transmettre au représentant régional concerné de l'équipe responsable de l'amélioration continue du SNGP.

Il doit mettre à jour le plan de gestion de projet afin de documenter l'évaluation globale du projet achevé, en y incluant notamment de l'information telle que les rapports d'évaluation et les leçons apprises. Il doit également s'assurer que le projet est clos sur le plan administratif et que toutes les activités d'administration du contrat sont achevées. Il doit enfin recueillir les commentaires du client.

Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP complet pour les projets d'autres ministères d'une valeur supérieure à 1 M $.

Tableau 1 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets d'autres ministères d'une valeur supérieure à 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au SNGP « complet »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de réalisation de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié Projets d'autres ministères d'une valeur supérieure à 1 M $
  • Sans objet
Projets de services aux locataires d'une valeur supérieure à 1 M $
  • Gestionnaire des biens de TPSGC
Remarque
  1. L'énoncé des exigences simplifié doit au moins comprendre une définition claire des exigences et de la portée des travaux à entreprendre.
Phase de
planification
Approbation de l'arrêté de projet TPSGC  Personne responsable de la réalisation du projet et représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers
Remarque
  1. Le client doit approuver l'arrêté de projet.
CPS signée
  • Représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers et représentant de TPSGC (veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les plus récentes restrictions administratives)
Approbation du plan de gestion de projet Régions
  •  Gestionnaire régional de TPSGC, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale
  • Directeur de projet de TPSGC, Gestion de projet
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de projet de TPSGC
Phase de
conception
Approbation définitive de projet (responsabilité de l'autre ministère)
  • Sans objet
Remarque
  1. Le représentant du client doit démontrer qu'il accepte la solution de conception proposée en signant le document de conception ou un document d'acceptation ou en envoyant un courriel à cet effet.
Phase de
mise en uvre
Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet de TPSGC (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la
réalisation
Approbation du document de clôture Régions
  • Gestionnaire régional de TPSGC, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale
  • Directeur de projet de TPSGC
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de projet de TPSGC

6.2. SNGP « allégé »  Processus relatif aux projets d'autres ministères à faible risque et peu complexes d'une valeur comprise entre 250 k $ et 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris)

Dans le cas des projets d'une valeur comprise entre 250 k $ et 1 M $, des modèles simplifiés (conformes aux principes du SNGP) de l'arrêté de projet, de l'énoncé des exigences et du plan de projet (comme il est défini à la section 8 de la présente procédure) doivent être utilisés, lesquels modèles se trouvent à la section Produits livrables du site Web du SNGP.

Dans le cas d'un produit livrable pour lequel il n'existe aucun modèle simplifié, ce document doit être remplacé par des documents écrits qui abordent, à tout le moins et avant la remise du projet au gestionnaire de projet, les aspects suivants :

  • des renseignements contextuels sur le bail qui aident à la compréhension du projet (le cas échéant);
  • les besoins du client;
  • la portée des travaux à réaliser dans le cadre du projet, ainsi que les coûts et les échéanciers;
  • les risques potentiels.

Si le gestionnaire de projet s'engage à réaliser des activités en vue de clarifier la portée de l'étape de réalisation du projet, le client doit le signaler par écrit. Dans tous les cas, le gestionnaire de projet doit confirmer que les renseignements requis pour entreprendre le projet sont documentés avant d'entreprendre la réalisation du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP allégé pour les projets d'autres ministères d'une valeur comprise entre 250 k $ et 1 M $.

Tableau 2 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets d'autres ministères d'une valeur comprise entre 250 k $ et 1 M $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au SNGP « allégé »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de réalisation de projet
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié Projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 1 M $
  • Sans objet
Projets de services aux locataires d'une valeur inférieure à 1 M $
  • Gestionnaire des biens de TPSGC
Phase de
planification
Approbation de l'arrêté de projet TPSGC  Personne responsable de la réalisation du projet et représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers
Remarque
  1. Le client doit approuver l'arrêté de projet.
CPS signée
  • Représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers et représentant de TPSGC (veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les plus récentes restrictions administratives)
Approbation du plan de gestion de projet simplifié Régions
  •  Gestionnaire régional de TPSGC, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale
  • Directeur de projet de TPSGC, Gestion de projet
Direction générale de la Cité parlementaire
  • Directeur de projet de TPSGC
Phase de
conception
Approbation définitive de projet (responsabilité de l'autre ministère)
  • Sans objet
Remarque
  1. Le représentant du client doit démontrer qu'il accepte la solution de conception proposée en signant le document de conception ou un document d'acceptation ou en envoyant un courriel à cet effet.
Phase de
mise en uvre
Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet de TPSGC (rôle de la personne qui réalise le projet)
Phase de clôture de la
réalisation
Approbation du document de clôture Régions
  • Gestionnaire principal de projet de TPSGC, Gestion de projet
Secteur de la capitale nationale et Direction générale de la Cité parlementaire
  • Gestionnaire principal de projet de TPSGC

6.3. SNGP « ultra léger »  Processus relatif aux projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 250 k $

Ce processus concerne les projets d'autres ministères à faible risque et peu complexes dont la valeur est inférieure à 250 k $. Il vise les projets qui comportent moins de produits livrables et dont les exigences soient moins grandes. De plus, il permet l'utilisation des produits livrables exigés en dehors du SNGP et indique l'existence d'exigences supplémentaires, le cas échéant.

Un projet comportant un niveau de risque et de complexité faible et assujetti au SNGP « ultra léger » possède toutes les caractéristiques ci-dessous :

  • les travaux de construction ne doivent pas durer plus de trois mois;
  • il ne comporte aucun aspect touchant des questions d'ordre public, autochtone, politique ou environnemental, que ce soit à l'échelle locale, régionale ou nationale;
  • il y a peu de facteurs patrimoniaux à prendre à considération;
  • il doit s'agir d'un projet répété ou d'un nouveau projet courant.

Si le projet ne possède pas les caractéristiques susmentionnées, il est assujetti au SNGP « allégé ». Dans le cadre du processus du SNGP « ultra léger », la CPS comprend les exigences qui sont généralement décrites dans un plan de gestion de projet. Par conséquent, elle doit au moins porter sur les aspects suivants :

  • la portée des travaux à réaliser;
  • le budget et les échéanciers du projet;
  • les risques potentiels.

Si le gestionnaire de projet s'engage à réaliser des activités en vue de clarifier la portée de l'étape de réalisation du projet, le client doit le signaler par écrit. Dans tous les cas, le gestionnaire de projet doit confirmer que les renseignements requis pour entreprendre le projet sont documentés avant d'entreprendre la réalisation du projet.

Sommaire du tableau

Le tableau indique les responsables ayant un pouvoir d'approbation aux points de vérification du SNGP ultra-léger pour les projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 250 k $.

Tableau 3 : Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 250 k $ (TPS et TVH comprises, coûts engagés par le client non compris) assujettis au SNGP « ultra léger »
Phase du SNGP Point de vérification du SNGP Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Phase de définition Approbation de l'énoncé des exigences simplifié Projets d'autres ministères d'une valeur inférieure à 250 k $
  • Non requise
Projets de services aux locataires d'une valeur inférieure à 250 k $
  • Gestionnaire des biens de TPSGC
Étape de réalisation de projet
Phase de planification CPS signée
  • Représentant autorisé du client ayant le pouvoir de signer des documents financiers et représentant de TPSGC (veuillez consulter le barème 2, Pouvoirs des Biens immobiliersCe lien n'est disponible qu'aux clients ayant accès à La Source, le site intranet de TPSGC., et les plus récentes restrictions administratives)
Aucune approbation du plan de gestion de projet simplifié n'est requise Sans objet
Remarque
  1. Les détails sur la portée, les échéanciers, les risques et le budget doivent être inclus dans la CPS.
Phase de
mise en uvre
Approbation du transfert : Certificat d'achèvement substantiel
  • Gestionnaire de projet de TPSGC (rôle de la personne qui réalise le projet)

7. Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités ci-dessous décrivent une fonction ou un rôle, non pas un titre de poste.

Les rôles des autres ministères comprennent ce qui suit :

  • Assumer la fonction de chef de projet.
  • Demander et obtenir les approbations de projet appropriées (approbation préliminaire de projet et approbation définitive de projet).
  • Affecter du financement au projet pour couvrir tous les coûts engagés par TPSGC dans le cadre du projet.
  • Effectuer des activités qui correspondent à celles des étapes de début de projet et d'identification de projet du SNGP, lesquelles étapes consistent à définir clairement la portée, le financement et le calendrier, conformément à leur propre structure de gouvernance.
  • Faire appel à TPSGC pour qu'il participe à ces activités, notamment à l'approbation de toute modification importante apportée à la portée, au calendrier ou au budget du projet.

Les rôles des gestionnaires de projet de TPSGC sont les suivants :

  • Assumer la fonction de réalisation de projet et participer à l'étape d'identification de projet (au besoin).
  • Réaliser la portée des travaux prévus, conformément à la CPS et à l'arrêté de projet convenus avec le client ou l'autre ministère demandeur.
  • Agir comme principal point de liaison avec le chef de projet de l'autre ministère ou du client (à l'exception des projets de services aux locataires).
  • Réaliser le projet et établir le plan de gestion de projet.
  • Assurer la gestion quotidienne du projet, notamment celle des membres de l'équipe de projet.
  • Conformément aux pouvoirs ministériels qui leur sont délégués, approuver les paiements relatifs au projet pour les services contractuels externes, exécuter le processus d'assurance de la qualité et accepter les travaux prévus au contrat.
  • Informer le chef de projet de l'autre ministère ou du client de tout problème ou changement afin d'obtenir son approbation dans l'éventualité où la portée devrait être modifiée.

Les chefs de projet de TPSGC sont responsables de l'établissement de l'énoncé de projet et de la CPS signée avec le client ou l'autre ministère demandeur, dans le cadre des projets de services aux locataires (lorsque le chef de projet est le gestionnaire des immeubles et des installations de TPSGC).

8. Définitions

Système national de gestion de projet (SNGP) :
Le SNGP définit les exigences minimales de TPSGC à respecter au cours du cycle de vie d'un projet. Il est appuyé par un site Web complet, qui fait état des pratiques et des procédures connexes et qui fournit des modèles et des instructions techniques.
Arrêté de projet :
Dans le cadre du SNGP, un arrêté de projet représente une entente globale conclue entre le ministère client et TPSGC en vue d'établir le cadre de mise en uvre d'un projet. Il a pour but d'obtenir l'accord du client et de TPSGC sur les principaux paramètres du projet (portée, délais et coûts) et de confirmer l'engagement du client à affecter son financement et les ressources de TPSGC à l'élaboration et à la réalisation du projet défini. Pour les projets financés par d'autres ministères, il doit être utilisé conjointement avec la CPS.
Chef de projet (client) :
Le chef de projet est le principal point de liaison entre le ministère client et l'équipe de projet du SNGP à TPSGC. Il est chargé de déterminer les exigences du projet (portée), d'obtenir le financement et de diriger le projet.
Plan de gestion de projet :
Le plan de gestion de projet (utilisé de pair avec l'arrêté de projet) est le mécanisme principal dont se sert le gestionnaire de projet de TPSGC pour établir officiellement les buts et les objectifs du projet et pour documenter, à toutes les étapes du SNGP, les principaux paramètres fonctionnels, techniques et administratifs de celui-ci.
Projet d'un autre ministère :
Il s'agit de projets relatifs à un bien d'un autre ministère ayant pour point de départ les besoins de ce ministère. Celui-ci est responsable des approbations du financement et des projets.
Projet de services aux locataires :
Il s'agit de projets concernant les services demandés par un locataire de TPSGC et devant être financés par ce locataire pendant la durée de l'occupation.
Convention particulière de services (CPS) :
Une CPS est une entente écrite entre TPSGC et une organisation cliente qui définit la portée des travaux à réaliser, les modalités de prestation de services et la formule de facturation et de paiement. Elle est négociée par le représentant de l'autre ministère et le fournisseur de services de la DGBI qui sont mandatés à cet effet.

9. Références

Publications du Conseil du Trésor

Publications de TPSGC

10. Pièces jointes

Appendice A : Liste de vérification de la Convention particulière de services (CPS) et de l'arrêté de projet

11. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant la présente procédure doivent être adressées au directeur, Conseils et Pratiques (Exécution de projets), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques.

Appendice A - Liste de vérification de la Convention particulière de services (CPS) et de l'arrêté de projet

La présente liste de vérification doit être remplie par le gestionnaire de projet avant la conclusion d'une CPS, afin de confirmer la compréhension de la portée des travaux du projet. Il faut conserver la liste de vérification dûment remplie dans les dossiers du projet.

Approbations du client

Légende :

[ ] : Zone de case à cocher

Niveau d'approbation le plus élevé obtenu pour le projet

  • [ ] APP
    Date : ____________ Montant : ____________
  • [ ] ADP
    Date : ____________ Montant : ____________
  • [ ] Autre
    Date : ____________ Montant : ____________

Définition de la portée du projet

  • [ ] Objectifs clairs établis pour le projet
  • [ ] Objectifs clairs établis pour le rôle de la DGBI dans le cadre du projet
  • [ ] Rôles et responsabilités clairement établis pour toutes les parties visées
  • [ ] Les objectifs et les exigences du projet fournissent assez de détails pour permettre la préparation d'instructions appropriées pour l'élaboration du projet, c'est-à-dire que le ministère client a suffisamment précisé la portée des travaux pour assurer une définition adéquate des objectifs liés à la portée, au calendrier et aux coûts du projet.
  • [ ] Les objectifs liés aux coûts du projet ont été examinés, et des ressources adéquates sont prévues dans le cadre du financement du projet énoncé dans la CPS et l'arrêté de projet.
  • [ ] Les objectifs liés au calendrier et aux échéanciers du projet ont été examinés et jugés adéquats par rapport aux objectifs convenus dans le cadre de la CPS et de l'arrêté de projet.

Ressources de la DGBI nécessaires à la réalisation du projet

  • [ ] Les ressources de projet de la DGBI, qui ont été examinées et confirmées, sont suffisantes pour atteindre les objectifs du projet, y compris :
    • le financement pour les ressources de la DGBI établi dans la CPS;
    • les ressources de la DGBI disponibles.
  • [ ] Les ententes contractuelles nécessaires à la réalisation du projet confirmé seront disponibles pour atteindre les objectifs du projet.

Gestionnaire de projet : ____________

Date de signature : ____________

 

Notes

Note 1

L'APL porte sur la valeur actualisée nette des coûts de location nets couvrant la durée fixe du bail et de tous les coûts discrétionnaires ponctuels (en dollars courants) que TPSGC prévoit engager pour inclure l'immeuble dans son parc immobilier.

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Note 2

Retour à la note 2

Toutes les demandes présentées au Conseil d'investissement des biens immobiliers (CIBI) et aux conseils régionaux de gestion des investissements (CRGI) doivent être conformes aux exigences du Système national de gestion de projet (SNGP). Cela est désormais conditionnel à l'approbation des projets. Pour assurer la conformité à l'APP et à l'ADP (l'APL dans le cas des projets relatifs aux locaux), une liste de vérification (voir le Formulaire d'examen de la conformité au SNGP) peut être soumise dans un document distinct ou être intégrée directement au calendrier de présentation des RAI.